LAPORAN KERJA PRAKTEK

PADA WILMAR GROUP

MEDAN

Tanggal 09 November 2012 - 21 Desember 2012

Disusun Sebagai Salah Satu Syarat

Untuk Menyelesaikan Pendidikan Strata - 1 Program Studi Sistem Informasi

Oleh :

Dian P. Tinambunan

113303041012

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI & ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS PRIMA INDONESIA

MEDAN

2012

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN KERJA PRAKTEK

PADA WILMAR GROUP

MEDAN

Tanggal 09 November 2012 - 21 Desember 2012

OLEH :

NAMA : DIAN P. TINAMBUNAN

NIM : 113303041012

Disetujui Oleh :

Pembimbing Perusahaan Dosen Pembimbing

Hadrian Kastanto Safrian Aswati, S.Kom., M.Kom.

Mengetahui :

Dekan Fakultas Ketua Program Studi

Teknologi dan Ilmu Komputer Sistem Informasi

Universitas Prima Indonesia Medan

Abdi Dharma, S.Kom. Safrian Aswati, S.Kom., M.Kom.

i

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya kepada kita

sehingga kegiatan dan penyusunan laporan Kerja Praktek Lapangan di Wilmar International

Limited Medan, dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Kerja Praktek Lapangan ini dibuat dan diajukan untuk memenuhi salah satu syarat

guna mencapai gelar Sarjana Komputer (S.Kom) di Fakultas Teknologi dan Ilmu Komputer

Universitas Prima Indonesia. Kerja Praktek Lapangan ini dilaksanakan untuk meningkatkan

pemahaman tentang aspek pemograman komputer bagi mahasiswa sehingga setelah lulus

dapat menjadi sistem analis yang mempunyai kompetensi dan mampu bersaing di dunia kerja.

Penulis menyadari bahwa pelaksanaan Kerja Praktek sampai dengan penyusunan

laporan Kerja Praktek dapat terlaksana dengan baik berkat kerjasama, bantuan, pengarahan

dan dukungan dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena

itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. dr.Djakobus Tarigan, AAI, DAAK, selaku Rektor Universitas Prima

Indonesia.

2. Bapak Christnatalis, S.Kom, selaku Dekan Fakultas Teknologi dan Ilmu Komputer

Universitas Prima Indonesia Medan.

3. Bapak Safrian Aswati, S.Kom., M.Kom., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknologi dan Ilmu Komputer Universitas Prima Indonesia Medan.

4. Bapak Safrian Aswati, S.Kom., M.Kom., selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak

memberikan pengarahan dalam menyelesaikan penyusunan laporan Kerja Praktek ini.

5. Bapak Hadrian Kastanto, Pembimbing di Wilmar International Limited yang telah banyak

memberikan pengarahan dalam menyelesaikan pelaksanaan Kerja Praktek.

ii

6. Segenap pegawai dan staf Wilmar International Limited Medan.

7. Segenap dosen, karyawan dan pengelola Program Sistem Informasi Universitas Prima

Indonesia.

8. Alm. Drs. Wilmar Tinambunan, ayahanda tercinta atas inspirasi dan kekuatan yang

mengilhami pencapaian pembelajaran konsep dan literatur bahasa.

9. Alm. Theresia Sihombing, ibunda tercinta atas inspirasi dan kekuatan yang mengilhami

kecintaan dan kesabaran untuk memulai dari hal-hal kecil.

10. Maria Nurhayati Butar-Butar, adinda tercinta yang mengajarkan kesabaran dan kesetiaan

untuk mencoba yang mudah memaklumi lalu memaafkan.

11. Saudara serta sahabat tercinta atas dukungan dan doa yang telah diberikan kepada penulis.

Rekan-rekan Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi Universitas Prima Indonesia.

12. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu atas bantuan dan dukungan

yang diberikan, baik secara langsung maupan tidak langsung.

Semoga Tuhan Yang Maha Esa akan selalu memberkati dan membalas semua bantuan

yang telah diberikan kepada penulis. Penulis menyadari bahwa laporan PKL ini masih jauh

dari sempurna dikarenakan keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena

itu, penulis sangat mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak.

Dengan segala kerendahan hati, semoga laporan PKL ini dapat bermanfaat bagi Almamater

dan mahasiswa seprofesi serta sejawat.

Medan, Maret 2012

Penulis

iii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ........................................................................................................... i

DAFTAR ISI ....................................................................................................................... iii

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................................ v

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ..................................................................................................... 1

1.3 Tujuan Kerja Praktek ............................................................................................ 2

1.4 Manfaat Kerja Praktek .......................................................................................... 3

1.5 Sistematika Penulisan Laporan Kerja Praktek ....................................................... 4

BAB II DESKRIPSI TEMPAT KERJA

2.1 Sejarah dan Perkembangan Wilmar ...................................................................... 6

2.2 Struktur Organisasi ............................................................................................... 9

2.2 Tugas dan Wewenang ......................................................................................... 11

2.3 Visi dan Misi Wilmar International Limited ........................................................ 14

2.3.1 Visi Wilmar International Limited .......................................................... 14

2.3.2 Misi Wilmar International Limited ......................................................... 15

2.4 Etika Bisnis Wilmar ............................................................................................ 15

iv

2.5 Logo Perusahaan dan Maknanya ......................................................................... 18

2.5.1 Logo Perusahaan .................................................................................... 18

2.5.2 Makna Lambang .................................................................................... 19

2.6 Kegiatan Selama Kerja Praktek ........................................................................... 20

2.7 Kendala Yang dihadapi dan Upaya untuk Memecahkannya ................................ 26

BAB III PEMBAHASAN MASALAH

3.1 Analisis Permasalahan ........................................................................................ 28

3.2 Analisis Sistem Berjalan ..................................................................................... 33

3.3 Analisis Sistem Usulan ....................................................................................... 39

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan ........................................................................................................ 47

4.2 Saran .................................................................................................................. 48

v

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Interaksi User dan Sistem Analis ................................................................ 1

Lampiran 2 Struktur Organisasi Proyek Wilmar ............................................................ 9

Lampiran 3 Struktur Organisasi Bisnis Proses Wilmar .................................................. 10

Lampiran 4 Struktur Organisasi Wilmar International Plantation .................................... 10

Lampiran 5 Dewan Direksi Wilmar ............................................................................... 13

Lampiran 6 Peta Wilayah Bisnis Wilmar ....................................................................... 14

Lampiran 7 Logo Perusahaan Wilmar ........................................................................... 18

Lampiran 8 Kegiatan Selama Kerja Praktek .................................................................. 20

Lampiran 9 Tampilan Akses SAP Wilmar melalui SSL-Explorer .................................. 27

Lampiran 10 SAP Support Feedback via Email ............................................................... 30

Lampiran 11 SAP Support Feedback via Program Pandion ............................................. 31

Lampiran 12 Tampilan Akses Masuk Website Bugtracker.NET ...................................... 32

Lampiran 13 Flowchart Proses Permintaan Kode Material Sistem Berjalan ..................... 34

Lampiran 14 Flowchart Proses Permintaan Service Number Sistem Berjalan .................. 36

Lampiran 15 Flowchart Proses Permintaan Kode Vendor Sistem Berjalan ...................... 38

Lampiran 16 Flowchart Proses Permintaan Kode Material Sistem Usulan ....................... 41

Lampiran 17 Flowchart Proses Permintaan Service Number Sistem Usulan .................... 43

Lampiran 18 Flowchart Proses Permintaan Kode Vendor Sistem Usulan ......................... 45

Lampiran 19 Surat Permohonan Kerja Praktek ................................................................ 49

Lampiran 20 Surat Jawaban Permohonan Kerja Praktek .................................................. 50

Lampiran 19 Nota Kesepahaman ..................................................................................... 51

vi

Lampiran 19 Lembar Bimbingan Kerja Praktek 01 .......................................................... 52

Lampiran 19 Lembar Bimbingan Kerja Praktek 02 .......................................................... 53

Lampiran 20 Daftar Penilaian Kerja Praktek ................................................................... 54

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem merupakan sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling

mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu

sistem akan dirancang oleh satu orang atau sekelompok orang yang membentuk tim.

Orang yang merancang sistem ini disebut Sistem Analis.

Gambar 1.1 Interaksi User dan Sistem Analis

Analis Sistem adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan,

pengkoordinasian dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling

sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan. Sistem analis memegang peranan

yang sangat penting dalam proses pengembangan sistem. Seorang sistem analis harus

memiliki setidaknya 4 (empat) keahlian dasar: analisis, teknis, manajerial dan interpersonal

(berkomunikasi dengan orang lain). Analis sistem atau sistem analis bisa pula menjadi

perantara atau penghubung antara perusahaan penjual perangkat lunak dengan organisasi

tempat ia bekerja dan bertanggung jawab atas analisis biaya pengembangan sistem, rancangan

usulan desain dan pengembangannya serta menentukan rentang waktu yang diperlukan.

Manajemen

User Sistem Analis Programmer

2

1.2 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

Dalam melaksanakan kerja praktek profesi sistem analis, penulis mengambil

perusahaan perkebunan kelapa sawit untuk dijadikan tempat penelitian, yaitu Wilmar

International Limited yang beralamat di B&G Tower Lantai 7-10 Jl. Putri Hijau No.10

Medan. Penulis melaksanakan kerja praktek di Wilmar International Limited dari tanggal 09

November sampai dengan 21 Desember 2012. Kerja praktek ini berlangsung dari hari Senin

sampai dengan hari Jumat, dimulai dari pukul 08.30 sampai dengan pukul 17.30.

1.3 Tujuan Kerja Praktek

Kerja Praktek lapangan bertujuan untuk membekali calon sistem analis dengan

wawasan, pengetahuan dan ketrampilan mengenai seluruh aspek dalam bidang keahlian

pemrograman, terutama yang berhubungan dengan bidang keahlian teknik pengolahan data,

teknologi komputer dan pemrograman komputer, aplikasi bisnis secara umum, pemecahan

masalah kompleks, komunikasi dan pembinaan hubungan kerja serta pemahaman

pengembangan sistem informasi sehingga dapat menghasilkan calon-calon sistem analis yang

siap terjun ke dalam dunia kerja profesinya.

Adapun tujuan Kerja Praktek lapangan adalah sebagai berikut:

1. Memenuhi mata kuliah kerja praktek dan persyaratan dalam mengambil mata kuliah

skripsi untuk menyelesaikan pendidikan Strata 1 pada fakultas Teknologi & Ilmu

Komputer program studi Sistem Informasi Universitas Prima Indonesia.

2. Mengenal lebih dalam tentang prosedur pengolahan data dan informasi secara baik

dan benar di dalam suatu sistem informasi.

3

3. Mengetahui secara langsung penerapan ilmu pengetahuan teori yang diperoleh pada

masa kuliah ke dalam lingkungan kerja serta hubungannya dengan perkembangan

teknologi.

4. Memberikan kontribusi perbaikan dalam operasional bisnis maupun interaksinya, serta

pengambilan keputusan dan perencanaan.

5. Mengukur tingkat manfaat ilmu pengetahuan yang dimiliki dalam berbagai kehidupan

masyarakat.

6. Memberikan sumbangsih pemikiran untuk mengevaluasi kinerja sistem yang

diterapkan dan memberikan alternatif perbaikan dalam meningkatkan efisiensi dan

efektivitas sistem.

7. Mengenal dan mengetahui secara langsung tentang profil manajemen perusahaan

sebagai salah satu penerapan disiplin dan pengembangan karier.

8. Meningkatkan hubungan kerjasama antara perguruan tinggi dan perusahaan.

9. Memperoleh wawasan tentang dunia kerja dalam meningkatkan pengalaman kerja

sehingga dapat menjadi tenaga kerja profesional nantinya.

10. Lebih dapat memahami konsep-konsep non-akademis di lingkungan kerja.

1.4 Manfaat Kerja Praktek

1.4.1 Manfaat Bagi Mahasiswa

1. Dapat memperoleh gambaran dunia kerja agar bisa menyesuaikan diri nantinya ketika

memasuki dunia kerja yang sebenarnya.

4

2. Dapat mengaplikasikan ilmu dan keterampilan yang telah diperoleh pada masa kuliah

dan sekaligus menambah wawasan dan pengalaman.

3. Dapat mengetahui perbandingan antara teori dan ilmu yang diperoleh selama

perkuliahan dengan praktek di lapangan.

4. Meningkatkan kedisiplinan dan tanggung jawab dalam perkerjaan.

1.4.2 Manfaat Bagi Akademik

1. Dapat meningkatkan kerjasama antara lembaga pendidikan khususnya Akademik

dengan Perusahaan.

2. Dapat mempromosikan keberadaan Akademik di tengah-tengah dunia kerja khususnya

Perusahaan Wilmar International Limited sehingga dapat mengantisipasi kebutuhan

dunia kerja akan tenaga kerja yang profesional dan kompeten.

1.4.3 Manfaat Bagi Perusahaan

1. Memberikan alternatif peningkatan interaksi respon pembelajaran dan permasalahan

penggunaan program SAP yang digunakan oleh Wilmar International Limited.

2. Membantu Instansi/Lembaga dalam menyelesaikan tugas sehari-hari selama Kerja

Praktek Lapangan.

1.5 Sistematika Penulisan Laporan Kerja Praktek

Penulisan laporan Kerja Praktek Lapangan dibagi atas 4 (empat) Bab, masing-masing

bab di bagi atas subbab dengan maksud agar laporan Kerja Praktek Lapangan dapat lebih

terperinci dan akan lebih mempermudah pemahaman.

5

Adapun sistematika penulisan laporan Kerja Praktek Lapangan ini adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis menguraikan Latar Belakang, Tempat dan Waktu Pelaksanaan

Kerja Praktek, Tujuan Peraktek Kerja, Manfaat Kerja Praktek, dan Sistematika Penulisan

Laporan Kerja Praktek.

BAB II DESKRIPSI TEMPAT KERJA PRAKTEK

Dalam bab ini penulis menguraikan Sejarah dan Perkembangan Wilmar, Profil

Manajemen Wilmar, Wilayah Bisnis Wilmar, Evolusi Proses Bisnis dan Segmentasi Pasar

Wilmar, Etika Bisnis Wilmar, Visi dan Misi, Nilai-Nilai Inti perusahaan, Kegiatan Selama

Kerja Praktek dan Kendala yang dihadapi serta Upaya untuk Memecahkannya.

BAB III PEMBAHASAN MASALAH

Dalam bab ini penulis menguraikan analisis permasalahan interaksi teknikal sistem

dan user, analisis sistem berjalan dan analisis sistem usulan pengembangan interaksi teknikal

sistem dan user.

BAB IV PENUTUP

Dalam bab ini penulis menguraikan Kesimpulan dan Saran mengenai dampak dan

pengembangan interaksi teknikal sistem dan user yang dapat diambil dari kegiatan Kerja

Praktek yang dilakukan di Wilmar International Limited Medan.

6

BAB II

DESKRIPSI TEMPAT KERJA PRAKTEK

2.1 Sejarah dan Perkembangan Wilmar

Sejarah dan perkembangan Wilmar Group dalam hubungannya dengan evolusi proses

bisnis dapat diuraikan sebagai berikut:

1981 1 Agustus 1979 Pendirian PT.Karya Prajona Nelayan (KPN sebagai pabrik es).

1983 Pabrik es mulai beroperasi.

1987 – 1988 Masuk ke bisnis minyak kelapa sawit dan mulai membangun pabrik PKO KPN

– Paya Pasir.

1989 – 1990 Mulai mengekspor Palm Kernel Oil (PKO) keluar negeri dengan perusahaan

trading di Hongkong.

1991 Membangun Pabrik PKO Bukit Kapur Reksa (BKR) – Dumai.

Membeli Sinar Alam Permai (SAP), pabrik refinery di Palembang.

Membangun pabrik Refinery di BKR.

KPN Group mulai memasuki bisnis perkebunan kelapa sawit di Padang.

1993 – 1994 Awal tahun 1993 refinery di BKR mulai beroperasi.

Pada masa ini, KPN Group mulai mengalami pertumbuhan yang pesat dan

hampir setiap tahun melakukan ekspansi di BKR & SAP. Pada akhir tahun

1995, China Cereal Oil dan Grain Company bergabung dengan KPN Group.

Tahun 1994 ADM Group dari Amerika Serikat ikut bergabung dengan KPN

Group.

7

1996 Membangun Pabrik di Kuala Tanjung (Multimas Nabati Asahan – MNA)

lengkap dengan pelabuhan dan melakukan ekspansi operasi bisnis ke Malaysia.

1998 – 2005 Mulai berekspansi ke pabrik kelapa sawit karena melihat adanya kesempatan

untuk merubah pabrik kelapa sawit menjadi industri besar.

Perkembangan bisnis yang cukup pesat dan melakukan ekspansi bisnis ke

Negara Asia, Eropa dan Afrika.

2000 Mulai mengembangkan dan memasarkan produk minyak goreng unggulan

Sania di Indonesia.

2002 Mendirikan area bisnis manufaktur pupuk.

2004 Memulai operasi bisnis Oleochemical.

2005 Membeli saham mayoritas di Jakarta Stock Exchange atas PT. Cahaya Kalbar

Tbk, produsen khusus minyak dan lemak untuk coklat, kakao gula-gula

industri, bakery dan kue bahan industri, dan industri makanan dan minuman.

2006 Berganti nama menjadi Wilmar International Limited pada tanggal 14 Juli

2006 setelah selesainya pengambilalihan kebalikan dari Ezyhealth Asia Pasifik

Ltd. Kembali tercatat di Bursa Efek Singapura pada tanggal 8 Agustus 2006

setelah latihan penempatan ekuitas sukses di S $ 0,80 per saham, yang

mengangkat sekitar US $ 180 juta. Akuisisi dari lima perusahaan perkebunan

dengan land bank gabungan dari 85.000 hektar di Kalimantan, Indonesia.

Akuisisi 25.000 hektar land bank oleh dua anak perusahaan yang ada. Akuisisi

perusahaan perkebunan dengan land bank seluas 30.000 hektar di Jambi,

Sumatera, yang 12.700 hektar telah ditanami.

8

2007 Menyelesaikan merger dengan perkebunan kelapa sawit Group Kuok, minyak

nabati, biji-bijian dan usaha terkait dalam sebuah kesepakatan senilai US $ 2,7

miliar, serta latihan restrukturisasi untuk memperoleh minyak nabati, minyak

sayur, biji-bijian dan bisnis terkait Wilmar Holdings Pte Ltd (WHPL),

termasuk kepentingan yang dimiliki oleh Archer Daniels Midland Asia Pasifik

(ADM) dan anak perusahaan dalam bisnis ini, untuk US $ 1,6 miliar.

Membentuk perusahaan patungan (Joint Venture) dengan Olam International

Ltd dan Group SIFC, salah satu perusahaan terbesar di Afrika agro-industri

kelompok dengan kepentingan yang signifikan di kelapa sawit, minyak biji

kapas, karet alam dan sektor gula di Afrika. Joint Venture tersebut bertujuan

untuk mengembangkan posisi kepemimpinan regional di sawit, gula karet

alam, minyak dan berpotensi di lain tanaman perkebunan pertanian di Afrika.

2008 Membentuk perusahaan patungan (Joint Venture) dengan Lemak Nizhny

Novgorod & Kelompok Minyak dan Ekspor Delta Pte Ltd ekspansi ujung

tombak di Rusia dan negara-negara CIS.

2010 Perluasan operasi bisnis ke bisnis gula melalui akuisisi Sucrogen Limited,

produsen gula terbesar mentah dan refiner di Australia, dan PT Jawamanis

Rafinasi, kilang gula terkemuka di Indonesia.

2011 Perluasan operasi bisnis ke bisnis gula melalui akuisisi PT Duta Sugar

International di Mill Indonesia dan Proserpine di Australia.

2012 Perluasan operasi bisnis kelapa sawit di Nigeria atas 2 company yaitu Biase

Plantation Limited dan Eyop Plantartion Limited serta di Ghana atas 1

company Benzo Oil Palm Plantation.

9

2.2 Struktur Organisasi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Proyek Wilmar

10

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bisnis Proses Wilmar

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Wilmar International Plantation

11

2.2 Tugas dan Wewenang

1. Project Sponsor and Steering Committee (Sponsor Proyek dan Komite Pengarah)

• Sponsor dan pimpinan proyek secara keseluruhan

• Pengambilan keputusan tertinggi badan proyek

• Menentukan arah proyek secara keseluruhan dan mendukung rencana pengelolaan

proyek

• Menentukan jadwal dan target serta menyelesaikan masalah - masalah kebijakan

• Memberikan arahan kepada Manajemen Proyek dan memantau kemajuan pekerjaan

terhadap rencana jadwal dan membuat penyesuaian yang diperlukan

• Bertindak sebagai Dewan Pengawas perubahan sistem

2. Global BPM Team (Tim BPM Global)

• Menyediakan masukan tentang persyaratan manajemen sistem

• Bertanggung jawab untuk meninjau dan menerima seluruh pencapaian sistem

3. Internal Audit (Audit Internal)

• Memberikan masukan audit sistem dan kontrol

4. Project Management (Manajemen Proyek)

• Bertanggung jawab atas keseharian manajemen dan operasional proyek

• Koordinasi seluruh tim dan memantau kemajuan

12

5. WCS Functional Team (Tim Fungsional WCS)

• Bertanggung jawab untuk memberikan modul fungsional sistem

• Menyediakan support atau dukungan kepada pengguna sistem

6. Wilmar Global Rollout Team (Tim Rollout Global Wilmar)

• Bertanggung jawab untuk memelihara kesinambungan prospek bisnis Wilmar Grup

serta perancangan peluncuran bisnis selanjutnya

7. Wilmar Functional Team (Tim Fungsional Wilmar)

• Bertanggung jawab untuk bekerja sama dengan Tim Fungsional WCS dalam

memberikan fungsional modul dan pencapaian sistem

• Bekerja sama dengan Tim Proses Bisnis dan menyediakan support atau dukungan

kepada pengguna

13

Dewan Direksi / Board of Directors Wilmar

Gambar 2.4 Dewan Direksi Wilmar

KUOK KHOON HONG (Chairman and Chief Executive Officer)

MARTUA SITORUS (Executive Director and Chief Operating Officer)

TEO KIM YONG (Executive Director)

KUOK KHOON CHEN (Non-Executive Director)

KUOK KHOON EAN (Non-Executive Director)

JUAN LUCIANO (Non-Executive Director)

YEO TENG YANG (Lead Independent Director)

LEONG HORN KEE (Independent Director)

TAY KAH CHYE (Independent Director)

KWAH THIAM HOCK (Independent Director)

14

Peta Wilayah Bisnis Wilmar

Cakupan Bisnis Global Wilmar mencakup lebih dari 176 group perusahaan Wilmar dengan

400 area bisnis manufacturing seperti terlihat pada gambar di bawah.

Gambar 2.5 Peta Wilayah Bisnis Wilmar

2.3 Visi dan Misi Wilmar International Limited

2.3.1 Visi Wilmar International Limited

Perusahaan kelas dunia yang dinamis di bisnis agrikultur dan industri terkait dengan

pertumbuhan yang dinamis dengan tetap mempertahankan posisinya sebagai pemimpin pasar

di dunia, melalui kemitraan dana manajemen yang baik.

15

2.3.2 Misi Wilmar International Limited

Menjadi mitra bisnis yang unggul dan layak dipercaya bagi stakeholder.

2.4 Etika Bisnis Wilmar

2.4.1 Definisi

Etika bisnis merupakan cara untuk melakukan kegiatan bisnis, yang mencakup seluruh aspek

yang berkaitan dengan individu, perusahaan dan juga masyarakat. Etika Bisnis dapat menjadi

standar dan pedoman bagi seluruh karyawan termasuk manajemen dan menjadikannya

sebagai pedoman untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari dengan dilandasi moral yang

luhur, jujur, transparan dan sikap yang profesional.

2.4.2 Etika Bisnis Perusahaan

1. Perusahaan memberikan kesempatan yang sama kepada karyawan yang memiliki

kemampuan untuk mengembangkan karirnya tanpa membedakan gender, senioritas

dan SARA.

2. Perusahaan memperlakukan karyawan sebagai asset yang berharga, karena itu perlu

dihargai dan ditingkatkan kompetensi dan karakter kerjanya.

3. Perusahaan membangun suasana keterbukaan dan komunikasi dua arah secara layak di

dalam masalah tugas dan tanggungjawab kerja.

4. Perusahaan memberi penghargaan kepada karyawan yang berprestasi.

16

2.4.3 Nilai – Nilai Inti (Core Values)

Dalam komitmennya untuk keunggulan, Wilmar dipandu oleh seperangkat nilai-nilai yang

mendefinisikan siapa dan cara bekerja.

ü Profesionalisme yang didasari rasa memiliki

ü Kerendahan hati yang didasari kesederhanaan

ü Integritas yang didasari kejujuran

ü Kerja keras yang didasari sinergi tim

ü Kepemimpinan yang berwawasan global.

2.4.4 Etika Kerja Karyawan (Employee’s Work Ethic)

A. Terhadap Perusahaan

1. Menjadi warga perusahaan yang baik, memiliki kemauan dan jujur dalam bekerja,

mentaati peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

2. Menggunakan dan mengembangkan profesionalisme secara optimal untuk

kepentingan perusahaan.

3. Turut menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan secara bersama-sama

membangun budaya kerja yang baik

B. Terhadap Wewenang dan Jabatannya

1. Menggunakan wewenang dan jabatan dengan penuh tanggung jawab untuk

kepentingan perusahaan dan tidak untuk kepentingan pribadi seperti:

a. Melaksanakan kegiatan usaha dengan pihak-pihak yang memiliki kegiatan

usaha sejenis.

17

b. Melaksanakan kegiatan usaha dengan pihak-pihak yang telah dilarang

manajemen.

c. Melakukan perjanjian kerjasama usaha dengan pihak lain, baik tertulis maupun

tidak tertulis untuk memasok bahan atau menjual hasil produksi perusahaan

untuk kepentingan pribadi, tanpa persetujuan manajemen.

d. Menjalankan kegiatan usaha pribadi yang sejenis dengan kegiatan usaha

perusahaan.

2. Tidak menerima imbalan dalam bentuk apapun, baik langsung atau tidak langsung,

mengikat atau tidak mengikat dari pihak ketiga tanpa sepengetahuan dan persetujuan

perusahaan.

3. Menjaga dan menggunakan seluruh data, informasi dan fasilitas/asset perusahaan

untuk kepentingan perusahaan, bukan untuk kepentingan pribadi atau pihak-pihak

tertentu seperti:

a. Menunjukkan atau memberikan data atau informasi asli atau copy/soft copy

tentang kebijakan kinerja, system, organisasi, strategi, kebijakan, desain

project, dokumen legal dan keputusan penting kepada pihak luar tanpa

persetujuan manajemen.

b. Membocorkan data atau informasi yang belum ditetapkan manajemen dapat

dipublikasikan baik secara eksternal maupun internal kepada pihak lain, yang

dapat mempengaruhi nilai asset/saham perusahaan.

4. Bekerja atau memberikan konsultasi kepada perusahaan lain, baik yang berkompetisi

maupun yang tidak berkompetensi tanpa persetujuan manajemen.

18

5. Menjaga nama baik perusahaan melalui sikap dan perilaku, baik di dalam maupun di

luar perusahaan.

C. Terhadap Atasan dan Bawahan

1. Sebagai atasan menjadi panutan, pengarah dan pembimbing bawahan dan bertanggung

jawab atas perilaku, kinerja dan unjuk kerja bawahan di perusahaan.

2. Sebagai bawahan secara aktif mengembangkan diri dan mengekspresikan potensi

dengan arahan dari atasan.

3. Saling menerima, menghargai dan membina kerjasama (teamwork) dalam suasana

keterbukaan didasari ketulusan dan niat baik.

D. Terhadap Sesama Karyawan

1. Saling menghargai, mendorong semangat dan membina kerjasama dalam tugas dan

tanggungjawab masing-masing.

2. Mengembangkan integritas dan keterbukaan dalam membina hubungan yang harmonis

sebagai warga perusahaan.

2.5 Logo Perusahaan dan Maknanya

2.5.1 Logo Perusahaan

Gambar 2.6 Peta Wilayah Bisnis Wilmar

19

Nama wilmar merupakan singkatan dari 2 nama, yaitu William, nama panggilan

Kuok Khoon Hong, dan Martua, dari Martua Sitorus.

Martua Sitorus (Thio Seng Hap atau Ahok) adalah pendiri Wilmar International Limited

berasal dari Siantar, Sumatera Utara. Beliau adalah lulusan di bidang ekonomi dari

Universitas HKBP Nommensen, Medan, Sumatera Utara. Pada akhir tahun 1980-an. Martua

Sitorus menjalin kemitraan dagang dengan Kuok Khoon Hong. Pria berusia 57 tahun ini

adalah keponakan Robert Kuok, raja bisnis gula dan properti Malaysia. Keduanya sepakat

untuk mengembangkan bisnis bersama-sama. Mereka berdua adalah pemilik signifikan

Wilmar Holdings Pte Ltd (perusahaan holding Wilmar International Ltd). Keduanya berbagi

tugas, Kuok Khoon Hong sebagai chairman & CEO dan Martua sebagai chief operating

officer (COO) Wilmar International Ltd.

2.5.2 Makna Lambang

Makna lambang logo perusahaan memiliki 4 identitas:

1. Huruf “W” pada bagian atas logo, merupakan inisial nama Wilmar

2. “Wilmar” pada bagian tengah logo, merupakan singkatan 2 nama pendiri perusahaan

Wilmar International Limited, yaitu William Kuok dan Martua Sitorus.

3. “Excellent” pada bagian bawah logo, yang berarti “unggul”, merupakan semboyan

langkah bisnis untuk semaksimal mungkin memenuhi keinginan konsumen dan

unggul dalam persaingan.

4. “Trustworthy” pada bagian bawah logo, yang berarti “terpercaya” yang menjadi

semboyan citra perusahaan untuk menjadi mitra terpercaya dalam dunia bisnis dan

masyarakat.

20

2.6 Kegiatan Selama Kerja Praktek

Kegiatan yang penulis lakukan selama melaksanakan Kerja Praktek di Wilmar International

Limited adalah sebagai berikut:

No. Tanggal Kegiatan Bidang Paraf

1. 09 Nov 2012 Mengamati cara kerja sistem analis SAP Program SAP

2. 12 Nov 2012 Menginstal program SAP dan konfigurasi aplikasi

server

Program SAP

3. 13 Nov 2012 Menginstal program Pandion dan konfigurasi

aplikasi server

Program SAP

4. 14 Nov 2012 Mengenal dan menggunakan program SAP Program SAP

5. 15 Nov 2012 Mengenal dan menggunakan task bugtracker WCS Program SAP

6. 16 Nov 2012 Extend Material Trade & Non Trade (MM01)

Change Material Master (MM02)

Display Material Master (MM03)

View Material Master List on Report

(ZMM_MATERIAL)

Program SAP

7. 19 Nov 2012 Create – Extend Vendor (MK01)

Edit Vendor Details (MK02)

Display Vendor Details (MK03)

View Vendor on Report (ZMM_VENDOR)

Program SAP

21

8. 20 Nov 2012 Create Service (AC01)

Edit – Delete Service Details (AC02)

Display Service Details (AC03)

View Service on Report (AC05)

Program SAP

9. 21 Nov 2012 Create Purchase Requisition for Stock (ME51N)

Create PR for Cost Centre (ME51N)

Create Purchase Requisition for Asset (ME51N)

Create Purchase Requisition Service (ME51N)

Display Purchase Requisition (ME53N)

Edit - Delete Purchase Requisition (ME52N)

Release/Cancel Release PR (ME55)

View Daily PR on Report (ZMM_PUR_PR1)

Program SAP

10. 22 Nov 2012 Create Request for Quotation (ME41)

Display Request for Quotation (ME43)

Edit - Delete Request for Quotation (ME42)

Maintain Request for Quotation (ME47)

Program SAP

11. 23 Nov 2012 Create Purchase Order from PR Stock (ME21N)

Create PO from PR Cost Centre (ME21N)

Create PO from PR Asset (ME21N)

Create PO from RFQ (ME21N)

Create PO Outstanding for Stock (ME21N)

Program SAP

22

Create PO Outstanding for Cost Centre (ME21N)

Create PO Outstanding for Asset (ME21N)

Create PO Service (ME21N)

Display Purchase Order (ME21N)

Edit - Delete Purchase Order (ME22N)

Release/Cancel Release PO (ME28)

View Purchasing Document per Tracking Number

on Report (ZMM_PUR_PO1)

12. 26 Nov 2012 Create Goods Receipt PO (MIGO)

Create Goods Receipt STO (MIGO)

Display Header Text and Message Output Print GR

(MB03)

Edit Header Text and Message Output Print Goods

Receipt (MB02)

Print Goods Receipt (MB90)

Cancellation GR (MIGO)

Program SAP

13. 27 Nov 2012 Create Goods Issue for Cost Centre – 201 (MIGO)

Create Goods Issue for Asset – 241 (MIGO)

Create Goods Issue Scrapping – 551 (MIGO)

Display Goods Issue (MIGO)

Display Header Text and Message Output Print

Goods Issue (MB03)

Program SAP

23

Edit Header Text and Message Output Print Goods

Issue (MB02)

Print Goods Issue (MB90)

Cancellation Goods Issue (MIGO)

14. 28 Nov 2012 Create Create TP Material to Material - 309 (MIGO)

Create TP Storage to Storage - 311 (MIGO)

Create TP Plant to Plant – 303 (MIGO)

Create TP Plant In Storage In Plant – 305 (MIGO)

Display Goods Issue (MIGO)

Display Header Text and Message Output Print

Goods Issue (MIGO)

Edit Header Text and Message Output Print Goods

Issue (MB02)

Cancellation Transfer Posting (MIGO)

Program SAP

15. 29 Nov 2012 View Daily Stock Movement on Report

(ZMM_MOVEMENT)

View Stock on Posting Date on Report (ZMB5B)

Program SAP

16. 30 Nov 2012 Create AFCE (ZAFCE)

Display AFCE (ZAFCE)

Program SAP

17. 03 Des 2012 Edit - Delete AFCE (ZAFCE)

Print AFCE (ZAFCE)

Release/Cancel Release AFCE (ZAFCE)

Program SAP

24

18. 04 Des 2012 View Control AFCE1 on Report (ZMM_AFCE1)

View Control AFCE2 on Report (ZMM_AFCE2)

Program SAP

19. 05 Des 2012 Create Vehicle Running Activity (ZVRA)

Display Vehicle Running Activity (ZVRA)

Program SAP

20. 06 Des 2012 Maintain VRA (ZVRA_ACTVT)

Delete/Undelete VRA (ZVRA_ACTVT)

Program SAP

21. 07 Des 2012 View VRA Yearly Balances on Report (ZVRA01)

View VRA Monthly Balances on Report (ZVRA02)

Program SAP

22. 10 Des 2012 Create Contract (ZCONT)

Display Contract (ZCONT)

Edit Contract (ZCONT)

Delete/Undelete Contract (ZCONT)

Program SAP

23. 11 Des 2012 Create PR Seeds (ME51N)

Display PR Seeds (ME53N)

Edit PR Seeds (ME52N)

Delete/Undelete PR Seeds (ME52N)

Program SAP

24. 12 Des 2012 Create PO Seeds (ME21N)

Display PO Seeds (ME23N)

Edit PO Seeds (ME22N)

Delete/Undelete PO Seeds (ME22N)

Program SAP

25. 13 Des 2012 Create Good Receipt PO Seeds (MIGO) Program SAP

25

Display Good Receipt PO Seeds (MIGO)

Cancellation GR PO Seeds (MIGO)

26. 14 Des 2012 Create Good Issue Seeds (MIGO)

Display Good Issue Seeds (MIGO)

Program SAP

27. 17 Des 2012 Create GR without PO (MIGO) Program SAP

28. 18 Des 2012 Transfer Posting Pre Nursery to Main Nursery

(MIGO)

Program SAP

29. 19 Des 2012 Double Ton (MIGO)

Culling Main Nursery (MIGO)

Program SAP

30. 20 Des 2012 Good Issue Intern Sales - 9D0 (MIGO)

Good Issue Main Nursery (MIGO)

Program SAP

31. 21 Des 2012 View Nursery on Report (ZMM_NURSERY) Program SAP

Medan, 02 Maret 2012

Diketahui

26

2.7 Kendala Yang dihadapi dan Upaya untuk Memecahkannya

Selama penulis melaksanakan Kerja Praktek di Wilmar International Limited, penulis

mengalami beberapa kendala atau hambatan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Kendala yang penulis hadapi dalam mendapatkan konfirmasi izin akses administrasi,

yaitu pelaksanaan Kerja Praktek yang memerlukan akses pada objek proses bisnis

tertentu yang mengharuskan adanya izin akses administrasi dari Wilmar Plantation

PGA Head dan HRD Head yang berkedudukan di kantor Wilmar International

Plantation di Gedung Multivision Tower, Jakarta Selatan.

2. Waktu untuk melaksanakan Kerja Praktek yang sangat terbatas dikarenakan penulis

diharuskan untuk menyelesaikan pekerjaan harian profesi sistem analis untuk support

penggunaan sistem SAP untuk seluruh user Wilmar Indonesia, penyelesaian proses

testing dan dokumentasi blueprint atas konfigurasi sistem SAP untuk proyek Nigeria,

training power user yang memperbantukan profesi sistem analis untuk proyek Papua

serta aktivitas internal meeting untuk pengembangan sistem SAP.

3. Dokumentasi proses bisnis dan proses-proses sistem SAP di Wilmar yang masih

belum tersedia secara lengkap dan menyeluruh untuk keperluan training user dan

pembelajaran penggunaan transaksi-transaksi sistem aplikasi SAP.

Untuk mengatasi kendala-kendala yang penulis hadapi, penulis berusaha untuk:

1. Mengajukan permohonan konfirmasi izin akses administrasi pada objek-objek proses

bisnis Wilmar tertentu ke Wilmar Plantation PGA Head dan HRD Head melalui

proses pengiriman email yang berulang dan berkelanjutan hingga izin akses

administrasi telah penulis dapatkan.

27

2. Penulis berusaha untuk menyelesaikan dokumentasi Kerja Praktek pada jam kantor

dan juga di luar jam kantor Wilmar sampai pada waktu dini hari di rumah untuk dapat

memberikan prioritas utama pada list pekerjaan yang diberikan oleh manajemen

Wilmar.

3. Dikarenakan dokumentasi sistem aplikasi SAP di Wilmar yang masih belum tersedia

secara lengkap dan menyeluruh dan juga keterbatasan waktu pelaksanaan kerja

praktek, penulis berusaha melakukan dokumentasi langsung dari sistem aplikasi SAP.

Untuk dapat melakukan akses sistem aplikasi SAP melalui internet, penulis

menggunakan modem Smartfren dan berusaha untuk mendapatkan akses user SSL-

Explorer https://webssl.wilmar-international.com/showLogon.do.

Akses SSL-Explorer Wilmar merupakan akses sistem aplikasi SAP Wilmar yang

berjalan melalui jaringan internet dengan account user yang dibatasi pada manajemen

user tertentu saja.

Gambar 2.7 Tampilan Akses SAP Wilmar melalui SSL-Explorer

28

BAB III

PEMBAHASAN MASALAH

3.1 Analisis Permasalahan

Penulis mengangkat masalah interaksi yang sulit dan berulang-ulang yang terjadi pada

Wilmar International Limited dalam laporan kerja praktek ini. Masalah yang penulis angkat

dalam laporan kerja praktek ini adalah tentang sistem interaksi antara teknikal sistem dan

user. Setiap unit dan departemen memiliki data yang akan dikelola dalam beberapa dokumen

dan transaksi sistem SAP yang saling beruhubungan untuk menghasilkan laporan yang akurat

kepada manajemen. Dalam pengelolaan data tersebut ke dalam sistem SAP, user tidak

diberikan otorisasi untuk memegang kendali penuh atas seluruh data yang ada di sistem SAP.

Sebagai contoh, material yang digunakan pada transaksi-transaksi yang ada di sistem SAP

disusun dan diatur dalam suatu entitas kode material. User diberikan otorisasi untuk membuat

dokumen pembelian material pada sistem SAP menggunakan kode material tertentu namun

user tidak diberikan otorisasi untuk membuat kode material di sistem SAP. Otorisasi kode

material sebaiknya hanya diberikan kepada teknikal sistem atau kepada power user tertentu

saja. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kode material yang double (double material

code), kode material yang salah (wrong material code), material group yang tidak sesuai

(wrong material group) dan lain sebagainya. Sistem Aplikasi SAP mengelompokkan dan

menjabarkan deskripsi jenis-jenis material sebagai entitas kode material / material code pada

master data SAP.

Transaksi Purchase Requisition Material dan transaksi Purchase Order Material menggunakan

entitas kode material / material code untuk membuat dokumen purchase material di sistem.

29

Wilmar memetakan material trade dan material non trade ke dalam kode material berdasarkan

material group, material type dan attribut lainnya di sistem SAP.

Contoh Kode Material Non Trade:

010.028.603 NOTEBOOK HP PROBOOK 4331S

029.002.019 COOKING OIL SANIA @ 1L

Contoh Kode Material Trade:

6.0110000 FFB-FRESH FRUIT BUNCH

6.1121000 CRUDE PALM KERNEL OIL

Proses pembuatan kode material, kode vendor, service number dan lainnya di sistem SAP

tersebut memerlukan pemetaan yang akurat yang didasarkan atas profil-profil material yang

diberikan oleh user. Kecepatan proses pembuatan kode material, kode vendor, service number

dan lainnya serta adanya pemeliharaan history permintaan user akan membantu untuk

menyelesaikan permasalahan yang timbul nantinya terhadap berbagai dugaan kemungkinan

akan adanya data yang tidak benar, palsu, duplikat dan sebagainya.

Interaksi antara teknikal sistem dan pengguna akhir (user) dalam rutinitas transaksi-transaksi

proses bisnis dan penanganan permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem aplikasi SAP

masih bersifat manual yang difungsikan dalam 4 wadah komunikasi:

1. Email (sarana kirim mengirim surat melalui jaringan lokal komputer atau internet).

Interaksi permintaan create kode material, kode vendor, service number dan permasalahan

sistem lainnya di Willmar dapat dilakukan dengan aktivitas pengiriman email.

30

Gambar 3.1 SAP Support Feedback via Email

Feedback support SAP via email dapat terjadi berulang-ulang apabila case yang sama

terjadi pada user yang berbeda. Proses feedback email yang berulang-ulang adalah bersifat

kurang efisien dan tidak cukup cepat menyediakan feedback balasan dikarenakan

perancangan tutorial pada isi email memerlukan waktu yang tidak sedikit.

2. Pandion (sarana komunikasi percakapan tulisan dalam bentuk chating).

Interaksi user untuk permintaan extend kode material, extend kode vendor, penggunaan

service number dan permasalahan sistem aplikasi SAP di Willmar dapat juga dilakukan

dengan percakapan tulisan berbentuk chatting menggunakan program Pandion.

31

Gambar 3.2 SAP Support Feedback via Program Pandion

Feedback support SAP via pandion tidak memungkinkan komunikasi yang interaktif

menggunakan gambar atau objek printscreen untuk memandu pemahaman user, seperti

halnya melalui email.

3. Bugtracker.NET

Bugtracker.NET merupakan website interaktif Wilmar Consultancy Service yang

digunakan untuk pengajuan dan penyelesaian permasalahan-permasalahan program SAP

serta pengembangan aplikasi program SAP. Interaksi pengajuan dan penanganan semua

32

permasalahan sistem SAP Wilmar diatur dalam task-task bugtracker yang diklasifikasikan

pada kategori-kategori tertentu.

Gambar 3.3 Tampilan Akses Masuk Website Bugtracker.NET

Proses feedback support SAP via Bugtracker masih tetap dapat dilakukan berulang-ulang

apabila case yang sama terjadi pada user yang berbeda dan teknikal sistem yang berbeda

juga. Selain itu, permasalahan - permasalah support SAP yang telah dihandle melalui task

bugtracker disimpan pada nomor task bugtracker yang bersifat running number yang

hanya dapat dicari berdasarkan judul task bugtracker. Hal ini memberikan kesulitan untuk

pencarian task dari banyaknya task yang ada dengan berdasarkan informasi tertentu yang

terdapat pada badan task bugtracker, dan bukan pada judul task bugtracker.

33

3.2 Analisis Sistem Berjalan

Sebelum penulis membuat sebuah program website, penulis terlebih dahulu membuat

flowchart proses permintaan kode material, kode vendor, service number dan lainnya dari

user ke teknikal sistem yang sedang berjalan pada Wilmar International Limited.

3.2.1 Flowchart Permintaan Kode Material Sistem Berjalan

Proses permintaan kode material melibatkan 2 teknikal sistem, yaitu: teknikal sistem

global WCS (Wilmar Consultancy Service) dan teknikal sistem lokal WIP SAP (Wilmar

International Plantation SAP). Agar material dapat diproses dalam pembuatan dokumen

pembelian melalui transaksi Purchase Requisition atau transaksi Purchase Order sistem SAP,

kode material harus dibuat terlebih dahulu pada master data sistem SAP dan kemudian

diextend pada entitas-entitas tertentu yang diperlukan.

Otorisasi SAP merupakan klaim legitimasi atau pembenaran hak untuk melakukan aktivitas-

aktivitas tertentu dalam menjalankan suatu transaksi sistem aplikasi SAP. Pemetaan otorisasi

SAP dibagi ke dalam beberapa jenis aktivitas (activity) seperti: create (kode: 01), edit (kode:

02), display (kode:03), block (kode:05), delete (kode: 06), activate - generate (kode: 07),

display change documents (kode: 08), display price (kode: 09), post (kode:10), change

number range status (kode: 11) dan masih ada puluhan aktivitas lainnya.

Otorisasi pembuatan kode material baru di sistem SAP pada Wilmar International Limited

ditangani oleh teknikal sistem global WCS melalui pengajuan task bugtracker, sementara

otorisasi extend kode material pada entitas-entitas tertentu yang diperlukan, ditangani oleh

teknikal sistem lokal WIP SAP melalui pengajuan email atau pandion oleh user.

34

Gambar 3.4 Flowchart Proses Permintaan Kode Material Sistem Berjalan

Berikut penjabaran flowchart permintaan kode material sistem berjalan, yaitu:

a. Departemen Store menerima profil materal baru.

b. User Store memeriksa apakah kode material sudah ada di sistem SAP menggunakan

transaksi ZMM_MATERIAL3.

c. User memeriksa apakah kode material sudah diextend ke plant dan storage location

menggunakan transaksi ZMM_MATERIAL.

d. Membuat task permintaan kode material baru melalui bugtracker kepada teknikal

sistem global WCS

35

e. Teknikal sistem global WCS memeriksa profil material di sistem untuk dapat

melanjutkan pembuatan kode material menggunakan transaksi MM01.

f. Teknikal sistem global WCS menjawab task permintaan kode material baru pada

bugtracker dengan memberikan kode material.

g. User mengajukan permintaan extend kode material ke teknikal sistem lokal WIP SAP

pada entitas-entitas yang diperlukan.

h. Teknikal sistem lokal WIP SAP memproses extend kode material pada entitas yang

diminta menggunakan transaksi MM01.

i. Teknikal sistem lokal WIP SAP memberitahu user bahwa kode material telah

diextend.

j. User melanjutkan proses pembuatan transaksi Purchase Requisition (ME51N) atau

transaksi Purchase Order (ME21N) menggunakan kode material yang telah dibuat.

3.2.2 Flowchart Permintaan Service Number Sistem Berjalan

Proses permintaan service number hanya melibatkan 1 teknikal sistem, yaitu: teknikal

sistem lokal WIP SAP (Wilmar International Plantation SAP). Agar service dapat diproses

dalam pembuatan dokumen pembelian melalui transaksi Service Purchase Requisition atau

transaksi Service Purchase Order sistem SAP, service number harus dibuat terlebih dahulu

pada master data sistem SAP.

Otorisasi pembuatan service number baru di sistem SAP pada Wilmar International Limite

ditangani oleh teknikal sistem lokal WIP SAP.

36

Gambar 3.5 Flowchart Proses Permintaan Service Number Sistem Berjalan

Berikut penjabaran flowchart permintaan service number sistem berjalan, yaitu:

a. Departemen Store menerima profil service baru.

b. User Store memeriksa apakah service sudah ada di sistem menggunakan transaksi

Service Purchase Requisition (ME51N) atau Service Purchase Order (ME21N).

37

c. User Store mengajukan permintaan service number baru kepada teknikal lokal WIP

SAP.

d. Teknikal sistem lokal WIP SAP memeriksa profil service di sistem untuk dapat

melanjutkan pembuatan service number menggunakan transaksi AC01.

e. Teknikal sistem lokal WIP SAP memberikan service number baru kepada user.

f. User Store melanjutkan pembuatan Service Purchase Requisition (ME51N) atau

transaksi Service Purchase Order (ME21N) menggunakan service number yang telah

dibuat.

3.2.3 Flowchart Permintaan Kode Vendor Sistem Berjalan

Proses permintaan kode vendor melibatkan hanya melibatkan 1 teknikal sistem, yaitu

teknikal sistem lokal WIP SAP (Wilmar International Plantation SAP). Agar pembelian

material atau service dapat diproses dalam pembuatan dokumen pembelian melalui transaksi

transaksi Purchase Order sistem SAP, kode vendor harus dibuat terlebih dahulu pada master

data sistem SAP dan kemudian diextend pada entitas-entitas tertentu yang diperlukan.

Otorisasi pembuatan kode vendor baru di sistem SAP dan otorisasi extend kode vendor di

sistem SAP pada Wilmar Intenational Limited ditangani sepenuhnya oleh teknikal sistem

lokal WIP SAP.

Walaupun demikian, otorisasi extend kode vendor pada entitas-entitas tertentu yang

diperlukan, masih dapat diberikan kepada power user tertentu untuk tujuan meningkatkan

kecepatan feedback dalam proses maintain data sistem SAP.

Hal pemberian otorisasi extend kode vendor kepada power user sepenuhnya ditentukan oleh

masing-masing manajemen unit dan departemen Wilmar Internatiol Limited.

38

Gambar 3.6 Flowchart Proses Permintaan Kode Vendor Sistem Berjalan

Berikut penjabaran flowchart permintaan kode vendor sistem berjalan, yaitu:

a. Departemen Store menerima profil vendor / supplier baru.

b. User Purchasing / Accounting memeriksa apakah vendor sudah ada di sistem

menggunakan transaksi Service Purchase Requisition (ME51N) atau Service

Purchase Order (ME21N).

c. User Purchasing / Accounting mengajukan permintaan kode vendor baru kepada

teknikal lokal WIP SAP.

39

d. Teknikal sistem lokal WIP SAP memeriksa profil vendor di sistem untuk dapat

melanjutkan pembuatan kode vendor menggunakan transaksi MK01 atau FK01.

e. Teknikal sistem lokal WIP SAP memberikan kode vendor baru kepada user.

f. User memeriksa apakah kode vendor sudah diextend menggunakan transaksi

Purchase Order (ME21N).

g. User mengajukan permintaan extend kode vendor ke teknikal sistem lokal WIP SAP

pada entitas-entitas yang diperlukan.

h. Teknikal sistem lokal WIP SAP memproses extend kode vendor pada entitas yang

diminta.

i. Teknikal sistem lokal WIP SAP memberitahu user bahwa kode vendor telah

diextend.

j. User Store melanjutkan pembuatan Purchase Order (ME21N) menggunakan kode

vendor yang telah dibuat.

3.3 Analisis Sistem Usulan

Setelah penulis melakukan analisis pada interaksi teknikal sistem dan user melalui

fasilitas email, pandion dan bugtracker yang berlangsung di Wilmar International Limited,

penulis menemukan bahwa penanganan permasalahan support SAP yang berulang-ulang dan

sulitnya menyediakan waktu feedback yang cukup cepat ke pengguna akhir (user) menjadi

hambatan yang sering ditemukan pada proses maintain data kode material, service number,

kode vendor dan data master sistem SAP lainnya. Permasalahan support ini belum cukup

efektif dan efisien menimbang cakupan bisnis global Wilmar yang mencapai lebih dari 176

group perusahaan dengan 400 area bisnis manufacturing. Wilayah bisnis Wilmar International

40

Limited yang luas tersebut memerlukan pengembangan interaksi support SAP yang tidak

hanya mencakup user-user di berbagai daerah Indonesia yang berbeda seperti Riau, Jambi,

Sumatera Selatan, Jawa, Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah, Kalimantan Timur dan

lainnya, namun juga dapat mencakup user-user di berbagai negara yang berbeda seperti

Malaysia, Singapura, Thailand, Vietnam, China, Eropa, dan Afrika.

Untuk mengatasi hambatan tersebut, maka penulis mengusulkan untuk merancang pengajuan

pembuatan website baru dari sejumlah website-website Wilmar yang sudah ada. Perancangan

website baru ini lebih mengarah ke jenis website forum SAP atau situs komunitas SAP.

Website Forum WIP SAP merupakan website sarana forum Wilmar Plantation SAP yang

dibentuk menggunakan jaringan intranet Wilmar dalam hubungannya dengan pembelajaran

SAP dan sharing permasalahan SAP. Sehubungan dengan tujuannya yang bersifat internal,

website ini hanya dapat diakses dari jaringan intranet Wilmar dan tidak dapat diakses dari

jaringan internet.

Tujuan pembentukan forum website adalah sebagai berikut :

• Pembelajaran SAP.

• Posting & Sharing Permasalahan SAP.

• Permintaan master data seperti: Vendor Code, Service Number, AFCE Notification,

VRA Activity, Maintain Material Code dan Master Data List.

• Error SAP Support.

• Diskusi Sistem

• Information Support

41

3.3.1 Flowchart Permintaan Kode Material Sistem Usulan

Setelah penulis melakukan analisis pada proses permintaan kode material di Wilmar

International Limited, penulis menemukan 2 flow proses yang masih bersifat manual dimana

2 proses tersebut tidak cukup baik menyimpan dan menyediakan history data yang fleksibel

serta memungkinkan terjadinya penurunan kecepatan penanganan data pada kondisi tertentu.

Untuk mengatasi kekurangan tersebut, maka penulis merancang Flowchart Permintaan Kode

Material sebagai usulan untuk Wilmar International Limited.

Gambar 3.7 Flowchart Proses Permintaan Kode Material Sistem Usulan

42

Berikut penjabaran flowchart permintaan kode material sistem usulan, yaitu:

a. Departemen Store menerima profil materal baru.

b. User Store memeriksa apakah kode material sudah ada di sistem SAP menggunakan

transaksi ZMM_MATERIAL3.

c. User memeriksa apakah kode material sudah diextend ke plant dan storage location

menggunakan transaksi ZMM_MATERIAL.

d. User membuat task permintaan kode material baru melalui bugtracker kepada teknikal

sistem global WCS

e. Teknikal sistem global WCS memeriksa profil material di sistem untuk dapat

melanjutkan pembuatan kode material menggunakan transaksi MM01.

f. Teknikal sistem global WCS menjawab task permintaan kode material baru pada

bugtracker dengan memberikan kode material.

g. User membuat thread permintaan extend kode material melaui Web Forum kepada

teknikal sistem lokal WIP SAP pada entitas-entitas yang diperlukan.

h. Teknikal sistem lokal WIP SAP memproses extend kode material pada entitas yang

diminta menggunakan transaksi MM01.

i. Teknikal sistem lokal WIP SAP menjawab thread permintaan extend kode material

bahwa kode material telah diextend.

j. User melanjutkan proses pembuatan transaksi Purchase Requisition (ME51N) atau

transaksi Purchase Order (ME21N) menggunakan kode material yang telah dibuat.

43

3.3.2 Flowchart Permintaan Service Number Sistem Usulan

Setelah penulis melakukan analisis pada proses permintaan service number di Wilmar

International Limited, penulis menemukan 2 proses yang masih bersifat manual dimana

proses tersebut tidak cukup baik dalam menyimpan dan menyediakan history data serta

memungkinkan terjadinya penurunan kecepatan penanganan. Untuk mengatasi kekurangan

tersebut, maka penulis merancang Flowchart Permintaan Service Number sebagai usulan

untuk Wilmar International Limited.

Gambar 3.8 Flowchart Proses Permintaan Service Number Sistem Usulan

44

Berikut penjabaran flowchart permintaan service number sistem usulan, yaitu:

a. Departemen Store menerima profil service baru.

b. User Store memeriksa apakah service sudah ada di sistem menggunakan transaksi

Service Purchase Requisition (ME51N) atau Service Purchase Order (ME21N).

c. User Store membuat thread permintaan service number baru kepada teknikal lokal

WIP SAP melalui Web Forum.

d. Teknikal sistem lokal WIP SAP memeriksa profil service di sistem untuk dapat

melanjutkan pembuatan service number menggunakan transaksi AC01.

e. Teknikal sistem lokal WIP SAP menjawab thread permintaan service number baru

dengan memberikan service number.

f. User Store melanjutkan pembuatan Service Purchase Requisition (ME51N) atau

transaksi Service Purchase Order (ME21N) menggunakan service number yang telah

dibuat.

3.3.3 Flowchart Permintaan Kode Vendor Sistem Usulan

Setelah penulis melakukan analisis pada proses permintaan kode vendor di Wilmar

International Limited, penulis menemukan 4 proses yang masih bersifat manual dimana

proses-proses tersebut tidak cukup baik dalam menyimpan dan menyediakan history data

yang fleksibel serta memungkinkan terjadinya penurunan kecepatan penanganan data pada

kondisi tertentu. Untuk mengatasi kekurangan tersebut, maka penulis merancang Flowchart

Permintaan Kode Vendor sebagai usulan untuk Wilmar International Limited.

45

Gambar 3.9 Flowchart Proses Permintaan Kode Vendor Sistem Usulan

Berikut penjabaran flowchart permintaan kode vendor sistem usulan, yaitu:

a. Departemen Store menerima profil vendor / supplier baru.

b. User Purchasing / Accounting memeriksa apakah vendor sudah ada di sistem SAP

menggunakan transaksi Service Purchase Requisition (ME51N) atau Service Purchase

Order (ME21N) atau Vendor Master List (ZMM_VENDOR).

c. User Purchasing / Accounting membuat thread permintaan kode vendor baru kepada

teknikal lokal WIP SAP melalui Web Forum.

d. Teknikal sistem lokal WIP SAP memeriksa profil vendor di sistem untuk dapat

melanjutkan pembuatan kode vendor menggunakan transaksi MK01 atau FK01.

46

e. Teknikal sistem lokal WIP SAP menjawab thread permintaan kode vendor baru

dengan memberikan kode vendor melalui Web Forum.

f. User memeriksa apakah kode vendor sudah diextend menggunakan transaksi Purchase

Order (ME21N).

g. User membuat thread permintaan extend kode vendor ke teknikal sistem lokal WIP

SAP melalui Web Forum.

h. Teknikal sistem lokal WIP SAP memproses extend kode vendor pada entitas yang

diminta menggunakan transaksi MK01 atau transaksi FK01.

i. Teknikal sistem lokal WIP SAP menjawab thread permintaan extend kode vendor

melalui Web Forum bahwa kode vendor telah diextend.

j. User Store melanjutkan pembuatan Purchase Order (ME21N) menggunakan kode

vendor yang telah dibuat.

47

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Secara umum sistem aplikasi SAP dibangun oleh 3 fungsi profesi teknikal sistem

untuk merancang dan memenuhi kinerja transaksi-transaksi yang diperlukan pengguna akhir

(user), yaitu:

1. Functional (Sistem Analis)

2. ABAPer (Programmer)

3. Basis (System Administrator)

Dengan mengimplementasikan sistem aplikasi SAP pada suatu organisasi, maka akan

membantu untuk mengintegrasikan sistem yang memiliki dampak sebagai berikut:

1. Perubahan modul yang mengupdate modul lainnya secara otomatis.

2. Real Time Processing untuk integrasi data yang terupdate secara langsung.

3. Transparansi data untuk dapat melihat semua informasi yang bernilai up-to-date.

4. Meningkatkan kecepatan proses bisnis.

5. Meningkatkan konsistensi proses bisnis.

6. Meningkatkan kualitas proses bisnis.

Menciptakan proses interaksi support SAP anatara teknikal sistem dan user melalui

email, pandion, dan bugtracker dapat memberikan dukungan penggunaan transaksi-transaksi

sistem aplikasi SAP yang cukup baik untuk meningkatkan pencapaian dan percepatan

aktivitas proses bisnis, walaupun interaksi yang berulang-ulang sering ditemukan.

48

4.2 Saran

Penanganan permasalahan support SAP yang berulang-ulang dan tidak menyediakan

waktu feedback yang cukup cepat ke pengguna akhir (user) dapat menjadi hambatan

kecepatan dan efisiensi feedback teknikal sistem ke user untuk meningkatkan pencapaian dan

percepatan aktivitas proses bisnis yang terintegrasi dengan lebih baik. Hambatan tersebut

dapat menyita waktu dan konsentrasi sistem analis hanya dalam siklus pemeliharaan sistem

dan tidak memberikan waktu yang cukup memadai dalam pengembangan sistem.

Penerapan fungsi website forum atau situs komunitas pada perancangan suatu bentuk

website baru dalam hubungannya dengan pembelajaran SAP dan sharing / berbagi

permasalahan SAP akan dapat membantu meningkatkan interaksi antara teknikal sistem dan

user yang lebih cepat, efisien (interaksi yang tidak berulang-ulang dan memakan waktu yang

lama) serta mampu untuk merangsang pencapaian proses bisnis yang lebih terintegrasi lagi.

Interaksi antara teknikal sistem dan user yang lebih cepat dan terintegrasi akan

mendukung pencapaian dan percepatan proses aktivitas bisnis dan pengembangannya.