r KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT ...€¦ · Sehubungan dengan telah...
Transcript of r KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT ...€¦ · Sehubungan dengan telah...
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
r
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
SURAT EDARAN
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
A. Umum
Sehubungan dengan telah dilaksanakannya tugas penerimaan, pemindaian, perekaman,
dan penyimpanan dokumen perpajakan, serta transfer data perpajakan di Pusat
Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (PPDDP) dan Kantor Pengolahan Data dan
Dokumen Perpajakan (KPDDP), serta adanya proses relokasi eksternal kemasan atau
dokumen Surat Pemberitahuan (SPT) dari PPDDP ke KPDDP, dengan ini perlu diatur
Prosedur Peminjaman, Permintaan Salinan, dan Pengembalian Surat Pemberitahuan
pada PPDDP dan KPDDP di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini dimaksudkan menjadi acuan atau petunjuk
pelaksanaan bagi seluruh unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak dalam
melakukan peminjaman, permintaan salinan, dan pengembalian berkas asli SPT di
PPDDP dan KPDDP.
2. Tujuan
Surat Edaran ini bertujuan agar terdapat kejelasan dan keseragaman mengenai
prosedur peminjaman, permintaan salinan, dan pengembalian berkas asli SPT di
PPDDP dan KPDDP oleh seluruh unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak
dimana prosedur peminjamannya melalui Kantor Pelayanan Pajak tempat Wajib
Pajak terdaftar.
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini meliputi prosedur penyelesaian
peminjaman, permintaan salinan, dan pengembalian berkas SPT di PPDDP serta
prosedur penyelesaian peminjaman, permintaan salinan, dan pengembalian berkas asli
SPT di KPDDP.
D. Dasar ...
-2-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
D. Dasar
1. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 84/PMK.01/2007 tanggal 31 Juli 2007 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan
sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor
171/PMK.01/2012 tanggal 6 Nopember 2012.
2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 133/PMK.01/2011 tanggal 18 Agustus 2011
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data dan Dokumen
Perpajakan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor
172/PMK.01/2012 tanggal 6 Nopember 2012.
3. Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-76/PJ/2015 tentang Tata Cara
Relokasi Eksternal Kemasan Surat Pemberitahuan atau Dokumen Surat
Pemberitahuan dari Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan ke Kantor
Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan.
E. Pengertian
Dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini yang dimaksud dengan:
1. Unit Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan yang selanjutnya disingkat UPDDP
adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) di bidang pengolahan data dan dokumen
perpajakan yang meliputi unit organisasi Pusat Pengolahan Data dan Dokumen
Perpajakan (PPDDP) dan Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan
(KPDDP).
2. Surat Pemberitahuan yang selanjutnya disebut SPT adalah SPT yang dikelola oleh
UPDDP.
3. Unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak (DJP) meliputi Kantor Pusat,
Kantor Wilayah DJP dan KPP di seluruh Indonesia.
4. Surat Permohonan Peminjaman Berkas adalah Surat permohonan peminjaman
berkas asli SPT yang didalamnya berisi tujuan dan lamanya peminjaman berkas asli
SPT.
5. Berita Acara Serah Terima adalah Berita Acara yang ditandatangani oleh Kepala
Seksi dan Pegawai KPP yang ditunjuk yang digunakan sebagai tanda bukti
penyerahan Berkas SPT dari UPDDP ke KPP (Peminjam Berkas).
6. Surat Permintaan Salinan Berkas adalah surat dari KPP (Peminjam Berkas) ke
UPDDP yang berisi permintaan salinan berkas SPT beserta alasan permintaan
salinan tersebut.
7. Document Management System yang selanjutnya disingkat DMS adalah aplikasi
berbasis Web yang digunakan untuk melihat image SPT hasil proses pemindaian
SPT di UPDDP.
8. Berita Acara Penggantian Segel adalah Berita Acara yang digunakan sebagai bukti
telah dibukanya segel kemasan SPT dan telah ditutup serta disegel kembali dengan
alasan peminjaman SPT, pengembalian SPT atau alasan lain yang ditandatangani
oleh:
a. Pegawai PPDDP dan Petugas Gudang Pihak Ketiga untuk kemasan SPT yang
disimpan di gudang Pihak Ketiga; atau
b. Admin Gudang dan Kepala Seksi untuk kemasan yang disimpan di Gudang
UPDDP.
F. Materi ...
-3-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
F. Materi
I. Peminjaman Berkas SPT
1. Peminjaman berkas asli SPT yang dikelola UPDDP oleh unit kerja di lingkungan
DJP harus diajukan melalui KPP tempat Wajib Pajak terdaftar dengan
menyampaikan Surat Permohonan Peminjaman Berkas dengan menyertakan
alasan pemanfaatan data SPT atas Wajib Pajak yang dimaksud dan jangka
waktu peminjaman.
2. Kepala KPP tempat Wajib Pajak terdaftar mengirim Surat Permohonan
Peminjaman Berkas ke UPDDP sesuai permintaan Peminjam Berkas Asli SPT.
3. Apabila berkas SPT tidak diolah di UPDDP, UPDDP mengirim Surat
Pemberitahuan ke KPP bahwa Berkas SPT tidak diolah di UPDDP.
4. Apabila berkas SPT diolah di UPDDP, UPDDP mengirim Surat Pemberitahuan
Pengambilan Berkas SPT ke KPP (Peminjam Berkas).
5. Dalam hal KPP mengajukan permohonan peminjaman ke PPDDP, maka:
a. pegawai PPDDP melakukan inquiry pada aplikasi untuk mengetahui letak
penyimpanan berkas asli SPT.
b. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang PPDDP,
Pelaksana PPDDP mengambil berkas dari Gudang Penyimpanan Berkas
SPT.
c. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang Pihak
Ketiga, Kepala PPDDP menugaskan pegawainya untuk mengambil berkas
asli SPT dengan membawa Surat Tugas Pengambilan Berkas Asli SPT
sesuai dengan Prosedur Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan di
Gudang Pihak Ketiga.
d. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di KPDDP, PPDDP
mengirim permohonan permintaan peminjaman berkas asli SPT ke KPDDP
sesuai dengan Prosedur Peminjaman Berkas Asli SPT yang Disimpan di
Gudang KPDDP.
6. Kepala KPP tempat Wajib Pajak terdaftar menunjuk pegawainya untuk
mengambil berkas asli SPT dengan membawa Surat Permohonan Peminjaman
Berkas Asli SPT dan Surat Tugas Peminjaman Berkas Asli SPT.
7. Pelaksana UPDDP membuat salinan berkas SPT, meneliti kesesuaian salinan
dengan Berkas asli SPT, menyerahkannya kepada Kepala Seksi untuk
dilegalisasi dengan memberi paraf setiap lembarnya.
8. Serah terima berkas asli SPT yang dipinjam dibuktikan dengan penerbitan
Berita Acara Serah Terima Berkas SPT.
9. Peminjaman berkas asli SPT di UPDDP dapat diperpanjang dengan
menyampaikan Surat Permohonan Perpanjangan Peminjaman Berkas ke KPP
tempat Wajib Pajak terdaftar dengan tembusan ke UPDDP sebelum berakhirnya
batas waktu peminjaman.
II. Permintaan Salinan Berkas SPT
1. Permintaan salinan berkas asli SPT oleh unit kerja di lingkungan DJP harus
diajukan ke KPP tempat Wajib Pajak terdaftar dengan menyampaikan Surat
Permintaan Salinan Berkas Asli SPT yang menyertakan alasan pemanfaatan
data SPT atas Wajib Pajak yang dimaksud.
2. Kepala ...
-4-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
2. Kepala KPP tempat Wajib Pajak terdaftar menindaklanjuti permohonan dari unit
kerja di lingkungan DJP dengan mengirim Surat Permintaan Salinan Berkas ke
UPDDP.
3. Apabila berkas asli SPT tidak diolah di UPDDP atau image SPT sudah tersedia
di Aplikasi DMS, UPDDP mengirim Surat Pemberitahuan ke KPP bahwa Berkas
SPT tidak diolah di UPDDP atau image SPT sudah tersedia di DMS dan KPP
dapat mengunduh serta mencetaknya.
4. Apabila berkas asli SPT telah selesai diolah di UPDDP akan tetapi image SPT
belum dapat diakses oleh KPP, Pegawai UPDDP membuat salinan berkas asli
SPT dengan mencetak image SPT melalui aplikasi DMS.
5. Dalam hal KPP mengajukan permintaan salinan ke PPDDP, maka:
a. pegawai PPDDP melakukan inquiry pada aplikasi untuk mengetahui letak
penyimpanan berkas SPT apabila berkas SPT diolah di PPDDP dan image
belum tersedia di DMS.
b. Dalam hal letak penyimpanan berkas SPT berada di Gudang PPDDP,
Pelaksana PPDDP mengambil berkas dari Gudang Penyimpanan Berkas
Asli SPT, kemudian membuat salinannya.
c. Dalam hal letak penyimpanan berkas SPT berada di Gudang Pihak Ketiga,
Kepala UPDDP menugaskan pegawainya untuk mengambil berkas asli SPT
dengan membawa Surat Tugas Pengambilan Berkas Asli SPT sesuai
dengan Prosedur Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang
untuk kepentingan membuat salinan berkas asli SPT.
d. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di KPDDP, PPDDP
mengirim permohonan permintaan salinan berkas asli SPT ke KPDDP
sesuai dengan Prosedur Peminjaman Berkas Asli SPT yang Disimpan di
Gudang KPDDP.
6. Salinan berkas yang sudah dibuat oleh Pelaksana UPDDP, diserahkan kepada
Kepala Seksi untuk dilegalisasi dengan memberi paraf pada setiap lembarnya.
7. UPDDP menyampaikan salinan berkas SPT ke KPP (Pemohon Salinan Berkas
Asli SPT) dengan Surat Pengantar Salinan Berkas Asli SPT.
III. Pengembalian Berkas SPT
1. Kepala KPP tempat Wajib Pajak terdaftar menunjuk pegawai KPP untuk
mengembalikan berkas asli SPT yang dipinjam ke UPDDP dengan membawa
Surat Tugas Pengembalian Berkas Asli SPT beserta dengan berkas asli SPT.
2. UPDDP meneliti kesesuaian berkas SPT dengan salinan berkas saat KPP
Peminjam Berkas mengembalikan berkas SPT.
a. Dalam hal berkas SPT tidak sesuai dengan salinan berkas, UPDDP
menerbitkan Berita Acara Penolakan Berkas SPT yang ditandatangani oleh
Kepala Seksi dan Perwakilan/Pegawai yang ditugaskan oleh KPP untuk
mengembalikan berkas SPT.
b. Dalam hal berkas SPT sesuai dengan salinan berkas, UPDDP menerbitkan
Berita Acara Pengembalian Berkas Asli SPT yang ditandatangani oleh
Kepala Seksi dan Perwakilan/Pegawai yang ditugaskan oleh KPP untuk
mengembalikan berkas SPT.
3. Berkas asli SPT yang telah dikembalikan oleh Peminjam Berkas Asli SPT,
disimpan kembali pada kemasan berkas asli SPT tersebut.
4. Dalam ...
-5-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
4. Dalam hal pengembalian berkas asli SPT di PPDDP, maka:
a. Pelaksana PPDDP melakukan inquiry pada aplikasi untuk mengetahui letak
penyimpanan berkas asli SPT.
b. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang Pihak
Ketiga, PPDDP melakukan pengembalian berkas asli SPT sesuai dengan
Prosedur Pengembalian Berkas Asli SPT ke Gudang Pihak Ketiga.
c. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang KPDDP,
maka:
1) PPDDP melakukan pengembalian berkas asli SPT sesuai dengan
Prosedur Pengembalian Berkas Asli SPT ke Gudang KPDDP.
2) KPDDP menindaklanjuti pengembalian berkas asli SPT dari PPDDP
sesuai dengan Prosedur Penyelesaian Pengembalian Berkas Asli SPT
yang Dipinjam oleh PPDDP.
5. Jangka waktu pengembalian berkas asli SPT yang dipinjam oleh KPP paling
lama 6 (enam) bulan sejak berkas asli SPT diterima oleh KPP.
6. Jangka waktu sebagaimana dimaksud pada angka 5 dapat diperpanjang
dengan mengirim Surat Pemberitahuan ke KPP tempat Wajib Pajak terdaftar
dengan tembusan ke UPDDP.
G. Prosedur
1. Alur proses peminjaman dan pengembalian berkas asli SPT yang dikelola UPDDP di
lingkungan DJP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran I Surat Edaran Direktur
Jenderal Pajak ini.
2. Prosedur penyelesaian peminjaman berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) di
PPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran II Surat Edaran Direktur Jenderal
Pajak ini.
3. Prosedur permohonan peminjaman berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) yang
Disimpan di Gudang KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran III Surat
Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
4. Prosedur pengambilan berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) yang Disimpan di
Gudang Pihak Ketiga sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran IV Surat Edaran
Direktur Jenderal Pajak ini.
5. Prosedur penyelesaian peminjaman berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) di
KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran V Surat Edaran Direktur Jenderal
Pajak ini.
6. Prosedur penyelesaian peminjaman berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) dari
PPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran VI Surat Edaran Direktur Jenderal
Pajak ini.
7. Prosedur penyelesaian permintaan salinan berkas asli SPT di PPDDP sebagaimana
ditetapkan dalam Lampiran VII Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
8. Prosedur penyelesaian permintaan salinan berkas asli SPT dari PPDDP
sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran VIII Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak
ini.
9. Prosedur penyelesaian permintaan salinan berkas asli SPT di KPDDP sebagaimana
ditetapkan dalam Lampiran IX Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
10. Prosedur ...
-7-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN I
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-8-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
ALUR PROSES PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SPT YANG DIKELOLA PPDDP DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
A. Deskripsi:
Alur proses ini menguraikan gambaran besar alur proses peminjaman dan pengembalian
berkas asli SPT yang dikelola PPDDP oleh unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal
Pajak sebagai Peminjam Berkas. Proses dimulai dari permohonan peminjaman berkas asli
SPT ke KPP tempat WP terdaftar sampai dengan pengembalian berkas asli SPT ke
PPDDP.
B. Alur Proses:
1. Peminjam berkas mengajukan peminjaman berkas asli SPT yang dikelola PPDDP
melalui KPP tempat WP terdaftar dengan menyampaikan Surat Permohonan
Peminjaman Berkas Asli SPT ke KPP tempat WP terdaftar dengan menjelaskan alasan
dan jangka waktu peminjaman.
2. Dalam hal berkas SPT diolah oleh PPDDP, KPP tempat WP terdaftar mengajukan
permohonan peminjaman berkas asli SPT ke PPDDP.
3. Dalam hal berkas SPT disimpan di Gudang Pihak Ketiga, PPDDP melakukan
pengambilan berkas asli SPT ke Gudang Pihak Ketiga terlebih dahulu sesuai Prosedur
Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga (Lampiran IV)
sebelum diserahkan ke KPP.
4. Dalam hal berkas SPT disimpan di Gudang KPDDP, PPDDP melakukan peminjaman
berkas asli SPT ke KPDDP terlebih dahulu sesuai Prosedur Permohonan Berkas Asli
SPT yang Disimpan di Gudang KPDDP (Lampiran III) sebelum diserahkan ke KPP.
5. KPDDP menindaklanjuti permintaan peminjaman berkas asli SPT dari PPDDP sesuai
dengan Prosedur Penyelesaian Peminjaman Berkas Asli SPT dari PPDDP (Lampiran
VI).
6. PPDDP menindaklanjuti Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT oleh KPP
tempat Wajib Pajak terdaftar sesuai dengan Prosedur Penyelesaian Peminjaman
Berkas Asli Surat Pemberitahuan (SPT) di PPDDP (Lampiran II).
7. Pegawai KPP tempat Wajib Pajak terdaftar yang ditunjuk oleh Kepala Kantor
mengambil berkas asli SPT yang dipinjam ke PPDDP dengan membawa Surat
Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT dan Surat Tugas Peminjaman Berkas Asli
SPT.
8. Peminjam berkas mengembalikan berkas asli SPT yang dikelola PPDDP melalui KPP
tempat WP terdaftar.
9. Pegawai KPP tempat Wajib Pajak terdaftar yang ditunjuk oleh Kepala Kantor
mengembalikan berkas asli SPT ke PPDDP dengan membawa Surat Tugas
Pengembalian Berkas Asli SPT.
LAMPIRAN I
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-9-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
10. PPDDP menindaklanjuti berkas SPT yang dikembalikan oleh KPP WP Pemilik SPT
terdaftar sesuai dengan Prosedur Penyelesaian Pengembalian Berkas Asli Surat
Pemberitahuan (SPT) di PPDDP (Lampiran XI).
11. Dalam hal penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang Pihak Ketiga, PPDDP
melakukan pengembalian berkas asli SPT yang dikembalikan oleh KPP ke Gudang
Pihak Ketiga sesuai dengan Prosedur Pengembalian Berkas Asli SPT ke Gudang Pihak
Ketiga (Lampiran XIII).
12. Dalam hal penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang KPDDP, PPDDP
melakukan pengembalian berkas asli SPT yang dikembalikan oleh KPP ke KPDDP
sesuai dengan Prosedur Pengembalian Berkas Asli SPT ke Gudang KPDDP (Lampiran
XII).
13. KPDDP menindaklanjuti pengembalian berkas asli SPT dari PPDDP sesuai dengan
Prosedur Penyelesaian Pengembalian Berkas Asli SPT yang Dipinjam oleh PPDDP
(Lampiran XV).
14. Proses selesai.
-10-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart):
Alur Proses Peminjaman dan Pengembalian Berkas Asli SPT yang dikelola PPDDP di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak
P
ro
se
s P
em
injm
an
an
B
erka
s A
sli S
PT
P
ro
se
s P
en
ge
mb
alia
n B
erka
s A
sli S
PT
Gudang Pihak KetigaKPDDPPPDDPKPP tempat WP
Terdaftar Peminjam Berkas
Selesai
Berkas SPTPengembalian berkas asli
SPT ke PPDDP
Berkas asli SPT
Pengembalian berkas asli
SPT ke KPP
Mulai
Berkas asli SPT
Pengajuan
peminjaman
berkas asli SPT ke
KPP WP terdaftar
Pengajuan permohonan
peminjaman berkas asli
SPT ke PPDDP/KPDDP
Prosedur Penyelesaian
permohonan peminjaman
berkas asli SPT
Prosedur pengambilan
berkas asli SPT yang
Disimpan di Gudang
Pihak Ketiga
Prosedur Penyelesaian
permohonan peminjaman
berkas asli SPT dari
PPDDP
Prosedur permohonan
peminjaman berkas asli
SPT yang Disimpan di
Gudang KPDDP
di Relokasi?Gudang Pihak
Ketiga?Tidak
Ya
Tidak
Melakukan pengambilan
berkas asli SPT
Prosedur penyelesaian
pengembalian berkas asli
SPT di PPDDP
Prosedur penyelesaian
pengembalian berkas asli
SPT ke Gudang Pihak
Ketiga
Prosedur penyelesaian
pengembalian berkas asli
SPT yang dipinjam oleh
PPDDP
Disimpan di
Gudang
PPDDP?
Gudang Pihak
Ketigai?
Ya
Prosedur penyelesaian
pengembalian berkas asli
SPT ke Gudang KPDDP
Melakukan pengembalian
berkas asli SPTYa
TidakTidak
Ya
Selesai
Selesai
-11-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
ALUR PROSES PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SPT YANG
DIKELOLA KPDDP DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
A. Deskripsi:
Alur proses ini menguraikan gambaran besar alur proses peminjaman dan pengembalian
berkas asli SPT yang dikelola KPDDP oleh unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal
Pajak sebagai Peminjam Berkas. Proses dimulai dari permohonan peminjaman berkas asli
SPT ke KPP tempat WP terdaftar sampai dengan pengembalian berkas asli SPT ke
KPDDP.
B. Alur Proses:
1. Peminjam berkas mengajukan peminjaman berkas asli SPT yang dikelola KPDDP
melalui KPP tempat WP terdaftar dengan menyampaikan Surat Permohonan
Peminjaman Berkas Asli SPT ke KPP tempat WP terdaftar dengan menjelaskan alasan
dan jangka waktu peminjaman.
2. Dalam hal berkas asli SPT diolah oleh KPDDP, KPP tempat WP terdaftar mengajukan
permohonan peminjaman berkas asli SPT ke KPDDP.
3. KPDDP menindaklanjuti Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT oleh KPP
tempat Wajib Pajak terdaftar sesuai dengan Prosedur Penyelesaian Peminjaman
Berkas Asli Surat Pemberitahuan (SPT) di KPDDP (Lampiran V).
4. Pegawai KPP tempat Wajib Pajak terdaftar yang ditunjuk oleh Kepala Kantor
mengambil berkas asli SPT yang dipinjam ke KPDDP dengan membawa Surat
Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT dan Surat Tugas Peminjaman Berkas Asli
SPT.
5. KPP tempat WP terdaftar menindaklanjuti berkas SPT yang dipinjam kepada Peminjam
Berkas sesuai dengan Prosedur Penyelesaian Permintaan Peminjaman di KPP.
6. Peminjam berkas mengembalikan berkas SPT yang dikelola KPDDP melalui KPP
tempat WP terdaftar.
7. Pegawai KPP tempat Wajib Pajak terdaftar yang ditunjuk oleh Kepala Kantor
mengembalikan berkas fisik SPT ke KPDDP dengan membawa Surat Tugas
Pengembalian Berkas Asli SPT.
8. KPDDP menindaklanjuti berkas SPT yang dikembalikan oleh KPP WP Pemilik SPT
terdaftar sesuai dengan Prosedur Penyelesaian Pengembalian Berkas Asli Surat
Pemberitahuan (SPT) di KPDDP (Lampiran XIV).
9. Proses selesai.
-12-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart):
Alur Proses Peminjaman dan Pengembalian Berkas Asli SPT
yang dikelola KPDDP di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak
P
rose
s P
em
injm
an
an
Be
rka
s A
sli S
PT
P
rose
s P
en
ge
mb
alia
n B
erk
as
Asl
i SP
T
KPDDPKPP tempat WP
Terdaftar
Peminjam
Berkas
Selesai
Berkas asli SPT
Pengajuan
permohonan
peminjaman berkas
asli SPT ke PPDDP/
KPDDP
Berkas asli SPT
Pengajuan
peminjaman
berkas asli SPT ke
KPP WP terdaftar
Mulai
Berkas asli SPT
Pengembalian
berkas asli SPT ke
KPP
Pengembalian
berkas asli SPT ke
KPDDP
Prosedur
Penyelesaian
permohonan
peminjaman berkas
asli SPT di KPDDP
Prosedur
Penyelesaian
permohonan
peminjaman berkas
asli SPT di KPDDP
-13-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN II
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-14-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN
BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP
A. Deskripsi :
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan PPDDP dalam menindaklanjuti
permohonan peminjaman berkas asli SPT yang diajukan oleh KPP tempat Wajib Pajak
terdaftar sebagai Peminjam Berkas.
B. Prosedur Kerja :
1. Kepala PPDDP menerima Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT dari
Peminjam Berkas (KPP) kemudian mendisposisikan kepada Kepala Bidang Penerimaan
dan Penyimpanan Dokumen.
2. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menerima dan mendisposisikan
Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT kepada Kepala Seksi Penyimpanan
dan Peminjaman Dokumen untuk ditindaklanjuti.
3. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen menerima disposisi Surat
Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT kemudian menugaskan petugas pelayanan
peminjaman memproses lebih lanjut.
4. Petugas Pelayanan Peminjaman memeriksa untuk memastikan SPT yang akan dipinjam
merupakan SPT yang diolah di PPDDP.
5. Dalam hal SPT tidak diolah di PPDDP, Petugas Pelayanan Peminjaman membuat
konsep Surat Pemberitahuan bahwa SPT tidak diolah di PPDDP kepada Peminjam
Berkas, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan
Peminjaman Dokumen.
6. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen meneliti dan memaraf konsep
Surat Pemberitahuan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan
Penyimpanan Dokumen.
7. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menelaah dan memaraf konsep
Surat Pemberitahuan dan meneruskan kepada Kepala PPDDP.
8. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pemberitahuan.
9. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengirimkan Surat
Pemberitahuan kepada peminjam berkas sesuai dengan SOP Tata Cara Penyampaian
Dokumen di PPDDP.
Lampiran II
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-15-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
10. Dalam hal SPT diolah di PPDDP, Petugas Pelayanan Peminjaman melakukan Inquiry
untuk mengetahui letak penyimpanan berkas.
11. Dalam hal SPT disimpan di gudang PPDDP, Petugas Pelayanan Peminjaman
memberikan daftar berkas fisik yang akan dipinjam beserta lokasi penyimpanannya
kepada Admin Gudang.
12. Admin Gudang mengambil berkas asli berdasarkan Daftar Berkas Asli SPT yang akan
dipinjam, kemudian menyerahkannya ke Petugas Pelayanan Peminjaman. (lanjut ke
prosedur angka 16)
13. Dalam hal berkas asli disimpan di Gudang Pihak Ketiga, Admin Gudang mengambil
berkas asli SPT sesuai dengan Prosedur Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan
di Gudang Pihak Ketiga. (lanjut ke prosedur angka 16)
14. Dalam hal SPT disimpan di KPDDP, Petugas Pelayanan Peminjaman melakukan
peminjaman berkas asli SPT sesuai dengan Prosedur Permintaan Peminjaman Berkas
Asli SPT yang Disimpan di Gudang KPDDP.
15. KPDDP menindaklanjuti permohonan tersebut sesuai dengan Prosedur Penyelesaian
Permohonan Peminjaman Berkas asli SPT di KPDDP. (lanjut ke prosedur angka 16)
16. Petugas Pelayanan Peminjaman menerima berkas asli SPT, kemudian memastikan
berkas asli SPT sesuai dengan daftar berkas asli yang akan dipinjam.
17. Petugas Pelayanan Peminjaman menyimpan sementara berkas asli SPT di tempat
penyimpanan sementara, kemudian membuat konsep Surat Pemberitahuan
Pengambilan Berkas asli SPT ke Peminjam Berkas, kemudian menyerahkannya ke
Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen.
18. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen meneliti dan memaraf konsep
surat dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan
Dokumen.
19. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menelaah dan memaraf konsep
surat dan meneruskan kepada Kepala PPDDP.
20. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Pemberitahuan Pengambilan
Berkas SPT, kemudian menyerahkannya ke Petugas Pelayanan Peminjaman.
21. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengirimkan Surat
Pemberitahuan Pengambilan Berkas SPT kepada Peminjam Berkas (SOP Tata Cara
Penyampaian Dokumen di PPDDP).
22. Peminjam berkas mengambil berkas asli SPT yang akan dipinjam dengan membawa
Surat Tugas Peminjaman Berkas Asli SPT dari Kepala Kantor yang dilampiri Surat
Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT.
23. Petugas Pelayanan Peminjaman memeriksa keabsahan Surat Tugas Peminjam Berkas
Asli SPT yang dilampiri dengan Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT. Jika
tidak sah, petugas pelayanan peminjaman dapat menolak memenuhi permintaan
-16-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
peminjaman dengan persetujuan Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman
Dokumen.
24. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat salinan berkas asli SPT dan memeriksa
kesesuaian antara berkas asli SPT dengan salinannya, lembar demi lembar, kemudian
memberikan paraf pada setiap lembar salinannya.
25. Petugas Pelayanan Peminjaman memberikan berkas asli SPT dan salinannya kepada
Peminjam Berkas.
26. Peminjam Berkas memeriksa kesesuaian antara berkas asli SPT dan salinannya,
kemudian memberikan paraf pada setiap lembar salinan berkas jika telah sesuai dengan
berkas fisiknya.
27. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat Berita Acara Serah Terima Berkas sebanyak
dua lembar.
28. Peminjam Berkas dan Kepala Seksi Penyimpanan menandatangani Berita Acara Serah
Terima Berkas SPT dan masing–masing menyimpannya sebagai arsip dan bukti bahwa
peminjaman telah dilakukan.
29. Admin gudang menginput SPT yang sudah diserahkan kepada peminjam berkas pada
Aplikasi PPDDP.
30. Petugas Pelayanan Peminjaman mengarsipkan salinan berkas asli SPT, Berita Acara
Serah Terima Berkas, dan Surat Tugas Peminjaman Berkas serta berkas peminjaman
dari Peminjaman Berkas (Surat Tugas dan Surat Permohonan Peminjaman).
31. Proses selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
a. Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli
SPT diterima dengan mempertimbangkan beban kerja di PPDDP dalam hal berkas
asli SPT disimpan di Gudang PPDDP.
b. Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah berkas asli SPT diterima PPDDP dengan
mempertimbangkan beban kerja di PPDDP dalam hal berkas asli SPT disimpan di
Gudang KPDDP atau Pihak Ketiga.
-17-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart) :
PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP
Kepala PPDDP
Kepala Bidang
Penerimaan dan
Penyimpanan
Dokumen
Kepala Seksi
Penyimpanan dan
Peminjaman
Dokumen
Petugas Pelayanan Peminjaman Admin Gudang
Peminjam Berkas
(KPP tempat WP
terdaftar)
Surat Pemberitahuan
Pengambilan Berkas
SPT
Menyetujui dan
menandatangani
Surat Pemberitahuan
bahwa Berkas SPT
tidak diolah PPDDP
Menerima dan
mendisposisikan
Mulai
Surat Permohonan
Peminjaman Berkas
Surat Pemberitahuan
bahwa Berkas SPT
tidak diolah PPDDP
Surat Pemberitahuan
Pengambilan Berkas
Asli SPT
Ya
Menerima dan
mendisposisikan
Membuat Konsep Surat
Pemberitahuan ke
Peminjam Berkas
SPT diolah
PPDDP?
Membuat konsep Surat
Pemberitahuan ke Peminjam
bahwa Berkas SPT sudah dapat
diambil serta menyimpan Berkas
SPT Fisik yang akan dipinjam di
Tempat Penyimpanan Sementara
Prosedur
Pengambilan
Berkas Asli SPT
yang Disimpan di
Gudang Pihak
Ketiga
Memastikan SPT
tersebut diolah di
PPDDP dengan cara
memeriksa (check
berkas)
Meneliti dan memarafMelakukan inquiry
untuk mengetahui
letak penyimpanan
Berkas
Gudang
PPDDP?
Memberikan Daftar Berkas
SPT beserta lokasi
penyimpanannya
Menelaah dan memaraf
Menerima dan
mendisposisikan untuk
diproses lebih lanjut
Mengambil Berkas
Fisik berdasarkan
Daftar Berkas SPT
yang akan dipinjam
Tidak
SOP Tata Cara
Penyampaian
Dokumen di
PPDDP
Menatausahakan dan
mengirim ke Peminjam
Berkas
Menerima dan memastikan
berkas SPT sesuai dengan
permintaan peminjaman
Konsep Surat
Pemberitahuan Berkas
SPT tidak diolah PPDDP
Selesai
Gudang Pihak
Ketiga?
TIdak
YaTidak
Konsep Surat
Pemberitahuan
Pengambilan Berkas
Asli SPT
Berkas Asli SPT
Prosedur
Peminjaman
Berkas Asli SPT
yang Disimpan di
Gudang KPDDP
Menelaah dan memaraf Meneliti dan memaraf
Selesai
Menatausahakan dan
mengirim ke Peminjam
Berkas
SOP Tata Cara
Penyampaian
Dokumen di
PPDDP
Menyetujui dan
menandatangani
Ya
-18-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP
Admin GudangPetugas Pelayanan PeminjamanKepala Seksi Penyimpanan dan
Peminjaman Dokumen
Peminjam Berkas
(KPP tempat WP terdaftar)
Mengajukan pemohonan
pengambilan berkas
Menugaskan Petugas
Pelayanan Peminjaman untuk
meneliti keabsahan
Surat Tugas
Surat Permohonan
Pengambilan
Meneliti keabsahan
Sah?
Membuat Salinan Berkas
SPT
Menolak dengan
persetujuan Kepala Seksi
Ya Tidak
Memastikan setiap Salinan Berkas
sesuai dengan Berkas Asli SPT dan
memaraf setiap lembar salinan
berkas
Menyerahkan berkas asli SPT dan
salinannya untuk diperiksa
Memastikan setiap Salinan Berkas
sesuai dengan Berkas Fisik Asli SPT
dan memaraf setiap lembar salinan
berkas
Membuat Berita Acara Serah Terima
Berkas
Menandatangani Berita Acara
Serah Terima Berkas
Berkas SPT dan Berita Acara
Serah Terima BerkasMenandatangani Berita Acara
Serah Terima Berkas
Menyerahkan berkas asli SPT dan Lembar
Kedua Berita Acara Serah Terima kepada
Peminjam
Berkas Asli SPT dan Berita
Acara Serah Terima Berkas
Menugaskan Admin Gudang untuk menginput
data SPT yang diserahkan dan menugaskan
Petugas Pelayanan Peminjaman untuk
menyerahkan berkas SPT dan Lembar Kedua
Berita Acara Serah Terima mengarsipkan
salinan berkas SPT dan Berita Acara Serah
Terima Berkas
Menginput data SPT yang telah
dipinjam ke sistem
Menyampaikan berita acara
dan Salinan Berkas
Menatausahakan dan
Mengarsipkan dokumen
Selesai
-19-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN III
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-20-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PERMOHONAN PEMINJAMAN
BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) YANG DISIMPAN DI GUDANG KPDDP
A. Deskripsi :
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan PPDDP dalam menindaklanjuti
permohonan peminjaman berkas asli SPT dari KPP, dimana SPT yang dipinjam direlokasi ke
KPDDP. Berkas asli SPT yang dimaksud adalah berkas asli SPT. KPP yang dimaksud
adalah KPP tempat WP terdaftar.
B. Prosedur Kerja :
1. Petugas Pelayanan Peminjaman menindaklanjuti permohonan peminjaman berkas asli
SPT dari KPP dengan mencari letak penyimpan berkas asli SPT tersebut.
2. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di gudang Pihak Ketiga, Petugas Pelayanan
Peminjaman mengambil berkas tersebut sesuai dengan SOP Tata Cara Pengambilan
Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga.
3. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di gudang KPDDP, Petugas Pelayanan
Peminjaman membuat konsep Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT ke
KPDP disertai dengan hasil inquiry letak penyimpanan berkas.
4. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen meneliti dan memaraf konsep
surat, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan
Penyimpanan Dokumen.
5. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menelaah dan memaraf
konsep surat, kemudian menyerahkannya kepada Kepala PPDDP.
6. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Permohonan
Peminjaman Berkas Asli SPT, kemudian menyerahkan Petugas Pelayanan
Peminjaman untuk ditindaklanjuti.
7. Petugas Pelayanan Peminjaman mengirim Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli
SPT ke KPDDP sesuai dengan SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di PPDDP dan
menatausahakannya.
8. Proses selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli
SPT dari KPP diterima oleh PPDDP dengan mempertimbangkan beban kerja di
PPDDP.
Lampiran III
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-21-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart) :
PROSEDUR PERMOHONAN PEMINJAMAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) YANG DISIMPAN DI GUDANG KPDDP
Kepala PPDDP
Kepala Bidang
Penerimaan dan
Penyimpanan
Dokumen
Kepala Seksi
Penyimpanan dan
Peminjaman
Dokumen
Petugas Pelayanan Peminjaman KPDDP
Menyetujui dan
menandatangani
Surat Peminjaman
Berkas Asli SPT
Mulai
Meneliti dan memaraf
Membuat konsep Surat
Peminjam Berkas serta hasil
inquiry letak penyimpanan
Berkas Asli SPT
Menelaah dan memaraf
Menatausahakan dan
mengirimkan
Selesai
Gudang Pihak
Ketiga?
Konsep Surat Peminjam
Berkas Asli SPT ke
KPDDP
Prosedur
Pengambilan
Berkas Asli SPT
yang Disimpan di
Gudang Pihak
Ketiga
Ya
Tidak
SOP Tata Cara
Penyampaian
Dokumen di
PPDDP
Surat Peminjaman
Berkas Asli SPT
SOP Tata Cara
Penyelesaian
Peminjaman
Berkas Asli SPT di
PPDDP
-22-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN IV
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-23-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENGAMBILAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT)
YANG DISIMPAN DI GUDANG PIHAK KETIGA
A. Deskripsi :
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan PPDDP dalam melakukan
pengambilan berkas fisik SPT yang yang disimpan di Gudang Pihak Ketiga sehubungan
dengan adanya relokasi berkas asli SPT dari PPDDP ke Gudang Pihak Ketiga.
B. Prosedur Kerja :
1. Petugas Pelayanan Peminjaman menindaklanjuti permohonan peminjaman berkas atau
permintaan salinan berkas asli SPT dengan melakukan inquiry untuk mengetahui letak
penyimpanan berkas asli SPT.
2. Dalam hal berkas SPT disimpan di Gudang KPDDP, Petugas Pelayanan Peminjaman
melakukan peminjaman berkas ke KPDDP sesuai dengan Prosedur Permohonan
Peminjaman Berkas Asli SPT yang disimpan di Gudang KPDDP.
3. Dalam hal berkas SPT disimpan di Gudang Pihak Ketiga, Petugas Pelayanan
Peminjaman memberitahukan kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman
Dokumen.
4. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen menugaskan Petugas
Pelayanan Peminjaman untuk membuat konsep Surat Tugas Pengambilan Berkas
serta menugaskan Admin Gudang untuk menghubungi Petugas Gudang Pihak Ketiga
untuk menyiapkan Kemasan Berkas yang akan dipinjam.
5. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat Surat Tugas Pengambilan Berkas,
kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman
Dokumen.
6. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen meneliti dan memaraf konsep
surat, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan
Penyimpanan Dokumen.
7. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menelaah dan memaraf
konsep surat, kemudian menyerahkannya kepada Kepala PPDDP.
8. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani Surat Pengantaran dan Surat Tugas
Pengantaran Berkas Asli SPT, kemudian menyerahkannya kepada Petugas Pelayanan
Peminjaman untuk ditindaklanjuti.
Lampiran IV
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-24-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
9. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengarsip surat serta
menyerahkannya kepada Admin Gudang.
10. Admin Gudang membawa Surat Tugas Pengambilan Berkas Asli SPT saat melakukan
pengambilan berkas asli SPT ke Gudang Pihak Ketiga.
11. Petugas Gudang Pihak Ketiga mengecek Surat Tugas Pengambilan Berkas Asli SPT,
kemudian menyerahkan kemasan berkas asli SPT.
12. Admin Gudang membuka kemasan dan mengambil berkas asli SPT dan melakukan
penyegelan kembali.
13. Admin Gudang membuat Berita Acara Penggantian Segel Kemasan SPT sebanyak 2
lembar.
14. Admin Gudang dan Petugas Gudang Pihak Ketiga menandatangani Berita Acara
Penggantian Segel Kemasan SPT, kemudian Admin Gudang menyerahkan lembar
kedua Berita Acara Penggantian Segel Kemasan SPT kepada Petugas Gudang Pihak
Ketiga.
15. Petugas Gudang Pihak Ketiga meletakkan kemasan SPT pada tempat penyimpanan
semula.
16. Admin Gudang membawa berkas asli SPT serta mentausahakan dan menyimpan
lembar pertama Berita Acara Penyegelan Kembali Kemasan.
17. Proses selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
Sesuai Penugasan.
-25-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart) :
PROSEDUR PENGAMBILAN BERKAS ASLI SPT YANG DISIMPAN DI GUDANG PIHAK KETIGA
Admin Gudang
Kepala Bidang
Penerimaan dan
Penyimpanan
Dokumen
Kepala PPDDPKepala Seksi Penyimpanan
dan Peminjaman DokumenPetugas Pelayanan Peminjaman
Petugas Gudang
Pihak Ketiga
Mulai
Meneliti dan memaraf konsep Surat
Pengantaran dan Surat Tugas
Pengantaran
Membawa berkas dan
menyampaikan ke Petugas
Gudang Pihak Ketiga
Menelaah dan
memaraf konsep surat
Membuat Konsep Surat
Pengantaran Pengembalian dan
Surat Tugas Pengantaran
Konsep Surat Tugas Pengambilan
Berkas Asli SPT
Prosedur
Penyelesaian
Peminjaman
Berkas Asli SPT di
PPDDP
Menatausahakan, menyimpan,
serta memberikan
Surat Tugas Pengambilan Berkas
SPT
Selesai
Prosedur
Penyelesaian
Permintaan
Salinan Berkas
Asli SPT di
PPDDP
Mulai
Mengecek Surat Tugas
Menyetujui dan menandatangani
konsep surat
Surat Tugas Pengambilan
Berkas Asli SPT
Menghubungi Petugas
Gudang Pihak Ketiga untuk
menyiapkan Kemasan
penyimpanan berkas yang
akan dipinjam
Menyiapkan Kemasan
Berkas
Menyerahkan kemasan
berkas
Menugaskan dan menunjuk untuk
melakukan pengambilan berkas
asli SPT
Melakukan inquiry
untuk mengetahui
letak penyimpanan
berkas asli SPT
Disimpan di Gudang
Pihak Ketiga?
Prosedur
Permohonan
Peminjaman Berkas
Asli SPT yang
Disimpan di Gudang
KPDDP
Tidak
Memberitahukan kepada
Kepala Seksi terkait letak
penyimpanan Berkas yang
akan dipinjam
Ya
Membuka kemasan,
mengambil Berkas SPT, dan
melakukan penyegelan
kembali
Membuat Berita Acara
Penggantian Segel Kemasan
dan menandatanganinya
Meneliti dan
menandatangani Berita
Acara
Berita Acara Penggantian
Segel Kemasan
Menyerahkan Lembar Kedua
Berita Acara
Berita Acara Penggantian
Segel Kemasan
Selesai
Berkas SPT
Membawa berkas asli SPT
serta menatausahakan dan
mengarsip Berita Acara
Meletakkan kemasan SPT
pada tempat penyimpanan
semula
Selesai
-26-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN V
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-27-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
TATA CARA PENYELESAIAN PEMINJAMAN
BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI KPDDP
A. Deskripsi :
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan KPDDP dalam menindaklanjuti
permohonan peminjaman berkas asli SPT yang diajukan oleh KPP tempat Wajib Pajak
terdaftar sebagai Peminjam Berkas. Selain itu, permohonan peminjaman berkas asli SPT
juga dapat diajukan oleh PPDDP sehubungan dengan relokasi SPT dari PPDDP ke
KPDDP.
B. Prosedur Kerja :
1. Kepala KPDDP menerima Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT dari KPP
atau Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT dan hasil inquiry letak
penyimpanan berkas asli SPT dari PPDDP, kemudian mendisposisikan kepada Kepala
Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen.
2. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menerima disposisi surat
permohonan peminjam berkas dari KPP atau PPDDP, kemudian menugaskan Admin
Gudang memproses lebih lanjut.
3. Dalam hal peminjam berkas SPT adalah PPDDP, Admin Gudang menyerahkan daftar
berkas SPT yang akan dipinjam ke Petugas Gudang. (lanjut prosedur huruf 11)
4. Dalam hal peminjam berkas SPT adalah KPP, Admin Gudang memeriksa untuk
memastikan SPT yang akan dipinjam merupakan SPT yang diolah di KPDDP.
5. Dalam hal SPT tidak diolah di KPDDP, Admin Gudang membuat konsep Surat
Pemberitahuan bahwa SPT tidak diolah di KPDDP kepada KPP, kemudian
menyerahkannya kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
6. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen meneliti dan memaraf konsep
Surat Pemberitahuan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan
Penyimpanan Dokumen.
7. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pemberitahuan,
kemudian menyerahkan kepada Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen untuk
ditindaklanjuti.
8. Admin Gudang menatausahakan dan mengirimkan Surat Pemberitahuan kepada KPP
sesuai dengan SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di KPDDP.
Lampiran V
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-28-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
9. Dalam hal SPT diolah di KPDDP, Admin Gudang melakukan inquiry untuk mengetahui
letak penyimpanan berkas yang akan dipinjam oleh KPP.
10. Admin Gudang memberikan daftar berkas asli yang akan dipinjam kepada Petugas
Gudang.
11. Petugas Gudang mengambil berkas asli ke dalam lemari penyimpanan berdasarkan
daftar berkas asli yang akan dipinjam oleh KPP atau PPDDP, kemudian menyerahkan
berkas asli SPT kepada kepada Admin Gudang.
12. Admin Gudang menerima berkas asli SPT, kemudian memastikan berkas asli SPT
sesuai dengan daftar berkas asli yang akan dipinjam oleh KPP atau PPDDP.
13. Untuk berkas asli SPT yang akan dipinjam oleh PPDDP, Admin Gudang membuat
salinan berkas asli SPT tersebut, meneliti untuk memastikan kesesuaian salinan
dengan berkas asli SPT, kemudian memaraf setiap lembarnya.
14. Admin Gudang membuat konsep Surat Pengiriman dan Berita Acara Penyerahan,
menandatangani Berita Acara Penyerahan, kemudian menyerahkannya ke Kepala
Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
15. Kepala Seksi meneliti dan memaraf Surat Pengiriman, menandatangani Berita Acara
Penyerahan, memastikan salinan sesuai dengan berkas asli, kemudian
menyerahkannya ke Kepala KPDDP.
16. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pengiriman Berkas SPT
dan menyerahkan Surat Pengiriman, Berita Acara Penyerahan, berkas asli dan salinan
ke Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
17. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menugaskan Admin Gudang
untuk menatausahakan dan mengirim Surat Pengiriman, Berita Acara Penyerahan, dan
berkas asli SPT ke PPDDP sesuai dengan SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di
KPDDP; serta menugaskan Petugas Gudang untuk menginput data SPT di Aplikasi
KPDDP.
18. Untuk berkas asli SPT yang akan dipinjam oleh KPP, Admin Gudang menyimpan
sementara berkas asli SPT di tempat penyimpanan sementara, kemudian membuat
konsep Surat Pemberitahuan Pengambilan Berkas SPT ke Peminjam Berkas,
kemudian menyerahkannya ke Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
19. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen meneliti dan memaraf konsep
surat dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan
Dokumen.
20. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pemberitahuan
Pengambilan Berkas Asli SPT, kemudian menyerahkannya ke Admin Gudang.
21. Admin Gudang menatausahakan dan mengirimkan Surat Pemberitahuan Pengambilan
Berkas SPT kepada KPDDP (SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di PPDDP).
-29-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
22. Peminjam berkas mengambil berkas asli SPT yang akan dipinjam dengan membawa
Surat Tugas Peminjaman Berkas dari Kepala Kantor yang dilampiri Surat Permohonan
Peminjaman Berkas.
23. Admin Gudang memeriksa keabsahan Surat Tugas Peminjam Berkas yang dilampiri
dengan Surat Permohonan Peminjaman Berkas. Jika tidak sah, petugas pelayanan
peminjaman dapat menolak memenuhi permintaan peminjaman dengan persetujuan
Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
24. Admin Gudang membuat salinan berkas asli SPT dan memeriksa kesesuaian antara
berkas asli SPT dengan salinannya, lembar demi lembar, kemudian memberikan paraf
pada setiap lembar salinannya.
25. Admin Gudang memberikan berkas asli SPT dan salinannya kepada Peminjam Berkas
(KPP).
26. Peminjam Berkas memeriksa kesesuaian antara berkas asli SPT dan salinannya,
kemudian memberikan paraf pada setiap lembar salinan berkas jika telah sesuai
dengan berkas fisiknya.
27. Admin Gudang membuat Berita Acara Serah Terima Berkas sebanyak dua lembar.
28. Peminjam Berkas dan Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen
menandatangani Berita Acara Serah Terima Berkas SPT dan masing–masing
menyimpannya sebagai arsip dan bukti bahwa peminjaman telah dilakukan.
29. Admin Gudang mengarsipkan salinan berkas asli SPT, Berita Acara Serah Terima
Berkas, dan Surat Tugas Peminjaman Berkas.
30. Petugas Gudang menginput SPT yang sudah diserahkan kepada peminjam berkas di
dalam Aplikasi KPDDP.
31. Proses selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT
diterima dengan mempertimbangkan beban kerja di KPDDP.
-30-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart) :
PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI KPDDP
Kepala KPDDP
Kepala Seksi
Pemeliharaan dan
Pelayanan Dokumen
Admin Gudang Petugas Gudang
Peminjam Berkas
(KPP tempat WP
terdaftar)
Menyetujui dan
menandatangani
Surat Pemberitahuan bahwa
Berkas Asli SPT tidak diolah
PPDDP
Menerima
dan
mendisposisikan
Mulai
Surat Permohonan
Peminjaman Berkas
Surat Pemberitahuan
bahwa Berkas SPT
tidak diolah PPDDP
Surat Pemberitahuan
Pengambilan Berkas
Asli SPT
Ya
Membuat Konsep Surat
Pemberitahuan ke
Peminjam Berkas
SPT diolah
KPDDP?
Membuat konsep Surat
Pemberitahuan ke Peminjam bahwa
berkas asli SPT sudah dapat diambil
serta menyimpan Berkas SPT Fisik
yang akan dipinjam di Tempat
Penyimpanan Sementara
Memastikan SPT
tersebut diolah di
KPDDP dengan cara
memeriksa (check
berkas)
Melakukan inquiry
untuk mengetahui
letak penyimpanan
Berkas
Memberikan Daftar Berkas
Asli SPT yang akan
dipinjam
Menerima dan
mendisposisikan untuk
diproses lebih lanjut
Mengambil Berkas
Fisik berdasarkan
Daftar Berkas Asli
SPT yang akan
dipinjam
Tidak
SOP Tata Cara
Penyampaian
Dokumen di
KPDDP
Menatausahakan dan
mengirim berkas
Menerima dan memastikan
berkas asli SPT sesuai
dengan permintaan
peminjaman
Konsep Surat
Pemberitahuan Berkas
SPT tidak diolah PPDDP
Selesai
Konsep Surat
Pemberitahuan
Pengambilan Berkas
SPT
Berkas Asli SPT yang
akan dipinjam KPP
Meneliti dan memaraf
Surat Pemberitahuan
Pengambilan Berkas Asli SPT
Meneliti dan memarafMenyetujui dan
menandatangani
Menatausahakan dan
mengirim
Selesai
SOP Tata Cara
Penyampaian
Dokumen di
KPDDP
-31-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI KPDDP
Petugas GudangAdmin GudangKepala Seksi Pemeliharaan dan
Pelayanan Dokumen
Peminjam Berkas
(KPP tempat WP terdaftar)
Mengajukan pemohonan
pengambilan berkas
Menugaskan Petugas
Pelayanan Peminjaman untuk
meneliti keabsahan
Surat Tugas
Surat Permohonan
Pengambilan
Meneliti keabsahan
Sah?
Membuat Salinan Berkas
SPT
Menolak dengan
persetujuan Kepala Seksi
Ya Tidak
Memastikan setiap Salinan Berkas
sesuai dengan berkas asli SPT dan
memaraf setiap lembar salinan
berkas
Menyerahkan Berkas asli SPT dan
salinannya untuk diperiksa
Memastikan setiap Salinan Berkas
sesuai dengan Berkas Asli SPT dan
memaraf setiap lembar salinan berkas
Membuat Berita Acara Serah Terima
Berkas
Menandatangani Berita Acara
Serah Terima Berkas
Berkas Asli SPT dan Berita
Acara Serah Terima BerkasMenandatangani Berita Acara
Serah Terima Berkas
Menyerahkan berkas asli SPT dan Lembar
Kedua Berita Acara Serah Terima kepada
Peminjam
Berkas Asli SPT dan Berita
Acara Serah Terima Berkas
Menugaskan Petugas Gudang untuk
menginput data SPT yang diserahkan dan
menugaskan Admin Gudang untuk
menyerahkan berkas asli SPT dan Lembar
Kedua Berita Acara Serah Terima
mengarsipkan salinan berkas asli SPT dan
Berita Acara Serah Terima Berkas
Menyampaikan berita acara
dan Salinan Berkas
Menatausahakan dan
Mengarsipkan dokumen
Menginput data atas SPT yang
dipinjam pada aplikasi
Selesai
-32-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN VI
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-33-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN
BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DARI PPDDP
A. Deskripsi :
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan KPDDP dalam menindaklanjuti
permohonan peminjaman berkas asli SPT dari PPDDP. Berkas asli SPT yang dimaksud
adalah berkas asli SPT. KPP yang dimaksud adalah KPP tempat WP terdaftar.
B. Prosedur Kerja :
1. Kepala Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan menerima Surat
Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT dari PPDDP, kemudian mendisposisikannya
kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
2. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menerima dan menugaskan
Admin Gudang untuk menindaklanjutinya.
3. Admin Gudang melakukan inquiry letak penyimpanan berkas asli SPT, kemudian
memberikan hasil inquiry letak penyimpanan berkas asli SPT berserta Surat
Permohonan Berkas Asli SPT ke Petugas Gudang.
4. Petugas Gudang mengambil berkas asli SPT sesuai Daftar Berkas Asli SPT yang akan
dipinjam, kemudian menyerahkannya ke Admin Gudang.
5. Admin Gudang membuka kemasan, mengambil berkas asli SPT, membuat salinan
berkas asli SPT dan memeriksa kesesuaian antara berkas asli SPT dengan salinannya,
lembar demi lembar, kemudian memberikan paraf pada setiap lembar salinannya serta
melakukan penyegelan kembali.
6. Admin Gudang membuat Berita Acara Penggantian Segel Kemasan SPT sebanyak 2
lembar.
7. Admin Gudang dan Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen
menandatangani Berita Acara Penggantian Segel Kemasan SPT serta memaraf setiap
lembar salinan berkas asli SPT.
8. Admin Gudang membuat konsep Surat Pengiriman Berkas Asli SPT dan Surat
Keterangan Penyerahan Berkas Asli SPT ke PPDDP, menandatangani Surat
Keterangan Penyerahan Berkas SPT, kemudian menyerahkannya ke Kepala Seksi
Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
Lampiran VI
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-34-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
9. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen meneliti dan memaraf konsep
surat pengantar dan menandatangani Surat Keterangan Penyerahan Berkas Asli SPT,
kemudian menyerahkannya kepada Kepala KPDDP.
10. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pengiriman Berkas Asli
SPT, kemudian menyerahkan Surat Pengiriman Berkas Asli SPT dan Surat Keterangan
Penyerahan Berkas Asli SPT ke Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen
untuk ditindaklanjuti.
11. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menugaskan Admin Gudang
untuk mengirim, menatausahkan, dan mengarsip berkas serta menugaskan Petugas
Gudang untuk menginput data SPT yang dipinjam oleh PPDDP.
12. Admin Gudang menatausahakan dan mengirimkan Surat Pengiriman Berkas Asli SPT,
Berita Acara Penyerahan Berkas, dan Berkas Asli SPT ke PPDDP (SOP Tata Cara
Penyampaian Dokumen di KPDDP).
13. Petugas gudang menginput SPT yang sudah diserahkan kepada peminjam berkas
pada aplikasi di KPDDP.
14. Proses selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli
SPT dari PPDDP diterima KPDDP, dengan mempertimbangkan beban kerja di
KPDDP.
-35-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart) :
PROSEDUR PENYELESAIAN PEMINJAMAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DARI PPDDP
PPDDP Kepala KPDDPKepala Seksi Pemeliharaan
dan Pelayanan DokumenAdmin Gudang Petugas Gudang
Menerima
dan
mendisposisikan
Menerima dan
mendisposisikan untuk
diproses lebih lanjut
Mengambil Berkas
Asli SPT berdasarkan
Daftar Berkas Asli
SPT yang akan
dipinjam
Mulai
Surat Permohonan
Peminjaman Berkas
beserta inquiry letak
penyimpanan berkas
Membuka kemasan dan
mengambil berkas asli SPT
sesuai dengan permintaan
peminjaman
Berkas Asli SPT yang
akan dipinjam PPDDP
Membuat salinan berkas SPT,
memastikan tiap lembarnya
sama dengan SPT asli,
memaraf per lembarnya, serta
menyegel kemasan kembali
Prosedur Permohonan
Peminjaman Berkas
Asli SPT yang
disimpan di Gudang
KPDDP
Memberikan Daftar Berkas Asli
SPT yang akan dipinjam
beserta inquiry letak berkas
disimpan
Surat Permohonan
Peminjaman Berkas beserta
inquiry letak penyimpanan
berkas
Membuat Berita Acara
Penggantian Segel Kemasan,
menandatanganinya, serta
menyerahkan salinan berkas
dan BA ke Kasi
Memaraf salinan berkas dan
menandatangani dan Berita
Acara Penggantian Segel
Kemasan
Salinan berkas asli SPT dan
Berita Acara Penggantian
Segel Kemasan
Selesai
Menatausahakan dan
mengarsipkan
Membuat Konsep Konsep
Surat Pengantar serta
menandatangani Surat
Keterangan Penyerahan
Berkas Asli SPT
Salinan Berkas Asli dan Berita
Acara Penggantian Segel
Kemasan
Berkas asli SPT
Meneliti dan memaraf Konsep
Surat Pengantar serta
menandatangani Surat
Keterangan Penyerahan
Berkas
Menyetujui dan
menandatangani konsep
Surat Pengantar
Konsep Surat Pengantar,
Surat Keterangan Penyerahan
Berkas, dan Berkas Asli SPT
Menatausahkan dan
Mengarsipkan
Menginput data SPT
yang dipinjam PPDDP
ke aplikasi
SOP Tata Cara
Penyampaian
Dokumen di
KPDDP
Menugaskan Admin Gundang
untuk mengirim,
menatausahkan, dan
mengarsip berkas serta
Petugas Gudang untuk
menginput pada aplikasi
Mengirim Surat Pengantar, Surat
Keterangan Penyerahan Berkas, dan
Berkas Asli serta menyerahkan Surat
Pengantar, Salinan Surat Keterangan
Penyerahan Berkas, dan Salinan Berkas
Asli ke Petugas Gudang
Surat Pengantar, Surat
Keterangan Penyerahan
Berkas, dan Berkas Asli
SPT
Selesai
Surat Pengantar, Surat
Keterangan Penyerahan
Berkas, dan Berkas Asli
SPT
-36-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN VII
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-37-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENYELESAIAN PERMINTAAN SALINAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP
A. Deskripsi :
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan PPDDP dalam menindaklanjuti
permintaan salinan berkas asli SPT yang diajukan oleh KPP tempat Wajib Pajak terdaftar.
B. Prosedur Kerja :
1. Kepala PPDDP menerima surat permohonan permintaan salinan berkas asli SPT dari
Pemohon dan mendisposisikan kepada Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan
Dokumen.
2. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menerima, meneliti dan
mendisposisikan surat permohonan permintaan salinan berkas asli SPT kepada Kepala
Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen.
3. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen menerima, meneliti disposisi
dan menugaskan Petugas Pelayanan Peminjaman untuk menindaklanjutinya.
4. Petugas Pelayanan Peminjaman mengecek apakah SPT tersebut diolah di PPDDP dan
ketersediaan image SPT pada aplikasi Document Management System (DMS).
5. Dalam hal SPT tidak diolah di PPDDP atau image SPT sudah dapat dilihat pada
aplikasi DMS, Petugas Pelayanan Peminjaman membuat konsep surat pemberitahuan
ke Pemohon dan menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan
Peminjaman Dokumen.
6. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen meneliti dan memaraf konsep
surat pemberitahuan dan meneruskannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan
Penyimpanan Dokumen.
7. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menelaah dan memaraf
konsep surat pemberitahuan dan meneruskannya kepada Kepala PPDDP.
8. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani surat pemberitahuan ke Pemohon.
9. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan surat pemberitahuan dan
mengirimkan surat pemberitahuan SPT tidak diolah di PPDDP atau Surat
Pemberitahuan image SPT telah tersedia di DMS ke Pemohon (SOP Tata Cara
Penyampaian Dokumen di PPDDP).
Lampiran VII
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-38-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
10. Dalam hal SPT diolah di PPDDP dan image SPT belum dapat dilihat pada aplikasi
DMS, Petugas Pelayanan Peminjaman mencari letak penyimpanan berkas asli SPT.
11. Dalam hal SPT telah selesai diolah oleh PPDDP, akan tetapi image SPT belum dapat
diakses oleh KPP, Pegawai PPDDP membuat salinan berkas asli SPT dengan
mencetak image SPT melalui aplikasi DMS dan membubuhi cap kantor.
12. Dalam hal Berkas SPT disimpan di Gudang Pihak Ketiga, Petugas Pelayanan
Peminjaman melakukan pengambilan berkas asli SPT sesuai dengan Prosedur
Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga.
13. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di Gudang KPDDP, Petugas Pelayanan
Peminjaman membuat surat permintaan salinan berkas asli SPT sesuai dengan
Prosedur Permintaan Salinan Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang KPDDP.
14. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di PPDDP, Petugas Pelayanan Peminjaman
memberikan daftar permintaan salinan SPT ke Admin Gudang.
15. Admin Gudang mengambil berkas asli SPT sesuai dengan daftar permintaan salinan
berkas, kemudian menyerahkannya kepada Petugas Pelayanan Peminjaman.
16. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat salinan berkas asli SPT, memastikan setiap
lembarnya sesuai dengan berkas asli SPT, kemudian memaraf setiap lembarnya.
17. Petugas Pelayanan Peminjaman memastikan kembali salinan berkas asli SPT sesuai
dengan permohonan permintaan salinan bekas asli SPT.
18. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat konsep surat pengantar pengiriman berkas
dan menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen
beserta salinan berkas asli SPT-nya.
19. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen melegalisir salinan berkas SPT
setiap lembarnya dengan memberi paraf kemudian meneliti dan memaraf konsep surat
pengantar pengiriman berkas dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan
dan Penyimpanan Dokumen.
20. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menelaah dan memaraf
konsep surat pengantar pengiriman berkas dan meneruskannya kepada Kepala
PPDDP.
-39-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
21. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani surat pengantar pengiriman berkas.
22. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengirimkan surat pengiriman
berkas beserta salinan berkas asli SPT ke Pemohon (melalui SOP Tata Cara
Penyampaian Dokumen di PPDDP.
23. Proses Selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
a. Surat Pemberitahuan diterbitkan paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat
Permintaan Salinan Berkas Asli SPT diterima dengan mempertimbangkan beban kerja
di PPDDP.
b. Penyelesaian permintaan salinan paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat
Permintaan Salinan Berkas Asli SPT diterima apabila berkas asli SPT disimpan di
Gudang PPDDP.
c. Penyelesaian permintaan salinan paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Salinan Berkas
diterima dari KPDDP apabila berkas asli SPT disimpan di Gudang KPDDP atau Pihak
Ketiga.
-40-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart):
PROSEDUR PENYELESAIAN PERMINTAAN SALINAN BERKAS ASLI SPT DI PPDDP
Admin Gudang
Kepala Bidang
Penerimaan dan
Penyimpanan Dokumen
Petugas Pelayanan PeminjamanKepala PPDDP
Kepala Seksi
Penyimpanan dan
Peminjaman Dokumen
KPP tempat WP
terdaftar (Pemohon)
Mulai
Surat Permintaan
Salinan Berkas SPTSOP Tata Cara
Penerimaan Dokumen
di PPDDP
Menerima dan
mendisposisikan
Menerima,
meneliti dan
mendisposisikan
Menerima, meneliti
dan menugaskan
Petugas Pelayanan
Peminjaman untuk
menindaklanjutinya
Memastikan SPT tersebut
diolah di PPDDP dengan
cara memeriksa (check
berkas)
SPT diolah di
PPDDP?
SPT disimpan
di Gudang
Pihak Ketiga?
Membuat konsep
surat
pemberitahuan ke
Pemohon SPT sudah
dapat dilihat di
DMS?
Ya
Tidak
Memberikan daftar
permintaan salinan
Berkas SPT
Melakukan inquiry
untuk mengetahui
letak penyimpanan
berkas
SPT disimpan
di PPDDP?
Prosedur Pengambilan
Berkas Asli SPT yang
Disimpan di Gudang
Pihak Ketiga
Ya
memastikan salinan
berkas SPT sesuai
dengan permohonan
permintaan salinan
berkas SPT
Mengambil Berkas
SPT
Berkas SPT
Membuat Konsep
Surat Pengantar
Pengiriman Berkas
Konsep Surat
Pengantar dan
Salinan Berkas
SPT
Menyetujui dan
menandatangani
Menelaah dan memaraf
konsep Surat Pengantar
Meneliti dan memaraf
konsep Surat Pengantar
serta memaraf Salinan
Berkas setiap lembarnya
Surat Pengantar dan
Salinan Berkas SPT
Surat Pengantar
dan Salinan Berkas
SPTMenatausahakan dan
mengirim Berkas
Tidak
Konsep Surat
Pemberitahuan
Tidak
Ya
Meneliti dan
memaraf
Menyetujui dan
menandatangani
Menelaah dan
memaraf
Surat Pemberitahuan
Selesai
Menatausahakan dan
mengirimkan
Surat Pemberitahuan
bahwa SPT tidak diolah
di PPDDP
SOP Tata Cara
Penyampaian
Dokumen di
PPDDP
SOP Tata Cara
Penyampaian
Dokumen di PPDDP
Selesai
Surat Pemberitahuan
bahwa image SPT
tersedia di DMS
Prosedur Permintaan
Salinan Berkas SPT
ke KPDDP
Tidak
Membuat Salinan Berkas
dan memaraf salinan
setiap lembarnya
Ya
-41-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN VIII
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-42-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PERMINTAAN SALINAN
BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) KE KPDDP
A. Deskripsi :
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan PPDDP dalam melakukan
permintaan salinan berkas asli SPT yang diajukan ke KPDDP dikarenakan berkas asli SPT
PPDDP di relokasi ke KPDDP.
B. Prosedur Kerja :
1. Petugas Pelayanan Peminjaman melakukan inquiry untuk mengetahui letak
penyimpanan berkas asli SPT.
2. Dalam hal Berkas SPT disimpan di Gudang Pihak Ketiga, Petugas Pelayanan
Peminjaman melakukan pengambilan berkas asli SPT sesuai dengan Prosedur
Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga.
3. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di Gudang KPDDP, Petugas Pelayanan
Peminjaman membuat konsep surat permintaan salinan berkas SPT beserta hasil
inquiry, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan
Peminjaman Dokumen.
4. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen meneliti dan memaraf konsep
surat permintaan salinan berkas asli SPT dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang
Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen.
5. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menelaah dan memaraf
konsep surat permintaan salinan berkas asli SPT dan meneruskannya kepada Kepala
PPDDP.
6. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani surat permintaan salinan berkas.
7. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengirimkan surat permintaan
salinan berkas asli SPT beserta hasil inquiry ke KPDDP (melalui SOP Tata Cara
Penyampaian Dokumen di PPDDP).
8. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengirimkan surat permintaan
salinan berkas asli SPT beserta hasil inquiry ke KPDDP (melalui SOP Tata Cara
Penyampaian Dokumen di PPDDP).
9. Proses selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permintaan Salinan Berkas Asli SPT diterima
dengan mempertimbangkan beban kerja di PPDDP.
Lampiran VIII
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-43-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart):
PROSEDUR PERMINTAAN SALINAN BERKAS ASLI SPT KE KPDDP
KPDDP
Kepala Bidang
Penerimaan dan
Penyimpanan Dokumen
Petugas Pelayanan PeminjamanKepala PPDDP
Kepala Seksi
Penyimpanan dan
Peminjaman Dokumen
SPT disimpan
di Gudang
Pihak Ketiga?
Prosedur Pengambilan
Berkas Asli SPT yang
Disimpan di Gudang
Pihak Ketiga
Membuat konsep
Surat Permintaan
Salinan Berkas Asli
SPT ke KPDDP serta
hasil inquiry letak
penyimpanan
Tidak
Konsep Surat Permintaan
Salinan Berkas Asli SPT
serta hasil inquiry letak
penyimpanan
Menyetujui dan
menandatangani
Menelaah dan
memaraf
Meneliti dan
memaraf
Konsep Surat Permintaan
Salinan Berkas SPT serta
hasil inquiry letak
penyimpanan
Menatausahakan dan
mengirim ke Peminjam
Berkas
SOP Tata Cara
Penyampaian
Dokumen di
PPDDP
Selesai
Konsep Surat Permintaan
Salinan Berkas Asli SPT serta
hasil inquiry letak penyimpanan
Prosedur
Penyelesaian
Permintaan
Salinan Berkas
Asli SPT di
KPDDP
Ya
Mulai
-44-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN IX
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-45-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENYELESAIAN PERMINTAAN SALINAN
BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI KPDDP
A. Deskripsi :
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan KPDDP dalam menindaklanjuti
permintaan salinan berkas asli SPT yang diajukan oleh KPP.
B. Prosedur Kerja :
1. Kepala KPDDP menerima surat permohonan permintaan salinan berkas asli SPT dari
Pemohon dan mendisposisikan kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan
Dokumen.
2. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menerima, meneliti disposisi dan
menugaskan Admin Gudang untuk menindaklanjutinya.
3. Admin Gudang mengecek apakah SPT tersebut diolah di KPDDP dan ketersediaan
image SPT pada aplikasi DMS.
4. Dalam hal SPT tidak diolah di KPDDP atau image SPT sudah dapat dilihat pada
aplikasi DMS, Admin Gudang membuat konsep surat pemberitahuan ke Pemohon dan
menyerahkannya kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
5. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen meneliti dan memaraf konsep
surat pemberitahuan dan meneruskannya kepada Kepala KPDDP.
6. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani surat pemberitahuan ke Pemohon.
7. Admin Gudang menatausahakan surat pemberitahuan SPT tidak diolah di KPDDP atau
Surat Pemberitahuan bahwa image SPT telah tersedia di DMS dan mengirimkannya ke
Pemohon (SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di KPDDP).
8. Dalam hal SPT diolah di KPDDP dan image SPT belum dapat dilihat pada aplikasi
DMS, Admin Gudang menyerahkan daftar permintaan salinan berkas kepada Petugas
Gudang.
9. Petugas Gudang mengambil berkas asli SPT sesuai dengan daftar permintaan salinan
berkas, kemudian menyerahkannya kepada Admin Gudang.
10. Admin Gudang membuat salinan berkas asli SPT, memastikan salinan berkas SPT
sesuai dengan permohonan permintaan salinan berkas asli SPT, serta memaraf setiap
lembarnya.
11. Admin Gudang membuat konsep surat pengantar pengiriman berkas dan
menyerahkannya kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen beserta
salinan berkas SPT-nya.
Lampiran IX
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-46-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
12. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen melegalisir salinan berkas asli
SPT setiap lembarnya dengan memberi paraf kemudian meneliti dan memaraf konsep
surat pengantar pengiriman berkas dan menyerahkannya kepada Kepala KPDDP.
13. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani surat pengantar pengiriman berkas.
14. Admin Gudang menatausahakan dan mengirimkan surat pengiriman berkas beserta
salinan berkas SPT ke Pemohon (melalui SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di
KPDDP).
15. Proses selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permintaan Salinan Berkas Asli SPT diterima
dengan mempertimbangkan beban kerja di KPDDP.
-47-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart):
TATA CARA PENYELESAIAN PERMINTAAN SALINAN BERKAS ASLI SPT DI KPDDP
Petugas GudangKepala KPDDP
Kepala Seksi
Pemeliharaan dan
Pelayanan Dokumen
Admin GudangKPP tempat WP
terdaftar (Pemohon)
Surat Permintaan
Salinan Berkas SPT
Mulai
SOP Tata Cara
Penerimaan
Dokumen di
KPDDP
Menerima disposisi, meneliti
dan menugaskan Petugas
Pelayanan Peminjaman untuk
menindaklanjutinya
Menatausahakan dan
mengirimkan
Memastikan kembali salinan
berkas SPT sesuai dengan
permohonan permintaan
salinan berkas SPT
Membuat konsep surat
pengantar pengiriman berkas
Konsep surat pengantar
pengiriman berkas dan
salinan berkas SPT
SOP Tata Cara
penyampaian
Dokumen di
KPDDP
Menyetujui dan
menandatangani
Melegalisir Salian berkas
dengan memaraf setiap
lembarnya, serta meneliti
dan memaraf konsep Surat
Pengantar
surat pemberitahuan
beserta salinan berkas
SPT
Surat pengantar
pengiriman berkas dan
salinan berkas SPT
Ya
Tidak
Memastikan SPT tersebut
diolah di PPDDP dengan
cara memeriksa (check
berkas)
SPT sudah
dapat dilihat di
DMS?
Melakukan inquiry untuk
mengetahui letak
penyimpanan berkas
SPT diolah di
PPDDP?
Membuat konsep
surat pemberitahuan
ke Pemohon
Menyerahkan daftar
permintaan salinan serta hasil
inquiry letak penyimpanan
Mengambil berkas
sesuai daftar
permintaan
Menyalin berkas,
memastikan Salinan
sesuai dengan Berkas
Asli serta memaraf
setiap lembarnya
Berkas Asli SPT
Selesai
Tidak
Konsep Surat
Pemberitahuan dan
Salinan Berkas SPTMeneliti dan memaraf
Menyetujui dan
menandatangani
Surat Pemberitahuan
dan Salinan Berkas
SPT
Ya
Menatausahakan dan
mengirimkan
Selesai
SOP Tata Cara
penyampaian
Dokumen di
KPDDP
Surat Pemberitahuan
SPT tidak diolah di
KPDDP
Surat Pemberitahuan
bahwa image SPT
sudah ada di DMS
-48-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN X
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-49-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENYELESAIAN PERMINTAAN SALINAN
BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DARI PPDDP
A. Deskripsi :
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan KPDDP dalam menindaklanjuti
permintaan salinan berkas asli SPT yang diajukan oleh PPDDP sehubungan dengan
adanya proses relokasi SPT dari PPDDP ke KPDDP.
B. Prosedur Kerja :
1. Kepala KPDDP menerima surat permohonan permintaan salinan berkas asli SPT dari
PPDDP dan mendisposisikan kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan
Dokumen.
2. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menerima, meneliti disposisi dan
menugaskan Admin Gudang untuk menindaklanjutinya.
3. Admin Gudang membuka kemasan, mengambil berkas SPT, membuat salinan berkas
SPT.
4. Admin Gudang memastikan salinan berkas SPT sesuai dengan permohonan pemintaan
salinan berkas asli SPT, memasukkan berkas asli SPT ke kemasan, dan menyegel
kembali kemasan.
5. Admin Gudang membuat Berita Acara Penggantian Segel Kemasan.
6. Admin Gudang dan Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen
menandatangani Berita Acara Penggantian Segel Kemasan.
7. Admin Gudang menyerahkan kemasan SPT ke Petugas Gudang untuk diletakkan pada
tempat penyimpanan semula.
8. Admin Gudang membuat konsep surat pengantar pengiriman berkas dan memaraf
salian berkas asli SPT kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Pemeliharaan
dan Pelayanan Dokumen.
9. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen melegalisir salinan berkas asli
SPT setiap lembarnya dengan memberi paraf kemudian meneliti dan memaraf konsep
surat pengantar pengiriman berkas dan menyerahkannya kepada Kepala KPDDP.
10. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani surat pengantar pengiriman berkas.
Lampiran X
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-50-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
11. Admin Gudang menatausahakan dan mengirimkan surat pengiriman berkas beserta
salinan berkas asli SPT ke PPDDP (melalui SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di
KPDDP).
12. Proses selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
Paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Permintaan Salinan Berkas SPT diterima
dengan mempertimbangkan beban kerja di KPDDP.
-51-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart):
PROSEDUR PENYELESAIAN PERMINTAAN SALINAN BERKAS ASLI SPT DARI PPDDP
Petugas GudangKepala KPDDP
Kepala Seksi
Pemeliharaan dan
Pelayanan Dokumen
Admin Gudang PPDDP
Surat Permohoan
Permintaan Salinan
Berkas Asli SPT
Mulai
SOP Tata Cara
Penerimaan
Dokumen di
KPDDP
Menerima disposisi, meneliti
dan menugaskan Petugas
Pelayanan Peminjaman untuk
menindaklanjutinya
Memastikan kembali salinan
berkas SPT, memasukkan
berkas asli SPT ke kemasan,
dan menyegel kembali
kemasan
Menyerahkan daftar
permintaan salinan serta hasil
inquiry letak penyimpanan
Mengambil kemasan
SPT
Kemasan SPT
Prosedur
Permintaan
Salinan Berkas
Asli SPT ke
KPDDP
Membuka kemasan,
mengambil berkas, dan
membuat salinan
berkas asli SPT
Membuat Berita Acara
Penggantian Segel Kemasan,
menandatanganinya, dan
menyerahkan ke Kasi
Menandatangani Berita Acara
Penggantian Segel Kemasan
dan memaraf salinan berkas
asli SPT menyerahkan ke
Admin Gudang
Berita Acara Penggantian
Segel Kemasan
Menyerahkan kemasan ke
Petugas Gudang dan
Mengarsip BA
Kemasan berkas
asli SPT
Meletakkan kemasan
pada tempat
penyimpanan semula
Selesai
Salinan berkas asli SPT
Selesai
Menyetujui dan
menandatangani
Membuat konsep surat
pengantar pengiriman berkas
Konsep surat pengantar
pengiriman berkas dan
salinan berkas asli SPT
Melegalisir Salinan Berkas
SPT dengan memaraf setiap
lembarnya, serta meneliti dan
memaraf konsep Surat
Pengantar
Kemasan berkas asli SPT
Menatausahakan dan
mengirimkan
surat pemberitahuan
beserta salinan berkas
Surat pengantar
pengiriman berkas dan
salinan berkas asli SPT
Selesai
SOP Tata Cara
penyampaian
Dokumen di
KPDDP
-52-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN XI
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-53-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENYELESAIAN PENGEMBALIAN
BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP
A. Deskripsi :
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara penyelesaian pengembalian berkas asli SPT
yang dipinjam oleh KPP di PPDDP, termasuk didalamnya pengembalian berkas asli SPT
yang dipinjam dari KPDDP yang dilakukan oleh PPDDP. KPP yang dimaksud adalah KPP
tempat WP terdaftar.
B. Prosedur Kerja :
1. Peminjam Berkas mengembalikan berkas SPT kepada Petugas Pelayanan
Peminjaman dengan menunjukkan Surat Tugas Pengembalian Berkas.
2. Petugas Pelayanan Peminjaman memeriksa kesesuaian berkas SPT yang
dikembalikan dengan salinan berkas asli SPT.
3. Apabila berkas asli SPT tidak sesuai, Petugas Pelayanan Peminjaman menyalin berkas
SPT yang dikembalikan, kemudian memaraf setiap lembarnya.
4. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat konsep Berita Acara Penolakan Berkas
SPT, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman
Dokumen.
5. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen meneliti dan menandatangani
Berita Acara Penolakan Berkas SPT, kemudian memberikan kepada Peminjam Berkas.
6. Peminjam Berkas meneliti dan menandatangani Berita Acara Penolakan Berkas SPT,
kemudian memberikan kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen.
7. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen menugaskan Petugas
Pelayanan Peminjaman untuk memberikan Berita Acara Penolakan Berkas SPT ke
Peminjam Berkas serta menatausahakan dan menyimpan Berita Acara Penolakan
Berkas SPT, Salinan Surat Tugas Peminjam Berkas, dan Salinan Berkas SPT yang
ditolak.
8. Petugas Pelayanan Peminjaman untuk memberikan Berita Acara Penolakan Berkas
SPT ke Peminjam Berkas serta menatausahakan dan menyimpannya.
9. Apabila berkas SPT sesuai, Petugas Pelayanan Peminjaman membuat konsep Berita
Acara Pengembalian Berkas SPT, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi
Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen.
10. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen meneliti dan menandatangani
Berita Acara Pengembalian Berkas Asli SPT, kemudian memberikan kepada Peminjam
Berkas.
Lampiran XI
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-54-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
11. Peminjam Berkas meneliti dan menandatangani Berita Acara Pengembalian Berkas
Asli SPT, kemudian memberikan kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman
Dokumen.
12. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen menugaskan Petugas
Pelayanan Peminjaman untuk memberikan Berita Acara Pengembalian Berkas Asli
SPT ke Peminjam Berkas serta menatausahakan dan menyimpan Berita Acara
Pengembalian Berkas Asli SPT, Salinan Surat Tugas Peminjam Berkas, dan berkas asli
SPT yang dikembalikan.
13. Petugas Pelayanan Peminjaman untuk memberikan Berita Acara Pengembalian Berkas
SPT ke Peminjam Berkas serta menatausahakan dan menyimpan berkas asli SPT.
14. Petugas Pelayanan Peminjaman melakukan inquiry untuk mengetahui letak
penyimpanan berkas asli SPT.
15. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di Gudang PPDDP, Petugas Pelayanan
Peminjaman menyerahkan berkas asli SPT beserta hasil inquiry letak penyimpanan
berkas ke Admin Gudang.
16. Admin Gudang menginput data SPT yang dikembalikan pada aplikasi PPDDP.
17. Admin Gudang mencocokan identitas berkas SPT dengan Daftar Isi Kemasan,
kemudian memasukkan berkas asli SPT ke dalam kemasan.
18. Dalam hal Berkas SPT disimpan di Gudang Pihak Ketiga, Petugas Pelayanan
Peminjaman mengembalikannya sesuai dengan Prosedur Pengembalian Bekas Asli
SPT yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga.
19. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di Gudang KPDDP, Petugas Pelayanan
Peminjaman mengembalikannya sesuai dengan Prosedur Pengembalian Bekas Asli
SPT yang Disimpan di Gudang KPDDP. (Lampiran XII)
20. Proses selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
a. Jangka waktu penerbitan Berita Acara Penolakan paling lama 1 (satu) hari kerja
setelah diterimanya Surat Pengembalian Berkas Asli SPT.
b. Jangka waktu penerbitan Berita Acara Pengembalian paling lama 1 (satu) hari kerja
setelah diterimanya Surat Pengembalian Berkas Asli SPT.
-55-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart):
PROSEDUR PENYELESAIAN PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP
Peminjam Berkas Admin GudangPetugas Pelayanan PeminjamanKepala Seksi Penyimpanan dan
Peminjaman Dokumen
Sesuai?
Memeriksa Kesesuaian Berkas
SPT dengan salinan berkas
asli SPT
Membuat Salinan
Berkas Yang
dikembalikan dan
memarafnya per
lembarnya
Membuat Konsep
Berita Acara
Pengembalian Berkas
Asli SPT
Membuat Konsep
Berita Acara
Penolakan Berkas
SPT
Berita Acara
Penolakan Berkas
SPT
Meneliti dan
menandatangani
Menandatangani
Berita Acara
Menugaskan untuk
menatausahkan Salinan dan
menyerahkan Berita Acara
dan Berkas Asli kepada
Peminjam Berkas
Menatausahakan dan
menyerahkan
Berita Acara
Penolakan Berkas
SPT dan Berkas SPT
Selesai
Tidak
Berita Acara
Pengembalian Berkas
Asli SPTMenandatangani
Berita Acara
Menatausahakan dan
menyerahkan
Menugaskan untuk
menatausahkan berkas
asli SPT dan menyerahkan
Berita Acara kepada
Peminjam Berkas
Berita Acara
Pengembalian Berkas
Asli SPT
Konsep Berita Acara
dan Berkas SPT
Berita Acara
Pengembalian
Berkas Asli SPT
Berkas asli SPT
Selesai
Mengembalikan
Berkas SPT
Mulai
Berkas SPT
Ya
Konsep Berita Acara
Pengembalian Berkas
Asli SPTMeneliti dan
menandatangani
-56-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENYELESAIAN PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI PPDDP
Admin GudangPetugas Pelayanan Peminjaman
Kepala Seksi
Penyimpanan dan
Peminjaman Dokumen
Melakukan inquiry
untuk mengetahui letak
penyimpanan
Lokasi Gudang di
PPDDP?
Lokasi Gudang Pihak
Ketiga?
Prosedur
Pengembalian
Berkas Asli SPT
yang Disimpan di
Gudang Pihak
Ketiga
Ya
Tidak
Tidak
Menyerahkan berkas
SPT beserta hasil
Inquiry letak
penyimpanan berkas
Prosedur
Pengembalian
Berkas Asli SPT
yang Disimpan di
Gudang KPDDP
Ya
Berkas SPT dan hasil
Inquiry letak
penyimpanan berkas
Memasukkan berkas asli
SPT ke dalam kemasan
Menginput data SPT
yang dikembalikan pada
Aplikasi
Selesai
Mencocokan identitas
Berkas asli SPT dengan
Daftar Isi Kemasan
Menyerahkan dan
menugaskan untuk
menyimpan berkas asli
SPT
-57-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN XII
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-58-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT)
YANG DISIMPAN DI GUDANG KPDDP
A. Deskripsi :
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara pengembalian berkas asli SPT yang dipinjam
oleh KPP Tempat Wajib Pajak Terdaftar di PPDDP, untuk selanjutnya dikembalikan ke
Gudang KPDDP dikarenakan adanya proses relokasi SPT dari PPDDP ke KPDDP.
B. Prosedur Kerja :
1. Petugas Pelayanan Peminjaman mengidentifikasi letak penyimpanan berkas asli SPT
dengan melakukan inquiry pada aplikasi.
2. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di Gudang Pihak Ketiga, Petugas Pelayanan
Peminjaman mengembalikannya sesuai dengan Prosedur Pengembalian Bekas Asli
SPT yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga.
3. Dalam hal berkas asli SPT disimpan di Gudang KPDDP, Petugas Pelayanan
Peminjaman membuat konsep Surat Pengembalian Berkas Asli SPT, kemudian
menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen.
4. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen meneliti dan memaraf konsep
Surat Pengembalian Berkas Asli SPT, kemudian menyerahkannya kepada Kepala
Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen.
5. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menelaah dan memaraf
konsep Surat Pengembalian Berkas Asli SPT, kemudian menyerahkannya kepada
Kepala PPDDP.
6. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pengembalian Berkas
Asli SPT, kemudian menyerahkannya kepada Petugas Pelayanan Peminjaman untuk
ditindaklanjuti.
7. Petugas Pelayanan Peminjaman mengirim Surat Pengembalian Berkas Asli SPT dan
berkas asli SPT sesuai dengan SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di PPDDP,
kemudian menyerahkan Surat Pengembalian Berkas Asli SPT kepada Admin Gudang
untuk diinput pada aplikasi.
8. Petugas Pelayanan Peminjaman menyimpan Surat Pengembalian Berkas Asli SPT.
9. Proses selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
Jangka waktu penerbitan Surat Pengembalian Berkas Asli SPT ke KPDDP paling lama 3
(tiga) hari kerja setelah diterimanya Surat Pengembalian Berkas Asli SPT.
Lampiran XII
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-59-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart):
PROSEDUR PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) YANG DISIMPAN DI GUDANG KPDDP
Kepala PPDDP
Kepala Bidang
Penerimaan dan
Penyimpanan
Dokumen
Admin GudangPetugas Pelayanan Peminjaman
Kepala Seksi
Penyimpanan dan
Peminjaman Dokumen
Lokasi Gudang Pihak
Ketiga?
Membuat konsep Surat
Pengembalian ke KPDDP
Prosedur
Pengembalian
Berkas Asli SPT
yang Disimpan di
Gudang Pihak
Ketiga
Ya
Tidak
Konsep Surat Pengembalian
Berkas Asli SPTMeneliti dan mamarafMenelaah dan Memaraf
Mengirim Berkas ke
KPDDP dan
menyampaikan ke Admin
Gudang
Surat Pengembalian
Berkas Asli SPT dan
berkas asli SPT
Menyetujui dan
Menandatangani
Prosedur Penyelesaian
Pengembalian Berkas
Asli SPT yang dipinjam
oleh PPDDP
Selesai
SOP Tata Cara
Penyampaian
Dokumen di PPDDP
Surat Pengembalian
Berkas Asli SPT dan
berkas asli SPT
Menginput data SPT
yang dikembalikan
pada Aplikasi
Mulai
Prosedur
Pengembalian
Berkas Asli SPT di
PPDDP
Berkas Asli SPT
Menatausahakan dan
menyimpannya
-60-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN XIII
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-61-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENYELESAIAN PENGEMBALIAN
BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI KPDDP
A. Deskripsi :
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan KPDDP dalam menindaklanjuti
pengembalian berkas asli SPT yang diajukan oleh KPP tempat Wajib Pajak terdaftar
sebagai Peminjam Berkas.
B. Prosedur Kerja :
1. Peminjam Berkas mengembalikan berkas SPT kepada Admin Gudang dengan
menunjukkan Surat Tugas Pengembalian Berkas.
2. Admin Gudang memeriksa kesesuaian berkas SPT yang dikembalikan dengan salinan
berkas asli SPT.
3. Apabila Berkas SPT tidak sesuai, Admin Gudang menyalin berkas SPT yang
dikembalikan, kemudian memaraf setiap lembarnya.
4. Admin Gudang membuat konsep Berita Acara Penolakan Berkas SPT, kemudian
menyerahkannya kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
5. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen meneliti dan menandatangani
Berita Acara Penolakan Berkas SPT, kemudian memberikan kepada Peminjam Berkas.
6. Peminjam Berkas meneliti dan menandatangani Berita Acara Penolakan Berkas SPT,
kemudian memberikan kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
7. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menugaskan Admin Gudang
untuk memberikan Berita Acara Penolakan Berkas SPT ke Peminjam Berkas serta
menatausahakan dan menyimpan Berita Acara Penolakan Berkas SPT, Salinan Surat
Tugas Peminjam Berkas, dan Salinan Berkas SPT yang ditolak.
8. Admin Gudang untuk memberikan Berita Acara Penolakan Berkas SPT ke Peminjam
Berkas serta menatausahakan dan menyimpannya.
9. Apabila Berkas SPT sesuai, Admin Gudang membuat konsep Berita Acara
Pengembalian Berkas Asli SPT, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi
Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
10. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen meneliti dan menandatangani
Berita Acara Pengembalian Berkas Asli SPT, kemudian memberikan kepada Peminjam
Berkas.
11. Peminjam Berkas meneliti dan menandatangani Berita Acara Pengembalian Berkas
Asli SPT, kemudian memberikan kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan
Dokumen.
Lampiran XIII
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-62-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
12. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menugaskan Admin Gudang
untuk memberikan Berita Acara Pengembalian Berkas Asli SPT ke Peminjam Berkas
serta menatausahakan dan menyimpan Berita Acara Pengembalian Berkas Asli SPT,
Salinan Surat Tugas Peminjam Berkas, dan berkas asli yang dikembalikan.
13. Admin Gudang untuk memberikan Berita Acara Pengembalian Berkas Asli SPT ke
Peminjam Berkas serta menatausahakan dan menyimpan berkas asli SPT.
14. Admin Gudang melakukan inquiry untuk mengetahui letak penyimpanan berkas asli
SPT.
15. Admin Gudang menyerahkan berkas asli SPT beserta hasil inquiry letak penyimpanan
berkas ke Petugas Gudang.
16. Petugas Gudang menginput data SPT yang dikembalikan pada aplikasi.
17. Petugas Gudang mencocokan identitas berkas asli SPT dengan Daftar Isi Kemasan,
kemudian memasukkan berkas asli SPT ke dalam kemasan.
18. Proses selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
a. Jangka waktu penerbitan Berita Acara Penolakan paling lama 1 (satu) hari kerja
setelah diterimanya Surat Pengembalian Berkas Asli SPT.
b. Jangka waktu penerbitan Berita Acara Pengembalian paling lama 1 (satu) hari kerja
setelah diterimanya Surat Pengembalian Berkas Asli SPT.
-63-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
Bagan Arus (Flowchart):
PROSEDUR PENYELESAIAN PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) DI KPDDP
Petugas GudangKepala Seksi Pemeliharaan dan
Pelayanan DokumenAdmin Gudang Peminjam Berkas
Selesai
Berita Acara
Pengembalian
Berkas Asli SPTMenatausahakan dan
menyerahkan
Menandatangani
Berita Acara
Menatausahakan
dan menyerahkan
Menandatangani
Berita Acara
Berita Acara
Pengembalian Berkas
Asli SPT
Berita Acara
Penolakan Berkas
SPT dan Berkas SPT
Sesuai?
Membuat Konsep
Berita Acara
Penolakan Berkas
SPT
Meneliti dan
menandatangani
Memeriksa Kesesuaian
Berkas SPT dengan
salinan berkas asli
Menugaskan untuk menatausahkan
Salinan dan menyerahkan Berita Acara
dan Berkas Asli kepada Peminjam Berkas
Berita Acara
Pengembalian Berkas
Asli SPT
Membuat Konsep
Berita Acara
Pengembalian
Berkas Asli SPT
Membuat Konsep
Berita Acara
Pengembalian
Berkas Asli SPT
Berita Acara
Penolakan Berkas
SPT
Mengembalikan
Berkas SPT
Konsep Berita Acara
dan Berkas SPT
Membuat Salinan
Berkas Yang
dikembalikan serta
memaraf setiap
lembarnya
Berkas SPT
Menugaskan untuk
menatausahkan berkas
asli SPT dan
menyerahkan Berita
Acara kepada Peminjam
Berkas
Mulai
Selesai
Berkas Asli SPT
Menginput data SPT
yang dikembalikan
pada Aplikasi
Melakukan inquiry untuk
mengetahui letak
penyimpanan
Menyerahkan berkas asli
SPT beserta hasil Inquiry
letak penyimpanan berkas
Berkas asli SPT dan hasil
Inquiry letak penyimpanan
berkas
Mencocokan identitas
Berkas asli SPT
dengan Daftar Isi
Kemasan
Tidak
Ya
Meneliti dan
menandatangani
Konsep Berita Acara
dan berkas asli SPT
Memasukkan berkas
asli SPT ke dalam
kemasan
Selesai
-64-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN XIV
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-65-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENYELESAIAN PENGEMBALIAN
BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) YANG DIPINJAM OLEH PPDDP
A. Deskripsi :
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan KPDDP dalam menindaklanjuti
permohonan peminjaman berkas asli SPT yang diajukan oleh PPDDP sehubungan dengan
adanya proses relokasi SPT dari PPDDP ke KPDDP.
B. Prosedur Kerja :
1. Kepala KPDDP menerima Surat Pengembalian Berkas Asli SPT dan berkas asli SPT
dari PPDDP, kemudian mendisposisikan kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan
Pelayanan Dokumen.
2. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen menerima disposisi surat
pengembalian berkas dari PPDDP, kemudian menugaskan Admin Gudang memproses
lebih lanjut.
3. Admin Gudang melakukan inquiry untuk mengetahui letak penyimpanan berkas asli
SPT.
4. Admin Gudang menyimpan berkas asli SPT dalam kemasan, melakukan penyegelan
kembali dan membuat Berita Acara Penggantian Segel Kemasan.
5. Admin Gudang dan Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen
menandatangani Berita Acara Penggantian Segel Kemasan SPT.
6. Admin Gudang membuat konsep Surat Pemberitahuan Berkas Asli SPT telah
Dikembalikan, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Pemeliharaan dan
Pelayanan Dokumen.
7. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen meneliti dan memaraf konsep
Surat Pemberitahuan Berkas Asli SPT telah dikembalikan, kemudian menyerahkannya
kepada Kepala KPDDP.
8. Kepala KPDDP menyetujui dan menandatangani konsep Surat Pemberitahuan Berkas
Asli SPT telah dikembalikan, kemudian menyerahkannya kepada Admin Gudang untuk
ditindaklanjuti.
9. Admin Gudang mengirim Surat Pemberitahuan Berkas Asli SPT telah dikembalikan
sesuai dengan SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di KPDDP serta
menatausahakannya.
10. Proses selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
Jangka waktu penerbitan Surat Pemberitahuan Pengembalian Berkas Asli SPT paling
lama 3 (tiga) hari kerja setelah Surat Pengembalian Berkas Asli SPT diterima dengan
mempertimbangkan beban kerja di KPDDP.
Lampiran XIV
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-66-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart):
PROSEDUR PENYELESAIAN PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT) YANG DIPINJAM OLEH PPDDP
Kepala Seksi
Pemeliharaan dan
Pelayanan Dokumen
Admin GudangPPDDP Kepala KPDDP
Mengembalikan
Berkas Asli SPT
Surat Pengembalian
dan berkas asli SPT
Mulai
SOP Tata Cara
Penyampaian
Dokumen di PPDDP
Menerima dan
mendisposisikan
Menerima dan
mendisposisikan untuk
ditindaklanjuti
Melakukan inquiry untuk mencari
letak penyimpanan berkas
Menyimpan berkas asli SPT ke
dalam kemasan, menyegel
kemasan dan membuat Berita
Acara Penggantian Segel
Kemasan
Membuat konsep surat
pemberitahuan bahwa
berkas asli SPT yang
dikembalikan telah diterima
Menyerahkan konsep Surat
Pemberitahuan SPT telah
dikembalikan
Meneliti dan memarafMenyetujui dan
menandatangani
Prosedur
Pengembalian
Berkas Asli SPT
yang Disimpan di
Gudang KPDDP
Membuat Berita Acara
Penggantian Segel
Kemasan, menandatangani,
dan menyerahkan ke Kasi
Berita Acara
Penggantian Segel
Kemasan
Menandatangani Berita
Acara Penggantian Segel
Kemasan dan menyerahkan
ke Admin Gudang
Mengarsip BA Penggantian
Segel Kemasan dan membuat
konsep Surat Pemberitahuan
ke PPDDP
Memasukkan kemasan kedalam
tempat penyimpanan semula
Selesai
Kemasan SPT
Surat Pemberitahuan
SPT telah dikembalikanMenatausahakan dan
mengirimkan
SOP Tata Cara
Penyampaian
Dokumen di KPDDPSelesai
Surat Pemberitahuan
SPT telah dikembalikan
-67-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN XV
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK
NOMOR SE-37/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PEMINJAMAN, PERMINTAAN SALINAN, DAN PENGEMBALIAN
SURAT PEMBERITAHUAN PADA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN
PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
-68-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
PROSEDUR PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SURAT PEMBERITAHUAN (SPT)
KE GUDANG PIHAK KETIGA
A. Deskripsi
Prosedur operasi ini menguraikan tata cara yang dilakukan PPDDP dalam melakukan
pengembalian berkas asli SPT yang yang disimpan di Gudang Pihak Ketiga sehubungan
dengan adanya relokasi berkas asli SPT dari PPDDP ke Gudang Pihak Ketiga.
B. Prosedur Kerja
1. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen menugaskan Petugas
Pelayanan Peminjaman untuk membuat usulan Surat Tugas Pengembalian Berkas Asli
SPT serta menugaskan Admin Gudang untuk menghubungi terlebih dahulu Petugas
Gudang Pihak Ketiga agar menyiapkan kemasan SPT yang akan dikembalikan.
2. Petugas Pelayanan Peminjaman membuat Surat Tugas Pengembalian SPT, kemudian
menyerahkannya kepada Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen.
3. Kepala Seksi Penyimpanan dan Peminjaman Dokumen meneliti dan memaraf konsep
surat, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Bidang Penerimaan dan
Penyimpanan Dokumen.
4. Kepala Bidang Penerimaan dan Penyimpanan Dokumen menelaah dan memaraf
konsep surat, kemudian menyerahkannya kepada Kepala PPDDP.
5. Kepala PPDDP menyetujui dan menandatangani Surat Tugas Pengembalian Berkas
Asli SPT, kemudian menyerahkannya kepada Petugas Pelayanan Peminjaman untuk
ditindaklanjuti.
6. Petugas Pelayanan Peminjaman menatausahakan dan mengarsip surat serta
menyerahkannya kepada Admin Gudang.
7. Admin Gudang mengembalikan berkas asli SPT ke Gudang Pihak Ketiga.
8. Petugas Gudang Pihak Ketiga mengecek Surat Tugas Pengembalian SPT, kemudian
menyerahkan kemasan berkas asli SPT.
9. Admin Gudang membuka kemasan, menyimpan berkas asli SPT dan melakukan
penyegelan kembali.
10. Admin Gudang membuat Berita Acara Penggantian Segel Kemasan SPT sebanyak 2
lembar.
Lampiran XV
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-37 /PJ/2016 Tanggal : 01 Agustus 2016
-69-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
11. Admin Gudang dan Petugas Gudang Pihak Ketiga menandatangani Berita Cara
Penggantian Segel Kemasan SPT.
12. Admin Gudang menyerahkan lembar kedua Berita Acara Penyegelan Kembali
Kemasan kepada Petugas Gudang Pihak Ketiga dan kemasan SPT yang telah disegel.
13. Petugas Gudang Pihak Ketiga menyimpan kembali kemasan pada tempat
penyimpanan semula.
14. Admin Gudang mentausahakan dan menyimpan lembar pertama Berita Acara
Penggantian Segel Kemasan.
15. Proses selesai.
Jangka Waktu Penyelesaian :
Sesuai Penugasan.
-70-
KP.: PJ.134/PJ.1301/2016
C. Bagan Arus (Flowchart):
PROSEDUR PENGEMBALIAN BERKAS ASLI SPT KE GUDANG PIHAK KETIGA
Admin Gudang
Kepala Bidang
Penerimaan dan
Penyimpanan
Dokumen
Kepala PPDDPKepala Seksi Penyimpanan dan
Peminjaman Dokumen
Petugas Pelayanan
Peminjaman
Petugas Gudang
Pihak Ketiga
Berkas asli SPT
Mulai
Meneliti dan memaraf konsep Surat
Tugas Pengembalian Berkas Asli SPT
Membawa berkas dan
menyampaikan ke Petugas
Gudang Pihak Ketiga
Menelaah dan
memaraf konsep surat
Membuat Konsep Surat Tugas
Pengembalian Berkas Asli
SPT
Konsep Surat Tugas
Pengembalian Berkas Asli
SPT
Prosedur
Penyelesaian
Pengembalian
Berkas Asli SPT di
PPDDP
Menatausahakan dan
memberikan pada pelaksana
yang ditunjuk
Surat Tugas Pengembalian Berkas
Asli SPT
Selesai
Prosedur
Penyelesaian
Permintaan
Salinan Berkas
Asli SPT di
PPDDP
Mulai
Menugaskan dan menunjuk
Pelaksana untuk
mengembalikan berkas asli
SPT
Mengecek Surat Tugas
Menyetujui dan menandatangani
konsep surat
Surat Tugas Pengembalian
Berkas Asli SPT
Menghubungi Petugas
Gudang Pihak Ketiga untuk
menyiapkan Kemasan
penyimpanan berkas yang
akan dikembalikan
Menyiapkan Kemasan
Berkas
Menyerahkan kemasan
berkas
Memasukkan berkas asli SPT
ke dalam kemasan dan
melakukan penyegelan
kembali
Menyerahkan Lembar Kedua
Berita Acara dan kemasan
SPT
Membuat Berita Acara
Penyegelan Kembali dan
menandatanganinya
Meneliti dan
menandatangani Berita
Acara
Berita Acara Penyegelan
Kembali
Berita Acara
Pengembalian serta
Penyegelan Kembali
Menatausahakan dan
mengarsip Berita Acara
Selesai
Meletakkan kemasan pada
tempat penyimpanan semula
Kemasan Berkas Asli
SPT
Selesai