Prop Abr
-
Upload
nopi-yudi-pramono -
Category
Documents
-
view
30 -
download
1
Transcript of Prop Abr
PROPOSAL SUMBANG PEMIKIRAN UNTUK KEMAJUAN
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
“Yogyakarta State University Go Green Go Paperless”
Disusun oleh:AHMAD FAIQ ABROR
08520244018
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TEKNIK INFORMATIKAFAKULTAS TEKNIK
UNIVESRITAS NEGERI YOGYAKARTA2013
PROPOSAL SUMBANG PEMIKIRAN UNTUK KEMAJUAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
Oleh:Ahmad Faiq AbrorNIM. 08520244018
A. Judul
“Yogyakarta State University Go Green Go Paperless”
B. Pendahuluan
Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) merupakan salah satu universitas
negeri di Indonesia yang berlokasi di Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY). Seiring
dengan perubahan masyarakat dan kompetisi di tingkat global, membawa UNY
berada di tengah-tengah pusaran perubahan tidak hanya di tingkat lokal saja tetapi
juga internasional. Oleh karenanya, UNY sebagai lembaga pendidikan yang
terkemuka di Yogyakarta memiliki visi 2025 menjadi universitas kependidikan
kelas dunia berlandaskan ketaqwaan, kemandirian dan kecendekiaan.
Berlandaskan visi tersebut, UNY tentunya harus mampu menyelenggaraan
kegiatan yang bertujuan untuk mewujudkan manusia yang betaqwa, mandiri, dan
cendekia yang mampu menciptakan penemuan, pengembangan, dan
penyebarluasan ilmu pengetahuan dan teknologi, tidak hanya mendukung
pembangunan daerah dan nasional, tetapi juga berkontribusi pada pemecahan
masalah global.
Mengenai visi UNY yang ingin saya soroti kali ini yakni mengenai visi
UNY 2025 menjadi universitas kependidikan kelas dunia. Salah satu kriteria
universitas kelas dunia (world class university) menurut Levin, Jeong dan Ou
dalam artikelnya adalah kampus dengan fakultas yang secara tetap
mempublikasikan penelitian mereka pada jurnal-jurnal yang diakui oleh disiplin
keilmuwan masing-masing (Levin et al., 2006). UNY pun terus berupaya
meningkatkan kegiatan penelitian-penelitian sejak 2009 seperti yang disampaikan
Wakil Rektor II dalam makalahnya bahwa “dalam kegiatan penelitian sebagai ciri
utama WCU, mulai tahun 2009 ini telah dialokasikan dana yang cukup besar
untuk berbagai kegiatan penelitian” (Wibawa), 2009:5).
1
Sampai sejauh ini laporan-laporan penelitian di UNY masih didominasi
dalam bentuk hardcopy, hal ini dapat dilihat dari hasil laporan penelitian seperti
Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) yang diminta hasilnya berupa hardcopy
sejumlah beberapa buah saat akan dikumpulkan melalui pihak fakultas. Selain itu,
jumlah laporan penelitian (skripsi, thesis, disertasi) juga sudah memenuhi rak di
hampir setiap perpusatakaan fakultas maupun perpustakaan pusat UNY dan
bahkan sampai saat proposal ini ditulis, pihak perpustakaan pun masih terus
meminta hasil laporan penelitian berupa hardcopy untuk dokumentasi pihak
perpustakaan.
Dari kondisi ini dapat kita lihat, sebesar apa jumlah kertas yang digunakan
untuk mendokumentasikan setiap laporan penelitian untuk seluruh civitas
akademika UNY setiap tahunnya. Jika kebijakan ini terus diterapkan maka setiap
tahun jumlah kertas yang digunakan untuk dokumentasi laporan penelitian akan
terus meningkat. Kertas sebanyak itu berapa pohon yang harus ditebang, berapa
energi yang harus dikeluarkan? Belum polusi yang dihasilkannya, belum biaya
yang harus dikeluarkan dan seterusnya.
Oleh karena itu, peningkatan jumlah penelitian-penelitian di UNY selain
memiliki efek positif menuju WCU tetapi juga mampu berdampak negatif jika
tidak mampu dikelola dan didokumentasikan dengan baik oleh pihak universitas.
Berdasarkan permasalahan tersebut saya sebagai salah satu pihak yang juga
pernah menjadi bagian dari civitas akademika UNY menyarankan agar UNY
mampu membuat kebijakan baru mengenai pendokumentasian hasil-hasil
penelitian yang berorientasi pada konsep paperless.
C. Dasar Pemikiran
1. Paperless Policy
Paperless policy merupakan suatu program atau kebijakan meminimalisasi
penggunaan kertas dengan memanfaatkan teknologi informasi yang dimiliki,
antara lain dengan melakukan pengembangan sistem aplikasi berbasis web,
pengembangan penerbitan online, peningkatan sarana pendukung dan
pengembangan organisasi.
2
2. Paperless Office
Paperless office merupakan suatu perwujudan lingkungan kerja dimana
sebisa mungkin menghilangkan atau mungkin bisa juga dengan mengurangi
penggunaan kertas dalam pekerjaan sehari hari. Hal tersebut bisa dilakukan
dengan melakukan konversi dokumen dan kertas lainnya dalam bentuk digital.
Beberapa penggerak program ini mengklaim bahwa "going paperless" dapat
menghemat uang, meningkatkan produktivitas, menghemat ruangan, membuat
informasi lebih mudah dibagikan, membuat dokumen pribadi bisa tersimpan lebih
aman, serta membantu lingkungan agar lebih hijau. Konsep tersebut dapat juga
diperluas sebagai kantor virtual agar semua pegawai kantor dapat bertukar file
dari lokasi yang jauh sekalipun.
3. Manfaat Penerapan Paperless
Ada beberapa manfaat dari penerapan paperless. Manfaat dari paperless
office system jika diterapkan, antara lain :
a. Manajemen dokumentasi lebih baik
b. Efisien waktu
c. Kenyamanan kerja lebih baik
d. Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik
e. Manajemen lebih terkendali
f. Membaiknya citra organisasi
g. Aspek biaya
D. Pembahasan
Kebijakan meminimalisasi penggunaan kertas atau paperless policy
sebenarnya bukan merupakan suatu program yang baru bagi UNY. Kondisi ini
dapat dilihat mulai dari kepemimpinan Prof Suyanto, Ph.D. yang memberikan
semboyan “paperless in UNY”. Beliau memulainya dengan membangun
perangkat keras di lingkungan UNY berupa jaringan komputer (LAN dan WAN)
dengan menggunakan fiber optic dan perangkat lunak berupa sistem informasi
akademik (Siakad) yang berbasis web sejak tahun 2004.
3
Namun, sangat disayangkan bila sejak tahun 2004 program tersebut tidak
dimaksimalkan oleh pihak UNY terkait pendokumentasian karya atau hasil
penelitian civitas akademika UNY. Jika melihat e-resource yang telah dimiliki
oleh UNY seharusnya UNY mampu menerapkan kebijakan paperless secara
maksimal.
Hal ini dapat dilihat dari fungsi-fungsi e-resource yang sudah dimiliki UNY
meliputi :
1. Blog, merupakan layanan fasilitas berupa blog bagi seluruh civitas akademika
UNY.
2. E-learning atau be-smart merupakan sarana pembelajaran secara online via
internet yang diberikan oleh dosen.
3. Webmail, merupakan layanan fasilitas account email bagi seluruh civitas
akademika UNY.
4. Jurnal, merupakan layanan fasilitas jurnal UNY secara online.
5. Dinamika , ruang akademika UNY secara online.
6. Staff.uny.ac.id adalah homepage resmi staff UNY.
7. E-Print , merupakan penyimpanan naskah, dokumen, karya ilmiah, skripsi,
penelitian, tesis, gambar, video, audio, dll, segenap civitas akademika UNY
agar dapat digunakan bersama bagi seluruh pengguna yang
berkepentingan/peduli dengan peningkatan pendidikan di negeri tercinta
Indonesia.
Dari daftar e-resource yang dimiliki UNY di atas, salah satu e-resource
yang mampu mendukung program go paperless di UNY terkait
pendokumentasian hasil penelitian adalah e-Print. Namun, sampai saat ini meski
e-Print sudah digunakan namun tetap saja pihak perpustakaan baik di fakultas
maupun perpustakaan pusat di UNY masih menetapkan kebijakan pengumpulan
hardcopy untuk dokumentasi laporan penelitian seperti skripsi, thesis, dan
disertasi.
Lebih lanjut, kebijakan pengumpulan hardcopy ini terkadang tidak
konsisten diterapkan bagi setiap civitas akademika dan bahkan dijadikan syarat
untuk mencari surat keterangan bebas pustaka perpustakaan pusat, yang
4
selanjutnya surat keterangan ini nantinya digunakan untuk syarat yudisium dan
wisuda.
Melihat kondisi ini sangat disayangkan karena berarti fungsi e-Print UNY
belum dimaksimalkan dengan baik oleh pihak UNY sendiri secara keseluruhan.
Padahal jika e-Print dapat dioptimalkan dengan koordinasi yang baik oleh
keseluruhan pihak universitas (jurusan, fakultas, perpustakaan fakultas,
perpustakaan pusat) maka tentunya dapat mendukung semboyan “paperless in
UNY”. Selain menghemat biaya yang dikeluarkan oleh peneliti, konsep paperless
juga akan mempermudah pihak universitas dalam administrasi/dokumentasi serta
publikasi hasil penelitian, karena karya-karya tersebut telah disimpan dalam
bentuk file sehingga mudah dalam pengelolaannya.
Konsep paperless ini tentunya tidak terlepas dari pemanfaatan teknologi
komunikasi dan informasi (TIK). Oleh karenanya selain dimulai dengan usaha
kecil yakni mengoptimalkan fungsi e-resource (e-Print) yang sudah ada, UNY
hendaknya juga harus mampu terus meningkatkan sarana dan prasarana TIK serta
sumber daya manusia (human resource) pengelola sistem, baik dengan pelatihan
bagi karyawan yang sudah ada ataupun perekrutan karyawan baru sesuai dengan
kemampuan yang dibutuhkan.
E. Penutup
Dari pembahasan di atas, diperoleh kesimpulan bahwa jika konsep
paperless ini dapat diterapkan maka akan mampu memberikan efek positif bagi
segenap civitas akademika UNY terkait pendokumentasian laporan penelitian.
Penerapan konsep paperless ini dapat dimulai dengan usaha optimalisasi
pemanfaatan e-resource yang sudah ada yang selanjutnya dapat terus
dikembangkan. Dukungan dari berbagai pihak universitas sangat diperlukan untuk
kesuksesan penerapan konsep paperless di UNY ini, agar dapat berjalan secara
konsisten dan terkoordinasi dengan baik.
5