RINGKASAN LAPORAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK

TAHUN 2018

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA MADIUN

I. Gambaran Umum Kebijakan Pelayanan Informasi Publik

Keterbukaan informasi publik menjadi isu penting di kalangan masyarakat

saat ini. Hal ini untuk menciptakan pemerintahan yang jujur dan transparan.

Memahami tentang hal ini maka pada tahun 2008 pemerintah mengeluarkan UU no

14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik ( UU KIP ).

Untuk mendukung hal tersebut, pemerintah membuat kebijakan untuk

dibentuknya Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi ( PPID ) di semua

instansi pemerintah, tak terkecuali di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Madiun akhirnya dibentuk PPID Pembantu dengan diterbitkannya Surat Keputusan

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota madiun Nomor 042 – 401.301/

22/2017 tanggal 23 Februari 2017 tentang Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

PPID Pembantu Satuan Kerja Perangkat daerah ( SKPD ) Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kota Madiun.

Dengan adanya Surat Keputusan tersebut diharapkan pelaksanaan PPID

Pembantu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun dapat lebih terawasi oleh

atasan PPID Pembantu sehingga mampu melayani masyarakat dengan lebih baik.

II. Gambaran Umum Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik

PPID Pembantu belum memiliki ruang tersendiri dan petugas khusus dalam

melakukan pelayanan. Karena pada dasarnya jabatan PPID Pembantu merangkap

jabatan yang telah ada ( ex officio ). Hal ini juga yang mendasari tidak adanya

anggaran khusus bagi PPID Pembantu di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Madiun.

Berikut Struktur Organisasi PPID Pembantu Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kota Madiun sesuai SK Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Madiun Nomor : 042 – 401.115/ 22/2017 tanggal 23 Februari 2017

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI ( PPID ) PEMBANTU

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

KOTA MADIUN

NO JABATAN JABATAN DALAM DINAS

1. Atasan PPID Kepala Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan

2. PPID Pembantu Ka. Sub. Bag. Tata Usaha

3. Sekretaris Staf Tata Usaha

4. Bidang Pelayanan Informasi

dan Dokumentasi

a. Koordinator Ka. Sie. Layanan, Pengembangan dan

Pembudayaan Gemar Membaca

b. Anggota Staf Layanan Perpustakaan

5. Bidang Pengolah Data dan

Klasifikasi Informasi

Ka. Sie Pembinaan dan Pengawasan

Kearsipan

Staf Seksi Layanan Perpustakaan

Arsiparis Terampil

BAGAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI

( PPID ) PEMBANTU

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

KOTA MADIUN

Atasan PPID Kepala Dinas

Perpustakaan dan

Kearsipan

Ketua PPID

Ka. Sub. Bag. Tata Usaha

Sekretaris Staf Tata Usaha

Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi

Koordinator : Ka. Sie. Layanan, Pengembangan dan

Pembudayaan Gemar Membaca Anggota : Staf Layanan

Perpustakaan

Bidang Pengolah data dan

Klasifikasi Informasi

Koordinator : Ka. Sie Pembinaan

dan Pengawasan Kearsipan

Anggota : Staf Seksi Layanan Perpustakaan Arsiparis Terampil

Dalam SK tersebut tercantum bahwa Kepala Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kota Madiun bertindak sebagai Atasan PPID Pembantu dimana beliau

bertanggung jawab dan mengawasi kinerja PPID Pembantu Dinas Perpustakaan

dan Kearsipan Kota Madiun.

Sementara Kepala PPID Pembantu sebagai perpanjangan tangan beliau

dijabat oleh Ka. Sub. Bag Tata Usaha dan Sekretaris PPID Pembantu dijabat

oleh Staf Tata Usaha.

PPID Pembantu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun ada 2 (

dua ) Bidang yakni Bidang Pelayanan dan Dokumentasi yang dikoordinatori oleh

Ka. Sie Layanan, Pengembangan dan Pembudayaan Gemar Membaca , sedang

Bidang Pengelolaan Data dan Klasifikasi Informasi dikoordinatori oleh Ka. Sie

Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan .

Dalam pelaksanaan pelayanan informasi publik, PPID Pembantu Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun telah memiliki beberapa Standar

Prosedur Operasional :

1. SOP Permohonan Informasi Publik

2. SOP Klasifikasi dan Pengecualian Informasi

3. SOP Penyelesaian Sengketa Informasi

PPID Pembantu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun memiliki

fasilitas :

1. Meja pelayanan

2. Kursi tunggu

3. Telepon

4. Faximile

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun juga mencetak leaflet

poster yang dapat membantu pelayanan informasi publik. Sedangkan untuk

informasi serta merta yang dapat diberikan melalui pengumuman , Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun memiliki papan pengumuman yang

berada di lokasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun.

Informasi dan komunikasi secara elektronik Dinas Perpustakaan

menyediakan website http://perpustakaan.madiunkota.go.id/, Fanpage di Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun, FB di perpusmadiun, Instagram di

@perpusmadiun, twitter di perpusmadiun, G+ diperpusmadiun, dan email di

perpusarsip.madiunkota@gmail.com.

III. Rincian Pelayanan Informasi Publik

PPID Pembantu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun

memberikan pelayanan permohonan informasi Publik yang dilakukan setiap hari

kerja :

Senin s/d Kamis : jam 08.00 s/d 15.00

Jum’at : jam 08.00 s/d 11.00

Jam 13.00 s/d 14.00

Sabtu s/d Minggu : 08.00 s/d 16.00

Para pemohon informasi dapat melakukan permohonan informasi baik

secara langsung ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun maupun tidak

langsung melalui :

- telepon dan Fax di nomor ( 0351 ) 469020;

- Fanpage di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun;

- FB di perpusmadiun;

- Instagram di @perpusmadiun;

- Twitter di perpusmadiun;

- G+ di perpusmadiun; atau

- Email di perpusarsip.madiunkota@gmail.com.

Berikut Rincian permohonan informasi yang diterima oleh Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kota Madiun pada tahun 2018:

1. Jumlah permohonan informasi publik melaui telepon sebanyak 16 (enam

belas) permohonan

2. Jumlah permohonan informasi publik yang diterima secara langsung 62 (enam

puluh dua) permohonan.

IV. Rincian Penyelesaian Sengketa Informasi Publik

Tidak ada pengajuan sengketa selama tahun 2018

V. Kendala Internal dalam pelaksanaan layanan Informasi Publik

Belum ada SDM khusus yang menangani PPID Pembantu, sehingga semua

pejabat dan petugas PPID Pembantu memiliki jabatan rangkap sementara mereka

telah memiliki pekerjaan utama yang banyak.

VI. Kendala External dalam pelaksanaan layanan Informasi Publik

Tidak ada kendala eksternal

VII. Rekomendasi dan rencana tindak lanjut untuk meningkatkan

kualitas pelayanan informasi

Tersedia petugas layanan khusus untuk meja layanan informasi PPID

Demikian laporan tahunan ini kami susun secara ringkas sebagai bahan

koreksi dan evaluasi terhadap kinerja PPID Pembantu Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kota Madiun

Madiun, Februari 2019

Ketua PPID Pembantu Ka. Sub. Bag. Tata Usaha

PURWANTO,S.Sos

Penata Tk I NIP. 19660311 199003 1 010

LAMPIRAN FOTO KEGIATAN

1. Layanan Perpustakaan Keliling

2. Layanan Bus Pintar di Area Car Free Day

3. Layanan Rumah Pintar

4. Bedah Buku

5. Seminar “Cerdas Menghadapi Hoax”

6. Workshop “Video Sebagai Konten Berbagi”

7. Sosialisasi Kearsipan

8. Sosialisasi Perpustakaan

9. Peluncuran Perpustakaan Digital iMadiun

10. Layanan Perpustakaan Umum