BAB. 3 & 4Formulir & jurnal

FormulirDEFINISIFormulir: adl.Secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. ( diisi dg tgl penj, nama penj, jenis brg, hg brg dll )

FormulirFormulir elektronik: ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik

FormulirManfaat pengolahan data elektronikTidak pernah kehabisan formulirTidak pernah ketinggalan jaman, krn mudah disesuaikan dg perubahan kebutuhan dan peraturan Ketidakefisienan formlr dpt dihindariTdk mungkin penggunaan formlr yg salahKecepatan pengisian formulirPenangkapan data dilakukan sekaliTidak ada data yg mengambangKemudahan dlm pengelolaan formulir

FormulirMANFAATMenetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi Karena setiap transaksi terjadi krn adanya otorosasi dr pejabat yg memiliki wewenangun melakukan transaksi, dan pelaksanaan wewenang hrs dipertangung jwbkn secara tertulis dg memakai frmulir. Bila ada bbrp pejbt tg bertgjwb maka formlr hrs disediakan bbrp kolom unt tand tngnnMerekam data transaksiSemua data yg diperlukan un indetifikasi transaksi direkam pertama kali dlm formulirMengurangi kemungkinan kesalahan Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dlm formulir unt mengurangi kesalahanMenyampaikan informasi pokokBerfungsi sbg sarana un menyampaikan infrms secara intern dlm orgnisasi

FormulirA. GOLONGAN FORMULIRMenurut sumbernyaFormulir yang dibuat digunakan dan disimpan dalam perusahaan ( misalnya : surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debet, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran brg gudang )Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak ekstern( mis : fak.pnj tunai , fak penj kredit, surat order pemb , srt permintaan penawaran harga, bukti kas keluar ,srt order penjualan )Formulir yang diterima dari pihak ekstern ( mis: fak pemb, srt order dr pembeli, pernyataan piutang dari kreitur dan rek koran bank )

FormulirB. Menurut tujuan penggunaannyaFormulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.( digunakan oleh suatu unit orgn unt meminta unit orgn lain unt melakukan suatu tndakan unt kepentingan orgn peminta ) mis ; material requitationFormulir yang digunakan untuk mencatat dilakukannya suatu tindakan.( unt merekam data transaksi yg telah dilakukan ) mis; faktur penjualan

FormulirPRINSIP DASAR PERANCANGAN FORMULIRManfaat tembusan/copy formulir, unt memenuhi beberapa tujuan, perlu dibuat beberapa formulirHindari duplikasi dalam pengumpulan data, data tsb direkam sedemikian rupa,shg dpt memenuhi kebutuhan infrms bagi semua departemenSederhana dan ringkasMemasukkan unsur internal checkPencantuman nama dan alamat perusahaan, ini perlu unt formulir yg dikirim keluar perusahaanNomor identifikasi formulir, unt memudahkan indentifikasi formulirNomor garis pada formulir besar, maksudnya un menghindari kesalahan dlm pengisian formuir besar, maka setiap garis diberi nomer urutCetak garis dalam formulir, ini digunakan unt formulir yg ditulis dg tanganNomor urut tercetakPengisian yang mudah dan hemat waktu, unt mengawasi pemakaian formulir, unt mengindentifikasi ransaksi bisnis serta memudahkan pencarian kembaliSusunan formulir ganda, yang terdiri dari formulir asli dan tembusanPembagian zona

FormulirKAPAN FORMULIR DIPERLUKANSuatu kejadian harus dicatat, maka diperlukan formulir unt merekamnyaInformasi tertentu harus dicatat berulang kaliBerbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukanPenetapan tanggung jawab terjadinya transaksi

FormulirFAKTOR-2 YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAMMERANCANG FORMULIRSiapa saja yang memerlukan unt mendapatkan informasi dari formulir tsb.Adakah formulir lain yg sdg dirancang atau digunakan berisi informasi yg samaApakah unsur-2 yg dicantumkan dlm formulir telah disusun menurut urutan yg benarApakah formulir akan memerlukan tulisan tangan atau pemrosesan dg mesin, atau kedua-2nyaApakah akan diisi dg pensil, tinta, mesin ketik, hal ini untmenentukan jenis kertas , serta jml ruang yg disediakanApakah akan disimpan di dalam suatu arsip

FormulirDOKUMEN SUMBER DAN DOKUMENPENDUKUNGDokumen Sumber: Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.Dokumen pendukung: Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

JurnalPENTINGNYA JURNALSebagai petunjuk untuk menemukan sumber data transaksiPenyedia ringkasan data yang akan ditampung dalam rekening buku besar.

Jurnal PRINSIP DASAR PERANCANGAN JURNALJumlah jurnal yang memadai, disesuaikan dg jenis transaksi an frekwensi kejadiannyaMemisahkan transaksi kedalam penggolongan pokok tertentu, sesuai dg kegiatan yang ada dlm preshPenggunaan jurnal berkolom, unt memudahkan pembukuan yg bersangkutan dg buku besarNama kolom sesuai dengan nama rekening dlm buku besarKolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka dalam buku besar.Pekerjaan menyalin dari dokumen sumber minimalPertanggungjawaban kebenaran informasi, cat dlm jurnal dpt diverifikasi ketelitian dan kebenarannya

Jurnal JENIS JURNAL:Jurnal Khusus:Jurnal yang digunakan untuk menampung transaksi tertentu.Jurnal penjualan, unt mencatat penj kredit maupun tunaiJurnal pembelian,unt mencatat pemb. kreditJurnal penerimaan kas, unt mencatat penj tunai dan penerimaan piutangJurnal pengeluaran kas, mencatat transaksi pengeluaran kas

Jurnal Umum:Jurnal yang dapat digunakan untuk menampung semua transaksi perusahaan selain yang ditampung dalam jurnal khusus.

Jurnal METODE PENCATATAN DATA KEDALAM BUKU JURNALDengan pena, tulisan tanganDengan mesin pembukuanDokumen sumber sebagai jurnalDengan komputer

Jurnal LANGKAH DALAM PERANCANGAN JURNAL:Studi terhadap karakteristik transaksi perusahaan,transaksi yg berfrekuensi tinggi dibuatkan jurnal khusus, yng frekuensi rendah ckp jurnal umumPembuatan jurnal standar, unt mencatat transaksi yg berfrekuensi tinggiPerancangan jurnal, kolom dlm jurnal ditentukan dg tingginya frekuensi terkaitnya rekening tertentu