DASAR MANAJEMENOleh: Chabib Musthofa

Fakultas Dakwah IAIN Sunan Ampel Surabaya

Pengertian organisasi

arti statis

Organisasi adalah wadah kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentuarti dinamis Organisasi adalah sebuah sistem atau kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu

Prinsip-prinsip organisasiMenurut Henri Fayol1. 2. 3. 4.

Menurut Max Weber1. 2.

Pembagian tugas & kerja Kesatuan pengarahan Sentralisasi Jenjang organisasi

3. 4.

5.

Kegiatan berbasis skill Keseuaian tugas dg kebijakan, prosedur dan peraturan Tanggung jawab tugas Decision making dibuat secara formal, tdk subyektifitas pribadi Tugas berdasar sistem kecakapan (merit skill)

PERSEPSI Lingkungan Hakikat manusia Manfaat manajemen Peranan organisasi

CLOSED ORGANIZATIONAL Bersifat statis dan tidak menghendaki perubahan

OPEN ORGANIZATIONAL Bersifat dinamis menghendaki perubahan

obyek, alat dan tujuan Subyek bagi organisasi yang organisasi yg bersangkutan bersangkutan Merupakan wewenang Pimpinan membuka pimpinan semata partisipasi terhadap anggota Tertutup bagi pihak luar Organisasi saling berinteraksi dg masyarakat

CLOSED ORGANIZATIONAL1.

SINTESIS Contingency (Henry, Nicholas)1.

OPEN ORGANIZATIONAL Aliran Human Relations (Maslow, Mayo, etc) 2. Organization Development (Lewin, McGregor, etc) 3. The organizatio as unit in its environment (barnard) 4. Theory System

Bureaucracy (Max Weber)

2. Scientific Management (Taylor, Gilbreth) 3. Administrative Management (Money, Gullick, Urwick, Fayol, Follett)

SESI 1

FUNGSI MANAJEMEN DALAM ORGANISASI

Pengertian MANAJEMENProses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yg dilakukan untuk menetapkan dan mencapai tujuan dg menggunakan sumber daya yang ada dalam organisasi (George R. Terry)

Prinsip-prinsip MANAJEMENAdanya division of work Adanya authority Disiplin Kesatuan perintah Kesatuan pengarahan Kepentingan organisasi diatas kepentingan pribadi Pemberian rangsangan kerja Sentralisasi sebagian kekuasaan Garis wewenang jelas batasnya Tatanan yang baik Stabilitas anggotanya

Tree managementFotosintesis, Gerak Motivasi Spiritual, energi Pelayanan, pengabdian kejernihan Pengayoman, damai Mutualisme, Ekosistem, ekosofiCO2 O2

Hard Competencekedewasaan

Ketenangan, diam Rendah hati, pegetahuan

Soft CompetenceKeyakinan, Prinsip

Terkadang, antara 2 orang juga terjadi kekeliruan penafsiran

Tingkatan MANAJEMEN

TOP MANAGEMENT MIDDLE MANAGEMENT

LOWER MANAGEMENT

Diversifikasi keterampilan dlm manajemen

TOP MANAGEMENT

CP CP CP T T

T

H H H

MIDDLE MANAGEMENT LOWER MANAGEMENT Keterangan : C = Conseptual Skills H = Human Skills P = Political Skills T = Technical Skills

The Dream Team

Team Creativity Team Dynamic Team Spirit

Communication

SESI 2

PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

PERENCANAANadalah Penentuan arah kebutuhan komunitas pada masa yang akan datang (1,3,5,10 th mendatang)

atauPemetaan langkah-langkah strategis dan taktis untuk mengatasi masalah yg sedang/akan terjadi

Langkah-langkah PERENCANAAN1. 2. 3. 4.

Identifikasi masalah Analisis masalah Perencanaan pemecahan masalah (pilihan) Memilih pilihan

1. Identifikasi MasalahPendataan fakta dari dua hal: a.Cerita masyarakat (wawancara) b.Fakta lapangan (observasi)

Biarkan mereka berbicara sesukanya & biarkan fakta berbicara sejujurnya

2. Analisis MasalahDengan melakukan: 1. Pemetaan data & masalah 2. Kategorisasi perilaku (mendukung masalah atau menghambat masalah) 3. Cross-check data dg perilaku 4. Narasi situasi terjadinya masalah

3. Perencanaan Pemecahan MasalahDengan melakukan: 1. Pemilahan rintangan problem solving 2. Menemukan alternatif tindakan 3. Pembagian peran 4. Pembiayaan & waktu 5. Istimasi ketidak berhasilan 6. Rangking rencana solusi

4. Memilih PilihanDengan melakukan: 1. Menentukan skala prioritas 2. Jawab siapa melakukan apa atau apa dilakukan siapa 3. Penentuan waktu tindakan

PENGORGANISASIANadalah

Membagi peran subyek dalam rencana solusi yang telah dimusyawarahkanterdiri:1. 2.

Job Design Job Analysis

Job Design1. 2. 3.

Job Content (muatan tugas) Job Functions (fungsi tugas) Job Relationships (hubungan tugas)

Job Analysis1. 2. 3. 4.

Wawancara Observasi Daftar pertanyaan Catatan harian (pengalaman)

Job DesignJOB DESCRIPTION JOB SPECIFICATION

Job Analysis

PENGARAHANDengan melakukan: 1. Menentukan tujuan & target tugas 2. Memberikan gambaran teknis pelaksanaan 3. Deskripsi wilayah koordinasi

PENGAWASANadalah:

Usaha mendapatkan kepastian bahwa upaya mengatasi problem telah dilakukan oleh tiap elemendengan langkah:1. 2.

Monitoring Evaluasi partisipatif

Pengertian PLANNINGFungsi manajemen yg berkaitan dg pemilihan alternatif pencapaian tujuan, pelaksanaan kebijakan, prosedur dan program organisasi (Harold Koonty & Cyril ODonnel)Hakekat PLANNING

1. 2. 3. 4. 5.

Planning Planning Planning Planning Planning

= = = = =

proses berkesinambungan melibatkan semua elemen organisasi disusun secara bertingkat kegiatan dimasa mendatang jawaban dr keadaan organisasi tertentu

Macam-macam perencanaanBERDASARKAN WUJUD Perencanaan fisikBerkaitan dg fasilitas fisik

BERDASARKAN WAKTU Perencanaan jangka pendek Antara 1 2 tahun Perencanaan jangka menengah Antara 2 10 tahun Perencanaan jangka panjang Untuk 10 tahun ke atas

Perencanaan non fisikPerencanaan menyeluruh tapi tidak berkaitan dg yg fisik

Perencanaan umumkimbinasiKombinasi antara unsur fisik dan non fisik

Prinsip-prinsip perencanaan

Prinsip Kontribusi sasaran Prinsip sehat dan teraturnya organisasi Prinsip faktor pembatas Prinsip keterikatan organisasi Prinsip perencanaan yang terkoordinasi

Prinsip penggunaan waktu Prinsip efisiensi Prinsip keluwesan Prinsip perubahan situasi dan kondisi secara terkendali Prinsip penerimaan

Bahan PERENCANAANPrakiraan dg dasar analisis deret berkala (time series) Prakiraan dg dasar hukum kausalitas

1 PROYEKSI

2 PREDIKSI

3 KONJEKSI

Prakiraan dg dasar intuisi

Menurut William N. Dunn

Mengapa menangispun kita perlu rencana ?

11 WHAT ?? WHAT 66 HOW ?? HOW UNSUR UNSUR PLANNING PLANNING 55 WHEN ?? WHEN 44 WHERE ?? WHERE 33 WHO and WHO and WHO ?? WHO 22 WHY ?? WHY

SWOT dlm PLANNING

Munculnya SWOTStrength, Weakness, Opportunity, Threat

Individu/kelompok/organisasi lingkungan (internal & eksternal) analisa SWOT perencanaan/pemecahan masalah. SWOT awalnya muncul sebagai instrumen bagi organisasi profit menyusun perencanaan & penyelesaian problemnya. SWOT memiliki corak analisis 3-1-5 Artinya : analisis saat ini (1) mengumpulkan data 3 tahun yang lalu (3) untuk menemukan strategi bagi 5 tahun kedepan (5)

Pengertian item SWOTPearce & Robinson, 1997

Strength (kekuatan) sumberdaya, keterampilan atau keunggulan khas atas orang/organisasi lain. Weakness (kelemahan) keterbatasan atau kekurangan sumberdaya, keterampilan, kapabilitas yg menghambat. Opportunity (peluang) situasi penting yg menguntungkan. Threat (tantangan) situasi penting yg tidak menguntungkan.Strength juga disebut distinctive competence (kompetensi khusus) Luch, 1997) atau core distinctive (kompetensi inti)(Campbell dan

Apa yang anda lihat ?

Apakah anda dapat melihat:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Seorang kakek-nenek ? Lelaki bertopi yg sedang bernyanyi membawa gitar ? Dan seorang perempuan bertopi yg terlihat asyik memperhatikannya ? Apakah anda melihat botol minuman ? Dan apakah anda temukan pot digambar tersebut? Sudahkah anda lihat sebuah pintu ? Dan juga wanita berlengan satu ?

Pendekatan Curah pendapat

swot

Pendekatan kualitatif Pendekatan Kuantitatif

= =

Dikembangkan Kearns, 1992Dikembangkan Pearce & Robinson 1998

Alternatif : menggunakan teknik Delphi dlm menemukan data, Tapi memerlukan waktu lama & mahal

Pendekatan curah pendapat faktor-faktor SWOT, dg syaratNo Kekuatan (strength) Dst. Kelemahan (weakness) Dst. Peluang (opportunity) Dst. Tantangan (threat) Dst. 1. 2. No 1. 2. No 1. 2. No 1. 2.

Setiap poin (statemen) variabel SWOT harus memiliki satu pengertian yg utuh dan tdk memungkinkan terjadinya duplikasi atau kontradiksi dg poin lain. Pada tiap tahapan skoring & pembobotan, seluruh poin variabel SWOT diupayakan lahir dr satu penilaian bersama dg obyektifitas. brainstrorming verbal

Terkadang kita tidak kuasa menyalahkan diri sendiri

Pendekatan kualitatif matrik SWOT Kearns, 1992EKSTERNAL Peluang (opportunity) Tantangan (threats)

INTERNAL Kekuatan (strength) Keunggulan komparatif (comparatif advantage) Mobilisasi (mobilization)

Kelemahan (weakness)

Divestasi/investasi (divestment/ investment)

Kendali kerusakan (damage control)

Sel A = Keunggulan Komparatif

Pertemuan antara peluang & kekuatan, sehingga organisasi tidak boleh membiarkan peluang tsb hilang begitu saja, sebaliknya, organisasi harus berusaha memperkuatnya dengan berbagai perencanaan yg mampu mendukungnya

Sel B = Mobilisasi

Pertemuan antara ancaman & kekuatan. Disini organisasi harus melakukan mobilisasi sumberdaya yg merupakan kekuatan organisasi untuk memperlunak ancaman dari luar tersebut, bahkan jika mungkin, organisasi mengubahnya menjadi peluang

Sel C = Investment atau Divestment

Pertemuan antara kelemahan & peluang. Peluang yang ada sangat meyakinkan, namun organisasi tidak memiliki kemampuan menggarapnya. Jika dipaksakan, akan menghadapi resiko tinggi. Haruskah melakukan sesuatu, atau

diam ?

Sel D = Mengendalikan kerusakan

Pertemuan antara tantangan & kelemahan. Adalah sel yg paling lemah diantara semua sel.

Hukumnya: Semakin dekat isu dg visi & misi organisasi, maka semakin perlu diberikan prioritas utk dilakukan

Model analisa SWOT dengan pendekatan kualitatif tersebut dapat dikembangkan/diterapkan pada model analisa dengan pendekatan kuantitatif

Paham nggaaak....?

Pendekatan kuantitatif SWOT Pearce & Robinson, 1998Pendekatan kuantitatif dalam analisa SWOT menggunakan tiga langkah penghitungan gejala item secara kuantitatif

1 Melakukan perhitungan skor (a) dan bobot (b) poin faktor serta jumlah total perkalian skor dan bobot (c = a x b) pada setiap faktor SWOT menghitung skor (a) masing-masing poin faktor dilakukan saling bebas > penilaian thd sebuah poin faktor tdk boleh dipengaruhi atau mempengaruhi penilaian poin faktor lainnya. Utk memudahkan, digunakan rentang skor dari 1-5 atau 1-10. Menghitung bobot (b) masing-masing poin dilakukan secara saling berketergantungan > penilaian thd satu poin faktor dg membandingkan tgk kepentingan poin tsb dg poin lainnya (b= poin : jumlah poin faktor)

2 Melakukan pengurangan antara jumlah total faktor S dengan W, ( d = S W) dan faktor O dengan T, ( e = O T). Perolehan angka (d = x) selanjutnya menjadi nilai atau titik pada sumbu X, sementara perolehan angka (e = y), selanjutnya menjadi nilai atau titik pada sumbu Y

3 Mencari posisi organisasi yang ditunjukkan oleh titik (X,Y) pada kuadran SWOT

Tabulasi SWOT (i)No 1. 2. Dst. Total Kekuatan No 1. 2. Dst. Total KelemahanSelisih Total Kekuatan Total Kelemahan, S - W = x

Kekuatan (strength)

Skor

bobot

total

Kelemahan (weakness)

skor

bobot

Total

Skoring hasil curah pendapat Analisis Internal

Tabulasi SWOT (ii)

No 1. 2.

Peluang (opportunity) Dst. Total Peluang

Skor

bobot

total

No 1. 2.

Tantangan (threat) Dst. Total Tantangan

skor

bobot

Total

Selisih Total Peluang Total Tantangan, O - T = y

Skoring hasil curah pendapat Analisis Eksternal

TOWS MatrixStrategic issuesStrengths (S) 1. 2. 3.

Threats (T) 1. 2. 3. Opportunities(O) 1. 2. 3.

Strategi ST

Weaknesses (W) 1. 2. 3.

Gunakan S untuk menghindari T

Strategi WT

Minimalkan W dan hindari T

Strategi SO

Gunakan S untuk memanfaatkan O

Strategi WO

Atasi W dengan memanfaatkan O

Kuadran SWOTopportunityO (-,+) Ubah strategi (+,+) progresif Kuadran III Kuadran IV (-,-) Strategi bertahan T Kuadran I Kuadran II (+,-) Diversifikasi strategi

weaknessW

strengthS

threat

Santai aja booossss

Hiiii..... wong iku medheni...

Aku lebih nyantai...

Aplikasi analisis SWOT pendekatan KUALITATIF

problem lesunya aktifitas lembaga mahasiswa

Eksternal

Opportunities-Tema

Threats- Keraguan

Internal Strengths-Visi

tindakan luas -Minimnya kompetitor -Ketertarikan pemula -Basis pemula besar

pihak luar menerima inovasi - Isu determinan - Kebijakan upper kampus

& misi dimiliki -Konsep kerjasama intern -Output yg unik -Motivasi SDM -Jaringan

Penguatan & ekspansi wilayah gerakan

Peningkatan kerjasama dg organ lain

Weakness-Garis

manajemen baku -SOP belum mapan -Efisiensi lemah -Antipati internal -Kecurigaan internal

Rekomendasi strategis Rekomendasi strategis

MOBILISASI MOBILISASI

Penguatan manajemen kelembagaan

Penguatan & sosialisasi manajeman lembaga

Aplikasi analisis SWOT pendekatan KUANTITATIF

problem lesunya aktifitas lembaga mahasiswa

Analisis Internal

No 1. 2. 3.

Kekuatan (strength) Kepemimpinan kuat & terpercaya Memiliki struktur organisasi lengkap Pemahaman yg baik dari pengurus

Skor 4 3 5 Total

bobot 3/3 2/3 3/3

total 4 2 5 11

No 1. 2. 3. 4. 5.

Kelemahan (weakness) Kakunya garis manajerial SOP tidak ada, koordinasi lemah Pemborosan sering terjadi Kompetisi internal tdk jelas & tdk sehat Cenderung individual

Skor 4 3 4 3 3Total

bobot 4/5 3/5 4/5 3/5 3/5

total 3 2 3 2 2 12

Selisih antara kekuatan & kelemahan

S - W = 11 - 12 = -1

Analisis EksternalNo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Peluang (opportunity) Ketersediaan SDM yg memadai Adanya basis riil dari SMA/Pontren Basis semua muslim Komunitas makro ramah tamah Terbuka thd ide-ide Rasa kekeluargaan masih kental Lingkungan relatif aman Relatif tersedia fasilitas kegiatan Skor 5 3 5 4 4 4 3 2 Total No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Tantangan (threat) Pengangguran ide/material tinggi Pengetahuan agama tdk aplikatif Masih ada sikap kontraproduktif Lembaga upper bersifat non-kooperatif Kelompok elit struktur antipati Isu pemojokan terhadap lembaga/organisasi Kecenderungan strutur upper utk monoton Skor 3 4 4 3 4 3 4 total bobot 5/7 7/7 6/7 5/7 6/7 5/7 7/7 bobot 6/8 7/8 8/8 5/8 7/8 6/8 5/8 5/8 total 4 3 5 3 4 3 2 1 25 total 2 4 3 2 3 2 4 20

Selisih antara Peluang & Tantangan

O T = 25 20 = 5

Kuadran SWOT

opportunityposisi aktifitas lembaga mahasiswa O 5

weaknessW -1

strengthS

T

threat

Jangan macak paham dooonk mas !!!

LATIHAN

Coba analisa organisasi dimana anda berada dengan analisis SWOT, ukur kekuatan, kelemahan, peluang beserta ancamannya lalu tentukan ren-stranya !

Alamat

CURRICULUM VITAE Nama : Chabib Musthofa Lahir : Sidoarjo, 30 Juni 1979 : Ngelom Megare 05/I, no 699 Taman Kode Pos: 61257 atau Banjar Kemantren 09/I Buduran Phone number HP : 081330721998 Home : 031-7874901, 8050973 Email : habibatul@yahoo.co.id. chabib7@sunan-ampel.ac.id.

Education : MI Salafiyah Bahauddin Ngelom lulus 1991 MTs Program Khusus YPM lulus 1994 MA Program Khusus Wachid Hasyim 2 Taman lulus 1997 S1 Fak Dakwah IAIN Sunan Ampel lulus terbaik Institut 2003 Magister PSDM PPs UNAIR lulus 2007 Organization : Ketua HMJ Pengemb. Masy. Islam Fak. Dakwah 1998-2000 (2 periode) Presidium BEM Fak. Dakwah 2000-2001 Ketua Cabang PMII Surabaya Selatan 2001-2002 Research : Dinamika Masyarakat Pedagang Kecil Sidoarjo (1999) Pengembangan SDM di Kalangan Kaum Muda NU (2003) Tradisi Islam Pesisiran (Disertasi PPs UNAIR, 2003-2004) Dakwah dan Perubahan Perilaku Keagamaan (2006) Perilaku Politik Santri dlm Pilgub Jatim 2008 (2007) Agama Pelacur (2007) Respon Santri Terhadap Khilafah Islamiyah (2007) Motto :

Sekali layar terkembang, surut kembali berpantang. Sekali bendera dikibarkan, hentikan ratapan dan tangisan. Tangan terkepal dan maju kedepan