SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PT ESSENCE IMPRESSIONDiajukan Sebagai Syarat Untuk Memenuhi Ujian Akhir Semester Praktikum Informasi

Akuntansi

Disusun oleh:

Rijal Zul Hilmi (105020303111004)

JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2013

BAGIAN I

PENDAHULUAN

I. Gambaran Umum Perusahaan

PT Essence Impression merupakan salah satu perusahaan jasa terbesar di Indonesia

yang didirikan oleh Rijal Zul Hilmi pada 15 Maret 2007. Perusahaan ini bergerak dibidang

percetakan, dimana awalnya hanya berspesialisasi pada kegiatan pra cetak seperti scanning,

typesetting (untuk text maupun gambar), penyempurnaan warna gambar, dan desain grafis.

Pelanggan PT Essence Impression ini adalah perusahaan percetakan dan para konsumen

individu lainnya.

Setelah mengalami perkembangan yang cukup pesat dalam beberapa tahun terakhir,

PT Essence Impression melihat semakin banyaknya permintaan dari pelanggan untuk

memberikan jasa percetakan yang lengkap untuk mencetak sesuai dengan permintaan

mereka. Melihat keadaan ini, manajemen perusahaan akhirnya mengembangkan perusahaan

ke bidang percetakan di akhir tahun 2010 dengan membeli 10 mesin cetak berkualitas untuk

menunjang perkembangan perusahaan ini. Seiring berkembangnya perusahaan, PT Essence

Impression saat ini telah memiliki 20 mesin cetak yang dapat dioperasikan 24 jam yang

didukung oleh 200 karyawan.

II. Visi Misi Perusahaan

PT Essence Impression memiliki visi “Menjadi perusahaan no 1 di Indonesia dengan

mengedepankan profesionalisme dalam desain grafis dan mengutamakan pelayanan kepada

masyarakat”. Untuk mencapai visi tersebut, PT Essence Impression memiliki misi sebagai

berikut :

Meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan dengan cara meningkatkan kualitas

SDM dan kesejahteraan hidup karyawan

Menjembatani komunikasi antar anggota perusahaan

Terus mengikuti dan menguasai perkembangan teknik dan inovasi di dunia percetakan

Ikut ambil bagian dalam pengembangan keterampilan bagi dunia pendidikan pada

umumnya dan grafika pada khususnya

III. Lokasi Perusahaan

PT Essence Impression berlokasi di :

Alamat : Jalan Tirtayasa No 54, Balikpapan, Kalimantan Timur

Telpon : (0542) 363626

Fax : (0542) 263636

E-mail : Essence_Impression@rmail.com

Website : www.EssenceImpression.com

Luas Area : Luas tanah seluas 8.000 m2, luas bangunan 6.000 m2 dan daya listrik sebesar

250.000 watt

IV. Aktivitas Operasional Perusahaan

PT Essence Impression selain menyediakan jasa percetakan sebagai operasional utama

perusahaannya, usaha lain perusahaan ini antara lain desain grafis, pengiriman barang

cetakan, dan packaging. Berikut adalah penjelasan setiap akitivitas operasional perusahaan :

Percetakan

Kegiatan Melayani pencetakan majalah, buku-buku penerbit, bulletin, brosur, poster,

sapnduk, x-banner, agenda, kalender, dan lain sebagainya

Desain Grafis

Melayani pembuatan desain-desain dan layout untuk buku, majalah, kalender,

packaging untuk makanan, dan lain-lain

Packaging

Melayani pembuatan dus untuk kue, nasi, popcorn, obat-obatan, dan shopping bag

Berikut ini disajikan informasi mengenai tarif untuk setiap tipe kertas dan tipe pesanan :

Tipe pesanan Kertas Art Paper

(perlembar)

Kertas HVS

(perlembar)

Kertas Corugoated

(perkotak)

Buku 1.000 500 -

Majalah 2.000 1.000 -

Poster 4.000 2.000 -

Brosur 1.000 500 -

Kalender 4.000 2.000 -

Kartu Nama 1.000 500 -

Dus kue atau nasi - - 500

Dus obat-obatan - - 500

Dus popcorn 1.000 - 1.000

Untuk spanduk, backdrop dan x-banner ditetapkan tarif permeter sebesar Rp.15.000 permeter.

V. Kebijakan Umum Perusahaan

Berikut ini adalah kebijakan-kebijakan umum perusahaan yang terkait dengan siklus-siklus

akuntansi yang terdapat dalam PT Essence Impression :

1. Pemesanan desain dilakukan dengan datang langsung ke perusahaan, tidak bisa melalui

email, telpon, dan alat komunikasi lain sejenis

2. Sanksi apabila tidak mematuhi kebijakan perusahaan juga prosedur yang telah ditetapkan

adalah:

Pelanggaran pertama akan diberikan surat teguran

Pelanggaran kedua kali, perusahaan akan memotong gaji karyawan. Besarnya

potongan sesuai besarnya pelanggaran dan kesepakatan oleh bagian HRD dengan

manager dan bagian keuangan.

Untuk pelanggaran ketiga kali, maka perusahaan akan memberi surat peringatan

Untuk pelanggaran keempat kali, perusahaan akan melakukan pemutusan hubungan

kerja dengan pihak yang bersangkutan

3. Semua transaksi pengeluaran dari perusahaan akan terintegrasi menjadi satu siklus yang

akan di manajemen oleh bagian keuangan perusahaan dan pihak-pihak yang terkait

4. Pelanggan akan ditawarkan jasa desain dari perusahaan, apabila membawa desain sendiri

juga bisa langsung cetak saja

5. Perusahaan mengutamakan kepuasan pelanggan dalam setiap layanan, oleh karena itu

tuntutan kerja secara professional bagi setiap karyawan perusahaan wajib dipatuhi.

BAGIAN II

STRUKTUR ORGANISASI DAN DESKRIPSI KERJA

I. Struktur Organisasi

Berikut ini disajikan Struktur Organisasi PT Essence Impression pada saat ini :Manajer UtamaRijal Zul HilmiManajer PemasaranDracoAdmin PenjualanGoyleManajer ProduksiRonaldAdministrasi ProduksiFredStaf Pra CetakGeorgeStaf PotongMollyStaf Cetak dan FinishingArthurManajer KeuanganHermoneStaf KeuanganDobbyStaf PembelianKreacherStaf AkuntingCroochanksManajer PersediaanNevilleStaf PersediaanLunaManajer HRDGinnyStaf HRDJames

II. Deskripsi Kerja

Deskripsi kerja untuk masing-masing bagian pada saat ini adalah sebagai berikut :

1. Manajer Utama

a. Bertanggung jawab terhadap kemajuan lembaga percetakan

b. Bertanggung jawab dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan evaluasi

program-program percetakan

c. Bertanggung jawab dalam membuat program-program percetakan

d. Bertanggung jawab dalam membuat perencanaan kegiatan dan keuangan

e. Melakukan koordinasi dengan unit

f. Melakukan evaluasi terhadap unit

2. Manajer Pemasaran

a. Bertanggung jawab menjaga hubungan baik dengan para klien

b. Melayani bisnis klien

c. Meminta data lengkap mengenai klien

d. Mencari perusahaan-perusahaan besar yang memungkinkan menjadi klien

e. Menghitung dan mengajukan penawaran harga

f. Bernegosiasi dengan klien

g. Menyampaikan spesifikasi penjualan tertulis kepada admin penjualan

h. Meneliti ketepatan atau kebenaran hasil desain sebelum diajukan ke klien

i. Meneliti ketepatan atau kebenaran hasil cetakan sebelum diserahkan ke klien

3. Admin Penjualan

a. Bertanggung jawab melakukan pendokumentasian transaksi penjualan yang terjadi

b. Melayani proses pesanan klien

c. Berkoordinasi dengan staf keuangan terkait uang pendapatan

d. Bertanggung jawab mencatat pesanan klien dengan teliti

4. Manajer Produksi

a. Bertanggungjawab terhadap proses percetakan

b. Merencanakan kebutuhan bahan dan perlengkapan percetakan

c. Melakukan manajemen percetakan, termasuk mengkoordinir dan memonitoring

jalannya bagian produksi perusahaan

d. Memastikan semua data dicatat lengkap

e. Memastikan Surat pesanan dengan data lengkap untuk bagian Pra-cetak

f. Mengkoordinir bagian finishing untuk memastikan ketetapatan waktu

g. Melakukan pemeliharaan aset percetakan

5. Administrasi Produksi

a. Mengadministrasikan dan mengarsipkan pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan

b. Mengadministrasikan dan mengagendakan data yang selesai

c. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan administrasi pesanan yang selesai untuk

disrahkan ke pelanggan

6. Staf Pra-cetak

a. Bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan dibagian pra-cetak seperti desain,

ukuran, dan lain-lain

b. Memperjelas apa yang tertulis di surat pesanan

c. Bekerjasama dengan manajer produksi untuk memeriksa ulang hasil pra-cetak apakah

terjadi kesalahan atau tidak

d. Melakukan layout atau setting naskah.

e. Menentukan pilihan huruf (tipografi) dan warna (colour sparation).

f. Membuat desain cover

g. Mengatur halaman-halaman sesuai metode cetak (imposisi/katern).

h. Menghitung perkiraan pemakaian bahan baku produksi

i. Melengkapi produk dengan barcode.

j. Memantau jadwal cetak.

7. Staf Potong

a. Bertanggung jawab untuk memastikan ketetapatan dalam pemotongan kertas

b. Menghitung jumlah kertas yang dibutuhkan dalam proses cetak sebelum melakukan

pemotongan kertas

c. Memastikan jumlah kertas yang dibutuhkan dalam proses cetak sebelum melakukan

pemotongan kertas apakah tersedia atau tidak

d. Menyampaikan hasil pemotongan ke proses cetak

8. Staf Cetak dan Finishing

a. Bertanggung jawab melakukan semua kegiatan cetak produk

b. Bertanggung jawab untuk memastikan ketepatan atau kebenaran hasil pra-cetak dan

pemotongan kertas sesuai dengan pesanan sebelum diproses lebih lanjut

c. Mengusahakan warna yang tercetak sesuai dengan permintaan klien

d. Memastikan kualitas mutu hasil cetakan

9. Manajer Keuangan

a. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan administrasi perusahaan dalam bidang

keuangan

b. Merencanakan kebutuhan bahan dan perlengkapan perusahaan

c. Melakukan pengawasan pelaksanaan kerja bagian di bidang keuangan dan akuntansi.

d. Menolak / menangguhkan dan menyarankan kepada direksi dan komisaris untuk

menolak /menaguhkan pembayaran bagi :

- Hal-hal yang diragukan keabsahannya

- Hal-hal yang diragukan kewajaran / kelayakan harganya

e. Merencanakan kebutuhan operasional perusahaan

f. Melakukan manajemen keuangan sesuai dengan peraturan

g. Mengadministrasikan dan mengarsipkan pelaksanaan kegiatan keuangan perusahaan

h. Mengadministrasikan dan mengontrol penggunaan keuangan perusahaan

i. Mengkoordinasikan bagian-bagian dalam bidang keuangan

j. Melakukan analisis beaya cetak

k. Melakukan analisis sistem penggajian

l. Meminta laporan dan mendokumentasikan laporan

m. Membuat laporan dan evaluasi kegiatan perusahaan di bidang keuangan secara

keseluruhan.

10. Staf Pembelian

a. Bertanggung jawab menerima permintaan pengadaan barang

b. Mencari supplier yang sesuai bekerjasama dengan bagian pemasaran

c. Bernegosiasi dengan supplier bekerjasama dengan bagian pemasarana

d. Membuat surat pesanan untuk pembelian barang maupun jasa

11. Staf Keuangan

a. Bertanggung jawab menerima uang dari pelanggan

b. Bertanggung jawab memeriksa invoice apakah sudah sesuai dengan fakta lapangan

c. Bertanggung jawab memeriksa tanggal jatuh tempo invoice

d. melakukan penagihan invoice yang sudah jatuh tempo

e. melaporkan ke manajer untuk tagihan yang sudah jatuh tempo namun belum dbayar

f. Bertanggung jawab menerima uang pendapatan atau mengeluarkan uang untuk

pembelian dan penggajian

12. Staf Akunting

a. Bertanggung jawab untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan posisi

keuangan

b. Membuat laporan pajak

c. Membuat laporan keuangan

d. Membuat laporan arus kas

e. Mendokumentasikan semua transaksi yang berlangsung di perusahaan

f. Menelti / memeriksa keabsahaan /kebenaran bukti-bukti pembayaran dan bukti-bukti

keuangan lainnya

g. Menolak bukti-bukti pembayaran, dan bukti-bukti keuangan lainnya yang diragukan

keabsahanya / kebenarannya.

13. Manajer Persediaan

a. Bertanggung jawab dalam bidang pergudangan yang meliputi perencanaa,

pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi

b. Melakukan pengelolaan bahan baku percetakan dan hasil cetakan di gudang (penataan

dan dokumentasi)

c. Memasukkan data bahan

d. Mengadministrasikan dan mengontrol penggunaan mesin Percetakan

e. Melakukan pekerjaan administrasi pergudangan (distribusi hasil cetak)

f. Bertanggung jawab dalam membuat laporan kegiatan kepada penanggung jawab

secara berkala baik harian, mingguan, bulanan, triwulan, semester, maupun tahunan

baik keuangan maupun akademik.

14. Staf Persediaan

a. Bertanggung jawab melakukan kegiatan pengecekan barang

b. Mengelola dan mengadministrasikan bahan baku dan mendistribusikan

c. Melakukan cross-check antara order cetak dan buku yang masuk gudang

d. Melakukan pekerjaan administrasi pergudangan

15. Manajer HRD

a. Memimpin secara manajerial Bagian HRD, sesuai dengan program kerja perusahaan

dan kebijakan yang telah digariskan oleh Manajer Utama

b. Mengatur penugasan karyawan di Bagian HRD, serta bagian lain di lingkungan PT

Essence Impression

c. memberikan bimbingan /pengarahan menyangkut pekerjaan yang harus dilaksanakan

dan mengawasi pelaksanaannya, serta memberikan teguran kepada akryawan yang

tidak bekerja sebagaimana mestinya

d. Mengawasi pelaksanaan proses penyediaan sarana dan prasarana baik berupa bahan

baku Produksi, bahan baku umum, dan bahan lainnya

e. Memberikan penghargaan kepada karyawan di lingkungan perusahaan yang

berprestasi luar biasa dan berkondite baik.

f. Menjatuhkan hukuman kepada karyawan yang prestasi kerjanya dibawah standar dan

atau berkondite buruk.

g. Pengangkatan, pemberhentian dan atau pemutasian Karyawan

h. Membuat dan menyampaikan informasi kepada Direksi dan Komisaris laporan /

informasi sumberdaya manusia di perusahaan.

16. Staf HRD

a. Mencatat prestasi setiap karyawan di lingkungan PT Essence Impression serta

memberikan usulan – usulan kepada manajer HRD

b. Memberikan penghargaan kepada karyawan di lingkungan perusahaan yang

berprestasi luar biasa dan berkondite baik dengan berkoordinasi ke manajer HRD

c. Menginformasikan kepada manajer HRD untuk menjatuhkan hukuman kepada

karyawan yang prestasi kerjanya dibawah standar dan atau berkondite buruk.

d. Menyarankan Pengangkatan, pemberhentian dan atau pemutasian Karyawan ke

manajer HRD

BAGIAN III

SIKLUS PENGHASILAN

I. Penjelasan Umum Terkait Siklus Penghasilan

Siklus penghasilan utama pada PT Essence Impression yaitu penghasilan dari hasil pesanan

percetakan dari klien, yang saat ini menjadi tanggung jawab bagian-bagian perusahaan

sebagai berikut :

- Admin penjualan : bertugas melayani klien yang datang, menanyakan pesanan,

mencatat pesanan, membuat Sales Order, dan semua hal yang berkaitan dengan

pelayanan pesanan pelanggan

- Staf Keuangan : Bertugas menerima uang pendapatan setiap harinya

- Staf Akuntansi : Bertugas mencatat ke dalam jurnal dan buku besar transaksi-

transaksi pendapatan perusahaan setiap harinya. Dan pada akhir periode membuat

laporan keuangan perusahaan.

II. Prosedur-Prosedur Terkait Siklus Penghasilan

Dibagian ini akan disajikan narasi siklus prosedur penghasilan yang terdapat pada PT

Essence Impression :

1. Klien datang untuk melakukan pemesanan desain yang akan dicetak

2. Admin penjualan menanyakan pada klien apakah perlu menggunakan jasa desain

perusahaan atau membawa desain sendiri serta menanyakan apakah barang akan

diambil sendiri atau dikirimkan

3. Apabila membawa desain sendiri, maka pesanan akan langsung diproses pada bagian

percetakan dan apabila klien menggunakan jasa desain dari perusahaan maka admin

penjualan akan menanyakan detail desain yang akan dibuatkan yang dicatat dalam

Sales Order (SO) dan selanjutnya akan diberikan ke bagian pra-cetak untuk dibuatkan

desain yang sesuai

4. Admin penjualan membuat Sales Order (SO) sebanyak 3 rangkap yang telah diisi

sesuai pesanan dari klien secara detail dan jumlah biaya yang hrus dibayar klien.

Rangkap 1 diberikan kestaf keuangan dan rangkap 2 diberikan kebagian produksi

untuk diproses dan rangkap 3 diberikan ke pelanggan.

5. Admin penjualan menerima uang dari pelanggan sesuai jumlah yang tertera di SO.

6. Diakhir jam kerja, admin penjualan yang bertanggung jawab dihari itu akan

menyerahkan uang kestaf keuangan

7. Staf keuangan menerima SO dari setiap pesanan yang terjadi

8. Pada akhir jam kerja staf keuangan akan menerima uang pendapatan hari itu yang

akan dicocokkan dengan SO yang diperoleh.

9. Kemudian berdasarkan SO yang diperoleh, staf keuangan membuat laporan kas harian

(LKH) sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diberikan ke staf akuntansi dan lembar 2 diarsip

10. Staf akuntansi akan menjurnal transaksi pendapatan sesuai yang tertera diLKH

11. Kemudian staf akuntansi memposting jurnal-jurnal tersebut ke buku besar

12. Terakhir, staf akuntansi akan membuat laporan keuangan pada akhir periode.

III. Flowchart Siklus Penghasilan

IV. Kebijakan Akuntansi Perusahaan

Terdapat beberapa kebijakan Akuntansi perusahaan terkait siklus penghasilan yang disajikan

sebagai berikut :

1. Penjurnalan akan dilakukan setelah jam kerja berakhir dan kemudian membuat Laporan

penerimaan kas

2. Sistem pencatatan akuntansi menggunakan akrual basis

3. Pengukuran pendapatan menggunakan metode bruto

V. Kebijakan Manajemen

Terdapat beberapa kebijakan Manajemen perusahaan terkait siklus penghasilan yang

disajikan sebagai berikut :

1. Pemasaran, dokumen terkait Manual Mutu dan Proses Percetakan harus dilakukan

sesuai peraturan yang dibuat untuk memenuhi kepuasan pelanggan.

2. Perencanaan  Percetakan , dokumen terkait Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan

Percetakan dibuat atas peraturan dari Production Manager.

3. Monitoring  Percetakan , dokumen terkait Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan dan

Prosedur Pengendalian Produk harus Sesuai dengan peraturan dari Persyaratan

Penyerahan Order Percetakan

4. Pengecekan Kepuasan Pelanggan harus dilakukan oleh manajemen, dengan

menggunakan dokumen terkait Survey ke Customer dan input dari form keluhan

pelanggan.

VI. Pelaporan Terkait Penghasilan

PT Essence Impression saat ini membuat laporan-laporan terkait siklus penghasilan yang

disajikan sebagai berikut :

1. Sales Order

2. Laporan Kas Harian

VII. Jurnal-Jurnal Terkait Penghasilan

1. Pendapatan menggunakan basis akrual, dimana pendapatan diakui saat sudah menjadi

hak perusahaan.

Jurnal pengakuan pendapatan :

Kas xx  Pendapatan jasa xx

2. Namun, apabila pendapatan belum diterima karena uang pembayaran masih berada di

tangan pengemudi, jurnal yang dibuat:

Piutang Jasa xx  Pendapatan jasa xx

BAGIAN III

SIKLUS PENGELUARAN KAS – PEMBELIAN

I. Penjelasan Umum Siklus Pembelian

Siklus pembelian pada PT Essence Impression saat ini terbagi menjadi dua yaitu sebagai

berikut :

1. Prosedur Pemesanan Barang

2. Prosedur Penerimaan Barang

3. Prosedur Pembayaran

II. Prosedur Pembelian

Dibagian ini akan disajikan narasi siklus prosedur penghasilan yang terdapat pada PT

Essence Impression :

a) Prosedur Pemesanan Barang

1. Staf persediaan melakukan pengecekan gudang, apabila stok persediaan kertas telah

mencapai titik minimum, maka staf persediaan membuat Purchase Requisition (PR)

sebanyak 2 lembar, lembar 1 diberikan kepada Manajer Persediaan dan lembar 2

diarsip.

2. Manajer persediaan mengecek kondisi persediaan untuk memastikan kebenaran, jika

sudah sesuai akan membubuhkan tanda tangan dan memberikan kembali ke staf

persediaan

3. Setelah staf persediaan menerima purchase requisition yang telah disetujui oleh

manajer persediaan, kemudian membuat purchase order (PO) sebanyak 3 lembar.

Lembar 1 ke supplier, lembar 2 di arsip, lembar 3 untuk staf akuntansi.

4. Setelah disetujui oleh staf akuntansi, staf persediaan memberikan PO ke staf

pembelian untuk melakukan pemesanan pembelian ke supplier berdasarkan purchase

order lembar 3 tersebut.

b) Prosedur Penerimaan Barang

1. Ketika barang yang dipesan datang, barang tersebut diterima oleh staf pembelian yang

kemudian membandingkannya dengan purchase order lembar 1

2. Staf Pembelian menerima dan menandatangani delivery order dan membuat daftar

utang

3. Kedua dokumen tersebut kemudian diberikan kepada staf akuntansi untuk dicatat

4. Barang diberikan pada staf persediaan untuk dicek kualitas dan disimpan dalam

tempatnya

5. Staf Pembelian membuat laporan penerimaan barang sebanyak 2 lembar. Lembar 1 ke

manajer persediaan dan lembar 2 diarsip

c) Prosedur Pembayaran

1. Staf akuntansi menerima purchase order lembar lembar 3, delivery order dan daftar

utang kemudian dibandingkan untuk dicek kesesuaiannya.

2. Setelah sesuai staf akuntansi memberikan ketiga dokumen tersebut kepada staf

keuangan

3. Staf keuangan menyiapkan bukti pembayaran sebanyak 3 lembar dan cek atau uang

untuk membayar supplier

4. Staf Keuangan menyiapkan bukti pembayaran lembar 1 ke supplier, lembar 2 diarsip

dan lembar 3 ke staf akuntansi bersama dengan daftar utang jatuh tempo

5. Staf akuntansi menerima daftar utang jatuh tempo dan bukti pembayaran lembar 3

dari Staf keuangan, kemudian mencatat transaksi yang terjadi ke dalam jurnal.

Berdasarkan jurnal tersebut, staf akuntansi kemudian menyusun buku besar.

III.Flowchart Siklus Pembelian

IV. Kebijakan Akuntansi Perusahaan

1. Metode pengakuan persediaan menggunakan metode perpetual

2. Metode arus biaya menggunakan metode fifo

3. Pengakuan dan penjurnalan pembelian tunai dilakukan pada saat diterbitkannya bukti

kas keluar

4. Pengakuan dan penjurnalan pembelian kredit dilakukan pada saat diterbitkannya bukti

penerimaan barang oleh Staf pembelian

5. Pengakuan dan penjurnalan pelunasan pembelian kredit dilakukan pada saat

diterbitkannya bukti kas keluar atau bukti pembayaran

V. Kebijakan Manajemen Perusahaan

Terdapat beberapa kebijakan Manajemen perusahaan terkait siklus pembelian yang disajikan

sebagai berikut :

1. Staf Persediaan langsung meletakkan barang pada posisi seharusnya dan mengecek

kualitas barang

2. Penerimaan barang dilakukan oleh Staf pembelian namun dengan pengawasan dari

Manajer persediaan.

3. Control terhadap pencatatan oleh staf akuntansi

4. Adanya standarisasi kualitas dengan para supplier yang

5. Adanya pengecekan barang rutin minimal 1 bulan sekali

VI. Pelaporan Terkait Pembelian

Saat ini laporan terkait pembelian yang ada di PT Essence Impression adalah sebagai

berikut :

1. Purchase Requisition (PR)

Purchase Requisition PT Essence ImpressionNO :

Per Tanggal : /Bulan: / Tahun

No Item Unit Persediaan ditangan

pesan persediaan

Reason for requisition:

dibuat oleh: Mengetahui, Staf Persediaan Staf Akuntansi (No ID:xxxxxxx) (NO ID:xxxxx)

2. Daftar Hutang

Daftar Hutang PT Essence Impression

No Faktur :

Supplier :

Semua Supplier

Dari tanggal:

No Faktur Kode Supplier Tgl pembelian Tgl Jatuh Tempo sisa hutang ket:

dibuat oleh, mengetahui, Staf akuntansi Staf Keuangan (xxxxxxxxxxxxx) (xxxxxxxxxxxxxx)

3. Laporan Penerimaan Barang

Laporan Penerimaan Barang

  PT Essence Impression

NO :

 Per Tanggal : /Bulan: / Tahun

 No ID Karyawan:

Kode LPB

Tgl Terima

Nama Barang

Qty

Nama Suppli

er

Satuan

Harga

Total

Kode PO

Keadaan Barang

diantar oleh, diterima oleh, supplier Staf Pembelian (xxxxxx) (NO ID xxxxx)

VII. Jurnal-Jurnal Terkait Pembelian

1. Jurnal Pembelian Tunai

Persediaan Barang Dagang xxxxx

Diskon Pembelian xxxxx

Kas xxxxx

2. Jurnal pada saat pembelian Kredit

Persediaan Barang Dagang xxxxx

Diskon Pembelian xxxxx

Utang Dagang xxxxx

3. Jurnal pada saat pelunasan pembelian kredit

Utang Dagang xxxxx

Kas xxxxx

4. Jurnal pada saat retur pembelian

Utang xxxxx

Persediaan Barang Dagang xxxxxx

BAGIAN V

SIKLUS PENGELUARAN KAS - PENGGAJIAN

I. Penjelasan Umum Siklus Pembelian

Siklus pembelian pada PT Essence Impression saat ini terdapat pengendalian-pengendalian

internal yang perlu dilakukan untuk memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah :

1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan

upah

2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Sistem wewenang dan

prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang,

pendapatan dan biaya.

II. Prosedur Penggajian

Dibagian ini akan disajikan narasi siklus prosedur penggajian yang terdapat pada PT Essence

Impression :

1. Karyawan mengisi daftar hadir dan diserahkan kepada staf HRD

2. Staf HRD menerima dan kemudian merekap daftar hadir setiap karyawan pada akhir

bulan

3. Staf HRD kemudian membuat rekap gaji 2 lembar. Lembar 1 diberikan kepada manajer

HRD, lembar 2 akan diarsip.

4. Manajer HRD kemudian mengotorisasi rekap gaji tersebut dengan memberikan

tandatangan, lalu menyerahkannya kembali ke staf HRD

5. Staf HRD menerima rekap gaji tersebut dan membuat Surat Pengajuan Dana (SPD) dan

diserahkan bersama rekap gaji kepada staf keuangan untuk pengajuan dana kepada

manajer keuangan

6. Staf keuangan menerima SPD dari HRD, dan meminta persetujuan pengeluaran kas

untuk penggajian karyawan dari manajer keuangan

7. Setelah mendapat persetujuan manajer keuangan, Staf keuangan membuat bukti

pengeluaran kas sebanyak 2 lembar, lembar pertama diserahkan ke staf akuntansi dan

lembar kedua akan diarsip

8. Bukti pengeluaran itu akan digunakan untuk melakukan pembayaran gaji para

karyawan oleh staf keuangan. Pembayaran akan dilakukan melalui transfer Bank.

9. Staf keuangan kemudian membuat bukti penerimaan gaji sebanyak 2 lembar. Setelah

ditandatangani oleh karyawan yang telah menerima gaji, lembar pertama akan diberikan

kepada staf akuntansi dan lembar kedua akan diarsip.

10. Untuk karyawan yang telah menerima gaji diwajibkan melapor ke staf keuangan dan

menandatangani bukti penerimaan gaji.

11. Bagian akuntasi menerima Bukti pengeluaran lembar 1 dan bukti penerimaan gaji

lembar 1 yang akan dicocokkan

12. Setelah sesuai, staf akuntansi akan mencatat ke jurnal. Berdasarkan jurnal tersebut, staf

akuntansi akan memposting ke buku besar.

13. Pada akhir periode staf akuntansi akan membuat laporan keuangan

III.Flowchart Penggajian

IV. Kebijakan Akuntansi Perusahaan

Pengakuan beban gaji menggunakan acrual basic

Beban gaji dan utang gaji akan diakui pada saat daftar gaji diterbitkan

Pengakuan kas keluar akan diakui pada saat pembayaran gaji kepada karyawan

V. Kebijakan Manajemen Perusahaan

Karyawan melakukan absensi menggunakan bantuan peralatan teknologi dengan

menekan tombol yang disediakan. Hal ini bertujuan utnuk menjaga keakuratan data

absesnsi mengingat data absensi juga digunakan sebagai salah satu pertimbangan dalam

menentukan daftar gaji karyawan.

Seluruh karyawan mendapatkan insentif gaji baik insentif individu dari unit, insentif

individu pelaku dan insentif kebersamaan

Bagian HRD akan mendata setiap bulan karyawan yang memperoleh skor tertinggi

dalam hal kinerja. Karyawan yang mendapatkan skor tertinggi akan mendapatkan gaji

tambahan. Hal ini sebagai salah satu cara untuk memotivasi karyawan dalam

meningkatkan kualitas kinerjanya.

Pembayaran gaji pada tanggal 1 setiap bulan, apabila tanggal tersebut libur maka gaji

akan dibayarkan pada hari berikutnya yang tidak libur.

Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, tarif gaji harus didasarkan

pada surat keputusan Manajer Utama.

Karyawan akan mendapatakan THR pada masing-masing hari raya yang bersangkutan.

Kemudian akan dibayarkan H-1 sebelum libur hari raya

Sanksi apabila tidak mematuhi kebijakan perusahaan juga prosedur yang telah

ditetapkan adalah:

Pelanggaran pertama akan diberikan surat teguran

Pelanggaran kedua kali, perusahaan akan memotong gaji karyawan. Besarnya

potongan sesuai besarnya pelanggaran dan kesepakatan oleh bagian HRD dengan

manager dan bagian keuangan.

Untuk pelanggaran ketiga kali, maka perusahaan akan memberi surat peringatan

Untuk pelanggaran keempat kali, perusahaan akan melakukan pemutusan hubungan

kerja dengan pihak yang bersangkutan

VI. Pelaporan Terkait Penggajian

Saat ini laporan terkait penggajian yang ada di PT Essence Impression adalah sebagai

berikut :

1. Kartu Hadir

2. Bukti Pengeluaran Kas

3. Bukti Penerimaan Gaji

VII. Jurnal-Jurnal Terkait Penggajian

a. Jurnal Pengakuan beban gaji dan utang gaji:

Beban Gaji xxxx

Utang PPh 21 xxx

Utang Gaji xxx

b. Pada saat pemotongan gaji

Kas xxxx

Piutang Karyawan xxxx

c. Jurnal untuk THR:

Pengakuan THR

Beban THR xxx

Utang THR xxxx

d. Pembayaran THR

Utang THR xxx

Kas xxx