PROSEDUR PENGOLAHAN DAN PELAPORAN FINGER PRINT (PRESENSI)

Mulai

mendownload hasil

presensi pegawai dari

mesin finger print

(1 hari)

Membuat pelaporan /

presensi pegawai

(2 hari)

Kepegawaian

FTP

Kasubag

Kepegawain FTP

Data finger print

Selesai

1. Rekap Kehadiran 2. Form Evaluasi

Kinerja Tenaga Kependidikan

Mengirim form Evaluasi

Kinerja Tenaga

Kependidikan ke atasan

langsung

(3 hari)

Menyerahkan hasil

pelaporan presensi ke

bendahara gaji dan ke

subag keuangan

(2 menit)

Mengevaluasi hasil

pelaporan presensi

(1 hari)

Form Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan

PROSEDUR KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB)

Mulai

Inventarisasi Daftar Pegawai yang akan mendapat KGB (Cek

Aplikasi Kepegw)

(30 menit)

Mengirimkan berkas usulan KGB ke Bagian

Kepegawaian Univ. (1 jam)

Subag Kepegawaian

1. Surat Pengantar

2. FC SK Impasing

3. FC SK pangkat

terakhir

4. Draf KGB

Membuat Draf KGB (1 hari)

Database Pegawai

Evaluasi Draf KGB (2 minggu)

Bagian Kepegawaian

Universitas

Penandatanganan Draf KGB

(1 minggu)

Kabiro Administrasi

Umum / PR II

SK KGB

Pendistribusian SK KGB ke ybs,

bendahara gaji, dekan (1 hari)

Selesai

Bagian Kepegawaian

Universitas

Draf KGB

PROSEDUR PENGURUSAN CUTI

Mulai

Mengajukan Surat

permohonan cuti ke

Dekan/PD II/KTU

tembusan KaSubag

Kepegawaian

Menyiapkan form cuti

yang ditandatangani

oleh ybs, atasan

langsung dan PD II

(1 hari)

Subag Kepegawaian

Fakultas

Surat Permohonan

(Form Surat Ijin)

Dekan Surat Keterangan

Cuti

ACC Surat Keterangan

Cuti

(1 hari)

Selesai

Subag Kepegawaian

Fakultas

Form Cuti

Pendistribusian Surat

Keterangan Cuti ke Ybs,

Atasan Langsung dan

Subag Kepegawain

Univ.

(1 hari)

Pegawai

PROSEDUR PENGURUSAN PENSIUN

Mulai

Memberikan informasi data

pegawai yang MPP (1 thn sblm pensiun)

Memproses & Mengirim berkas rangkap 4 sesuai

persyaratan ke Bagian Kepegawaian

Universitas (2 hari)

Subag Kepegawaian

Fakultas

Surat dari

Universitas (PR II)

Mengirim berkas ke

BKN Surabaya untuk

PNS gol I s/d III, dan

BKN Jakarta untuk PNS

gol IV. (1 minggu)

Selesai

Subag Kepegawaian

Fakultas

1. Surat Pengantar Dekan/PD II 2. Daftar Riwayat Hidup 3. Daftar Riwayat Pekerjaan 4. Formulir Pendaftaran

Suami/Istri/Anak 5. Daftar Susunan Keluarga 6. Surat Pernyataan Penyerahan

Barang Milik Negara 7. Surat Pernyataan Tidak Pernah

Dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat Berat

8. Surat Permintaan Pembayaran Pensiun Pertama (SP-4)

9. Fotocopy NIP/Karpeg legalisir KTU

10. Fotocopy SK CPNS+PNS (pengangkatan pertama) legalisir KTU

11. Fotocopy SK Jabatan & Kepangkatan Terakhir legalisir KTU

12. Fotocopy Surat Nikah/ Akta Nikah legalisir KUA

13. Akte Kelahiran Anak legalisir Catatan Sipil

14. Pas Foto 3X4 (Istri/suami) 8 lbr Apabila pensiun karena meninggal ahli waris menambah berkas sbb :

15. Surat Kematian legalisir Camat dan Lurah

16. Surat Keterangan Ahli Waris legalisir Camat dan Lurah

17. Surat Keterangan Janda/Duda legalisir Camat dan Lurah

Penerbitan SK

Pensiun (1 tahun)

Bagian Kepegawaian

Universitas

BKN

Mengumpulkan berkas yang dibutuhkan (1-2

minggu)

Pegawai yang

Memasuki Masa

Pensiun

PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT / JABATAN DOSEN

Memberikan berkas dan

atau file Tri Dharma

Perguruan Tinggi)

mengajukan 2 (dua) orang nama peer review untuk

memberikan pertimbangan penilaian bidang Penelitian

(30 menit)

Dosen Form Daftar

Tridharma PT

Mengirimkan berkas penelitian ke peer review

(1 bulan)

Bagian Kepegawaian

Fakultas

Mulai

1. surat pengantar

2. form penilaian

Rapat Tim Angka Kredit Fakultas (3 jam)

Rapat Pertimbangan Senat Fakultas (2 jam)

ACC Daftar Tridharma Perguruan Tinggi

(2 hari)

Mengirim Berkas ke Kepegawaian Univ.

(30 menit)

Rapat Senat Universitas (3 jam)

Rapat Tim Angka Kredit

Universitas

(3 jam)

SK Fungsional (Asisten Ahli dan Lektor)

(3 bulan)

Mengirimkan Berkas

Penelitian Ke Kemendikbud

Jakarta (2 hari)

Menerbitkan SK Pangkat

dan SK Fungsional (Lektor

Kepala dan Gubes) (3-6

bln)

Daftar Tridharma PT

SK Fungsional Asisten

Ahli / Lektor

SK Pangkat atau SK

Fungsional Lektor

Kepala / Gubes

Selesai

Tim Angka Kredit

Fakultas

Tim Senat Fakultas

Dekan dan Kajur

Bagian Kepegawaian

Fakultas

Tim Angka Kredit

Universitas

Tim Senat Universitas

Bagian Kepegawaian

Universitas

Kemendikbud Jakarta

PROSEDUR PENGURUSAN TUGAS BELAJAR

Mulai

Mengajukan permohonan tugas belajar ke Fakultas

beserta persyaratan

Melengkapi berkas pengajuan tugas

belajar (1 Jam)

Dosen

1. Surat Permohonan

2. Surat rekomendasi

penerimaan lulus

seleksi dari lembaga

pendidikan tempat

pelaksanaan tugas

belajar

3. Surat jaminan

pembiayaan tugas

belajar

4.

Subag Kepegawaian

Universitas

1. Kartu PNS Elektronik; 2. FC SK CPNS 3. FC SK PNS 4. FC SK pangkat terakhir; 5. FC SK jabatan terakhir; 6. DP3 2 th terakhir KP4; 7. akta nikah; 8. Surat rekomendasi dari

atasan langsung; 9. Surat persetujuan

penugasan ke luar negeri dari Sekneg bagi yang tugas belajar di luar negeri;

10. Surat keterangan dari pimpinan mengenai bidang studi yang akan ditempuh mempunyai hubungan atau sesuai dengan tugas pekerjaannya;

11. Surat pernyataan

Mengirim semua berkas ke Bagian

Kepegawaian Universitas (30 menit)

Selesai

Subag Kepegawaian

Fakultas

Evaluasi Berkas dan

Pembuatan Surat

perjanjian tugas belajar

yang di ttd ybs dan PR II

(2 minggu)

Penandatanganan

Surat Perjanjian Tugas

Belajar

(2 hari)

Mengirim semua berkas ke

Kemendikbud (1 hari)

Penerbitas SK Tugas Belajar dan

Pembebasan Sementara

(3 – 6 bulan)

Surat perjanjian tugas

belajar;

PR II dan Dosen

Subag Kepegawaian

Universitas

Kemendikbud

PROSEDUR PENGURUSAN PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR

Mulai

Mengajuan

Permohonan

Perpanjangan Tugas

Belajar ke Fakultas

(Dekan/PD II) disertai

alasan keterlambatan

studi

Melengkapi berkas

pengajuan

perpanjangan tubel

(1 hari)

Dosen

1. Surat rekomendasi lembaga pendidikan tempat Pegawai Pelajar dan dari Sekretaris Negara bagi Pegawai Pelajar di luar negeri;

2. Surat rekomendasi jaminan perpanjangan pembiayaan tugas belajar

1. Fotocopy SK CPNS

2. Fotocopy SK PNS

3. Surat rekomendasi

dari pimpinan unit

kerja;

Selesai

Subag Kepegawaian

Fakultas

Penandatanganan

Surat Perjanjian Tugas

Belajar (2 hari)

Mengirim semua

berkas ke

Kemendikbud (1 jam)

Penerbitas SK

Perpanjangan Tugas

Belajar (3-6 bln)

Surat perjanjian

perpanjangan tugas

belajar

PR II dan Dosen

Subag Kepegawaian

Universitas

Kemendikbud

Mengirim berkas ke

Universitas ke Bagian

Kepegawaian

Universitas

(30 menit)

PROSEDUR PENGURUSAN PENGAKTIFAN KEMBALI DARI TUGAS BELAJAR

Mulai

Mengajukan

permohonan untuk

diaktifkan dari tugas

belajar ke Fakultas

Membuat Surat Keterangan Selesai

Studi dan Telah Melaksanakan Tugas Kembali dari Dekan

(1 jam)

Dosen

1. Fotocopy ijazah/Surat Keterangan Lulus dari Perguruan Tinggi tempat belajar

2. Laporan tertulis selesai studi dari yang bersangkutan;

Surat Keterangan Selesai Studi dan Telah Melaksanakan Tugas

Kembali

Selesai

Subag Kepegawaian

Fakultas

Memproses Berkas

dan Mengirim berkas

ke Kemendikbud

dengan Surat

Pengantar dari

Rektor/PR II (5 hari)

Penerbitan SK

Pengaktifan Kembali

(3-6 bulan)

1. FC KARPEG 2. FC NIP Baru 3. FC SK CPNS 4. FC SK PNS 5. FC SK jabatan fungsional

terakhir, 6. FC Surat kenaikan

pangkat terakhir 7. FC SK Tugas Belajar 8. FC SK Pembebasan

Sementara dari jabatan 9. FC Surat Jaminan

Pembiayaan Tugas Belajar dari Sponsor

10. FC ijazah/Surat Keterangan Lulus dari Perguruan Tinggi tempat belajar

11. Laporan tertulis selesai studi dari yang bersangkutan;

12. Fotocopy DP3 tahun terakhir

13. Surat Keterangan Selesai Studi dan Telah Melaksanakan Tugas Kembali dari Dekan

Subag Kepegawaian

Universitas

Kemendikbud

Mengirimkan surat

permohonan

pengaktifan ditanda

tangani Dekan / PD II

ke Bag. kepegawaian

Universitas beserta

berkas legalisir

rangkap 3 (30 menit)

SK Pengkatifan Kembali

Ujian Dinas

Mulai

Mengevaluasi pegawai yang telah memenuhi persyaratan (1 hari) a. Telah 2 (dua) tahun

dalam Pangkat Juru Tk I (Gol I/d) dan Pengatur Tk.I (Gol. II/d)

b. Tidak sedang dalam keadaan :

- Diberhentikan Sementara

- Menerima Uang Tunggu

- Cuti di Luar Tanggungan Negara

- Tidak sedang menjalani hukuman disiplin berat

- DP3 1 (satu) tahun terakhir setiap unsur bernilai baik

Selesai

Subag Kepegawaian

Fakultas

Mengirim berkas ke

Subag Kepegawaian

Universitas, Surat

Pengantar PD II (1 hari)

Melaksanaan Ujian Dinas

(5 hari)

1. FC SK CPNS dan PNS

2. FC SK Kenaikan

Pangkat terakhir (Gol

I/d) dan (Gol II/d)

3. FC DP-3

4. FC Karpeg

5. FC Ijazah terakhir

(legalisir Dekan)

Subag Kepegawaian

Universitas

KENAIKAN PANGKAT PNS TENAGA KEPENDIDIKAN

Mulai

Mengecek pada aplikasi / database pegawai dengan

persyaratan telah 4 th pada pangkat terakhir (30

menit)

Selesai

Subag Kepegawaian

Fakultas

Memproses & Mengajukan berkas

permohonan kenaikan pangkat ke bagian

Kepegawaian Universitas, Surat Pengantar PD II (2

hari)

Memproses & mengusulkan kenaikan

pangkat ke Kemendikbud Jakarta (1 bulan)

1. FC KARPEG 2. FC NIP Baru 3. FC SK CPNS 4. FC SK PNS 5. FC Surat kenaikan

pangkat terakhir 6. FC DP3 2 thn terakhir

Subag Kepegawaian

Universitas

Penerbitan SK Pangkat (6 bln – 1 thn)

SK Pangkat Kemendikbud

PENGUSULAN PENGHARGAAN SATYA LENCANA KARYASATYA

Mulai

Mengecek pada aplikasi /

database pegawai dengan

persyaratan masa kerja

yaitu 10, 20, 30 tahun

(1 hari)

Selesai

Subag Kepegawaian

Fakultas

Mengirimkan form Isian Daftar Riwayat Hidup kepada Pegawai yang

memenuhi persyaratan (2 hari)

Mengisi form Daftar Riwayat Hidup dengan

tulisan tangan rangkap 2 (3 hari)

Form Daftar Riwayat

Hidup

Pegawai

Mengajukan berkas ke bagian Kepegawaian

Universitas, Surat Pengantar PD II (1 hari)

1. Daftar Riwayat Hidup

2. Fotocopy SK CPNS 3. Fotocopy SK PNS 4. Fotocopy DP3 2 thn

terakhir

Form Daftar Riwayat

Hidup

Subag Kepegawaian

Fakultas

Memproses dan Mengajukan berkas ke Kemendikbud (5 hari)

Subag Kepegawaian

Universitas

Penghargaan Satyalencana Karya Satya

dari Presiden (6 bulan)

Kemendikbud

Penghargaan

Satyalencana Karya

Satya

IJIN TIDAK MASUK KERJA

Mulai

Mengisi form ijin tidak

masuk disertai Surat Ket

Dokter (sakit) atau Surat

Tugas (Dinas Luar)

Selesai

Pegawai

Mengirimkan Surat Ijin

tsb ke atasan langsung

dan tembusan ke Subag

Kepegawaian Fakultas

(1 hari)

Merekap dan

melaporkan jumlah

kehadiran ke Pimpinan

(triwulan)

1. Form Ijin Tidak Masuk

2. Surat Keterangan Dokter

3. Surat Tugas

Subag Kepegawaian

Fakultas