PERATURAN PEMERINTAHKELUARGA MAHASISWA FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS ANDALAS NOMOR 1 TAHUN 2015

TENTANGTATA ARAHAN KERJA

PRA HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI GIZIKELUARGA MAHASISWA FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS ANDALAS

DENGAN RAHMAT ALLAH YANG MAHA ESAKETUA UMUM KELUARGA MAHASISWA

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS ANDALAS

Menimbang : a. bahwa Tata Arahan Kerja merupakan acuan yang berisi penjabaran kerja pengurus sesuai dengan posisinya dalam kepengurusan dan pedoman yang berisi petunjuk teknis pelaksanaan program, kegiatan dan keadministrasian yang menjadi landasan setiap kebijakan yang dilakukan oleh inti, biro maupun departemen Pra Himpunan Mahasiswa Program Studi Gizi Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas;

b. bahwa Tata Arahan Kerja berfungsi memberikan penjabaran kerja pengurus dalam pelaksanaan kinerja, standardisasi dalam pelaksanaan kesekretariatan dan administrasi umum, dan mekanisme kontrol dalam pengembangan organisasi melalui dokumentasi semua kegiatan di lingkungan Keluarga Mahasiswa Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas;

c. bahwa Tata Arahan Kerja bertujuan agar seluruh kebijakan dan kegiatan keorganisasian dapat berjalan secara terorganisir, tepat sasaran, rapi dan tertib sehingga terbentuk suatu profesionalisme kinerja Lembaga Keluarga Mahasiswa Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas;

d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu dibentuk Peraturan Pemerintah tentang Tata Arahan Kerja .

Mengingat : Pasal 16 Undang-Undang Dasar Negara Bagian Keluarga Mahasiswa Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas;

Menetapkan : PERATURAN PEMERINTAH TENTANG TATA ARAHAN KERJA

BAB IKETENTUAN UMUM

PengertianPasal 1

(1) PP TAK merupakan peraturan yang dikeluarkan oleh Ketua Umum BEM KM FKM Unand tentang arahan kerja Pra Himpunan Mahasiswa Program Studi Gizi Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas selama periode kepengurusannya.

(2) Pra Himpunan Mahasiswa yang selanjutnya disingkat Pra Hima

BAB IIPENJABARAN KERJA PENGURUS

Pasal 21) Ketua Pra Hima adalah orang yang memimpin jalannya organisasi2) Penjabaran kerja ketua Pra Hima adalah :

a. Memimpin organisasi agar berjalan sinergisb. Berusaha mewujudkan visi dan misinya sebagai Ketua pada periode kepengurusannyac. Berperan sebagai pengambil keputusan tertinggi pada tataran operasioanal organisasi

dengan atau tanpa melakukan koordinasi dengan Ketua BEMd. Menjadi motor pembangun kesolidan antar penguruse. Memiliki kedekatan secara hati dan pikiran dengan seluruh pengurus

Pasal 3 (1)Wakil Ketua Pra HIMA adalah orang yang menjadi wakil organisasi bila Ketua Pra Hima

berhalangan hadir sementara maupun permanen

(2)Penjabaran kerja:

a. Memimpin organisasi jika Ketua Pra HIMA berhalangan

b. Memberi saran kepada Ketua dalam pengambilan keputusan atau kebijakan terkait internal HIMA

c. Menjadi tempat konsultasi dan permintaan second opinion terhadap permasalahan HIMA

d. Bertanggung jawab untuk membangun kesolidan internal pengurus secara moral, emosional dan manajerial

Pasal 4(1) Sekretaris PRA HIMA adalah orang yang menjadi sumber informasi

(2) Penjabaran Kerja :

a. Menjadi sumber dan metode penyampaian informasi yang menggambarkan tentang keadaan internal dan eksternal.

b. Bertindak sebagai notulensi dan yang bertugas mendata absensi dalam rapat

c. Mengelola sistem organisasi,sistem administrasi,dan sistem informasi selama kepengurusan d. Mengontrol dan berkoordinasi dengan Biro Kesekretariatan yang secara struktural berada di

bawahnya.e. Membuat dan memperbarui sistem manajemen organisasi seperti sistem administrasi,surat

menyurat,sistem informsi,dan lain-lain.

Pasal 5(1) Bendahara PRA HIMA adalah orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan keuangan PRA

HIMA

(2) Penjabaran Kerja :

a. Membuat anggaran dan mengatur pengeluaran serta pemasukan dana kas PRA HIMA yang berkoordinasi dengan bendahara umum

b. Melaksanakan transparasi dan pelaporan berkala pada setiap rapat evaluasi yang berkoordinasi

dengan Pra Hima

c. Menerapkan ilmu akuntansi secara profesional mencakup sistem akuntansi, format laporan keuangan, siklus akuntansi,dan lain-lain

d. Memberikan laporan triwulan sebagai publikasi neraca keuangan Pra HIMA yang berkoordinasi dengan bendahara umum

Pasal 6(1) Koordinator biro adalah orang yang memimpin dan bertanggung jawab terhadap kinerja biro yang

dipimpinnya(2) Penjabaran Kerja:

a. Menunjang aktivitas Pra HIMA Prodi Gizi FKM Unand secara internalb. Membantu dan memback-up pengurus inti yang secara struktural berada di atasnyac. Memimpin dan mengoordinasikan jalannya program kerja biro yang besangkutan bersama

anggotanya d. Menjadi perwakilan dan juru bicara biro terkait dengan hal-hal yang terjadi pada biro yang

bersangkutane. Bertanggung jawab dalam menjalin kesolidan anggota dan menjadi orang pertama yang

memberikan perhatian dan solusi bila anggota bermasalah.

Pasal 7 (1) Koordinator departemen adalah orang yang memimpin dan bertanggung jawab terhadap kinerja

departemen yang dipimpinnya(2) Penjabaran Kerja:

a. Melaksanakan aktivitas PRA HIMA Prodi Gizi FKM Unand terutama secara eksternal

b. Membantu dan memback-up pengurus inti c. Memimpin dan mengkoordinasikan jalannya program kerja departemen yang besangkutan

bersama anggotanya serta mengontrol kepanitiaan yang berada di bawahnya d. Menjadi perwakilan dan juru bicara departemen terkait dengan hal-hal yang terjadi pada

Departemen yang bersangkutane. Bertanggung jawab dalam menjalin kesolidan anggota dan menjadi orang pertama yang

memberiakan perhatian daan solusi bila anggota bermasalah.

Pasal 8(1) Sekretaris Biro / Departemen adalah orang menjadi wakil bila koordinator berhalangan sementara

(2) Penjabaran Kerja :a. Membantu dan memback-up koordinator dalam menjalankan kerja Biro/Departemen b. Membuat program kerja Biro/Departemen yang bersangkutan sesuai hasil keputusan

Biro/Departemen di awal kepengurusan c. Membuat dan mengarsipkan administrasi Biro / Departemen secara rapi dan lengkap

termasuk laporan kegiatan yang berada di Biro / Departemennyad. Membuat laporan triwulan dan laporan pertanggungjawaban akhir Biro / Departemen

tersebut serta menyerahkannya secara langsung kepada Biro Kesekretariatane. Bertanggung jawab untuk membangun kesolidan internal Biro / Departemen secara moral,

emosional dan manajerial.

Pasal 9

(1) Bendahara Biro/ Departemen adalah orang mengantur aktivitas keuangan Biro/Departemen tersebut

(2) Penjabaran Kerja :a. Membuat anggaran awal Biro / Departemen yang besangkutan sesuai perkiraan dana pada

program kerja di awal kepengurusanb. Membuat dan mengarsipkan laporan keuangan Biro / Departemen secara rutin, rapi dan

lengkap termasuk laporan keuangan Kegiatan yang berada di Biro / Departemennya c. Membuat laporan triwulan dan laporan pertanggungjawaban akhir keuangan Biro /

Departemen tersebut serta menyerahkannya secara langsung kepada Bendahara BEMd. Merumuskan strategi dan program fundraising Biro / Departemen bersangkutan bila

diperlukan.

Pasal 10

(1) Biro Kesekretariatan adalah biro yang bertanggung jawab untuk mengelola sistem administrasi dan kesekretariatan Pra Himpunan Mhasiswa Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas

(2) Penjabaran Kerja :a. Mengelola database pengurus Pra HIMA Prodi Gizi FKM Unand

b. Mengelola arsip-arsip Pra HIMA Prodi Gizi

c. Berkoordinasi dengan dengan sekretaris BEM dalam membuat dan mengup-date format sistem administrasi dan persuratan, format program kerja, format laporan triwulan

biro/departemen, format laporan rapat pengurus, format LPJ, format notulensi, Petunjuk Pelaksanaan (juklak) kepanitiaan atau kegiatan, format proposal kepanitiaan, format LPJ kepanitiaan dan lain-lain

d. Membantu Ketua PRA HIMA dan Sekretaris PRA HIMA dalam menyusun agenda rapat pengurus

e. Mencatat setiap surat masuk dan keluar

f. Membuat notulensi setiap rapat pengurus dan rapat presidium

g. Mengumpulkan Program Kerja Biro/ Departemen, laporan triwulan, notulensi Biro/ Departemen, LPJ Panitia, Laporan Perjalanan Delegasi dan diarsipkan berdasarkan jenisnya

h. Melakukan kegiatan personalia yang sifatnya dapat meningkatkan suasana kekeluargaan dalam ruang senat pada khususnya.

Pasal 11

(1) Biro Dana Usaha adalah biro yang melakukan aktivitas yang dapat menjadi sumber dana bagi Pra Himpunan Mahsiswa Gizi Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas.

(2) Penjabaran Kerja :a. Menyusun strategi dan taktik pendanaan bersama dengan Bendahara Pra HIMAb. Mengadakan kegiatan usaha yang kreatif dan produktif untuk mensuplai dana bagi

organisasi c. Melanjutkan dan menjalin kerjasama dengan berbagai pihak terkait dalam kegiatan

fundraising.d. Memiliki database donatur, sponsor, rekanan, dan sejenisnya untuk kelancaran pemasukan

dana.

Pasal 12(1) Departemen Informasi Dan Komunikasi adalah departemen yang mengelola sistem

informasi, komunikasi dan publikasi antara Pra Himpunan Mahasiswa Program Studi Gizi Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas dengan publik kampus dan lembaga formal kampus

(2) Penjabaran Kerja :a Sebagai public relation Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand dengan civitas

akademika.b Memperkenalkan Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand secara aktif dan sistematik

kepada masyarakat kampus berupa struktur kepengurusan dan program kerja berupa pamflet, majalah dinding,dan lain-lain

c Mengup-date dan mempublikasikan dokumentasi kegiatan Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand ke media cetak (seperti mading, buletin) dan media elektronik (seperti website) sehingga kegiatan yang akan dilaksanakan dapat dinikmati seluruh civitas academika FKM Unand

d Mengelola papan informasi eksternal dengan memberi informasi terbaru yang terjadi di Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand, Dekanat, maupum luar kampus.

e Membuat peraturan penempelan informasi di papan informasi mahasiswa.

Pasal 13

(1) Departemen Hubungan Luar adalah departemen yang berkutat mengurus hubungan Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand ke luar kampus, membangun jaringan dengan elemen luar kampus termasuk alumni, Universitas Andalas serta transfer informasi-informasi aktual dari universitas, regional dan nasional

(2) Penjabaran Kerja :a Membangun jaringan dengan Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas dan Universitas

Andalas maupun Himpunan Mahasiswa Fakultas lain dan organisasi luar kampus yang memiliki kesamaan visi

b Aktif dalam kegiatan-kegiatan forum pertemuan mahasiswa gizi untuk mengharumkan nama program studi gizi.

c Melakukan upaya-upaya peningkatan kerjasama dan hubungan dengan alumni program studi gizi fakultas kesehatan masyarakat Unand

d Membangun dan meningkatkan hubungan dengan pemerintah, lembaga negara ,lembaga eksternal dan lembaga masyarakat lainnya

Pasal 14

(1) Departemen Kajian Strategis adalah departemen yang bertanggung jawab untuk mengkaji dan mengkritisi hal-hal yang terkait dengan kegiatan kemahasiswaan kampus serta kajian dituangkan dalam bentuk opini dan peraturan pemerintah, baik itu internal maupun eksternal kampus, kemudian juga bertanggung jawab mengenai urusan dalam negeri terutama administrasi kewarganegaraan

(2) Penjabaran Kerja :a. Melakukan kajian dan analisis terhadap masalah-masalah internal maupun eksternal

untuk kemajuan Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand berdasarkan urgensitasb. Melakukan analisa SWOT dan mengonsep pelaksanaan program kerja

Biro/Departemen lainnya menurut kebutuhan. c. Melakukan konsultasi/temu tokoh yang dianggap lebih berpengalaman dan mengetahui

situasi/kondisi yang berkembang demi kemajuan skill dan wawasan pengurus BEM ataupun staff kastrat khususnya

d. Mefasilitasi elemen-elemen KM dalam mengadakan pertemuan untuk musyawarah bersama dalam Temu KM

e. Mengatur dan mengawasi administrasi warga negara Keluarga Mahasiswa Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas

f. Menjaga komunikasi dan koordinasi dengan Kastrat BEM FKM Unand dan stakeholder terkait

BAB IIISISTEM KOORDINASI INTERN PENGURUS HARIAN

Pasal 15

(1) Untuk menjalankan fungsi koordinasi, evaluasi, dan pengembangan organisasi maka dijewantahkan dalam bentuk rapat baik dalam lingkup Biro/Departemen maupun pengurus keseluruhan.

Pasal 16 Jenis-jenis rapat :

1. Rapat Kerja dilaksanakan di tengah tahun masa kepengurusan dengan agenda merencanakan, membahas dan menetapkan program kerja serta pembuatan time schedule global, dan konsolidasi yang dianggap penting serta diikuti oleh seluruh pengurus Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand

2. Rapat Pengurus Inti dilaksanakan minimal 1x seminggu dengan agenda pengembangan organisasi

(program, aktivitas, budaya organisasi), mengevaluasi keberhasilan secara kualitatif dan kuantitatif

program kerja Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand, dan pembicaraan hal-hal strategis serta

diikuti oleh Ketua Pra Hima, Wakil Ketua pra hima ,Sekretaris Pra Hima dan Bendahara PRA

HIMA, dapat melibatkan Koordinator lain terutama Koordinator Departemen Kastrat.

3. Rapat Biro / Departemen rutin dilaksanakan minimal sekali dua minggu dengan agenda

silaturahim anggota Biro/departemen, mengevaluasi keberhasilan program kerja yang sudah,

sedang dan akan dilaksanakan dan penjadwalan aktivitas Biro / Departemen dalam pekan

mendatang, serta diikuti oleh Koordinator, Sekretaris, Bendahara dan Anggota Biro / Departemen

yang bersangkutan, diperbolehkan mengundang pengurus inti bila diperlukan

4. Rapat Lintas Biro / Departemen dilaksanakan secara insidental dengan agenda koordinasi tentang

kegiatan yang akan diangkatkan bersama dan diikuti oleh Biro/ Departemen yang besangkutan,

juga bisa melibatkan pengurus inti dan departemen Kastrati

5. Rapat Koordinasi dilaksanakan secara insidental dengan agenda pengkoordinasian hal-hal

mendasar antara Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand dengan BEM KM FKM Unand dengan

UKM dan/ perwakilan angkatan dan diikuti oleh Pengurus Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand,

BEM, Pengurus UKMF, dan/ per angkatan

BAB IVSISTEM KERJA PANITIA KEGIATAN

Pasal 17

(1) Sistem kerja Panitia Kegiatan adalah arahan kerja untuk panitia yang akan mengangkatkan suatu kegiatan

(2) Jenis Kegiatan :a. kegiatan periodik ; kegiatan yang dilakukan secara berkalab. kegiatan pembinaan dan pelatihan ;c. kegiatan incidental; kegiatan yang dianggap penting untuk dilakukan.

(3) Perencanaan Kegiatan dalam melaksanakan suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan :

a. Latar belakang dan tujuan kegiatan ;b. Metoda untuk mencapai tujuan (jenis kegiatan) ;c. Pelaksana atau panitia ;d. Waktu dan tempat ;e. Sasaran peserta ;f. Kriteria keberhasilan ;

(4) Persiapan Kegiatan :b. Penyusunan Proposal dan pengajuannyac. Persiapan teknis :

- Rapat kepanitian - Perencanaan waktu- Pembagian tugas- Koordinasi seluruh elemen pelaksana dengan pihak-pihak luar yang terlibat- Pemanfaatan media komunikasi untuk berkoordinasi

(5) Pelaksanaan Kegiatana. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang telah dipersiapkanb. Alur koordinasi kepanitiaan mengikuti protap yang telah ditetapkan (lampiran).

(6) Dana Kegiatan :a. Pada awal masa kepengurusan Koordinator Departemen mengajukan rencana anggaran

aktivitas tiap Departemen yang merupakan modal awal kegiatanb. Panitia membentuk seksi Dana Usaha untuk mencari dana sendiri melalui bazaar, donatur,

sponsor,dan lain-lain.c. Panitia kegiatan melakukan koordinasi dengan Biro Dana Usaha dalam mendapatkan dana

kegiatan diluar usaha sendirid. Berkoordinasi dengan Bendahara Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand untuk

mendapatkan tambahan dana dari kas Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand

(7) Evaluasi Kegiatan :a. Mengevaluasi kegiatan mulai dari perencanaan sampai pelaksanaanb. Membahas kendala dan penyimpangan yang terjadi

c. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan indikator keberhasilan yang terukur yang telah ditetapkan sebelumnya

d. Memberikan saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatange. Evaluasi kegiatan dilaksanakan selambat-lambatnya satu bulan setelah kegiatan selesai.

(8) Laporan Kegiatan a. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan panitia wajib menyusun laporan

pertanggungjawaban dengan bantuan dan konsultasi dengan Sekretaris Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand dan Bendahara Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand atau dengan Biro Kesekretariatan

b. Laporan kegiatan berupa lpj tertulis yang harus diserahkan kepada Biro Kesekretariatan paling lambat seminggu setelah pelaksanaan dan presentasi pencapaian hasil kegiatan berdasarkan indikator keberhasilan yang telah ditetapkan

c. Ketentuan lainnya tentang laporan kegiatan lihat petunjuk pelaksanaan sistem administrasi.

(9) Penyelenggaraan Kesekretariatan dan Keuangan :a. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal wajib yang dilaksanakan

oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlakub. Merupakan tanggung jawab sekretaris dan bendahara panitia untuk berkonsultasi dengan

Sekretaris Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand dan Bendaharan Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand

c. Arsip dan pelaporan kesekretariatan dan keuangan turut dilaporkan bersama laporan kegiatan

BAB VSURAT MENYURAT

Bagian PertamaPengertian dan Pedoman Teknis

Pasal 18(1) Penyusunan berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat diarsipkan

menurut klasifikasi dan penomorannya. Pengelolaan dan penyusunannya dilakukan oleh Sekretaris Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand melalui Biro Kesekretariatan.

(2) Pedoman Teknis :b. Berkas disusun berdasarkan klasifikasi berkas dan penomoranc. Setiap klasifikasi yang sama dibuat daftar masing-masing berkas untuk memudahkan

penomoran dan pencarian ulang ataun diurutkan berdasarkan penomoran dan waktu penerimaan

d. Adanya sistem manual pengarsipan untuk pegangaan sekretarise. Setiap dokumen, surat, formulir, serta berkas lainnya disediakan tempat penyimpanan

tertentu yang mudah diambil oleh pengurus yang akan menggunakannya

f. Setiap surat yang masuk ataupun keluar di rangkap 2, satu rangkap untuk arsip kesekretariatan ( bentuk hard copy atau soft copy ) dan yang lainnya dipergunakan sesuai tujuannya

Bagian Kedua

Jenis Surat Berdasarkan KlasifikasiPasal 19

(1) Surat masuk dicatat dan diarsipkan pada buku kendali surat masuk oleh Biro Kesekretariatan (2) Bila suratnya ditujukan pada Biro/Departemen tertentu yang memerlukan surat tersebut,

maka dibuat copinya dan diarsipkan dalam arsip surat masuk. Surat asli diserahkan pada Biro/Departemen yang bersangkutan

(3) Bila ada surat yang langsung diserahkan pengirim kepada tujuannya tanpa melalui kesekretariatan, penerima bertanggung jawab mencatatkan surat tersebut di buku kendali

(4) Sistematika buku kendali surat masuk :a. No urutb. Tanggal penerimaan surat dan penerimac. Nomor suratd. Tanggal surate. Nama dan alamat pengirimf. Perihalg. Tujuan (Inti/Biro/Departemen)h. Keterangan

Pasal 25Surat Keluar terdiri dari :

- Surat keputusan- Surat umum, yang terdiri dari surat ekstern (ke luar) dan surat intern (ke dalam)

Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand Perihal surat umum diklassifikasikan sebagai berikut

Surat ke luar dicatat dan diarsipkan pada buku kendali surat ke luar oleh Biro Kesekretariatan atau oleh pembuat surat. Sistematika buku kendali surat ke luar:

a. No Urutb. Tanggal pengiriman suratc. Nomor suratd. Nama dan alamat tujuane. Perihalf. Keterangan

Jenis Surat Berdasarkan FungsinyaPasal 20

(1) Arsip Dinamis (AD)Dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan organisasi pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi organisasiContohnya : GBAKO(Garis Besar Arahan Kerja Organisasi)

(2) Arsip Aktif (AA)Merupakan AD yang dipergunakan secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan kegiatan dan administrasiContohnya : TAK (Tata Arahan Kerja)

(3) Arsip Inaktif (AI)Merupakan AD yang karena frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurunContohnya : LPJ Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa periode-periode terdahulu, Laporan Kegiatan dan Laporan Perjalanan

(4) Arsip Statis (AS)Tidak secara langsung digunakan untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan organisasi pada umumnya maupun pada penyelenggaraan sehari-hari administrasi organisasiContohnya : hasil studi banding ke lembaga-lembaga lain

Bagian KetigaKetentuan Pembuatan Surat

Pasal 21

(1)Surat dibuat dan atau seizin Biro Kesekretariatan(2)Surat keputusan dibuat oleh Sekretaris Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand atas persetujuan

Ketua Umum Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa FKM Unand(3)Surat dibuat dalam kertas yang berkop Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand dan amplop yang

berkop Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand bila diperlukan(4)Surat yang ditujukan untuk ekstern Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand harus menggunakan

kop surat asli, sedangkan untuk intern dapat difotokopi(5)Setiap surat keluar harus dibuat rangkap 2 (soft copy maupun hard copy) yaitu untuk arsip Pra

HIMA Prodi gizi KM FKM Unand dan untuk disampaikan ke alamat yang dituju(6)Setiap surat keluar harus dibubuhi tanda tangan Ketua Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand dan

diberi stempel Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand di sebelah kiri sedikit menyentuh tanda tangan (asli)

Format Penomoran Surat KeputusanPasal 22

No Surat/SK/UMUR Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand / Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand /BULAN(romawi)/TAHUNContoh : 001/SK/01/ KM FKM UNAND/V/2015Artinya : Surat keputusan pertama yang dibuat pada umur KELUARGA MAHASISWA FKM UNAND yang ke pertama (periode 2015) dikeluarkan Mei 2015

Format Penomoran Surat UmumPasal 23

(1) Biro/DepartemenNo Surat / Kode Intern(A) atau Ekstern(B) / Kode Biro atau Departemen / Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand /BULAN(romawi)/TAHUNContoh : 007/A/HUBLU/ Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand /V/2015Artinya : Surat ke tujuh yang dikeluarkan Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand oleh departemen HUBLU untuk intern pengurus pada Mei 2015

Contoh : 004/B/KASTRAT/ Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand /V/2015Artinya : Surat ke empat yang dikeluarkan Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand oleh departemen KASTRAT untuk komting angkatan (ekstern) pengurus pada Mei 2015

(2) Untuk kepentingan program kerja yang bukan merupakan kepanitiaan maka menggunakan format program kerja Biro/departemen pada poin 1

Kode Biro dan DepartemenPasal 24

(1) Kode BiroKESTARI KesekretariatanBDUK Dana Usaha Keuangan

(2) Kode DepartemenINFOKOM Informasi dan KomunikasiHUBLU Hubungan LuarKASTRAT Kajian Strategis

BAB VIADMINISTRASI TIAP BIRO/DEPARTEMEN

Pengertian

Pasal 25Setiap Biro/Departemen juga harus memiliki ketertiban dan kerapian administrasi untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban administrasi kegiatan dan program yang dilaksanakan. Tugas ini lebih spesifik untuk Sekretaris Biro/Departemen.

Petunjuk Administrasi Setiap Biro / DepartemenPasal 32

(1) Setiap sekretaris Biro/Departemen wajib menuliskan berita acara setiap rapat Biro/Departemen dengan sistematika sebagai berikut :a. Judul (sesuai nama Biro/Departemen)b. Tempat dan tanggalc. Waktud. Pimpinan Rapate. Notulen Rapatf. Peserta Rapatg. Agenda Rapath. Hasili. Rapat selanjutnya

(2) Berita acara ini dibuat pada buku notulensi rapat yang disediakan untuk masing-masing Biro/Departemen. Buku ini diletakkan di bookfile Biro/Departemen masing-masing sehingga pengurus lain bisa mengetahui hasil rapat tersebut. Biro Kesekretariatan pun dapat mengumpulkannya saat dibutuhkan di Rapat Inti atau Presidium sebagai mekanisme kontrol.

Rancangan Program Kerja Biro / DepartemenPasal 26

(1) Rancangan Program Kerja merupakan hasil rapat Biro/Departemen mengenai program/ kegiatan yang akan dilaksanakan dalam periode kepengurusan. Sistematikanya terdiri dari :

a. Pendahuluan berisi : Latar Belakang Deskripsi umum Nilai Strategis Visi Misi Motto Analisa SWOT

b. Biodata anggotac. Struktur kepengurusan Biro/Departemend. Program Kerja disusun dalam bentuk tabel terdiri dari :

Nama kegiatan Sasaran waktu dan tempat anggaran dana sumber dana penanggung jawab(PJ )

e. Penjabaran program kerja yang terdiri dari : Tujuan Sasaran indikator keberhasilan analisis SWOT dekskripsi kegiatan penanggung jawab (PJ)

f. rancangan keuangan g. Time Schedule Global Biro/Departemen.

(2) Laporan ini diserahkan pada sekretaris satu minggu sebelum rapat kerja program kerja berupa hardcopy dan softcopy. Setelah program kerja di tetapkan rapikan kembali rancangan program kerja tersebut sesuai yang ditetapkan kemudian serahkan kembali kepada Sekretaris Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand dan Biro Kestari untuk keperluan pengarsipan data Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand

Laporan Triwulan Biro / DepartemenPasal 27

(1) Laporan Triwulan Biro/Departemen wajib diserahkan oleh koordinator Biro dan Departemen secara tertulis kepada Biro Kesekretariatan untuk selanjutnya diarsipkan saat rapat triwulan Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand dengan DPM KM FKM Unand

(2) Laporan tersebut diketik rapi dengan sistematika sebagai berikut:a. Pendahuluan berisi :

Latar Belakang Deskripsi umum Nilai Strategis Visi Misi Motto Analisa SWOT

b. Laporan perkembangan kegiatan biro/departemen

i. umumii. per kegiatan, terdiri dari : Nama Kegiatan Waktu dan Tempat Pelaksaan Tujuan Sasaran Indikator Keberhasilan Realisasi Biaya Sumber Dana Kendala Saran dan Rekomendasi

c. Laporan keuangan (pemasukan dan pengeluaran)i. umumii. per kegiatan

d. Evaluasii. umumii. per kegiatan

e. Saranf. Lampiran

Lampiran laporan pertanggungjawaban Biro/Departemen terdiri dari: Lampiran I : time Schedule Lampiran II : Notulensi Rapat Lampiran III : Proposal kegiatan/kepanitiaan Lampiran IV : LPJ kegiatan/kepanitiaan Lampiran V : absensi kepanitiaan Lampiran VI : dokumentasi kepanitiaan

(3) Laporan ini minimal di buat rangkap 2 sebagai arsip BEM KM FKM Unand dan untuk DPM KM FKM Unand. Laporan dikumpulkan dalam bentuk hard dan soft copy

Laporan Akhir Periode Biro dan DepartemenPasal 28

(1) Laporan Akhir Periode Biro/ Departemen merupakan pertanggungjawaban Biro/Departemen yang akan di serahkan kepada Sidang UMUM KM FKM UNAND.

(2) Sistematikanya sebagai berikut : a. Pendahuluan berisi :

Latar Belakang Deskripsi umumNilai Strategis

VisiMisiMottoAnalisa SWOT

b. Biodata anggota dan Struktur Kepengurusan Biro/Departemenc. Program Kerja dalam bentuk tabel terdiri dari :

Nama kegiatan Sasaran waktu dan tempat anggaran dana sumber dana penanggung jawab(PJ )

d. Laporan Keuangane. Laporan Program Kerja Per Program/Kegiatan yang terlaksana terdiri dari:

Nama Kegiatan Waktu dan Tempat Pelaksaan Tujuan Sasaran Indikator Keberhasilan Realisasi Biaya Sumber Dana Kendala Saran dan Rekomendasi

f. Evaluasi Biro/Departemen terhadap program yang tidak terlaksanag. Saran berupa solusi yang ditawarkan untuk kendala-kendala yang dihadapi selama

masa kepengurusan, termasuk saran agar rencana kerja yang tidak terlaksana pada periode ini dapat dilaksanakan pada kepengurusan berikutnya

h. Rekomendasi yang terkait dengan struktur organisasi dan sistem sera program yang ditawarkan dalam menangani sektor yan harus dikembangkan pada biro/departemen di periode kepengurusan berikutnya

i. Lampirkan arsip proposal dan laporan kegiatan

(3) Laporan ini diserahkan pada sekretaris Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand 2 minggu sebelum Sidang Umum berupa soft copy.

BAB VIIADMINISTRASI KEGIATAN KEPANITIAN

Bagian PertamaPENGERTIAN

Pasal 29Pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang bersifat insidental harus diarsipkan sebagai mekanisme kontrol dan pengembangan organisasi mealului dokumentasi kegiatan.

Bagian 2PETUNJUK ADMINISTRASI KEGIATAN KEPANITIAAN

Proposal KegiatanPasal 30

(1) Proposal kegiatan dibuat oleh sekretaris panitia, berkoordinasi dengan Sekretaris Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand dan Biro Kesekretariatan

(2) Sistematika pembuatan proposal kegiatan :a. Sampul depan berisi judul kegiatan, tema, waktu pelaksanaan dan pelaksana. Kemas

semenarik mungkin dengan permainan latar gambar dan berwarnab. Lembar Pengesahanc. Latar Belakangd. Landasan atau Dasar Pemikirane. Jenis/Bentuk kegiatan f. Nama Kegiatang. Tema Kegiatanh. Tempat dan waktu pelaksanaani. Pesertaj. Pelaksanak. Susunan Kepanitiaan (terlampir) : Anggaran Biaya (Rekapitulasi tiap departemen

kepanitiaan)l. Anggaran dana (terlampir) m. Penutupn. Lampiran :

I. Susunan kepanitiaan : Pembina, penanggung jawab, panitia pelaksana : SC, OC (nama lengkap, angkatan, jurusan).

II. Anggaran danaIII. Bentuk kerja samaIV. Grafik atau bagan dan keterangan lain yang dibutuhkan

(3) Proposal dibuat dengan memakain kop Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand atau kop panitia.

(4) Proposal ditandatangani oleh :a. Ketua panitia dan sekretaris panitia (dengan stempel panitia pelaksana)b. Ketua Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand (menyetujui)c. Pelindung Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand yaitu Dekan atau Wakil Dekan III

(mengetahui)

(5) Proposal dibuat minimal rangkap dua :a. Arsip Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unandb. Keperluan Panitia

Surat MenyuratPasal 31

(1) Surat keluar dibuat oleh sekretaris panitia pada kertas berlogo kepanitiaan(2) Tanda tangan surat terdiri dari :

a. Intern Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand cukup ditandatangani ketua dan sekretaris panitia

b. Ekstern Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand ditandatangani minimal oleh Ketua Panitia, disetujui Ketua Umum, dan diketahui oleh Dekan/Wakil Dekan III

(3) Penomoran surat disesuaikaan dengan penomoran surat departemen atau biro yang membawahi kepanitiaan tersebut, no surat dilihat pada buku kendali surat atau penomoran khusus panitia.

(4) Semua surat harus diarsipkan oleh sekretaris panitia dan disertakan bersama laporan kegiatan

Laporan Kegiatan KepanitiaanPasal 32

(1) Panitia wajib membuat laporan kegiatan dan diserahkan paling lambat 2 minggu setelah kegiatan selesai kepada Sekretaris Umum kemudian diarsipkan Biro Kesekretariatan.

(2) Sistematika laporan kegiatan sama persis dengan proposal kegiatan hanya saja pada :a. Waktu dan Tempat pelaksanaan disesuaikan dengan kenyataanb. Jumlah peserta yang hadirc. Persiapan kegiatan (umum dan tiap departemen kepanitiaan)d. Pelaksanaan kegiatan (umum dan tiap departemen kepanitiaan)e. Laporan Keuangan menggantikan anggaran biayaf. Evaluasi dan saran (umum dan tiap departemen kepanitiaan)g. Lampiran :

ii. Hasil publkasi dan dokumentasi (poster, famflet, leaflet, brosur, foto, kaset rekaman, kaset handycam/video)

ii. Arsip suratiii. Proposaliv. Bukti pembayaran yang sahv. Berkas-berkas penting lainnya (biodata peserta, absensi kegiatan, CV

pembicara, angket, dll) yang disusun dengan rapi dan sistematis dalam map

Laporan Kegiatan DelegasiPasal 33

(1) Setiap delegasi yang dikirimkan oleh BEM KM FKM Unand membuat :a. Laporan kegiatan yang diikutinya atau laporan perjalanannya. b. Presentasi hasil kegiatan/perjalanannya.

(2) Laporan ini diserahkan paling lambat 3 minggu setelah kepulangan.

(3) Sistematika laporan kegiatan/perjalanan delegator :a. Latar belakang mengikuti kegiatan/perjalananb. Tujuan mengikuti kegiatan/perjalananc. Jenis/Bentuk kegiatan/perjalanan d. Nama Kegiatane. Tema Kegiatanf. Tempat dan waktu pelaksanaang. Pesertah. Pelaksanai. Hasil kegiatan/perjalananj. Penafsiran terhadap kegiatan/perjalanan dan hasilnyak. Hal-hal yang dibutuhkan dalam mengikuti kegiatan/perjalananl. Pencapaian targetm. Penutup/Kesimpulann. Lampiran : - Proposal/Undangan kegiatan/perjalanan

- Perincian dana yand dibutuhkan (jika signifikan) - Salinan hand out kegiatan

- Dokumentasi selama kegiatan seperti : Salinan hand out kegiatan dan Foto

SertifikatPasal 34

(1) Waktu penyelesaian pengerjaan Sertifikat selambatnya dalam 2 minggu setelah acara dan diserahkan kepada Departemen Kastrat

(2) Format tanda tangan di Sertifikat .Dari kiri ke kanan berurutan sesuai dengan tingkat jabatan : Dekan/ WD III- Ketua Umum – Ketua UKM/HIMA - Ketua Panitia

BAB VIIIADMISTRASI RAPAT DAN FORMAT BERKAS KHUSUS

Pasal 35Administrasi rapat ini digunakan sebagai ukuran kemajuan kerja biro/departemen selama masa kepengurusan. Hasil-hasil rapat diketahui oleh pengurus yang telibat dalam rapat itu juga dimungkinkan semua pengurus Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand dapat mengetahui hasil rapat tersebut.

Pimpinan RapatPasal 36

(1) Rapat presidium dan rapat pengurus dipimpin oleh Ketua Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand atau Sekretaris Umum/ ketua Biro/Departemen yang diberikan wewenang

(2) Rapat Biro/Departemen dipimpin oleh Koordinator Biro/Departemen atau Sekretaris atau anggota departemen yang diberi wewenang

(3) Rapat kepanitiaan dipimpin oleh ketua panitia, didampingi SC dan ketua departemen yang terkait

Undangan RapatPasal 37

(1) Undangan rapat presidium dibuat oleh biro kesekretariatan dan diserahkan kepada setiap anggota presidium

(2) Undangan rapat pengurus dibuat oleh biro dan diserahkan kepada setiap Koordinator biro/departemen untuk diserahkan kepada angggotanya

(3) Undangan rapat biro/departemen dibuat oleh sekretaris departemen dan diserahkan kepada setiap anggota biro/departemen

(4) Undangan rapat kepanitiaan dibuat oleh sekretaris panitia dan diserahkan pada setiap anggota panitia

Panduan RapatPasal 38

(1) Rangkaian Acaraa. Pembukaan (Basmallah)b. Pembacaan Al-Qur’an dan terjemahannyac. Penyampaian informasi baru dari presidium/intid. Pembacaan dan penentuan agenda serta alokasi waktue. Pembahasanf. Pembacaan hasil rapat/ Kesimpulang. Do’a penutup majlish. Penutup

(2) Tata tertib rapata. Datang tepat waktub. Setiap keterlambaatan ada sanksic. Seluruh peserta harus aktif dan seriusd. Ada notulensi rapat

(3) Berita Acara Rapata. Berita acara rapat presidium dibuat oleh Sekretaris Umum dengan bantuan biro

kesekretariatan b. Berita acara rapat pengurus dibuat oleh Sekretaris Umum dengan bantuan biro

kesekretariatanc. Berita acara rapat departemen/biro dibuat oleh sekretaris masing-masing

FORMAT BERKAS KHUSUSPasal 39

(1) Surat keputusan merupakan setiap surat yang dikeluarkan Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand harus memuat urutan sebagai berikut:

a. Menimbangb. Mengingatc. Memperhatikand. Memutuskan

(2) Surat Perjanjian berisi tentang kerjasama Pra HIMA Prodi gizi KM FKM Unand dengan pihak-pihak lain, harus memuat :

a. Pihak-pihak yang terikat dengan perjanjianb. Isi Perjanjianc. Nilai kontrakd. Penyelesaian masalahe. Tanda Tangan di atas matrai

Penutup

Demikianlah Tata Arahan Kerja (TAK) Keluarga Mahasiswa Universitas Andalas ini dibuat untuk dapat dipergunakan dengan semestinya. Bila ada hal-hal urgen yang belum diatur dalam TAK ini akan diambil kebijakan oleh pihak yang berwenang dan TAK ini akan disempurnakan.

Disahkan di PadangPada tanggal 1 JUNI 2015KETUA UMUM KELUARGA MAHASISWAFAKULTAS KESEHATAN MASYARAKATUNIVERSITAS ANDALAS

GUSTI FAUZI

Diundangkan di PadangPada tanggal 1JUNI 2015KOORDINATOR DEPARTEMENKAJIAN STRATEGISBEM KM FKM UNAND

SISKA

LEMBARAN NEGARA BAGIAN KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS ANDALAS TAHUN 2015 NOMOR 14