Reviu Kuliah Manajemen Proyek

Sutjipto

Pengertian Proyek

• Bagian dari program atau kumpulan kegiatan• Diadakan dengan tujuan khusus• Alokasi sumberdaya kusus• Bersifat sementara (ada saat mulai dan saat

mengakhiri) integrasi dalam struktur organisasi• Mempercepat pembaharuan organisasi• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi• Menggunakan strktur organisasi matriks

Ciri

• Kegiatan bukan kegiatan rutin, bersifat unik• Dirancang untuk mempercepat proses perubahan

organiasi• Belum dikenal luas oleh anggota organisasi• Mempunyai resiko lebih besar dibandingkan

dengan kegiatan rutin • Memerlukan komitmen penuh dari pimpinan • Memerlukan strategi khusus untuk memasukkan

kembali dalam struktur

Manajemen Proyek

• Proyek memerlukan manajemen khusus• Manajemen: kegiatan untuk memanfaatkan

alokasi sumber maksimal• Dilakukan dalam situasi dan lingkungan yang

tidak biasa• Berorientasi pada hasil dan kinerja• Dikerjakan melalui kerja tim• Meminimalkan resiko

Inisiatif Proyek

• Masalah yang ditemui dalam business planning

• Masalah rutin sehari-hari yang memerlukan cross-functional team

• Unsur yang penting mendukung hasil tetapi tidak terakomodasi dalam rutin

• Ide-ide baru dari organoisasi• Hasil reviu dan evaluasi kinerja

Siklus Utama Proyek

• Identifikasi Peluang untuk suatu proyek• Seleksi Peluang • Definisi dan fokus proyek• Perencanaan• Pelaksanaan• Monitoring dan Evaluasi• Pengakhiran Proyek

Dinamika yang perlu diperhatikan dalam Manajemen Proyek

• Revisi definisi dan lingkup proyek• Perencanaan ulang• Revisi jadwal• Pemecahan berbagai masalah• Perencanaan untuk pemulihan kerugian• Perencanaan dan pelaksanaan rencana

alternatif (contingency) kalau ada kegagalan

Komponen Proyek

• Program Steering Team (terdiri dari senior manajer)—tugas melakukan reviu dan persetujuan suatu proyek

• Manajer Proyek• Tim Inti Proyek• Sponsor• Pemangku Kepentingan

Kriteria Seleksi Proyek

• Potensi keuntungan– Keuntungan modal– Keuntungan tambahan aset– Waktu kembali modal– Biaya resiko

• Perubahan dalam permintaan produk– Posisi sekarang tidak akan turun– Konsolidasi pasar– Pembukaan pasar baru

Kriteria……• Tingkat resiko– Resiko teknis– Menjadwal resiko– Gangguan organisasi

• Maksimalisasi kapasitas yang ada• Kebutuhan tambahan kapasitas• Maksimalisasi sumberdaya• Tambahan sumberdaya atau skill baru• Citra dan reputasi organisasi• Kemungkinan memperbaiki kultur organisasi

Lingkup Manajemen yang Penting

• Manajemen siklus kerja proyek (life cycle)• Manajemen kinerja• Memilih anggota tim• Membangun Tim• Mendorong berbagai inovasi• Menjaga jaringan kerja

Memulai Proyek

• Kalrifikasi semua aspek proyek– Arah, hasil, kinerja– Kejelasan target, biaya, resiko, waktu– Pengetahuan tentang tingkat partisipasi– Kejelasan tentang sponsor, pelanggan, pengguna,

pemangku kepentingan

• Kejelasan tentang hambatan dan resiko

Proposal Proyek

– Latar belakang:• Peluang• Usulan pemecahan• Kesesuain dengan business strategy• Keuntungan yang akan diperoleh• Analisis pasar• Posisi kompetitif• Prakondisi Sumberdaya• Prakiraan hambatan dan resiko

Proposal……

• Identifikasi kebutuhan dan ekspektasi pelanggan

• Schedule awal• Estimasi kebutuhan sumberdaya• Rencana biaya• Estimasi hasil dan keuntungan

Perencanaan

• Perlu untuk:– Mengurangi resiko dan ketidakpastian– Menetapkan standard kinerja– Memberikan dasar untuk pelaksanaan proyek– Menetapkan prosedur untuk mengontrol kerja

proyek– Mencapai hasil dalam waktu sesingkat mungkin

Perencanaan……

• Meliputi:– Siapa yang terlibat– Dari mana mulai pekerjaan– Apa saja fase-fase kunci– Struktur Rincian kerja– Alokasi tanggungjawab dan wewenang– Estimasi besaran kelompok, waktu, resiko,

masalah sumberdaya– Rencana alternatif (contingency)

Alat Prencanaan

Plan-opsProject budgetOrganization ChartsMultiple Activity ChartsGannt diaol DiagramgramFlow ChartCost ContrPERT

Manajemen Resiko• Sumber:– Business:

• Orientasi pasar• Kompetitor proyek• Hambatan hukum dan regulasi• Brand, citra, pendapat publik

– Proyek• Keamanan dan kerahasiaan• Suppot manajemen• Kegagalan subkontraktor• Sumberdaya yang tidak cocok• Tekonologi yang tidak memadai

Manajemen Resiko…– Sumber proyek…

• Ketidakjelasan tugas• Kurang pengalaman• Masalah kepribadian pelaksana• Tingkat inovasi yang diperlukan• Penjadwalan• Kualitas keluaran

– Sumber Tugas• Ketidakcocokan ntuigas dengan pelaksana• Tugas yang tidak jelas• Pembagian kerja yang tidak jelas• Pemberian wewenang dan tanggungjawab

Evaluasi Proyek

• Belajar dari pengalaman• Menggunakan hasil monitoring• Fokus Evaluasi:– Prestasi– Masalah ketenagaan dan teknis– Proses pelaksanaan proyek– Manajemen Proyek– Keuntungan:

• Hasil dan dampak• Perubahan dan penyesuaian dalam organisasi

Menutup Proyek

• Pertemuan dengan semua pemangku kepentingan

• Penyelesaian seluruh komitmen kontrak• Penentuian kriteria penyelesaian proyek• Penyiapan pengalihan tanggungjawab ke

struktural• Penyerahterimaan aset, sarana dan prasarana• Pengeditan proyek• Penyiapan laporan akhir