Project Management Plan Approval / Signatures Web viewMesin access control + kartu RFID. Kebutuhan...

Format Penulisan untuk proposal :

Times New Roman, 12pt

Spasi single

Margin 3,3,3,3

Kertas A4

1

BAB I

Muatan Bisnis Case

1.1 Latar Belakang Masalah

Sistem Informasi Manajemen Pendidikan menjadi faktor penting untuk

meningkatkan pelayanan sekaligus penghematan bagi Pendidikan dan kini telah menjadi

salah satu standar mutu sebuah Pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan

sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah ini.

Tujuan dari bisnis utama perusahaan adalah menjadi perguruan tinggi unggulan yang

menyelenggarakan pendidikan berkualitas tinggi dan berorientasi pada industry

Harapan yang bisa diberikan oleh proyek adalah dapat membangun aplikasi web

based untuk menunjang pendidikan berkualitas tinggi dan memberi efisiensi dan efektivitas

pada kegiatan akedemis. Sistem berbasis web memungkinkan pengguna untuk melakukan

integrasi data dengan sistem-sistem aplikasi yang ada di lingkungan

1.2.TUJUAN BISNIS

Tujuan strategis perusahaan dan dukungan hasil proyek pada tercapainya tujuan tersebut :

- Menyelenggarakan pendidikan untuk menghasilkan lulusan siap pakai yang

mempunyai kompetensi dan daya saing tinggi dibidang keilmuan masing-masing.

- Menyelenggarakan program-program penelitian dan pengembangan guna

menghasilkan konsep-konsep, teori dan hasil kajian yang secara fungsional dapat

mendukung pengembangan kehidupan bermasyarakat.

- Melaksanakan dan mengembangkan program-program pengabdian kepada

masyarakat melalui bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang bermanfaat

bagi kemajuan masyarakat.

DUKUNGAN HASIL PROYEK

2

- Memiliki server yang menunjang, dan dengan disertai keamanan informasi yang

menunjang

- Kerja sama tim dan konsistensi kebutuhan user/ pengguna

- Suatu perangkat lunak yang terpadu, ditambah dengan tata aturan yang di terapkan

untuk mengelola sistem sehingga tujuan dari suatu sistem dapat tercapai.

TUJUAN PEMBANGUNAN SISTEM

1. Efisiensi media dan ruang yang digunakan untuk penyimpanan data/arsip

sekolah. Efisiensi ini meliputi pengurangan jumlah kertas yang digunakan untuk

pencatatan data-data sekolah, pengurangan ruangan untuk penyimpanan kertaskertas

tersebut, pengurangan tenaga perawat kertas dan ruang tersebut, dan

sebagainya. Selain itu, dengan sistem media elektronis ini, penulisan data secara

berulang kali untuk kepentingan berbeda maupun sama dapat dihindari yang

berarti menambah faktor efisiensi di atas.

2. Meningkatkan kemampuan pengelolaan data akademik. Pengelolaan yang

dimaksud meliputi kelengkapan data, kerincian data, keamanan data, kerahasiaan

data, cara-cara pemasukan dan pengambilan data, dan sebagainya.

3. Menjamin ketelitian, kebenaran, hubungan dan kesesuaian data.

4. Kemudahan pengelolaan dan pemanfaatan data. Dengan penerapan SI khusus

yang baik dan tepat, maka pengelolaan data-data akadmeik dapat menjadi sangat

mudah tanpa harus meninggalkan faktor keamanannya. Dengan cara ini, pihakpihak

yang berkepentingan dan berwenang terhadap data tinggal menghidupkan

komputernya, lalu menggunakan program SI yang ada untuk mengelola data-data

tersebut..

1.3.KEADAAN SEKARANG DAN PERMASALAHAN

3

KEADAAN SEKARANG :

- Universitas XYZ belum memiliki sistem informasi yang cukup mendukung tujuan dan

proses akedemis

Permasalahan

- Keinginan untuk mengimplementasi sistem informasi yang akan mendukung tujuan dan

proses akedemis

- Kurangnya efisiensi dan efektivitas alur data /informasi

1.4. ASUMSI DAN KENDALA

Asumsi :

- Tingginya keinginan management universitas untuk mengimplementasikan sistem

informasi yang mampu menunjang tujuan dan proses akedemis

- Adanya tim IT internal yang memadai

- Antusias user kepada pengadaan proyek ini

Kendala :

- Sistem operasi yang akan digunakan mudah dipahami oleh pengguna

- Murahnya biaya maintenance sistem operasi

1.5. ANALISIS ALTERNATIF DAN REKOMENDASI

- Pengadaan Trainning kepada pengguna

- Merekrut SDM khususnya divisi IT yang berkompeten

1.6. KEPERLUAN AWAL PROYEK

- Kejelasan/kesepakatan kontrak antara pihak pembangun sistem,

- Kebutuhan perangkat server dan keamanan server yang memadai

- Kebutuhan Kartu Mahasiswa menggunankan RFID Technology

- Pada Sistem Manajemen Akademik, menunjang Proses akademik berlangsung mulai

dari penerimaan siswa/mahasiswa baru hingga kelulusan mahasiswa. memiliki fitur :

Sistem Registrasi Ujian Masuk Online , Sistem Informasi Akademik ( back office,

front office )

4

- Pada Sistem Manajemen Pengetahuan , Sistem ini terdiri dari sejumlah modul

aplikasi yang berfungsi untuk mengelola aset pengetahuan (jurnal, buku,

perpustakaan, hasil penelitian) secara elektronik,, memiliki fitur :Sistem Informasi

Perpustakaan, Sistem Informasi , E-Learning , Digital Library

- Pada Sistem Manajemen Sumber Daya, memiliki fitur : Sistem Informasi

Kepegawaian, Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi, Sistem Informasi

Manajemen Aset

1.7. ESTIMASI ANGGARAN DAN ANALISIS KEUANGAN

Untuk Estimasi anggaran, jenis proyek yang akan di implementasi termasuk jenis proyek

menengah, dengan estimasi anggaran 200-500 juta rupiah

Berikut daftar biaya pengelompokan berdasarkan klarifikasi

Biaya tersebut diklasifikasikan untuk

A. Biaya persiapan operasi meliputi:

1. Biaya pembelian perangkat lunak sistem.

2. Biaya pembelian perangkat keras sistem.

3. Biaya instalasi peralatan

4. Biaya manajemen dan staff

B. Biaya Proyek meliputi:

1. Biaya dalam tahap analisis sistem.

a. Biaya untuk mengumpulkan data.

b. Biaya dokumentasi

c. Biaya rapat.

d. Biaya staff analis.

e. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem.

2. Biaya dalam tahap disain sistem.

a. Biaya dokumentasi.

b. Biaya rapat.

5

c. Biaya staff analis.

d. Biaya staff programmer.

e. Biaya pembelian perangkat lunak aplikasi.

f. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap disain sistem.

3. Biaya dalam tahap penerapan sistem.

a. Biaya pembuatan formulir baru.

b. Biaya konversi data.

c. Biaya latihan personel.

d. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap penerapan

sistem.

C. Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost)

meliputi :

a. Biaya personil (operator, bagian administrasi,pustakawan data, pengawas

data).

b. Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, supplies).

c. Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, service).

d. Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program,penambahan modul

program).

e. Biaya perawatan peralatan dan fasilitas.

f. Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem.

g. Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem.

h. Biaya depresiasi (penyusutan).

1.8. ESTIMASI JADWAL

Bulan ke 1 = perencanaan proyek dan penentuan vendor

Bulan ke 2,3,4= mengerjakan projek yang sudah ada rancanganya

Bulan ke 5 = implementasi dan testing

6

1.9.RESIKO

- Kegagalan sistem dapat mengakibatkan ancaman dari pihak luar untuk menganggu

tujuan dan proses akedemis

- adanya ancaman dalam penyalahgunaan server

- ancaman pencurian data

- Bila dukungan management tidak konsisten, akan mengakibatkan kegagalan jalannya

proyek

- Kegagalan pada pihak internal development aplikasi

- Gagal dalam mencapai target yang diinginkan karena kesulitan dalam tahap

implementasi;

- Kebutuhan akan biaya implementasi yang jauh lebih besar daripada yang telah

dianggarkan dan dialokasikan sebelumnya;

- Waktu implementasi yang jauh lebih lama daripada yang direncanakan dan

diperkirakan;

- Kinerja sistem yang secara teknis jauh daripada yang diharapkan; dan

- Sistem yang tidak kompatibel dengan pilihan perangkat keras dan perangkat lunak

yang ada.

7

BAB II

PROJECT MANAGEMENT PROSES

II. 1 PROYEK INTEGRASI MANAJEMEN

1. Perencanaan Pengembangan Proyek

A. Masukan untuk Rencana Pengembangan Proyek

I. Output Perencenaan lain

Proyek pada Pengadaan Sistem Informasi Manajemen pada universtias XYZ

dengan aplikasi Web Based,akan dipecah menjadi beberapa lingkup berbeda

yang pertama adalah Sistem Manajemen Akademik, Sistem Manajemen

Pengetahuan,Sistem Manajemen Sumber Daya,

II. Sejarah Informasi

Proyek ini akan dibangun dengan Pertama Pengadaan Hardware,

Pengadaan Hardware tersebut meliputi Server,Kartu RFID dan

Card Readernya,Kebetulan Teknologi seperti ini belum pernah

Digunakan.

III. Kebijakan Organisasi

Kebijakan Organisasi meliputi :

End-users. Orang-orang pada posisi ini berada pada level operasional

dalam sebuah organisasi, sehingga mereka menggunakan sistem

untuk menjalankan operasional organisasi.

Business users. Orang-orang yang berada pada posisi ini ada

kemungkinan menggunkan sistem tapi juga ada kemungkinan untuk

tidak menggunakan sistem, mereka hanya membutuhkan hasil dari

sistem sebagai pendukung dalam pencapaian tujuan organisasi.

Business management. Bertanggung jawab terhadap fungsi bisnis dan

juga mengatur strategi penggunaan IT.

8

Business strategy management. Bertanggung jawab terhadap stretegi

organisasi secara keseluruhan dan memastikan bahwa sistem

informasi dapat mendukung strategi organisasi.

IV. Kendala

- Kinerja Proyek Tidak sesuai harapan user.

- Biaya yang dikeluarkan dengan estimasi anggaran yang telah ditetapkan

- Waktu Pengerjaan Proyek yang jauh lebih lama dari waktu yang telah

ditetapkan

V. Asumsi dan Kendala

Asumsi :

-Tingginya keinginan management universitas untuk

mengimplementasikan sistem informasi yang mampu menunjang

tujuan dan proses akedemis

-Adanya tim IT internal yang memadai

-Antusias user kepada pengadaan proyek ini

Kendala :

-Sistem operasi yang akan digunakan mudah dipahami oleh pengguna

-Murahnya biaya maintenance sistem operasi

9

B. Alat dan Teknik untuk rencana Pengembangan Proyek

I. Metodologi Perencanaan Proyek

Kebutuhan Hardware

• Komputer Server 1 Unit untukmenyimpan Webserver, database

danaplikasi yangdikembangkan

• PC Client

• Instalasi Server, Client danJaringan

• PeralatanJaringan (switch 24 port + kabel)

• Mesin access control + kartu RFID

Kebutuhan Software Server

• SistemOperasi Linux

• Apache Web Server

• Mysql database

• PHP Scripting

Kebutuhan Software Client

• SistemOperasi Windows atau Linux

• Browser (internet Exploter, Opera, Firefox dll).

II. Keterampilan dan Pengetahuan Stakeholder

Programmers tugasnya menulis kode program atau merealisasikan desain

sistem.

Systems analyststugasnya adalah untuk menemukan masalah dan

memberikan solusi, dan membuat desain sistem yang memenuhi

requirement. Bisa dikatakan orang yang berada pada posisi ini

menjembatani antara business analyst dan programmers.

Business analyst. Bertugas untuk mengerti proses bisnis organisasi dan

kebutuhannya dan bekerja sama dengan systems analysts. Proses bisnis

yang sudah dimengerti kemudian diberikan ke systems analysts agar dapat

dibuat desain sistem yang sesuai dengan requirement.

Project managers. Bertugas untuk mengatur budget dan jadwal,

melakukan risk analysis, dan memastikan proyek bisa selesai tepat waktu.

10

Senior IT management. Bertanggung jawab dan me-manage IT di dalam

organisasi.

Chief information officer (CIO). Juga dikenal dengan chief knowledge

officer, bertanggung jawab terhadap IT, IS (Information System), dan

strategi informasi dan menyelaraskannya dengan proses bisnis secara

keseluruhan.

III. Project management information system (PMIS).

Langkah 1:

- Persiapan Operasi meliputi:

a. Pembelian Perangkat Lunak Sistem

b. Pembelian Perangkat Keras Sistem

c. Instalasi Peralatan

d. Hire Manajemen dan staff

Langkah 2:

- Tahap Analisis Sistem meliputi:

a. Pengumpulan data

b. Dokumentasi

c. Rapat

- Tahap Design Sistem meliputi:

a. Pengumpulan dokumentasi

b. Rapat

c. Penentuan Design program yang diinginkan

- Tahap Penerapan Sistem

a. Pembuatan Formulir

b. Konversi data

c. Latihan/simulasi

Langkah 3:

- Tahap Sosialisasi

- Tahap Perawatan

11

Untuk Alat-alat dan Kebutuhan software dan hardware terlampir di metodologi perencanaan

proyek

C. Keluaran untuk Rencana Pengembangan Proyek

- Project Charter

Judul Proyek : Pembuatan Sistem Informasi Management

Awal Proyek : 4 Maret 2013 Akhir Proyek : 20 Agustus 2013

Informasi Perkiraan : : Dana , alat , dan sarana pendukukung yang di perlukan dalam

pembangunan sistem Informasi Management ini berkisar Rp.500.000.000.000 .

Manager Proyek : Giovani Henry

Sasaran Proyek : Menjadi perguruan tinggi unggulan yang menyelenggarakan pendidikan

berkualitas tinggi dan berorientasi pada industri

2. Pelaksanaan Rencana Proyek

Masukan

.Project Plan

Project ini dapat membuat sebuah dokumen yang konsisten untuk

membantu eksekusi proyek dan control proyek.

2.1.2.Support Detail

Menggunakan arsip proyek sebelumnya sehingga pembuatan proyek

yang di buat saat ini dapat lebih baik dari proyek sebelumnya.

2.1.3.Kebijakan Organisasi

Organisasi memiliki kebijakan terhadap kualitas kerja tim proyek yang

berkaitan dengan kelanjutan target perkembangan proyek bagaimana

cara kerja pihak employee,serta mengontrol pengeluaran keuangan

12

yang dilengkapi dengan laporan/reporting sehingga pembuatan proyek

tidak terhambat.

2.1.4.Tindakan Pencegahan

Tindakan pencegahan terjadinya kerusakan sistem Informasi

Manajemen agar kegiatan proses perkuliahan tidak terganggu

2.1.5.Tindakan Perbaikan

Tindakan memperbaiki masalah akan muncul pada saat aplikasi sudah

selesai di buat dan di dokumentasikan

Piranti dan Teknik

Keahlian Management Umum

Terdiri dari seorang pemimpin yang dapat berkomunikasi dengan

pihak client, sehingga dapat bernegosiasi lebih mudah serta

menjelaskan cara kerja sistem yang akan di buat.

2.2.2.Keahlian Management Produk

Sistem dan piranti yang di gunakan untuk sistem Informasi

Management sudah di kuasai sebelumnya oleh team development

sehingga pada saat pengeksekusian proyek. Proyek tidak mengalami

gangguan

.2.3. Sistem Otorisasi Bekerja

Untuk sistem otorisasi dalam bekerja, semua kegiatan yang dilakukan

tidak dapat di ubah dan telah ditentukan sesuai dengan rencana

kegiatan yang telah di rancang.

13

.2.4. Status Pertimbangan Meeting

Adanya kegiatan Meeting setiap bulan guna melakukan maintenance

pada sistem Informasi Management bertujuan untuk mencari

kelemahan sistem.

.2.5. Proyek Management Informasi System

Menggunakan akses Teamviewer 8

Meremote komputer Dalam jaringandalam waktu yang nyata.

Mengurangi batasan, mengurangi waktu untuk menyelesaikan masalah.

Penggunaan Laporan Email

Bertujuan untuk memberikan laporan ketika para staff atau pihak client

membutuhkan laporan mengenai perkembangan project sehingga menghemat

waktu.

1.2.4. Hasil Nilai Management

Hasil perubahan project awalnya akan di buat berupa sebuah laporan repot,

kemudian jika sudah selesai maka akan di tes kembali dengan penggunaan

aplikasi tesebut.

.2.6. Prosedur organisasi

Prosedur yang di terapkan adalah prosedur formal yang berarti

prosedur tersebut harus memiliki laporan dan form saat ada perubahan

proyek atau perbaikan proyek sehingga terdapat arsip sebagai

dokumentasi.

14

http://id.wikipedia.org/wiki/Dalam_jaringan

HASIL

2.3.1.Hasil Kerja

Setiap kegiatan yang selesai di kerjakan harus memberikan hasil

reporting sehingga pembuatan proyek dapat berjalan lancar.

2.3.2. Request terhadap Perubahan

Setiap perubahan yang di minta oleh pihak client akan membuat

terhadap anggaran ataupun jadwal kegiatan.

3. Pengawasan Terpadu terhadap Perubahan

Masukan:

3.1.INPUTS

3.1.1.Perencanaan Proyek

Perencanaan proyek di buat berdasarkan atas hasil persetujuan dengan

pihak client.

3.1.2.Laporan Kelangsungan Proyek

Tim management mengantisipasi adanya masalah yang muncul

sehingga setiap ada reporting tersebut keluar maka akan di lakukan

tindakan agar tidak ada penundaan proyek.

15

Piranti dan teknik

3.2.1. Change Control System

Perubahan sistem control akan mempengaruhi kegiatan yang memiliki

ketergantungan pada kegiatan sebelmnya dengan kata lain semua alur

kegiatan otomatis juga akan berubah.

3.2.2. Konfigurasi Management

-mengontrol perubahan yang telah ada

-merekam dan melaporkan perubahan pada saat implementasi

Tujuanya untuk memastikan bahwa aplikasi Sistem Informasi

Managmennt dapat berjalan dengan baik dan mengurangi kekurangan pada

sistem.

3.2.3. Pengukuran Kinerja

Semua tindakan yang dilakukan perlu dikoreksi ulang sebelum

diimplementasikan aplikasi tersebut. Sehingga tidak terjadi

3.2.4.Penambahan Rencana

Ditujukan untuk menganalisis resiko yang ada dalam proyek dengan

menyusun rencana tambahan.

3.2.5. Proyek Management Informasi System

Menggunakan akses Teamviewer 8

Meremote komputer Dalam jaringandalam waktu yang nyata.

Mengurangi batasan, mengurangi waktu untuk menyelesaikan masalah.

16

http://id.wikipedia.org/wiki/Dalam_jaringan

Penggunaan Laporan Email

Bertujuan untuk memberikan laporan ketika para staff atau pihak client

membutuhkan laporan mengenai perkembangan project sehingga menghemat

waktu.

Hasil

3.3.1.Project Plan Update

Meliputi modifikasi rencana proyek dan

3.3.2. Tindakan Koreksi

Tindakan memperbaiki masalah yang muncul pada saat aplikasi sudah

didokumentasikan.

3.3.3.Lesson Learned

Hal yang perlu dipelajari terhadap adanya perubahan dan tindakan

koreksi sehingga dapat didokumentasikan menjadi history untuk proyek

management perusahaan lainnya. Dengan demikian

17

II. 2. SCOPE MANAJEMEN PROYEKRuang Lingkup Proyek adalah acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud.

Ruang Lingkup/ Batasan Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan dalam proyek .

Perencanaan cakupan proyek

MEMULAI PROYEK I. LATAR BELAKANG

Sistem Informasi Manajemen Pendidikan menjadi faktor penting untuk

meningkatkan pelayanan sekaligus penghematan bagi Pendidikan dan kini telah

menjadi salah satu standar mutu sebuah Pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem

pelayanan dan sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk

memecahkan masalah ini.

Diharapkan dengan adanya teknologi ini, dapat memberikan solusi

meningkatkan standar mutu sebuah pendidikan terutama universitas.

II. TUJUAN

Tujuan dari Sistem Informasi Manajemen Pendidikan kami dibagi

menjadi beberapa poin sebagai berikut:

1. Menyelenggarakan pendidikan untuk menghasilkan lulusan siap pakai

yang mempunyai kompetensi dan daya saing tinggi dibidang keilmuan

masing-masing.

2. Menyelenggarakan program-program penelitian dan pengembangan

guna menghasilkan konsep-konsep, teori dan hasil kajian yang secara

fungsional dapat mendukung pengembangan kehidupan bermasyarakat.

3. Melaksanakan dan mengembangkan program-program pengabdian kepada

masyarakat melalui bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang bermanfaat

bagi kemajuan masyarakat.

18

Project Charter

19

Asumsi- Laporan perencanaan cakupan dari proyek.

Kendala:- Kurangnnya laporan dari perencanaan cakupan proyek tersebut.

Perencanaan Cakupan Proyek

Cakupan Project (Project Scope) ini memuat hal-hal sebagai berikut:

1. Sasaran proyek (Project Objective) – Harus menjawab“apa, kapan, dan harga”

2. Deliverables – Output yang diharapkan dari umur hidup proyek 3. Milestone – Suatu peristiwa/event penting dalam proyek yang terjadi pada

satu waktu dan mudah dikenali. 4. Persyaratan teknis (technical requirements) – Kriteria yang wajib dipenuhi,

jika tidak maka output proyek tersebut menjadi tidak berguna. 5. Batasan dan pengecualian (limits and exclusions) – Batasan (limits)

mencakup layanan, perawatan, dan jaminan. Pengecualian (exclusions) menyatakan apa yang tidak termasuk dalam kontrak.

Pendefinisian Cakupan Proyek1. Sasaran Proyek

Pengadaan Sistem Informasi Manajemen pada universtias XYZ dengan aplikasi Web Based.

20

2. Deliverabel: Sistem Informasi Management Pendidikan Mesin Tapping RFID Kartu RFID Mahasiswa Server RFID

3. Milestone: 1. Survey Lapangan – 04 Maret 2013 2. Pembuatan kartu RFID – 05 April 20133. Pemasangan server dan system- 17 Mei 20134. Pengujian System-3 juni 20135. Penutupan proyek-10 juni 2013

4. Persyaratan Teknis: 1. Kelemahan sistem harus lebih sedikit di bandingkan sistem sebelumnya.2. Dapat membuat Sistem Informasi Management Pendidikan menjadi lebih praktis3. Proyek

5. Batasan dan Pengecualian: 1. Sistem akan di bangun sesuai permintaan Vendor 2. Manager Project bertanggung jawab terhadap pembangunan proyek 3. Project dapat selesai tepat waktu sesuai yang di janjikan.

Pendefinisian scope managementWork Breakdown Structure (WBS)

21

Keperluan Awal Proyek

22

Bill Of MaterialNo

.Keterangan

Harga Satuan

(Rp.)QTy

Harga Total

(Rp.)

1 Mesin rfid access 4.500.000 10 Unit 45.000.000

2 Smart Card IC(Contact): ISO 7816

15.000 3.000 pcs 45.000.000

3 a.ID Card Printer + IC(Contact)

Encoding

b.Ribbon YMCKO (1 roll=200print)

19.000.000

750.000

1 unit

15roll

19.000.000

11.250.000

4 Sistem Informasi Manajemen

-Sistem Manajemen Akademik

-Sistem Manajemen Pengetahuan

-Sistem Manajemen Sumber Daya

- Termasuk Instalasi dan Trainning

150.000.000 1 Lot 150.000.000

5 Server Workstation

Termasuk Operating System,PC

Server, Rack Server, Mikrotik

Router Board, Back Up UPS, Ac

1 PK dan kelengkapan lainnya

100.000.000 1Lot 100.000.0000

Total 370.250.000

PPn 37.025.000

Grand Total 407.275.000

Cakupan Perencanaan proyek1. Sasaran Proyek

Pengadaan Sistem Informasi Manajemen pada universtias XYZ dengan aplikasi Web Based yang lebih terintegrasi daripada Sistem Informasi Management sebelumnya yang sudah ada.

2. Deliverabel: Sistem Informasi Management Pendidikan Mesin Tapping RFID Kartu RFID Mahasiswa Server RFID

3. Milestone: 1. Survey Lapangan – 04 Maret 2013

23

2. Pembuatan kartu RFID – 05 April 20133. Pemasangan server dan system- 17 Mei 20134. Pengujian System-3 juni 20135. Penutupan proyek-10 juni 2013

4.Persyaratan Teknis: 1. Kelemahan sistem harus lebih sedikit di bandingkan sistem sebelumnya.2. Dapat membuat Sistem Informasi Management Pendidikan menjadi lebih praktis3. Proyek

5. Batasan dan Pengecualian: 1. Sistem akan di bangun sesuai permintaan Vendor 2. Manager Project bertanggung jawab terhadap pembangunan proyek 3. Project dapat selesai tepat waktu sesuai yang di janjikan.

Kebutuhan Hardware Kebutuhan Software

Rack Server Merek Nirax 20U SistemOperasi : Linux Server Fedora

UPS Khusus Server Ica RN1200c Flowchart rancangan sistem Mikrotik Router Board RB1200 Database : SQL Server 2005 ISP (Internet Service Provider) Script pemrograman PHP Mesin rfid access SistemOperasi : Linux Server

Ubuntu Smart Card IC(Contact): ISO 7816 Flowchart rancangan sistem

a.ID Card Printer + IC(Contact) Encoding


Estimasi Jadwal

24

Verifikasi Scope

Memdokumentasikan persetujuan lingkup proyek yang telah di susun oleh pihak user sebagai bukti pengikatan kontrak pembangunan proyek.

Form persetujuan ada pada file 4.6 Formal Acceptance Form Example.pdf ada di dalam Folder jika ingin melihat lebih jelas

Pengawasan terhadap perubahan proyek

Mengawasi perubahan yang terjadi pada perencanaan lingkup proyek, sebab jika perubahan tidak di lakukan tanpa planning terlebih dahulu maka jadwal pembangunan akan tertunda.

WBS, Estimasi jadwal dan biaya yang di setujui dan belum ada perubahan.

26

Bill Of MaterialNo

.Keterangan

Harga Satuan

(Rp.)QTy

Harga Total

(Rp.)


2 Smart Card IC(Contact): ISO 7816

15.000 3.000 pcs 45.000.000


Encoding


19.000.000

750.000

1 unit

15roll

19.000.000

11.250.000





- Termasuk Instalasi dan Trainning

150.000.000 1 Lot 150.000.000






100.000.000 1Lot 100.000.0000

Total 370.250.000

PPn 37.025.000


30

Apabila pihak vendor mendapatkan request untuk perubahan cakupan proyek maka pihak user harus mengisi formulir persetujuan.

Project Management Plan Approval / SignaturesProject Name:

Project Manager:

Saya telah meninjau informasi yang terkandung dalam Proyek ini Rencana Pengelolaan Resiko dan setuju:

Name Tittle Date

Signature Signature

Vendor User

Syarat pengubahan Cakupan Proyek1. Memberikan keterangan sebelum proyek yang ingin di ubah akan di jalankan.2. Tidak dapat mengubah cakupan proyek jika sudah di jalankan.3. Pihak user harus dapat menerima resiko jika melakukan pengubahan cakupan

31

II. 3. TIME MANAJEMEN PROYEK

1. Pendefinisian Kegiatan

1.1. Input

1.1.1 Pernyataan cakupan proyek

Cakupan Proyek Sistem Informasi Management hanya sampai pada tahap

Pengujian Sistem dan Training,Setelah itu jika ada permintaan perubahan yang

cukup besar maka tidak dapat dilakukan karena sesuai dengan perjanjian yang

telah disepakati.

1.1.2 Informasi History

Tim Management Proyek berusaha mengumpulkan informasi historis yang

dibutuhkan dalam pembuatan Proyek. Sehingga kegiatan proyek bisa

dilakukan dengan baik

1.1.3 Kendala

Jadwal Pengerjaan Proyek yang tidak sesuai dengan harapan dan Time

Schedule

1.1.4 Asumsi

1.1.4.1 Kerja sama yang baik dari tim proyek management

1.1.4.2 Tidak di perkenankan untuk menunda kegiatan

32

1.2. Piranti dan Tekhnik

1.2.1. Dekomposisi Masalah:dekomposisi yang membagi masalah menjadi sub

masalah

1. Preparasi data kartu RFID

Validasi RFID

Prosedur penginputan RFID

2. Preparasi sistem informasi

Prosedur Informasi

Prosedur pengtransferan Informasi

Fungsi laporan Informasi

3. Preparasi rancangan sistem Informasi Management

Pembuatan interface sistem

Prosedur pemecahan error pada sistem

Testing beta sistem

1.2.2. Template

33

1.3. Output

1.3.1. Daftar kegiatan

34

1.3.2. W.B.S Mutakhir

2. Pengurutan Kegiatan

2.1. Input

2.1.1. Deskripsi produk

Pengadaan Hardware :

Pengadaan Server,

kartu RFID mahasiswa + mesin reader

Pengadaan Software :

Sistem Manajemen Akademik

Sistem Manajemen Pengetahuan

Sistem Manajemen Sumber Daya

35

2.1.2. Ketergantungan inheren

Ketergantungan inheren untuk proyek ini adalah pembuatan rancangan

Sistem Informasi Management pada Universitas. Kemudian barulah penetapan

design kartu RFID Mahasiswa dan mesin Reader. Alasan mengapa Sistem

Informasi Managementmenjadi yang paling penting di karenakan inti dari proyek

ini adalah Suatu Sistem Informasi Management disuatu Universitas berbasis Web

Based. Sehingga sistem tersebut dapat di katakan menjadi penopang yang paling

penting dalam project ini.

2.1.3. Ketergantungan yang ditetapkan

Perancangan Sistem Informasi Management pada Universitas akan

dilakukan setelah ada kesepakatan antara Pimpinan Project dengan

Pemberi Project. Sehingga Perancangan Sistem dapat dibuat sesuai dengan

kesepakatan antara kedua belah pihak,sehingga tidak akan menghambat

pengerjaan Project

2.1.4. Ketergantungan Eksternal

-Pemasangan Perangkat Mesin Reader dan Konfigurasi

-Bandwitch Internet

-Pembangunan Tower Server

-Perangkat Wireless

2.1.5. Kendala

- Perancangan Proyek diluar Jadwal yang ditetapkan,sehingga perancangan

tidak selesai tepat waktu

2.1.6. Asumsi

- Perancangan Proyek Harus dikerjakan sesuai dengan waktu yang telah

ditetapkan sehingga tidak mengganggu dalam pembuatan sistem

36

2.2. Piranti dan Teknik dalam pengurutan kegiatan

2.2.1. METODE DIAGRAM KEJADIAN (PDM)

2.2.2. METODE DIAGRAM PANAH (ADM=ARROW DIAGRAMING

METHOD)

37

2.2.3. METODE DIAGRAM KONDISIONAL (CONDITIONAL

DIAGRAMMING METHOD)

38

2.3. Output

2.3.1. Diagram Jaringan Proyek

2.3.2. Diagram Jaringan Proyek Mutakhir

39

3. Estimasi Jadwal

3.1. Jadwal Kegiatan

40

3.1.2. Kendala

Jadwal pengerjaan proyek yang telah di tetapkan pada jadwal kegiatan

tidak sesuai dan tidak tepat waktu.

3.1.3. Asumsi

Pemantauan setiap kegiatan agar selesai tepat pada waktunya. Setiap

kegiatan berdurasi sesuai pada jadwal kegiatan yang sudah di tetapkan.

3.1.4. Informasi Historis

Tim managemen proyek mengumpulkan informasi histori yang di

butuhkan dalam pembuatan proyek tentang data perusahaan mengenai

pihak dan orang-orang yang berkepentingan dan terlibat. Sehingga

kegiatan proyek bisa di lakukan dengan baik.


3.2.1. Kebijakan Ahli

Menggunakan Pendapat Eksternal dan Internal

- Konsultan Keuangan

- Konsultan IT

- Teknisi Mesin

41

3.2.2. Estimasi Analogi

Estimasi nalago menggunakan berikut ini:

Euclidian : Distance = square-root of ((target_parameter1 –

source_parameter1)2 + …. + (target _parametern –

source_parametern)2)

3.3. Hasil

3.3.1. Durasi Kegiatan

42

Total Waktu Pengerjaan adalah 122 hari.

3.3.2. Dasar Estimasi

Kebutuhan data historis : memerlukan informasi bagaimana proyek

yang telah diimplementasikan sebelumnya, terutama bahasa

pemrograman dan tool yang digunakan, standar yang dipakai dan

pengalaman staf.

Metrik pekerjaan: biasanya tidak mungkin menghitung langsung

harga aktual atau waktu yang diperlukan untuk merealisasikan proyek.

Waktu yang dipakai untuk menulis program bisa berbeda sesuai

kompetensidan pengalaman software developer. Secara praktis, untuk

mengukur volume pekerjaan didasarkan pada jumlah source lines of

code (SLOC) atau function points.

Kompleksitas : Telah banyak usaha yang dilakukan untuk mengukur

kompleksitas secara obyektif, namun seringkali akan tergantung

penilaian subyektif estimatornya.

43

3.3.3. Diagram Jaringan Proyek Mutakhir

4. Penyusunan Jadwal

4.1. Masukan

4.1.2. Diagram Jaringan Kegiatan Project

44

4.1.3. Estimasi Durasi Kegiatan

45

Total waktu pengerjaan 122 hari

4.1.4. Kebutuhan Sumber Daya

- Kebutuhan sumber daya manusia sangat tinggi, setiap divisi di wajibkan

minimal 5 orang untuk melakukan pekerjaan sehingga waktu pengerjaan

dapat lebih cepat.

- Kebutuhan alat atau piranti untuk melakukan pekerjaan harus memadai

dan mencukupi.

4.1.5. Deskripsi Tersedianya Sumber Daya

Sumber daya saat ini sudah mencukupi

46

4.1.6. Kalendar

4.1.7 Kendala

- waktu yang telah di sediakan kurang karena perbaikan permasalahan.

- pengerjaan terlalu cepat karena deadline yang di tentukan sehingga tidak

memaksimalkan hasil.

4.1.8 asumsi

- pengerjaan project seharusnya di kerjakan sesuai pada waktunya

- tiap divisi mengerjakan project nya masing-masing sesuai yang sudah di tetapkan

47


4.2.1 Analisis Matematis

CPM (Critical Path Method): mengkalkulasikan langkah-langkah aktivitas

proyeksecara logis (deterministis) dalam suatu jaringan kerja. Melalui jalur kritis

dapatdiketahui melalui jalur yang mana proyek dapat dilaksanakan secara optimal;

GERT (Graphical Evaluation and Review Technique): mengevaluasi langkah

kerjasecara probabilistis dalam suatu jaringan kerja, dengan memperhitungkan

bagaimana suatu aktivitas harus dilaksanakan (total, sebagian atau tidak sama sekali)

sebelumsuatu aktivitas lanjutan dapat dijalankan;

4.2.2 Percepatan durasi

Durasi = (O + 4 M + P)/6

O = durasi optimis

M = durtasi yang kemungkinannya tertinggi

P = durasi pesimis

48

4.2.3Simulasi

Perhitungan percepatan durasi

Durasi = (O + 4 M + P)/6

O = durasi optimis

M = durtasi yang kemungkinannya tertinggi untuk menghitung jadwal kinerja proyek

P = durasi pesimis

4.2.4 Resource Levelling Heuristics

49

4.2.5 Management project software

Perangkat luak yang di gunakan adalah Ms project . MS project tersebut di gunakan

untuk perhitungan waktu dan jadwal kegiatan.

4.3. Hasil

4.3.1. Jadwal Project

50

4.3.2 Rincian pendukung

Jadwal kegiatan telah di buat dan di perhitungkan sesuai dengan arsip jadwal

kegiatan dari proyek lain yang pernah ada sehingga terjadinya kesalahan akan sangat kecil

4.3.3 Perubahan jadwal kegiatan

Perubahan jadwal kegiatan hanya boleh di lakukan pada awal project, atau terjadi

masalah pada saat pembuatan project, perubahan jadwal hanya boleh di lakukan sesuai

persetujuan kedua pihak yakni dari pihak pimpinan manajemen proyek dan user.

51

5. Pengendalian Jadwal

5.1. Input

5.1.1 Jadwal project

52

5.1.2 Laporan Kinerja

5.1.3 Permintaan perubahan

Untuk Permintaan Perubahan Program,apabila permintaan Perubahan

terlalu besar, maka permintaan tidak akan di lakukan.

5.1.4 Rencana Manajemen Jadwal

54

Perubahan jadwal dapat di lakukan secara tertulis maupun lisan. Akan tetapi hal ini harus

segera di konfirmasikan kepada pihak lain agar, mereka dapat menyetujui perubahan dan

perubahan jadwal harus menggunakan standar minimal yang artinya tidak boleh

menggunakan perubahan yang terlalu besar.


5.2.1 Sistem pengendali perubahan jadwal

Prosedur untuk pengubahan jadwal yakni pengadaan rapat terhadap 2 belah pihak.

Dan pengubahan jadwal awalnya harus di rapatkan ketika sudah di setujui oleh kedua belah

pihak. Maka user di perbolehkan untuk mengisi formulir customize. Pengubahan project

55

tidak boleh terlalu jauh dari perencanaan awal .Wewenang yang memperbolehkan untuk

melakukan pengubahan adalah pemimpin project.

5.2.2 Pengukuran kinerja

Pengukuran di lakukan dengan membandingkan oleh jadwal kegiatan awal, dengan

perbandingan waktu maka akan di lihat. Jika pengubahan project dinilai terlalu banyak

memakan waktu dan menyimpang dari rencana awal maka akan di tolak karena untuk

menghindari terjadinya penghambat dalam penyelesaian project.

5.2.3 Perencanaan Tambahan

Perubahan jadwal di lakukan jika hanya ada permasalahan pada project, pengubahan interface

sudah di tetapkan sejak awal pembuatan rencana kegiatan.

5.2.4 Perangkat Lunak Manajemen Project

Pengubahan jadwal di lakukan menggunakan aplikasi MS project untuk penghitungan jadwal.

5.3. Hasil

5.3.1 Jadwal yang mutakhir

56

Berikut adalah Jadwal Kegiatan yang sudah Fix dengan menampilkan

Progress Kegiatan yang telah dilakukan sudah sampai sejauh apa.

5.3.2 Tindakan proyektif

Melakukan perubahan bila di rasa menghambat kinerja sistem. Baik pengubahan

dalam kecil sebab jika di rasa memang tidak sesuai dengan tujuan awal maka perubahan

dapat di ubah tetapi tidak bisa di ubah dalam skala yang lebih besar, karena akan

menyebabkan perubahan total dari perencanaan proyek.

57

II.4. Project Cost ManagementCost/Biaya adalah sumberdaya yang dikeluarkan untuk mencapai sasaran/tujuan

tertentu (HONGREN, FOSTER, & DATAR, 1994) .Termasuk di dalamnya adalah orang,

perlatan dan material. Manajemen Biaya Proyek meliputi proses-proses yang diperlukan

untuk memastikan agar anggaran biaya yang telah disetujui cukup unuk menyelesaikan

semua pekerjaan dalam lingkup proyek. Sifat dari biaya proyek adalah terbatas, sehingga

diperlukan sumberdaya yang direncanakan, estimasi/perkiraan biaya anggaran, penggunaan

anggaran, dana perlunya pengawasan dalam penggunaan anggaran.

4 hal yang dilakukan dalam Manajemen Biaya Proyek adalah :

1. Perencanaan sumber daya

2. Estimasi Biaya

3. Menyusun anggaran

4. Pengawasan penggunaan anggaran

7.1 Perencanaan Sumber Daya

Kegiatan yang di lakukan adalah menentukan dan menetapkan kebutuhan-kebutuhan

dari segi personil tim proyek, peralatan dan material.

Berikut hal-hal yang menjadi kebutuhan dasar dalam proyek ini :

Kartu RFID Mahasiswa dengan teknologi Smart Card jenis chip : Mifare 1k

Printer ID Card

Mesin RFID

Server

Sistem Informasi Manajemen, termasuk di dalamnya :

- Sistem Manajemen Akademik

- Sistem Manajemen Pengetahuan

- Sistem Manajemen Sumber Daya

Lihat Lampiran : User Requirement.doc

58

7.2 Estimasi Biaya

Hal yang dilakukan adalah membuat rancangan biaya perkiraan untuk

menyelesaikan aktivitas project.

Biaya Estimasi Pengeluaran Langsung

No. KeteranganHarga Satuan

(Rp.)QTy

Harga Total

(Rp.)


2 Smart Card Mifare1k 15.000 3.000 pcs 45.000.000


Encoding

b.Ribbon YMCKO (1

roll=200print)

19.000.000

750.000

1 unit

15roll

19.000.000

11.250.000





- Termasuk Instalasi dan

Trainning

150.000.000 1 Lot 150.000.000






100.000.000 1Lot 100.000.0000

Total 370.250.000

PPn 37.025.000


Tabel Pembelian peralatan dan Perlengkapan

59

No Keterangan PIC Lama

Kerja

Total

1 Project Manager 1 orang 6 Bulan 30.000.000

2 Project Team Member 3 Orang 6 Bulan 60.000.000

Tabel Bonus untuk Tim Project

7.3 Menyusun anggaran

No

.Keterangan

Harga Satuan

(Rp.)QTy

Harga Total

(Rp.)

1 Access Control Smart P1

- Function: Time Attendance & Access

Control

- User Capacity: 30.000 Template

- Transaction Storage : 100.000 Records

- Identification Mode: Proximity

Card,Password

- PC Communication : TCP/IP

- Included Installation

4.000.000 10 Unit 40.000.000

2 Smart Card Mifare1k 15.000 3.000 pcs 45.000.000

3 a.CIAAT CTC 940 ID Card Printer +

IC(Contact) Encoding


18.500.000

700.000

1 unit

15roll

18.500.000

10.500.000

4 Sistem Manajemen Akademik 50.000.000 1 Lot 50.000.000

5 Sistem Manajemen Pengetahuan 50.000.000 1Lot 50.000.000

6 Sistem Manajemen Sumber Daya 50.000.000 1 Lot 50.000.000


Termasuk Operating System,PC Server,

Rack Server, Mikrotik Router Board,

Back Up UPS, Ac 1 PK dan

kelengkapan lainnya

100.000.000 1Lot 100.000.0000

Total 364.000.000

PPn 36.400.000


60

No Keterangan PIC Lama

Kerja

Total

1 Project Manager 1 orang 6 Bulan 30.000.000

2 Project Team Member 3 Orang 6 Bulan 60.000.000

Untuk Penyelesaian Project ini membutuhkan biaya Rp 490.400.000,-

#Terbilang : Empat Ratus Sembilan Puluh Juta Empat Ratus Ribu Rupiah

7.4 Pengawasan penggunaan anggaran

Hal yang dilakukan pada tahap ini adalah :

1. Memonitor kinerja biaya

2. Menjamin hanya perubahan yang sah yang diperhitungkan dalam perubahan biaya

dasar proyek (cost baseline)

3. Memberi info kepada stakeholder tentang perubahan yang sah yang berdampak pada

biaya

Sistem Termin Pembayaran:

Pembayaran pertama sebesar 30% setelah PO kami dikeluarkan.

Pembayaran kedua sebesar 50% setelah instalasi selesai.

Pembayaran ketiga sebesar 20% setelah training selesai.

5.3.3 Pengalaman

Alasan mengapa hanya boleh mengubah dalam skala kecil di karenakan jika terlalu

banyak mengubah sistem maka akan memakan waktu dan project tidak akan selesai tepat

waktu. Oleh karena itu di perlukan perhitungan dalam pengubahan sistem. Hal-hal yang

boleh di ubah adalah design interface dan design kartu. Serta cara pemasangan mesin. Karena

hal itu tidak akan mengganggu kegiatan jadwal.

61

V. Project Quality Management

Manajement Kualitas ProyekPerencanaan Kualitas Proyek (Quality Planning)

Mendefinisikan kualitas berdasarkan keselarasan terhadap kebutuhan dan kesesuaian

untuk digunakan. Keselarasan terhadap kebutuhan berarti proses-proses dan produk proyek

tersebut sesuai dengan spesifikasi tertulis. Sedangkan kesesuaian untuk digunakan berarti

produk dapat digunakan sebagiamana mestinya. Tujuan utama dari manajemen kualitas

proyek adalah memastikan bahwa proyek akan memuaskan kebutuhan. Kualitas hendaknya

dipandang sejajar dengan ruang lingkup, waktu dan biaya proyek. Jika para Stakeholder tidak

puas dengan kualitas manajemen proyek atau produk yang dihasilkan, tim proyek akan

melakukan penyesuaian pada ruang lingkup, waktu dan biaya untuk memuaskan kebutuhan

dan harapan Stakeholder. Untuk meraih kepuasan Stakeholder, tim proyek harus

mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan seluruh Stakeholder dan memahami

kebutuhan mereka baik yang diungkapkan maupun tertulis.

Terdapat tiga aktivitas utama dari manajemen kualitas proyek:

1. Perencanaan kualitas, mengidentifikasikan standard kualitas yang sesuai dengan disain

proyek dan bagaimana memuaskannya.

2. Jaminan kualitas, evaluasi periodic terhadap keseluruhan performa proyek untuk

memastikan proyek akan memuaskan standard kualitas yang relevan.

3. Pengendalian kualitas, memonitor hasil proyek tertentu untuk memastikan hasil

tersebut sesuai dengan standard kualitas relevan serta mengidentifikasikan cara untuk

meningkatkan kualitas keseluruhan.

Proyek yang kami kerjakan adalah membuat aplikasi berbasis web pendidikan Untuk

universitas XYZ. Tujuan kami dalam membuat web ini adalah untuk mempermudah dalam

memperoleh informasi informasi tentang Mahasiswa maupun informasi terbatu Universitas

XYZ terutama membuat Universitas XYZ lebih dikenal oleh masyarakat.

Produk utama yang dihasilkan adalah aplikasi berbasis web Sistem Informasi

managemen Pendidikan . Maka didalam web ini akan berisi informasi tentang seluruh

Informasi Mengenai Universitas. Web ini harus menampilkan informasi yang mudah dibaca

62

dan dimengerti oleh pengunjung web ini dan juga web ini dibuat dengan tampilan yang

menarik sehingga nantinya dengan adanya web ini maka potensi Universitas XYZ akan

meningkat dan otomatis akan banyak Masyarakat yang ikut bergabung.

Untuk mewujudkan rencana manajemen kuliatas tersebut maka ada berbagai hal yang

perlu diperhatikan sebagai awal dari perencanaan kualitas, diantaranya :

Database

Database dalam web ini akan menggunakan database SQL SERVER 2008 (gratis).

Tampilan Web

Tampilan dibuat semenarik mungkin dengan mencantumkan informasi-informasi

tentang Mahasiswa maupun jadwal dan lain lain.

Akses

Web ini dapat diakses dengan berbagai browser-browser yang ada diantaranya

Internet Explorer, Opera, dan Mozilla Firefox, Google Chrome,dll.

Informatif

Semua informasi-informasi yang ada pada web ini dibuat sesuai dengan informasikan

yang telah direncanakan .

Gambar

Gambar-gambar yang dicantumkan pada web tidak lebih dari 500kb, sehingga tidak

memperlambat kinerja web.

Dan berbagai hal-hal sederhana yang terdapat dalam web ialah :

Setiap tabel dibuat border dengan ketebalan 1px, sehingga lebih jelas dalam

tampilannya.

Link dibuat dengan warna standard biru.

Teks dengan bentuk Verdana, dan secara umum berukuran 12.

Penjaminan Kualitas Proyek (Quality Assurance)

Semua kegiatan yang direncana dan disusun secara sistematis akan diterapkan dalam

sistem mutu untuk menyediakan keyakinan bahwa proyek ini memenuhi standar mutu yang

relevan. Dari pada itu, kami menjamin kualitas dari proyek kami ini memehuni berbagai

kriteria sebagai berikut :

Loading time

63

Waktu untuk menampilkan website secara keseluruhan ini sangat penting karena bisa

mempengaruhi “kepuasan” pengunjung. Jika website kita gagal ditampilkan dalam

beberapa detik, biasanya pengunjung baru enggan berlama-lama menunggu dan

memutuskan untuk meninggalkan website. Hal ini sering terjadi pada pengunjung

yang berasal dari hasil pencarian dimana mereka membutuhkan informasi yang tepat

dan singkat. Sebuah penelitian online menyebutkan bahwa 75 % pengunjung tidak

akan kembali lagi ke blog atau situs yang load time-nya lebih empat detik. Untuk ini

web ini dapat menampilkan website secara keseluruhan dalam waktu 3 detik dengan

minimal kecepatan transfer 144 kbps, karena element-element (css,javascript) yang

digunakan cukup sederhana.

Content

Alasan orang mengunjungi website kita adalah karena isi dari website tersebut. Jadi

website yang baik adalah website yang memiliki isi dan informasi yang dibutuhkan

oleh pengunjung. Content dalam web ini dibuat dengan jelas dan dapat diakses

dengan mudah dan dimengerti.

Desain Visual

Memiliki desain yang menarik dan tersusun dari sehingga pengunjung web mudah

mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Fungsionalitas

Fitur dan semua fungsi dalam web ini disusun secara jelas dan terstruktur, sehingga

pengungjung dapat mengakses informasi dengan cepat dan baik.

User Friendly

Fitur dan tampilan pada tidak membingungkan pengunjung, sehingga secara umum

dapat web ini dapat dimengerti. Sehingga modul-modul yang ada pada web ini dapat

berkerja dengan efektif dan efisien.

Aksesabilitas

Webiste didukung oleh berbagai peralatan yang ada, misalnya browser dengan

berbagai plug-in nya (Internet Explorer, Netscape Navigator,Opera, dan Mozilla

Firefox, Google Chrome,Safari, Lynx, Avant, Maxthon.).

Security

Keamanan web merupakan bagian terpenting dari suatu web. Maka dari pada itu web

ini terbebas dari SQL Injection dan pengambilan data tanpa izin (hacker) dengan

menggunakan SSL ( Secure Socket Layer ) yang merupakan authentikasi akhir dan

64

privasi komunikasi di Internet sehingga transfer file lebih aman karena di telah

encrypt.

Pengendalian Kualitas Proyek (Quality Control)

Untuk diterima dipasar dan konsumen maka perusahaan harus menerapkan perbaikan

dan pengendalian kualitas dengan baik dan benar.

Mewujudkan web yang baik dan konsisten mana ada beberapa hal yang harus

diperhatikan dalam pengendalian kualitas proyek ini adalah :

Melakukan testing sebelum applikasi ini di implementasikan secara penuh, sehingga

dapat mengetahui apakah bentuk applikasi sesuai dengan perencanaan yang telah

disepakati.

Maintenance full dilakukan oleh pihak develop selama 1 tahun, lebih dari itu

dijalankan berdasarkan kesepakatan selanjutnya.

Percobaan applikasi dengan browser yang ada, untuk mengetahui apakah aplikasi

didukung oleh browser dengan berbagai plug-in nya (Internet Explorer, Netscape

Navigator, Opera, dan Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Lynx, Avant,

Maxthon.).

VI. Project Human Resources ManagementOrganisasi yang proaktif berusaha memenuhi kebutuhan sumber daya manusia saat ini dan

mendatang, misalnya, meningkatkan bonus, mengatur ulang jumlah jam kerja dan insentif,

serta mencari pekerja untuk masa depan. Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek

meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektivitas pekerja yang

terlibat dalam proyek. Manajemen sumber daya manusia meliputi seluruh Stakeholder proyek

: sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung, pemasok(supplier) yang

mendukung proyek, dan sebagainya. Terdapat tiga aktivitas utama dalam manajemen sumber

daya manusia suatu proyek:

1. Perencanaan organisasi, pengidentifikasian, penugasan, dan pendokumentasian

peran,tanggung jawab, serta hubungan pelaporan suatu proyek.

2. Akusisi staf, mendapatkan personil yang akan ditempatkan dan bekerja dalam proyek.

65

3. Pengembangan tim, membangun keahlian individu maupun kelompokn untuk

memantapkan performa proyek.

Sebuah sumber utama dari ketidakefisienan dari tim proyek web adalah organisasi

yang buruk dari staf dan kurangnya kejelasan peran dan tanggung jawab. Biaya tim proyek

perangkat lunak yang tidak efektif umumnya besar. Organisasi IT serta bagian Hardware

yang kurang memadai juga menyebabkan suatu hambatan bagi proyek ini, adanya kerusakan

salah satu object system yang tidak terencana. Oleh karena itu sebuah struktur organisasi di

dalam perusahaan untuk menangani berbagai proyek sangatlah berperan penting pada

kemajuan dan perkembangan perusahaan tersebut.

Untuk itu dalam organisasi kami mempunyai berbagai staf diantaranya :

1. Project Manajer

Sebagai seorang project manager mempunyai tanggung jawab dan tugas yang

bermacam-macam, tidak hanya terfokus pada hal-hal yang teknis sifatnya. Bagaimana

layaknya seorang project manager harus mempunyai kemampuan membuat tim tetap

solid, mampu memonitor dan mengontrol budget serta mempunyai kemampuan

analisis resiko yang baik.

Tanggung Jawab seorang Project Manager terdiri dari:

Penyusunan Proyek

Proyek yang harus dikerjakan oleh seorang Projeck Manager harus bisa

diterima secara logis oleh para stackholder sehingga user-user juga mengerti

peran dari setiap fungsi-fungsi. Proyek harus selesai sesuai dengan budget,

sesuai dengan spesifikasi, dan waktu. .

Organisasi

Sebagai seorang Project Manager harus bertanggung jawab terhadap

organisasi tersebut. Proyek yang ditangani harus mempunyai return yang

nyata terhadap organisasi. Taat kepada setiap kebijakan yang di keluarkan

organisasi, harus mengambil keputusan dengan wewenang yang terbatas dari

organisasi, dan juga kadang-kadang seorang Project Manager juga harus

mengambil keputusan yang bukan yang terbaik bagi poyek tetapi terbaik buat

Organisasi.

Tim Kerja

66

Seorang Project Manager harus memberikan feedback dari hasil pekerjaan

proyek jika diperlukan, memberikan perhargaan terhadap anggota tim proyek

yang mempunyai prestasi yang baik, dan tantangan yang paling sulit adalah

menyeimbangkan antara kepentingan anggota tim, kepentingan tim, dan

kepentingan proyek.

2. Programmer

Orang yang bertugas untuk melaksanakan tugas-tugas proyek yang telah dirancang

oleh designer sesuai bagan-bagannya. Seorang programmer akan membuat program

dengan spesifikasi code yang rapi, bersih, rapi, mudah dipahami, dan bebas dari Bug.

Sehingga sebagai pengguna dapat dengan mudah melakukan kegiatannya.

Seorang programmer memiliki kemampuan matematis dan kemampuan menulis

bahasa pemrograman. Memiliki kemampuan komunikasi dengan anggota tim

merupakan nilai lebih yang dimiliki oleh seorang programmer. Dia juga mengontrol

kerja tim dan juga life cycle dari software process.

Berikut ini adalah beberapa kode etik yang disadur berdasarkan kode etik yang kini

digunakan oleh perkumpulan programmer internasional yang berlaku saat ini :

Seorang programmer tidak boleh membuat atau mendistribusikan Malware.

Seorang programmer tidak boleh menulis kode yang sulit diikuti dengan

sengaja.

Seorang programmer tidak boleh menulis dokumentasi yang dengan sengaja

untuk membingungkan atau tidak akurat.

Seorang programmer tidak boleh menggunakan ulang kode dengan hak cipta

kecuali telah membeli atau telah meminta izin.

Tidak boleh mencari keuntungan tambahan dari proyek yang didanai oleh

pihak kedua tanpa izin.

Etika profesi yang berlaku bagi programmer di indonesia. Tidak boleh

mencuri software khususnya development tools.

Tidak boleh menerima dana tambahan dari berbagai pihak eksternal dalam

suatu proyek secara bersamaan kecuali mendapatkan izin.

Tidak boleh menulis kode yang dengan sengaja menjatuhkan kode

programmer lain untuk mengambil keuntungan dalam menaikkan status.

Tidak boleh membeberkan data-data penting karyawan dalam perusahaan.

Tidak boleh memberitahu masalah keuangan pada pekerja dalam

pengembangan suatu proyek.

67

Tidak pernah mengambil keuntungan dari pekerjaan orang lain.

Tidak boleh mempermalukan profesinya.

Tidak boleh secara asal-asalan menyangkal adanya bug dalam aplikasi.

Tidak boleh mengenalkan bug yang ada di dalam software yang nantinya

programmer akan mendapatkan keuntungan dalam membetulkan bug.

Terus mengikuti perkembangan ilmu komputer.

3. Sofware Designer

Seseorang yang bekerja untuk menciptakan sebuah perangkat lunak pada level yang

cukup tinggi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan atau manajemen. Seorang

designer tidak melakukan proses coding sendiri, namun bertugas untuk memastikan

bahwa semua kebutuhan software telah ada dan diperhitungkan dengan baik sebelum

proses coding yang sebenarnya dimulai. Mereka mengambil tujuan akhir dari

pelanggan dan merencanakan berbagai tahap pengembangan dari konsep awal sampai

dengan system selesai dibuat. Mereka menggunakan IT dalam setiap aspek pekerjaan

mereka. Pemrograman dan perencanaan, keduanya dilakukan pada komputer, dan

sinkronisasi data yang diperlukan untuk rencana dan komunikasi yang efektif

membutuhkan penggunaan jaringan media yang modern.

Desainer software memegang peranan penting dalam segala hal yang berkaitan

dengan software, programming, matematika, logika, perencanaan, dan komunikasi.

Mereka yang menemukan diri mereka tertarik untuk bekerja dalam pembuatan

program atau game biasanya akan tertarik dalam mendesain perangkat lunak.

Biasanya software designer bekerja dengan erat dengan Quality Assurance Specialist.

Project Manager tim desain pengembangan perangkat lunak, dan segala yang

berhubungan dengan mendesain perangkat lunak.

STAFF ACQUISITION (AKUISISI PEGAWAI)

Akuisisi staff merupakan usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan

untuk menyelesaikan proyek.

68

Dalam merekrut staff kami juga memperhatikan beberapa hal diantaranya:

1. Pengalaman

Pengalaman seorang dalam bekerja sangat penting untuk suatu bidang. Manajer

proyek harus memlih anggota tim proyek dengan mengetahui pengalaman dari orang

tersebut, apakah orang tersebut pernah melakukan pekerjaan serupa dan melakukan

pekerjaan tersebut dengan baik.

2. Karakteristik

Manajer proyek juga harus mengetahui karakteristik orang tersebut, apakah ia dapat

bekerja sama dengan anggota tim proyek lainnya.

3. Pengetahuan

Manajer proyek harus memilih staff yang memiliki kemampuan yang baik dalam

bidangnya, karena dalam proyek ini adalah membuat aplikasi berbasis web

Universitas XYZ maka manajer proyek harus memilih staff yang sudah ahli dalam

bidang tersebut.

TEMA DEVELOPMENT (TEAM PENGEMBANG)

Team development (team pengembang) pada kami telah memenuhi beberapa kriteria yang

telah ditentukan antara lain :

1. Logika dan Imajinasi.

Programmer kami memiliki kemampuan untuk memecahkan suatu masalah tidak saja

dengan satu jawaban tapi bisa lebih dari satu. Di sini pentingnya logika dan imajinasi

untuk mencari cara penyelesaian berbeda namun mendapat hasil yang baik. Untuk ini

kita harus memiliki dasar menghitung atau matematika yang kuat.

2. Penasaran dan Tidak Gampang Menyerah.

Pada dasarnya programmer kami selalu dihadapkan pada persoalan yang kompleks

ntuk menyelesaikan bahasa pemrogramman untuk menghasilkan output maksimal.

Demikian kompleksnya persoalan yang harus dipecahkan menuntut konsistensi kita

untuk tidak putusasa dan selalu ingin tahu.

3. Rajin, Tekun dan Ulet.

Belajar bahasa pemrograman tidaklah mudah karena begitu banyak macam bahasa

pemrograman yang perlu dikuasai belum lagi dihadapkan pada kasus kasus tertentu

69

yang mengharuskan seorang programmer memeras otak menciptakan suatu aplikasi

terbaru dan lain daripada yang lain. Untuk itu programmer kami telah menguasai

berbagai bahasa pemrograman antara lain HTML, PHP, Java, C++,C#.

VII. Project Communications Management

COMMUNICATION MANAGEMENT

Para ahli setuju bahwa ancaman kesuksesan proyek, terutama pada proyek teknologi

informasi, adalah kegagalan komunikasi. Faktor-faktor seperti keterlibatan pelanggan,

dukungan manajemen eksekutif, dan pernyataan kebutuhan yang jelas, sangat tergantung

pada keahlian komunikasi terutama dengan personil pada bidang selain teknologi informasi.

Tujuan manajemen komunikasi sebuah proyek sebenarnya adalah untuk memastikan

ketepatan waktu dan kelayakan dalam melakukan pembuatan, koleksi, penyebaran,

penyimpanan, dan penyusunan informasi proyek.

Aktivitas-aktivitas dalam manajemen komunikasi sebagai berikut :

1. Perencanaan komunikasi, memperkirakan kebutuhan informasi dan komunikasi

Stakeholder : siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka membutuhkannya, dan

bagaimana informasi diberikan.

2. Distribusi informasi, menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi Stakeholder proyek

pada waktu tertentu.

3. Pelaporan performa, mengumpulkan dan menyebarkan informasi performa, termasuk

laporan status, pengukuran kemajuan dan peramalan.

4. Penutupan administrative, yaitu membuat, menyatukan, dan menyebarkan informasi

untuk menyusun fase atau kelengkapan proyek.

Dengan adanya penngelolaan komunikasi yang meliputi penjaminan penggenerasian,

pengumpulan, penyimpanan, dan akhirnya pembagian dan penyebaran dari infomasi projek.

Langkah ini menyediakan hubungan yang kritikal antara staff, ide dan juga informasi yang

dibutuhkan untuk mencapai sukses.

70

I. Input for Communication Planning

1. Kebutuhan Komunikasi

A. Detail Komunikasi

Dalam projek ini untuk melakukan komunikasi akan dilakukan melalui

pertukaran email dan juga laporan perkembangan yang aka diberikan setiap

minggunya.

Anggota – anggota yang terlibat adalah Staff yang telah dipilih dari bagian

marketing, keuangan, IT, distribusi dan pergudangan, serta staff dari provider.

B. Teknologi/Metode Komunikasi

Dalam melakukan komunikasi untuk projek yang dilangsungkan, digunakan

dengan cara Rapat terjadwal yang dapat dilihat/diakses secara online serta

penyampain laporan tertulis dan email untuk memperlancar penyampaian

informasi dan status perkembangan projek.

C. Constraits

Halangan/Penahan dalam melaukan komunikasi yang lancar dalam projek ini

adalah jarak antar cabang yang satu dengan yang lainnya serta sulitnya akses

internat yang memadai didaerah – daerah tertentu di Indonesia.

2. Technology for comunication planning

Penggunaan form prosedur, laporan hasil rapat, dan e-Mail.

3. Outputs from communication planning

A. Metode yang digunakan untuk mendapatkan informasi tentang projek

dilakukan dengan cara melakukan rapat dan juga pemberian laporan status

perkembangan projek secara mingguan yang nantinya akan disimpan dalam

database yang nantinya akan diupload agar dapat diakses oleh cabang –

cabang lainnya di Indonesia.

B. Struktur Distribusi yang dipergunakan berupa penyampaian laporan status

perkembangan projek untuk para anggota projek setiap minggunya dalam

bentuk softcopy/hardcopy yang nantinya akan didistribusikan dalam bentuk

71

rapat serta data dalam database yang nantinya dapat diakses oleh para anggota

projek.

II. Information Distribution

Informasi yang didistribusikan berupa hasil pekerjaan(status perkembangan projek),

rencana komunikasi projek, serta rencana projek yang telah dibahas.

1. Tools and Techniques for Information Distribution

Yang ada digunakan untuk dimensi internal secara formal dan juga vertical dan

horizontal.

A. Information retrieval systems

Sistem yang digunakan untuk pengambilan informasi berupa database dan juga

laporan dokumentasi.

B. Information distribution methods

Metode yang digunakan untuk pendistribusian informasi menggunakan shared-

access ke network database dan juga hard-copy dokumentasi yang didistribusikan

untuk daerah – daerah tertentu.

2. Outputs from Information Distribution

A. Record Projek yang berupa memo – memo, koresponden,dokumen –

dokumen yang menjelaskan tentang projek.

B. Projek Report yang berisi tentang status perkembangan projek.

C. Presentasi Projek yang memberikan informasi baik secara formal maupun

informal informasi tentang projekkepada StakeHolders yang ada.

III. Performance Reporting

Terdiri dari Status Reporting, Progress Reporting dan Forecasting.

72

Yang ditujukan untuk stakeholders dalam menyampaikan informasi bagaimana

sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan projek.

A. Input to Performance reporting berupa Projek plan, Work results dan juga Projek

records.

B. Tools and techniques for Performance reporting berupa Performance Reviews,

Variance analysis, Trend analysis dan Information tools and techniques.

C. Outputs from Performance reporting adalah Performance reports dan juga Change

request.

IV. Administrative Closure

Penutupan projek baik jika projek berhasil mencapai tujuannya ataupun projek

dihentikan ditengah jalan.

1. Input to Administrative Closure berupa Performance measurement

documentation,Product documentation, product documentation dan juga projek

records.

2. Tools and techniques for Administrative closure menggunakan Performing

reporting tools and techniques, Projek reports dan Presentasi projek.

3. Outputs for Administrative closure adalah Arsip projek, Pengalaman dan juga

Berita acara penutupan projek.

VIII. Project Risk ManagementManajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi,

analisis, dan penanganan terhadap resiko melalui Proses proyek dengan tujuan utama

memenuhi tujuan proyek. Manajemen resiko berdampak positif pada pemilihan proyek,

menetapkan ruang lingkup proyek, dan mengembangkan jadwal realistis serta

memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan. Selain itu juga membantu Stakeholder proyek

memahami sifat proyek, membantu anggota tim dalam mengungkapkan kelemahan dan

kekuatan yang ada, serta membantu mengintegrasikan knowledge area lain pada manajemen

proyek.

Resiko menurut definisi kamus berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau

kerugian. Definisi ini menggaris bawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan resiko.

Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman permasalahan potensial yang mungkin terjadi

pada proyek dan bagaimana permasalahan tersebut menghalangi kesuksesan proyek. Sasaran

73

manajemen resiko proyek dapat dipandang sebagai tindakan meminimalkan resiko-resiko

yang potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan yang mungkin bias diraih.

Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada manajemen resiko adalah:

a. Perencanaan manajemen resiko, memilih pendekatan dan rencana aktivitas-

aktivitas manajemen resiko bagi proyek.

b. Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi proyek

dan mendokumentasikan karakteristik setiap resiko.

c. Analisis resiko secara kualitatif, melakukan karakteristik dan menganalisis resiko

serta memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek.

d. Analisis resiko secara kuantitatif, mengukur kemungkinan dan konsekuensi resiko

serta memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek.

e. Perencanaan penanganan resiko, pengambilan langkah untuk menambah peluang

dan mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek.

f. Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu memantau resiko yang diketahui,

mengidentifikasi resiko baru, mengurangi resiko, dan mengevaluasi efektifitas

pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek.

a. Risk management planning (Perencanaan manajemen resiko)

Berikut hal-hal yang menjadi kebutuhan dasar dalam proyek ini :

a. Kartu RFID Mahasiswa + Printer ID Card +Mesin RFID

b. Server

c. Sistem Informasi Manajemen, termasuk di dalamnya :




a.1 Organization’s risk management policies

1. Bila Mahasiswa lupa membawa kartu/belum mendapatkan kartu/ gangguan pada

mesin rfid, dan datang tidak melewati batas waktu yang telah ditentukan maka absensi

mahasiswa dapat dilakukan secara manual atas kehendak dosen kelas yang

bersangkutan

2. Apabila terjadi gangguan pada sistem, absensi mahasiswa dijalankan dengan cara

manual dan atas sepengetahuan dosen

74

a.2 Defined roles and Responsibilities

1. Dosen bertanggung jawab dalam absensi kehadiran mahasiswa. Minimal sebelum 30

menit jam pelajaran selesai, dosen wajib “submit” kehadiran absensi.

2. Dosen membantu mahasiswa yang lupa/belum mendapatkan kartu, dengan disertai

surat keterangan dari layanan akedmik

3. Bila absensi dilakukan secara manual, petugas layanan akedemik wajib menginput

kemabali kehadiran mahasiswa dan dosen ke sistem akedmik

a.3 Stakeholder risk tolerances

1. Apabila terjadi kerusakan pada sistem akedmik, batas waktu toleransi yang diberikan

adalah 3 x 24 jam.

2. Apabila terjadi kerusakan pada hardware mesin RFID, batas waktu toleransi yang

diberikan adalah 1 x 24 jam.

b. RISK IDENTIFICATION

75

Design Kartu Mahasiswa

Pembuatan Kartu

Mahasiswa

Penerimaan Mahasiswa

Pengumpulan data dan Foto

Mahasiswa

Pencetakan Kartu

Pendaftaram serial ID kartu ke mesin RFID

setiap kelas

Tapping Kartu RFID Server

Perhitungan kalkulasi

kehadiran mahasiswa

Pada proses ini dapat terjadi peluang / timbulnya resiko yang dapat

menyebabkan tertundanya / kegagalan project :

1. Design Kartu Mahasiswa - Pembuatan Kartu = Adanya perbedaan hasil

design yang tidak dapat di toleransi oleh pihak stakeholder. Dapat terjadi

keterlambatan vendor dalam memproduksi kartu.

2. Pengumpulan data foto dan mahasiswa – Pencetakan kartu – Pendaftaran

ke mesin RFID setiap kelas = Adanya human error pada penginputan dan

pendataan mahasiswa . Dapat terjadi kesalahan dalam pencetakan kartu

dan pengisian data ke kartu.

3. Penarikan data transaction log server- perhitungan kalkulasi kehadiran

mahasiswa = Perlunya perhatian khusus mengenai infrastuktur system

manajemen akedmik agar tidak ada redunansi penjadwalan kelas

mahasiswa / dosen. Dapat terjadi peluang kerusakan kartu rfid yang tidak

berfungsi. Putusnya komunikasi jalur data dari mesin ke server.

c. Qualitative risk analysis

Qualitative risk analysus adalah Resiko yang tidak dapat diukur atau tidak dapat di

perkirakan kapan terjadinya dan dimana.

Seperti sakit, bencana alam, kecelakaan dan sebagainya.

d. Quantitative risk analysis

Quantitative risk analysis adalah resiko yang dapat di prediksi atau dapat di ukur

seperti contohnya: apabila mahasiwa/i tidak hadir dalam perkuliahan sebanyak lebi

dari 4 kali maka secara by sistem mahasiswa/i tersebut dinyatakan tidak dapat

mengikutin ujian akhir.

e. Risk response planning

76

Mengukurkemungkinandankonsekuensiresikosertamemperkirakandampaknyaterhada

ptujuanproyek.

Avoidance.

Menghindaririsikoyaknidengantidakmelakukanaktivitas yang

beresikodanmemilihmelakukankegiatan yang tidakmemilikirisiko.

Transference

TranferRisikoyaknidenganmengalihkanrisikokepihaklainmisalnyadenganmem

beliasuransi.

Mitigation.

Mitigasi/ Reduksi/

Mengurangirisikoyaknidenganmelakukantindakanuntukmengurangipeluangter

jadinyaperistiwa yang tidakdiharap. Misalnyadenganmemilih orang-orang

yang kompetenuntukdipekerjakan di proyek.

Acceptance

Menerimarisikoyaknitetapmelakukanpekerjaan yang

mengandungrisikodengantidakmelakukanperubahanapapunnamunmenyiapkan

rencanakontingensijikarisikoterjadi.

f. RISK MONITORING AND CONTROL

Memantauresiko yang diketahui, mengidentifikasiresikobaru, mengurangiresiko,

danmengevaluasiefektifitaspenguranganresikopadakeseluruhanhidupproyek.

IX. Project Procurement ManagementPengadaan adalah usaha mendapatkan barang-barang dan/atau jasa dari sumber luar. Istilah pengadaan lebih sering digunakan pada pemerintahan; kebanyakan perusahaan swasta menggunakan istilah pembelian atau purchasing; dan para profesional teknologi informasi menyebutnya Outsourcing. Kesuksesan proyek teknologi informasi yang menggunakan sumber daya dari luar biasanya dikarenakan manajemen pengadaan yang baik pada sebuah proyek. Manajemen pengadaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang dan jasa bagi proyek dari luar organisasi terkait.

Aktivitas-aktivitas utama pada manajemen pengadaan tersebut adalah :

77

a. Perencanaan pengadaan, memutuskan apa yang akan diadakan dan kapan

b. Perencanaan permohonan, mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan produk dan mengidentifikasikan sumber daya yang potensial.

c. Permohonan, memilih pemasok-pemasok potensial yang ada

d. Administrasi kontrak, mengatur hubungan dengan pemasok

e. Pengakhiran kontrak, penyempurnaan dan penyelesaian kontrak.

Perencanaan pengadaan

• Kartu RFID Mahasiswa

• Printer ID Card

• Mesin RFID

• Server

• Sistem Informasi Manajemen, termasuk di dalamnya :



- Sistem Manajemen Sumber Daya

78

79

1 unit Printer ID CardRibbon YMCKO untuk cetak 3.000pcs

Kartu Mahasiswa ,Mifare 1k, qty 3.000pcs

10 Unit Reader

81

Sistem Manajemen Akademik

Sistem Registrasi Ujian Masuk OnlineSistem RegistrasiSistem Informasi Akademik (Back Office & Front Office)

Sistem Manajemen

Pengetahuan

Sistem Informasi Perpustakaan Sistem Informasi PenelitianE-LearningDigital Library


Sistem Informasi KepegawaianSistem Informasi Keuangan dan AkuntansiSistem Informasi Manajemen Aset

SELEKSI

User Requirment PT. A PT.B

Harga 407.275.000 410.000.000 405.000.000

Scope-Waktu Printer & Tinta = Ready Stock

Pembuatan kartu =30 hari

Mesin reader = 10 hari

Server = 12 hari

SIM = 70 hari

Printer & Tinta=Ready Stock



Server = 10 hari

SIM = 90 hari

Printer &Tinta=Indent

20 hari

Pembuatan kartu =30

hari


Server = 15 hari

SIM = 95 hari

Service / Garansi

(SW & HW)

Garansi SW 1 tahun

Garansi HW 2 tahun

Garansi SW 1 tahun

Garansi HW 2 tahun

Garansi SW 1 tahun

Garansi HW 2 tahun

Experience Membuat website rumah sakit,

hotel, universitas

Membuat website

rumah sakit, universitas

Hasil Negosiasi

User Requirment Awal Hasil Negosiasi

Harga 407.275.000 410.000.000 400.400.000

Scope-Waktu Printer & Tinta = Ready Stock



Server = 12 hari

SIM = 70 hari

Printer & Tinta=Ready Stock



Server = 10 hari

SIM = 90 hari

Printer & Tinta=Ready

Stock

Pembuatan kartu =25

hari


Server = 10 hari

SIM = 75 hari

Service / Garansi

(SW & HW)

Garansi SW 1 tahun

Garansi HW 2 tahun

Garansi SW 1 tahun

Garansi HW 2 tahun

Garansi SW 1 tahun

Garansi HW 2 tahun

82

Administrasi kontrak

Sistem Termin Pembayaran:

Pembayaran pertama sebesar 20/30% setelah PO kami keluarkan.

Pembayaran kedua sebesar 40/50% setelah instalasi selesai.

Pembayaran ketiga sebesar 40%/20% setelah training selesai.

PENGAKHIRAN KONTRAK

BERITA ACARA SERAH TERIMA PEKERJAANPengadaan Sistem Informasi Manajemen

XYZ Universitas

Pada hari ini Rabu, tanggal Dua Puluh Agustus Dua Ribu Tiga Belas (20-08-2013), yang bertandatangan di bawah ini:1. Nama : XXX

Jabatan : Assistant Project ManagerAlamat : Jl Raya Jembatan III No. 34 Blok 35C

Jakarta 14440yang bertindak untuk dan atas nama PT. A yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA.

2. Nama : Johanes F. A.Jabatan : Direktur

yang bertindak untuk dan atas nama XYZ Universitas yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.

sesuai dengan Purchase Order No. 4501434107 tanggal 04 Maret 2013 mengenai Pengadaan Sistem Informasi Akedemik , dengan ini PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah bersama-sama mengadakan pemeriksaan atas pelaksanaan pekerjaan tersebut, yang telah dilaksanakan oleh PIHAK PERTAMA dan terbukti sudah mencapai fisik seratus (100) persen selesai dengan hasil baik dan dapat diterima.

PIHAK PERTAMA menyerahkan hasil pekerjaannya kepada PIHAK KEDUA dan PIHAK KEDUA menerimanya dalam keadaan baik.

Demikian Berita Acara Serah Terima pekerjaan ini dibuat dalam rangkap rangkap dua (2) untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

XYZ Universitas PT. A

83

Johanes F. A. A XXX X Direktur Assistant Project Manager

Project Manager

Giovani Henry

84

Project Management Plan Approval / Signatures Web viewMesin access control + kartu RFID. Kebutuhan...

Documents

Transcript of Project Management Plan Approval / Signatures Web viewMesin access control + kartu RFID. Kebutuhan...