PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen MPI-PM-01 No. Revisi 04 Tanggal Berlaku 14-03-2014

Jabatan Nama Tanda Tangan

Disusun Oleh Document Control Khairunnisa Pramana

Diperiksa Oleh Wakil Manajemen Haris Fauzi

Disetujui Oleh Direktur Ir. Novian Akbar

Dokumen ini milik PT. Mega Persada Indonesia dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen

PT. Mega Persada Indonesia

Mechanical Electrical and HVAC Contractor PT. MEGA PERSADA INDONESIA

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 1 dari 7

ME HVAC

1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen dalam ruang

lingkup Sistem Manajemen Mutu dan K3.

2. Referensi - Standar ISO 9001:2008 klausul 4.2.3

- Manual Mutu bagian 4.2.3

- OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.5

3. Definisi

- Original adalah naskah asli dokumen, lengkap dengan tanda-tanda keabsahannya.

- Revisi adalah perubahan yang dilakukan pada dokumen sesuai dengan kebutuhan.

4. Uraian Prosedur

4.1 Jenis Dokumen

4.1.1 Jenis dokumen dalam sistem manajemen mutu yang dikendalikan

dikategorikan dalam struktur dokumen :

Level I : Manual, Kebijakan, dan Sasaran Mutu & K3

Level II : Prosedur Mutu & K3

Level III : Instruksi Kerja atau dokumen pendukung lainnya

Level IV : rekaman atau catatan mutu

Struktur dokumen ini semata-mata untuk kepentingan internal perusahaan

untuk penentuan tanggung jawab dan kewenangan approval dokumen dan

skala pemakaian serta pengendaliannya.

4.1.2 Rincian dokumen yang dikendalikan dicatat pada Daftar Dokumen.

4.1.3 Dokumen dari luar perusahaan yang menjadi acuan kerja juga dikendalikan

distribusi dan perubahannya.

4.2 Identitas Dokumen

4.2.1 Dokumen dikenali melalui judul dan/atau nomor dokumen.

4.2.2 Format Penomoran dokumen Sistem Manajemen Mutu sebagai berikut :

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 2 dari 7

ME HVAC

- Manual Mutu : MPI-MM-XX

- Kebijakan Mutu : MPI-KM-XX

- Sasaran Mutu : MPI-BSC-XX

- Prosedur Mutu : MPI-PM-XX

- Formulir : MPI-YY-XX

Keterangan :

MPI = Mega Persada Indonesia

XX = Nomor urut dokumen

YY = Kode Penerbit Dokumen

Kode Penerbit Keterangan DIR Direktur DK Dokumen Control MET Marketing Estimasi dan Tender PROC Logistik/Procurement MP Manager Proyek HRD Personalia GA General Affair KEU Accounting BC Budget Control

4.2.3 Status revisi dokumen dikenali melalui nomor revisi dan/atau tanggal

pengesahan/berlaku dokumen.

4.2.4 Daftar Dokumen merincikan identitas dokumen dan status revisi dokumen

4.2.5 Dokumen baru yang diterbitkan harus dicatat dalam Daftar Dokumen Internal

setelah mendapat pengesahan dari pihak yang berwenang.

4.2.6 Daftar Dokumen di-update/direvisi setiap kali ada revisi dokumen yang

terdaftar.

4.2.7 Dokumen baru yang telah dicatat dalam daftar dokumen ditetapkan

distribusinya dalam form Matriks distibusi

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 3 dari 7

ME HVAC

4.3 Pengesahan Dokumen

4.3.1 Dokumen diperiksa kecukupannya dan disahkan oleh yang berwenang

sebelum diterbitkan dan didistribusikan.

4.3.2 Dokumen yang mengalami perubahan atau revisi harus diperiksa dan

disahkan ulang oleh pihak yang berwenang sebelum diterbitkan dan

distribusikan kembali.

4.3.3 Tanda keabsahan dokumen ditunjukkan oleh identitas dokumen dan tanda

tangan dari kewenangan yang ditentukan.

4.4 Pengendalian Salinan Dokumen

4.4.1 Salinan/copy dari dokumen yang dikendalikan ditandai dengan cap berwarna

selain warna hitam di lembar pertama dari dokumen bersangkutan seperti

berikut :

4.4.2 Salinan dokumen yang tidak bertanda cap berwarna tersebut dianggap sebagai

dokumen yang tidak dikendalikan.

4.4.3 Dokumen yang lebih dari satu halaman dibuat dalam keadaan terjilid, tidak

terdiri dari lembar-lembar lepas, sehingga tanda keabsahan, status revisi, dan

tanda terkendali cukup dibubuhkan pada lembar terdepan saja.

4.4.4 Semua dokumen, kecuali yang berasal dari luar, harus ada masternya, yang

disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan. Penggandaan

dokumen hanya dilakukan dari master.

4.4.5 Pengendali dokumen memutakhirkan (update) semua dokumen yang

dikendalikan.

4.4.6 Penerima dokumen bertanggung jawab untuk pengendalian dokumen yang

diterimanya, baik pengendalian dari penggandaan yang tidak sah ataupun

Salinan Terkendali No. salinan : Penerbit : Tanggal :

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 4 dari 7

ME HVAC

validitas dokumen terkininya.

4.4.7 Semua dokumen yang dikendalikan harus jelas distribusinya, dan bukti tanda

terima dokumen disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan

4.5 Revisi Dokumen

4.5.1 Semua dokumen dapat mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan.

Perubahan pada dokumen dinamakan revisi.

4.5.2 Dokumen dapat direvisi setelah dipelajari perlunya perubahan tersebut,

terutama ditujukan untuk perbaikan. Dokumen direvisi dan disetujui ulang

oleh kewenangan yang sama seperti dokumen sebelumnya.

4.5.3 Revisi pada dokumen harus dicatat, di bagian mana revisi itu dilakukan, dan

bagaimana uraian perubahannya. Rincian ini sedapat mungkin disertakan pada

dokumen bersangkutan.

4.6 Dokumen Kadaluarsa

4.6.1 Dokumen lama, yang digantikan oleh dokumen yang direvisi, disingkiran dari

tempat pemakaiannya oleh pemegang dokumen atau ditarik kembali oleh

pengendali dokumen yang bersangkutan, untuk digantikan dengan yang baru.

4.6.2 Dokumen lama yang tidak berlaku (kadaluarsa) tidak boleh digunakan untuk

acuan/ rujukan kerja.

4.6.3 Jika diperlukan, dan dengan pengecualian, dokumen yang lama mungkin tidak

ditarik kembali, asalkan diberi tanda khusus sebagai berikut :

4.7 Dokumen Eksternal 4.7.1 Dokumen dari luar perusahaan dicatat dalam Daftar Dokumen dan diberi

stempel contoh sebagai berikut :

DOKUMEN KADALUARSA JANGAN DIPAKAI

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 5 dari 7

ME HVAC

D O K U M E N E X T E R N A L

13 MAR 2014

PT. MEGA PERSADA INDONESIA

4.7.2 Bila terjadi perubahan (revisi) pada dokumen luar tersebut, maka pengendali

dokumen mengganti dokumen lama yang telah didistribusikan.

4.7.3 Distribusi dokumen eksternal dikendalikan sesuai ketentuan yang berlaku

pada dokumen tersebut dan pemakaiannya di perusahaan.

5. Ketentuan Khusus

Tidak ada

6. Rekaman / Catatan Mutu

6.1. Daftar Dokumen Internal (MPI-DK-001) Rev.01

6.2. Daftar Dokumen Eksternal (MPI-DK-002) Rev.01

6.3. Distribusi Dokumen (MPI-DK-003) Rev.02

6.4. Berita acara pemusnahan dokumen (MPI-DK-004) Rev.01

6.5. Ceklist Dokumen Baru (MPI-DK-007) Rev.01

6.6. Matriks Distribusi Dokumen ( MPI-DK-008) Rev.04

7. Lampiran Flowchart Prosedur Pengendalian Dokumen

8. Dokumen Terkait Tidak Ada

9. Riwayat Perubahan Dokumen

Lampiran A.

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 6 dari 7

ME HVAC

Lampiran A. Riwayat Revisi Dokumen

No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh

01

02

03

04

21-Oct-10

3-Jan-11

4-April-13

14-March-14

2

4.7

6.3

6.5

4.2

6.6

4.1.1

4.2.2

4.2.6

4.2.7

4.4.5

Tambahan Referensi OHSAS

18001:2007 Klausul 4.4.5

Perubahan Bentuk Cap

Dokumen External

Penambahan Revisi 1 pada

distribusi dokumen

Add form Ceklist Dokumen

Baru

(MPI-DK-007)

Penambahan isi Identitas

Rekaman ( 4.2.7 )

Add Form Matriks Distribusi

Dokumen (MPI-DK-008)

Kata approval diganti menjadi

approval

(01~) dihapus

Kata diupdate diganti menjadi

di-update

Katapula matriks dihapuskan

Kata updating diganti menjadi

updating

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 7 dari 7

ME HVAC

No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh

4.6.2

4.5.1

4.5.3

7

Kata kedaluarsa diganti menjadi

kadaluarsa

Pengeditan bentuk cap

dokumen external yang

disesuaikan dengan bentuk asli

Spasi pada penulisan di

perusahaan

Kata Lampiran diganti menjadi

Flowchart