RINCIAN KEGIATAN BIDANG KEMAHASISWAANunipasby.ac.id/ckeditor/images-media/1523682329_5. SOP... ·...

RINCIAN KEGIATAN BIDANG KEMAHASISWAANUNIVERSITAS PGRI ADI BUANA SURABAYA

NO BIDANG KEGIATAN JENIS KEGIATAN PELAKSANA WAKTU PELAKSANAAN1 Pengenalan 1.1 ORMABA Bid Kemahasiswaan

kerjasama denganOrmawa

1.2 LKMM PD Bid Kemahasiswaan

2 Penalaran 2.1 Mawapres Bid Kemahasiswaankerjasama denganKaprodi

2.2 PKM Non GT/ PKM GT Bid Kemahasiswaan2.3 PMW Bid Kemahasiswaan2.4 ON MIPA Bid Kemahasiswaan

kerjasama denganKaprodi Biologi,matematika, teklingk

2.5 Debat Bahasa Inggris Bid Kemahasiswaankerja samaKaprodibhs Inggris

2.6 LKMM TM Bid Kemahasiswaan

3 Minat bakat danketertarikan khusus

3.1 Kajian tentang AgamaIslam- Diklatsar

UKKI

3.2 Kajian tentang AgamaKristen

UKKK

3.3 Paduan Suara- Orizona- Layanan acara

resmi

UKM PS Gita Pesona

3.4 Teater Geo- Diklatsar

UKM Theater Geo

3.5 Beladiri Silat- Latihan alam

UKM Perisai Diri

3.6 Pencinta alam- Diklatsar

UKM Pawitra

3.7 Pramuka- Prastika- KMD- Kemah Bakti

UKM Racana DarmaPandu

3.8 Bulu tangkis UKM Bulu Tangkis3.9 Bola basket UKM Bola basket3.10 Bola volley UKM Bola volley3.11 Musik keroncong UKM Keroncong

3.12 Kepedulian sosial UKM KSR3.13 Fotografi UKM Delphy3.14 Futsal UKM Futsal

4 Kesejahteraan 4.1 Beasiswa PPA dan BBPPPA

Bid Kemahasiswaankerjasama denganKaprodi

4.2 Beasiswa Bidik Misi Bid Kemahasiswaankerjasama denganP3MB

4.3 Beasiswa CSR Instansilain

Bid Kemahasiswaankerjasama denganKaprodi

4.4 Asuransi Bid Kemahasiswaan4.5 Layanan bimbingan

dan konselingBid Kemahasiswaan

5 PengirimanDelegasi

5.1 POMDA Bid Kemahasiswaankerjasama denganKaprodi

5.2 POMNAS Bid Kemahasiswaan5.3 PEKSIMINAL Bid Kemahasiswaan

kerjasama denganKaprodi

5.4 PEKSIMINAS Bid Kemahasiswaan5.5 PORSENASMA PGRI Bid Kemahasiswaan5.6 Undangan dari

Instansi lain di bidangpenalaran

Bid Kemahasiswaan

5.7 Undangan dariInstansi lain di bidangminat bakat

Bid Kemahasiswaan

6 Upacara Bendera 6.1 Upacara Dies Natalis Bid Kemahasiswaankerjasama dengancivitas akademika

6.2 Upacara HUT RI Bid Kemahasiswaankerjasama dengancivitas akademika

6.3 Upacara HariPahlawan

Bid Kemahasiswaankerjasama dengancivitas akademika

7 Seminar 7.1 Seminar Universitas Bid Kemahasiswaan7.2 Seminar dari Instansi

lainBid Kemahasiswaankerjasama denganInstansi lain

8 Administrasi 8.1 Surat masuk dankeluar

Bid Kemahasiswaan

8.2 Surat ajuan danpertanggungjawabananggaran

Bid Kemahasiswaan

8.3 Layanan penilaianpoint kegiatankemahasiswaan

Bid Kemahasiswaan

8.4 Pemberianpenghargaanmahasiswaberprestasi

Bid Kemahasiswaan

9 Pembinaan danpengembangan

9.1 Pembinaan Ormawa

9.2 Pembinaanpendampingkemahasiswaan- PP OPPEK- PP LKMM

9.3 Pengiriman pelatihanPembinakemahasiswaan

9.4 Penelitian bidangkemahasiswaan

10 LayananMasyarakat

10.1 Pengentasan anakputus sekolah

Bid Kemahasiswaan

10.2 Bakti sosialpenanganan bencana

Bid Kemahasiswaan

No. Dokumen : PM-KMHS-01 No. Revisi : 0Tanggal : 20 November 2014 Tanggal Revisi : -Penerbit : UPM KMHS Jumlah Halaman : 10Lokasi : Kampus Ngagel

LEMBAR PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN

PROSEDUR MUTUORIENTASI MAHASISWA BARU (ORMABA)

Dibuat oleh: Diperiksa oleh:

Ketua Panitia Ormaba Diah Karunia B(Kabid Kemahasiswaan)

Disetujui oleh: Disetujui oleh:

Joko Sutrisno(Management Representative)

Pungut As.(Warek III)

Nomor Salinan : 1 ________

Distribusi Kepada : UPM_____________________

Tanggal Distribusi : 21 November 2014_____________________

Status Distribusi : Controlled Copy

Catatan :1) Beri tanda stempel yang sesuai (Uncontrolled Copy atau Controlled Copy);2) Dokumen ini diterbitkan untuk digunakan internal di bawah kewenangan Universitas PGRI Adi Buana Surabaya;3) Siapapun dilarang menggandakan dokumen ini tanpa izin tertulis dari Universitas PGRI Adi Buana Surabaya

Universitas PGRI Adi Buana SurabayaJl.Ngagel Dadi IIIB-37 - Surabaya - 60245

Telepon : (62-31) 5041097 - Fax : (62-31)5042804www.unipasby.ac.id

No. Dokumen : PM-KMHS-XXPenerbit : XXHalaman : 2

LEMBAR PERUBAHAN

BAGIAN DESKRIPSIREVISI

LOKASI NOMOR&

TANGGALREVISI

PARAF


1. Tujuan : Untuk memberi pengetahuan kepada mahasiswa barutentang Universitas PGRI Adi Buana Surabaya

2. Ruang Lingkup : berlaku untuk mahasiswa baru, bersifat wajib untuk diikuti

3. Definisi : Orientasi Mahasiswa Baru (ORMABA) adalah kegiatanorientasi yang diberikan kepada mahasiswa baru. Materi yangdiberikan meliputi pengenalan kampus secara umum,pengenalan biro dan unit, pengenalan fakultas, pengenalanprodi dan organisasi intra kampus.

4. Dokumen terkait: Pedoman ORMABA Pedoman Kegiatan Kemahasiswaan Pedoman Tata Krama Kemahasiswaan

5. Penanggungjawab : Kabid Kemahasiswaan, Warek 3

6. Rincian Prosedur

No Penanggungjawab

Aktivitas

6.1. KabidKemahasiswaan

Menerima tugas dari Pimpinan untuk melaksanakanORMABA


Bersama dengan Warek III menyusun usulan nama-namapanitia ORMABA, kemudian di konsultasikan kepada BapakRektor

6.3. Ketua PanitiaORMABAterpilih

Melakukan Rapat Pleno I yang berisi arahan dari Pimpinan(Rektor dan Wakil rector) mengenai bentuk kegiatanORMABA


Bekerjasama dengan Kabid Kemahasiswaan melakukankoordinasi dengan anggota panitia sesuai dengan jobdismasing-masing


Melakukan Rapat Pleno II yang berisi laporan kesiapanmasing-masing seksi untuk mensukseskan kegiatanORMABA


Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan ORMABAselama 3 hari

6.7 KabidKemahasiswaan

Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan ORMABA

7. Catatan Mutu Surat Keputusan Panitia ORMABA Daftar Hadir Peserta ORMABA


Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan ORMABA Laporan Pertanggungjawaban Keuangan ORMABA Dokumentasi Kegiatan ORMABA

No. Dokumen : PM-KMHS-2.1 No. Revisi : 0Tanggal : 20 November 2014 Tanggal Revisi : -Penerbit : UPM KMHS Jumlah Halaman : 10Lokasi : Kampus Ngagel


PROSEDUR MUTUMahasiswa Berprestasi (Mawapres)


Ahmad Fanani(Kasubid Penalaran dan Minat Bakat)

Diah Karunia B(Kabid Kemahasiswaan)





Distribusi Kepada : _____________________







LEMBAR PERUBAHAN


LOKASI NOMOR&

TANGGALREVISI

PARAF


1. Tujuan : 1. Meningkatkan jumlah peserta Mawapres di tingkatUniversitas yang akan mewakili Universitas PGRI AdiBuana Surabaya dalam seleksi Mawapres di tingkatKopertis VII.

2. Meningkatkan prestasi perolehan peringkat Mawapres ditingkat Kopertis (10 besar).

2. Ruang Lingkup : Mahasiswa regular utusan prodi yang berprestasi di bidangakademik, ekstra kurikuler, dan ko kurikuler minimalsemester 4, dan berusia maksimal 24 tahun.

3. Definisi : Mawapres adalah pemilihan mahasiswa berprestasi di bidangakademik, mampu berbahasa asing secara aktif serta aktif dibidang ekstra dan ko kurikuler.

4. Dokumen terkait: Surat pemberitahuan Mawapres dari Kopertis VII tahun terkait. Surat tugas Warek III Universitas PGRI Adi Buana Surabaya tentang

pelasanaan Mawapres tingkat Universitas tahun terkait. Pedoman Mawapres tahun yang berlaku Peraturan Kegiatan Kemahasiswaan tahun yg berlaku

5. Penanggungjawab : Kasubid Penalaran dan minat bakat, Kabid Kemahasiswaan,Warek 3.

6. Rincian Prosedur

No Penanggungjawab

Aktivitas

6.1. Kabid.Kemahasiswaan

Menerima undangan untuk mengikuti Seleksi Mawapres ditingkat Kopertis sesuai dengan Pedoman Mawapres


Membuat surat ke Kaprodi untuk melaksanakan seleksiMawapres di tingkat prodi,

6.3 Kabid.Kemahasiswaan

Membentuk panitia (termasuk Tim Juri) pelaksana seleksiMawapres tingkat Universitas.

6.4. KasubidPenalaran danMinat Bakat

Menerima berkas hasil seleksi mawapres dari tingkat prodi,masing-masing prodi 1 orang wakil, untuk mengikuti seleksidi tingkat universitas

6.5. StafAdministrasiKmhs

Melakukan pengecekan kelengkapan berkas usulanmawapres tingkat prodi.


Melakukan rapar koordinasi panitia pelaksana SeleksiMawapres di tingkat Universitas.

6.7 Panitia Seleksi Melakukan Seleksi Mawapres di tingkat Universitas yangmeliputi: Presentasi karya ilmiah; wawancara dalam bahasa


inggris; wawancara mengenai Unipa; pemeriksaan portofolioaktivitas ekstra dan ko kurikuler

6.8 Panitia Seleksi Evaluasi Hasil seleksi sesuai dengan buku pedoman untukmenentukan peringkat untuk mengikuti seleksi mawaprestingkat Kopertis

6.9 StafAdministrasiKmhs

Mengecek dan melengkapi berkas mahasiswa yang mewakiliMawapres Peringkat 1 ke Kopertis

6.10 StafAdministrasiKmhs

Mengirimkan berkas Mawapres Peringkat 1 ke Kopertisuntuk mengikuti seleksi Mawapres di tingkat Kopertis

6.11 Kabidkemahasiswaan

Memintakan Surat Tugas Pendamping mahasiswa calonpeserta Mawapres tingkat Kopertis yang dikeluarkan olehRektor.

6.12 KasubidPenalaran danMinat Bakat

Pembinaan mahasiswa calon peserta Mawapres tingkatKopertis oleh pendamping yang ditunjuk oleh Rektor.

6.13 KasubidPenalaran danMinat Bakat

Mendampingi peserta untuk mengikuti seleksi Mawapres ditingkat Kopertis

6.14 Kabidkemahasiswaan

Menyiapkan dan menyurati nama-nama Mawapres Peringkat1-5 untuk menerima sertifikat dan penghargaan danabantuan pendidikan yang diberikan oleh Rektor pada saatupacara Dies Natalis UNIPA Surabaya

7. Catatan Mutu Hasil penilaian karya ilmiah, bahasa inggris, dan keaktifan Portofolio peserta : Biodata peserta, Makalah Karya ilmiah, Transkrip nilai,

sertifikat kegiatan ekstra dan ko kurikuler Surat Tugas Pembimbing Mawapres di tingkat Kopertis Berita Acara Seleksi Mawapres Tingkat Universitas Panitia seleksi Mawapres Tingkat Universitas Bukti penerimaan bantuan pendidikan



PROSEDUR MUTUPKM NON GT / PKM GT


Ahmad Fanani(Kasubid Penalarana dan Minat Bakat)



Joko S(Management Representative)



Distribusi Kepada : _____________________






No. Dokumen : PM-KMHS-2.2Penerbit : XXHalaman : 2

LEMBAR PERUBAHAN


LOKASI NOMOR&

TANGGALREVISI

PARAF


1. Tujuan : 1. Untuk melakukan workshop PKM non GT/PKM GTmahasiswa di tingkat Universitas dan hasilnya akandiunggah di web simlitabmas dikti

2. Meningkatkan perolehan proposal PKM non GT/PKM GT yang didanai oleh Dikti

2. Ruang Lingkup : berlaku untuk mahasiswa regular utusan prodi dan wajib bagimahasiswa penerima Beasiswa PPA dan BBP PPA

3. Definisi : PKM adalah program kreativitas mahasiswa dalam bidangkarya ilmiah kreatif dan inovatif. PKM meliputi PKM non GTatau PKM 5 bidang (PKM Penelitian, PKM Kewirausahaan,PKM Pengabdian pada masyarakat, PKM Penerapan Teknologidan PKM Karsa Cipta)

4. Dokumen terkait: Pedoman PKM Peraturan Kegiatan Kemahasiswaan Dsb

5. Penanggungjawab : Kasubid Penalaran dan Minat Bakat, KabidKemahasiswaan, Warek 3

6. Rincian Prosedur

No Penanggungjawab

Aktivitas


Menerima pengumuman adanya PKM dari Dikti


Mengunduh Pedoman PKM melalui web simlitabmas.dikti.go.id.


Melakukan rapat koordinasi dengan seluruh personil dibidang kemahasiswaan untuk membentuk Panitia workshopPKM Non GT/ PKM GT


Mengirim surat ke Kaprodi untuk mengirimkan pesertaworkshop PKM Non GT/ PKM GT di tingkat Universitas.Peserta workshop berasal dari mahasiswa penerima beasiswadan mahasiswa bukan penerima beasiswa sesuai dengankuota


Menerima daftar nama peserta workshop PKM Non GT/PKM GT

6.6. PanitiaWorkshop

Melakukan kegiatan pemberian materi PKM Non GT/PKM GT dan peserta diberi tugas untuk membuat draft


proposal PKM Non GT/ PKM GT (tahap 1 )6.7. Panitia

WorkshopMelakukan presentasi draft usulan proposal PKM Non GT/PKM GT dan diskusi perbaikan draft proposal ( tahap 2)

6.8. PanitiaWorkshop

Melakukan kepembimbingan perbaikan proposal PKM NonGT/ PKM GT oleh dosen pembimbing kemahasiswaan

6.9 PanitiaWorkshop

Memfasilitasi peserta PKM Non GT/ PKM GT untukmemperoleh username dan password darisimlitabmas.dikti.go.id

6.10 PanitiaWorkshop

Memfasilitasi peserta PKM Non GT/ PKM GT untukmelengkapi kebutuhan administrasi untuk unggah proposal

6.11 PanitiaWorkshop

Melakukan unggah proposal PKM Non GT/ PKM GT kesimlitabmas.dikti.go.id

7. Catatan Mutu Daftar hadir peserta Workshop PKM Non GT/ PKM GT Surat Tugas Narasumber Workshop PKM Non GT/ PKM GT Surat Tugas Dosen Pembimbing Diskusi Workshop PKM Non GT/ PKM

GT Hardcopi Proposal PKM Non GT/ PKM GT Daftar peserta yang telah mengunggah proposal PKM Non GT/ PKM GT

(mengunduh dari simlitabmas.dikti.go.id)



PROSEDUR MUTUON MIPA















LEMBAR PERUBAHAN


LOKASI NOMOR&

TANGGALREVISI

PARAF


1. Tujuan : Untuk menyeleksi mahasiswa berprestasi di bidangMatematika, Biologi dan Kimia di tingkat Universitas yang akanmewakili UNIPA untuk mengikuti Olimpiade MIPA (ONMIPA) di tingkat Kopertis VII

2. Ruang Lingkup : berlaku untuk mahasiswa regular utusan prodi yangberprestasi di bidang matematika, biologi, kimia dan fisika sertaberusia maksimal 24 tahun

3. Definisi : Olimpiade MIPA (ON MIPA) adalah olimpiade di bidangmatematika, biologi, kimia dan fisika yang diikuti oleh PTN danPTS dalam lingkup regional dan nasional

4. Dokumen terkait: Pedoman ON MIPA Peraturan Kegiatan Kemahasiswaan Dsb


6. Rincian Prosedur

No Penanggungjawab

Aktivitas


Menerima undangan untuk mengikuti lomba ON MIPA ditingkat Kopertis sesuai dengan Pedoman ON MIPA yangdikeluarkan oleh Dikti


Memberitahukan ke Kaprodi (Matematika, Biologi, danTeknik Lingkungan) untuk melaksanakan seleksi mahasiswayang berprestasi di bidang lomba matematika, biologi dankimia, untuk mengikuti lomba ON MIPA ditingkatKopertis. Satu kelompok lomba maksimal berjumlah 7mahasiswa


Menerima nama peserta lomba ON MIPA dari Kaprodi(Matematika, Biologi dan Teknik Lingkungan), masing-masing prodi mengirimkan maksimum 7 orang wakil


Melakukan pembinaan terhadap peserta lomba ON MIPAbersama-sama dengan dosen yang ditunjuk sesuai denganbidang lomba


Mengirimkan nama-nama peserta untuk mengikuti lombaON MIPA di tingkat Kopertis


Mendampingi mahasiswa peserta untuk mengikuti lombaON MIPA di tingkat Kopertis


Mendampingi mahasiswa peserta untuk mengikuti lombaON MIPA di tingkat nasional


7. Catatan Mutu Surat rekomendasi Kaprodi untuk peserta ON MIPA Formulir Pendaftaran Peserta ON MIPA dari Kopertis Wilayah VII Surat Tugas Peserta ON MIPA dari Warek III



PROSEDUR MUTUDEBAT BAHASA INGGRIS (NUDC)















LEMBAR PERUBAHAN


LOKASI NOMOR&

TANGGALREVISI

PARAF


1. Tujuan : Untuk menyeleksi mahasiswa berprestasi di bidang DebatBahasa Inggris di tingkat Universitas yang akan mewakiliUNIPA untuk mengikuti Debat Bahasa Inggris (NUDC) ditingkat Kopertis VII

2. Ruang Lingkup : berlaku untuk mahasiswa regular utusan prodi bahasa Inggrisatau prodi lain yang mempunyai kemampuan debat bahasainggris, berusia maksimal 24 tahun

3. Definisi : Debat Bahasa Inggris (NUDC) adalah lomba debat bahasainggris yang diikuti oleh PTN dan PTS dalam lingkup regional(Kopertis) dan nasional

4. Dokumen terkait: Pedoman Debat Bahasa Inggris (NUDC) oleh Dikti Peraturan Kegiatan Kemahasiswaan Dsb


6. Rincian Prosedur

No Penanggungjawab

Aktivitas


Menerima undangan untuk mengikuti lomba Debat BahasaInggris di tingkat Kopertis sesuai dengan Pedoman DebatBahasa Inggris (NUDC) dari Dikti


Memberitahukan ke Kaprodi Bahasa Inggris untukmelaksanakan seleksi mahasiswa yang kemampuan berdebatdalam bahasa inggris untuk diikutkan lomba ditingkatKopertis


Menerima nama peserta lomba debat bahasa inggris daritingkat prodi, satu tim terdiri dari 3 debater dan 1adjudicator


Melakukan pembinaan terhadap peserta lomba debatbersama-sama dengan dosen pembimbing yang ditunjuk


Mengirimkan nama-nama peserta untuk mengikuti lombaDebat Bahasa Inggris (NUDC) di tingkat Kopertis


Mendampingi mahasiswa peserta untuk mengikuti lombaDebat Bahasa Inggris di tingkat Kopertis


Mendampingi mahasiswa peserta untuk mengikuti lombaDebat Bahasa Inggris di tingkat nasional


7. Catatan Mutu Surat rekomendasi Kaprodi untuk peserta Debat Bahasa Inggris Formulir Pendaftaran Peserta Diebat Bahasa Inggris dari Kopertis VII Surat Tugas Peserta Diebat Bahasa Inggris dari Warek III

No. Dokumen : PM-KMHS-2.1 No. Revisi : 0Tanggal : 21 November 2014 Tanggal Revisi : -Penerbit : UPM KEMAHASISWAAN Jumlah Halaman : 10Lokasi : Kampus Ngagel


PROSEDUR MUTUBeasiswa PPA dan BBP PPA


Luqmanul Hakim(Kasubid Kesejahteraan)




Pungut Asmoro(Warek III)

Nomor Salinan : 1

Distribusi Kepada : UPM

Tanggal Distribusi : 22 November 2014



Universitas PGRI Adi Buana SurabayaJl. Ngagel Dadi IIIB-37 - Surabaya - 60245



LEMBAR PERUBAHAN


LOKASI NOMOR&

TANGGALREVISI

PARAF


1. Tujuan : Untuk menyeleksi mahasiswa peserta Beasiswa PPA dan BBPPPA di tingkat masing-masing Program Studi yang adaUniversitas PGRI Adi Buana Surabaya.

2. Ruang Lingkup : Berlaku untuk mahasiswa regular semester 4 utusan masing-masing Program Studi yang berprestasi di bidang akademik dannon akademik ( kegiatan ekstra dan ko kurikuler)

3. Definisi : Beasiswa PPA dan BBP PPA adalah beasiswa yang berasaldari Dikti. Beasiswa PPA adalah mahasiswa berprestasi dibidang akademik dengan IPK Minimal 3.00 serta aktif di bidangekstra dan ko kurikuler.Sedangkan beasiswa BBP PPA adalah mahasiswa kurangmampu dengan IPK minimal 2,75 dan mempunyai prestasi nonakademik serta aktif di bidang ekstra dan ko kurikuler.

4. Dokumen terkait: Pedoman Beasiswa PPA dan BBP PPA dari Dikti pada tahun yang berlaku Peraturan Kegiatan Kemahasiswaan pada tahun yang berlaku

5. Penanggungjawab : Warek III, Kabid Kemahasiswaan

6. Rincian Prosedur

No Penanggungjawab

Aktivitas


Menerima Surat edaran dari kopertis tentang adanyaprogram beasiswa PPA dan BBP PPA.


Melakukan rapat koordinasi tentang program beasiswaPPA dan BBP PPA dengan seluruh personil bidangkemahasiswaan


Memberi surat edaran kepada masing-masing Ka Prodi danmengumumkan di website Universitas tentang penerimabeasiswa PPA dan BBP PPA dengan persyaratan yang sesuaidengan Pedoman Beasiswa PPA dan BBP PPA dari Dikti(untuk tahun yang berlaku)


Mengirimkan usulan program beasiswa PPA dan BBP PPApada tahun yang berlaku pada Kopertis Wilayah VII


Menerima surat pemberitahuan tentang jumlah kuotaBeasiswa PPA dan BBP PPA dari Kopertis Wilayah VII


Melakukan rapat koordinasi untuk menentukan jumlahkuota calon penerima beasiswa PPA dan BBP PPA perprodi, sesuai dengan jumlah kuota yang diperoleh dariKopertis Wilayah VII


6.7 KasubidKesejahteraan

Menerima berkas usulan mahasiswa calon penerimaBeasiswa PPA dan BBP PPA yang telah direkomendasikanoleh Kaprodi


Menyeleksi kelengkapan berkas usulan mahasiswa calonpenerima beasiswa PPA/ BBP PPA


Mengusulkan ke Rektor untuk memberikan SK bagimahasiswa calon penerima beasiswa PPA/ BBP PPA yangsudah ditentukan melalui rapat bidang kemahasiswaan


Mengumpulkan ke Kopertis Wilayah VII berkas Usulanmahasiswa calon penerima beasiswa PPA dan BBP PPA


Mengumumkan ke masing-masing Prodi dan di websitemahasiswa yang menerima beasiswa PPA dan BBP PPApada tahun yang berlaku


Mengundang seluruh mahasiswa penerima beasiswa PPAdan BBP PPA untuk diberi pengarahan danpenandatanganan kontrak oleh mahasiswa denganUniversitas.


Mengumpulkan mahasiswa penerima beasiswa dan pihakbank yang ditunjuk untuk pembukaan rekening bank secarakolektif.

6.14 StaffKemahasiswaan

Mengumumkan kepada seluruh mahasiswa penerimabeasiswa apabila dana sudah cair dan mewajibkan mahasiswapenerima beasiswa untuk mengumpulkan print out bukutabungan dan KHS untuk keperluan laporan beasiswa.Pencairan beasiswa oleh Dikti dilakukan melalui tahap 1 dantahap 2


Membuat laporan Beasiswa PPA dan BBP PPA Tahap 1/Tahap 2 sesuai dengan format yang telah ditentukan olehKopertis Wilayah VII

7. Catatan Mutu SK Rektor Portofolio peserta : Biodata peserta, KHS, KTM, KTP, Surat keterangan dari

Kepala desa/atau pihak yang berwenang, Transkrip nilai, sertifikat kegiatanekstra dan ko kurikuler.

Berkas Usulan Beasiswa PPA dan BBP PPA Berkas Laporan Penerima Beasiswa PPA dan BBP PPA tahap 1 Berkas Laporan Penerima Beasiswa PPA dan BBP PPA tahap 2



PROSEDUR MUTUBeasiswa Bidik Misi







Nomor Salinan : 1








LEMBAR PERUBAHAN


LOKASI NOMOR&

TANGGALREVISI

PARAF


1. Tujuan : Untuk menyeleksi calon mahasiswa yang berprestasi dibidangakademik dan berasal dari keluarga yang kurang mampu dalamhal keuangan atau dana untuk studi.

2. Ruang Lingkup : Beasiswa Bidik Misi diperuntukkan bagi calon mahasiswa yangberasal dari keluarga yang kurang mampu. Beasiswa Bidik Misijumlahnya sesuai dengan kuota dari Kopertis VII dandiperuntukkan untuk prodi yang ditunjuk sesuai denganpersyaratan program Beasiswa Bidik Misi

3. Definisi : Beasiswa Bidik Misi adalah bantuan biaya pendidikan bagicalon mahasiswa yang mempunyai prestasi akademik dan nonakademik di sekolah danberasal dari keluarga yang kurangmampu dalam hal keuangan.

4. Dokumen terkait: Pedoman Beasiswa Bidik Misi dari Dikti Peraturan Kegiatan Kemahasiswaan Nilai raport Pendaftaran Beasiswa Bidik Misi on line


6. Rincian Prosedur

No Penanggungjawab

Aktivitas


Menerima Surat edaran dari kopertis tentang jumlah kuotacalon mahasiswa penerima beasiswa Bidik Misi.

6.2. KasubidKesejahteraan

Mengedarkan surat pemberitahuan kepada sekolah yang adadi Jawa Timur tentang beasiswa Bidik Misi dan membuatpengumuman di website Universitas, serta melampirkanpersyaratan bagi calon mahasiswa pengusul beasiswa BidikMisi.


Menyeleksi berkas portopolio yang sudah dikirim oleh calonmahasiswa, serta melakukan rapat untuk menentukan calonmahasiswa yang berhak menerima beasiswa Bidik Misi


Mengusulkan ke Rektor untuk diberikan SK bagi calonmahasiswa penerima beasiswa Bidik Misi yang sudahditentukan melalui rapat internal.


Mendaftarkan calon mahasiswa penerima Beasiswa BidikMisi melalui wb simbidikmisi.co.id

6.6. Staff Mengumpulkan ke Kopertis berkas calon mahasiswa


Kemahasiswaan penerima beasiswa Bidik Misi yang sudah ditentukan olehUniversitas.

6.7 KabidKesejahteraan

Mengundang mahasiswa penerima beasiswa Bidik Misiuntuk pengarahan dan penandatanganan kontrak olehmahasiswa dengan Universitas.


Mengevaluasi, mengontrol dan dan membuat laporan setiapsemester kemajuan mahasiswa yang menerima beasiswaBidik Misi sesuai dengan format laporan dari KopertisWilayah VII


Melaporkan hasil evaluasi kepada Rektor dan Ke KopertisWilayah VII



Berkas Laporan Beasiswa Bidik Misi setiap semester



PROSEDUR MUTUBeasiswa CSR







Nomor Salinan : 1








LEMBAR PERUBAHAN


LOKASI NOMOR&

TANGGALREVISI

PARAF


1. Tujuan : Untuk menyeleksi mahasiswa peserta Beasiswa CSR di tingkatmasing-masing Program Studi yang ada Universitas PGRI AdiBuana Surabaya.

2. Ruang Lingkup : Berlaku untuk mahasiswa regular semester 4 utusan masing-masing Program Studi yang berprestasi di bidang akademik dannon akademik ( kegiatan ekstra dan ko kurikuler)

3. Definisi : Beasiswa CSR adalah beasiswa yang berasal dari Instansi lain.Beasiswa CSR diberikan kepada mahasiswa berprestasi dibidang akademik dengan IPK Minimal 3.00 serta aktif di bidangekstra dan ko kurikuler yang berasal dari keluarga kurangmampu.

4. Dokumen terkait: Pedoman Beasiswa CSR Peraturan Kegiatan Kemahasiswaan pada tahun yang berlaku


6. Rincian Prosedur

No Penanggungjawab

Aktivitas


Menerima Surat edaran dari Instansi lain tentang adanyaprogram beasiswa CSR


Melakukan rapat koordinasi tentang kuota programbeasiswa CSR dengan seluruh personil bidangkemahasiswaan


Memberi surat edaran kepada masing-masing Ka Proditentang penerima beasiswa CSR yang sesuai dengan kuota,dengan persyaratan yang sesuai dengan Pedoman BeasiswaCSR


Menerima berkas usulan mahasiswa calon penerimaBeasiswa CSR yang telah direkomendasikan oleh Kaprodi


Menyeleksi kelengkapan berkas usulan mahasiswa calonpenerima beasiswa CSR


Mengusulkan ke Rektor untuk memberikan SK bagimahasiswa calon penerima beasiswa CSR yang sudahditentukan melalui rapat bidang kemahasiswaan


Mengumumkan ke masing-masing Prodi mahasiswa yangmenerima beasiswa CSR


Mengundang seluruh mahasiswa penerima beasiswa CSRuntuk diberi pengarahan dan penandatanganan kontrak oleh


mahasiswa dengan Universitas.6.9 Kabid

KemahasiswaanMengumpulkan mahasiswa penerima beasiswa dan pihakbank yang ditunjuk untuk pembukaan rekening bank secarakolektif.

6.10 StaffKemahasiswaan

Mengumumkan kepada seluruh mahasiswa penerimabeasiswa apabila dana sudah cair dan mewajibkan mahasiswapenerima beasiswa untuk mengumpulkan print out bukutabungan dan KHS untuk keperluan laporan beasiswa.


Membuat laporan CSR sesuai dengan format yang telahditentukan oleh Instansi pemberi Beasiswa CSR



Berkas Laporan Penerima Beasiswa CSR



PROSEDUR MUTUAsuransi















LEMBAR PERUBAHAN


LOKASI NOMOR&

TANGGALREVISI

PARAF


1. Tujuan : Untuk memberikan asuransi kecelakaan kepada mahasiswa

2. Ruang Lingkup : Asurans berlaku untuk mahasiswa baru dan mulai angkatantahun 2012 asuransi diberikan selama 4 tahun kuliah diUniversitas PGRI Adi Buana Surabaya

3. Definisi : Asuransi adalah Pemberian santunan kepada mahasiswa yangmengalami kecelakaan, dan besarnya santunan sesuai denganpolis asuransi yang berlaku

4. Dokumen terkait: Polis Asuransi Peraturan Kegiatan Kemahasiswaan Dsb


6. Rincian Prosedur

No Penanggungjawab

Aktivitas


Memilih kantor asuransi yang menjadi rekanan


Mengidentifikasi nama-nama mahasiswa yang akan menjadipeserta asuransi


Mendaftarkan nama-nama mahasiswa yang akan menjadipeserta asuransi pada kantor asuransi


Menerima polis asuransi dan kartu peserta asuransi


Menerima ajuan klaim mahasiswa yang mengalami musibahkecelakaan


Meneliti kelengkapan berkas ajuan klain asuransi mahasiswa


Mengirimkan berkas klaim asuransi mahasiswa pada kantorasuransi untuk diproses lebih lanjut


Menerima dana klaim asuransi dari kantor asuransi


Memberikan dana klaim asuransi kepada mahasiswa ybs.

7. Catatan Mutu Polis asuransi Daftar Peserta Asuransi Kartu peserta asuransi


Berkas klaim asuransi



PROSEDUR MUTUSURAT MASUK- SURAT KELUAR


Yu Elly(Staf Kemahasiswaan)













LEMBAR PERUBAHAN


LOKASI NOMOR&

TANGGALREVISI

PARAF


1. Tujuan : Untuk memberi pelayanan surat menyurat

2. Ruang Lingkup : Kegiatan surat menyurat dilakukan untuk memfasilitasi semuakegiatan yang berhubungan dengan bidang kemahasiswaan

3. Definisi : Administrasi surat menyurat adalah 1. kegiatan menerima danmengagendakan surat masuk dan menindaklanjuti perihal suratmasuk, 2. Kegiatan membuat surat keluar dan mendistribusikansesuai tujuan surat

4. Dokumen terkait: Pedoman Kegiatan Kemahasiswaan


6. Rincian Prosedur

No Penanggungjawab

Aktivitas

6.1. StafKemahasiswaan

Menerima dan mendistribusikan surat masuk sesuai dengantujuan surat


Mengagendakan (mencatat dan menyimpan) surat masuk


Membuat konsep surat keluar sesuai dengan perihal surat


Mengagendakan dan mendistribusikan surat keluar sesuaidengan tujuan surat

7. Catatan Mutu Agenda surat masuk Agenda surat keluar



PROSEDUR MUTUSURAT AJUAN DAN PERTANGGANGJAWABAN ANGGARAN














LEMBAR PERUBAHAN


LOKASI NOMOR&

TANGGALREVISI

PARAF


1. Tujuan : Untuk menertibkan keluar masuknya anggaran kegiatankemahasiswaan

2. Ruang Lingkup : berlaku untuk semua Unit Kegiatan Kemahasiswaan,(Ormawa) yang menggunakan dana dari Universitas PGRI AdiBuana Surabaya

3. Definisi : SPJ adalah bukti pertanggungjawaban dari setiap kegiatanyang dibiayai oleh RAPBU Universitas PGRI Adi BuanaSurabaya melalui Bidang Kemahasiswaan

4. Dokumen terkait: Pedoman Universitas Peraturan Kegiatan Kemahasiswaan Dsb


6. Rincian Prosedur

No Penanggungjawab

Aktivitas


Menerima ajuan/proposal yang masuk dari UKM


Mengoreksi ajuan/proposal kegiatan yang masuk dari UKM


Mencairkan Anggaran kegiatan yang diajukan UKM keBagian Keuangan sesuai dengan ajuan dana yang ada diRAPBU Universitas


Menyerahkan dana kegiatan yang sudah diajukan UKMuntuk melaksanakan kegiatan


Menerima SPJ dari UKM setelah mengadakan kegiatan(maksimum 2 minggu setelah kegiatan)

7. Catatan Mutu Proposal Kegiatan UKM Daftar hadir peserta Dalam berorganisasi tersebut mahasiswa akan mendapatkan Point Penjaminan

Mutu sesuai dengan kedudukan jabatan yang sandangnya



PROSEDUR MUTULAYANAN PENILAIAN POIT KEGIATAN KEMAHASISWAAN


Yu Elly(Staf Kemahasiswaan)













LEMBAR PERUBAHAN


LOKASI NOMOR&

TANGGALREVISI

PARAF


1. Tujuan : Untuk mencatat point kegiatan mahasiswa dalam beraktivitasselama menjadi mahasiswa di Universitas PGRI Adi BuanaSurabaya

2. Ruang Lingkup : berlaku untuk semua Mahasiswa Universitas PGRI AdiBuana Surabaya, mulai angkatan tahun 2011

3. Definisi : setiap kegiatan yang dilakukan mahasiswa akan dicatat dalamkartu point. Mahasiswa yang akan diyudisium diwajibkanmendapatkon point minimal 75 point

4. Dokumen terkait: Pedoman Universitas Peraturan Kegiatan Kemahasiswaan Dsb


6. Rincian Prosedur

No Penanggungjawab

Aktivitas


Memberikan Buku Penjaminan Mutu Universitas kepadasemua mahasiswa baru pada saat ORMABA


Tanda tangan pada kolom kegiatan mahasiswa yang ada diBuku Penjaminan Mutu, yang diajukan mahasiswa denganmembawa bukti keikutsertaan kegiatan/sertifikat yangdidapat

7. Catatan Mutu Keaktifan Mahasiswa dalam berorganisasi/ikut kegiatan yang diadakan

Universitas ataupun lembaga diluar universitas dicatat dalam Kartu PenjaminanMutu

RINCIAN KEGIATAN BIDANG KEMAHASISWAANunipasby.ac.id/ckeditor/images-media/1523682329_5. SOP... ·...

Documents

Transcript of RINCIAN KEGIATAN BIDANG KEMAHASISWAANunipasby.ac.id/ckeditor/images-media/1523682329_5. SOP... ·...