RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

DI KANTOR PELAYANAN KEKAYAAN NEGARA DAN LELANG (KPKNL) SERPONG

DIREKTORAT JENDERAL KEKAYAAN NEGARA

Dyah Agustina Murtafiah (8)Kelas VII B, Prodip IV Akuntansi Khusus, STAN, Tangerang Selatan

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perpustakaan merupakan infrastruktur yang vital bagi suatu institusi yang

dibangun dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pegawainya. Hal inilah yang

menjadi pertimbangan Kepala KPKNL Serpong dalam merencanakan tersedianya ruang

perpustakaan di gedung kantor baru yang sedianya akan digunakan pada pertengahan

tahun 2015 ini.

Mencermati mekanisme pengelolaan perpustakaan di KPKNL Serang yang masih

berada dalam satu wilayah Kantor Wilayah DJKN Banten, kegiatan pencatatan buku

baru ataupun pencatatan data peminjaman dan pengembalian buku masih dilakukan

secara manual menggunakan buku agenda. Hal ini tentu saja mempersulit anggota

perpustakaan untuk memperoleh informasi mengenai penelusuran suatu buku dan

mempersulit pegawai yang menangani administrasi perpustakaan dalam mengelola

data buku, data peminjaman dan pengembalian buku serta pelaporan kepada pejabat

berwenang, dalam hal ini kepala subbagian umum.

Berdasarkan uraian di atas, Penulis tertarik untuk merancang sebuah sistem

informasi perpustakaan yang diharapkan dapat memberikan solusi terhadap kesulitan-

kesulitan administrasi yang dihadapi bila pengelolaan perpustakaan dilakukan secara

manual, sekaligus memberikan contoh bagaimana sistem informasi perpustakaan

KPKNL Serpong kelak dapat dikelola dengan baik.

B. Kerangka Pemikiran

Sistem yang akan di bangun adalah sistem informasi perpustakaan di mana

terdapat fasilitas penginputan data buku, data peminjam, transaksi peminjaman dan

pengembalian buku, pencatatan denda akibat keterlambatan pengembalian hingga

cetak laporan. Sistem akan dibangun menggunakan PHP (Hypertext Pre-processor) dan

MySQL.

Dengan adanya sistem ini diharapkan User akan mendapatkan beberapa

keuntungan seperti :

1. Membantu petugas untuk mencetak laporan per periode;

2. Mempermudah input data buku dan data peminjam. Data langsung tersimpan

dalam database;

3. Meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan data;

4. Proses peminjaman dan pengembalian buku menjadi lebih cepat dan efisien;

5. Sistem pembayaran denda akibat keterlambatan pengembalian buku akan berlaku

secara optimal.

C. Tinjauan Pustaka

1. Sistem Informasi

Sistem informasi didefinisikan sebagai suatu sistem dalam organisasi yang

merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur

dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting,

memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang

lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan

menyediakan suatu dasar informasi untuk pengembalian keputusan yang cerdik

(Jogiyanto, 2005).

2. Perpustakaan

Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung atau bangunan, atau

gedung itu sendiri yang berisi buku-buku koleksi yang disusun dan diatur sedemikian

rupa sehingga mudah dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan oleh

pembaca (Sutarno, 2003).

3. Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Jogiyanto HM (2005:794), Data Flow Diagram digunakan untuk

menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan

secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir

atau lingkungan fisik, dimana data tersebut akan disimpan. Dengan kata lain, Data Flow

Diagram adalah suatu model untuk menggambarkan aliran data dan proses dalam

mengolah data pada suatu sistem.

4. Flowchart

Menurut Jogiyanto (2005:795), Flowchart merupakan bagan (chart) yang

menunjukkan alir (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika.

Sedangkan Al- Bahra (2005:263) menyebutkan bahwa flowchart adalah bagan – bagan

yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah–langkah penyelesaian suatu

masalah.

5. Entity Relationship Diagram (ERD)

Al-Bahra (2005:142) menerangkan bahwa diagram relasi entitas merupakan

suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem

secara abstrak.

6. Bahasa Pemrogaman

PHP merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor. Merupakan bahasa

berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan diproses di server. Hasilnya

dikirim ke client, tempat pemakai menggunakan browser. Secara khusus, PHP

dirancang untuk membentuk Web dinamis. Artinya, PHP dapat membuat tampilan

berdasarkan permintaan user. Misalnya menampilkan isi database ke halaman web.

MySQL merupakan software sistem manajemen database (Database

Management Systems/DBMS) yang sangat populer di kalangan pemrogaman web,

terutama di lingkungan Linux dengan menggunakan script PHP dan Perl (sidik, 2005).

Software database ini kini telah tersedia pula pada platform sistem operasi windows.

II. PEMBAHASAN

A. Context Diagram

Context Diagram merupakan Data Flow Diagram yang digunakan untuk

menggambarkan proses kerja sistem secara umum. Context Diagram pada sistem

informasi perpustakaan ini adalah sebagai berikut :

Entitas luar yang berinteraksi dengan aplikasi adalah:

1. Admin memiliki peran antara lain:

a. Menentukan hak akses untuk user yang menggunakan sistem, apakah user

berperan sebagai Petugas, Kepala Perpustakaan, ataupun Admin lainnya, jika

admin sistem lebih dari satu.

b. Dapat menghapus hak akses user terhadap sistem

c. Dapat mencetak laporan tentang user-user mana saja yang menggunakan sistem.

2. Petugas memiliki peran antara lain :

a. Menginput data master buku, bacaan, dan anggota.

b. Mengelola peminjaman dan pengembalian buku melalui sistem.

c. Melihat dan Mencetak laporan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.

3. Kepala Perpustakaan, dalam hal ini dapat dijabat oleh Kepala Subbagian Umum,

memiliki peran antara lain : memiliki akses untuk melihat dan mencetak laporan

data master buku, bacaan, anggota, serta transaksi peminjaman dan pengembalian.

4. Anggota Perpustakaan memiliki peran antara lain :

a. Mendaftarkan diri nya menjadi anggota perpustakaan lewat Petugas.

b. Meminjam dan mengembalikan buku.

c. Membayar denda jika terlambat mengembalikan buku.

Anggota perpustakaan tidak berinteraksi langsung lewat sistem, melainkan

diperantarai oleh petugas.

B. Analisis Kebutuhan Sistem

Tujuan dari tahap ini adalah mengetahui kebutuhan apa saja yang dibutuhkan

untuk membangun sistem ini :

1. Kebutuhan Fungsional (Functional Requirement)

Kebutuhan fungsional ini menggambarkan kebutuhan apa saja yang berkaitan

dengan sistem. Kebutuhan sistem informasi perpustakaan ini minimal dapat

menangani proses berikut :

a. Manajemen user

b. Pemeliharaan data anggota

c. Pemeliharaan data koleksi

d. Sirkulasi, yaitu transaksi peminjaman dan pengembalian

e. Menampilkan berita/pengumuman/informasi perpustakaan

f. Download koleksi digital

g. Resensi sebuah buku

h. Penelusuran koleksi

i. Usulan pertambahan koleksi

j. Pembuatan laporan.

2. Kebutuhan Nonfungsional (Nonfunctional Requirement)

Kebutuhan nonfungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang

dimiliki oleh sistem tersebut. Untuk mengimplementasikan aplikasi ini maka

dibutuhkan beberapa komponen pendukung diantaranya yaitu perangkat keras dan

perangkat lunak.

Minimum perangkat keras yang dibutuhkan :

1. Processor : Intel Core 2 Duo

2. Memory : 1 GB

3. Hard disk : 160 GB

Perangkat lunak yang dibutuhkan :

1. Sistem Operasi : Windows XP, Windows 7

2. Web Server : Apache

3. Browser :Mozilla, Chrome

4. Bahasa Pemrograman : HTML, PHP, Java Script

5. Tool : Notepad++

6. DBMS : MySQL

C. Desain Sistem

1. Data Flow Diagram (DFD) Level 1

DFD Level 1 Sistem informasi perpustakaan ini, menampilkan entitas, proses,

data store dan aliran data yang menunjukan alur jalannya data didalam sistem :

Proses DFD Level 1 :

Nama Deskripsi

Hak AksesBerisi proses pengolahan data hak akses tentang siapa-siapa

saja yang berhak mengakses sistem.

Pengolahan MasterBerisi proses pengolahan data master system, yaitu data buku,

anggota, bacaan dan petugas.

Peminjaman Berisi proses pengolahan data peminjaman buku.

Laporan Berisi proses pembuatan dan pencetakan laporan

NIP

Aliran data DFD Level 1 :

Nama Deskripsi

User Data seluruh user yang bisa mengakses sistem

Buku Data seluruh buku

Anggota Data seluruh anggota

Bacaan Data seluruh Bacaan

Petugas Data seluruh petugas

Pinjam Data seluruh transaksi peminjaman dan pengembalian buku.

2. Entity Relationship Diagram (ERD)-Basic Relational Model

Entity Relationship Diagram (ERD) menggambarkan relasi antara entitas-entitas

yang berkaitan dalam sistem informasi perpustakaan pada KPKNL Serpong :

NIP

ALAMAT NIP

Keterangan entitas pada ERD :

No Nama Deskripsi Atribut Primary Key

Foreign Key

1 Anggota Menyimpan data-data anggota perpustakaan

- nip- nama- jenis_kelamin- alamat- no_telepon

nip

2 Buku Menyimpan Data-data Buku

- no_stanbuk- judul- pengarang- penerbit- tahun edisi- stock

no_stanbuk

3 Bacaan Menyimpan data-data bacaan

- no_bacaan- Judul- deskripsi- jenis(Jurnal, Majalah)

no_bacaan

4 Petugas Menyimpan data-data petugas yang berinteraksi dengan sistem

- no_petugas- nama_petugas- jenis_kelamin- alamat- no_telepon

no_petugas

5 User Menyimpan data-data hak akses sistem

- username- password- status(Admin, Petugas, Kepala Perpustakaan)

username

6 Pinjam Menyimpan data-data transaksi peminjaman dan pengembalian buku serta denda

- no_stanbuk- nip- tgl_pinjam- tgl_kembali- tgl_terima- denda- no_petugas

no_stanbuk - nip- no_petugas

3. Flowchart Aplikasi

Desain bagan alir aplikasi (flowchart aplikasi) pada sistem informasi

perpustakaan pada KPKNL Serpong :

4. Rancangan Database

Berikut ini adalah perancangan database sistem informasi perpustakaan pada

KPKNL Serpong. Dalam perancangan database ini terdapat enam database yang

dirancang berdasarkan ERD yang telah dibuat. Tabel-tabel dibawah ini menjelaskan

deskripsi tabel yang dirancang pada database berdasarkan ERD di atas :

a. Tabel Data Anggota

Nama Field Type Width Keterangan

nip Varchar 15 NIP Pegawai (*)

nama Varchar 40 Nama Pegawai

jenkel Enum Jenis Kelamin Pegawai

alamat Varchar 100 Alamat Pegawai

no_telepon Varchar` 13 No. Telepon yang Bisa Dihubungi

b. Tabel Data Bacaan

Nama Field Type Width Keterangan

no_bacaan Varchar 15 ID Bacaan (*)

judul Varchar 50 Judul Bacaan

tanggal Date Tanggal Bacaan

deskripsi Varchar 100 Deskripsi Bacaan

jml_eksemplar Integer 3 Stock Yang Tersedia

jenis Enum Bisa Jurnal atau majalah

pdf Varchar 50 File PDF Bacaan (Jika ada)

c. Tabel Data Buku

Nama Field Type Width Keterangan

no_stanbuk Varchar 15 ID Buku (*)

judul Varchar 50 Judul Buku

pengarang Varchar 40 Pengarang Buku

penerbit Varchar 40 Penerbit Buku

tahun_edisi Varchar 4 Tahun Dikeluarkannya Buku

stock Integer 2 Stock yang Tersedia

pdf Varchar 50 File PDF Buku (Jika ada)

d. Tabel Data Petugas

Nama Field Type Width Keterangan

no_petugas Varchar 15 Nomor Induk Pegawai (*)

nama Varchar 30 Nama Petugas

jenkel Enum Jenis Kelamin Petugas

alamat Varchar 50 Alamat Petugas

no_telepon Varchar 15 No. Telepon yang Bisa Dihubungi

e. Tabel Data Pinjam

Nama Field Type Width Keterangan

no_stanbuk Varchar 15 ID Buku yang Dipinjam (*)

nip Varchar 15 NIP pegawai yang Meminjam (**)

tgl_pinjam Date Tanggal Peminjaman Buku

tgl_kembali Date Tanggal Buku Harusnya Dikembalikan

tgl_terima Date Tanggal Buku Diterima

denda Integer 6 Denda jika Tanggal Terima lewat Dari Tanggal Kembali

no_petugas Varchar 15 NIP milik petugas ketika peminjaman buku (**)

f. Tabel Data UserNama Field Type Width Keterangan

Username Varchar 15 Nomor Pegawai Perpustakaan (*)

Password Varchar 30 Password Ketika Login

Status Enum Status Pegawai (Admin, Petugas, Kepala Perpustakaan)

Ket : (*) Primary Key (**) Foreign Key

III. KESIMPULAN DAN SARAN

Dari penjelasan perancangan sistem informasi perpustakaan pada KPKNL

Serpong, dapat disimpulkan bahwa :

1. Sistem informasi ini dapat digunakan sebagai tool yang sangat berguna untuk

mengelola perpustakaan KPKNL Serpong sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien

dan informasi yang disampaikan akan lebih akurat.

2. Sistem informasi ini membantu petugas untuk mengelola laporan secara

terkomputerisasi.

Saran yang dapat Penulis sampaikan :

1. Perlu dilakukan pelatihan kepada pegawai perpustakaan KPKNL Serpong yang

menggunakan sistem informasi ini nantinya.

2. Perlu dilakukan backup data secara rutin untuk menghindari kehilangan data pada

saat komputer mengalami kerusakan atau terkena virus.

3. Tampilan halaman user dapat dibuat lebih indah dengan animasi maupun tampilan

gambar dan sebagainya, agar user lebih nyaman dalam menggunakan sistem ini.

4. Agar sistem ini dapat berjalan lebih baik, sebaiknya browser yang digunakan ialah

jenis browser mozilla ataupun chrome versi update.

IV. DAFTAR PUSTAKA

Iskandar (2008). Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan Politeknik

Bengkalis Berbasis Web dengan Menggunakan PHP dan SQL Server. Paper

dipresentasikan pada Seminar Nasional Industri dan Teknologi [SNIT] 2008 Bengkalis.

Rivaldi, M. (2014). Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan. Riau:

Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim.

Sari, Fatma Leli (2013). Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen

Perpustakaan Pada The Frontier Aceh. Banda Aceh: STMIK U’Budiyah Indonesia.

Sofyan, Marwadi (2010). Rivaldi, M. (2014). Rancang Bangun Sistem Informasi

Perpustakaan Pusat Pembinaan Kompetensi dan Pelatihan Konstruksi (Pusbin KPK)

Departemen Pekerjaan Umum (DPU). Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah.