BAB IVDEPARTEMEN PRODUCTION PLANNING AND INVENTORY CONTROL (PPIC)

IV.1. Gambaran Umum PPICDepartemen PPIC adalah departemen yang menghubungkan bagian marketing dan bagian produksi dengan cara membuat perencanaan produksi sesuai jumlah stok barang di gudang dan barang work in process, sesuai dangan forecasting bagian marketing dan sesuai dengan kapasitas produksi. Departemen PPIC memiliki wewenang untuk merencanakan produksi dan mengendalikan persediaan (inventory control) bahan baku dan bahan pengemas dan produk jadi.

Petugas SortirOperator CodingSupervisor CodingPPIC OfficerAssistenOperatorOperatorAssistenSupervisor Gudang Bahan Awal dan PengemasGambar 4.1. Struktur Organisasi Departemen PPICPPIC ManagerGM Manufacturing

Supervisor Gudang Produk Jadi

IV.2. Tugas Departemen PPICIV.2.1. Perencanaan Produksi (Production Planning)Perencanaan Produksi dengan menerjemahkan forecasting dari bagian marketing, kemudian dilakukan pemeriksaan jumlah stok produk jadi (produk siap jual) dan produk work in process (produk ruahan). Jika jumlah produk jadi dan produk work in process berada di bawah stok level, maka dilakukan perencanaan produksi.Pada perencanaan produksi, PPIC menerima Sales Forecast dari bagian Marketing, kemudian dibuat rencana produksi. Sales Forecast dan pembuatan rencana produksi dibuat secara tahunan. Rencana produksi tahunan tersebut di-breakdown menjadi rencana produksi bulanan, yang kemudian di-breakdown lagi menjadi rencana produksi mingguan. Rencana produksi mingguan tersebut diberikan kepada Bagian Produksi, kemudian Bagian Produksi menyusun rencana produksi harian dan melakukan proses produksi. Rencana produksi mingguan dibuat berdasarkan kapasitas produksi yang ada serta berdasarkan ketersediaan dan kesiapan alat produksi. Apabila terjadi fluktuasi penjualan, dilakukan pengecekan ulang rencana produksi tahunan setiap bulannya dengan menyesuaikan kondisi penjualan yang sebenarnya. Pembuatan rencana produksi dilakukan berdasarkan beberapa faktor, antara lain:a. Jumlah sediaan yang dimilikib. Waktu penyelesaian pemesanan yang disesuaikan dengan kemampuan sumber daya yang dimiliki.c. Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan Perencanaan produksi dilakukan dengan menggunakan sistem kebijakan stock level (jumlah stock berbanding permintaan pasar). Kebijakan stock level ditentukan oleh manajemen PT Meprofarm. Stock Level merupakan stock minimum produk jadi tertentu yang boleh disimpan oleh departemen PPIC. Jumlah stock sendiri dihitung dengan menjumlahkan stock tahun terakhir (stock siap jual) dan stock belum siap jual (belum release atau sementara dalam proses produksi).

Tabel 4.1. Stok minimum yang diperbolehkan (stock level) beberapa jenis sediaan

No.Jenis SediaanStok Minimum

1.Tablet biasa2,5 bulan

2.Tablet salut3 bulan

3.Sirup dan suspensi2 bulan

4.Semi padat2,5 bulan

5.Sediaan steril3 bulan

6.Produk Cefalosporin3 bulan

7.Injeksi cair3 bulan

8.Kapsul3 bulan

9.Toll out3 bulan

Maksud dari stock level tablet selama 2,5 bulan adalah apabila rasio antara jumlah stok produk (produk siap jual maupun produk setengah jadi) dengan sales forecast (perkiraan penjualan) yang didapatkan dari bagian pemasaran pada bulan Februari lebih dari 2,5 maka bagian PPIC belum dapat belum dapat merencanakan proses produksi tablet pada bulan Februari. Apabila pada bulan Maret rasio antara jumlah stok produk dengan sales forecast kurang dari 2,5 maka bagian PPIC dapat merencanakan proses produksi tablet. Begitu pula dengan sediaan lain dengan kebijakan stock level yang berbeda-beda. Dengan cara ini dapat diperoleh hasil positif sebagai berikut:a. Tercapainya saling pengertian antar Bagianb.Tercapainya keseimbangan dalam Inventory (bahan baku, WIP, produk jadi).c. Terciptanya program sarana produksi yang seimbang dan stabil. d.Memaksimalkan sumber daya (pegawai, mesin, alat, dan ruang penyimpanan).e. Investasi minimal pada produk setengah jadi (Work In Process). f. Hemat biaya penyimpanang. Angka kerusakan dan cacat produk rendah.IV.2.2. Pengendalian Persediaan (Inventory Control)1.) Pengadaan persediaan Pengadaan persediaan berfungsi untuk menjaga persediaan yang dimiliki berada pada batas optimalnya. Tujuan diadakannya persediaan adalah: a. untuk memberikan layanan terbaik pada pelanggan.b. untuk memperlancar proses produksic.untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stock out). d. untuk menghadapi fluktuasi harga.2.) Pengendalian biaya Pengendalian persediaan memiliki peran penting karena kegiatan pengadaan dana pengelolaan persediaan memerlukan banyak biaya, tetapi kedua kegiatan tersebut tidak signifikan dalam menambah added value suatu produk. Oleh karena itu, kondisi persediaan tidak boleh terlalu sedikit maupun berlebih. Persediaan yang terlalu sedikit dapat membatasi atau menghambat kegiatan produksi dan pemasaran, sehingga menimbulkan kerugian akibat hilangnya kesempatan menjual produk. Persediaan yang berlebih dapat menyebabkan terjadinya penumpukan di gudang, sehingga return of investment bertambah lama dan biaya yang dikeluarkan untuk pengelolaanya semakin besar, akibatnya industri tersebut dapat menderita kerugian. Terdapat 5 kategori biaya yang berhubungan dengan keputusan persediaan, yaitu:a.Biaya pemesanan (order cost )b.Biaya penyimpanan (carrying cost or holding cost).c. Biaya kekurangan persediaan (stock out cost).d. Biaya yang dikaitkan dengan kapasitas.e. Biaya barang atau bahan itu sendiri.

IV.2.3. Gudang PPICGudang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan produk jadi yang belum disalurkan, untuk melindungi bahan (baku, pengemas, dan produk jadi) dari pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga dan melindungi obat dari kerusakan.Gudang PT. Meprofarm telah memenuhi semua persyaratan yang tertera pada CPOB, syarat tersebut antara lain:a.Harus ada protap (Prosedur Tetap) yang mengatur tata cara kerja Bagian Gudang.b. Gudang harus cukup luas, terang, dan dapat menyimpan bahan dalam keadaan kering bersuhu sesuai persyaratan, bersih, dan teratur.c. Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah terbakar dan mudah meledak. d.Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status karantina atau ditolak.e.Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling.f. Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First in First Out) atau FEFO (First Expired First Out).Gudang PT Meprofarm didesain untuk menjamin kondisi penyimpanan yang baik, yaitu area yang bersih, kering mendapat penerangan yang cukup, serta suhu yang diatur dan dijaga secara konsisten. Jika dibutuhkan kondisi khusus maka kondisi tersebut disiapkan, dikendalikan, dipantau, dan dicatat. Catatan pemantauan suhu di gudang terdapat di setiap rak atau ruang penyimpanan bahan awal, bahan pengemas, dan produk jadi. Pemantauan suhu ini dilakukan setiap hari oleh operator gudang dengan alat thermometer. PT Meprofarm mengendalikan serangga terbang digudang dengan flying catcher atau insect killer yang menggunakan lampu UV. Untuk bahan-bahan yang mudah terbakar juga disediakan gudang khusus (dedicated).Gudang PT. Meprofarm dibagi menjadi 3 macam, yaitu: 1.) Gudang bahan awalBahan awal yaitu semua bahan, baik yang berkhasiat maupun tidak berkhasiat, baik yang berubah maupun tidak berubah, yang digunakan dalam pengolahan obat walaupun tidak semua bahan tersebut masih terdapat didalam produk ruahan. Bahan awal yang disimpan di gudang dapat diletakkan diruang AC dengan suhu 15-25oC atau di rak bahan awal dengan suhu 25-30oC, disesuaikan dengan persyaratan kondisi penyimpanan tiap bulan. Selain itu, gudang bahan awal juga dilengkapi dengan tempat khusus untuk penyimpanan sementara bahan awal yang ditolak dan ruang sampling.Pemeriksaan bahan awal meliputi:a.Kesesuaian bahan awal yang diterima (nama bahan awal, jenis, jumlah, supplier) dengan pesanan (PO/purchasing order).b. Kondisi umum atau fisik bahan awal yang diterima dan keutuhan kemasan.c.Kelengkapan Certificate of Analysis (CoA) sesuai dengan bahan awal.d. Pemeriksaan mutu dengan pengambilan sejumlah sampel bahan awal.Pemeriksaan mutu terhadap bahan awal disesuaikan dengan parameter-parameter yang tercantum dalam CoA atau terhadap spesifikasi yang telah ditetapkan. Selama dilakukan pengujian mutu, bahan awal disimpan di rak khusus dan diberi label karantina oleh petugas gudang yang ditunjuk dan sudah diberi pelatihan yang memadai. Bahan awal yang tidak lulus uji ditandai dengan jelas, disimpan terpisah pada tempat khusus, dan segera di-retur kepada pemasok (Supplier) atau sesuai dengan perjanjian. Bahan awal yang sudah diluluskan disimpan digudang sampai ada permintaan dari departemen produksi untuk digunakan dalam pembuatan obat.2.) Gudang bahan pengemasBahan pengemas adalah setiap bahan, termasuk bahan cetak, yang digunakan dalam proses, tetapi tidak termasuk kemasan luar yang digunakan untuk transportasi atau keperluan pengiriman keluar pabrik. Bahan pengemas primer adalah bahan pengemas yang pemakaiannya bersentuhan langsung dengan produk yang dikemas, seperti botol sirup, vial, dan alumunium foil. Bahan pengemas sekunder adalah bahan pengemas yang pemakaiannya tidak bersentuhan langsung dengan produk yang dikemas, seperti outerbox, etiket, sendok, rondo, pipet tetes, dan lain-lain.Bahan pengemas yang disimpan di gudang dapat diletakkan diruang AC dengan suhu 15-25oC, disesuaikan dengan persyaratan kondisi penyimpanan tiap bahan. Selain itu, gudang bahan pengemas juga dilengkapi dengan tempat khusus untuk penyimpanan sementara bahan pengemas yang ditolak. Label etiket dan brosur disimpan diruang penyimpanan khusus dan dikunci. Tiap bets bahan pengemas yang disimpan di gudang didokumentasikan dengan kartu stok dan stok bahan pengemas yang mempunyai tanggal kadaluwarsa paling dekat terlebih dahulu (FIFO/FEFO).Pemeriksaan pengemas meliputi:a.Kesesuaian bahan pengemas yang diterima (nama bahan pengemas, jenis, jumlah, supplier) dengan pesanan (PO/Purchasing order).b. Keutuhan kemasan dan kondisi bahan pengemas yang diterima.c. Pemeriksaan mutu dengan pengambilan sejumlah sampel bahan pengemas.Pemeriksaan mutu terhadap bahan pengemas disesuaikan dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Selama dilakukan pengujian mutu, bahan pengemas disimpan di rak khusus dan diberi label karantina oleh petugas gudang yang ditunjuk dan sudah diberi pelatihan yang memadai. Bahan pengemas yang tidak lulus uji ditandai dengan jelas, disimpan terpisah ditempat khusus, dan segera di-retur kepada pemasok (supplier) atau sesuai dengan perjanjian.Pemeriksaan mutu bahan kemas primer antara lain uji kebocoran vial atau botol, sedangkan pemeriksaan bahan pengemas sekunder antara lain pemeriksaan redaksi, kesesuaian warna dan hasil pencetakan label atau etiket, serta semua kotak kemasan. Bahan pengemas yang sudah diluluskan, disimpan di gudang sampai ada permintaan dari departemen produksi untuk digunakan dalam penggunaan obat.3.) Gudang produk jadiProduk jadi adalah produk yang telah melalui seluruh tahap proses pembuatan termasuk pengemasan sekunder. Produk jadi yang disimpan digudang dapat diletakkan di ruang cool storage (2-8oC), di ruang AC (15-25oC), rak produk jadi (25-30oC), atau ruang OKT (Obat Keras Tertentu), disesuaikan dengan persyaratan kondisi penyimpanan tiap produk. Ruang produk psikotropik selalu dalam keadaan dikunci dan kunci menjadi tanggung jawab supervisor gudang produk jadi. Selain itu, gudang produk jadi juga dilengkapi dengan tempat khusus penyimpanan sementara produk kembalian (retur) dari distributor atau apotek dan tempat khusus untuk penyimpanan sementara produk yang ditolak.Kegiatan di gudang produk jadi meliputi: a.) Penerimaan produk jadi dari pengemasan (departemen produksi)produksi menyerahkan produk jadi ke gudang produk jadi disertai dengan bon serah terima produk sebagai dokumentasi manual. Bon tersebut di-input ke MIS (management information system).

b.) Penyimpanan produk jadi jenis produk jadi yang disimpan digudang meliputi:1. produk status dalam karantina 2. produk yang telah diluluskan 3. produk yang ditolak4. produk yang dikembalikan 5. produk yang ditarik dari peredaran Produk jadi yang telah diluluskan disimpan di gudang sampai ada permintaan dari distributor untuk dipasarkan. Penyimpanan produk jadi harus memperhatikan suhu penyimpanan yang disyaratkan untuk tiap produk. Aturan umum yang ditetapkan adalah FIFO atau FEFO. Produk yang lebih dahulu mencapai tanggal kadaluwarsa di simpan di rak bagian bawah agar lebih mudah dijangkau untuk dikeluarkan lebih dahulu.Produk jadi dalam status karantina (masih dalam proses review batch record oleh departemen QA) disimpan di daerah terpisah, sehingga area tersebut diberi penandaan yang jelas (berupa rantai berwarna kuning), produk jadi yang ditolak, dikembalikan, atau ditarik dari peredaran, masing-masing disimpan di tempat khusus dan terkunci.c.) Pengiriman produk jadi ke distributorDistributor memesan produk melalui bagian marketing. fax yang berisi nama dan jumlah produk yang diminta distributor diterjemahkan oleh MIS menjadi delivery order yang kemudian dicetak oleh supervisor gudang produk jadi. Delivery order berisi nama barang, satuan, nomor berts, tanggal kadaluwarsa (expired date), dan jumlah obat yang dipesan. Produk jadi disiapkan oleh operator gudang sesuai dengan delivery order. Kemudian produk tersebut dikirim setelah dilakukan pengecekan supervisor, supir yang akan membawa mobil box, dan operator gudang. Delivery order disimpan oleh bagian Accounting, arsip kantor pusat, dan arsip distributor sebagai dokumentasi. Pengiriman obat keluar Pulau Jawa biasanya dilakukan melalui jalur udara dan laut. Distributor utama PT Meprofarm adalah PT Millenium Pharmacon Internasional, PT Kalista Prima, PT Penta Valent.d.) Perhitungan produk jadiPerhitungan stok (stock opname) dilakukan dua kali dalam satu bulan yaitu pada awal bulan dan tengah bulan. Kegiatan ini dilaksanakan oleh operator gudang dan staf Cost Accounting.e.) Penerimaan produk kembalian suatu produk dikembalikan antara lain disebabkan karena produk tersebut sudah mendekati tanggal kadaluwarsa atau kemasannya rusak. Produk yang dikembalikan karena sudah mendekati tanggal kadaluwarsanya akan diganti dengan produk baru. Hal ini berlaku jika pengembalian produk tersebut dilakukan tiga bulan sebelum tanggal kadaluwarsa dan distributor menerapkan sistem FIFO dan FEFO dalam pengeluaran produk. Produk yang dikembalikan karena kemasannya rusak akan dilakukan re-packing (pengemasan ulang). Keputusan dilakukan atas persetujuan departemen QA dan didokumentasikan. 4.) Penandaan (coding) bahan pengemasmulai tahun 2011, PPIC juga melaksanakan kegiatan penandaan (coding) terhadap bahan pengemas seperti outerbox dan label atau etiket. Penandaan tersebut meliputi: no. batch (nomor bets), manufacturing date (tanggal produksi), expired date (kadaluwarsa), dan Harga Eceran Tertinggi (HET). Kegiatan tersebut dilakukan di coding area dan tiap area untuk satu mesin coding diberi pembatas agar tidak terjadi mix up. Selain itu, coding area juga dilengkapi dengan mesin untuk melipat brosur. 2324