Project Charter Proyek Perubahan Diklat PIM IV Ang. 86 BPS

PROJECT CHARTER

1. IDENTITAS PROYEK

Nama Optimalisasi publikasi statistik PODES melalui penggunaan

peta tematik dalam menampilkan hasil pendataan PODES pada

Badan Pusat Statistik Kabupaten Paniai, Provinsi Papua.

Deskripsi Proyek perubahan yang dilakukan adalah melakukan

optimalisasi publikasi statistik PODES melalui penggunaan peta

tematik sehingga dapat menampilkan hasil pendataan PODES

secara interaktif dan informatif.

Sponsor

Nama

NIP.

Pangkat/Gol.

Jabatan

Glenn Demas Ansanay, SE

19620402 198203 1 003

Pembina/IVa

Kepala BPS Kabupaten Paniai

Project Leader Nama

Jabatan

Erfal Andika Tarigan, SST

Kepala Seksi Statistik Sosial

Sumber Daya

Tim

Sumber dukungan dan legitimasi bagi tim untuk menjalankan

proyek perubahan:

Sumber Daya

Manusia

Dukungan sumber daya manusia

dalam pembuatan proyek perubahan

berasal dari BPS Kabupaten

Bengkalis yaitu Kasubbag Tata

Usaha, Kasi Statistik Produksi, Kasi

Statistik Sosial, Bendahara, Staf

Seksi IPDS, dan Staf Seksi Nerwilis.

Program STATPLANET

Dana Dana yang digunakan dalam

pembuatan proyek perubahan

bersumber dari Anggaran BPS

Kabupaten Paniai Tahun 2015

1. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Visi Badan Pusat Statistik (BPS) tahun 2015-2019 yaitu Pelopor Data

Statistik Terpercaya untuk Semua menjadikan eksistensi BPS sebagai penyedia

data dan informasi semakin penting, karena BPS selain menjadi pelaku, juga

sebagai teladan dalam penyediaan statistik yang terpercaya. Berdasarkan Surat

Keputusan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 003 Tahun 2002 tentang Uraian

Tugas Bagian, Bidang, Subbagian dan Seksi Perwakilan BPS di daerah

disebutkan bahwa uraian tugas tugas Seksi Seksi Sosial diantaranya adalah

melakukan melakukan pengolahan data statistik sosial sesuai dengan sistem

dan program yang ditetapkan, bekerjasama dengan satuan organisasi terkait.

Pendataan Potensi Daerah (PODES) merupakan salah satu kegiatan

rutin yang dilaksanakan oleh BPS setiap 3 tahun sekali, mencakup seluruh

wilayah di Indonesia yang bertujuan untuk menyediakan data potensi/keadaan

pembangunan di desa/kelurahan dan perkembangannya yang meliputi keadaan

sosial, sarana dan prasarana, serta potensi yang terkandung di desa tersebut.

Data PODES dapat digunakan sebagai bahan acuan perencanaan dan evaluasi

pembangunan.

Saat ini, publikasi yang tersedia hanya berupa ringkasan eksekutif yang

berisi ulasan secara nasional dan diterbitkan oleh BPS RI secara terbatas.

Dengan menggunakan metode yang lebih interaktif dan informatif berupa peta

tematik, diharapkan akan mengoptimalkan publikasi statistik PODES.

2. TUJUAN

Tujuan pelaksanaan proyek perubahan ini adalah :

1. Tujuan Jangka Pendek

Membuat program aplikasi peta tematik yang menampilkan data spasial hasil

pendataan PODES secara interaktif dan informatif.

2. Tujuan Jangka Menengah

Menampilkan data PODES 2014 menggunakan peta tematik digital di

Kabupaten Paniai.

3. Tujuan Jangka Panjang

Menampilkan series data PODES 2008, 2011, dan 2014 menggunakan peta

tematik digital di Kabupaten Paniai.

5. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pembahasan pada proyek perubahan ini hanya dibatasi pada

pembuatan program aplikasi berupa peta tematik untuk menampilkan data

PODES 2014 yang terdiri dari:

Melakukan brainstorming dengan tim kerja untuk memaparkan program kerja

dan tahapan yang akan dilakukan,

Berkordinasi dengan Seksi IPDS untuk menyiapkan peta digital dengan

pemecahan wilayah sesuai dengan MFD terbaru yang akan digunakan dalam

aplikasi,

Berkordinasi dengan BPS Provinsi Papua untuk mendapatkan raw data

PODES 2014 yang sudah final dan terkoreksi.

Menyiapkan program aplikasi dan perangkat komputer yang akan digunakan

untuk melaksanakan proyek.

6. OUTPUT KUNCI

Nama Deskripsi

1. Output Jangka Pendek

Aplikasi peta tematik untuk

menampilkan data PODES 2014.

Menghasilkan aplikasi peta tematik

yang dapat menampilkan data PODES

2014.

2. Output Jangka Menengah

Penggunaan aplikasi peta tematik

untuk menampilkan data PODES

Data-data PODES tersedia hingga

level kelurahan dan memuat data

spasial yang penting mengenai potensi

4. MANFAAT

Manfaat proyek perubahan ini adalah dengan menggunakan apalikasi dan

perangkat komputer, maka data-data spasial dapat ditampilkan per wilayah

beserta petanya, lebih menarik dari segi tampilan, sederhana, mudah

diaplikasikan, informatif dan dapat digunakan oleh konsumen data secara

offline.

2014 bagi seluruh desa di Kab.

Paniai.

dan perkembangan desa yang

dikemas dengan menarik dan interaktif

dengan harapan pengguna dapat

mengakses segala informasi yang

tersedia dengan lebih mudah.

3. Output Jangka Panjang

Penggunaan aplikasi peta tematik

untuk menampilkan series data

PODES 2008, 2011, dan 2014 bagi

seluruh desa di Kab. Paniai.

Diharapkan ke depannya aplikasi ini

dapat menampilkan series data

PODES 2008, 2011, dan 2014 serta

dapat mengakomodir data PODES

berikutnya sehingga dapat diketahui

perkembangan pembangunan dari

suatu desa dan memberikan masukan

untuk pengambilan kebijakan dan

program pembangunan selanjutnya..

7. PENTAHAPAN UTAMA

Tahap Utama Waktu

Milestone Jangka Pendek

1. Pengusulan rencana kerja

2. Pembentukan tim kerja

3. Pembuatan jadwal rencana kerja

4. Pengajuan anggaran kegiatan

5. Pertemuan tim kerja

6. Pengumpulan bahan referensi

7. Persiapan peta digital sesuai MFD

terbaru

8. Persiapan raw data PODES 2014

yang sudah clean

9. Pengerjaan Aplikasi

10. Pembuatan buku pedoman

pengoperasian aplikasi

11. Pelaksanaan uji coba aplikasi

12. Perbaikan aplikasi dan buku

1 hari (6 Juli 2015)

1 hari (7 juli 2015)



1 hari (10 Juli 2015)

2 hari (11-12 Juli 2015)

2 hari (13-14 Juli 2015)

2 hari ( 15-16 Juli 2015)

15 hari (27 Juli-14 Agustus 2015)

3 hari (18-20 Agustus 2015)



pedoman

13. Pemantauan

14. Penilaian

15. Pelaporan

40 hari (06 Juli - 4 September 2015)

40 hari (06 Juli - 4 September 2015)

5 hari (31 Agustus - 4 September

2015)

Milestone Jangka Menengah

Penggunaan aplikasi peta tematik untuk

menampilkan data PODES 2014 bagi

seluruh desa di Kab. Paniai

September 2015 - April 2016

Milestone Jangka Panjang

Penggunaan aplikasi peta tematik untuk

menampilan series data PODES 2008,

2011, dan 2014 bagi seluruh desa di Kab.

Paniai.

Mei 2016 - Desember 2016

8. TATA KELOLA PROYEK

Struktur

Deskripsi

(Penjelasan peran masing-

masing dalam penyelenggaraan

proyek perubahan)

Sponsor :

- Menyetujui dokumen

proposal dan dokumen

proyek perubahan

- Memberi dukungan

terhadap proyek

perubahan secara penuh

Coach :

- Memberikan arahan dan

bimbingan dalam semua

tahap pelaksanaan proyek

perubahan

Project leader :

- Memimpin proyek

perubahan secara

keseluruhan

Kasubbag Tata Usaha :

- Membantu hal-hal yang

bersifat administrasi dalam

pelaksanaan proyek

perubahan

Bendahara :

- Bertanggung jawab atas

administrasi keuangan

selama kegiatan

berlangsung

Kasi. Statistik Produksi, Staf

IPDS dan Nerwilis

Sponsor Glenn Demas Ansanay, SE (Kepala BPS Kab. Paniai)

Kasub-bag TU

Bendahara

Project Leader

Erfal A. Tarigan, SST

Coach

Ir. Rinaldo, MM

Kasi Stat.

Produksi

Staf Seksi

Nerwilis

Staf

Seksi

IPDS

- Membantu pelaksanaan

proyek perubahan sesuai

tugas yang telah disepakati

dalam rapat tim

9. ANGGARAN Deskripsi Jumlah

Anggaran tersebut

digunakan untuk

membiayai

pelaksanaan rapat,

penggandaan, dan

dokumentasi akhir

laporan proyek

perubahan.

Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan dalam proyek

perubahan ini sebesar Rp 1.630.000,- yaitu untuk

kegiatan sebagai berikut:

Tabel Rekapitulasi Biaya Proyek Perubahan

No Rincian Kerja Nilai (Rp) (1) (2) (3) 1. Pertemuan tim kerja 630.000

2. Penggandaan draft buku pedoman dan buku pedoman final penggunaan aplikasi

500.000

3. Pelaporan 500.000

Jumlah 1.630.000

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS

Stakeholder yang dapat diidentifikasi yang akan bersentuhan langsung maupun

tidak langsung terhadap proyek perubahan ini sebagai berikut :

Stakeholder Deskripsi

Stakeholder Internal

1. Kepala BPS Kabupaten Paniai Peningkatan kualitas pelayanan

data statistik sosial

2. Kepala Seksi Statistik Sosial

Peningkatan kualitas pelayanan


Peningkatan kemampuan TI dalam

menyajikan data statistik sosial

Adanya aplikasi untuk menampilkan


3. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Peningkatan kinerja pengelolaan

anggaran melalui efisiensi

penggunaan anggaran

4. Kepala Seksi Statistik Produksi Peningkatan motivasi untuk

menampilkan data yang lebih

interaktif dan informatif

5. Seksi IPDS Peningkatan kemampuan dalam

bidang TI dalam menampilkan data

BPS

Peningkatan motivasi untuk



Peningkatan kualitas pelayanan

data statistik

6. Seksi Nerwilis Peningkatan kemampuan dalam

bidang TI dalam menampilkan data

BPS

Peningkatan motivasi untuk



Peningkatan kemampuan dalam

menganalisis data

Stakeholder Eksternal

1. Kabid IPDS BPS Provinsi Papua Peningkatan kualitas manajemen

pengelolaan peta shp

Peningkatan kualitas data

pengolahan statistik

2. Kabid Statistik Sosial Peningkatan kualitas pelayanan


Peningkatan kualitas data

pengolahan statistik sosial

3. Pengguna Data (Pemda -

Bappeda/Dinas, pelaku usaha,

kontraktor, akademis, dll)

Peningkatan ketersediaan data

yang mempermudah perencanaan

pembangunan atau perencanaan

kegiatan.

11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH

Potensi masalah yang kemungkinan akan terjadi selama pelaksanaan proyek

perubahan ini adalah :

No Deskripsi

1. Adanya mutasi pegawai yang terlibat dalam tim kerja proyek perubahan.

2. Padatnya volume pekerjaan masing-masing pegawai yang terlibat dalam

tim kerja proyek perubahan dan tidak menempatkan proyek perubahan ini

sebagai prioritas utama untuk dilaksanakan.

3. Ketersediaan SDM yang memiliki kemampuan di bidang TI tidak seperti

yang diharapkan.

12. RESIKO

Resiko Deskripsi

Dari sisi tim kerja Semua sumber daya manusia atau stakeholders internal

dapat dilibatkan dalam tahap persiapan, meskipun dalam

rencana awal tidak semuanya dilibatkan dalam tahap

pelaksanaan. Misalnya apabila terjadi mutasi pegawai atau

perubahan skala prioritas pekerjaan pegawai yang menjadi

anggota tim kerja, maka ada pegawai lain yang sebelumnya

bukan anggota tim kerja dapat dijadikan sebagai pengganti

tim kerja.

Dari sisi anggaran Perlu pembicaraan lebih lanjut dengan Kepala Kantor selaku

Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dan Pejabat Pembuat

Komitmen (PPK) apabila anggaran yang tersedia tidak

memadai. Hal ini belum dapat dijabarkan secara detail

karena belum dilakukan pembicaraan sebagaimana

dimaksud.

13. KRITERIA KEBERHASILAN

Kriteria keberhasilan proyek perubahan dalam waktu dua bulan adalah :

1. Input

Tersedianya sumber daya manusia (SDM)/tim kerja

Tersedianya bahan referensi dan peralatan penunjang pembuatan

program aplikasi

Tersedianya anggaran dana

2. Proses

Terlaksananya persiapan peta digital sesuai MFD terbaru.

Terlaksananya persiapan raw data PODES 2014 yang sudah clean.

Terlaksananya pembuatan aplikasi peta tematik yang menampilkan data

PODES 2014.

Terlaksananya pembuatan buiku pedoman pengoperasian aplikasi peta

tematik.

Terselesaikannya evaluasi dan laporan.

3. Output

Aplikasi berupa peta tematik yang menampilkan data PODES 2014.

Pedoman penggunaan aplikasi peta tematik.

14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

1 Manajer/Pemimpin

Proyek

Seorang pemimpin proyek harus memiliki sejumlah

kemampuan yang akan digunakan dalam mengarahkan

keseluruhan tim untuk dapat menyelesaikan semua

tujuannya secara sukses.

2 Tim Proyek Anggota tim proyek harus berkomitmen untuk

keberhasilan proyek secara keseluruhan.

3 Proyek yang

Sedang

Dilaksanakan

Proyek perubahan yang dijalankan dengan

perencanaan yang baik dan tujuan yang jelas dan

terukur akan menentukan keberhasilan suatu proyek.

4 Organisasi Keberhasilan suatu proyek perubahan tidak hanya

ditentukan oleh pemimpin proyek, tim proyek, dan

proyek itu sendiri, tetapi juga ditentukan oleh

stakeholder dalam organisasi itu sendiri.

5 Lingkungan

Eksternal

Menjaga komunikasi dengan stakeholder untuk

meminimalisir kendala yang dapat terjadi dari pihak luar.

15. PERSETUJUAN

Coach,

Ir. Rinaldo, MM

NIP. 196008021985011001

Tanggal: Juni 2015

Peserta Diklat,

Erfal Andika Tarigan, SST

NIP. 198608242009021001

Tanggal: Juni 2015

Project Sponsor

Atasan Langsung Peserta

Diklat,

Glenn Demas Ansanay, SE

NIP. 196204021982031003

Tanggal: Juni 2015

Project Charter Proyek Perubahan Diklat PIM IV Ang. 86 BPS

Documents

Transcript of Project Charter Proyek Perubahan Diklat PIM IV Ang. 86 BPS