“Kegiatan Protokoler Divisi Humas PT

Krakatau Steel (Persero) Cilegon”

Lilis Nurlailah (061628)Ilmu KOmunikasi(Humas)

Universitas Sultan Ageng TirtayasaSerang-Banten

Latar Belakang MasalahDalam menghadapi perkembangan ekonomi bisnis,

teknologi, dan hubungan antar manusia di era globalisasi saat ini, dimana situasi dan kondisi yang ada memiliki banyak tantangan, sebuah perusahaan

dituntut untuk bersaing secara ketat dengan perusahaan lain demi terwujudnya citra positif

perusahaan. Seorang Public Relations (PR) profesional yang menjadi tulang punggung dan tolak ukur dari sebuah perusahaan akan menghadapi tugas yang

cukup berat. Kemampuan mereka dalam berkomunikasi sangat menentukan opini publik

terhadap perusahaan atau institusi yang diwakilinya.

Definisi Public Relations (PR) itu sendiri menurut J.C., Seidel adalah proses yang kontinu dari usaha-usaha

manajemen untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para langganannya, pegawainya dan

publik umumnya; ke dalam dengan mengadakan analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri,

serta ke luar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan.

• Seiring perkembangan akan kebutuhan seorang public relations pada suatu organisasi atau perusahan, khususnya untuk di daerah Banten ini sendiri tiap tahun mengalami peningkatan. Semakin pesat kemajuan jaman, keberadaan public relations sudah mulai diakui sebagai tolak ukur keberhasilan perusahaan dalam mendapatkan citra positif dari publik. Karena itu semua, pejabat PR dituntut untuk belajar rendah hati, memiliki kemampuan berkomunikasi, kemampuan berorganisasi, kemampuan untuk dapat bergaul dengan banyak orang, mempunyai integritas diri, mempunyai imajinasi/kreatif dan niat untuk mengembangkan wawasan.

• Untuk menerapkan beberapa teori/materi kehumasan di atas dan melatih kemampuan berfikir rasional para kaum akademis seperti penulis, maka diperlukan kegiatan semacam Job Training. Kegiatan ini sangat penting karena dapat bermanfaat untuk mempersiapakan mahasiswa dan mahasiswi sebagai SDM yang siap terjun ke dunia profesinya sebagai humas.

• Bertolak dari tuntutan tersebut, maka saya melaksanakan Job Training di PT Krakatau Steel (Persero) untuk mempraktekan atau mengaplikasikan kelimuan yang telah didapatkan di bangku kuliah dalam dunia kerja nyata. Dengan kata lain mensikronisasi antara teori dan praktek. Tujuannya adalah untuk mempersiapkan diri menjadi seorang PR professional nanti setelah menyelesaikan pendidikan.

Alasan Pemilihan Instansi– PT. Krakatau Steel (Persero) adalah satu-satunya industri baja terpadu di

Indonesia dan terbesar di Asia Tenggara yang memiliki jangkauan pasar yang luas sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN).

– PT. Krakatu Steel (Persero) merupakan industri baja yang tidak mengesampingkan pelayanan terhadap publik maupun lingkungan sekitar. Sehingga banyak aspek dan manfaat yang dapat dirasakan oleh masyarakat sebagai timbal balik dari berdirinya perusahaan tersebut. Sehingga tercipta opini positif atau citra di masyarakat.

– Keberadaan Divisi Humas di PT Krakatau Steel (perero) atau dulu disebut divisi Humas yang terbilang cukup baik, mempunyai arti penting sebuah komunikasi dalam menciptakan citra/image perusahaan.

– Divisi Humas PT Krakatau Steel telah melaksanakan beberapa program kehumasan seperti kegiatan Protokoler, Community Relations, Media Relations, serta program kerja Humas lainnya yang kompeten dalam dalam pengelolaannya.

– PT Krakatau Steel memiliki program nyata dalam pengelolaan kegiataan keprotokoleran seorang PR untuk melayani publik, baik publik eksternal maupun publik internal.

Fokus Kerja– Fokus kerja yang dilaksanakan di divisi Protocoler and Internal

Communication (PIC) PT Krakatau Steel adalah program kerja yang berkaitan dengan kegiatan protokoler, yaitu kegiatan Humas yang tujuannya membangun, membina hubungan, memberikan, pelayanan kepada publik dan tamu-tamu perusahaan atau kunjungan-kunjungan tamu tentang kinerja dan kegiatan perusahaan dalam rangka menciptakan image atau citra positif perusahaan.

Maksud dan Tujuan Job TrainingMaksud dan tujuan dari dilakukannya Job Training di Divisi Humas PT. Krakatau Steel

(Persero) adalah sebagai berikut:• Untuk memenuhi kurikulum yang telah ditetapkan pada Program S1 Program

Studi Ilmu Komunikasi Konsentrasi Humas Mata Kuliah Job Training di Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

• Membekali mahasiswa dengan pengalaman yang sebenarnya dalam dunia kerja sebagai persiapan guna menyesuaikan diri di dunia kerja dan masyarakat.

• Melatih keterampilan mahasiswa yang diperoleh dari kuliah dan memantapkan disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan..

• Meluaskan pandangan mahasiswa terhadap jenis-jenis kerja yang ada di bidang yang bersangkutan atau tempat kerja dengan praktek dengan segala persyaratan.

• Melengkapi ilmu yang diperoleh di perkuliahan mengenai kehumasan melalui penerapan secara praktis dalam organisasi.

• Dapat melihat, mengamati, dan mengetahui jalannya praktek kerja karyawan di Divisi Protokoler & Internal Communications PT KrakatauSteel (Persero).

• Melatih kemampuan dan kreatifitas penulis dalam membuat kliping berita pada buletin, membuat berita, surat-surat, press release dan lain-lain.

• Melatih kemampuan konatif untuk bersikap lebih baik dalam berinteraksi dengan publik internal dan publik eksternal.

Jadwal Job Training

• Pelaksanaan Praktek atau Job Training di Divisi Humas PT Krakatau Steel (Persero) telah dilaksanakan mulai tanggal 01 September 2009 – 16 Oktober 2009 berdasarkan jadwal yang telah ditentukan oleh pihak Perusahaan, dengan jam kerja:

Hari Masuk Istirahat Pulang

Senin s/d Kamis

08.00 WIB 11.30-12.30 WIB

16.30 WIB

Jum’at 08.00 WIB 11.30-13.30 WIB

17.00 WIB

Tinjauan PustakaDefinisi Public Relations• Setiap perusahaan tentunya memiliki PRO (public Relations Officer)

yang sering sekali berperan penting dalam perencanaan keberhasilan suatu perusahaan. Public relatios itu sendiri diambil dari kata public dan relations. Public yang bercirikan mempunyai kepentingan/perhatian yang sama terhadap suatu isu atau objek tertentu dan tidak harus berada dalam satu wilayah geografis, sedangkan relations berarti hubungan.

• Menurut W. Emerson Reck Public Relations adalah kelanjutan dari proses penetapan kebijaksanaan, penentuan pelayanan-pelayanan dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang-orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan goodwill dari mereka. Kedua, pelaksanaan kebijaksanaan, pelayanan dan sikap adalah untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik-baiknya.

• Dari penjelasan mengenai Public Relation itulah kita ketahui bahwa tugas utama seorang PR adalah membina hubungan baik itu dengan publik internal maupun eksternal perusahaan. Publik internal perusahaan mencakup analisa tentang policy kepegawaian, termasuk upah, honor, dan kesejahteraan karyawan dan dll. Sedangkan public eksternal perusahaan mencakup pers, bank, pemerintah, investor, perusahaan lain, langganan, masyarakat dll. Hubungan dalam suatu perusahaan harus berjalan dengan baik, karena hubungan yang baik akan mendatangkan keuntungan yang baik pula.

Tinjauan Protokol• Keprotokoleran adalah pemberian pelayanan kepada

pimpinan, tamu, masa public, peserta rapat dan lain-lain yang terkait didalam kegiatan resmi.

• Atau secara langsung protokol adalah peran pembawa acara yang nama kerennya MC (Master Of Ceremony).

Aturan Protokol Apabila kita kaji lebih dalam, maka tampaklah bahwa tugas dan fungsi seorang protocol adalah menentukan berhasil atau tidaknya suatu acara penting. Menurut Habdullah, dalam bukunya “Satuan Pelaksana Protokol” menerangkan bahwa seorang yang ditugaskan dalam bidang keprotokoleran harus mengetahui pentingnya aturan protocol, karena :

• ikut menentukan terciptanya suasana / iklim yang mempengaruhi keberhasilan suatu usaha

• menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, walaupun mengandung unsure-unsur yang membatasi gerak pribadi.

• Terciptanya suatu upacara yang khidmat dan tertib• Terciptanya pemberian perlindungan• Terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan

tugas. (1992 : 6-7)

Adapun syarat yang harus dimiliki oleh petugas protokol adalah :• Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-

masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

• Perlu mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan guna menjamin ketentraman lahir bathin di lingkungan kerja, utnuk menjamin tercapainya keberhasilan pelaksanaan tugas.

• Perlu menguasai segala permasalahan, tetapi bukan berarti harus melaksanakan sendiri, tetapi untuk mengetahui apapun aspek kegiatan yang perlu bagi suatu acara. Untuk itu protocol harus mampu memberikan petunjuk kepada bagian lain dalam rangka pelaksanaan acara.

• Mampu mengerti arti pentingnya dekorasi, kebersihan dan keamanan.• Mengerti tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik.• Mampu berpakaian yang baik.Teknik Komunikasi dalam Kegiatan Protokoler• Kegiatan protokoler tidak lepas dari proses komunikasi, karena dalam

pelaksanaannya kegiatan protocol ini menggunakan teknik komunikasi persuasif yang memiliki peranan penting dalam rangka memberitahukan atau menginformasikan seseorang (khalayak) sampai akhirnya seseorang (khalayak) itu dapat mengubah pendapat atau prilaku tanpa ada paksaan dari pihak manapun.

Struktur Pesan dalam Kegiatan Protokoler• Seorang Humas (komunikator) tidak cukup hanya memiliki kredibilitas

yang tinggi, melainkan juga harus mampu membawa atau menyampaikan pesan dengan baik disesuaikan dengan maksud dilaksanakannya komunikasi dalam keprotokoleran

Model Komunikasi– Menurut Carl I.Hovland “Communication is the process by

which individual (the communicator) transmits stimuly (usually verbal symbols) to modify the behavior of other individuals (communicates)”. Bisa diartikan Komunikasi adalah proses dimana seorang individu (komunikator) mengoperkan perangsang (biasanya lambang-lambang bahasa) untuk merubah tingkah-laku individu-individu yang lain (komunikate).

– Communications (Komunikasi) adalah proses penyampaian pengertian antar individu. Semua masyarakat manusia dilandasi kapsitas manusia untuk menyampaikan maksud, hasrat, perasaan, pengetahuan, dan pengalaman dari orang yang satu kepada orang lainnya.(Morre, 2005:86

Komponen komunikasiKomponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar

komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

– Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.

– Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

– Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada komunikan dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.

– Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain.

– Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

Pelaksanaan Program Kerja

• Kliping Surat Kabar Penulis membuat kliping dari surat kabar lokal dan nasional yang memuat berita yang berhubungan dengan PT. Krakatau Steel, baik itu negatif dan positif serta mengenai anak perusahaan berikut berita tentang perkembnagan BUMN. Tujuannya selain monitoring terhadap pemberitaan, kliping juga akan dipublikasikan kepada jajaran Direksi sebagai informasi

• Membuat Sambutan DireksiSalah satu kegiatan utama Humas PT. Krakatau Steel adalah membuat sambutan direksi untuk acara-acara besar seperti, Buka Bersama, Halal Bihalal dan Pemberangkatan Haji. Sambutan yang disusun oleh Humas memiliki fungsi penting yaitu sebagai pengatur aliran informasi sehingga pesan yang disampaikan tetap fokus dan tepat sasaran.

• Membuat Press ReleasePress release adalah salah satu kegiatan publikasi Public Relations. Penulis membuat press release mengenai MOU Vocational Training

• Menjadi Pemandu PLAN VISITSebuah perusahaan besar seperti Krakatau Steel tentunya memiliki stake holder yang sangat luas, karena itu seringkali mereka melakukan kunjungan ke perusahaan. Dari serangkaian kegiatan kunjungan tersebut diantaranya adalah mengunjungi pabrik produksi baja yang terdapat di kawasan industri seperti pabrik Billet, CRM dan HSM. Divisi Humas Krakatau Steel mewakili perusahaan sebagai tuan rumah memandu tamu dengan kegiatan keprotokoleran untuk memberikan kesan yang baik dimata publik.

• Kegiatan Employee RelationsEmployee relations berkaitan dengan kegiatan menciptakan dan mewujudkan hubungan yang harmonis antara pimpinan dengan dengan para karyawan. Karena bertepatan dengan Bulan Ramadhan kegiatan empolyee relations PT. Krakatau Steel direalisasikan dengan kegiatan seperti :– Buka Bersama Antar Karyawan dan Anak Perusahaan serta MUSPIDA Tk. I dan II– Shalat Jum'at berjama'ah (jumling) – Halal Bihalal Direksi, Karyawan serta MUSPIDA Tk. I dan II

• Kegiatan Publikasi dan Penerbitan majalah Internal• Profile PT KS• Analisis Program CSR dari Surat Kabar

Humas PT. Krakatau Steel telah menjalankan berbagai program CSR (Corporate Social Responsibility) bekerja sama dengan PKBL (Program Kemitraan Bina Lingkungan)

• Analisis CitraAnalisis isi berita dalam media monitoring mempunyai dua fungsi, yaitu unutk pencitraan dimana berita memuat langsung nama institusi dengan maksud memberitakan atau mencitrakan sebuah lembaga, ini disebut Berita Primer. Yang kedua adalah untuk dokumentasi, dimana berita tersebut dipandang penting untuk mendukung perusahaan sehingga, perusahaan perlu untuk mengadakan monitoring ini disebut Berita Sekunder. Media massa dalam memberitakan sebuah fakta selalu memilih sudut pandang atau posisi dirinya terhadap subyek berita. Nilai citra yang ditampilkan oleh media massa dikategorikan menjadi tiga : – Cenderung memihak salah satu subyek berita, sehingga kecenderungan

pencitraan subyek tersebut adalah positif.– Bersebrangan dengan subyek berita sehingga kecenderungan pencitraanyaq

adalah negatif.– Posisi netral atau tidak memihak, sehingga mempunyai kecenderungan

pencitraan baik negatif atau positif.• Membuat tulisan berita untuk majalah internal KSG• Mengikuti Kegiatan Protokoler• Melakukan tugas-tugas humas

• Tugas umum Grrup Protokoler Divisi Humas1. Melaksanakan tugas-tugas protokoler Company Event :• Briefing Direksi, Coffee Morning, Sertijab pejabat PTKS, Purna bhakti / karya

bhakti karyawan, Kontrak Manajemen, Pengajian Bulanan, HUT PTKS, HUT RI, Haji Karyawan

• Safari Ramadhan / Jum’at keliling, Buka puasa bersama Muspida/Zakat Fitrah Karyawan, Open House, Halal Bihalal dengan karyawan, Halal Bihalal dengan Muspida, Ulama, dan Tokoh masyarakat, Shooting Film Dokumentasi & Kunjungan tamu VVIP/VIP

2. Melaksanakan tugas-tugas protokoler acara Direksi /Komisaris :• Menghadiri Harijadi Pemda Banten/Cilegon, TNI/POLRI, Adiyaksasss• Hearing dengan DPR RI, DPRD Banten, DPRD Cilegon• Penyerahan bantuan sarana pendidikan, agama, sosial kepada masyarakat Banten

dan Cilegon• Silaturahmi kepada Muspida, Ulama, dan Tokoh Masyarakat • Pisah sambut pejabat Muspida Banten dan Cilegon • Safari Ramadhan, Taraweh berkunjung bersama Walikota Cilegon• Golf .3. Memandu tamu-tamu perusahaan :• - Instansi Pemerintah/eksekutif/legislatif/yudikatif • - Institusi Pendidikan/mahasiswa/pelajar/santri • - Instansi Perusahaan/Bank/Organisasi Profesi• - Customer/Investor/Assesor

KHUSUS• Membuat jadwal kunjungan tamu• Membalas surat permohonan kunjungan• Koordinasi dengan Divisi terkait untuk permintaan akomodasi hotel, transportasi,

tempat acara, perlengkapan tenda, kursi, sound system, LCD, izin masuk kawasan pabrik, dsb.

• Menyiapkan surat undangan• Membuat daftar pejabat yang diundang• Mendistribusikan undangan• Menyiapkan Lay out, daftar hadir, seat card, name table, dsb.• Menjemput dan mengantar tamu dari/ke Bandar Udara• Menempatkan tamu sesuai tata urutan protokoler • Menyiapkan Alat Pelindung Diri ( safety shoes, helmet, ear plug, masker, kacamata,

dan sarung tangan), dan Megaphone sss• Melakukan stock opname inventaris/asset Divisi Humas • Menjadi Pembawa Acara dalam Company/BOD event• Mengurus Haji karyawan bersama Divisi Personalia, Keuangan, Umum, Keamanan,

Bank, dan Departemen Agama• Mengantar dan menjemput karyawan yang melaksanakan haji • Kliping Koran• Meliput acara kegiatan perusahaan dan acara Komisaris, Direksi, dan Periska sebagai

bahan berita Buletin KSG. • Membuat laporan Bulanan KUALIFIKASI• Jujur• Disiplin• Tanggung Jawab• Komunikatif• Kreatif/Inovatif• Kerjasama, dan Akurat

KesimpulanSetelah melakukan job training selama satu bulan lebih penulis dapat menyimpulkan mengenai pelaksanaan dan fungsi tugas seorang Public Relations atau Humas pada Divisi Protokoler & Internal Communication PT. Krakatau Steel (Persero) yaitu sebagai berikut:

• Secara umum Humas pada Divisi Protokoler & Internal Communication PT. Krakatau Steel telah bekerja sesuai dengan pengertian yang telah ditetapkan organisasi.

• Humas PT Krakatau Steel mengadopsi sruktur organisasi yang sifatnya fungsional. Dalam pelaksanaanya, Praktisi Humas di Divisi Humas PT Krakatau Steel melaksanakan pekerjaanya secara fungsional. Masing–masing karyawan dalam organisasi internal divisi humas memiliki. Job Description yang jelas seperti yang telah diuraikan.

• Kegiatan protokoler merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh humas di divisi Protokoler & Internal Communication PT. Krakatau Steel (Persero) Cilegon sebagai bentuk pelayanan dan memberikan pengaturan kepada masyarakat eksternal sehingga dapat mencapai target yang diharapkan pada citra perusahaan.

• Peran sebagai komunikator juga dipegang oleh Humas PT Krakatau Steel. Kepentingan para karyawan yang selalu terkait erat dengan pimpinan, memerlukan seorang perantara guna memudahkan komunikasi baik secara langsung maupun menggunakan saluran komunikasi lainnya.

• Secara umum program kerja Divisi Humas PT Krakatau Steel telah tepenuhi, yaitu menjadi penyambung lidah atau media perantara bagi Publik Internal dan Publik Eksternal Perusahaan. Diantaranya tertuang dalam program kerja humas. Selain itu tanggung jawab dan loyalitas tinggi juga telah ditampilkan

SaranMasukan dan saran bagi Divisi Humas PT Krakatau

Steel :• Agar dapat menjalin kerjasama yang lebih profesional

sebagai suatu kesatuan dalam organisasi, terutama dalam hal koordinasi, karena Public Relations adalah bekerja dalam bentuk tim.

• Mengembangkan iklim komunikasi yang baik, jujur dan terbuka sesama profesi dalam divisi humas. Menanamkan pemahaman dasar-dasar yang harus dimiliki oleh seorang Public Relations dalam hal berkomunikasi dengan orang lain terutama diantara karyawan dalam Divisi Humas PT. Krakatau Steel itu sendiri

• Mengikutsertakan mahasiswa yang melaksanakan job training dalam kegiatan-kegiatan yang dapat menambah wawasan dan keterampilan mahasiswa di bidang kehumasan.