01 PEDOMAN PENGORGANISASIAN PEMBUKUAN NEW.doc

PEDOMAN PENGORGANISASIANUNIT PEMBUKUAN

RUMAH SAKIT ELIZABETH

TAHUN 2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat yang telah

dikaruniakan kepada penyusun, sehingga pedoman Pengorganisasian Unit Pembukuan Rumah

Sakit Elizabeth ini dapat selesai disusun.

Pedoman Pengorganisasian Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth ini merupakan

pedoman bagi semua pihak yang berkaitan dengan Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth

dalam tata cara penyelenggaraan organisasi Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth

Dalam pedoman ini diuraikan tentang gambaran umum Rumah Sakit, visi, misi,

motto, falsafah, nilai, dan Tujuan Rumah Sakit, struktur organisasi Rumah Sakit, , visi, misi,

motto, falsafah, nilai, dan Tujuan Unit Pembukuan, Uraian Jabatan, Tata hubungan kerja, Pola

Ketenagan dan Kualifikasi Personil, Penilaian Kinerja, Kegiatan Oriantasi, Pertemuan atau

Rapat, serta Pelaporan Unit Pembukuan.

Tidak lupa penyusun sampaikan terimakasih sedalam-dalamnya atas bantuan semua

pihak dalam menyelesaikan Pedoman Pengorganisasian Unit Pembukuan Rumah Sakit

Elizabeth.

Situbondo, September 2015

Penyusun

i

DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar .................................................................................................................... i

Daftar Isi ............................................................................................................................. ii

Daftar Gambar .................................................................................................................... iii

Daftar Tabel ........................................................................................................................ iv

Peraturan Direktur Rumah Sakit Elizabeth Situbondo

Nomor: ................................................................ Tentang Pedoman Pengorganisasian

Unit Pembukuan.................................................................................................................. v

BAB I Pendahuluan............................................................................................................. 1

BAB II Gambaran Umum Rumah Sakit Elizabeth ............................................................. 2

BAB III Visi, Misi, Motto, Falsafah, Nilai dan Tujuan Rumah Sakit Elizabeth................. 4

BAB IV Struktur Organisasi Rumah Sakit Elizabeth ......................................................... 6

BAB V Motto, Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan

Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth............................................................................ 7

BAB VI Struktur Organisasi Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth ............................. 8

BAB VII Uraian Jabatan ..................................................................................................... 9

BAB VIII Tata Hubungan Kerja ........................................................................................ 13

BAB IX Pola Ketenangan dan Kualifikasi Personil ........................................................... 15

BAB X Kegiatan Orientasi ................................................................................................. 19

BAB XI Pertemuan / Rapat................................................................................................. 23

BAB XII Pelaporan ............................................................................................................ 25

ii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Elizabeth ............................................. 6

Gambar 6.1 Struktur Organisasi Unit Pembukuan........................................................ 8

Gambar 8.1 Tata Hubungan kerja Unit Pembukuan ..................................................... 13

iii

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 9.1 Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil di Unit Pembukuan

RS. Elizabeth......................................................................................................... 35

iv

BAB IPENDAHULUAN

Laporan keuangan merupakan tonggak dari berjalannya suatu perusahaan. Dimana

laporan keuangan adalah produk akhir dari proses akuntansi. Dengan alasan tersebut apabila

perusahaan menginginkan mengembangkan usahanya maka harus dimulai dengan pembukuan

yang rapi dan teratur sehingga membantu dalam pengawasan keuangan. Sistem akuntansi

yang disertai produk akhirnya yaitu laporan keuangan yang benar dan wajar, akan tercipta

proses internal control agar tidak terjadi kesalahan perhitungan serta penyelewangan dana

pihak yang tidak bertanggung jawab.

Setiap perusahaan menginginkan pembukuan seefektif dsan seefisien mungkin.

Efektif dengan pengertian bahwa sistem yang dipakai teliti dan mengikuti kaidah akuntansi

dan efisien dalam arti sistem yang ada disertai dengan sistem laporan keuangan yang mudah

dengan rincian data yang lengkap dan terintegrasi. Dan disesuaikan dengan keadaan dan

situasi akan tetapi pada dasarnya basic dari seluruh pembukuan yaitu pada akhir tutup buku

pasti keluar Laporan Laba Rugi, Neraca dan Prognosa.

Untuk itulah setiap perusahaan mempunyai perhitungan uang tersendiri guna

pengambilan keputusan, memerlukan laporan keuangan yang akurat, terperinci dan up to date

sehingga fungsi efektif dan efisien terpenuhi. Dari penjelasan diatas ada satu hal yang paling

penting yaitu analisis biaya. Informasi ini membantu manajemen untuk menetapkan sasaran

laba perusahaan, menetapkan target yang menjadi pedoman manajemen menuju pencapaian

sasaran akhir.

1

BAB IIGAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT ELIZABETH

Rumah Sakit Elizabeth adalah salah satu rumah sakit di pusat kota Situbondo yang

dikelola oleh PT Nusantara Sebelas Medika. Letak Rumah Sakit Elizabeth sangat strategis

karena berada tepat dipersimpangan pintu masuk kota Situbondo, sehingga mudah dijangkau

oleh masyarakat Situbondo dan sekitarnya yang membutuhkan pelayan kesehatan.

Rumah sakit Elizabeth awalnya hanya melayani karyawan PTPN XI beserta batihnya, akan

tetapi pada perkembanganya pelayanan di Rumah Sakit Elizabeth bukan hanya untuk

karyawan PTPN XI melainkan diperuntukkan bagi masyarakat luas yang memerlukan jasa

pelayanan medis yang lebih baik. Terbatasnya penyedia jasa pelayanan kesehatan di kota

Situbondo menjadikan RS Elizabeth menjadi salah satu rumah sakit rujukan dengan fasilitas-

fasilitas yang memadai.

Pada Tahun 2014 Rumah sakit Elizabeth menjadi anak perusahaan dari PTPN XI

yang bernama PT Nusantara Sebelas Medika (PT NSM). Tetapi dari segi pelayanan Rumah

sakit Elizabeth tidak mengalami perubahan. Kini Rumah Sakit Elizabeth semakin berkembang

pesat seiring dengan tuntutan dalam hal memberikan pelayanan kesehatan yang prima untuk

masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan. Untuk lebih meningkatkan pelayanan

kesehatan Rumah Sakit Elizabeth berbenah dalam hal pelayanan kesehatan sesuai dengan

teknologi yang disesuaikan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dalam hal kesehatan.

Dalam hal melayani masyarakat akan kebutuhan kesehatan maka Rumah Sakit

Elizabeth memberikan beberapa fasilitas untuk menunjang pelayanan kesehatan kepada

masyarakat yaitu:

1. Unit Rawat Jalan (Poli Umum, Poli Gigi,dan Poli Spesialis)

2. Instalasi Gawat Darurat dengan pelayanan 24 Jam

3. Unit Hemodialisa (Cuci Darah)

4. Unit Fisioterapi

5. Unit Gizi

6. ICU

7. Unit Rawat Inap yang meliputi:

- Rawat inap umum

- Rawat inap Kandungan Dan Kebidanan (Bersalin)2

8. Unit Laboratorium Klinik dengan pelayanan 24 Jam meliputi:

- Pemeriksaan Kimia Klinik

- Pemeriksaan Hematologi

- Pemeriksaan Imunologi,dan serologi

- Pemeriksaan General Medical Chekup (GMC)

9. Unit Radiologi

- Photo Rontgen

- USG

10. Unit Farmasi

11. Unit Kamar Operasi

Fasilitas tersebut diharapkan dalam memberikan pelayanan kesehatan yang tepat, akurat,

dan dapat dipercaya oleh masyarakat luas sehingga mampu memberikan pelayanan kesehatan

yang dapat bermanfaat oleh masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan.

3

BAB III

VISI, MISI, MOTTO, FALSAFAH, DAN TUJUANRUMAH SAKIT ELIZABETH SITUBONDO

A. Visi Rumah Sakit Elizabeth

Menjadi perusahaan yang tangguh, tumbuh dan terkemuka di bidang pelayanan kesehatan

di wilayah Jawa Timur.

B. Misi Rumah Sakit Elizabeth

1. Memberikan pelayanan kesehatan yang prima (excellent), bermutu, komprehensif

kepada masyarakat/lingkungan dalam mewujudkan kesehatan dan keselamatan pasien

2. Memberikan kontribusi nilai tambah yang optimal bagi stakeholder, perusahaan,

karyawan, mitra kerja dan stakeholder lainnya

3. Mengembangkan kompetensi sumber daya manusia rumah sakit untuk membangun

daya saing perusahaan yang berkelanjutan.

C. Motto Rumah Sakit Elizabeth

“Keselamatan dan Kesehatan Anda adalah Prioritas Kami”

D. Falsafah Rumah Sakit Elizabeth

Profesionalisme dengan dilandasi pengabdian yang tulus dan memberikan kepuasan

kepada masyarakat/pelanggan.

E. Nilai Rumah Sakit Elizabeth

Tata nilai perusahaan terdiri dari 5 unsur yaitu Produktif, Amanah, Berkualitas,

Simpatik, dan inovatif selanjutnya disingkat PROAksi.

PRO duktif

Sikap dan perilaku yang mampu memberikan hasil, manfaat, atau nilai tambah yang

optimal bagi perusahaan.

A manah

Sikap dan perilaku yang menjadikan seseorang dipercaya oleh orang lain, kelompok

kerja, manajemen dan masyarakat

Ber K ualitas

4

Sikap dan perilaku yang menunjukkan upaya terbaik dalam menggunakan setiap input

dan menjalankan proses serta menghasilkan hasil/ output yang terbaik.

S impatik

Sikap dan perilaku yang yang dapat membuat orang lain senang, merasa dihargai, dan

dihormati

I novatif

Sikap dan perilaku yang menunjukkan banyaknya ide, gagasan, dan temuan yang lebih

baru, lebih baik, dan atau lebih banyak,yang bernilai tambah bagi perusahaan baik

dalam bentuk sikap kerja, cara kerja, sistem kerja, atau teknologi

F. Tujuan Rumah Sakit Elizabeth

1. Memberikan pelayanan kesehatan untuk masyarakat luas serta karyawan dan

pensiunan PT. Nusantara Sebelas Medika dan PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero)

beserta batihnya

2. Mendapatkan nilai tambah tanpa meninggalkan keuntungan dan fungsi sosial

kemasyarakatan.

5

BAB IV

STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT ELIZABETH

Struktur Organisasi Rumah Sakit ElizabethRumah Sakit Elizabeth dipimpin oleh seorang Kepala Rumah Sakit yang

membawahi 2 (dua) bagian. Kedua bidang tersebut adalah bidang pelayanan medis dan

bidang Administrasi Umum dan Keuangan. Dalam menjalankan tugasnya Kepala Rumah

Sakit dibantu oleh beberapa perangkat antara lain Komite Etik Medis Mediko Legal, Tim

Pelaksana Fungsional, Komite Medik, Kelompok Staff Medis, Komite Keperawatan.

Struktur Organisasi Rumah Sakit Elizabeth digambarkan sebagai berikut:

Gambar 4.1. Struktur Rumah Sakit Elizabeth

6

BAB VMOTTO, VISI, MISI, FALSAFAH DAN TUJUAN

UNIT PEMBUKUAN

A. Visi Unit Pembukuan RS ElizabethVisi Unit Pembukuan RS Elizabeth adalah “Menjadikan sumber daya Unit Pembukuan

yang modern dengan manajemen yang bermutu serta didukung oleh sarana dan prasarana

yang memadai yang dapat memberikan pelaporan kinerja keuangan yang tepat dan

akurat”.

B. Misi Unit Pembukuan RS ElizabethMisi Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth adalah :

Memberikan pelaporan keuangan beserta hasil analisisnya tentang posisi keuangan

untuk Manajemen Rumah Sakit Elizabeth

C. Motto Unit Pembukuan RS ElizabethMotto Unit Pembukuan RS Elizabeth adalah “Laporan Keuangan Efektif dan Efisien”

D. Falsafah dan nilai Unit Pembukuan RS ElizabethDalam memberikan laporan keuangan berkeyakinan bahwa :

1. Manusia adalah individu yang mempunyai kebutuhan biopsikososial dan spiritual.

2. Pelaporan yang diberikan untuk kepentingan bagi manajemen rumah sakit yang

bertujuan untuk pengembangan rumah sakit.

3. Unit Pembukuan bertanggung jawab serta memiliki wewenang dalam melaksanakan

pekerjaan sesuai dengan kaidah akuntansi.

4. Pengembangan sumber daya manusia dilakukan melalui pendidikan, pelatihan dan

workshop yang berkelanjutan.

E. Tujuan Unit Pembukuan RS Elizabeth 1. Memberikan pelaporan keuangan yang benar dan wajar bagi manajemen rumah sakit

2. Mencegah terjadinya kesalahan perhitungan serta penyelewengan oleh pihak yang

tidak bertanggung jawab

3. Memberikan suasana dan lingkungan kerja efektif dan efisien

7

BAB VI

STRUKTUR ORGANISASI UNIT PEMBUKUAN

Gambar 6.1 Struktur Organisasi Unit Pembukuan

8

Petugas Tagihan Petugas PengadaanPetugas Gudang Non Medis

BAB VII

URAIAN JABATAN

1. Nama Jabatan : Kepala Unit Pembukuan

Pengertian : Seorang tenaga non klinis yang diberi tanggung jawab dan

wewenang dalam mengatur dan mengendalikan kegiatan di Unit

Pembukuan.

Hasil Kerja : Memberikan laporan keuangan yang tepat akurat sesuai pedoman

akuntansi.

Tanggung Jawab : Secara struktural bertanggung jawab kepada Kasub Bag Keuangan

dan Pembukuan terhadap hal-hal :

1. Kebenaran dan ketepatan administrasi tenaga pembukuan,

Admin Billing Pasien, pergudangan non medis, persediaan dan

pengadaan.

2. Kebenaran dan ketepatan pelaksanaan proses pembukuan,

Admin Billing Pasien, pergudangan non medis, persediaan dan

pengadaan.

3. Kebenaran dan ketepatan penyelesaian tutup buku dari neraca

bulanan tepat waktu.

Wewenang : 1. Memberi pertimbangan kepada Kasub Bag Keuangan dan

Pembukuan dalam pengolahan pembukuan Rumah Sakit.

Uraian Jabatan : a. Melaksanakan Fungsi perencanaan meliputi :

1. Merencanakan dan membuat program kerja, program diklat

dan program mutu di Unit Pembukuan.

2. Merencanakan kebutuhan kerja.

3. Bersama Kepala Unit Keuangan melaksanakan penyusunan

RKAP.

4. Menyusun neraca bulanan perusahaan.

5. Merencanakan dan menambah serta perbaikan sarana dan

prasarana di Unit Pembukuan.

b. Melaksanakan Fungsi Pelaksanaan meliputi :

1. Berperan serta dalam memberikan bimbingan agar

terlaksananya peningkatan mutu dan program kerja di unit

Pembukuan.

9

2. Berperan serta dalam memberikan bimbingan agar

pelaksanaan program orientasi tenaga baru di Unit

Pembukuan dapat berjalan lancar.

3. Bekerja sama dengan Unit lain di bagian AUK mengenai

penyelenggaraan rapat bagian agar dapat berjalan secara

berkala atau sewaktu-waktu bila diperlukan.

4. Menyelenggarakan administrasi pembukuan atas mutasi kas

bank, mutasi jurnal, mutasi gudang untuk diposting dan

pengadaan.

5. Melaksanakan administrasi asset benda.

6. Menyelenggarakan Neraca Bulanan dan Tutup Buku.

7. Menyusun Laporan Manajemen.

c. Melaksanakan Fungsi Pengawasan, Pengendalian, Penilaian,

meliputi :

1. Berperan serta dalam pemeriksaan kebenaran bukti-bukti

pembukuan.

2. Menyelenggarakan fungsi pengendalian finansial dan

operasional sebagai internal kontrol.

3. Mengadakan analisa neraca.

4. Melayani penyajian data atas permintaan pemeriksaan

internal maupun eksternal.

5. Berperan serta dalam mengendalikan pendayagunaan

peralatan dan alat kantor secara efektif dan efisien.

Syarat Jabatan : 1. Pendidikan minimal SMK (Akuntansi)

2. Tenaga Pembukuan minimal 2 tahun.

2. Nama Jabatan : Petugas Pelaksana Pembukuan

Pengertian : Seorang tenaga non klinis yang diberi wewenang di dalam

mengelola Pembukuan.

Hasil Kerja : 1. Terselenggara pelaporan di Unit Pembukuan dengan baik dan

lancar

2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan di Unit Pembukuan

Tanggung Jawab : Secara struktural bertanggung jawab Kepala Unit Pembukuan

dalam mengelola pembukuan

10

Wewenang : Memberi usulan kepada Kepala Unit Pembukuan mengenai

kelancaran pekerjaan di Unit Pembukuan

Uraian Tugas : 1. Input mutasi kas bank.

2. Membuat jurnal memorial RK Beban Kanpus, Perkes ke Unit

PTPN XI

3. Membuat lampiran Neraca Bulanan

4. Membuat laporan berkala kepada Kepala Unit Pembukuan

Syarat Jabatan : 1. Minimal SMK (Akuntansi)

2. Teliti dan Jujur

3. Nama Jabatan : Petugas Billing Pasien Intern dan Ekstern


mengelola Sub Unit Billing Pasien Intern dan Ekstern.

Hasil Kerja : 1. Terselenggara pelaporan Billing Intern dan Ekstern dengan

baik dan lancar


Uraian Tugas : 1. Petugas menerima berkas nota pasien intern dari apotik dan

admin untuk diceklist dengan SIM RS

2. Petugas memilah nota tagihan berdasarkan nota tagihan PTPN

XI dan nota ragihan PTPN lain.

3. Membuat rekapitulasi nota tagihan di setiap periode minggu ke

I s/d minggu IV.

4. Membuat jurnal memorial setiap periode mingguan

Rekapitulasi nota tagihan PTPN XI dan nota tagihan PTPN

lain diperiksa kepada Ka Unit Pembukuan.

5. Rekapitulasi nota tagihan dari penderita PTPN XI dan PTPN

lain diberi materai, stempel Rumah Sakit Elizabeth dan nama

terang kepala Bagian AUK kemudian diberikan kepada Kepala

Unit Pembukuan untuk dicek dan diparaf

6. Petugas memilah kembali antara nota tagihan asli dan duplikat

7. Petugas menyetor nota tagihan PTPN XI ke Unit Personalia &

Umum setiap tutupan minggu ke I s/d minggu ke IV untuk

dibuatkan lampiran tagihan.

11

8. Petugas menyetor nota tagihan PTPN XI dan PTPN lain

(sesaudara) ke Unit Pembukuan untuk dibuatkan lampiran

tagihan (buku besar).

Tanggung jawab : Bertanggung jawab terhadap ketepatan dan kebenaran Admin

Billing Intern dan Ekstern di Unit Pembukuan.

Wewenang : tidak ada

Syarat Jabatan : 1. Pendidikan minimal SMK

2. Teliti dan Jujur

4. Nama Jabatan : Pengadaan


mengelola pengadaan barang, obat dan alat kesehatan.

Hasil Kerja : 1. Terselenggara pelaksanaan pengadaan barang, obat dan

alat kesehatan dengan baik dan lancar


Uraian Tugas : 1. Membuat tanda terima faktur serta memeriksa kelengkapan

faktur

2. Membuat PB 24 dari masing – masing unit selain unit farmasi

3. Membuat SP (kecil) dan menghubungi rekanan untuk

pemesanan barang sesuai dengan PB 24

4. Membuat SP (besar) sesuai faktur untuk kelengkapan kasbon

5. Memilah faktur, serta mengeset SP (besar) dan Bukti

Penerimaan Barang (BPB) untuk ditempelkan pada faktur

penjualan.

6. Membuat kasbon tagihan

Tanggung jawab : Melaksanakan administrasi pemesanan, pembelian, dan

pembayaran barang, obat dan alat kesehatan.

Wewenang : memberi saran kepada Kepala Unit Pembukuan mengenai

kelancaran pekerjaan di unit pembukuan

Syarat Jabatan : 1. Pendidikan minimal SMK

2. Teliti dan Jujur

12

BAB VIII

TATA HUBUNGAN KERJA

Gambar 8.1 Tata Hubungan kerja Unit Pembukuan

1. Tata Hubungan Kerja dengan Bagian Keuangan

a. Unit keuangan menyerahkan kasbon yang telah dibuat dan diverifikasi Kasub Bag

Keuangan dan Pembukuan serta Kepala AUK

b. Petugas pembukuan menginput kasbon yang dibuat oleh unit keuangan ke dalam

neraca.

2. Tata Hubungan Kerja Dengan Bagian Administrasi

1. Sekretariat

a. Petugas Unit Pembukuan mengajukan permohonan ke bagian sekretariat untuk

pengajuan SK dan hal surat menyurat.

b. Petugas sekretariat meneruskan surat permohonan sesuai permintaan Unit

Pembukuan ke Kepala RS.

2. Personalia atau Kepegawaian dan Pengembangan SDM

a. Petugas personalia memberi lembaran penilaian kinerja kepada Kepala Unit

Pembukuan.

b. Kepala Unit Pembukuan memberi penilaian dan mengembalikan kepada personalia.

c. Pendidikan dan Pelatihan

d. Kepala Unit Pembukuan mengajukan permohonan untuk mengikuti pelatihan atau

simposium atau seminar.

13

e. Bagian diklat mengajukan pada Kepala RS dan Kepala RS memberi rekomendasi.

f. Bagian diklat memberi lembaran rekomendasi yang telah disetujui oleh Kepala RS

kepada Unit Pembukuan.

3. SIM (Sistem Informasi Manajemen)

a. Petugas Unit Pembukuan menghubungi Petugas SIM apabila ada gangguan program

komputer.

b. Petugas SIM melakukan pengecekan baik software, hardware komputer.

c. Petugas SIM membuat catatan di lembaran Unit Pembukuan.

3. Tata Hubungan Kerja dengan Bagian Farmasi

a. Pada akhir bulan Unit farmasi menyerahkan file memorial untuk diimport dan diproses

di Aplikasi KVA

b. Petugas pembukuan memposting file dari unit farmasi di aplikasi KVA.

c. Hasil dari posting tersebut di proses di aplikasi neraca dengan jurnal memorial lainnya.

14

BAB IX

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

Rumah Sakit Elizabeth adalah rumah sakit swasta yang dalam kegiatan pelayanannya

diperuntukkan bagi semua lapisan masyarakat yang membutuhkan tanpa adanya perbedaan

dengan tetap berpegang pada motto, visi, dan misi rumah sakit.

Dalam melayani masyarakat Rumah Sakit Elizabeth menghadapi masalah yang tidak

jauh berbeda dengan rumah sakit lainnya yang ada di Situbondo.

Mengingat permasalahan diatas maka untuk meningkatkan pelayanan kesehatan yang

bermutu dan menyeluruh, rumah sakit Elizabeth makin mengembangkan program pelayanan

sekaligus meningkatkan mutu sumber daya manusia.

Sebagai petugas di Unit Pembukuan mempunyai tugas, tanggung jawab dan

wewenang dalam kegiatan harian yang masing-masing dalam pelaksanaan :

1. Sebagai Petugas Pelaksana Pembukuan.

2. Sebagai Petugas Billing Pasien Intern dan Ekstern.

3. Sebagai Petugas Pengadaan.

Uraian tugas sebagai berikut :

1. Nama Jabatan : Petugas Pelaksana Sub Unit Pembukuan

Pengertian : Seorang petugas pelaksana yang diberi wewenang di dalam

mengelola Sub Unit Pembukuan.

Hasil Kerja : 1. Terselenggara pelaporan di Unit Pembukuan dengan baik dan

lancar


Tanggung Jawab : Secara struktural bertanggung jawab Kasub Bag Keuangan dan

Pembukuan serta Kepala AUK dalam mengelola pembukuan

Wewenang : memberi usulan ke Kepala Unit mengenai kelancaran pekerjaan di

Unit Pembukuan

Uraian Tugas : 1. Input mutasi kas bank.

4. Membuat jurnal memorial RK Beban Kanpus, Perkes ke Unit

PTPN XI

5. Membuat lampiran Neraca Bulanan

5. Membuat laporan berkala kepada Kepala Unit Pembukuan

15

Syarat Jabatan : 1. Minimal SMK (Akuntansi)

3. Teliti dan Jujur

2. Nama Jabatan : Petugas Billing Pasien Intern dan Ekstern


mengelola Sub Unit Billing Pasien Intern dan Ekstern.

Hasil Kerja : 1. Terselenggara pelaporan di Sub Unit Billing Intern dan Ekstern

dengan baik dan lancar


Uraian Tugas : 1. Petugas Menerima berkas nota pasien intern dari apotik dan

admin untuk diceklist dengan SIM RS

2. Petugas memilah nota tagihan berdasarkan nota tagihan PTPN

XI dan nota ragihan PTPN lain.

3. Membuat rekapitulasi nota tagihan di setiap periode minggu ke

I s/d minggu IV.

4. Membuat jurnal memorial setiap periode mingguan

Rekapitulasi nota tagihan PTPN XI dan nota tagihan PTPN lain

diperiksa kepada Ka Unit Pembukuan.

5. Rekapitulasi nota tagihan dari penderita PTPN XI dan PTPN

lain diberi materai, stempel Rumah Sakit Elizabeth dan nama

terang kepala Bagian AUK kemudian diberikan kepada Kepala

Unit Pembukuan untuk dicek dan diparaf

6. Petugas memilah kembali antara nota tagihan asli dan duplikat

7. Petugas menyetor nota tagihan PTPN XI ke Unit Personalia &

Umum setiap tutupan minggu ke I s/d minggu ke IV untuk

dibuatkan lampiran tagihan.

8. Petugas menyetor nota tagihan PTPN XI dan PTPN lain

(sesaudara) ke Unit Pembukuan untuk dibuatkan lampiran

tagihan (buku besar).

Tanggung jawab : Bertanggung jawab terhadap ketepatan dan kebenaran Admin

Billing Intern dan Ekstern di Unit Pembukuan.

Wewenang : memberi usulan ke Kepala Unit mengenai kelancaran pekerjaan di

Unit Pembukuan

Syarat Jabatan : 1. Minimal SMK

16

2. Teliti dan Jujur

3. Nama Jabatan : Pengadaan


mengelola Sub Unit pengadaan.

Hasil Kerja : 1. Terselenggara pelaksanaan di Sub Unit Pengadaan dengan

baik dan lancar


Uraian Tugas : 1. Membuat tanda terima faktur serta memeriksa kelengkapan

faktur

2. Membuat PB 24 dari masing – masing unit selain apotek

3. Membuat SP (kecil) dan menghubungi rekanan untuk

pemesanan barang sesuai dengan PB 24

4. Membuat SP (besar) sesuai faktur untuk kelengkapan kasbon

5. Memilah faktur, serta mengeset SP (besar) dan Bukti

Penerimaan Barang (BPB) untuk ditempelkan pada faktur

penjualan.

6. Membuat kasbon tagihan

Tanggung jawab : Melaksanakan administrasi pemesanan, pembelian, dan

pembayaran barang/obat.

Wewenang : Memberi saran ke Ka Unit Pembukuan mengenai kelancaran

pekerjaan di Unit Pembukuan

Syarat Jabatan : 1. Minimal SMK

2. Teliti dan Jujur

17

STANDAR BEBAN KERJAPETUGAS UNIT PEMBUKUAN

WKT 107.640 Menit/Tahun

NO. KEGIATAN POKOK KUANTITAS

Waktu yang

dibutuhkan (menit)

SBK SKLKebutuhan

Tenaga

a b c=WKT/b d=a/c1 Apel pagi 256 30 3.588

0,1316

0,072 Rencana Kerja harian 256 2 53.820 0,003 Menginput kasbon harian 256 60 1.794 0,144 Membuat prognosa 12 180 598 0,025 Membuat neraca 12 2700 40 0,306 Mengerjakan KVA 256 240 449 0,577 Cash In 256 60 1.794 0,14

TOTAL SBK 1,25

SBK + SKL 1,39

KEBUTUHAN TENAGA 2

POLA KETENAGAAN UNIT PEMBUKUAN

No Nama JabatanKualifikasi Pengalaman dan

kualifikasiJumlah

Formal Sertifikat

1. Kepala Unit

Pembukuan

Sarjana - Memiliki kemampuan

dalam kepemimpinan

Disiplin dan teliti

1

2. Petugas Pelaksana

Unit Pembukuan

SMK - Memiliki kemampuan

menangani pasien

Disiplin dan teliti

1

3. Petugas Billing

Pasien Ekstern

dan Intern


di bidang administrasi

Disiplin dan teliti

1

4. Petugas Bagian

Pengadaan


di bidang perpajakan

Disiplin dan teliti

1

18

BAB X

KEGIATAN ORIENTASI

DEFINISI Orientasi adalah orientasi kerja yang dilaksanakan terhadap calon karyawan baru dan

mutasi ke unit kerja baru.

PESERTA ORIENTASIPeserta orientasi adalah calon karyawan baru dan karyawan mutasi yang ditempatkan di

Unit Pembukuan.

KELENGKAPAN ORIENTASIKelengkapan orientasi yang harus dimiliki dan digunakan oleh peserta orientasi di

lingkungan AUK adalah sebagai berikut:

1. Name tag yang bertulisan nama lengkap beserta keterangan training di bawah nama

2. Peserta orientasi wajib menggunakan baju atasan putih polos dan bawahan celana

panjang kain berwarna putih polos

3. Peserta orientasi wajib menggunakan sepatu warna hitam dan hak sepatu maksimal 3cm

(sepatu wanita) selama masa orientasi.

WAKTU DAN TEMPAT ORIENTASIa. Orientasi dilaksanakan dalam waktu 2 bulan, bagi calon keryawan yang lulus seleksi

rekrutmen PT Nusantara Sebelas Medika yaitu 1 minggu orientasi organisasi dan

kebijakan manajemen SDM, 7 minggu orientasi di Unit Pembukuan.

b. Orientasi dilakukan dalam waktu 2 bulan bagi karyawan yang mutasi dari unit kerja lain

yaitu 1 minggu orientasi organisasi dan kebijakan manajemen SDM, 7 minggu orientasi

di Unit Pembukuan.

KEGIATAN ORIENTASI

1. Orientasi Organisasi

a. Struktur organisasi dan tata laksana dalam pelayanan rumah sakit.

b. Visi, misi, nilai dan tujuan organisasi dan motto di rumah sakit.

19

c. Jenis-jenis pelayanan program mutu, Program Pengendalian Pencegahan Infeksi &

Program K3. Program Keselamatan pasien Rumah Sakit yang tersedia atau

dilaksanakan.

d. Fasilitas-fasilitas yang ada di rumah sakit.

e. Prosedur yang digunakan untuk pemeliharaan untuk pemeliharaan fasilitas-fasilitas

rumah sakit.

f. Sistem pengamanan dan ketertiban termasuk peraturan di rumah sakit.

2. Orientasi kebijakan tentang manajemen SDM

a. Evaluasi kinerja staf.

b. Hak dan kewajiban pegawai (contoh: insentif, libur, cuti, pensiun dan kesejahteraan).

c. Sistem penghargaan dan sanksi (reward and punishment).

d. Sistem pengembangan staf.

3. Orientasi khusus di Unit Pembukuan

a. Organisasi dan tata ruang dari unit Pembukuan.

b. Fasilitas-fasilitas dan peralatan yang tersedia di unit Pembukuan.

c. Perkenalan dengan semua staf di unit Pembukuan.

d. Tugas dan tanggung jawab serta wewenang dalam unit Pembukuan.

e. Prosedur administrasi serta dokumen pendukungnya.

f. Model penugasan, tata cara kerja dan hal-hal lain yang berlaku.

METODE

a. Kuliah singkat

b. Penugasan

c. Kerja kelompok

d. Diskusi pleno

JADWAL PELAKSANAAN

Pelaksanaan kegiatan orientasi:

Hari : Senin-Sabtu

Tanggal :

20

Adapun materi dan pemateri pada pelaksanaan orientasi adalah :

NO MATERI ORIENTASI PEMATERI

1. Visi, misi, dan tujuan rumah sakit Direktur Rumah Sakit

2. Struktur organisasi, etika dan etos kerja Kepala Bagian A.U.K

3.Hak dan kewajiban karyawan serta peraturan

rumah sakit

Kepala Sub Bagian SDM/Umum

4. Hak pasien Kepala Bagian Pelayanan

5. Patient safety Tim KPRS

6. INOS rumah sakit Tim PPI

7. Kesehatan dan keselamatan kerja Tim K3 rumah sakit

8.Ketentuan orientasi di unit kerja masing-

masing

Kepala Sub Bagian Pelayanan

Medik

9. Pemasaran Kepala Sub Bagian SDM/Umum

10. Rekam medis Kepala Unit Rekam Medis

11. Alat medis dan maintenance Kepala Unit IPSRS

12. Gizi Kepala Unit Gizi

13. Farmasi Kepala Unit Farmasi

14 Radiologi Kepala Unit Radiologi

EVALUASI ORIENTASI

Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi dari jadwal

kegiatan. Jadwal kegiatan tersebut akan dievaluasi pada masa akhir orientasi, sehingga bila

dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera

diperbaiki sehingga tidak menggangu program secara keseluruhan.

Batas waktu diperlukan untuk mendapatkan standar minimal dari kapasitasnya dari

setiap karyawan baru yang masih dalam masa orientasi. Evaluasi dilakukan dengan

menggunakan alat evaluasi (checklist) sesuai kebutuhan dan dilaporkan kepada pihak yang

berwenang.

LAPORAN ORIENTASI

Laporan orientasi dibuat oleh Kepala Unit Pembukuan untuk mendapatkan data yang

objektif tentang kemajuan dan kapabilitas yang telah diraih oleh setiap karyawan AUK baru

21

khususnya Unit Pembukuan, sehingga dapat diketahui seberapa jauh tujuan dari orientasi

telah dapat diraih yang akan diperlukan untuk pengambilan keputusan selanjutnya.

22

BAB XI

PERTEMUAN / RAPAT

Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth merupakan salah satu unit tersendiri yang

terpisah dari unit lain yang ada di rumah sakit, dan mempunyai anggota tim yang memerlukan

pengorganisasian. Pertemuan atau perlu dilaksanakan untuk mengkoordinasikan dan

merencanakan hal yang berhubungan dengan kemajuan unit.

Rapat berkala di Unit Pembukuan terdiri dari:

1. Rapat Rutin Bulanan

Rapat rutin bulanan diselenggarakan pada:

Waktu : Minggu ke 2 hari senin

Jam : 12.00 sampai selesai

Tempat : Ruang Komite Medik

Peserta : Staf Unit Pembukuan

Materi : Evaluasi kinerja, evaluasi perencanaan kerja, dan lain-lain

Kelengkapan rapat : Daftar hadir dan Notulen rapat

2. Rapat Insidentil

Rapat insidentil diselenggarakan pada:

Waktu : Sewaktu-waktu, bila ada masalah atau sesuai hal yang perlu

dibicarakan secara urgent

Peserta : Semua petugas Unit Pembukuan

Materi : Sesuai dengan masalah yang ada

Kelengkapan rapat : Daftar hadir dan notulen rapat

Penyusun Rencana Kerja dan Evaluasi

A. Penyusun Rencana Kerja

Rencana Kerja dibuat oleh Unit Pembukuan yang berorientasi pada macam kegiatan

rutin.

Rencana Kerja terdiri atas :

Rencana Kerja Tahunan

23

Rencana kerja tahunan disusun setiap tahun berdasarkan temuan, dan bahasan dalam

evaluasi pada tahun sebelumnya. Rencana kerja ini diajukan kepada pimpinan setiap

tahun pada bulan September.

Laporan rencana tahunan meliputi: Rencana penambahan tenaga sesuai dengan analisa

kebutuhan tenaga yang telah dihitung. Rencana pengembangan staf melalui pelatihan

atau pendidikan untuk meningkatakan kemampuan kinerja.

Rencana kerja harian

Rencana kerja harian dibuat sesuai dengan kegiatan pembukuan yang ditentukan.

B. Evaluasi Kerja

Evaluasi kerja meliputi :

Evaluasi kinerja karyawan secara individu dilakukan melalui penilaian karyawan tiap

2 tahun

Evaluasi ketepatan dan kelengkapan pengiriman laporan keuangan ke Direksi tiap 3

bulan.

24

BAB XII

PELAPORAN

A. Laporan HarianLaporan harian input kasbon ke Aplikasi Neraca

B. Laporan Bulanan1. Laporan Neraca 2. Laporan Prognosa3. Laporan Internal cek

C. Laporan TriwulanLaporan Triwulan Persediaan Bahan/Perlengkapan Barang

D. Laporan TahunanLaporan penyusunan angka dasar dan biaya RKAP yang terkait dengan Pembukuan

E. Laporan Sewaktu1. Laporan sewaktu yang dibuat atas permintaan Kepala Rumah Sakit atau Direksi

berupa data rumah sakit.

2. Laporan tentang Pelaksanaan Orientasi Karyawan baru ke Kasub Bag Keuangan dan

Pembukuan yang selanjutnya diserahkan ke Kepala Administrasi Umum dan

Keuangan.

25

01 PEDOMAN PENGORGANISASIAN PEMBUKUAN NEW.doc

Documents

Transcript of 01 PEDOMAN PENGORGANISASIAN PEMBUKUAN NEW.doc