BAB I

RESTITUSI & RENDALADA BEKKES

RIDHO ASRA

1241012252

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

ANGKATAN II 2013/2014

FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS ANDALAS

RESTITUSI & RENDALADA BEKKES

A. RESTITUSI

Obat TAP (Tidak Ada dalam Persediaan) adalah keadaan dimana obat yang sangat diperlukan untuk pelayanan kepada pasien aik dalam keadaan emergensi maupun tidak emergensi, namun persediaan di Instalasi Farmasi, apotek depo obat rumah sakit sedang kosong, baik karena stok nihil maupun terdapat stok tapi dalam keadaan rusak atau kadaluarsa atau tidak memenuhi syarat. Pengadaan obat melalui restitusi adalah pelayanan obat kepada pasien dimana obat yang diperlukan TAP, dengan cara membelikan melalui apotek pihak ketiga atau apotek lain yang ditunjuk rumah sakit.

Restitusi adalah pengembalian dan dapat juga diartikan dengan penggantian. Untuk obat-obat yang tidak tersedia di apotek rawat jalan dan rawat inap dan obat dengan harga yang mahal maka pengambilan obat dilakukan di bagian restitusi. Obat-obat yang tidak ada dan obat yang harganya mahal itu dibuatkan copy resep rangkap tiga untuk kemudian di tebus di bagian restitusi. Tujuan dari apotek restitusi ini agar pasien dapat obat tepat waktu dan tepat jumlah yang dibutuhkan.

Apotek restitusi bekerja sama dengan apotek swasta RSPAD dan apotek Kimia Farma. Administrasi resep dilakukan oleh apotek restitusi yang kemudian obat diambil dari apotek swasta RSPAD dan apotek Kimia Farma. Obat-obat yang diambil dari apotek-apotek tersebut akan digantikan oleh negara. Sumber keuangan negara untuk apotek restitusi adalah dari DPK dan RBK dan pelayanan masyarakat swasta RSPAD.

Prosedur pengajuan restitusi pasien rawat jalan

a. Obat TAP oleh pasien atau keluarga pasien rawat jalan dibawa langsung ke Instalasi Farmasi untuk mengajukan restitusi

b. Kainstalasi Farmasi melakukan verifikasi resep yang diajukan restitusi meliputi : kelengkapan resep, validitas dokter penulis resep, validitas berhak atau tidaknya pasien menerima restitusi, ketersediaan obat, dosis atau jumlah yang diminta dan harga atau ketersediaan dana.

c. Apabila harga obat membutuhkan dana besar atau jenis obat yang direstitusi memerlukan perhatian khusus terkait lamanya pengobatan, harga, efektifitas pengobatan terkait kondisi pasien, serta tingkat keberhasilan pengobatan, maka kainstal farmasi meminta persetujuan secara berjenjang kepada pimpinan melalui Dirbinjangmed.

d. Setelah mendapat persetujuan pimpinan resep akan dilayani melalui apotek Kimia Farma atau apotek swasta RSPAD.

e. Apabila hasil verifikasi disimpulkan persetujuan cukup oleh kainstal farmasi, maka resep dilanjutkan ke apotek Kimia Farma untuk dana yang berasal

dari RBK dan DPK, serta apotek swasta RSPAD untuk dana yang berasal dari pelayanan masyarakat umum.

f. Setelah obat tersedia, obat segera diserahkan kepada pasien dengan pemberian informasi yang cukup terkait cara pemakaian obat.

Prosedur pengajuan restitusi pasien rawat inap

a. Pengajuan dilakukan oleh unit perawatan atau pelayanan karena ketersediaan obat TAP kepada ka instalasi farmasi.

b. Ka instalasi farmasi melakukan verifikasi, validitas permintaan, ketersediaan obat, dosis/jumlah yang diminta dan harga atau ketersediaan dana.

c. Apabila harga obat membutuhkan dana besar atau jenis obat yang direstitusi memerlukan perhatian khusus terkait lamanya pengobatan, harga, efektifitas pengobatan terkait kondisi pasien, serta tingkat keberhasilan pengobatan, maka kainstal farmasi meminta persetujuan secara berjenjang kepada pimpinan melalui Dirbinjangmed.

d. Setelah mendapat persetujuan pimpinan resep akan dilayani melalui apotek Kimia Farma atau apotek swasta RSPAD.

e. Apabila hasil verifikasi disimpulkan persetujuan cukup oleh kainstal farmasi, maka resep dilanjutkan ke apotek Kimia Farma untuk dana yang berasal dari RBK dan DPK, serta apotek swasta RSPAD untuk dana yang berasal dari pelayanan masyarakat umum.

f. Setelah obat tersedia, obat segera diserahkan kepada unit pelayanan yang meminta disertai pencatatan dan dokumentasi yang diperlukan.

Resep datang ke apotek restitusi kemudian resep diperiksa administrasinya dan di beri harga oleh apotek restitusi. Harga yang sudah didapatkan ini kemudian dimintai persetujuan ke pimpinan secara berjenjang. Obat dengan harga minimal 300 ribu rupiah persetujuan diberikan oleh kasub yanmatkes, harga diatas 300 ribu rupiah persetujuan diberikan oleh ka instalasi farmasi, harga diatas satu juta rupiah persetujuan diberikan oleh dirbinjangmed dan harga diatas 1,5 juta rupiah persetujuan diberikan oleh ka rumkit. Resep yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan dikembalikan ke apotek restitusi untuk dilayani. Resep akan diberikan ke apotek swasta RSPAD dan apotek Kimia Farma.

B. RENDAL ADA BEKKES

Bagian Perencanaan dan Pengendalian Pengadaan Bekal Kesehatan (Rendal Ada Bekkes) berada di bawah Direktorat Bina Penunjang Medis (Dirbinjangmed) yang bertugas merencanakan, mengendalikan, dan mengadakan perbekalan kesehatan, obat-obatan dan alat kesehatan sekali pakai. Kepala Bagian Administrasi Rendal

Ada Bekkes membawahi Urusan Perencanaan Perbekalan Kesehatan dan Urusan Pengendalian Pengadaan Perbekalan Kesehatan.

Tugas pokok dan kewajiban :

1. Merencanakan, menyusun, dan merumuskan program kerja bidang penunjang medic

2. Merencanakan, distribusi, dan pengendalian pengadaan serta inventori material kesehatan

3. Menyusun, evaluasi dan menyempurnakan penak

4. Mengkoordinasikan dan mengawasi laksgas unit penunjang medic Instalasi rawat inap, instalasi rawat jalan, instalasi patologi klinik, instalasi farmasi rumah sakit, gudang material, instalasi kamar operasi dan hemodialisa

A. Perencanaan

1. Dasar perencanaan RSPAD Gatot Subroto :

a) Pola perencanaan dan jumlah anggaran

b) Barang dropping

c) Stok yang tersisa dari pengadaan sebelumnya

d) Ketersediaan barang di pasaran

2. Pola perencanaan

Pola perencanaan RSPAD Gatot Subroto :

a) Historical base / konsumsi

Merupakan pola yang paling utama, berdasarkan data penggunaan bekal kesehatan tahun sebelumnya

b) Epidemiologi

Berdasarkan pola kejadian penyakit di masyarakat tahun sebelumnya

3. Sumber anggaran

Sumber Anggaran yang digunakan dalam pengadaan bekal kesehatan adalah:

a) DPK (Dana Pemeliharaan Kesehatan)

Merupakan dana yang diperoleh dari 2 % potongan gaji bruto dari TNI-AD dan PNS TNI AD. Pengeluaran dari dana ini dilakukan tiap bulan dan hanya untuk pembelian bekal kesehatan dan restitusi, biasanya memberikan sumbangsih 47 % dari total pembelian.

b) RBK (Rutin Bekal Kesehatan)

Merupakan dana yang diperoleh dari APBN. Pengeluaran dari dana ini dilakukan tiap triwulan dan hanya untuk semua bekal kesehatan dan alat kesehatan, biasanya memeberikan sumbangsih 9 % dari total pembelian.

c) Yanmasum (Pelayanan Masyarakat Umum)

Merupakan dana yang diambil dari keuntungan melayani masyarakat umum untuk menunjang kekurangan dana dari DPK dan RBK.

Untuk anggaran DPK dan RBK, perencanaan perbekalan kesehatan melalui Ketua Instalsi Farmasi dengan membuat daftar perencanaan perbekalan kesehatan dengan melihat data pemakaian di tiap depo farmasi dan gudang farmasi di rumah sakit setiap tahun yang kemudian ditujukan kepada kepala rumah sakit dengan tembusan pada bagian perencanaan dan pengadaan perbekalan kesehatan di rumah sakit. Perencanaan dan pengadaaan perbekalan kesehatan tersebut bersifat parsial yaitu perencanaan dalam setahun dengan pengadaan tergantung pada anggaran yang digunakan seperti anggaran DPK untuk setiap bulan dan anggaran RBK untuk setiap triwulan. Untuk anggaran kontribusi atau dana Yanmasum maka perencanaan melalui pimpinan rumah sakit kemudian melalui Direktur Pembinaan Penunjang Medis dan bagian perencanaan dan pengadaan rumah sakit, perencanaan tersebut merupakan perencanaan kebutuhan secara menyeluruh selama satu tahun.

4. Barang dropping

Barang dropping merupakan barang yang berasal dari :

a) Direktorat Kesehatan Angkatan Darat (DitKesAD) TNI :

• LAFI-AD, merupakan pabrik obat TNI-AD

• Labiomed, berupa infus

b) Pusat kesehatan TNI (integrasi dengan seluruh TNI yaitu AD, AL dan AU) : obat kanker, suplai medis untuk hemodialisa, implant orthopedic, dan cath jantung.

B. Pengadaan

1. Sistem pengadaan bekal kesehatan di RSPAD Gatot Subroto terdiri dari :

a) Sistem produksi,

Dengan sistem produksi, bekal kesehatan diproduksi oleh unit produksi RSPAD Gatot Subroto.

b) Sistem pembelian

Sistem pembelian di RSPAD Gatot Subroto mengikuti Peraturan Presiden RI no. 70 tahun 2012 dan Keputusan Presiden RI no. 80 tahun 2003, yaitu :

• Pelelangan atau tender

Dilakukan untuk pengadaan barang diatas Rp. 200.000.000,00-. Khusus untuk obat-obatan pembelian dilakukan untuk obat-obat yang sesuai dengan DOE Rumah Sakit.

Syarat tender :

- Harga tidak boleh di mark-up

- Pembelian melalui tender tidak boleh menguntungkan pihak tender

- Obat yang dibeli benar-benar dibutuhkan dengan jumlah yang sesuai

- Tender harus dilaksanakan oleh pelanksana pengadaan dalam hal ini Unit Layanan Pengadaan (ULP) dengan jumlah ganjil (tiga atau lima orang), dimana pengadaan sampai dengan Rp. 500.000.000,00- dilakukan oleh tiga orang dan pengadaan diatas Rp.500.000.000,00- dilakukan oleh lima orang

- Pemberitahuan ataupun pengumuman terkait adanya tender harus dilaksanakan secara terbuka di media massa, elektronik ataupun situs Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)

• Pemilihan langsung

Dilakukan apabila pelelangan tidak efisien dari segi biaya pelelangan, biasanya dilakukan untuk pengadaan barang dibawah Rp. 200.000.000,00-

• Penunjukkan langsung

Dilakukan untuk pengadaan skala kecil dengan nilai maksimum Rp. 50.000.000,00-, dengan ketentuan :

- untuk keperluan sendiri

- teknologi sederhana

- resiko kecil

- dilaksananakan oleh penyedia barang/jasa usaha orang perseorangan dan atau badan usaha kecil

Dilakukan untuk pengananan darurat yang pelaksanaannya tidak dapat ditunda.

• Swakelola

Dilakukan sendiri oleh penggunaa barang atau dikuasakan kepada instansi oemerintah bukan penanggung jawab anggaran/ kelompok masyarakat/ lembaga swadaya masyarakat

Pemilihan obat harus memenuhi persyaratan :

- Berasal dari pabrik yang telah CPOB / GMP

- Harga rendah dengan kualitas tinggi

- Telah teregistrasi dan beredar dipasaran

- Spesifikasi sesuai

Langkah Dalam Pengadaan Bekkes :

- Membuat daftar perbekalan farmasi yang dibutuhkan

- Menentukan jumlah item barang yang akan dibeli

- Mencocokan dengan anggaran yang ada

- Melakukan pengadaan dengan metode pengadaan yang terpilih

- Memilih supplier atau rekanan sesuai dengan kriteria

- Membuat persyaratan dalam kontrak kerja

- Memantau status pesanan

- Pengecekan barang yang diterima sesuai kontrak

- Melakukan pembayaran pada rekanan

C. Pengendalian

Fungsi pengendalian bekal kesehatan dilakukan pada:

a) Persediaan

Dilakukan pengendalian terhadap persediaan dengan melakukan pematauan ketersediaan, serta expired date. Harus diperhatikan ketersediaan barang di pasaran, terutama untuk barang tender, yang sifatnya harus tersedia setelah tender

dilakukan. Masa barang datang setelah tender dilakukan ± 3 bulan, sehingga pada saat tender dilakukan, expired date harus diperhatikan.

b) Perencanaan

Dilakukan pengendalian terhadap perencanaan pengadaan bekal kesehatan yang bertujuan mencegah perencanaan yang overbudget, sehingga perencanaan harus mengikuti pola perencanaan dan mengikuti skala prioritas ABC, VEN, atau kombinasi.

c) Pengadaan

Dilakukan pengendalian terhadap pengadaan bekal kesehatan yang meliputi pngendalian mulai dari proses pelelangan dilakukan dan pemantauan status pesanan hingga barang diterima di gudang material.

Alur Perencanaan, Pengadaan, dan Distribusi Bekal Kesehatan :

Pihak IFRS akan menyerahkan data yang dikumpulkan dari user mengenai pemakaian bekal kesehatan kepada DirBinJangMed bagian RENDALADA. Pengadaan kemudian dilakukan oleh ULP (Unit Layanan Pengadaan) dengan sistem lelang terbuka. Kemudian barang yang telah dibeli disimpan ke gudang material RSPAD Gatot Soebroto dan didistribusikan ke depo-depo farmasi melalui gudang farmasi.