55

Prosedur Sistem Akuntansi Usulan

1. Prosedur Pengeluaran Barang

Proses pengeluaran barang diawali ketika admin masuk kedalam sistem

menggunakan user id dan password. Sistem akan menampilkan menu utama

yang mana admin akan memilih menu transaksi persediaan. Dari data user,

data customer dan info pemesanan barang, admin menginput kedalam file

pesanan. Lalu admin mengecek data stok barang yang dibuka dari file stok

barang, Ketika sistem memberikan info jika stok barang yang dipesan

mencukupi untuk memenuhi pesanan, kemudian admin mencetak Surat

Penawaran Harga (SPH) dari file pesanan, lalu diberikan kepada customer

untuk disetujui. Setelah SPH di setujui oleh customer dan SPH disimpan ke

dalam arsip SPH, kemudian berdasarkan data pesanan, admin menginput ke

dalam file nota. Lalu file nota di cetak menjadi nota. kemudian nota tersebut

diberikan kepada customer. Berdasarkan data nota admin menginput kedalam

file pengeluaran barang, kemudian di update ke file stok barang.

2. Prosedur Penerimaan Pembayaran

Pada prosedur ini customer memberikan info bayar kepada admin, kemudian

admin mengecek data nota dari file nota. Kemudian berdasarkan info bayar

dan data nota, admin menginput kedalam file penerimaan pembayaran, lalu

admin memberikan bukti bayar kepada customer. Dari data penerimaan

pembayaran admin menginput kedalam file jurnal penjualan barang.

56

3. Prosedur Pengiriman Barang

Pada prosedur ini, berdasarkan data data pesanan yang dibuka dari file

pesanan, admin membuat Surat Jalan (SJ) dan kemudian diberikan kepada

customer.

4. Prosedur Pemesanan Barang

Pemeriksaan stok barang dilakukan admin ketika setiap ada transakasi

pemesanan barang , sistem secara otomatis memberikan informasi stok

barang ter update. Ketika admin mendapatkan informasi jika stok barang

mencapai level minimun, admin akan melakukan transaksi pemesanan barang.

Berdasarkan data stok barang yang dibuka dari file stok barang, admin

membuat Surat Permintaan Barang (SPB) dari file SPB kemudian diberikan

kepada pemilik untuk disetujui. Setelah SPB disetujui oleh pemilik, dari data

SPB, admin mengecek ke file supplier untuk mengetahui data suppliernya.

Berdasarkan data SPB dan data supplier, admin membuat Purchase Order

(PO) dari File PO dan diberikan kepada supplier untuk memesan barang.

5. Prosedur Penerimaan Barang

Supplier mengirimkan barang sesuai dengan pesanan dan membawa surat

jalan lalu diserahkan kepada admin. Admin akan memerikasa SJ dan

mencocokannya dengan data PO yang dibuka dari file PO. Jika telah sesuai,

berdasarkan data SJ admin akan menginput ke dalam file penerimaan barang

dan meng-update untuk memperbaharui stok barang terakhir. Surat jalan yang

diserahkan oleh supplier akan diarsipkan oleh admin. Tetapi, Jika ada barang

yang tidak sesuai dengan yang diharapkan atau barang rusak, maka barang

57

tersebut akan diretur dan akan dikembalikan kepada supplier disertai dengan

surat jalan retur. Untuk barang yang diterima admin akan memasukkan data-

data barang tersebut ke file penerimaan barang.

6. Prosedur Pembayaran

Pada prosedur ini, berdasarkan data SJ admin melakukan pembayaran tunai

melalui bank, lalu dari bank mendapatkan bukti transfer. Kemudian dari data

transfer admin akan menginput kedalam file pembayaran. Kemudian dari data

pembayaran admin akan menginput kedalam file jurnal pembelian barang.

Tetapi, jika admin melakukan pembayaran secara kredit, admin akan

memberikan info bayar kredit kepada supplier. Setelah dua minggu kemudian

supplier memberikan invoice kepada admin dan admin akan membayar secara

tunai kepada supplier dan invoice akan disimpan diarsip invoice. Kemudian

dari data invoice admin akan menginput kedalam file hutang, dan dari data

hutang admin akan menginput kedalam file pembayaran. Kemudian dari data

pembayaran admin akan menginput kedalam jurnal pembelian barang.

7. Laporan

Setelah satu bulan berdasarkan data jurnal penjualan barang, data jurnal

pembelian barang dan data stok barang admin akan membuat laporan

penerimaan dan pengeluaran kas, laporan data stok persediaan barang dan

diberikan kepada pemilik untuk disetujui. Setelah itu laporan penerimaan dan

pengeluaran kas akan disimpan kedalam arsip laporan penerimaan dan

pengeluaran kas,laporan stok persediaan barang akan disimpan kedalam arsip

58

laporan stok persediaan barang, dan laporan stok persediaan barang akan

disimpan diarsip laporan stok persediaan barang.

4.1. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan Pada TB Gema

Mandiri

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan

59

Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan

60

Gambar IV.3. Diagram Detail P1 Sistem Usulan

61

Gambar IV.4. Diagram Detail P3 Sistem Usulan

62

Gambar IV.5. Diagram Detail P5 Sistem Usulan

4.2. Kamus Data Sistem Usulan

4.2.1. Kamus Data Dokumen Masukan Sistem Usulan

a. Data User

Nama Arus Data : Data User

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Arus Data : File pesanan – Proses1

Penjelasan : Data User

Periode : Setiap pelaku sistem masuk ke sistem

Volume : 2-3 kali dalam sehari

Struktur Data : Header + Isi

63

Header = Nama Perusahaan + Judul

Isi =1{@Id_User + Hak Akses + Nama_User +

Password}n

Keterangan : Id_User *6 karakter*

Nama_User *20 karakter*

Passwor *6 karakter*

Hak_Akses *9 karakter*

@Id_User

64

Dokumen Masukan :

65

66

67

Dokumen Keluaran Usulan :

1. Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form )

68

Gambar IV.6 Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

2. Bentuk Normal Pertama ( 1NF )

69

Keterangan :

*Primary Key

Gambar IV.7 Bentuk Normal Kesatu (1NF)

3. Bentuk Normal Kedua ( 2NF)

70

Keterangan :

71

*Primary Key

** Foreign Key

One to One

One to Many

Gambar IV.8 Bentuk Normal Kedua (2NF)

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

72

Keterangan :

73

*Primary Key

** Foreign Key

One to One

One to Many

Gambar IV.9 Bentuk Normal Ketiga (3NF)