Proposal Proyek Perubahan Subbag PEI -Edit3 - Copy

8/17/2019 Proposal Proyek Perubahan Subbag PEI -Edit3 - Copy

1/30

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

PENYUSUNAN SISTEM INFORMASI REVISI ONLINE (SIRO)

DENGAN PEMANFAATAN APLIKASI SBOX


2/30


3/30

DOKUMEN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

1. Judul Proyek Perubahan

Penyusunan Sistem Informasi Revisi Online (SIRO) Dengan Pemanfaatan

Aplikasi Sbox.

2. Latar Belakang (Burnin g Issues )

Masalah strategis yang menjadi permasalahan klasik setiap tahun

anggaran pada Kementerian/Lembaga adalah penyerapan anggaran pada

awal tahun yang sangat lambat dan penumpukan penyerapan anggaran

pada akhir tahun sehingga mengakibatkan ketidakseimbangan keuangan

negara, melambatnya roda perekonomian dan terhambatnya

pembangunan.

Penyebab utama yang mengakibatkan lambatnya penyerapan yaitu:


4/30


5/30


6/30

Dilihat dari data-data penyerapan anggaran pada Satuan Kerja

Sekretariat Negara dari Tahun 2012 sampai dengan Tahun 2015 di atas

maka dapat diteliti bahwa penyerapan anggaran rata-rata triwulan I

sebesar 5,97%, triwulan II sebesar 18,29%, triwulan III sebesar 36,36%

dan triwulan IV sebesar 83,56%.

Dari data tersebut dapat disimpulkan bahwa kendala penyerapan

anggaran pada Kementerian/Lembaga terjadi juga di Satuan Kerja

Sekretariat Negara. Kondisi ini sangat merugikan yang dapat

mengakibatkan melambatnya target serapan anggaran, tidak tercapainya

target kinerja output, kegiatan serta kinerja organisasi.

Untuk mengatasi masalah di atas salah satunya melalui revisi

anggaran yang dilakukan pada masing-masing Kementerian/Lembaga.

Pengertian revisi anggaran adalah perubahan atau pergeseran anggaran

belanja untuk memenuhi target kinerja Keluaran (Output ) yang terdapat

dalam dokumen Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Satuan Kerja yang

sebelumnya telah disepakati dalam dokumen Rencana Kerja Anggaran


7/30

Selama ini, fungsi penyiapan bahan koordinasi penyusunan,

penelaahan, dan pembahasan revisi DIPA dan revisi POK DIPA

dilaksanakan berdasarkan:

a) Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 3 Tahun 2007 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Perencanaan Dan Penganggaran Pada Bagian

Anggaran 007 (Sekretariat Negara).

b) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 214/PMK.05/2013 tentang Bagan

Akun Standar.

c) Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor 224/KEP/2013

tentang Kodefikasi Segmen Akun Pada Badan Akun Standar.

d) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 65/PMK.02/2015 tentang Standar

Biaya Masukan Tahun Anggaran 2016.

e) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 143/PMK.02/2015 tentang

Petunjuk Penyusunan Dan Penelaahan Rencana Kerja Dan Anggaran

Kementerian Negara/Lembaga Dan Pengesahan Daftar Isian


8/30

c. Revisi administrasi yang disebabkan oleh kesalahan administrasi,

perubahan rumusan yang tidak terkait dengan anggaran, dan/ atau

pemenuhan persyaratan dalam rangka pencairan anggaran.

Namun, jika disederhanakan berdasarkan kewenangan

pengesahannya dapat dibagi menjadi:

a. Revisi POK DIPA

Kewenangan pengesahannya berada pada Kuasa Pengguna

Anggaran (KPA) dengan syarat pergeseran anggaran tidak

mengubah Kode Pengaman/Digital Stamp yang tertera dalam

DIPA.

b. Revisi DIPA.1) Kewenangan pengesahannya berada pada Dewan

Perwakilan Rakyat bila terdapat pergeseran anggaran

antar program atau perubahan pagu Anggaran

Pendapatan dan Belanja Negara Perubahan (APBN-P).


9/30

c) Proses revisi anggaran dilakukan setelah mendapatkan dokumen fisik

dan arahan dari Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).

d) Lamanya waktu pembahasan permohonan revisi anggaran dengan

meggunakan metode tatap muka.

e) Kurangnya sumber daya manusia yang memproses pengajuan revisi

anggaran dari unit kerja.

Sehingga kondisi yang diharapkan adalah sebagai berikut:

a) Penyelesaian permohonan revisi anggaran dilakukan cepat, tepat dan

akurat.

b) Setiap pengajuan permohonan revisi anggaran harus sesuai dengan

standar disertai data dukung yang lengkap.

c) Proses revisi anggaran dapat dilakukaan segera setelah mendapatkan

dokumen digital dari PPK disertai data dukung yang lengkap.

d) Lamanya waktu pembahasan permohonan revisi anggaran dapat

dipersingkat dengan media digital/sosial.


10/30

3. Tujuan dan Manfaat

a. Tujuan

Untuk meningkatkan pelayanan dalam penyelesaian revisi anggaran

secara cepat dan tepat sehingga berdampak meningkatnya kinerja

kegiatan dan penyerapan anggaran pada Satuan Kerja Sekretariat

Negara.

b. Manfaat

a) Bagi Institusi

1. Mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian

Sekretariat Negara.

2. Meningkatkan kinerja Biro Perencanaan guna mewujudkanpelaksanaan tugas dan fungsinya secara lebih efektif dan

efisien.

3. Meningkatkan kualitas pelayanan dalam penyelesaian revisi

anggaran kepada unit kerja di Lingkungan Satuan Kerja

S k t i t N


11/30

2. Pengarsipan revisi anggaran lebih terstruktur.

3. Pelaksanaan kegiatan lebih efektif dan efisien.

4. Diskripsi Proyek

Penyusunan Sistem Informasi Revisi Online (SIRO) Dengan

Pemanfaatan Aplikasi Sbox yang akan dilakukan merupakan gagasan baru

yang belum pernah dilakukan di Satuan Kerja Sekretariat Negara yang

meliputi Sekretariat Kementerian, Deputi Bidang Sumber Daya Manusia,

Deputi Bidang Perundang-undangan dan Deputi Bidang Hubungan

Kelembagaan dan Kemasyarakatan.

Penyusunan SIRO tersebut sangat penting karena:

NO Keterangan Pola Lama (Manual) Pola Baru (Sistem)

1. Waktu penyelesaianrevisi

1. Revisi POK DIPA(12 hari kerja)*

2. Revisi DIPA (25hari kerja)*

*S i SOP

1. Revisi POK DIPA(9 hari kerja)*

2. Revisi DIPA (22hari kerja)*

* ki


12/30

masalah yang akan dihadapi kemudian. Setelah itu, dilanjutkan dengan

pengujian atau trial dalam rangka untuk menunjukkan keefektifan SIRO.

5. Ruang Lingkup Perubahan

a. Fokus Proyek Perubahan adalah peningkatan kualitas pelayanan

penyelesaian revisi anggaran dengan menggunakan Sistem InformasiRevisi Online melalui pemanfaatan aplikasi file sharing Sbox . Tahapan-

tahapan yang akan dilakukan adalah:

1) Merancang desain sistem dan basis data serta hak akses.

2) Penginputan data revisi kedalam basis data.

3) Uji coba sistem.

4) Sosialisasi dan implementasi sistem.

5) Pengembangan dan pengintegrasian sistem.

b. Lokus penyusunan proyek perubahan dilaksanakan di lingkungan


13/30

c) Kepala Bagian Program dan Anggaran I, Biro Perencanaan.

d) Kepala Bagian Program dan Anggaran II, Biro Perencanaan.

e) Kepala Bagian Pemantauan dan Evaluasi, Biro Perencanaan.

f) Kepala Sub Bagian Pemantauan dan Evaluasi I, Biro Perencanaan.

g) Kepala Sub Bagian Pemantauan dan Evaluasi II, Biro

Perencanaan.

h) Kepala Sub Bagian Pemantauan dan Evaluasi III , BiroPerencanaan.

i) Staf pada Bagian Pemantauan dan Evaluasi, Biro Perencanaan.

j) Biro Keuangan, Sekretariat Kementerian.

k) Biro Informasi dan Teknologi, Sekretariat Kementerian.

l) Biro Umum, Sekretariat Kementerian

b. Stakeholder Eksternal.

a) Menteri Sekretaris Negara selaku pengguna anggaran.

b) Deputi Bidang Sumber Daya Manusia, Sekretariat Negara.

c) Deputi Bidang Perundangan-undangan, Sekretariat Negara


14/30

Analisis Stakeholders

(LATENTS)

1. Menteri Sekretaris Negaraselaku Pengguna Anggaran

2. Deputi Bidang Sumber DayaManusia

3. Deputi Bidang Perundangan-undangan

4. Deputi Bidang HubunganKelembagaan dan

Kemasyarakatan

(PROMOTERS)

1. Kepala Biro Perencanaan

2. Sekretaris Kementerian selakuKuasa Pengguna Anggaran

3. Kepala Bagian Pemantauandan Evaluasi

4. Kepala SubbagianPemantauan dan Evaluasi I

5. Kepala Subbagian

Pemantauan dan Evaluasi II

6. Kepala Sub BagianPemantauan dan Evaluasi III.


15/30

Analisis stakeholders pada proyek perubahan ini adalah sebagai

berikut:

1) Promoters, memiliki kepentingan dan dukungan yang tinggi dan

memiliki pengaruh yang kuat terhadap upaya perubahan yang

dilaksanakan oleh project leader

Stakeholders pada poyek perubahan ini yang termasuk

kelompok promoters adalah Kepala Biro Perencanaan,

Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara selaku Kuasa

Pengguna Anggaran, Kepala Bagian Pemantauan dan Evaluasi,

Kepala Subbagian Pemantauan dan Evaluasi I, Kepala

Subbagian Pemantauan dan Evaluasi II, dan Kepala Sub Bagian

Pemantauan dan Evaluasi III.

Potensi:

Stakeholders pada kelompok ini mendukung proyek perubahan


16/30

Negara, Seluruh Pejabat Pembuat Komitmen di Lingkungan

Satuan Kerja Sekretariat Negara.

Potensi:

Stakeholders pada kelompok ini mendukung proyek perubahan

yang sedang dilakukan walaupun tidak mempunyai kepentingan

yang besar atas tercapainya hasil dari poyek perubahan.

Strategi Komunikasi:

a) Melakukan sosialiasi tentang tata cara perubahan pengajuan

permohonan revisi melalui SIRO .

b) Melaksanakan rapat koordinasi untuk mengevaluasi kinerjasistem informasi revisi online.

3) Apathetics tidak memiliki pengaruh dan kepentingan yang kuat

terhadap upaya perubahan yang dilaksanakan oleh project

leader.


17/30

Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan,

Sekretariat Negara.

7. Tatakelola Pelaksanaan Proyek Perubahan.

Kepala BiroPerencanaan

Kepala Bagian

Pemantauan danEvaluasi / Mentor

Project LeaderCoach


18/30

b) Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam memetakan

permasalahan pada lingkup bidang pemantauan dan evaluasi.

c) Memfasilitasi peserta dalam menyelesaikan proyek perubahan.

c. Coach

a) Memberikan dorongan dan motivasi kepada project leader dalam

pelaksanaan proyek perubahan.

b) Melakukan diskusi dalam penyusunan proposal proyek perubahan,

penyusunan proyek perubahan, dan pada proses pelaksanaannya.

c) Melakukan monitoring kegiatan peserta dalam kurun waktu yang

telah ditetapkan.

d) Melakukan komunikasi dengan mentor terkait dengan proyek

perubahan.

d. Project Leader


19/30

c) Berpartisipasi aktif dalam proyek perubahan

d) Menyusun strategi bekerja yang efektif dalam mewujudkan proyekperubahan dalam kerangka waktu terbatas (2 bulan)

e) Mengantisipasi potensi konflik internal tim efektif maupun dengan

pihak eksternal dan mengelola konflik tersebut secara positif

f) Menyusun dan melaksanakan job description

g) Saling memberikan saran dan masukan terhadap pekerjaan

sesama anggota tim

h) Mengkomunikasikan kendala hambatan dan perkembangan tugas

kepada project leader

i) Segala sesuatu yang menjadi keputusan berada pada project

leader.

Adapun tugas-tugas tim efektif yang akan dibentuk yaitu:

a) Tim Perancangan Desain Sistem

1) Merancang bisnis proses sistem informasi revisi online.


20/30

Nama-nama pejabat dan pegawai yang akan terlibat di dalam proyek

perubahan ini adalah sebagai berikut:

NO NAMA JABATAN TUGAS

1. Sukma Irawan Kepala Biro

Perencanaan

(Pengarah)

- Pengarah pelaksanaan

proyek perubahan.

- Membantu komunikasi

terhadap stakeholder

eksternal

2. Andhika Rizky Kesubbag

Pemantauan danEvaluasi I

(Project Leader)

- Mengkoodinasikan tim

efektif.

- Membuat laporan dan

evaluasi pelaksanaan

proyek perubahan.

Tim Perancangan Desain Sistem


21/30

NO NAMA JABATAN TUGAS

Tim Penyusun Basis Data dan Hak Akses

6. Elis Nurzanah Kepala Subbagian

Keamanan Informasi

dan Layanan

Pengguna

(Ketua Tim)

- Tim Leader

- Membuat hak akses

pengguna sistem

informasi revisi online.

7. Insan Akhir

Suryana

Pranata Komputer

Muda

(Anggota)

- Membuatan struktur

basis data sistem

informasi revisi online.

Tim Pendukung

8. Ronny Dwi

Caisario

Analis Rencana

Program dan

- Tim Leader

- Menyiapkan kelengkapan


22/30

8. Milestone Proyek Perubahan (Tahapan Kegiatan dan Capaian Jangka

Pendek, Menengah, dan Panjang)

a. Jangka Pendek

Output: Terbentuknya Sistem Informasi Revisi Online yang

menggunakan Sbox.

Tahapan yang dilakukan untuk mencapai output tersebut adalahsebagai berikut:

NO URAIAN TAHAPAN KEGIATAN

MINGGU (2016)

APRIL MEI JUNI

3 4 1 2 3 4 1 2 3

1. Menyusun Tim Efektif ProyekPerubahan

2. Rapat koordinasi dengan Tim EfektifProyek Perubahan

3. Forum Group Discussion bersama


23/30

b. Jangka Menengah

Output: Tersosialisasinya dan terimplementasinya Sistem Informasi

Revisi Online yang menggunakan Sbox kepada seluruh stakeholder di

Sekretariat Kementerian dan Kedeputian Sekretariat Negara.

Tahapan yang dilakukan untuk mencapai output tersebut adalah

sebagai berikut:


2016 2017

BULAN

7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6

1. Sosialisasi dan ImplementasiSistem Informasi Revisi Online(PPK dan Unit Kerja PadaSekretariat Kementerian)

2. Sosialisasi dan ImplementasiSistem Informasi Revisi Online(Biro Keuangan, Inspektorat


24/30

c. Jangka Panjang

Output: Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi Revisi Online

yang lebih independen dan terintegrasi dengan sistem informasi

perencanaan.

Tahapan yang dilakukan untuk mencapai output tersebut adalah

sebagai berikut:


2017 2018

TRIWULAN

I II III IV I II III IV

1. Pengembangan Sistem yang lebihIndependen dan penambahan fitur-fiturbaru

2. Pengintegrasian dengan sisteminformasi perencanaan


25/30

Dengan adanya kendala-kendala di atas maka perlu dilakukan

strategi untuk mengatasinya yaitu

a) Perlu ada komunikasi yang efektif dengan tim efektif agar tahapan-

tahapan proyek perubahan dapat terselesaikan.

b) Perlu adanya reminder kepada tim efektif untuk dapat mengingatkan

waktu pada tahapan proses perubahan.

c) Mengkomunikasikan kebutuhan sarana dan prasarana kepada Biro

Informasi dan Teknologi, Sekretariat Negara.

d) Faktor Kunci Keberhasilan

Faktor kunci keberhasilan yang harus dilakukan untuk melaksanakan

proyek perubahan yaitu komitmen dan dukungan pimpinan, kerja sama

dengan tim efektif yang solid didukung dengan komitmen bersama serta

koordinasi dan kolaborasi dengan para stakeholder internal.


26/30

24

a) Jangka Pendek


APRIL MEI JUNI

OUTPUTPENANGGUNG

JAWABMINGGU

3 4 1 2 3 4 1 2 3

1. Menyusun Tim Efektif ProyekPerubahan

(20 s.d. 22 April 2016)

SK TIMProject Leader,Kabag PE danKaro Perencanaan

2. Rapat koordinasi dengan TimEfektif Proyek Perubahan

(27 April 2016)

Notulen Project Leader

3. Forum Group Discussion bersama stakeholder internalmaupun eksternal

(28 April dan 4 Mei 2016)

LaporanKegiatan

Project Leader,Kabag PE danKaro Perencanaan

4. Merancang desain SistemInformasi Revisi Online (bisnisproses dan alur data sistem)

(9 Mei s.d. 18 Mei 2916)

Bisnis ProsesdanFlowchart

Project Leader danTim PerancanganDesain Sistem

5. Membuat basis data sistembeserta pemberian hak akseskepada stakeholder

(19 Mei s.d. 3 Juni 2016)

StrukturBasis Datadan BaganHak Akses

Project Leader danTim PenyusunanBasis Data danHak Akses


27/30

25


APRIL MEI JUNI

OUTPUTPENANGGUNG

JAWABMINGGU

3 4 1 2 3 4 1 2 3

6. Penginputan data revisianggaran kedalam sistem sbox

(27 Mei s.d. 6 Juni 2016)

LaporanProject Leader danTim Pendukung

7. Uji coba sistem informasi revisionline

(3 Juni s.d. 17 Juni 2016)Laporan

Project Leader,Tim PerancanganDesain Sistem danTim PenyusunanBasis Data danHak Akses

8. Pembuatan buku pedomanpengoperasian sistem

(10 Juni s.d. 17 Juni 2016)

Laporan Project Leader danTim PerancanganDesain Sistem


28/30

26

b) Jangka Menengah.


2016 2017

OUTPUT

PENANGGUNG

JAWABBULAN

7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6

1. Sosialisasi dan ImplementasiSistem Informasi Revisi Online(PPK dan Unit Kerja PadaSekretariat Kementerian)

(Bulan Juli s.d. September 2016)

Laporan Project Leader,Kabag PE danKaro Perencanaan

2. Sosialisasi dan Implementasi

Sistem Informasi Revisi Online(Biro Keuangan, InspektoratKementerian dan PusdiklatKemensetneg)

(Bulan Oktober s.d November2016)

Laporan Project Leader,

Kabag PE danKaro Perencanaan

3. Sosialisasi dan ImplementasiSistem Informasi Revisi Online(PPK dan Unit Kerja Pada Deputi

Bidang Sumber Daya Manusia)(Bulan Desember 2016 s.d.Januari 2017)



29/30

27


2016 2017

OUTPUTPENANGGUNG

JAWABBULAN

7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6

4. Sosialisasi dan ImplementasiSistem Informasi Revisi Online(PPK dan Unit Kerja Pada DeputiBidang Hubungan Kelembagaandan Kemasyarakatan)

(Bulan Februari s.d. Maret 2017)


5. Sosialisasi dan ImplementasiSistem Informasi Revisi Online

(PPK dan Unit Kerja Pada DeputiBidang Perundang-undangan)

(Bulan April s.d. Mei 2017)

Laporan Project Leader,Kabag PE dan

Karo Perencanaan

6. Mengevaluasi dan perbaikanpelaksanaan sistem informasirevisi online

(Bulan Juli 2016 s.d. Juni 2017)

Laporan Project Leader,Kabag PE


30/30

28

c) Jangka Panjang


2017 2018

OUTPUTPENANGUNG

JAWABTRIWULAN

I II III IV I II III IV

1. Pengembangan Sistem yang lebihIndependen dan penambahan fitur-fiturbaru.

(Tahun 2017 s.d. 2018)

PengembanganSistem danPenambahanFitur

Project Leader,Kabag PE, TimPerancanganDesain Sistemdan TimPenyusunan BasisData dan Hak

Akses

2. Pengintegrasian dengan sisteminformasi perencanaan

(Tahun 2018)

PengintegrasianSistem

Project Leader,Kabag PE danKaro Perencanaan

Proposal Proyek Perubahan Subbag PEI -Edit3 - Copy

Documents

Transcript of Proposal Proyek Perubahan Subbag PEI -Edit3 - Copy