PROPOSALSISTEM

INFORMASI MANAJEMEN

KAMPUS (SIMKA)

PENDAHULUAN

Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel.

Bahkan dewasa ini perkembangan Teknologi Informasi mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif.

Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA) dirancang sebagai alat penunjang berupa software aplikasi berbasiskan web untuk menunjang seluruh kegiatan perguruan tinggi yang mempunyai tujuan sebagai berikut :

Adanya database yang terpusat dan terintegrasi. Tersedianya Informasi utk mendukung perencanaan dan pengambilan

keputusan. Tersedianya layanan informasi bagi komunitas kampus seperti mahasiswa,

dosen, staf tata usaha, pimpinan,orang tua, alumni dan masyarakat pada umumnya (stakeholder)

Sebagai salah satu pilar pembangunan perguruan tinggi berbasiskan Teknologi Informasi

Memberikan Nilai Tambah (Added Value) bagi perguruan tinggi, antara lain melahirkan daya saing, meningkatkan e-literacy, dan sebagai information dashboard.

Dengan demikian diharapkan aplikasi SIMKA ini akan selalu diperbarui sesuai dengan perkembangan dunia pendidikan tinggi. Pendek kata, Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA) ini adalah dari perguruan tinggi dan untuk perguruan tinggi.

FRAMEWORK SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KAMPUS

Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA) terdiri dari beberapa aplikasi diantaranya :

1. Sistem Informasi Umum (Portal Kampus).Sistem Informasi Umum (Portal Kampus) dibangun sebagai suatu sistem yang bisa berdiri sendiri tanpa tergantung sub-sistem dalam SIMKA lainnya. Sistem Informasi Umum (Portal Kampus) memiliki fitur-fitur yaitu Profil Perguruan Tinggi (Visi, Misi, Fasilitas, Program Studi, dll), Info Fasilitas, Berita dan Artikel, Agenda/Kalender Akademik, Forum, Galeri Foto, Admisi Online, Pesan antar mahasiswa atau dosen dan Buku Tamu.

2. Sistem Informasi AkademikSistem Informasi Akademik dibangun menggunakan sistem bertingkat sesuai dengan tugas dan tanggung-jawab masing-masing bagian dalam perguruan tinggi, yaitu :1) Administrator, memiliki fungsi sebagai pengendali utama sistem informasi

akademik yang memiliki menu : Master Data :

a) Penentuan Hak Akses

b) Pengelolaan data Profil Perguruan Tinggi

c) Pengelolaan data Profil BP-PT

d) Pengaturan data pimpinan

e) Pengaturan program studi

f) Pengelolaan data dosen, tempat mengajar dan pendidikan dosen

g) Pengaturan Status dan Daftar Karyawan

Transaksi Akademik : a) Pengaturan Admisi Maba

b) KRS Manual

c) Pengaturan Pindah Kelas/Jurusan Mahasiswa Lama

Laporan-Laporan : Cetak Laporan Evaluasi Diri dan Laporan Pendukung

Akreditasi Manajemen Karir Online :

Manajemen Sistem : a) Optimise Tabel Databaseb) Konversi Dbase EPSBED DIKTIc) Ubah Password Administrator

2) Jurusan, memiliki fungsi pengaturan kegiatan perkuliahan, penelitian dan pengabdian masyarakat mahasiswa sesuai dengan jurusan/program studi

masing-masing, dengan menu-menu : Pengaturan Mata Kuliah dan Prasyarat Mata Kuliah

Pengaturan Pembimbing Akademik

Kegiatan Tugas Akhir :a) Pembimbing Praktek Kerja

b) Master Judul Skripsi

c) Pembimbing Skripsi : Hak Bimbingan dan Daftar Pembimbing Skripsi

Ubah Password Admin Jurusan

3) Tata Usaha / Pengajaran, memiliki fungsi mengelola kegiatan belajar mengajar agar memiliki sinergi antar jurusan sehingga kegiatan perkuliahan

tidak tumpang tindih antar jurusan. Menu-menunya antara lain : Pemilihan Jurusan yang akan dikelola Master Kegiatan Akademik :

a) Pengaturan Semester Aktif

b) Pengaturan Jam Kuliah

c) Pengaturan Jam Ujian

d) Pengaturan Bobot Nilai Huruf

e) Penentuan Konversi Nilai Angka ke Huruf

f) Cetak Mata Kuliahg) Pengaturan Konversi Kurikulum

h) Cetak Data Konversi Kurikulumi) Konversi Mata Kuliah Mahasiswa Pindahan/Lanjutan

Master Kemahasiswaan : a) Data Kapasitas Maba

b) Pengelolaan Biodata Mahasiswa

c) Cetak Info dan Status Mahasiswa Perkuliahan :

a) Data IP/IPK dan SKS Kumulatif Mahasiswab) Pengelolaan Kelas Gabungan antar Jurusan

c) Pengaturan Jadwal Kuliah Dosen dan Kelasd) Pelaporan Aktifitas Kelas (Total Dosen Masuk, Jumlah Mahasiswa per

Kelas, Cetak Absensi, Cetak Daftar Hadir Ujian, Cetak Daftar Nilai)

e) Cetak Jadwal Mata Kuliahf) Pengelolaan Ujian Skripsi

g) Generate Nilai Sementarah) Cetak KHS dan Transkrip Mahasiswa

Ubah Password administrator Tata Usaha

4) Dosen, yang digunakan untuk kegiatan proses belajar mengajar dan

berinteraksi dengan mahasiswa. Terdiri dari menu-menu : Perkuliahan :

a) Info Jadwal Mengajar

b) Kegiatan e-Learning (Pemberian Materi Kuliah, Tugas, Tanya Jawab/Kuis dan Pembuatan Satuan Acara Perkuliahan) untuk mahasiswa

Pengelolaan Nilai Hasil Studi Mahasiswa : Pembobotan Komponen Nilai (Kompetensi, Absensi, Ujian Tengah Semester, dan Ujian Akhir Semester), Pemasukkan dan Penghitungan Nilai Akhir Mahasiswa serta Cetak Daftar Peserta dan Nilai Akhir (DPNA).

Kegiatan Bimbingan : Bimbingan KKN/PKN dan Bimbingan Skripsi Mahasiswa jika ditunjuk menjadi pembimbing.

Biodata : Lihat Biodata Dosen, Ubah Biodata dan Ubah Password

5) Mahasiswa, yang digunakan untuk memantau kegiatan akademik dan berinteraksi dengan dosen. Terdiri dari menu-menu :

Perkuliahan : Info Jadwal Kuliah, Pengaturan Kartu Rencana Studi, Kegiatan e-Learning (Materi Kuliah, Tugas, Tanya Jawab/Kuis dan Info Satuan Acara Perkuliahan)

Nilai Hasil Studi : Info Kartu Hasil Studi dan Transkrip Sementara Mahasiswa

Keuangan (jika Sistem Informasi Keuangan diaktifkan) : Info Tagihan Pembayaran dan Rekap Pembayaran Kumulatif

Kegiatan Bimbingan : Bimbingan KKN/PKN dan Bimbingan Skripsi Mahasiswa dengani pembimbing yang ditunjuk.

Biodata : Lihat Biodata Mahasiswa, Ubah Biodata dan Ubah Password3. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana, memiliki fungsi untuk pengelolaan aset

perguruan tinggi yang terdiri dari deskripsi aset, penomoran aset, lokasi aset dan jumlah aset.

4. Sistem Informasi KeuanganSistem Informasi Keuangan dibangun berdasarkan kebutuhan akan kemudahan pengelolaan data keuangan bagi mahasiswa dan dosen/karyawan. Sistem ini tidak bisa berdiri sendiri dan implementasinya tergantung pada Sistem Informasi Akademik. Fitur-fitur dalam Sistem Informasi Keuangan ini digunakan untuk membuat data pembayaran biaya pendidikan mahasiswa, seperti SPP, uang pembangunan, dll. Data pembayaran tersebut dapat ditampilkan dalam berbagai format laporan yang akan memudahkan bagian keuangan dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :1) Keuangan Mahasiswa per jurusan yang terdiri dari Pengaturan Harga SKS,

Info Pembayaran Mahasiswa, Tagihan Mahasiswa, Laporan Keuangan Mahasiswa per hari, bulan, semester dan tahunan, Cetak KRS dan Cetak KTM (akan dicetak jika mahasiswa sudah memenuhi kewajiban keuangannya).

2) Keuangan Dosen dan Karyawan yang terdiri dari Pengelolaan honor mengajar, gaji pokok, tunjangan, honor lain-lain, transaksi mengajar dosen serta cetak Slip Gaji.

5. Sistem Informasi PerpustakaanSistem Informasi Perpustakaan dibangun sebagai sistem yang bisa berdiri sendiri tetapi tetap bisa diintegrasikan secara utuh dalam SIMKA. Dengan demikian Sistem Informasi Perpustakaan ini bisa dijalankan tanpa SIMKA ataupun dengan SIMKA. Fitur-fitur dalam Sistem Informasi Perpustakaan adalah :1) Portal Perpustakaan, yang berisi Profil Perpustakaan, Info Fasilitas, Berita

dan Artikel, Agenda/Kalender Kegiatan, Galeri Foto, dan Buku Tamu. 2) Sistem Katalog yang terdiri dari Pengelolaan katalog perpustakaan dan

Manajemen Arsip Digital termasuk print-out database katalog dalam berbagai format.

3) Sistem Transaksi Keanggotaan yang terdiri dari Pengelolaan anggota, Transaksi peminjaman dan pengembalian buku, sistem denda, dan pencetakan kartu anggota.

6. Sistem Informasi AlumniSistem Informasi Alumni juga dibangun sebagai sistem yang bisa berdiri sendiri tetapi tetap bisa diintegrasikan secara utuh dalam SIMKA. Fitur-fitur dalam

Sistem Informasi Alumni adalah berisi Profil Lembaga Alumni, Pengiriman Pesan antar Anggota, Berita dan Artikel, Agenda/Kalender Kegiatan, Galeri Foto, Forum dan Buku Tamu.

KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN SIMKA

Seperti disinggung dalam Pendahuluan diatas, Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA) ini dibangun bagi kebutuhan perguruan tinggi akan pengelolaan data dan informasi kampus melalui teknologi informasi untuk memudahkan institusi perguruan tinggi, mahasiswa dan dosen, serta masyarakat memperoleh informasi yang akurat dan cepat tentang perkembangan perguruan tinggi tersebut. Dengan kondisi diatas maka kami akan memberikan keuntungan-keuntungan bagi pengguna sistem ini sebagai berikut :

1. Kemudahan dalam penggunaannya karena memiliki menu-menu yang terbagi secara sistematis dan mudah dipahami (user-friendly interface).

2. Berbahasa Indonesia3. Sinkronisasi dengan sistem EPSBED (selama dimungkinkan oleh pembuat

program EPSBED)4. Kustomisasi minor sesuai kebutuhan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Minor disini adalah selama tidak merubah sistem dan struktur database yang ada

5. Patch dan bug fixed gratis setiap kali kami meluncurkan versi baru6. Bimbingan Penggunaan SIMKA melalui Pelatihan Terjadwal untuk 2 orang

administrator.7. Dukungan Bantuan dan Pemeliharaan SIMKA melalui telepon, chat, email, dan

sms 8. Kunjungan maksimal 2 kali dalam sebulan tetapi sifatnya tidak wajib, hanya

jika diperlukan (tergantung kebutuhan dan perjanjian).

PAKET SISTEM DAN BIAYA IMPLEMENTASI

Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA) ini kami bagi menjadi beberapa paket dengan harapan untuk memberikan kemudahan perguruan tinggi memilih mana yang lebih diperlukan. Selain itu juga memberikan pilihan disesuaikan dengan kemampuan keuangan perguruan tinggi.1. Paket Sistem Informasi Umum (Portal Kampus)

Biaya Implementasi Rp. 3.500.000,- (hanya satu kali pembayaran) Kunjungan hanya satu kali (jika diperlukan) Biaya Domain dan hosting gratis 1 tahun (jika belum memiliki)

2. Paket Sistem Informasi Akademik Biaya Implementasi Rp. 6.000.000,- (hanya satu kali pembayaran) Bisa diangsur 2 kali, awal pemesanan (uang muka) dan sehari sebelum

pemasangan/implementasi di perguruan tinggi yang bersangkutan Biaya Domain dan hosting gratis 1 tahun (jika belum memiliki)

3. Paket Sistem Informasi Sarana dan Prasarana Biaya Implementasi Rp. 2.500.000,- (hanya satu kali pembayaran) Kunjungan hanya satu kali (jika diperlukan)

4. Paket Sistem Informasi Keuangan Biaya Implementasi Rp. 3.000.000,- (hanya satu kali pembayaran) Bisa diangsur 2 kali, awal pemesanan (uang muka) dan sehari sebelum

pemasangan/implementasi di perguruan tinggi yang bersangkutan5. Paket Sistem Informasi Perpustakaan

Biaya Implementasi Rp. 3.000.000,- (hanya satu kali pembayaran) Bisa diangsur 2 kali, awal pemesanan (uang muka) dan sehari sebelum

pemasangan/implementasi di perguruan tinggi yang bersangkutan Biaya Domain dan hosting gratis 1 tahun (jika belum memiliki)

6. Paket Sistem Informasi Alumni Biaya Implementasi Rp. 1.500.000,- (hanya satu kali pembayaran) Kunjungan hanya satu kali (jika diperlukan) Biaya Domain dan hosting gratis 1 tahun (jika belum memiliki)

7. Paket SIMKA Perdana Terdiri dari Sistem Informasi Umum (Portal Kampus) dan Sistem Informasi

Akademik Biaya Implementasi Rp. 6.500.000,- (hanya satu kali pembayaran) Bisa diangsur 2 kali, awal pemesanan (uang muka) dan sehari sebelum

pemasangan/implementasi di perguruan tinggi yang bersangkutan Biaya Domain dan hosting gratis 1 tahun (jika belum memiliki)

8. Paket SIMKA Power Terdiri dari Sistem Informasi Umum (Portal Kampus), Sistem Informasi Akademik

dan Sistem Informasi Keuangan Biaya Implementasi Rp. 7.500.000,- (hanya satu kali pembayaran) Bisa diangsur 2 kali, awal pemesanan (uang muka) dan sehari sebelum

pemasangan/implementasi di perguruan tinggi yang bersangkutan Biaya Domain dan hosting gratis 1 tahun (jika belum memiliki)

9. Paket SIMKA Prime Terdiri dari Sistem Informasi Umum (Portal Kampus), Sistem Informasi

Akademik, Sistem Informasi Keuangan dan Sistem Informasi Perpustakaan

Biaya Implementasi Rp. 9.500.000,- (hanya satu kali pembayaran) Bisa diangsur 2 kali, awal pemesanan (uang muka) dan sehari sebelum

pemasangan/implementasi di perguruan tinggi yang bersangkutan Biaya Domain dan hosting gratis 1 tahun (jika belum memiliki)

10. Paket SIMKA All-in-One Terdiri dari Sistem Informasi Umum (Portal Kampus), Sistem Informasi

Akademik, Sistem Informasi Keuangan, Sistem Informasi Perpustakaan, Sistem Informasi Sarana dan Prasarana, dan Sistem Informasi Alumni

Biaya Implementasi Rp. 12.000.000,- (hanya satu kali pembayaran) Bisa diangsur 2 kali, awal pemesanan (uang muka) dan sehari sebelum

pemasangan/implementasi di perguruan tinggi yang bersangkutan Biaya Domain dan hosting gratis 1 tahun (jika belum memiliki)

Harga-harga diatas adalah harga aplikasi dan pelatihan bagi operator Sistem Informasi Manajemen Sekolah saja, belum termasuk biaya transport dan akomodasi

Untuk memperoleh informasi lebih lanjut atau permintaan proposal dan demo, bisa menghubungi :

Contact Person : Emmi Ditianingsih

Email : etya24@yahoo.comTelp : 085216377032