Mengenal Access & Prosedur Merancang ProgramMicrosoft Access merupakan salah satu program yang terdapat di dalam suite Microsoft Office. Micosoft Access berfungsi sebagai program pengolah data, atau dikenal juga sebagai sistem pengelola database (database management system).

Access adalah sebuah sistem database yang “serius” dan menjadi standar bagi database desktop yang lain. Saat ini Access bahkan sudah menawarkan pengembangan sistem database secara client-server dan nTier, sebuah konsep pengembangan sistem database skala besar.

1.1 Keistimewaan AccessSecara praktis keistimewaan Access dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Mudah digunakan. Menggunakan Access hampir sama mudahnya dengan menggunakan Word dan Excel. Jika kita dihadapkan pada kebutuhan untuk membuat program sederhana secara cepat, pastilah akan memilih Access.

2. Tersedia pada hampir semua komputer pribadi (PC). 3. Telah menjadi standar di dalam sistem database.4. Telah menyediakan berbagai kemampuan untuk pengembangan sistem database bahkan untuk skala besar.

1.2 Merancang ProgramKegiatan merancang program merupakan bagian yang terpenting dalam proses pembuatan sebuah program aplikasi. Merancang (design) merupakan salah satu kegiatan perencanaan program. Sebenarnya ada banyak tahap perenecanaan sebuah program aplikasi. Untuk praktisnya, dibagi ke dalam enam tahap, yaitu :

1. Mendeterminasi kebutuhan. Kita seharusnya membuat program yang dibutuhkan, yang dirasakan kebutuhan nya. Jika kita sering membuat kuitansi dan setiap kali membuatnya kita harus mengetikkan data, maka kita bisa membuatkan sebuah program yang merekam data tersebut untuk digunakan pada pembuatan kuitansi berikutnya.

2. Menentukan fungsi yang akan dipenuhi oleh program. Sebuah program tanpa fungsi yang jelas dan terbatas tidak akan pernah diselesaikan pembuatannya. Kita harus menentukan fungsi-fungsi apa saja yang akan dipenuhi oleh program, misalnya apakah program akan mencetak kuitansi saja, atau ada fungsi lain yang hendaknya juga dimiliki oleh program.

3. Mengotomatiskan pekerjaan manual. Setelah menentukan fungsi program, tentukanlah bagaimana fungsi tersebut dipenuhi secara manual. Berdasarkan prosedur manual ini kita bisa membuat prosedur otomatisnya menggunakan komputer.

4. Menentukan fitur program. Sebuah program aplikasi komputer hendaknya bukan hanya sekedar otomatisasi (atau komputerisasi) pekerjaan manual, namun hendaknya memiliki nilai-nilai keunggulan atau kecanggih an melebihi hasil otomatisasi pekerjaan manual. Kemudahan dalam pemasukan data dapat kita sebut sebagai fitur, misalnya pemakai tidak perlu memasukkan data secara lengkap, tetapi cukup mengetikkan beberapa huruf dan program secara otomatis akan melengkapinya (auto complete).

5. Menentukan siapa yang akan menggunakan program. Program yang kita buat tentunya bukan hanya untuk digunakan sendiri. Dengan mempertimbangkan kemampuan dan perilaku pemakai dalam mengguna kan program, kita akan menyusun program yang akan memihak kepada pemakai. Program seperti ini di sebut program yang “user friendly”.

6. Tahap terakhir adalah menentukan development tools (alat pembuatan program) yang akan diguna kan. Penentuan alat pengembangan ini tentunya didasarkan pada pertimbangan yang telah dibuat pada lima tahap sebelumnya. Pilihan untuk menggunakan Micorsoft Access 2002 atau software pemrogram yang lain sebagai alat pengembangan adalah keputusan yang terakhir dan tentu harus dipilih berdasarkan pengetahuan dan pengalaman Anda.

Praktikum 1 : Access Mengenal Access 1–1

Praktikum 1

1.3 DatabaseDalam artian yang sederhana, database bisa disebut sebagai kumpulan dari record dan file-file yang diorganisir untuk kegunaan tertentu. Contoh yang sederhana adalah sebuah katalog perpustakaan :

NO JUDUL PENGARANG PENERBIT TAHUN001-A Access 2000 Jack Stanton Printice Hall 1999002-A Excel 2000 John Canary Printice Hall 1999003-A Windows 2000 Brian Michael McGraw Hill 1999004-A Menanam Jagung Soleh ABC 1985

Pada beberapa database yang sederhana (seperti kumpulan nama dan alamat pelanggan), sebuah software word processing seperti MS Word bisa digunakan untuk menampung dan mengorganisir data tersebut. Atau jika database terdiri dari data yang bersifat angka dan diperlukan perhitungan lanjutan, pengelolaan bisa dilakukan dengan software spreadsheet seperti MS Excel.

Namun jika jumlah data yang dikelola sudah banyak jumlahnya, serta komponen data yang ada sangat beragam dan kompleks, maka penggunaan Word maupun Excel menjadi tidak relevan lagi. Kesulitan timbul jika akan dilakukan berbagai proses penambahan data yang terkait dengan data yang ada pada berbagai file Word atau Excel.

Untuk mengatasi masalah-masalah seperti di atas, seseorang yang ingin mengelola database akan berpaling pada konsep Relational Database Management System (RDBMS).

Dengan RDBMS, sebuah database akan dengan mudah dikelola walaupun jumlah datanya banyak dan kompleks, seperti pendefinisian data, mana data (item) yang akan dimuat ke dalam sebuah database, bagaimana mengelolanya, serta bagaimana membagi data. Pada prinsifnya sebuah RDBMS terdiri dari tiga bagian :

Data Definisian Data Manipulation Data Control

1.4 Microsoft Access Sebagai Software RDBMSMicrosoft Access adalah software RDBMS, dan didesain agar mudah dipelajari dan digunakan secara praktis, hingga seorang pengguna yang masih awam. Namun demikian kemudahan penggunaan Access disertai dengan kinerja yang sangat bagus, hingga Access mampu mengolah database untuk berbagai unit usaha, dari usaha kecil (small business) sampai usaha berskala menengah dengan sangat baik.

Beberapa contoh penggunaan Access :

Usaha Kecil (Small Business) Kegiatan dan proses akuntansi perusahaan. Data mengenai konsumen.

Marketing dan Sales Proses penjualan (order, pengiriman, penagihan dan lainnya). Promosi untuk berbagai macam produk

Kebutuhan Pribadi Buku Alamat Koleksi perpustakaan pribadi

1.5 Kasus Yang Digunakan Pada Praktikum ini

Pengolahan Data Personalia “PT. DUTA JAYA”

Inti kasus adalah upaya perusahaan yang bernama PT. DUTA JAYA yang bergerak di bidang alat-alat perkantoran untuk mendesain sebuah sistem informasi yang mampu mengelola data-data para karyawannya.

Adapun data yang perlu dikelola yaitu :

Data Karyawan, yang meliputi segala hal yang berkenaan dengan karyawan tersebut, seperti Nama Lengkap, Alamat, Tanggal Lahir dan sebagainya. Data ini meliputi karyawan yang sudah ada maupun karyawan yang akan masuk di kemudian hari.

Praktikum 1 : Access Mengenal Access 1–2

Data Absen, yaitu upaya perusahaan untuk mengetahui tingkat kedisiplinan karyawannya, dengan mencatat kapan seorang karyawan masuk kerja dan kemudian pulang kerja. Adapun jam kerja normal adalah pukul 08.00 – 16.00.

Data Gaji, yaitu informasi mengenai jumlah gaji total yang akan diterima seorang karyawan, berdasarkan gaji pokok ditambah tunjangan karena ia menikah dan atau punyai anak.

Data Kredit, yaitu sejumlah kredit yang telah diberikan perusahaan kepada seorang karyawan dan berapa ia telah mengembalikannya.

Pada kenyataannya, kasus ini bersifat sederhana, karena walaupun melibatkan cukup banyak tabel, namun tidak ada hubungan yang seharusnya ada pada tabel-tabel di atas. Hubungan tersebut seperti :

Jika seorang karyawan absen melebihi batas toleransi, apakah ia akan dipotong gajinya? Atau tidak bisa meminjam kredit?

Karyawan berpendidikan SMA apakah dibayar sama dengan karyawan berpendidikan Sarjana?

Apa syarat seorang karyawan bisa mendapatkan kredit? Karena masa kerjanya atau besar gajinya atau karena apa?

Demikian seterusnya bisa dikembangkan berbagai kemungkinan pertanyaan dan hubungan antar tabel. Jadi output yang diharapak PT. DUTA JAYA adalah kemampuan Access untuk mendesain program agar perusahaan bisa menginput data karyawan, mencatat setiap saat karyawan yang masuk dan pulang kerja, gaji yang diterima dan kredit yang telah diberikan serta pembayarannya.

1.6 Arsitektur Access

Di dalam Access ada tujuh buah objek yang biasa digunakan dalam pengoperasian sebuah database Access :

1. TABLE

Sebuah tabel adalah sebuah objek yang berfungsi untuk mendefinisikan dan menyimpan data menurut aturan tertentu. Tabel di Access adalah objek pertama yang harus dibuat dan menjadi dasar bagi pembuatan objek lain. Sebuah tabel terdiri dari :

Fields, atau berupa sebuah kolom pada tampilan tabel Access. Record atau berupa sebuah baris pada tampilan tabel Access. Primary Key atau kunci primer, yaitu satu atau lebih nama field yang bisa menghubungkan

(mengkaitkan) dua tabel atau lebih. Indexes atau indeks, yang berfungsi untuk mempercepat penampilan data.

2. QUERY

Berfungsi untuk menyajikan data yang berasal dari satu atau lebih tabel sesuai dengan yang diinginkan. Dengan menyajikan dalam bentuk tersendiri, lepas dari sebuah tabel, maka query bisa berfungsi untuk memilih data, menghapus, menyortir dan sebagainya.

3. FORM

Form pada dasarnya berfungsi untuk ‘memoles’ tampilan data yang di input lewat tabel. Jika tampilan yang ada pada tabel bersifat standar dan kaku, maka form bisa mengubahnya sehingga tampilan lebih menarik serta ditambah dengan berbagai alat kontrol untuk mengeksekusi berbagai aplikasi.

4. REPORT

Report adalah objek yang berfungsi untuk memformat, menjumlah dan mencetak data-data terpilih.

5. DATA ACCESS PAGE

Objek ini berhubungan dengan penampilan data Access untuk berkoneksi dengan internet, seperti pembuatan file HTML, interaksi dengan intranet dan sebagainya.

6. MACRO

Macro adalah objek yang merupakan sekumpulan perintah (command) yang berfungsi untuk mengerjakan hal-hal yang bersifat rutin.

7. MODULE

Module adalah objek yang berisi sekumpulan prosedur-prosedur yang dibuat dengan menggunakan Visual Basic, yang akan menjalankan suatu operasi tertentu pada Access.

Praktikum 1 : Access Mengenal Access 1–3

Jadi disini tabel adalah inti atau awal dari proses pembuatan dan pengolahan data menjadi informasi dengan meng gunakan Access. Setelah tabel dibuat, maka bisa dilakukan proses dengan bantuan Form, Query, Report dan Page untuk melakukan proses lebih lanjut dengan tabel yang sudah ada, dan kemudian fasilitas Macro dan Modul jika diperlukan proses lebih lanjut yang lebih kompleks.

Praktikum 1 : Access Mengenal Access 1–4