PROSEDUR TEKNIS PEMBUATAN SURAT SIF 2010

Prosedur Surat Keluar

• Surat Keluar:

1. Surat internal ditujukan kepada bidang-bidang lain

dalam kepanitiaan SIF 2010

2. Surat eksternal ditujukan kepada pihak luar

kepanitiaan SIF 2010

• Untuk keperluan bidang, sekretaris bidang diberi kewenangan untuk membuat surat keluar.

• Surat dibuat rangkap dua, satu untuk pihak yang dituju,

lainnya sebagai arsip sekretaris bidang.

• Surat internal ditandatangani oleh Ketua Bidang masing-masing, sedangkan surat eksternal ditandatangani oleh Ketua Bidang di sebelah kanan dan Ketua Panitia di sebelah kiri.

• Surat yang membutuhkan tanda tangan Ketua Panitia harus terlebih dahulu ditandatangani oleh Ketua Bidang dengan tinta pulpen (bukan spesimen atau fotokopian)

• Surat tersebut disampaikan ke Ketua Panitia selambat-lambatnya 24 jam sebelum surat disampaikan ke pihak yang bersangkutan.

Ketentuan Teknis Pembuatan Surat Keluar

• Jenis kertas F4 (21,59 cm x 33 cm) dengan majin atas, bawah, dan kanan masing-masing 2 cm dan marjin kiri 3 cm. Font Book Antiqua.

• Kop kepanitiaan SIF 2010 dan stempel

1. Kop surat SIF 2010

2. Kop amplop sama dengan kop surat

3. Stempel STEMPEL MBM

• Nomor Surat1. Terdiri dari tiga digit nomor 001, 002, dst.2. Jenis surat: a. Surat rutin untuk keperluan aktivitas rutin

panitia. Penomoran urut tidak mempedulikan jenis surat lebih spesifik. Kode jenis surat rutin: 1) Surat Peringatan SP.01 2) Surat Pemberitahuan SP.02 3) Surat Permohonan SP.03 4) Surat Keterangan Ket 5) Surat Undangan Und

b. Surat Khusus dikeluarkan di luar aktivitas administrasi biasa. Penomoran urut berdasarkan jenis surat lebih spesifik. Kode jenis surat khusus: 1) Surat Keputusan SK 2) Surat Edaran SE 3) Surat Perjanjian Kerja SPK

3. Kode surat kepanitiaan SIF 2010 adalah SIF. Ketentuan Pengkodean surat didasarkan pada bidang yang mengeluarkan surat. BPH SIF Acara SIF.01 Dana Usaha SIF.02 Pubdokreg SIF.03 Perkap SIF.04 Konsumsi SIF.05 Keamanan dan ketertiban SIF.06

4. Kode proyek SIF adalah MBM 5. Bulan pembuatan surat ditulis dengan angka romawi, contohnya: VII untuk bulan Juli, VIII untuk bulan Agustus, dst. 6. Tahun pembuatan surat ditulis lengkap, contohnya: 2009, 2010, dst. 7. Masing-masing bagian dipisahkan oleh garis miring, tanpa spasi, dan tidak diakhiri titik, contohnya: 001/SP.03/SIF/MBM/VII/2009 Keterangan: 001 : Nomor surat SP.03 : Jenis surat adalah Surat Permohonan SIF : Surat dikeluarkan oleh BPH DINAMIKA MBM : SIF merupakan kegiatan proyek di

bawah BPH MBM VII : Surat dikeluarkan pada bulan Juli 2009 : Surat dikeluarkan pada tahun 2009

• Tanggal surat tanggal surat dikeluarkan, tidak boleh disingkat, contoh: 26 Juli 2009, bukan 26 Juli ‘09, atau 26-07-09

• Lampiran jika surat disertai lampiran. Jika tidak ada lampiran, tidak perlu dicantumkan, contoh: Lampiran: Dua lembar

• Perihal menyatakan isi surat secara singkat. Tiap kata dicetak tebal, digarisbawahi pada tiap kata, dan menggunakan huruf kapital pada huruf awal kata pertama, contoh: Perihal: Permohonan pembicara

• Tujuan surat pihak yang ditujukan dalam surat berupa nama orang/jabatan, instansi, dan alamat keberadaan orang/instansi tersebut.

• Salam PembukaDicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua kemudian diikuti tanda koma.

• Pembukaan merupakan pengantar isi surat.• Isi Surat

Berisi pokok permasalahan ditulisnya surat, dengan bahasa yang sopan dan lugas.

• PenutupBiasanya mengandung harapan pengirim surat atau berupa ucapan terima kasih kepada penerima surat.

• Salam PenutupMenunjukkan rasa hormat penulis surat, dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim.

• Jabatan, tanda tangan, dan nama jelas1. Penulisan jabatan, tanda tangan, nama jelas, disertai NPM rata kiri.

2. Nama jelas menggunakan kapital hanya pada huruf pertama tiap kata dan tanpa tanda kurung.

3. Penulisan NPM tidak diikuti tanda titik di antara huruf ataupun setelah kata NPM. Penulisan angka- angkanya tidak dipisahkan oleh tanda titik.

4. Letak jabatan, tanda tangan, NPM, dan nama jelas untuk jabatan yang lebih tinggi berada di sebelah kiri.

• Tembusan

Berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca surat bahwa surat tersebut dikirim pula kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui isi surat tersebut, dicantumkan hanya jika memang ada pihak lain yang harus mengetahui maksud surat tersebut.

Ketentuan tembusan surat :

1. Jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, nama-nama

instansi diberi nomor urut. Tapi jika hanya satu instansi saja,

maka tidak perlu diberi nomor.

2. Tidak perlu menggunakan kata-kata seperti Yth., Kepada Yth.,

dsb.

3. Tidak dibenarkan mencantumkan kata arsip.

4. Surat kepada Pejabat BPPK harus ditembuskan pada Direktur STAN.

5. Surat kepada Pejabat STAN harus ditembuskan pada Direktur STAN atau

Kepala Sekretariat STAN.

Prosedur Surat Masuk

1. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh kepanitiaan SIF dari pihak ekstern kepanitiaan SIF.

2. Sekretaris SIF wajib memberi nomor dan mencatatnya di buku agenda surat masuk sesuai tanggal penerimaannya kemudian menyerahkannya kepada Ketua Panitian untuk didisposisi.

3. Surat yang ditujukan kepada Ketua Panitia dan kepanitiaan SIF secara umum setelah selesai diproses diserahkan kembali kepada Sekretaris SIF untuk diarsipkan.

4. Surat yang ditujukan kepada bidang di dalam kepanitiaan SIF disampaikan kepada yang bersangkutan setelah didisposisikan oleh Ketua Panitia.

5. Surat yang ditujukan kepada bidang di dalam kepanitiaan SIF diarsipkan oleh sekretaris bidang masing-masing dan salinannya diarsipkan oleh Sekretaris SIF menurut tanggal diterimanya surat.