RINGKASAN MATERI KULIAH

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

INTRODUCTION TO SYSTEM DEVELOPMENT & SYSTEM ANALYSIS

DISUSUN OLEH :

BAYU MAHENDRA LSP / F1314024

JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

2015

INTRODUCTION TO SYSTEM DEVELOPMENT & SYSTEM ANALYSIS

A. PENGEMBANGAN SISTEM

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem adalah sebuah proses lima langkah yang digunakan untuk mendesain dan mengimplementasikan sebuah sistem baru.Analisis Sistem

Lima langkah dalam siklus hidup pengembangan sistem meliputi :1. Analisis Sistem. Melakukan investigasi/pemeriksaan awal. Informasi untuk membeli atau mengembangkan sistem baru akan dikumpulkan. Permintaan atas pengembangan sistem diprioritaskan untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya pengembangan yang terbatas. Sistem saat ini akan disurvei untuk menetapkan sifat serta lingkup proyek dan untuk mengidentifikasi kekuatan serta kelemahannya. Studi mendalam atas sistem yang diajukan untuk menetapkan kelayakannya. Menetapkan kebutuhan informasi para pemakai dan para manajer akan diidentifikasi serta didokumentasikan. Hal ini adalah bagian terpenting dalam analisis sistem, karena kebutuhan-kebutuhan tersebut akan digunakan untuk mengembangkan dan mendokumentasikan persyaratan sistem. Untuk meringkas pekerjaan yang telah dilakukan, sebuah laporan dibuat dan diserahkan ke komite pelaksana sistem informasi.

2. Desain Konseptual. Di dalam desain konseptual, perusahaan memutuskan cara bagaimana memenuhi kebutuhan para pemakai sistem. Tugas pertama yaitu mengidentifikasi dan mengevaluasi desain serta alternatif yang tepat, bisa dengan cara membeli software baru, mengembangkannya sendiri atau outsourcing.

Spesifikasi terinci yang menjelaskan secara umum apa yang harus dicapai oleh sistem tersebut dan bagaimana sistem tersebut akan dikendalikan, harus dikembangkan. Terakhir desain konseptual diberitahukan ke komite pelaksana sistem informasi.

3. Desain Fisik. Selama desain fisik, perusahaan mengartikan persyaratan umum yang berorientasi pada pemakai dari sistem konseptual ke dalam spesifikasi terinci yang digunakan untuk mengkodekan serta menguji program computer tersebut. Dokumen input dan output didesain, program komputer ditulis, file serta database dibuat, prosedur dikembangkan, dan pengendalian dibangun untuk dapat terintegrasi ke dalam sistem baru tersebut. Tahap ini selesai ketika desain fisik sistem yang dihasilkan diberitahukan kepada komite pelaksana sistem informasi.

4. Implementasi dan Konversi/Perubahan. Tahap ini merupakan tahap terakhir tempat semua elemen dan aktivitas sistem tersebut disatukan. Sebagai bagian dari implementasi, hardware dan software baru dipasang dan diuji. Pegawai baru mungkin perlu dipekerjakan dan dilatih, atau pegawai yang telah ada direlokasi. Prosedur pemrosesan baru harus diuji dan mungkin diubah. Standar dan pengendalian untuk sistem baru tersebut harus dibuat, dan dokumentasi system diselesaikan.

Organisasi harus berubah dari sistem lama ke sistem yang baru. Setelah sistem terpasang dan berjalan, penyesuaian diperlukan dan tinjauan pasca implementasi dilakukan untuk mendeteksi serta memperbaiki kelemahan desain. Langkah terakhir adalah menyerahkan sistem operasional ke organisasi. Laporan akhir dibuat dan dikirim ke komite pelaksana sistem informasi.

5. Operasional dan Pemeliharaan. Sistem baru, yang sekarang berjalan, digunakan sesuai dengan keperluan perusahaan. Sistem ini secara periodik akan ditinjau. Perubahan dibuat jika timbul masalah atau jika ada kebutuhan baru, dan selanjutnya organisasi akan menggunakan sistem yang telah diperbaiki. Kadang perubahan besar atau penggantian sistem diperlukan dan Systems Development Life Cycle (SDLC) dimulai dari awal kembali.

Para PemainBanyak orang yang harus bekerja sama untuk dapat berhasil mengembangkan serta mengimplementasikan SIA, diantaranya yaitu:1. Manajemen. Peran manajemen adalah memberikan dukungan dan dorongan pada proyek pengembangan serta menyerasikan sistem informasi dengan strategi perusahaan, membuat tujuan serta sasaran sistem, meninjau kinerja serta kepemimpinan departemen sistem informasi, membuat pemilihan proyek serta kebijakan struktur organisasi, membantu analisis sistem dengan perkiraan biaya proyek pengembangan dan mengalokasikan dana yang memadai.

2. Akuntan (Pengguna). Akuntan mempunyai tiga peran pada desain sistem. Pertama, sebagai pemakai SIA akuntan dapat menetapkan kebutuhan informasi dan persyaratan sistem yang mereka butuhkan, serta memberitahukannya ke pengembang sistem. Kedua sebagai anggota tim proyek pengembang atau komite pelaksana sistem akuntan membantu mengelola pengembangan sistem. Ketiga, akuntan harus mengambil peran aktif dalam mendesain pengendalian sistemserta secara periodik mengawasi dan menguji sistem tersebut, memastikan sistem tersebut mudah diaudit. Pengendalian dan kemampuan untuk diaudit, jika ditangani pada saat awal pengembangan, dapat meminimalisir biaya dan ketidakefisienan.

3. Komite Pelaksana Sistem Informasi (Panitia Pengarah Sistem Informasi). Pengembangan SIA bersifat lintas fungsional dan divisi, organisasi biasanya membuat komite pelaksana tingkat eksekutif untuk merencanakan dan mengawasi fungsi sistem informasi. Komite ini berisi orang-orang dari manajemen puncak, seperti kontroler, pihak menajemen informasi dan departemen pemakai. Komite pelaksana menetapkan kebijakan, menentukan SIA dan memastikan adanya partisipasi, bimbingan, pengendalian dari manajemen puncak, serta memfasilitasi barbagai aktivitas sistem informasi untuk meningkatkan kesesuaiantujuan serta mengurangi konflik tujuan.

4. Tim Pengembangan Proyek. Setiap proyek memiliki sebuah tim yang terdiri dari ahli sistem, manajer, akuntan dan auditor, serta pemakai. Mereka merencanakan setiap proyek, mangawasi untuk memastikan penyelesaian yang tepat waktu dan sesuai biaya, memastikan bahwa pertimbangan yang wajar telah diberikan atas elemen manusia, serta mengkomunikasikan status proyek kemanajemen puncak dan komite pelaksana. Para anggota tim harus sering berkomunikasi dengan para pemakai untuk mempertimbangkan berbagai ide dan membahas kemajuan agar tidak ada hal yang menyimpang sebelum penyelesaian proyek. Pendekatan tim biasanya memberi hasil yang efektif dan memfasilitasi penerimaan para pemakai sistem yang diimplementasikan.

5. Analis dan Pemrogram Sistem. Analis sistem mempelajari sistem yang ada, mendesain yang baru, dan membuat spesifikasi yang digunakan oleh programmer. Analisi berhubungan dengan teknologi sistem dan pegawai untuk menjembatani dengan baik jarak antara pemakai dan teknologi. Analis bertanggung jawab untuk memastikan sistem dapat memenuhi keinginan pemakai. Programer menulis program komputer dengan menggunakan spesifikasi yang dikembangkan analis, serta mengubah dan memelihara program komputer yang telah ada.

6. Para Pemain Eksternal. Banyak orang luar organisasi yang berperan penting dalam pengembangan sistem, diantaranya pelanggan, vendor, auditor, dan lembaga pemerintah.B. Merencanakan Pengembangan SistemBeberapa aktivitas harus dilakukan dalam waktu yang berbeda selama SDLC, salah satunya perencanaan. Alasan-alasan utama perencanaan sistem adalah:1. Konsistensi.

2. Efisiensi.

3. Terkemuka. Pengurangan Biaya.

4. Kemampuan Adaptasi.

Ketika usaha perencanaan tidak direncanakan dengan baik, perusahaan sering harus kembali ke tahap sebelumnya dan memperbaiki kesalahan serta kekeliruan desain. Proses ini mahal dan mengakibatkan penundaan, frustasi, serta penurunan moral. Dua jenis rencana pengembangan sistem dibutuhkan: Rencana pengembangan proyek yang dibuat oleh tim proyek. Rencana pengembangan proyek berisi analisis biaya/manfaat; persyaratan pengembangan dan operasional yang meliputi sumberdaya manusia, hardware, software, kebutuhan sumber keuangan; serta jadwal aktivitas yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru tersebut.

Rencana utama (master plan) yang dikembangkan oleh komite pelaksana informasi. Rencana utama adalah dokumen jangka panjang yang menyebutkan sistem tersebut akan terdiri dari apa saja, bagaimana sistem tersebut akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan diperoleh, dan dimana SIA akan ditempatkan. Rencana utama juga harus memberikan status proyek dalam proses, memprioritaskan proyek yang telah direncanakan, menjelaskan kriteria yang digunakan untuk memberikan prioritas,serta menyediakan jadwal kerja untuk pengembangan.

Teknik-teknik Perencanaan

Dua teknik untuk penjadwalan dan supervisoran aktivitas pengembangan sistem adalah PERT dan bagan Gantt. Program Evaluation and Review Technique (PERT) mensyaratkan semua aktivitas dan hubungan antar aktivitas sebelum serta selanjutnya dapat diidentifikasi. Berbagai aktivitas dan hubungan tersebut digunakan untuk menggambar diagram PERT, yang terdiri dari sebuah jaringan panah dan titik yang mewakili berbagai aktivitas proyek yang membutuhkan pengeluaran sumberdaya dan waktu, serta penyelesaian dibuat dan jalur kritis (jalur yang membutuhkan waktu terbanyak) akan ditetapkan.

Apabila aktivitas dalam jalur kritis ditunda maka keseluruhan proyek akan tertunda. Jika memungkinkan, sumber daya digeser ke ektivitas jalur kritis untuk mengurangi waktu penyelesaian proyek. Gannt Charts adalah grafik batang dengan berbagai aktivitas proyek tercantum disebelah kiri dan unit waktu disebelah atas. Setiap aktivitas diwakili oleh sebuah batang mulai yang dijadwalkan hingga tanggal berakhirnya, sehingga dapat menetapkan perkiraan waktu penyelesaiana proyek. Keuntungan Gannt Charts adalah kemampuan untuk memperlihatkan keseluruhan jadwal untuk proyek besar atau kompleks, termasuk kemajuan hingga saat terakhir dan status saat ini.

C. Analisis KelayakanPenganggaran Modal : Menghitung Kelayakan Ekonomi

Studi kelayakan dibuat selama tahap analisis sistem dan diperbarui sesuai kebutuhan selama tahap-tahap yang tersisa dalam SDLC. Dalam poin-poin keputusan utama, komite pelaksana menggunaka studi tersebut untuk memutuskan apakah akan menghentikan sebuah proyek, melanjutkan tanpa syarat, atau melanjutkan jika masalah tertentu diselesaikan. Selama proyek dilanjutkan, studi tersebut akan diperbarui dan keberlangsungan proyek akan dinilai kembali. Lima aspek penting dalam studi kelayakan adalah:1. Kelayakan teknis.

2. Kelayakan operasional.

3. Kelayakan legal. Kelayakan penjadwalan.

4. Kelayakan ekonomis.

Menghitung Biaya dan Manfaat Kelayakan EkonomisKerangka kerja dasar untuk analisis kelayakan adalah model penganggaran modal tempat penghematan biaya dan manfaat lainnya. Manfaat ini dibandingkan dengan perkiraan biaya untuk menetapkan apakah sistem ini menguntungkan dari segi biaya.

Beberapa manfaat yang didapatkan perusahaan yaitu penghematan biaya, peningkatan layanan pelanggan, produktivitas, pengambilan keputusan, dan pemrosesan data, pengendalian manajemen yang lebih baik, serta peningkatan kepuasan bekerja dan moral pegawai.

Penganggaran Modal

Teknik pengganggaran modal digunakan untuk mengevaluasi alternatif untuk memenuhi persyaratan sistem baru yang akan dikembangkan. Tiga teknik pengganggaran modal:1. Periode Pengembalian. Angka ini menyajikan jumlah tahun yang dibutuhkan agar penghematan bersih seimbang dengan biaya awal dari investasi tersebut.

2. Nilai sekarang bersih (net present value/NPV). Bila menggunakan metode NPV, semua aruskas di masa mendatang didiskontokan kembali hingga ke saat ini. Biaya pengeluaran awal dikurangi dengan arus kas yang didiskontokan adalah NPV.

3. Internal rate of return (IRR). IRR adalah tarif suku bunga efektif yang menghasilkan NPV nol. Ketika membandingkan beberapa proyek, proyek dengan IRR tertinggi yang akan diterima.D. Aspek Perilaku PerubahanMengapa Masalah Perilaku TerjadiOrganisasi harus sensitif dan mempertimbangkan perasaan serta reaksi dari orang-orang yang terkena dampak perubahan, serta harus menyadari jenis-jenis masalah perilaku yang dapat berakibat dari perubahan.

Pandangan seseorang bahwa suatu perubahan baik atau buruk akan tergantung dari bagaimana dia secara personal terkena dampaknya.

Alasan-alasan dari penolakan tersebut antara lain:1. Karakteristik dan latar belakang personal.

2. Cara perubahan diperkenalkan.

3. Pengalaman dengan perubahan sebelumnya.

4. Dukungan dari pihak manajemen puncak.

5. Bias dan penolakan alami atas perubahan.

6. Sifat merusak proses perubahan.

7. Ketakutan.

Bagaimana Orang-orang Menentang Perubahan

Cara Orang Menolak Perubahan SIA :1. Agresi, adalah perilaku yang biasanya dimaksudkan untuk menghancurkan, membuat cacat, atau memperlemah efektivitas sistem. Hal tersebut dapat berupa kenaikan tingkat kesalahan, gangguan, atau sabotase yang disengaja.

2. Ketidakinginan, melibatkan sikap menyalahkan sistem baru atas kejadian yang tidak menyenangkan.

3. Penghindaran. Salah satu cara pegawai untuk berhubungan dengan SIA yang baru adalah menghindari penggunaannya dengan harapan bahwa sistem tersebut akan tidak dihiraukan dan dihapuskan.Mencegah Masalah Perilaku

Reaksi orang atas perubahan dapat diperbaiki dengan mempelajari petunjuk berikut:1. Penuhi kebutuhan pemakai. Bentuk, isi dan volume output sistem didesain untuk memuaskan kebutuhan pegawai.

2. Menjaga keterbukaan jaringan komunikasi. Para manajer dan pemakai harus diberi tahu perubahan apa yang sedang terjadi dan mengapa, dan harus diperlihatkan bagaimana system yang baru akan memberikan manfaat bagi mereka.

3. Mempertahankan situasi yang aman dan terbuka. Setiap orang yang terkena dampak pengembangan sistem harus memiliki sikap saling percaya dan bekerja sama.

4. Mendapatkan dukungan dari pihak manajemen. Jika mungkin, pemenang yang dapat memberikan sumber daya untuk sistem dan dapat memotivasi orang lain agar bekerja sama dalam pengembangan sistem, harus ditunjuk.

5. Pengurangan rasa takut. Organisasi harus memberikan jaminan bahwa tidak ada penghapusan pekerjaan utama atau pergeseran tanggung jawab.

6. Minta partisipasi pemakai. Partisipasi akan menaikan ego, menantang, dan secara intrinsik memuaskan.

7. Beri tanggapan yang jujur. Untuk menghindari kesalahpahaman, pemakai harus diberi tahu saran mana yang digunakan dan bagaimana, saran mana yang tidak digunakan dan mengapa, serta saran mana yang akan digabungkan kemudian.

8. Pastikan para pemakai memahami sistem. Penggunaan atau dukungan yang efektif tidak bisa didapatkan jika pemakai bingung mengenai sistem atau tidak memahami system tersebut.

9. Manusiakan sistem. Pegawai seharusnya tidak merasa bahwa komputer mengendalikan mereka atau mengambil alih posisi mereka.

10. Jelaskan tantangan dan peluang baru yang ada. Sistem dapat memberikan kepuasan kerja yang lebih besar dan meningkatkan peluang untuk maju.

11. Periksa kembali evaluasi kinerja. Apakah standar dan kriteria kinerja memuaskan dalam perubahan sistem tersebut?

12. Uji integritas sistem. Sistem harus diuji untuk meminimalkan pandangan awal yang buruk.

13. Hindari emosionalisme. Isu emosional yang berhubungan dengan perubahan harus dibiarkan mendingin, ditangani dengan cara yang tidak konfrontatif, atau dengan cara menyingkirkan.

14. Sajikan sistem dalam konteks yang tepat. Penjelasan yang relevan harus disajikan untuk menangani kekhawatiran pemakai, bukan untuk manajemen atau pengembang sistem.

15. Kendalikan harapan pemakai. Sebuah sistem harus dipromosikan dengan realistis.

16. Tetaplah membuat sistem sederhana. Hindari sistem rumit yang menyebabkan perubahan radikal.E. Analisis SistemKetika sistem baru yang ditingkatkan dibutuhkan, permintaan untuk pengembangan sistemyang tertulis dibuat. Permintaan tersebut menjelaskan masalah sistem saat ini, alasan perubahan, sasaran dan tujuan yang diusulkan, serta manfaat dan biaya yang diperkirakan. Tim pengembang proyek melakukan analisis dalam lima langkah:1. Penyelidikan Awal

Orang yang melakukan investigasi awal harus mendapatkan gambaran yang jelas tentangmasalah atau kebutuhan yang ada, menetapkan keberlangsungan proyek dan perkiraan biaya serta pengembaliaannya, mengevaluasi apakah proyek harus dilakukan sesuai usulan, diubah atau tidak dilakukan.2. Survey Sistem

Tujuan dari survey sistem adalah:

Mendapatkan pemahaman yang menyeluruh atas operasi, kebijakan, dan prosedur; arus data dan informasi; kekuatan dan kelemahan SIA, serta hardware, software dan personil yang ada.

Membuat penilaian awal atas kebutuhan pemrosesan saat ini dan di saat mendatang serta menetapkan keluasan dan sifat perubahan yang dibutuhkan.

Mengembangkan hubungan kerja dengan para pemakai dan membangun dukungan untuk SIA.

Mengumpulkan data yang dapat mengidentifikasi kebutuhan pemakai, melakukan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi ke pihak manajemen.3. Studi Kelayakan

Pada titik dalam analisis sistem ini, analisis kelayakan yang lebih menyeluruh dilakukan untuk menetapkan keberlangsungan proyek. Hal yang sangat penting adalah kelayakan ekonomis. Analisis kelayakan secara teratur diperbarui sewaktu proyek berjalan dan biaya serta manfaat menjadi lebih jelas.

4. Kebutuhan Informasi dan Persyaratan Sistem

Menetapkan kebutuhan informasi dapat menjadi proses yang menantang karena banyaknyajumlah dan keanekaragaman informasi yang harus dispesifikasi, bahkan untuk SIA yang relatif sederhana. Mungkin merupakan hal yang sulit bagi para pegawai untuk mengungkapkan kebutuhan informasi mereka atau sulit mengidentifikasi kebutuhan mereka dengan benar.Tujuan dan halangan sistem:

Banyak organisasi mengambil pendekatan sistem untuk menetapkan kebutuhan informasi dan prasyarat sistem; berbagai masalah dan alternatif akan dipandang dari titik pandang keseluruhan organisasi, bukan satu departemen atau kelompok.Strategi untuk menetapkan persyaratan :

Tanyakan kepada para pemakai apa yang mereka butuhkan.

Analisis sistem yang ada saat ini, baik sistem internal maupun eksternal.

Pelajari penggunaan sistem yang ada saat ini. Pendekatan ini menetapkan apakah suatu sistem dapat diubah atau diganti.

Membuat prototype. Pengembang dapat membangun sistem secara kasar untuk dikritik oleh para pemakai dan diusulkan perubahan. Proses berulang ini mencari apa yang harus dikembangkan dan diperbaiki hingga para pemakai sepakat dengan kebutuhan mereka.Dokumentasi dan persetujuan persyaratan dari pemakai :

Persyaratan terinci atas SIA yang baru dapat menjelaskan apa yang harus dibuat dan didokumentasikan, agar sistem tersebut dapat membuat apa yang harus dihasilkan. Ketika persyaratan dari pemakai telah ditetapkan dan didokumentasikan, tim proyek akan menemui pemakai dan menjelaskan persyaratan tersebut, dan mendapatkan kesepakatan dan persetujuan mereka. Ketika persetujuan dicapai, pihak manajemen pemakai harus menandatangani dokumen persyaratan sistem yang benar untuk menunjukan persetujuan.5. Laporan Analisis SistemAnalisis sistem diakhiri dengan membuat laporan analisis sistem, untuk meringkas dan mendokumentasikan aktivitas analisis dan berperan sebagai penampung data yang merupakan sumber gambaran bagi para pendesain sistem. Laporan tersebut menunjukan sasaran dan tujuan sistem yang baru, lingkup proyek dan sistem yang baru, bagaimana sistem baru tersebut sesuai dengan rencana perusahaan, persyaratan pemrosesan dan kebutuhan informasi dari para pemakai, analisis kelayakan, serta rekomendasi untuk sistem yang baru. Keputusan laksanakan-tidak laksanakan biasanya dibuat tiga kali selama analisis sistem:

1) Selama investigasi awal, untuk menetapkan akan melakukan survey sistem atau tidak,2) Pada akhir studi kelayakan, untuk menetapkan apakah akan meneruskan tahap pengumpulan informasi, 3) Pada saat selesainya tahap analisis, untuk memutuskan apakah akan meneruskan ke tahap berikutnya.