Proses manajemen risiko djpbn

PROSES MANAJEMEN RISIKODI LINGKUNGAN

DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN

SESUAI KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAANNOMOR KEP-34/PB/2013

UKI Ditjen Perbendaharaan2013

Proses Manajemen Risiko

DAFTAR FORMULIR MANAJEMEN RISIKOSESUAI KEP-34/PB/2013

1. Formulir Penetapan Konteks

2. Formulir Identifikasi Risiko, Analisis Risiko, dan Evaluasi Risiko

3. Formulir Rencana Penanganan Risiko

4. Formulir Monitoring dan Reviu Risiko

5. Formulir Pelaporan Hasil Monitoring

1.PENETAPAN KONTEKS

1. Penetapan Konteks

Menganalisa lingkungan internal dan eksternal unit Eselon I: Menjabarkan ruang lingkup penerapan manajemen risiko: Mengidentifikasi dan menetapkan pihak-pihak, baik internal maupun

eksternal yang berkepentingan terhadap proses atau aktivitas manajemen risiko

Mengidentifikasi dan menetapkan kriteria tingkat konsekuensi dan kemungkinan terjadinya risiko

6

Formulir 1Penetapan Konteks

Nama Unit Pemilik Risiko :

Nama Pemilik Risiko :

Telepon Pemilik Risiko :

Lokasi :

Tujuan Pelaksanaan :

Keluaran (output) :

Ruang Lingkup :

Horison waktu :

Jadual Pelaksanaan :

Unit eselon II selaku UPR

Nama pejabat eselon II selaku pemilik risikoTelepon kantor UPR

Alamat kantor UPR

Urutan proses manaj. risiko yang dilakukanProfil Risiko

Tugas dan fungsi UPR sesuai peraturan

Jangkauan waktu berlakunya laporan (6 bulan)Tanggal pelaksanaan proses manaj. risiko

1. Data Umum Penerapan Proses Manajemen Risiko

7

Proses pengambilan keputusan

:

Mekanisme dan saluran komunikasi

:

Mekanisme dan saluran komunikasi

:

Metode pengambilan keputusan dalam manajemen risiko

Cara berkomunikasi dalam manajemen risikoSaluran atau media berkomunikasi dalam manajemen risiko

Cth: voting, FGD, CSA

Cth: rapat berkala, konsinyering, teleconference

Cth: surat, email, laporan

Formulir 1.0Piagam Manajemen Risiko

1. Data Umum Penerapan Proses Manajemen Risiko (lanjutan)

8

No. Sasaran Uraian Singkat Sasaran

1.

2.

Dst.

Sasaran yang hendak dicapai organisasi Akan diidentifikasi risikonya pada tahapan

berikutnya Menggunakan Sasaran Strategis (SS)

dalam BSC Depkeu-Two (tingkat eselon II)

Keterangan untuk menjelaskan maksud sasaran

Bila menggunakan BSC diisi deskripsi SS pada Manual IKU

Formulir 1: Penetapan Konteks

2. Identifikasi Sasaran

9

No. Nama JabatanTugas dan Tanggung

Jawab

1.

2.

Dst. Komposisi Tim yang melakukan penilaian risiko (sesuai Surat Tugas) Nama adalah nama personil Tim Jabatan adalah jabatan struktural dan fungsional personil Tim Tugas dan tanggung jawab adalah jabatan dalam struktur MR (Pemilik Risiko,

Koordinator MR, Administrator MR) & Anggota Tim Sekretariat (bagi personil yg lain)

3. Komposisi Anggota Tim


10

No. Nama/instansi Keterangan

1.

2.

Dst.

Pihak-pihak yang memiliki pengaruh/peran/kepentingan dengan UPR dalam pencapaian tujuan, dari luar unit eselon I UPR.

Nama/isntansi adalah nama pihak (pejabat/intansi/lembaga) Keterangan adalah penjelasan hubungan pihak-pihak tersebut dengan

UPR dalam pencapaian tujuan

4. Daftar Pemangku Kepentingan (stakeholders) eksternal


11

No. Nama/instansi Keterangan

1.

2.

Dst.

Pihak-pihak yang memiliki pengaruh/peran/kepentingan dengan UPR dalam pencapaian tujuan, dari dalam unit eselon I UPR.

Nama/isntansi adalah nama pihak (pejabat/intansi/lembaga) Keterangan adalah penjelasan hubungan pihak-pihak tersebut dengan

UPR dalam pencapaian tujuan

5. Daftar Pemangku Kepentingan (stakeholders) internal


12

No. Regulasi, kebijakan, peraturan, prosedur

Keterangan

1.

2.

Dst.

Dasar pelaksanaan tugas dan fungsi UPR untuk mencapai tujuan Dipilih yg paling signifikan dan berpengaruh terhadap pelaksanaan tugas & fungsi Keterangan adalah penjelasan hubungan regulasi, kebijakan, peraturan, dan

prosedur dengan tugas dan fungsi UPR

6. Daftar regulasi, kebijakan, peraturan, prosedur terkait


Terdiri dari: Pemilik Risiko (Eselon II ) Koordinator Manajemen Risiko (Eselon III atau yang sederajat) Administrator Manajemen Risiko (Eselon IV atau yang sederajat)

UPR yang memiliki tugas dengan spesifikasi beragam, dapat ditetapkan lebih dari satu Koordinator dan Administrator Manajemen Risiko

13

7. Struktur organisasi Unit Pemilik Risiko


14

Dibuat untuk masing-masing risiko pada tiap Sasaran Merupakan dasar pengukuran tiap konsekuensi dan

kemungkinan terjadinya (likelihood) pada tahapan berikutnya

Acuan untuk menentukan level risiko Dasar untuk mengevaluasi dan menganalisis risiko Dibuat setelah seluruh risiko diidentifikasi Ukuran dapat berupa kuantitatif atau kualitatif

8. Kriteria Risiko


A2. Dasar Penentuan Kriteria Konsekuensi Risiko--- dst.

15

8. Kriteria Risiko

No. Level Konsekuensi Kriteria Kuantitatif Kriteria Kualitatif

1. Rendah

2. Sedang

Dst. Tinggi

Ukuran dalam bentuk angka

Ukuran dalam bentuk narasi/pernyataan

Penjelasan faktor yang menjadi dasar penentuan kriteria Misal: FGD, data periode sebelumnya, analisis subyektif, benchmarking

A1. Kriteria Konsekuensi Risiko


B2. Dasar Penentuan Kriteria Kemungkinan Terjadinya Risiko--- dst.

16

8. Kriteria Risiko

No. Level Kemungkinan Kriteria Kuantitatif Kriteria Kualitatif

1. Rendah

2. Sedang

Dst. Tinggi

Ukuran dalam bentuk angka

Ukuran dalam bentuk narasi/pernyataan

Penjelasan faktor yang menjadi dasar penentuan kriteria Misal: FGD, data periode sebelumnya, analisis subyektif, benchmarking

B1. Kriteria Kemungkinan Terjadinya Risiko


17

KONSEKUENSI RISIKO

Tingkat Konsekuensi Risiko

Keterangan

Rendah • Pengaruhnya terhadap strategi dan aktivitas operasi rendah

• Pengaruhnya terhadap kepentingan para pemangku kepentingan (stakeholder) rendah

Sedang • Pengaruhnya terhadap strategi dan aktivitas operasi sedang

• Pengaruhnya terhadap kepentingan para pemangku kepentingan (stakeholder) sedang

Tinggi • Pengaruhnya terhadap strategi dan aktivitas operasi tinggi

• Pengaruhnya terhadap kepentingan para pemangku kepentingan (stakeholder) tinggi

18

KRITERIA KEMUNGKINAN RISIKO

Kemungkinan Keterangan

Rendah Tidak pernah – Jarang terjadi

Sedang Kemungkinan terjadinya sedang

Tinggi Kemungkinan terjadi tinggi/hampir pasti terjadi

19

9. Selera Risiko

Ditetapkan oleh Komite Manajemen Risiko Persepsi UPR terhadap tinggi rendahnya risiko Tingkat risiko yang bersedia diambil oleh sebuah organisasi

(instansi) dalam upaya mewujudkan tujuan/sasaran yang telah ditetapkan

Dipengaruhi oleh sikap terhadap risiko: Risk Averse vs Risk Taker Pertimbangan dalam pembuatan keputusan mengenai

penanganan risiko


2.IDENTIFIKASI, ANALISIS, DAN

EVALUASI RISIKO

2.1. IDENTIFIKASI RISIKOAdalah proses mengidentifikasi waktu, sebab, dan proses terjadinya peristiwa risiko yang dapat menghalangi, menurunkan, menunda atau meningkatkan tercapainya sasaran UPR pada time horizon berkenaan, dengan menentukan:

1. Deskripsi risiko, penyebab, dan kapan terjadinya risiko.

2. Klasifikasi risiko yang telah diidentifikasi ke dalam kategori risiko berdasarkan faktor penyebab risiko bersangkutan, yaitu:

a. Risiko Fraud : adanya tindakan fraud.

b. Risiko Strategis dan Kebijakan : perubahan kebijakan baik dari eksternal maupun internal organisasi.

c. Risiko Operasional : kegagalan proses, orang, dan sistem.

d. Risiko Kepatuhan : pelanggaran terhadap peraturan dan ketentuan yang berlaku.

e. Risiko Finansial : kegagalan pihak ketiga dalam pemenuhan kewajiban kepada UPR.

NoKategori

RisikoSasaran Strategis

RisikoKonsekuensi

risikoDeskripsi PenyebabKapan

terjadinya

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

22

1. Unit Kerja : Unit eselon II selaku UPR

2. Ruang Lingkup Proses : Tugas dan fungsi UPR sesuai regulasi terkait

3. Jangka Waktu Proses : Jangka waktu berlakunya dokumen

4. Tujuan Proses : Identifikasi, analisis, dan evaluasi risiko

5. Penanggungjawab Proses : Nama pejabat eselon II selaku Pemilik Risiko

6. Tanggal : Tanggal pelaksanaan identifikasi risiko

Formulir 2 : Identifikasi Risiko, Analisis Risiko, dan Evaluasi Risiko

- Proses Identifikasi Risiko -

NoKategori


RisikoKonsekuensi


terjadinya

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

23









• Bagian dari konteks – Formulir 1• Elemen kunci – dasar indentifikasi risiko• Menggunakan SS BSC Kemenkeu-Two

1

NoKategori


RisikoKonsekuensi


terjadinya

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

24





5. Penanggung jawab Proses : Nama pejabat eselon II selaku Pemilik Risiko




• Pernyataan kejadian risiko• Relevan dengan sasaran• Dasar pengisian kolom berikutnya

2

NoKategori


RisikoKonsekuensi


terjadinya

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

25









3

• Penyebab timbulnya risiko – akar masalah• Dapat diisi lebih dari satu penyebab• Cari penyebab langsung & utama• Merupakan acuan rencana penanganan• Sumber daya merupakan penyebab akhir.

NoKategori


RisikoKonsekuensi


terjadinya

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

26









4

• Kapan risiko terjadi?• Diisi waktu yg spesifik (tanggal, bulan, tahun, atau

proses/tahapan kegiatan)• Dapat bersifat berulang dan atau sekali muncul

NoKategori


RisikoKonsekuensi


terjadinya

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

27









5

• Akibat terjadinya risiko• Diisi dampak langsung & signifikan• Relevan dengan sasaran• Dapat diisi lebih dari satu konsekuensi

NoKategori


RisikoKonsekuensi


terjadinya

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

28









6

• Pengelompokan – 5 kategori risiko• Perhatikan penyebab!

JANGAN LUPA KEMBALI KE FORMULIR 1.8

2.2. ANALISIS RISIKOAnalisis risiko bertujuan untuk mengetahui profil dan peta dari risiko yang ada serta akan digunakan dalam proses evaluasi dan strategi penanganan risiko.

Analisis Risiko

Konsekuensi Probabiliti

Level Risiko

31

Level Risiko

3 Risiko Tinggi

2 Risiko Sedang

1 Risiko RendahKon

seku

ensi

Frekuensi/ Probabiliti

32


- Proses Analisis Risiko -






6. Tanggal : Tanggal pelaksanaan analisis risiko

Pengendalian yang ada

LevelKonsekuensi

LevelProbabiliti

LevelRisiko

TrendRisiko

(8) (9) (10) (11) (12)

33










LevelKonsekuensi

LevelProbabiliti

LevelRisiko

TrendRisiko

(8) (9) (10) (11) (12)

• Sistem pengendalian yg sudah ada• Kerangka PP-60/2008 SPIP• Mengacu pd apa yg mungkin terjadi

1

34










LevelKonsekuensi

LevelProbabiliti

LevelRisiko

TrendRisiko

(8) (9) (10) (11) (12)

2

• Diisi dengan tingkatan dampak yang akan ditimbulkan terhadap organisasi apabila risiko terjadi, yaitu rendah, sedang, atau tinggi.

• Memperhatikan kriteria dari Formulir 1 Penetapan Konteks

35










LevelKonsekuensi

LevelProbabiliti

LevelRisiko

TrendRisiko

(8) (9) (10) (11) (12)

• Diisi dengan tingkat kemungkinan terjadinya risiko, yaitu rendah, sedang, atau tinggi.

• Memperhatikan kriteria dr Formulir 1 Penetapan Konteks.

3

36










LevelKonsekuensi

LevelProbabiliti

LevelRisiko

TrendRisiko

(8) (9) (10) (11) (12)

4

• Kombinasi konsekuensi dan probabiliti sesuai matriks level risiko.

37










LevelKonsekuensi

LevelProbabiliti

LevelRisiko

TrendRisiko

(8) (9) (10) (11) (12)

• Kecenderungan pergerakan level risiko (naik, turun, stabil).

• Diisi setelah penilaian kedua dst.

5

2.3. EVALUASI RISIKOEvaluasi Risiko bertujuan untuk menetapkan prioritas risiko dan menetapkan perlu tidaknya dilakukan penanganan (mitigasi) terhadap suatu risiko.

Evaluasi Risiko dilakukan menggunakan kriteria yang diurutkan sebagai berikut:

1. Level RisikoLevel risiko tinggi lebih prioritas daripada level sedang atau rendah.

2. Kategori RisikoUrutan kategori risiko prioritas adalah risiko fraud, risiko strategis, risiko operasional, risiko kepatuhan, dan risiko finansial.

3. Level Konsekuensi RisikoApabila level risiko dan kategori risiko sama, yang diprioritaskan adalah level konsekuensi risiko yang lebih tinggi.

4. Level Probabiliti RisikoApabila 3 (tiga) kriteria sebelumnya memiliki tingkatan yang sama, maka yang diprioritaskan selanjutnya adalah level probabiliti yang lebih tinggi.

5. Waktu terjadinya risikoApabila keempat kriteria sebelumnya masih memiliki tingkatan yang sama, maka risiko yang akan segera terjadi lebih diprioritaskan.

Apabila seluruh kriteria memiliki tingkatan yang sama, maka selera atau pertimbangan subyektif Pemilik Risiko dapat menjadi pertimbangan dalam menentukan prioritas risiko.

39


- Proses Evaluasi Risiko -





5. Penanggungjawab Proses : Nama pejabat eselon II selaku

6. Tanggal : Tanggal pelaksanaan evaluasi risiko

Prioritas Risiko

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)

Proses Evaluasi Risiko

Kolom 8 – 12 : Proses Analisis RisikoKolom 2 s.d. 7 : Proses Identifikasi Risiko

Diisi dengan urutan prioritas risiko yang mengacu pada hasil identifikasi dan analisis risiko.

KATEGORI ANGKA KONSEKUENSI ANGKA PROBABILITI ANGKA

Fraud 5 Tinggi 3 Tinggi 3

Strategis 4 Sedang 2 Sedang 2

Operasional 3 Rendah 1 Rendah 1

Kepatuhan 2

Finansial 1

40

2.2. PEMBERIAN KODE ANGKA

3.PENANGANAN RISIKO

Penanganan Risiko merupakan proses mengidentifikasi opsi penanganan risiko dengan tujuan untuk menentukan jenis penanganan yang efektif dan efisien untuk suatu risiko.

Penanggung jawab penanganan risiko sesuai level risiko, sebagai berikut:1. Risiko dengan level tinggi : Ketua Manajemen Risiko dan Pemilik Risiko2. Risiko dengan level sedang : Pemilik Risiko3. Risiko dengan level rendah : Koordinator Manajemen Risiko tiap UPR di bawah

pemantauan Pemilik Risiko.

DEFINISI PENANGANAN RISIKO

Proses pelaksanaan penanganan risiko:

1. Menentukan jenis pilihan penanganan risiko sesuai pedoman/prosedur yang berlaku.

2. Jika tidak tersedia pedoman penanganan risiko, maka urutan pilihan penanganan yang harus diambil adalah:

a. Menghindari risiko;

b. Menurunkan frekuensi terjadinya risiko (langkah-langkah preventif);

c. Menurunkan tingkat konsekuensi risiko yang terjadi (langkah

3. Penanganan risiko diarahkan pada penanganan akar permasalahan (root cause) dan bukan hanya gejala permasalahan.

4. Apabila terdapat risiko level tinggi yang melampaui kemampuan unit eselon I untuk menyerap konsekuensinya, UPR perlu mengembangkan rencana kontingensi bersama Ketua MR.

PROSES PENANGANAN RISIKO

1. Mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki organisasi, sehingga rencana penanganan risiko perlu diintegrasikan dengan proses penganggaran dalam UPR.

2. Mempertimbangkan cost and benefit analysis, sehingga rencana penanganan risiko sebaiknya ditujukan bagi risiko level tinggi dan sedang, sementara risiko level rendah cukup dipantau saja.

3. Rencana penanganan risiko harus dijalankan dan dipantau pelaksanaannya.

4. Rencana penanganan risiko bersifat unik dan suatu inisiatif baru, bukan merupakan kegiatan yang dilakukan sehari-hari.

5. Rencana penanganan risiko bersifat strategis namun realistis, yaitu dapat dijalankan dan dapat diukur kinerjanya.

6. Dilaksanakan dalam jangka waktu berlakunya dokumen penilaian sesuai time horizon-nya.

PERTIMBANGAN PENANGANAN RISIKO

1. Menghindari risiko.

2. Menurunkan frekuensi terjadinya risiko.

3. Menurunkan tingkat konsekuensi risiko.

4. Membagi atau mentransfer risiko.

5. Menerima risiko.

OPSI PENANGANAN RISIKO

No

Risiko (Berdasarkan

Prioritas Risiko)

Opsi penanganan

dan Dasar Pemilihan

Rencana Mitigasi

Ukuran Kinerja

Target Kinerja

Risiko Residual yang Diharapkan

Jadwal Implementasi

Penanggung Jawab

Konsekuensi Probabiliti Level Risiko

46

Formulir 3 : Rencana Penanganan Risiko




4. Tujuan Proses : Diisi “Penanganan Risiko”


6. Tanggal : Tanggal pembuatan form

47








• Diisi risiko dengan urutan sesuai prioritas

No

Risiko (Berdasarkan

Prioritas Risiko)

Opsi penanganan

dan Dasar Pemilihan

Rencana Mitigasi

Ukuran Kinerja

Target Kinerja


Jadwal Implementasi

Penanggung Jawab


48








• Diisi opsi penanganan risiko• Diisi dasar pertimbangan

pemilihan penanganan

No

Risiko (Berdasarkan

Prioritas Risiko)

Opsi penanganan

dan Dasar Pemilihan

Rencana Mitigasi

Ukuran Kinerja

Target Kinerja


Jadwal Implementasi

Penanggung Jawab


49








• Diisi dengan rencana penanganan risiko yang akan dilakukan.

No

Risiko (Berdasarkan

Prioritas Risiko)

Opsi penanganan

dan Dasar Pemilihan

Rencana Mitigasi

Ukuran Kinerja

Target Kinerja


Jadwal Implementasi

Penanggung Jawab


50








• Diisi dengan satuan ukuran berdasarkan rencana mitigasi.

No

Risiko (Berdasarkan

Prioritas Risiko)

Opsi penanganan

dan Dasar Pemilihan

Rencana Mitigasi

Ukuran Kinerja

Target Kinerja


Jadwal Implementasi

Penanggung Jawab


51








No

Risiko (Berdasarkan

Prioritas Risiko)

Opsi penanganan

dan Dasar Pemilihan

Rencana Mitigasi

Ukuran Kinerja

Target Kinerja


Jadwal Implementasi

Penanggung Jawab


• Diisi dengan target pelaksanaan kinerja (dalam bentuk persentase).

52








• Diisi dengan tingkat konsekuensi, probabiliti, dan level risiko yang diharapkan setelah dilakukan penanganan risiko.

No

Risiko (Berdasarkan

Prioritas Risiko)

Opsi penanganan

dan Dasar Pemilihan

Rencana Mitigasi

Ukuran Kinerja

Target Kinerja


Jadwal Implementasi

Penanggung Jawab


53








Diisi jadwal pelaksanaan penanganan risiko

No

Risiko (Berdasarkan

Prioritas Risiko)

Opsi penanganan

dan Dasar Pemilihan

Rencana Mitigasi

Ukuran Kinerja

Target Kinerja


Jadwal Implementasi

Penanggung Jawab


54








Diisi unit yang melaksanaan penanganan risiko

No

Risiko (Berdasarkan

Prioritas Risiko)

Opsi penanganan

dan Dasar Pemilihan

Rencana Mitigasi

Ukuran Kinerja

Target Kinerja


Jadwal Implementasi

Penanggung Jawab


3.MONITORING DAN REVIU RISIKO

TUJUAN MONITORING DAN REVIU

1. Memastikan langkah penanganan risiko benar-benar dilaksanakan sesuai rencana.

2. Mengantisipasi adanya perubahan risiko yang bersifat mendadak, yang dapat berpengaruh pada profil risiko.

3. Mengetahui kondisi akhir dari profil risiko dalam satu UPR.

4. Mengetahui adanya penyimpangan/perbedaan antara harapa dengan kenyataan atas proses manajemen risiko.

5. Menentukan langkah selanjutnya yang diperlukan terkait dengan proses manajemen risiko.

57

Formulir 4 : Monitoring dan Reviu Risiko




4. Tujuan Proses : Diisi “Monitoring dan Reviu Risiko”



No Risiko (Berdasarkan Prioritas Risiko)

Tren Risiko Risiko Residual Aktual

Risiko Residual yang

DiharapkanDeviasi Langkah

Korektif/Rekomendasi

58








Diisi risiko atas prioritas risiko pada time horizon sebelumnya.






59








Diisi berdasarkan perbandingan antara level risiko periode saat ini dengan periode sebelumnya.






60








Diisi level risiko aktual atas hasil penanganan risiko.






61








Diisi risiko residual sesuai form Rencana Penanganan Risiko periode sebelumnya.






62








Diisi selisih antara risiko residual yang diharapkan dengan risiko residual aktual.






63








Diisi langkah/rekomendasi yang akan dilakukan untuk mengantisipasi risiko residual aktual.






64

Formulir 5 : Pelaporan Hasil Monitoring




4. Tujuan Proses : Diisi “Pelaporan hasil monitoring”



No Kategori RisikoLevel Risiko

KompositTrend Risiko

KompositTarget

KinerjaLangkah Korektif dan Rekomendasi

Diisi kategori risiko sesuai urutan yang tertinggi ke yang terendah.

65








No Kategori RisikoLevel Risiko


KompositTarget


Diisi dari hasil pembagian antara jumlah risiko aktual tiap kategori risiko sejenis, dibagi dengan jumlah risiko tiap kategori.

66








No Deskripsi RisikoLevel Risiko


KompositTarget


Diisi kecenderungan trend risiko pada setiap jenis kategori risiko

67










KompositTarget


Diisi dengan target kinerja yang dihasilkan pada setiap kategori risiko.

68










KompositTarget


Diisi langkah korektif/rekomendasi yang dilakukan.

TERIMA KASIH

Proses manajemen risiko djpbn

Government & Nonprofit

Transcript of Proses manajemen risiko djpbn