petunjuk pelaksanaan no. 1 /juklak/sesmen/01/2016 tentang ...

PETUNJUK PELAKSANAAN

NO. 1 /JUKLAK/SESMEN/01/2016

TENTANG

PEDOMAN TEKNIS TATA KEARSIPAN KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/

BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL

-1-

KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/


REPUBLIK INDONESIA


NO. 1 /JUKLAK/SESMEN/01/2016

TENTANG PEDOMAN TEKNIS TATA KEARSIPAN

KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/ BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL

Menimbang : bahwa dalam rangka melaksanakan amanat Pasal 26 Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan

Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 5 Tahun 2015 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Perencanaan Pembangunan

Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional, perlu ditetapkan Petunjuk PelaksanaantentangPedoman Teknis Tata Kearsipan

Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang

Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 4421); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan (LembaranNegara Republik Indonesia

Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012

tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

4. Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor PER.

005/M.PPN/10/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Perencanaan

Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasionalsebagaimanatelah beberapa kali diubah,

terakhirdenganPeraturanMenteriPerencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor3

Tahun 2014;

5. Peraturan ...

-2-

5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman

Umum Tata Naskah Dinas; 6. Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan

Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 8 Tahun 2014 tentang Pedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas;

7. Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 5 Tahun 2015

tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan

Perencanaan Pembangunan Nasional;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PETUNJUK

PELAKSANAANTENTANGPEDOMANTEKNIS TATA KEARSIPAN KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/BADAN PERENCANAAN

PEMBANGUNAN NASIONAL. PERTAMA : Menetapkan Petunjuk PelaksanaantentangPedoman

Teknis Tata Kearsipan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan

Pembangunan Nasional. KEDUA : Petunjuk Pelaksanaansebagaimana dimaksud dalam

Diktum PERTAMA, tercantum dalam Lampiran Petunjuk Pelaksanaan ini yang merupakan satu kesatuan dan bagian tidak terpisahkan dalam

Petunjuk Pelaksanaan ini.

KETIGA : Petunjuk Pelaksanaan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal11 Januari 2016

SEKRETARIS KEMENTERIAN PERECANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/ SEKRETARIS UTAMA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,

ttd

IMRON BULKIN

LAMPIRAN PETUNJUK PELAKSANAAN

NO. 1 /JUKLAK/SESMEN/01/2016 TANGGAL 11 JANUARI 2016


TENTANG PEDOMAN TEKNIS TATA KEARSIPAN

KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/ BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL

KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/


ii

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI

I. PENDAHULUAN 1

A. Latar Belakang 1 B. Tujuan 1 C. Ketentuan Umum 2

II. PENELOLAAN ARSIP AKTIF 5

A. Umum 5

B. Prosedur Kerja 9 B.1. Alur Kerja Pengelolaan Arsip Aktif 9

B.2. Uraian Pengelolaan Arsip Aktif 10

III. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF 12

A. Umum 12 B. Prosedur Kerja 14

B.1. Alur Kerja Pengelolaan Arsip Inaktif 14 B.2. Uraian Pengelolaan Arsip Inaktif 15

IV. PROGRAM ARSIP VITAL 16 A. Umum 16 B. Prosedur Kerja 19

B.1. Alur Kerja Pengelolaan Arsip Vital 19 B.2. Uraian Pengelolaan Arsip Vital 19

V. PENGGUNAAN DAN PELAYANAN ARSIP 27

A. Umum 27

B. Prosedur Kerja 29 B.1. Pelayanan Arsip di Unit Pengolah 29

B.1.1. Alur Kerja Pelayanan Arsip di Unit Pengolah 29

B.1.2. Uraian Pelayanan Arsip di Unit Pengolah 29 B.2. Pelayanan Arsip di Unit Kearsipan 31

B.2.1. Alur Kerja Pelayanan Arsip di Unit Kearsipan 31 B.2.2. Uraian Pelayanan Arsip di Unit Kearsipan 31

VI. PENYUSUTAN ARSIP 34 A. Umum 34

B. Prosedur Kerja 38 B.1. Pemindahan Arsip Inaktif 38

B.1.1. Alur Kerja Pemindahan Arsip Inaktif 38

B.1.2. Uraian Pemindahan Arsip Inaktif 39 B.2. Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah 41

B.2.1. Alur Kerja Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah 41

B.2.2. Uraian Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah 42

iii

B.2.3. Alur Kerja Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan 43 B.2.4. Uraian Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan 44

B.3. Penyerahan Arsip Statis ke ANRI 45 B.3.1. Alur Kerja Penyerahan Arsip Statis ke ANRI 45

B.3.2. Uraian Penyerahan Arsip Statis ke ANRI 46

VII. PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP 48

A. Umum 48 B. Prosedur Kerja 55

B.1. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Secara Rutin 55

B.1.1. Alur Kerja Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Secara Rutin 55

B.1.2. Uraian Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Secara Rutin 56 B.2. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pasca Bencana 58

B.2.1. Alur Kerja Pemeliharan dan Pengamanan Arsip Pasca Bencana 58

B.2.2. Uraian Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pasca Bencana 59

VIII. PENUTUP 60

- 1 -

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Tata kearsipan adalah kegiatan pengelolaan arsip sejak diterima, diciptakan, diproses, disimpan sampai dengan disusutkan.

Penyelenggaraan kearsipan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,

pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam system kearsipan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan

Perencanaan Pembangunan Nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Guna membangun transparansi dan akuntabilitas kinerja Pemerintah dalam rangka mempercepat tercapainya tata kelola

pemerintahan bersih, efektif, demokratis, dan terpercaya maka diperlukan penerapan manajemen kearsipan yang andal, komprehensif, dan terpadu. Dalam rangka untuk mendukung tertib

administrasi pemerintahan perlu didukung oleh manajemen kearsipan yang handal dan komprehensif.

Dalam rangka mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatkan

kualitas pelayanan publik melalui pengelolaan arsip di Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional telah ditetapkan Peraturan Menteri

Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 5 Tahun 2015 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan

Perencanaan Pembangunan Nasional. Untuk mewujudkan manajemen kearsipan melalui pengelolaan arsip dengan baik dan

benar berdasarkan kaidah kearsipan maka perlu ditetapkan Petunjuk Pelaksanaan tentang Pedoman Teknis Tata Kearsipan sebagaimana diamanatkan dalam Pasal 26 Peraturan Menteri

Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional tentang Pedoman Tata Kearsipan

Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional.

B. TUJUAN

Tujuan disusunnya Petunjuk Pelaksanaan tentang Pedoman Teknis

Tata Kearsipan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional adalah

sebagai panduan bagi pengelola arsip dalam melaksanakan tata kearsipan di lingkungan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional.

C. KETENTUAN ...

- 2 -

C. KETENTUAN UMUM

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan

Perencanaan Pembangunan Nasional. 2. Tata Kearsipan adalah kegiatan pengelolaan arsip sejak diterima,

diciptakan, diproses, disimpan, sampai dengan disusutkan.

3. Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,

pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam sistem Kearsipan Kementerian Perencanaan Pembangunan

Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

4. Arsip Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional yang selanjutnya disebut

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh

Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

5. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Kementerian Perencanaan Pembangunan

Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

6. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi

dan/atau terus menerus. 7. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah

menurun.

8. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan

Pembangunan Nasional karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung

oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga Kearsipan.

9. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan

Pembangunan Nasional, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

10. Nilai Guna Arsip adalah nilai Arsip didasarkan pada

kegunaannya bagi kepentingan pengguna Arsip yang meliputi nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna administrasi,

nilai guna llmiah. 11. Sentralisasi dalam kebijakan adalah kewenangan mengatur dan

menetapkan pembakuan sistem, pengaturan organisasi

Kearsipan, ...

- 3 -

Kearsipan, penyelenggaraan Tata Kearsipan, pembinaan Kearsipan, sosialisasi Kearsipan, pelindungan dan penyelamatan

Arsip, konsultasi Kearsipan, kerjasama, standarisasi sarana prasarana dan pengawasan pelaksanaan Tata Kearsipan

Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional.

12. Desentralisasi dalam pelaksanaan adalah kegiatan Kearsipan

dari unit kerja lingkup Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional untuk melaksanakan kegiatan Kearsipan meliputi pengurusan dan

pengendalian naskah dinas, penyimpanan Arsip, pemeliharaan Arsip, dan penyusutan Arsip.

13. Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan Arsip yang disusun secara logis dan sistematis berdasarkan kesamaan urusan kegiatan organisasi serta berfungsi sebagai pedoman

pemberkasan dan penemuan kembali. 14. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disebut JRA adalah daftar

yang berisi sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai

kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.

15. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip

dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai

guna dan penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.

16. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang

Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.

17. Pengelola Arsip adalah sumber daya manusia di bidang Kearsipan.

18. Naskah Dinas adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi kedinasan untuk menyampaikan data/informasi kedinasan

kepada pihak lain. 19. Pencipta Arsip adalah unit kerja pada Kementerian Perencanaan

Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di

lingkungannya. 20. Central File pada Unit Pengolah adalah tempat penyimpanan

Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara

efisien, efektif, dan aman. 21. Unit Pengolah/Unit Kerja adalah satuan kerja pada pencipta

Arsip di Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip

Aktif ...

- 4 -

Aktif sebagai berkas kerja yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan di lingkungannya.

22. Unit Kearsipan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional adalah

satuan kerja pada Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan

Tata Kearsipan dalam menyusun kebijakan dibidang Kearsipan, menerima, mengolah, menyimpan, menyusutkan Arsip Inaktif, melakukan penataan sistem Kearsipan, pelayanan jasa

Kearsipan dan penyuluhan, perawatan koleksi, pelacakan Arsip, pengembangan teknologi Kearsipan, menganalisis nilai guna,

preservasi dan konservasi Arsip, serta penyelamatan dan pengamanan Arsip Vital Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan

Nasional. 23. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip

Dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta Penyusutan Arsip.

24. Pemeliharaan Arsip Aktif adalah salah satu proses pengelolaan arsip yang dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan Arsip.

25. Pemeliharaan Arsip Inaktif adalah salah satu proses pengelolaan arsip yang dilakukan melalui kegiatan penataan dan

penyimpanan Arsip Inaktif. 26. Alih Media Arsip adalah upaya yang dilakukan untuk melakukan

pemeliharaan Arsip melalui perubahan media simpan Arsip

dalam bentuk elektronik/media lainnya sesuai kemajuan teknologi dan informasi dan komunikasi sesuai peraturan perundang-undangan.

27. Perlindungan dan pengamanan Arsip adalah upaya menjaga Arsip dari kerusakan atau musnah akibat faktor perusak seperti

bencana alam, hewan, dan manusia melalui duplikasi atau alih media, pengamanan fisik Arsip dalam penyimpanan, dan pengamanan informasi dengan pembatasan akses terhadap

Arsip.

BAB II ...

- 5 -

BAB II PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

A. UMUM

Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Pengelolaan arsip aktif meliputi kegiatan penataan berkas (filing system) berdasarkan klasifikasi arsip dan

pelayanan arsip aktif. Pengelolaan arsip aktif dilakukan di setiap Unit Pengolah dan disimpan pada central file sebagai tempat penyimpanan

arsip aktif. Adapun tujuan dari pengelolaan arsip aktif antara lain adalah untuk menyimpan dan memelihara arsip aktif dalam rangka mendukung pelaksanaan kegiatan, mempercepat dan mempermudah

proses penemuan kembali arsip aktif, dan memudahkan pengendalian dan pengamanan arsip aktif di setiap unit pengolah.

Sarana pendukung yang digunakan dalam pengelolaan arsip aktif adalah klasifikasi arsip, map, folder, guide/sekat pemisah, rak arsip,

filing cabinet, lemari, atau tempat penyimpanan arsip lainnya, alat tulis kantor, indeks, dan kartu tunjuk silang. Arsip yang telah diklasifikasi disimpan dalam folder kemudian ditata/disusun dalam

filing cabinet/lemari/rak/tempat penyimpanan arsip secara sistematis.

Dalam pemberkasan arsip aktif, staf di unit pengolah menyerahkan arsip yang sudah ditindaklanjuti (sudah ada perintah file dari

pimpinan unit pengolah/unit kerja) ke Arsiparis/Sekretaris/Sub Bag TU/Petugas yang ditunjuk dengan dilampirkan Daftar Arsip Aktif

serta bukti serah terima yang di tanda tangani oleh petugas tersebut untuk disimpan di central file.

Adapun beberapa hal yang perlu dilakukan oleh Arsiparis dalam melakukan pengelolaan arsip aktif yaitu:

I. Pemberkasan arsip adalah sebagai berikut: 1. Memeriksa kesiapan berkas yang akan disimpan berdasarkan:

a. selesainya tahap kegiatan dan/atau adanya perintah

simpan; b. kelengkapan berkas meliputi lampiran-lampiran yang

tercantum dalam berkas/surat; c. Arsiparis memilah arsip dari bahan non

arsip/naskah/surat seperti amplop, map, dan sebagainya

yang tidak mengandung informasi penting untuk dimusnahkan.

2. Meneliti dan meminta kelengkapan arsip sesuai dengan hasil

tindak lanjut kegiatan kepada unit pengolah/unit kerja. Jika berkas dianggap tidak lengkap, Arsiparis dapat meminta

staf di unit pengolah untuk melengkapi terlebih dahulu. Untuk arsip yang lampirannya berupa foto, peta, CD/DVD, atau lainnya yang tidak mungkin disimpan dalam folder, dapat

dipisahkan tempat simpannya dengan dibuatkan tunjuk silang

sebagaimana ...

- 6 -

sebagaimana terlampir dalam Anak Lampiran III. 3. Menentukan indeks arsip berupa kata kunci informasi dari

kesimpulan/isi ringkas arsip sebagai sarana temu kembali arsip yang disimpan. Indeks dapat ditentukan berdasarkan

kesamaam urusan, kesamaan subjek dan/atau kesamaan jenis sesuai kebutuhan kerja di unit pengolah antara lain sebagai berikut:

a. Pengelompokan berdasarkan kesamaan kegiatan: Surat/naskah/arsip yang saling berkaitan dalam satu kegiatan pekerjaan disatukan dalam satu himpunan

berkas, Indeks ditentukan atas nama kegiatan/proyek tersebut.

b. Pengelompokan berdasarkan kesamaan masalah/subjek: Surat/naskah/arsip yang masalah/subjeknya sama dihimpun dalam satu himpunan berkas. Biasanya

dilakukan untuk arsip korespondensi dan indeks ditentukan atas masalah/subjek arsip tersebut.

c. Pengelompokan berdasarkan kesamaan jenis: Arsip-arsip yang jenisnya sama, seperti produk peraturan (yang bukan merupakan produk yang dihasilkan sendiri) misalnya

kumpulan Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan/Keputusan Menteri, Surat Edaran dan sejenisnya, maka indeks diambil dari nama peraturannya

atau sesuai dengan bentuk formatnya. d. Berkas yang dihimpun berdasarkan nama orang, badan

atau wilayah, maka indeks diambil dari nama orang, badan atau wilayah yang bersangkutan. Misalnya berkas kepegawaian, wilayah administrasi, dan sebagainya di

indeks dibawah nama yang bersangkutan. 4. Menentukan kode arsip dengan menggunakan pola klasifikasi

sesuai dengan indeks atau subjek pokok arsip. Penulisan kode

klasifikasi menggunakan alfanumerik dengan huruf kapital dan terdiri dari beberapa tingkat/bagian:

a. Fungsi/primer, ditulis dibagian depan sebanyak 2 (dua) digit.

b. Kegiatan/sekunder, dituliskan dengan kode alfanumerik

dan ditempatkan dibelakang kode fungsi/primer. Termasuk dalam tingkatan ini adalah topik masalah

substantif. c. Transaksi/tersier, ditulis dengan kode angka dan

diletakkan di belakang kode kegiatan/sekunder. Unit

Pengolah atau lembaga terkait masalah substantif dapat ditempatkan dibagian tersier ini.

Untuk pemisah antara bagian kode digunakan tanda titik (.)

tanpa spasi.

Contoh: ...

- 7 -

Contoh:

arsip mutasi pegawai ke instansi lain diindeks pada

topik mutasi ke instansi mendapatkan kode: KP Kepegawaian - Fungsi (primer)

KP.04 Mutasi - Kegiatan (sekunder) KP.04.02 Pindah Instansi - Transaksi (tersirer)

Kode masalah mutasi pemindahan pegawai ke instansi ditulis KP.04.02

arsip hibah donor Jepang untuk pembangunan MRT

diindeks pendanaan luar negeri hibah Jepang untuk transportasi mendapatkan kode:

PP. Perencanaan Pembangunan - Fungsi (primer) PP.05 Rancangan Pendanaan - Kegiatan (sekunder) PP.05.03 Pendanaan Luar Negeri - Transaksi

(tersier) Kode pendanaan hibah Jepang untuk transportasi

ditulis: PP.05.03

Jika diperlukan arsiparis membuat tunjuk silang untuk arsip

yang memiliki: a. dua permasalahan, sub masalah, sub-sub masalah atau

lebih dan yang dimungkinkan melibatkan lebih dari satu unit kerja;

b. pergantian/perubahan nama personal/lembaga, lokasi;

c. memiliki lampiran bukan kertas (surat) seperti: media baru arsip, buku/dokumen, foto, peta yang tidak bisa digabungkan dalam satu folder tempat penyimpanan

surat; d. penggunaan istilah baku dalam organisasi.

Contoh tunjuk silang:

Gus Dur LIHAT Abdul Rahman Wahid

Suharto LIHAT Soeharto

Lembar Tunjuk Silang

Indeks: Irwansyah, Ahmad

Kode: KP.10

Uraian: Pemeriksaan kesehatan pegawai a.n Ahmad irwansyah

LIHAT

Indeks: General Check Up

Kode: KP.07.01

Ringkasan: hasil pemeriksaan kesehatan RSCM a.n Ahmad irwansyah

5. Mengelompokkan, ...

- 8 -

5. Mengelompokkan, menyortir arsip sesuai dengan indeks/klasfikasi dan kode yang dibuat. Penyortiran arsip

dilakukan menurut: a. Kode alfanumerik dan judul arsip (dari nama,

topik/subjek, kode klasifikasi dan sebagainya). b. Krononologis waktu pembuatan/penerimaan arsip.

6. Memberikan label yang bisa berupa kode klasifikasi/indeks

atau nomor series, nomor folder atau judul series sebagai pengenal berkas pada tempat simpan arsip berupa folder,

guide/sekat pemisah, dan laci filing cabinet atau almari arsip. Apabila jumlah arsip terlalu banyak dan tidak muat dalam satu tempat simpan dapat menggunakan beberapa tempat

simpan dengan pemberian label tempat simpan yang sama dan terdapat catatan bahwa tempat simpan tersebut

merupakan satu himpunan dengan tempat simpan lain yang diberi nomor urut.

7. Menempatkan arsip ke dalam tempat simpan sehingga

terbentuk pola klasifikasi alphanumerik seperti contoh pada Anak Lampiran X dan XI.

8. Melakukan perbaikan Data Arsip Aktif kedalam sistem arsip

melalui migrasi/pemindahan data elektronik atau manual setelah memeriksa susunan pemberkasan di tempat simpan

arsip sebagaimana terlampir dalam Anak Lampiran XIX.

II. Penyusunan Daftar Arsip Aktif

1. Arsiparis di Unit Pengolah menyusun deskripsi arsip saat menerima surat dari unit lain.

2. Deskripsi disusun dengan melengkapi database arsip aktif dan daftar arsip aktif seperti contoh pada Anak Lampiran XIX.

3. Untuk sistem naskah dinas elektronik, deskripsi dilakuan

dengan mengisi form aplikasi naskah dinas elektronik. 4. Sekurang-kurangnya setiap 6 (enam) bulan sekali, membuat

daftar arsip aktif dan menyerahkan kepada Unit Kearsipan untuk sistem manual. Untuk aplikasi naskah dinas elektronik, pembuatan dilakukan dengan mencetak deskripsi arsip dalam

bentuk formulir daftar arsip aktif sebagaimana terlampir dalam Anak Lampiran XIX.

5. Daftar arsip juga dibuat menjadi:

a. Daftar Arsip Pindah untuk proses pemindahan arsip dengan memperhatikan Jadwal Retensi Arsip untuk setiap

jenis arsip; b. Daftar Arsip Musnah untuk proses pemusnahan arsip

dengan memperhatikan Jadwal Retensi Arsip untuk setiap

jenis arsipArsiparis di Unit Pengolah.

B. PROSEDUR ...

- 9 -

B. PROSEDUR KERJA

B.1. Alur Kerja Pengelolaan Arsip Aktif

Arsiparis/Sekretaris/Sub bag TU Unit Pengolah Eselon Idan II

Mulai

Menerima berkas UKE I & II

untuk disimpan

Menyiapkan folder

Sudah di

klasifikasi?

Menentukan kode klasifikasi

dan indeks

Menuliskan kode klasifikasi

dan indeks pada arsip

Menuliskan kode klasifikasi

dan indeks pada tab folder

Mengelompokkan arsip sesuai

kode klasifikasi

Membuat Kartu Tunjuk Silang

Menyortir arsip

Memasukkan arsip ke dalam

folder beserta sekat pemisah

Perlu KTS?

Menyimpan folder arsip dalam

filling cabs, boks dan rak

Selesai

1

2

Tidak

Ya

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Ya

Tidak

B.2. Uraian ...

- 10 -

B.2. Uraian Pengelolaan Arsip Aktif 1. Arsiparis Unit menerima berkas dari Unit Kerja Eselon I

dan II yang sudah ditindaklajuti untuk disimpan ke

dalam rak penyimpanan arsip.

2. Arsiparis Unit menyiapkan folder arsip sebagai tempat

penyimpanan berkas yang telah diserahkan.

3. Arsiparis unit memeriksa apakah arsip-arsip yang

diterima sudah diklasifikasi atau belum oleh Kasubag

atau staf TU.

4. Arsip belum diklasifikasi, arsiparis unit pengolah

menentukan klasifikasi dan indeks arsip tersebut.

Klasifikasi arsip yang digunakan harus sesuai dengan

Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan

Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan

Nasional yang mengatur tentang Klasifikasi Arsip

Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan

Perencanaan Pembangunan Nasional.

5. Menuliskan kode klasifikasi arsip dan indeks pada arsip

yang akan disimpan pada folder arsip. Kode klasifikasi

dan indeks yang akan ditulis harus sesuai dengan

penentuan klasifikasi yang telah dilakukan sebelumnya.

6. Memberikan label berupa kode klasifikasi/indeks, nomor

folder atau judul series sebagai pengenal berkas pada

tempat simpan arsip berupa folder, guide/sekat pemisah,

dan laci filing cabinet atau almari arsip. Apabila jumlah

arsip terlalu banyak dan tidak muat dalam satu tempat

simpan dapat menggunakan beberapa tempat simpan

dengan pemberian label tempat simpan yang sama dan

terdapat catatan bahwa tempat simpan tersebut

merupakan satu himpunan dengan tempat simpan lain

yang diberi nomor urut.

7. Mengelompokkan arsip-arsip yang telah diolah sesuai

dengan kode klasifikasi.

8. Arsiparis unit memeriksa apakah diperlukannya

penggunaan Kartu Tunjuk Silang (KTS) untuk arsip yang

memiliki:

dua permasalahan, sub masalah, sub-sub masalah

atau lebih dan yang dimungkinkan melibatkan lebih

dari satu unit kerja.

pergantian/perubahan nama personal/lembaga,

lokasi.

memiliki lampiran bukan kertas (surat) seperti: media

baru arsip, buku/dokumen, foto, peta yang tidak bisa

digabungkan ...

- 11 -

digabungkan dalam satu folder tempat penyimpanan

surat.

penggunaan istilah baku dalam organisasi.

Apabila Kartu Tunjuk Silang tidak digunakan maka

arsiparis dapat langsung menyortir arsip.

9. Membuat Kartu Tunjuk Silang apabila syarat-syarat pada

poin nomor 8 telah terpenuhi. Contoh Kartu Tunjuk

Silang sebagaimana terlampir dalam Anak Lampiran III.

10. Mengelompokkan, menyortir arsip sesuai dengan

indeks/klasfikasi dan kode yang dibuat.

11. Memasukkan arsip-arsip yang telah diolah ke dalam

folder sesuai dengan kode klasifikasi beserta sekat

pemisah.

12. Menyimpan folder-folder arsip ke dalam filling cabinet

atau boks, atau rak sesuai urutan klasfikasi arsip agar

mempermudah pencarian. Contoh penyimpanan arsip

sebagaimana terlampir dalam Anak Lampiran VI dan VII.

BAB III ...

- 12 -

BAB III PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

A. UMUM

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun atau tidak memerlukan tindak lanjut atau sudah habis

masa retensinya. Arsip inaktif tersebut dipindahkan dari Unit Pengolah Eselon I di tingkat Menteri, Staf Ahli, Deputi, Inspektur Utama, Sekretariat Menteri dan Eselon II di tingkat Direktur,

Inspektur, Kepala Biro, dan Kepala Pusat untuk disimpan di Unit Kearsipan. Pengelolaan arsip inaktif meliputi kegiatan penataan

berkas berdasarkan prinsip asal usul unit pengolah pencipta arsip dan pelayanan arsip inaktif yang dilakukan oleh Arsiparis di Unit Kearsipan Pusat Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan

yang dilandasi dengan pengetahuan, keterampilan, dan tanggung jawab yang dimiliki agar mencapai tujuan yang tepat .

Pusat Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan sudah melakukan koordinasi dengan Biro Umum terkait dengan

penyediaan Record Center (Pusat Arsip) sebagai tempat mengolah, menyimpan arsip inaktif, menyusutkan dan menyajikannya bagi

kepentingan instansi. Agar Record Center berfungsi efektif diperlukan adanya pengaturan terutama berkaitan dengan penetapan standar/spesifikasi yang dimaksudkan untuk menjamin

efektifitas pengelolaan, keselamatan, dan keamanan arsip. Adapun standar yang dimaksud meliputi:

1. Lokasi : lokasi Record Center harus bebas dari banjir dan kebakaran;

2. Konstruksi : konstruksi harus tahan api dan tahan rayap;

3. Ruang : ruang yang harus tersedia adalah: ruang penerimaan, pengolahan, penyimpanan, pelayanan, pemusnahan, fumigasi;

4. Suhu/temperatur, sirkulasi udara; 5. Peralatan : peralatan yang diperlukan; 6. Keselamatan/safety;

7. Keamanan/security.

Sarana pendukung yang digunakan dalam pengelolaan arsip inaktif antara lain klasifikasi arsip, folder, box arsip, label, rak/filing cabinet/lemari/tempat penyimpanan arsip, alat tulis kantor, sarung tangan, masker, kartu peminjaman arsip. Arsip yang telah diolah disimpan dalam boks arsip sesuai dengan kode unit kerja dan

disusun dalam rak/Roll O Pack/lemari/tempat penyimpanan arsip secara sistematis.

Ketentuan lain dalam pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan adalah kondisi arsip yang sudah

memberkas, lengkap dan tersusun rapih dalam ikatan/kotak pembungkus/boks arsip (BA), penyusunan/pengaturan arsip

mengikuti ...

- 13 -

mengikuti prinsip asal usul dari pencipta arsip dan aturan asli yaitu pemberkasan arsip saat aktif dan dilampirkan dengan Berita Acara

Pemindahan Arsip dan Daftar Arsip (DA) inaktif yang dipindahkan. Penyimpanan arsip inaktif di Record Center (Pusat Arsip) akan

dilakukan berdasarkan peta lokasi yang telah ditentukan.

B. PROSEDUR ...

- 14 -

B. PROSEDUR KERJA

B.1. Alur Kerja Pengelolaan Arsip Inaktif

Pengelolaan Arsip Inaktif

Unit KearsipanUnit Pengolah

Mulai

Membuat daftar arsip

inaktif yang akan

dipindahkan

Mengingatkan secara periodik untuk

memindahkan arsip inaktif dari Unit

Pengolah ke Unit Kearsipan

Verifikasi Unit

Pengolah

Berkoordinasi dengan Unit Pengolah

mengenai persyaratan administrasi

pemindahan (berita acara & daftar arsip

inaktif yang telah diverifikasi)

Pengecekan ulang

untuk kesesuaian daftar

arsip dan fisiknya

Mengolah arsip inaktif (Input data,

menyimpan arsip dalam bok arsip,

klasifikasi, manuver, pemberian label)

Melakukan migrasi data Arsip inaktif

Menyimpan boks pada Rak Arsip

Selesai

Daftar

memenuhi

syarat

Daftar tidak

memenuhi

syarat

Daftar arsip dan

fisik sesuai

Daftar arsip dan

fisik tidak sesuai

12

3 4

5

6

7

8

B.2. Uraian ...

- 15 -

B.2. Uraian Pengelolaan Arsip Inaktif 1. Unit kearsipan mengingatkan secara periodik untuk

memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit

Kearsipan. Arsip yang akan dipindahkan sesuai dengan

masa Jadwal Retensi Arsip yang telah habis masa

aktifnya.

2. Arsiparis Unit pengolah membuat daftar arsip inaktif

yang akan dipindahkan.

3. Kasubag TU Unit pengolah memverifikasi apakah daftar

arsip inaktif memenuhi syarat atau tidak. Apabila daftar

tidak memenuhi syarat, Kasubag TU memerintahkan

arsiparis unit pengolah untuk memperbaiki daftar arsip

inaktif. Sedangkan apabila daftar telah memenuhi syarat,

arsiparis unit pengolah mempersiapkan arsip-arsip untuk

dimasukkan ke dalam bok sesuai dengan daftar arsip

inaktif.

4. Unit kearsipan berkoordinasi dengan Unit Pengolah

mengenai adminisrasi pemindahan arsip inaktif yang

terdiri dari Berita Acara dan Daftar Arsip yang telah

diverifikasi sebelumnya oleh Unit Pengolah. Berita acara

ditanda tangani oleh masing penanggung jawab Unit

Kearsipan dan Unit Pengolah seperti contoh pada Anak

Lampiran XVIII.

5. Unit Kearsipan melakukan pengecekan ulang kesesuaian

fisik arsip dengan daftar arsip. Apabila seluruh fisik arsip

sesuai dengan daftar arsip maka bok siap dipindahkan ke

unit kearsipan untuk diolah. Namun apabila ada fisik

arsip yang tidak sesuai dengan daftar arsip maka Unit

Kearsipan berkoordinasi dengan Unit Pengolah untuk

melangkapi arsip supaya fisik arsip sesuai dengan daftar

arsip.

6. Unit Kearsipan mengolah arsip inaktif dengan beberapa

tahapan, diantaranya yaitu input data, menyimpan arsip

ke dalam bok arsip, melakukan klasifikasi, manuver fisik,

dan pemberian label.

7. Melakukan migrasi data pada aplikasi Sistem Informasi

Kearsipan Dinamis dengan merubah data arsip aktif

menjadi data arsip inaktif.

8. Unit Kearsipan menyimpan bok yang telah diolah ke

dalam rak arsip.

BAB IV ...

- 16 -

BAB IV PROGRAM ARSIP VITAL

A. UMUM

Program Arsip Vital di lingkungan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan

Nasional digunakan sebagai acuan bagi unit kerja di lingkungan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional dalam melaksanakan

pengelolaan, perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan arsip vital yang tercipta dan dilaksanakan secara berkesinambungan baik

di Unit Pengolah maupun di Unit Kearsipan. Adapun tujuan program arsip vital antara lain:

1. mewujudkan pengelolaan arsip vital yang andal sehingga mampu menjamin tersedianya arsip vital dengan cepat, tepat, dan aman

sesuai dengan target pelaksanaan program arsip vital; 2. menjamin keselamatan dan keamanan arsip vital sebelum dan

sesudah bencana;

3. mendukung layanan publik melalui akses informasi publik yang bersumber dari arsip vital.

Sarana pendukung yang digunakan dalam program arsip vital antara lain :

1. Ruang penyimpanan arsip vital di setiap Unit Pengolah/Unit Kerja yang menyatu dengan Central File dan di Unit Kearsipan yaitu di Record Center. Sementara bagi Unit Pengolah yang

belum memiliki fasilitas dan sarana penyimpanan, maka arsip vital dapat disimpan di Record Center.

2. Filing cabinet sebagai sarana untuk penyimpanan berkas arsip vital,

3. Horizontal Cabinet untuk menyimpan arsip vital yang berbentuk peta atau rancang bangun,

4. Roll O Pack, 5. Pocket File sebagai sarana untuk menyimpan arsip vital dalam

bentuk media kertas, sementara untuk arsip vital non kertas

penyimpanannya menggunakan tempat penyimpanan yang bebas medan magnet terutama untuk jenis arsip elektronik serta

memiliki pengatur suhu yang sesuai dengan jenis media arsip, 6. Label untuk menuliskan judul berkas arsip vital untuk

dilekatkan pada pocket file,

7. Boks Arsip, 8. Alat Tulis Kantor,

9. Daftar Arsip Vital, 10. Out indicator/Tanda keluar adalah alat yang digunakan untuk

menandai adanya arsip yang keluar dari tatanan penyimpanan

filing cabinet dalam bentuk formulir, dan 11. Tunjuk silang yang digunakan apabila:

a. terjadi ...

- 17 -

a. terjadi perubahan nama atau pegawai; b. berkas arsip vital memiliki lampiran tetapi berbeda media

sehingga penyimpanannya berbeda; dan c. memiliki keterkaitan dengan berkas lain.

Kebijakan yang terkait dengan program arsip vital ditetapkan oleh Sekretaris Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/

Sekretaris Utama Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. Sedangkan ketentuan akses arsip vital terdiri dari 2 (dua) golongan yaitu internal dan eksternal dengan rincian sebagai berikut:

1. Internal terdiri dari: a. Penentu kebijakan yang mempunyai kewenangan untuk

mengakses seluruh arsip vital yang berada di bawah kewenangannya, dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Pimpinan tingkat tertinggi yaitu Menteri Perencanaan

Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional mempunyai kewenangan

mengakses seluruh arsip vital; 2) Pimpinan tingkat tinggi (satu tingkat di bawah pimpinan

level tertinggi) yaitu Sekretaris Kementerian Perencanaan

Pembangunan Nasional/Sekretaris Utama Badan Perencanaan Pembangunan Nasional, Inspektur Utama, dan Deputi mempunyai kewenangan mengakses arsip

vital di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan

level tertinggi dan yang satu level dengan unit di luar unit kerjanya, kecuali telah mendapatkan izin dari pimpinan tertinggi;

3) Pimpinan tingkat menengah (satu tingkat di bawah pimpinan level tinggi) yaitu Pejabat Eselon II dan III mempunyai kewenangan mengakses seluruh arsip vital di

bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan level

tertinggi, pimpinan level tinggi, dan yang satu level di luar unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin dari pimpinan tingkat tertinggi dan tingkat tinggi.

b. Pelaksana kebijakan yaitu Pejabat Eselon IV, Arsiparis, dan pegawai yang mempunyai kewenangan untuk mengakses

seluruh arsip vital yang berada di bawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasi biasa, tetapi tidak diberikan hak akses untuk arsip dengan tingkat klasifikasi terbatas,

rahasia, dan sangat rahasia yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan tingkat tinggi, pimpinan level menengah, dan yang satu tingkat di atas unit kerjanya

kecuali telah mendapatkan izin. c. Pengawas internal mempunyai kewenangan untuk

mengakses seluruh arsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti

pengawasan ...

- 18 -

pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat. 2. Eksternal

a. Publik mempunyai hak untuk mengakses arsip vital setelah mendapatkan izin dari Menteri Perencanaan Pembangunan

Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional;

b. Pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses

seluruh arsip vital pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang

dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), contohnya

ketika BPK sedang dalam tugas melakukan audit; c. Aparat penegak hukum mempunyai hak mengakses arsip

vital pada pencipta arsip yang terkait dengan perkara atau

proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum, contohnya ketika

pihak penegak hukum sedang menangani tindak pidana masalah korupsi.

B. PROSEDUR ...

- 19 -

B. PROSEDUR KERJA

B.1. Alur Kerja Pengelolaan Arsip Vital

Unit Pengolah dan Unit Kearsipan

Tidak Ya

Penataan Arsip Vital

Pemulihan Arsip

Menentukan Metode

Perlindungan Arsip

Vital

Menyusun Daftar

Arsip Vital

Stop

Identifikasi arsip Vital

Evakuasi Arsip

Mengamankan

Informasi Arsip

Terjadi

Bencana?

Selesai

Mengamankan Fisik

Arsip Vital

Mulai

1

2

3

4

5

6

7

8

9

B.2. Uraian Pengelolaan Arsip Vital

A. Prosedur pengelolaan arsip vital bertujuan untuk memandu pengelola arsip vital yang berada di central file

setingkat eselon II dan eselon III tertentu dan pengelola

Record ...

- 20 -

Record Center/Pusat Arsip. Kegiatan pengelolaan arsip vital dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:

1. Identifikasi Identifikasi dilakukan untuk mengetahui secara pasti

jenis-jenis arsip vital yang ada di unit kerja masing-masing, berdasarkan formulir daftar Arsip Vital Kementerian Perencanaan Pembangunan

Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. Identifikasi dilakukan dengan langkah-

langkah berikut: a. Analisis Organisasi

Analisis orgnisasi dilakukan untuk menentukan

unit kerja yang berpotensi menciptakan arsip vital, dilakukan dengan: 1) Memahami struktur, tugas pokok, dan fungsi

instansi; 2) Mengidentifikasi fungsi substantif dan fungsi

fasilitatif; 3) Mengidentifikasi unit kerja yang melaksanakan

tugas dan fungsi yang menghasilkan arsip

sesuai dengan kriteria arsip vital; 4) Mengidentifikasi substansi informasi arsip yang

tercipta pada unit kerja yang berpotensi sebagai pencipta arsip vital.

b. Melakukan Pendataan

Mendata jenis arsip di unit pengolahan/unit kerja yang dikategorikan sebagai arsip vital dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1) Pendataan dilakukan setelah melakukan analisis organisasi;

2) Pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis arsip vital pada unit kerja yang potensial memiliki arsip vital;

3) Pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi tentang organisasi pencipta dan unit kerja, jenis Arsip, media simpan, volume,

periode (kurun waktu), retensi, tingkat keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi simpan, sarana

simpan, dan kondisi arsip yang didata. c. Mengolah Hasil Pendataan Pengelola arsip mengolah hasil pendataan arsip

vital dari unit kerja untuk memperoleh kepastian bahwa hasil identifikasi tersebut telah memenuhi

kriteria sebagai arsip vital yang ditetapkan. Pengolahan dilakukan berdasarkan kriteria arsip vital yang disertai dengan analisis hukum dan

analisis risiko, yaitu: 1) Melakukan Analisis Hukum. Analisis hukum

dilakukan dengan mengajukan pertanyaan:

a) Apakah ...

- 21 -

a) Apakah Arsip tersebut secara legal mengandung hak dan kewajiban atas

kepemilikan? b) Apakah hilangnya Arsip tersebut dapat

menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu atau instansi?

c) Apakah Arsip yang mendukung hak-hak

hukum individu/instansi seandainya hilang duplikatnya harus dikeluarkan dengan pernyataan di bawah sumpah?

2) Melakukan Analisis Risiko. Analisis risiko dilakukan terhadap arsip yang tercipta pada

organisasi atau unit kerja yang dianggap vital melalui cara penafsiran kemungkinan kerugian yang akan ditimbulkan. Dalam rangka

melakukan analisis risiko dapat diajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut:

a) Jika arsip ini tidak ditemukan (hilang/musnah) berapa lama waktu yang diperlukan untuk merekonstruksi informasi

dan berapa biaya yang diperlukan oleh organisasi;

b) Berapa lama waktu yang tidak produktif

dengan tidak adanya arsip yang bersangkutan dan berapa biaya yang harus

dikeluarkan oleh instansi; c) Berapa besar kerugian yang dialami oleh

instansi dengan tidak adanya arsip yang

diperlukan. 3) Menentukan Arsip Vital. Penentuan arsip vital

merupakan proses lanjutan dari kegiatan

pengolahan data. Sebelum melakukan penentuan arsip vital terlebih dahulu dilakukan

pengujian terhadap kesesuaian antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi dan analisis hasil pendataan, sehingga dapat

ditentukan jenis arsip vital di unit kerja instansi yang bersangkutan.

2. Penataan Arsip Vital

Penataan arsip vital dilakukan dengan tahap-tahap

sebagai berikut: a. Pemeriksaan Melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas arsip

vital yang akan ditata, berkas arsip yang lengkap harus menggambarkan proses kegiatan dari awal

sampai akhir dan kondisi fisik berkas. b. Menentukan Indeks berkas Tentukan kata tangkap, berupa nomor, nama

lokasi, ...

- 22 -

lokasi, masalah atau subyek. Contoh Indeks: As Bulild Drawing Gedung Kementerian Perencanaan

Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional.

c. Menggunakan tunjuk silang apabila ada berkas yang memiliki keterkaitan dengan berkas yang memiliki jenis media yang berbeda. Contoh:

Rancang Bangun Gedung Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan

Perencanaan Pembangunan Nasional dengan Berkas perencanaan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan

Pembangunan Nasional. d. Pelabelan

Memberikan label pada sarana penyimpan arsip: 1) Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label di

cantumkan pada Bagian depan Pocket File.

2) Arsip peta/rancang bangun. 3) Arsip yang menggunakan media magnetic label

dicantumkan pada: a) untuk arsip foto, negative foto ditempel pada

lajur atas plastik transparan, positive foto ditempel pada bagian belakang foto dan amplop atau pembungkus;

b) untuk slide ditempelkan pada frame; c) video dan film ditempelkan pada bagian luar

dan lapisan transparan (seperti negative foto) dan pada wadahnya; dan

d) untuk kaset/cd ditempelkan pada kaset/cd nya dan wadahnya.

e. Penempatan Arsip

Kegiatan penempatan arsip pada sarana penyimpanan sesuai dengan jenis media arsip.

3. Menyusun daftar arsip vital yang ada di unit kerja dan

unit kearsipan.

Penyusunan daftar arsip vital berisi informasi tentang arsip vital unit kerja ke dalam bentuk formulir.

B. Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital 1. Metode perlindungan arsip vital yang dapat dilakukan

meliputi: a. Duplikasi Duplikasi arsip vital Kementerian Perencanaan

Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional dilakukan dengan metode digitalisasi khususnya terhadap arsip aset dan

produk hukum. Untuk arsip vital selain arsip aset dan produk hukum, metode duplikasi yang

dilakukan ...

- 23 -

dilakukan dengan menciptakan salinan atau digitalisasi. Penentuan kriteria arsip vital yang

perlu dilakukan digitalisasi ditentukan oleh unit kearsipan.

b. Pemencaran Pemencaran arsip vital Kementerian Perencanaan

Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan

Pembangunan Nasional dilakukan dengan menyimpan arsip hasil duplikasi ke unit kearsipan, sedangkan arsip vital yang asli disimpan di unit

kerja pencipta arsip vital tersebut. c. Dengan Peralatan Khusus (Vaulting)

Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dilakukan dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing cabinet, tahan api. Pemilihan peralatan simpan tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun

demikian secara umum peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat

mungkin memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis

magnetik/elektronik. 2. Pengamanan Fisik Arsip Vital

Pengamanan fisik arsip vital dilaksanakan dengan

maksud untuk melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak arsip. Contoh pengamanan

fisik arsip vital adalah: a. penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan

arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang

simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian,

sabotase, penyadapan, dan lain-lain; b. menempatkan arsip vital pada tingkat ketinggian

yang bebas dari banjir;

c. struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan badai; dan

d. penggunaan ruangan tahan api serta dilengkapi

dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain.

3. Pengamanan Informasi Arsip Dalam rangka Pengamanan Informasi dan layanan penggunaan Arsip Vital, pengolah arsip vital harus

melakukan pengaturan sebagai berikut: a. menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang

berhak; b. memberi kode rahasia pada arsip vital; dan c. membuat spesifikasi orang-orang yang memiliki

hak akses.

C. Penyelamatan ...

- 24 -

C. Penyelamatan dan Pemulihan Penyelamatan dan pemulihan (recovery) arsip vital pasca

bencana atau musibah dilakukan dengan langkah-langkah:

1. Penyelamatan/evakuasi Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-langkah penyelamatan

arsip vital pasca musibah atau bencana sebagai berikut:

a. mengevakuasi arsip vital yang terkena bencana dan memindahkan ke tempat yang lebih aman;

b. mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami

kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip vital; dan

c. memulihkan kondisi (recovery) baik untuk fisik

arsip vitalnya maupun tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi

fisik arsip atau rekonstruksi bangunan 2. Pemulihan (recovery)

a. Stabilisasi dan pelindungan arsip yang dievakuasi. Setelah terjadinya bencana segera mungkin

dilakukan perbaikan terhadap kerusakan struktur

bangunan atau kebocoran.Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau

menggunakan kipas angin. apabila seluruh bangunan mengalami kerusakan, maka arsip yang

sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin parah, karena dalam waktu 48 (empat

puluh delapan) jam arsip tersebut akan ditumbuhi jamur, yang kemudian akan segera membusuk dan

hancur. Sedangkan dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun, api, suhu udara yang sangat tinggi dan lain-lain,

harus dinetralisir sesegera mungkin dengan cara dijauhkan dari pusat bencana; dan

b. Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi

kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan operasional penyelamatan. Penilaian dan

pemeriksaan terhadap tingkat kerusakan dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan apa yang terpengaruh dan

ikut rusak, peralatan dan lain-lain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan

peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan. c. Pelaksanaan penyelamatan

1) Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar

Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh

bencana ...

- 25 -

bencana besar perlu dibentuk tim penyelamatan yang bertanggungjawab mengevakuasi dan

memindahkan arsip ke tempat yang aman, melakukan penilaian tingkat kerusakan,

mengatur proses penyelamatan termasuk tata caranya, penggantian shift, rotasi pekerjaan, mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak

terkait. 2) Pelaksanaan penyelamatan bencana yang

berskala kecil

Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana yang berskala kecil cukup dilakukan

oleh unit-unit fungsional dan unit terkait. Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor maka pelaksanaan penyelamatan

dilakukan oleh unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik arsip.

3) Prosedur pelaksanaan Pelaksanaan penyelamatan arsip yang disebakan

oleh bencana banjir dilakukan dengan cara:

a) pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum melakukan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang aman. Arsip

yang terkena musibah sebelumnya perlu dibungkus dan diikat (dipak) supaya tidak

tercecer, baru kemudian dipindahkan; b) pembersihan yaitu memilah dan

membersihkan arsip secara manual dari

kotoran yang menempel pada arsip, kemudian disiram dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran yang menempel pada

arsip dapat terlepas dan arsipnya tidak lengket;

c) pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus 40 derajat sehingga arsip mengalami pembekuan;

d) pengeringan yaitu mengeringkan menggunakan vacum pengering atau kipas

angin. Jangan dijemur dalam panas matahari secara langsung;

e) penggantian arsip yang ada salinannya yang

berasal dari tempat lain; f) pembuatan backup seluruh arsip yang sudah

diselamatkan; dan

g) memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan membuat Berita Acara.

Sedangkan untuk volume arsip yang sedikit, cukup dilakukan dengan cara sederhana dengan tetap menjaga suhu antara 10 s.d. 17 derajat celcius dan

tingkat ...

- 26 -

tingkat kelembaban antara 25% s.d. 35% RH. Sedangkan penyelamatan arsip akibat musibah

kebakaran hanya dilakukan terhadap arsip yang secara fisik dan informasi masih bisa dikenali.

Pembersih arsip dari asap atau jelaga dilakukan dengan cara manual.

d. Prosedur penyimpanan kembali

Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ketempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai, dengan

langkah-langkah: 1) jika tempat penyimpanan arsip vital tidak

mengalami kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu;

2) penempatan kembali peralatan penyimpanan

arsip vital; 3) penempatan kembali arsip; dan

4) arsip vital elektronik dalam bentuk disket, catridge, CD disimpan ditempat tersendiri dan dilakukan format ulang dan dibuat

duplikasinya. e. Evaluasi

Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan

maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan

arsip vital dan penyusunan laporan. Kegiatan evaluasi juga akan bermanfaat untuk mempersiapkan kemungkinan adanya bencana di

kemudian hari.

BAB V ...

- 27 -

BAB V

PENGGUNAAN DAN PELAYANAN ARSIP

A. UMUM

Penggunaan arsip baik aktif maupun inaktif diperuntukkan bagi kepentingan internal Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional dan publik.

Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan dan autentisitas arsip aktif di lingkungannya sedangkan unit kearsipan atas nama pimpinan lembaga bertanggung jawab terhadap

ketersediaan arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal pencipta arsip dan kepentingan publik. Penggunaan dan Pelayanan

Arsip mencakup kegiatan pelayanan peminjaman arsip di Unit Pengolah, Unit Kearsipan, dan Penanganan Arsip Hilang. Pelayanan peminjaman arsip aktif dilakukan di Central File pada Unit Pengolah

dan arsip inaktif dilakukan di Records Center pada Unit Kearsipan untuk melayani seluruh Unit Pengolah berdasarkan Daftar Arsip

Inaktif yang dipindahkan sesuai prosedur dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang bertujuan untuk menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yang berhak.

Sarana pendukung yang dibutuhkan dalam penggunaan dan

pelayanan arsip antara lain : 1. Formulir Permohonan Penggunaan Arsip; 2. Alat Tulis Kantor;

3. Cap fotokopi; 4. Cap legalitas arsip;

5. Agenda buku peminjaman; 6. Tata tertib pelayanan arsip di unit pengolah dan di unit

kearsipan.

Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip di lingkungan Kementerian Perencanaan

Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional seperti penyediaan berkas kerja sebagai pendukung operasional

tugas dan fungsi unit kerja/unit pengolah misalnya pemeriksaan/audit, evaluasi kegiatan, pendidikan, dan penelitian yang berprinsip pada terjaminnya ketersediaan arsip yang benar

untuk orang yang berhak dan pada waktu yang tepat, hanya digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepentingan dinas sesuai dengan jenjang kewenangannya, penggunaan arsip oleh

pejabat/pegawai dari unit kerja lain dapat dilakukan setelah memperoleh ijin dari pejabat pencita atau pimpinan unit pengolah,

dilaksanakan sesuai prosedur dan tata tertib yang ditetapkan, tidak dibenarkan untuk menambah dan atau mengurangi sesuatu pun dari berkas, dan pembuatan duplikasi sedapat mungkin harus

dihindari dalam pelayanan arsip aktif di Unit Pengolah.

Dalam ...

- 28 -

Dalam hal menangani arsip hilang baik hilang informasinya seperti rusak, tidak terbaca maupun hilang fisik, maka langkah-langkah

yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Penelusuran

Jika arsip dilaporkan/diketahui hilang/tidak dapat ditemukan kembali, maka perlu melakukan penelusuran terhadap seluruh sarana pencatatan terlebih dahulu termasuk penelusuran di

unit-unit kerja yang memiliki keterkaitan dengan informasi arsip tersebut.

2. Pembuatan Berita Acara

Jika arsip tidak ditemukan, maka perlu dibuat berita acara kehilangan arsip yang ditanda tangani oleh pegawai yang

menghilangkan arsip dan atasan langsung pengguna serta diketahui oleh pimpinan unit pencipta arsip.

3. Pembuatan Arsip Pengganti pemberian Sanksi

Berdasarkan Berita Acara yang dibuat, maka pimpinan Unit Kearsipan perlu membuat arsip pengganti yang fungsinya

menggantikan arsip yang hilang dengan cara mencari duplikasi yang tersedia atau hasil alih media.

4. Pemberian Sanksi

Bagi pegawai yang terbukti menghilangkan arsip, pimpinan unit pengolah/unit karsipan dapat memberikan sanksi hukum sesuai tingkat kesalahan yang diperbuat berdasarkan peraturan yang

berlaku.

B. PROSEDUR ...

- 29 -

B. PROSEDUR KERJA B.1. Pelayanan Arsip di Unit Pengolah

B.1.1. Flowchart Pelayanan Arsip di Unit Pengolah

Berkas Arsip

Sub-bag/Sekretaris/Arsiparis Unit

Pengolah

Berkas Arsip

Agenda Peminjaman

Pemohon/Pengguna Arsip

Mulai

Mengajukan permohonan

lisan/tertulis

Pencarian Arsip melalui Daftar

Pertelaan, Indeks dan

Langsung ke Rak Simpan

Mengeluarkan arsip

dari tempat simpan

Memeriksa kelengkapan arsip

Menyisipkan lembar guide

Pengendalian dan

Pengawasan arsip

Menyerahkan arsip ke

pemohon

Permohonan Perpanjangan

Penggunaan

Menerima berkas arsip dan

menandatangani agenda

peminjaman

Tindak lanjut

Selesai

Digunakan?

Berkas Arsip

Kembalikan berkas arsipCek arsip, catat dalam

agenda peminjaman

Kembalikan berkas

arsip

Selesai

1

10b

8

2

3

4

5

6

7

9

10a 11

12

Tidak

Ya

B.1.2. Uraian Pelayanan Arsip di Unit Pengolah 1) Staf pemohon penggunaan mengajukan permohonan

untuk menggunakan arsip. Permohonan bisa dilakukan secara lisan maupun tulisan kepada

arsiparis ...

- 30 -

arsiparis di Unit Pengolah dan mengisi lembar pelayanan arsip seperti contoh pada Anak Lampiran

XXI. 2) Arsiparis mencari dan menemukan arsip dengan

menggunakan peralatan yang dimiliki termasuk sistem kearsipan elektornik, database arsip aktif, daftar arsip dan sebagainya.

3) Arsiparis mengambil arsip asli dari tempat penyimpanan.

4) Arsiparis memeriksa kelengkapan arsip yang akan

dipinjamkan. 5) Arsiparis menempatkan lembar guide sebagai

pengganti arsip yang keluar seperti contoh pada Anak Lampiran XIII dan XIV.

6) Arsiparis melakukan pengendalian dan pengawasan

dengan menggunakan buku agenda peminjaman. 7) Arsiparis menyerahkan arsip kepada pemohon.

8) Pemohon menerima berkas arsip dan menandatangani agenda peminjaman arsip.

9) Setelah selesai batas peminjaman berakhir,

pemohon membuat tindak lanjut apakah arsip akan diperpanjang penggunaan atau dikembalikan.

10) Apabila pengguna arsip ingin memperpanjang peminjaman arsip, pemohon membuat permohonan perpanjang penggunaan. Sedangkan apabila

pengguna tidak memperpanjang masa peminjaman, pemohon harus mengembalikan arsip.

11) Arsiparis mengecek kelengkapan fisik arsip dan

mencatat dalam agenda peminjaman bahwa arsip telah dikembalikan. Minimal setiap 2 (dua) hari

sekali, arsiparis Unit Pengolah wajib melakukan pengawasan penggunaan arsip dengan mengingatkan pemohon untuk mengembalikan arsip

jika sudah selesai digunakan dan mencatat setiap perubahan penggunaan dalam agenda peminjaman. Arsiparis mencatat ulang transaksi peminjaman,

termasuk kegiatan pengawasan dalam sistem pelayanan arsip elektronik sesuai agenda

peminjaman jika dibutuhkan. 12) Berkas yang sudah diselesai digunakan harus

dikembalikan pemohon ke Unit Pengolah. Petugas

arsiparis mencatat dalam agenda penggunaan dan mengembalikan arsip dan mengambil penanda arsip

keluar dari tempat penyimpanan.

B.2. Pelayanan ...

- 31 -

B.2. Pelayanan Arsip di Unit Kearsipan B.2.1. Alur Kerja Pelayanan Arsip di Unit Kearsipan

Pemohon/Pengguna Arsip Unit Kearsipan

Formulir Lembar

Pelayanan Arsip

Agenda Peminjaman dan

Lembar Pelayanan

Berkas arsip

Unit Pengolah Pencipta Arsip

(Pimpinan/Penanggung Jawab)

2

Pengendalian dan

Pengawasan arsip

Formulir Pelayanan

6

Mengeluarkan arsip

dari tempat simpan

Disetujui Penanggung

Jawab?

Pemberitahuan kepada

pemohon

Mengisi formulir Lembar

Pelayanan Ya

Stop

1

Mulai

Tidak

Mengisi Agenda Peminjaman

dan Lembar Pelayanan arsip

serta melampirkan surat

permohonan


Pelayanan

Selesai

Digunakan?

Berkas arsip

Berkas arsip


PelayananPelayanan

Ya

Tidak

Menerima berkas arsip dan

menandatangani agenda

peminjaman

Tindak lanjut

Kembalikan berkas arsip

Kembalikan berkas

arsip

11

Cek dan catat dalam

agenda peminjaman arsip

Selesai

5

3

4

8

9

7

10

B.2.2. Uraian Pelayanan Arsip di Unit Kearispan

1) Staf pemohon penggunaan arsip mengisi dan menandatangani Lembar Pelayanan Arsip sebagai tanda bukti permintaan layanan arsip dari Unit

Kearsipan seperti contoh pada Anak Lampiran XXI.

2) Apabila ...

- 32 -

2) Apabila formulir yang sudah disetujui pimpinan unit (pencipta arsip) dari staf pemohon diserahkan ke

Unit Kearsipan. Sedangkan apabila arsip tidak disetujui pimpinan unit, maka unit pengolah

memberitahukan pemohon bahwa permohonan tidak disetujui.

3) Petugas/Arsiparis menerima formulir dan mengisi

formulir lembar pelayanan peminjaman arsip. 4) Petugas/Arsiparis mengisi agenda peminjaman dan

lembar pelayanan arsip yang ingin dipinjam

pemohon serta melampirkan surat permohonan. 5) Petugas/Arsiparis mencari arsip sesuai dengan

permohonan dan mengeluarkan arsip dari tempat peminjaman.

6) Sebagai pengendalian dan pengawasan arip di unit

kearsipan, petugas mengeluarkan arsip dari tempat penyimpanan dan menggantikan arsip yang keluar

dengan penanda arsip keluar berupa lembar guide atau lembaran/sheet yang disertai catatan. Penanda arsip keluar digunakan untuk memberi tanda/

menggantikan keluarnya arsip dalam satu folder sebagaimana terlampir dalam Anak Lampiran XIII. Sedangkan penanda arsip keluar lembaran/sheet

digunakan untuk menggantikan setiap lembar arsip dalam setiap folder yang sedang keluar dari tempat

penyimpannnya sebagaimana terlampir dalam Anak Lampiran XIV. Untuk pembuatan duplikat/fotokopi, petugas mengambil dan membuat fotokopi dokumen

yang diminta dan memberi stempel/cap duplikat/fotokopi, cap autentifikasi/legalitas arsip pada dokumen hasil salinan/fotokopi. Arsip asli yang

telah selesai difotokopi langsung dikembalikan ke tempat penyimpanan semula. Dalam aplikasi naskah

dinas elektronik, berkas yang bisa dilihat/diunduh harus ditetapkan hak akses dan pengamananya sesuai ketentuan yang berlaku, dan untuk

pencetakan arsip yang diperoleh dalam aplikasi naskah dinas elektronik harus disertai dengan cap

autentifikasi/legalitas arsip. Petugas/Arsiparis mencatat setiap transaksi peminjaman, layanan fotokopi, dan perubahan transaksi seperti

perpanjangan waktu pinjam, dalam buku agenda penggunaan atau sistem pelayanan arsip lainnya.

7) Berkas arsip yang dibutuhkan pemohon diserahkan

kepada pemohon dan menandatangani buku agenda penggunaan.

8) Setelah selesai batas peminjaman berakhir, pemohon membuat tindak lanjut apakah arsip akan diperpanjang penggunaan atau dikembalikan.

9) Apabila ...

- 33 -

9) Apabila pengguna arsip ingin memperpanjang peminjaman arsip, pemohon membuat permohonan

perpanjang penggunaan. Sedangkan apabila pengguna tidak memperpanjang masa peminjaman,

pemohon harus mengembalikan arsip. 10) Petugas/Arsiparis mengecek kelengkapan fisik arsip

dan mencatat dalam agenda peminjaman bahwa

arsip telah dikembalikan. Setiap 5 (lima) hari sekali, Petugas pelaksana Unit Pengolah dan Unit Kearsipan melakukan pengawasan dan pengendalian

penggunaan arsip melalui agenda penggunaan dengan mencatat kejadian perubahan penggunaan

atau perpanjangan peminjaman dan pengembalian. 11) Petugas arsip mencatat dalam agenda penggunaan

dan mengembalikan arsip dan mengambil penanda

arsip keluar dari tempat penyimpanan.

BAB VI ...

- 34 -

BAB VI PENYUSUTAN ARSIP

A. UMUM

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit

kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Kegiatan penyusutan

arsip dapat dilakukan di Unit Pengolah Eselon I dan di Unit Kearsipan.

Penyusutan arsip dikelompokkan menjadi 2 (dua) yaitu berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan tanpa/tidak terdaftar dalam Jadwal

Retensi Arsip (JRA). Khusus arsip yang tidak terdaftar dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan maka mengikuti pola

pemindahan arsip ke Unit Kearsipan untuk kemudian dinilai oleh Panita.

Tujuan dari penyusutan arsip adalah sebagai berikut: 1. efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip; 2. menjamin ketersediaan arsip yang benar-benar bernilai guna;

3. menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional.

Penyusutan arsip mencakup 3 (tiga) kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip sebagaimana rincian di bawah ini:

1. Pemindahan arsip dilakukan baik dari unit pengolah eselon II ke unit pengolah eselon I maupun dari unit pengolah eselon I ke unit kearsipan melalui koordinasi bersama antara penanggung jawab

baik di unit pengolah eselon I dan/atau eselon II dengan penanggung jawab di unit kearsipan dan dilakukan minimal 1

(satu) tahun sekali dengan berdasarkan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. Dalam hal

adanya perubahan struktur organisasi, maka unit kearsipan perlu melakukan akuisisi arsip internal yaitu pemindahan dan

penataan arsip akibat perubahan struktur organisasi tersebut. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam pelaksanaan akuisisi internal adalah sebagai berikut:

a. Tahap persiapan yaitu menyiapkan data dan perangkat lunak pendukung kegiatan misalnya identifikasi permasalahan dan penyusunan pedoman pelaksanaan pemindahan arsip sesuai

dengan peraturan yang berlaku. b. Pembentukan panitia pemindahan arsip yang keanggotaannya

mencerminkan perwakilan dari unit-unit kerja fasilitatif dan substantif karena berkaitan erat dalam pelaksanaan penilaian arsip dan minimal terdiri dari wakil dari unit unit

Pengolah/ ...

- 35 -

pengolah/unit kerja yang mengalami perubahan dan dari unit kearsipan melalui SK pembentukan panitia pemindahan arsip

yang ditandatangani oleh Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional

cq. Sekretaris Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Sekretaris Utama Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. Adapun jumlah anggota disesuaikan dengan

kebutuhan dan juga tergantung dari volume arsip dan kompleksitas fungsi/struktur organisasi yang bersangkutan. Tugas utama daripada anggota tersebut adalah melakukan

koordinasi teknis secara langsung dengan pihak unit kearsipan.

c. Pelaksanaan pemindahan arsip mencakup kegiatan-kegiatan teknis sebagai berikut: pemilahan/penyeleksian arsip; penataan arsip; penilaian arsip; pendataan arsip; koordinasi

dengan unit kearsipan; dan pelaksanaan pemindahan arsip. Pemindahan arsip terkait dengan akuisisi arsip internal

dilakukan melalui tahapan kegiatan teknis sebagai berikut: 1) Pendataan arsip

a) pendataan arsip dilakukan dengan menggunakan daftar

arsip yang ada di unit pengolah yang mengalami perubahan struktur. Informasi pendataan meliputi: volume arsip, kondisi fisik, kurun waktu, dan substansi

arsip di unit yang bersangkutan. Bagi unit pengolah yang belum memiliki daftar arsip, maka pengelola arsip

melakukan pendataan melalui tahapan pemilahan/seleksi terhadap fisik arsip terlebih dahulu;

b) penataan arsip sesuai dengan sistematika daftar arsip

(DA) jika dibutuhkan; c) menyusun perencanaan terkait dengan besarnya

anggaran, waktu kegiatan, sarana yang dibutuhkan

dalam pelaksanaan pemindahan, dan sebagainya. 2) Penilaian arsip

Langkah-langkah yang dilakukan dalam penilaian arsip adalah sebagai berikut: a) arsip yang sudah terdaftar dalam Jadwal Retensi Arsip

(JRA), maka penilaian dilakukan sesuai dengan ketentuan JRA yang berlaku;

b) arsip yang belum terdaftar dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA), dilakukan langkah-langkah penanganan arsip sesuai prosedur yang berlaku;

c) hasil penilaian antara lain: (1) arsip yang tidak bernilai guna dapat dimusnahkan, (2) arsip dinamis (bernilai guna primer) disimpan di unit yang terkait khusus unit

kerja yang digabung atau dipecah, (3) penyusunan dan perbaikan Daftar Arsip (DA) yang akan dipindahkan ke

unit kearsipan, diverifikasi oleh arsiparis unit pengolah eselon I sebelum pelaksanaan pemindahan.

3) Pemusnahan ...

- 36 -

3) Pemusnahan arsip Untuk bahan non-arsip, salinan/duplikasi dapat segera

dimusnahkan guna mengurangi volume arsip sehingga dapat menghemat biaya dan ruang penyimpanan.

Pemusnahan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan dalam peraturan yang berlaku.

4) Pemindahan arsip ke unit kearsipan

Proses akhir dari kegiatan akuisi arsip internal adalah pemindahan arsip ke unit kearsipan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses pemindahan tersebut

adalah: a) pemindahan dilaksanakan dengan membuat Berita

Acara Pemindahan Arsip yang disertai dengan Daftar Arsip (DA) akuisisi internal;

b) materi Berita Acara dikoordinasikan dengan Unit

Kearsipan; c) Berita Acara ditanda tangani oleh Panitia Pemindahan

Arsip dan Unit Kearsipan di atas kertas bermaterai cukup dan dibuat rangkap 2 (dua) dengan rincian 1 (satu) lembar untuk unit kerja yang menyerahkan dan 1

(satu) lembar yang lainnya untuk Unit Kearsipan dan disimpan sebagai arsip vital.

Sarana pendukung yang digunakan dalam pemindahan arsip adalah: dus, alat tulis kantor, troli, daftar arsip, berita acara

pemindahan arsip, dan SK pembentukan Panitia khusus pelaksanaan akuisisi arsip internal.

2. Pemusnahan arsip meliputi kegiatan pemusnahan bahan-bahan non arsip dan duplikasi serta arsip yang tidak memiliki jangka simpan inaktif sesuai jadwal retensi arsip dengan keterangan

musnah dilakukan di unit pengolah. Sedangkan pemusnahan arsip yang dilakukan di unit kearsipan adalah arsip yang sudah

melampaui masa retensi sesuai jadwal retensi arsip dan memiliki keterangan musnah dan dilaksanakan oleh panitia pemusnahan arsip yang anggotanya terdiri dari wakil-wakil pejabat yang

ditunjuk, Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) jika menyangkut arsip keuangan, Badan Kepegawaian Negara (BKN) jika

menyangkut arsip kepegawaian, dan Arsip Nasional Republik Indonesia. Pemusnahan arsip tersebut dilakukan secara total sehingga tidak dikenali lagi baik bentuk maupun isinya yang

dapat dilakukan dengan dibakar, dicacah, atau dijual kepada pihak ketiga dalam keadaan tercacah sesuai dengan ketentuan yang berlaku, terkecuali arsip dalam bentuk elektronik yang

ditentukan lain oleh pimpinan unit pengolah. Sarana yang digunakan dalam pemusnahan arsip adalah: SK Tim Pemusnahan

Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), Daftar Arsip Musnah, Berita Acara Pemusnahan Arsip, Mesin penghancur/pencacah arsip kertas dan non kertas.

3. Penyerahan ...

- 37 -

3. Penyerahan arsip meliputi kegiatan penyerahan arsip yang memiliki nilai guna sejarah atau arsip yang bisa menjadi bahan

bukti pertanggungjawaban nasional (nilai guna sekunder), arsip yang berketerangan permanen dan telah diverifikasi oleh Arsip

Nasional Republik Indonesia. Penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia dilaksanakan oleh Unit Kearsipan secara teratur dan rutin selambat-lambatnya 1 (satu) tahun

setelah retensi inaktifnya habis sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan memerhatikan bentuk dan media arsip serta hal-hal sebagai berikut:

a. arsip yang diserahkan benar-benar arsip statis berdasarkan JRA;

b. arsip statis yang diserahkan dalam keadaan teratur; c. arsip statis autentik, asli atau original, utuh dan dapat

dipergunakan.

Dalam melaksanakan penyerahan arsip statis kepada Arsip

Nasional Republik Indonesia, pimpinan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional harus memberitahukan terlebih dahulu kepada Kepala

Arsip Nasional Republik Indonesia serta melalui prosedur sebagai berikut: a. pemilahan/penyeleksian;

b. penataan; c. pembuatan Daftar Arsip Statis yang sukurang-kurangnya

memuat unsur-unsur: nomor, jenis/uraian arsip, kurun waktu penciptaan, jumlah arsip, dan keterangan;

d. pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis yang

sekurang-kurangnya memuat unsur-unsur: keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, tahun dilaksanakan serah terima, keterangan pelaksanaan serah terima, tanda tangan

dan nama jelas pejabat yang melaksanakan serah terima.

Sarana pendukung yang digunakan dalam penyerahan arsip statis adalah: boks arsip, label boks, alat tulis kantor, Daftar Arsip Statis, Jadwal Retensi Arsip (JRA), Berita Acara Serah

Terima Arsip Statis.

B. PROSEDUR ...

- 38 -

B. PROSEDUR KERJA B.1. Pemindahan Arsip Inaktif

B.1.1. Alur Kerja Pemindahan Arsip Inaktif

Sub-bag TU Unit Pengolah

Eselelon I

Berkas arsip,

Daftar arsip inaktif

Unit KearsipanSub-bag TU Unit Pengolah

Eselon II

Berkas arsip,

Daftar arsip inaktif

Menyusun Daftar Arsip Pindah

Memilah/Menseleksi Arsip

yang akan dipindahkan

Mulai

Menyisihkan berkas yang

dinyatakan berkas aktif

Menyeleksi berkas yang akan

dipindahkan dan dimusnahkan

Membentuk Panita

Pemindahan Arsip Inaktif

Memasukkan berkas ke dalam

boks arsip

Membuat Berita Acara

Pemindahan Arsip Inaktif

Menempel label pada boks

arsip

Melakukan pemberkasan arsip

inaktif UKE II

Menyampaikan surat usulan

pemindahan arsip inaktif

Membuat Daftar Arsip Pindah

Dipindahkan ke

Unit KearsipanTidak

Ya

Menempatkan boks di rak

simpan

Menyimpan Lembar Ke-2

berita acara dan memperbaiki

daftar arsip inaktif

Selesai

Memerika arsip dengan daftar

arsip

Menerima arsip dari UP

Eselon I

Arsip dalam

boks?

Penandatanganan BAST

Pemindahan Arsip

Melengkapi label:

Kode berkas, nomor boks,

nama unit pengolah/unit kerja,

tahun (Periode waktu)

Cocok?

Tidak

Ya

Memberi label boks

arsip

Menyiapkan boks

arsip

Stop

Laporkan ke Sub-bag TU

Mengirim arip beserta daftar

arsip ke Unit Kearsipan

Stop

Ya

Tidak

1a

1b

1c

2a

2b

2c

2d

2e

2f

2g

2h

3a

3b

3c

3d

3c

3c

3c

3c

1a

3c

3c

B.1.2 Uraian ...

- 39 -

B.1.2. Uraian Pemindahan Arsip Inaktif 1. Persiapan di Unit Pengolah Eselon II:

a. memilah/menseleksi arsip yang akan dipindahkan;

b. menyisihkan berkas yang akan dipindahkan dari kelompok berkas yang masih dinyatakan sebagai berkas aktif berdasarkan JRA;

c. menyusun Daftar Arsip Pindah di Unit Pengolah Eselon II yang berisi informasi sekurang-kurangnya: Unit Pengolah/Unit kerja, Nomor

berkas, kode klasifikasi periode arsip, uraian/isi berkas, periode arsip, media, jumlah arsip, nomor

boks, keterangan. 2. Persiapan di Unit Pengolah Eselon I:

a. membentuk Panitia Pemindahan Arsip inaktif yang

disahkan oleh Penanggung Jawab Unit Kerja Eselon I, beranggotakan arisparis di Unit Pengolah

Eselon I dan Unit Pengolah Eselon II dibawahnya, dan wakil dari Unit Kearsipan;

b. panitia melakukan pemberkasan arsip inaktif dari

setiap Unit Pengolah pada Unit Kerja Eselon II menjadi berkas arsip inaktif Unit Kerja Eselon I terkait;

c. panitia menyeleksi berkas yang telah disisihkan untuk memisahkan antara arsip inaktif yang akan

dipindahkan dan bahan-bahan non arsip dan duplikasi arsip yang dapat dimusnahkan, dengan mengacu pada ketentuan JRA untuk arsip yang

telah habis jangka waktu simpan aktifnya sehingga layak dipindahkan ke Unit Kearsipan;

d. membuat Daftar Arsip Pindah yang akan

dipindahkan dengan memuat informasi sekurang-kurangnya Unit Kerja, nomor Berkas, kode

klasifikasi, uraian/isi berkas, kurun waktu, media, nomor boks, jumlah arsip (bendel) yang berasal dari Unit Kerja Eselon I, dan keterangan

sebagaimana terlampir dalam Anak Lampiran XV; e. memasukkan berkas yang akan dipindahkan

dalam boks arsip yang telah tersedia; f. menempelkan label pada boks arsip dengan

memberikan petunjuk tentang isi boks secara

singkat. Label petunjuk isi meliputi informasi sekurang-kurangnya Unit Kerja (Kedeputian dan Direktorat), kegiatan atau masalah, dan kurun

waktu; g. menyampaikan surat usulan pemindahan arsip

inaktif untuk diketahui oleh Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja Eselon I;

h. membuat ...

- 40 -

h. membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap 2 (dua) sebagaimana contoh pada Anak

Lampiran XVIII sebagai lampiran. 3. Proses Pemindahan Arsip inaktif

a. memindahkan arsip inaktif setelah diketahui Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja dan Penanggung jawab Unit Pengolah Eselon I;

b. memindahkan arsip inaktif kepada Unit Kearsipan disertai Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip Inaktif dengan lampiran Daftar Arsip yang

dipindahkan; c. unit Kearsipan melakukan pemeriksaan,

penerimaan, dan penanda-tanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip Inaktif rangkap 2 (dua) oleh yang menyerahkan dan yang menerima

arsip inaktif; d. unit Kearsipan menyimpan lembar pertama Berita

Acara dan Daftar Arsip sebagai arsip vital. Lembar kedua disimpan oleh Unit Pengolah sebagai bukti kegiatan pemindahan. Unit Kearsipan menyimpan

boks arsip dalam rak arsip di ruang simpan arsip sesuai dengan aturan penyusunan boks arsip.

B.2. Pemusnahan ...

- 41 -

B.2. Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah B.2.1. Alur Kerja Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah

Unit Pengolah

Sekretaris/TU/Arsiparis Eselon I dan II

Mulai

Memeriksa, meneliti,

mengelompokkan arsip

Daftar Arsip Musnah

Membuat daftar bahan non-

arsip, duplikasi arsip, arsip

aktif musnah sesuai JRA

2

Menata arsip fisik sesuai

Daftar Arsip Musnah

Meminta persetuan Pimpinan

Memusnahkan arsip secara

total

Daftar Arsip Musnah

Membuat berita acara

pemusnahan

6

Daftar Arsip Musnah

Menyerahkan berita acara

pemusnahan ke Unit

Kearsipan

7

Selesai

Disetujui

pimpinan?

Stop

1

3

4

5

Ya

Tidak

B.2.2. Uraian ...

- 42 -

B.2.2. Uraian Proses Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah 1. memeriksa/meneliti/mengelompokkan bahan Non

Arsip, Duplikasi Arsip, dan Arsip aktif yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang diatur

dalam JRA; 2. membuat daftar bahan Non Arsip, Duplikasi Arsip,

dan Arsip aktif yang dapat dimusnahkan langsung

sesuai dengan JRA, yang akan dimusnahkan sesuai contoh Daftar Arsip Musnah pada Anak lampiran XVI;

3. menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Arsip Musnah;

4. Meminta persetujuan pemusnahan arsip secara tertulis kepada Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja terkait;

5. melaksanakan pemusnahan arsip dengan disaksikan sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang saksi yang

mewakili pencipta arsip, pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja, dan arsiparis pelaksana di Unit Pengolah;

6. membuat Berita Acara Pemusnahan Non Arsip dan Duplikasi Arsip dengan melampirkan Daftar Arsip Musnah sebagaimana terlampir dalam Anak

Lampiran XXII; 7. menyampaikan tembusan Berita Acara Pemusnahan

kepada Unit Kearsipan dengan melampirkan Daftar Arsip Musnah.

B.2.3. Alur ...

- 43 -

B.2.3. Alur Kerja Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan

Unit Kearsipan Panitia Pemusnahan Arsip

Daftar Arsip Musnah

Daftar Arsip Musnah

Daftar Arsip Musnah

Daftar Arsip Musnah

Mulai

Membentuk Panitia Pemusnahan

Arsip

Memeriksa, Meneliti,

Mengelompokkan Arsip Inaktif

Musnah Sesuai JRA

Membuat Daftar Arsip Inaktif

Musnah

Menata Fisik Arsip Sesuai

Daftar Arsip Musnah

Panitia Menilai dan Menyusun

Rekomendasi

Meminta Persetujuan

Pimpinan Bappenas

Meminta Persetujuan BPK,

BKN, ANRI

Membuat Berita Acara

Pemusnahan

Menyerahkan Berita Acara

Pemusnahan ke UKE I

Selesai

Melibatkan Pihak Ketiga

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

B.2.4. Uraian ...

- 44 -

B.2.4. Uraian Proses Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan 1. Persiapan Pemusnahan Arsip.

Membentuk Panitia Penilai Arsip dengan Surat Keputusan Sekretaris Kementerian Perencanaan

Pembangunan Nasional/Sekretaris Utama Badan Perencanaan Pembangunan Nasional dengan susunan anggota terdiri dari Pejabat Unit

Pengolah/Unit Kerja, Penanggung Jawab Kearsipan di Unit Pengolah, dan Unit Kearsipan;

2. Memeriksa/meneliti/mengelompokkan Non Arsip,

Duplikasi Arsip, dan Arsip Inaktif yang dapat dimusnahkan atau dinilai kembali sesuai dengan

ketentuan yang diatur dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA);

3. Membuat daftar Arsip Inaktif yang akan

dimusnahkan sesuai contoh Daftar Arsip Musnah pada Anak lampiran XIII;

4. Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Arsip Musnah;

5. Panitia Pemusnahan Arsip melakukan penilaian dan

menyusun rekomendasi hasil penilaian; 6. Meminta persetujuan pemusnahan arsip secara

tertulis kepada Menteri Perencanaan Pembangunan

Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional cq. Sekretaris Kementerian Perencanaan

Pembangunan Nasional/Sekretaris Utama Badan Perencanaan Pembangunan Nasional;

7. Meminta persetujuan pemusnahan kepada BPK jika

menyangkut arsip keuangan, BKN jika menyangkut arsip kepegawaian dan ANRI. Memusnahkan arsip secara total disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3

(tiga) orang Pejabat dari Biro Hukum, Inspektorat dan Unit Kearsipan dengan dibuat Berita Acara

Pemusnahan; 8. Pihak Ketiga dapat dilibatkan dalam pelaksanaan

kegiatan pemusnahan arsip dibawah pengawasan

langsung Pantia Penilai. Pelaksanaannya harus dilakukan di lokasi tempat simpan arsip dan

disaksikan oleh 3 (tiga) orang Pejabat dari Biro Hukum, Inspektorat dan Unit Kearsipan dengan dibuat Berita Acara Pemusnahan;

9. Membuat Berita Acara Pemusnahan seperti contoh pada Anak Lampiran XII, menandatangani Berita Acara Pemusnahan bersama saksi dan Panitia Penilai

rangkap 2 (dua); 10. Unit kearsipan menyimpan lembar pertama dan

menyampaikan lembar kedua Berita Acara Pemusnahan kepada Unit Pengolah/Unit Kerja Eselon I terkait beserta lampiran Daftar Arsip Musnah.

B.3. Arsip ...

- 45 -

B.3. Arsip Statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia B.3.1. Alur Kerja Penyerahan Arsip Statis ke Arsip Nasional

Republik Indonesia

Arsip Nasional

RI

Arsip Statis

Berita acara serah

Daftar Arsip

Diserahkan

Berita Acara Serah

Daftar Arsip

Diserahkan

Panitia Penilai dan

Pelaksana Penyerahan

Arsip Statis

Menteri PPN/

Kepala BAPPENASUnit Kearsipan

Daftar Arsip Diserahkan

Berita Acara Serah


Berita Acara Serah

Mencocokkan fisik

arsip dan daftar


Mengirim surat usulan

penyerahan arsip ke ANRI

Menata fisik arsip sesuai


Membuat, memberi label

pada boks arsip

Panitia menilai dan

menyusun rekomendasi

Mulai


4

9

Meneliti retensi arsip

statis sesuai JRA

Mengajukan surat kepada

Pimpinan bappenas,

menyiapkan berita acara

penyerah

Memilah, memilih

arsip sesuai

rekomendasi

12

8

Menata folder dalam boks

arsip

1

7

5

Verivikasi daftar

arsip diserahkan

Memberikan

rekomendasi

penyerahan

2

Membuat daftar arsip

11

10

6

3

Membentuk Panitia

Penilai & Pelaksana

13

Arsip Statis

Berita acara serah


Menyerahkan arsip dan

lampiran ke ANRI

14

Menandatangani

Berita Acara,

menyerahkan rangkap

2 ke BAPPENAS

Menerima arsip dan

lampirannya

Arsip Statis

Daftar Arsip

Diserahkan

Mencocokkan fisik

arsip dan daftar arsip

17

15

16

Menyimpan Berita Acara dan

lampiran daftar arsip

Berita Acara Serah


18

Selesai

B.3.2. Uraian ...

- 46 -

B.3.2 Uraian Penyerahan Arsip Statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia

1. Persiapan Penyerahan Arsip Statis a. membentuk Panitia Penilai dan Pelaksana

Penyerahan Arsip; b. Mempersiapkan peralatan yang diperlukan.

2. Proses Penyerahan Arsip

a. meneliti retensi arsip yang telah selesai jangka simpannya dan berketerangan “permanen” berdasarkan JRA;

b. membuat daftar arsip statis yang akan diserahkan ke ANRI, sekurang-kurangnya memuat unsur-

unsur: nomor, jenis/uraian arsip, kurun waktu, jumlah, keterangan sebagaimana terlampir dalam Anak LampiranXVII;

c. menilai arsip statis yang akan diserahkan kepada ANRI oleh Panitia untuk diserahkan kepada ANRI;

d. memilah/menyeleksi arsip statis yang telah direkomendasikan oleh Panita;

e. mencocokan unsur-unsur yang ada dalam daftar

arsip statis yang diserahkan dengan fisik arsip; f. menata folder ke dalam boks berdasarkan nomor

arsip;

g. memberikan label pada boks dengan keterangan: nama/kode Unit Pengolah/Unit Kerja, nomor boks,

nomor arsip, dan tahun penciptaan arsip sebagaimana terlampir dalam Anak Lampiran VI dan V;

h. Verifikasi Daftar Arsip Statis oleh Panita Penilai dan Pelaksana Penyerahan Arsip;

i. Pemimpin Unit Kearsipan atas rekomendasi Panita

Penilai dan Pelaksana Penyerahan Arsip mengajukan surat permohonan persetujuan

penyerahan arsip permanen kepada pimpinan dengan melampirkan Daftar Arsip Statis Yang Diserahkan yang telah diverifikasi Panita;

j. Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan

Nasionalmengirimkan surat usulan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional RI;

k. membuat berita acara serah terima arsip statis

sekurang-kurangnya memuat unsur-unsur: keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, tahun dilaksanakan serah terima, keterangan

pelaksanaan serah terima, tanda tangan dan nama jelas Pejabat yang melaksanakan serah terima

sesuai contoh pada Anak Lampiran XXIV; l. menyerahkan arsip statis dari Unit Kearsipan

Kementerian Perencanaan Pembangunan

Nasional/ ...

- 47 -

Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional disertai berita acara serah terima arsip

statis, dan daftar arsip statis yang diserahkan dalam bentuk hardcopy dan softcopy masing-

masing rangkap 2 (dua); m. Berita Acara serah terima arsip dan daftar arsip

statis diserahkan, rangkap ke-1 (kesatu) untuk

ANRI, dan rangkap ke-2 (kedua) untuk Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan

Perencanaan Pembangunan Nasional sebagai pengganti arsip statis yang diserahkan kepada ANRI;

n. Unit Kearsipan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasionalmenyimpan berita acara

serah terima arsip statis dan daftar arsip statis sebagai arsip vital milik Kementerian Perencanaan

Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional.

BAB VII ...

- 48 -

BAB VII PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP

A. UMUM

I. Pengertian Pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah kegiatan merawat

dan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan

mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara serta mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip baik fisik maupun

informasi arsip yang dilakukan di unit pengolah untuk arsip aktif dan di unit kearsipan untuk arsip inaktif.

II. Pemeliharaan Pemeliharaan arsip sangat erat kaitannya dengan penyimpanan, maka dari itu ada beberapa hal dalam ketentuan

penyimpanan antara lain: (1) arsip harus disimpan dengan menggunakan peralatan yang bebas bahan perusak sesuai

dengan standar peralatan arsip sebagaimana diamanatkan dalam Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan

Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif, (2) akses ke ruang simpan arsip harus dibatasi guna mencegah kerusakan dan kehilangan arsip baik fisik maupun informasi arsip, dan (3) penentuan hak

akses terhadap arsip akan diatur kemudian melalui Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan

Perencanaan Pembangunan Nasional tentang Pedoman Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. a. Pemeliharaan lingkungan

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan antara lain: 1) Petugas arsip harus:

a) Jujur dan dapat menyimpan rahasia; b) Disiplin;

c) Terampil dan cekatan; d) Terdidik dan terlatih; e) Rapi dan bersih.

2) Depo arsip Depo arsip sekurang-kurangnya terdiri dari: ruang

simpan arsip, ruang transit, ruang kerja administrasi untuk staf, ruang pengolahan arsip, ruang sarana dan peralatan arsip, dan ruang baca atau ruang pengguna

arsip yang termonitor dengan baik. a) ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas,

bersih, dan terang;

b) menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar, dan dinding/lantai

tidak lembab; c) lokasi bangunan berada di daerah yang aman, jauh

dari pengaruh banjir, dan bencana alam lainnya;

d) temperatur ...

- 49 -

d) temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan.

Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyediaan ruang penyimpanan arsip dalam rangka

melakukan pemeliharaan arsip antara lain sebagai berikut: 1. Pengaturan ruangan

Ruang penyimpanan arsip harus diatur sebagai berikut: a. ruangan harus cukup luas, bersih, dan terang;

b. ruangan harus diberi ventilasi yang dipasang filter agar cahaya tidak langsung tembus ke dalam

ruangan merusak fisik arsip; c. menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah

rusak, dimakan rayap, terbakar, serta lantai atau

dinding tidak lembab; d. dipasang CCTV yang aktif selama 24 jam guna

merekam semua kejadian pada ruang arsip; e. menggunakan 2 (dua) sistem pengunci yaitu kunci

manual dan kunci otomatis yang terekam;

f. lokasi ruangan/gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir, kebakaran, dan tahan terhadap bencana alam

lainnya; g. beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif

didasarkan pada berat rak dan arsip yang disimpan. Kekuatan lantai ruang simpan harus mempertimbangkan berat rak dan jumlah arsip

yang disimpan, sebagai dasar perhitungan sebagai berikut: 1) 1 meter linear (ML) arsip rata-rata = 50 kg

2) 1 m3 arsip rata-rata = 600 kg 3) 1 m3 arsip = 12 meter linear (ML) arsip

4) berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-rata 1.200 kg per meter persegi

5) berat beban roll o’pack standar 2.400 kg per meter persegi

6) apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200

kg x 10 = 12.000 kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu

menahan beban minimal sebanyak 12.000 kg. h. Kapasitas ruang simpan dengan menggunakan rak

konvensional rata-rata setiap 200 m2 ruang

simpan dapat menyimpan 1.000 ML arsip, sedangkan roll o’pack/mobile rak standar dapat

menyimpan 1.800 ML arsip;

i. temperatur ...

- 50 -

i. temperatur dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan, untuk itu diperlukan Air Contitioner (AC), Dehumidifier yaitu alat yang berguna untuk menurunkan kelembaban udara

dengan cara menyerap udara yang lembab, dan alat pemadam kebakaran yang tidak merusak arsip. AC dan Dehumidifier merupakan peralatan

yang sama-sama berguna mengurangi kelembaban udara. Dehumidifier hanya mengurangi

kelembaban, sementara AC mendinginkan udara setelah kelembaban dihilangkan.

2. Kebersihan ruang penyimpanan dan arsip Untuk kebersihan ruang penyimpanan arsip, dapat

dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut: a. sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan

dengan alat penyedot debu (vacuum cleaner); b. dilarang merokok dan makan di dalam ruangan

penyimpanan arsip.

Sedangkan cara-cara yang dilakukan untuk menjaga kebersihan arsip itu sendiri adalah sebagai berikut: a. arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan

vacuum cleaner; b. arsip-arsip yang ditemukan sudah rusak,

hendaknya dipisah dengan arsip lainnya; c. arsip-arsip juga harus bersih dari karat.

3. Tata letak pada ruang penyimpanan arsip a. Tata letak boks pada lemari arsip dimulai dari

kanan ke kiri;

b. Tata letak map/folder pada boks arsip dari depan ke belakang.

3) Peralatan

Peralatan kearsipan yang digunakan seperti rak, filing cabinet, Roll O Pack, lemari gambar yang berkualitas baik dan memenuhi standarisasi yang telah ditentukan.

b. Pemeliharaan arsip Audiovisual dan elektronik

1) Pemeliharaan arsip rekaman suara (audio) a) menjaga kebersihan lingkungan dan peralatan fisik

arsip rekaman suara secara teratur;

b) master copy dibuatkan duplikasi copynya sesuai dengan media standar agar master copy tetap terjaga dengan baik;

c) arsip rekaman suara diperiksa informasi mutu suaranya setiap 6 (enam) bulan sekali diputar dalam

kecepatan normal; d) piringan/kaset disimpan dalam lemari standar dan

disusun ...

- 51 -

disusun secara vertikal; e) kondisi lingkungan harus stabil, Temperatur suhu

berkisar antara 4°C-16°C dan kelembaban berkisar antara 40%-60%.

2) Pemeliharaan arsip rekaman gambar (still visual) a) menjaga kebersihan lingkungan dan peralatan fisik

arsip secara teratur;

b) membuat duplikat copi dari jenis arsip yang ada, yaitu apabila yang ada foto positif, maka dibuatkan

foto negatifnya dan apabila yang ada foto negatif dibuatkan positifnya;

c) arsip foto negatif disimpan dalam sampul (amplop)

yang terbuat dari bahan polyester transparan atau dalam sampul berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah;

d) arsip foto positif disimpan dalam amplop kertas yang berukuran besar yang terbuat dari bahan yang

kandungan asamnya rendah yaitu berkisar antara pH 7-8. Disimpan terpisah antara foto positif dan negatif dalam lemari yang berukuran standar dan ditata

secara horizontal; e) suhu ruangan tempat penyimpanan arsip perlu dijaga

kestabilannya yaitu berkisar antara 18°C-21°C dengan kelembaban berkisar 40% RH. Sedangkan untuk foto berwarna, suhu tempat penyimpanan

dijaga agar tetap stabil diantara 0°C-5°C. 3) Pemeliharaan arsip moving audio visual (film dan video)

a) memelihara dan merawat peralatan film dan video

b) memelihara media arsip film dan video antara lain dengan cara:

i. membersihkan debu dan jamur yang menempel pada pita film;

ii. menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan

suhu tempat penyimpanan arsip (18°C-21°C dan kelembaban berkisar 55%-65% RH untuk film hitam putih);

iii. memutar film dan video dalam kecepatan normal sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan sekali;

iv. membuat duplikat dari master copi untuk keperluan layanan informasi agar master copi tetap terjaga;

v. menyambung kembali pita film/video yang putus dengan menggunakan cellotape.

4) Pemeliharaan arsip elektronik a) pengamanan informasi dilakukan dengan cara:

a. menciptakan prosedur standar pengoperasian

(SOP) yang dapat menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi secara tidak

sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak;

ii. pemeliharaan ...

- 52 -

ii. pemeliharaan hardware secara berkala serta melakukan penyesuaian hardware dengan

kemajuan teknologi (updating); iii. pemeliharaan software secara berkala serta

melakukan penyesuaian software dengan kemajuan teknologi (updating);

b) pemeliharaan fisik arsip elektronik melalui upaya: i. penggunaan hardware yang berkualitas baik;

ii. penggunaan software asli (bukan bajakan); iii. memback-up data/informasi pada arsip elektronik

secara berkala; iv. menyimpan arsip elektronik pada tempat yang

terlindung dari medan magnet, debu, atau panas

yang berlebihan; v. menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut

berada antara 11°C-22°C dan kelembaban berkisar 45%-65% RH.

Pengamanan arsip dilakukan baik terhadap segi informasinya maupun dari segi fisiknya. Adapun pengamanan arsip dari segi informasinya sebagaimana telah

diatur dalam Pasal 11 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yaitu sebagai

berikut: 1. Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan

hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam

pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.

2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak

ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana

penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun. Sedangkan pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah

pengamanan arsip dari segi kerusakan baik kerusakan yang disebabkan karena faktor internal maupun faktor eksternal. Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta, dan bahan

perekat atau lem. Sementara faktor eksternal antara lain meliputi kelembaban udara, sinar matahari, kotoran udara, jamur, dan sejenisnya, dan berbagai jenis serangga

perusak/pemakan kertas lainnya. Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara antara

lain dengan cara restorasi arsip, laminasi arsip, fumigasi, microfilm.

Pemeliharaan dan pengamanan arsip dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu secara periodik/rutin dan jika terjadi

bencana ...

- 53 -

bencana baik arsip konvensional maupun arsip media audiovisual yaitu untuk melindungi fisik dan informasi yang

diakibatkan faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan atau hilangnya arsip dengan memerhatikan

kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan baik oleh unit pengolah maupun unit kearsipan.

c. Fumigasi Fumigasi merupakantindakan pencegahan kerusakan fisik arsip lebih lanjut, mengobati atau mematikan faktor-faktor

perusak biologis seperti serangga, binatang pengerat yang sangat berbahaya terhadap kelestarian arsip, mensterilkan

keadaan arsip agar tidak berbau busuk serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan dampak negatif dalam penggunaannya.

Pelaksanaan fumigasi dapat dilakukan dengan melibatkan

pihak luar/pihak ketiga yang memiliki pengalaman. Untuk mendapatkan hasil yang optimal, pelaksanaan fumigasi harus memerhatikan hal-hal antara lain: pelaksana yang

profesional, tepat sasaran yaitu bahan kimia yang digunakan memang diperuntukkan bagi pembasmian hama tertentu yang sedang menyerang fisik arsip, metode yang digunakan

tepat, serta tepat waktu pelaksanaannya. Pemilihan metode pelaksanaan fumigasi didasarkan atas volume dan jenis arsip

yang akan difumigasi antara lain: 1) Fumigasi Ruangan Metode fumigasi di dalam ruangan dilaksanakan pada

ruangan (depo) di mana arsip tersebut disimpan dengan memenuhi persyaratan teknis, sehingga tidak membahayakan dan dapat menjamin efektivitas

pelaksanaan.Ruangan perlu banyak penutup pada ventilasi dan agar tidak terjadi kebocoran gas.

2) Fumigasi di bawah penutup Fumigasi di bawah penutup dilakukan dalam

ruangan/gedung yang besar tetapi volume arsipnya relatif

sedikit. Arsip yang difumigasi ditutup dengan plastik polyetheline dengan ketebalan 0,1 mm dan berat 100

miligram per meter kubik. 3) Fumigasi bertahap Fumigasi bertahap dilaksanakan pada ruangan khusus

dengan desain tertentu dilengkapi dengan pipa sebagai instalasi gas dan dipasang blower untuk menarik udara

sisa fumigasi keluar. Evaluasi hasil fumigasi dilakukan dengan memeriksa setiap

bundel arsip dan teliti apakah binatang atau faktor perusak tersebut mati atau tidak. Atau dengan membuat percobaan terhadap serangga dengan memasukkan ke dalain lokasi

fumigasi ...

- 54 -

fumigasi sehagai kontrol. Bila serangga tersebut mati, maka pelaksanaan fumigasi berhasil dan jika tidak mati, maka

harus diulang.

III. Perawatan Perawatan merupakan kegiatan yang dilaksanakan secara berkala untuk mempertahankan kondisi arsip agar tetap

terpelihara dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara. Pelaksanaan kegiatan perawatan dapat melibatkan pihak luar/pihak ketiga yang

terbukti memiliki pengalaman dan reputasi baik.

B. PROSEDUR ...

- 55 -

B. PROSEDUR KERJA B.1. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip secara Rutin

B.1.1. Alur Kerja Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip secara Rutin

Perawatan Arsip Rutin

Unit Kearsipan

Mulai

Membersihkan Arsip

dari debu

Menghilangkan noda

atau bercak

Menangani arsip basah

Memutihkan kertas

Pencucian arsip

Menambal atau

menyambung

Enkapsulasi

Laminasi

Selesai

1

2

3

4

5

6

7

8

B.1.2 Uraian ...

- 56 -

B.1.2. Uraian Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip secara Rutin

Pemeliharaan dan pengamanan dilakukan secara berkala untuk mempVertahankan kondisi arsip agar

tetap terpelihara dan melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara. Pelaksanaan kegiatan pemeliharaan/perawatan dapat

melibatkan pihak luar/ketiga yang memiliki pengalaman dan reputasi baik. Kegiatan perawatan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut:

a. membersihkan arsip yang kotor dari debu dan yang lainnya secara berkala.

b. menghilangkan noda atau bercak Noda atau bercak yang menempel pada arsip dihilangkan dengan cara khusus. Perlakuan terhadap

noda atau bercak pada arsip yang susah dihilangkan, dapat menggunakan zat kimia sesuai dengan

jenisnya seperti: 1) lem kertas dengan menggunakan air hangat; 2) lak dengan acceton;

3) minyak ter dengan gasoline/benzene; 4) cat dengan alkohol dicampur benzene; 5) lilin (wax) dengan gasoline, chloroform;

6) jamur dengan ethylene, alkohol, benzene; 7) lumpur dengan air steril dicampur amonia;

8) lemak/minyak dengan alkohol dan benzene; 9) lipstik dengan asam tatrate 5% dicampur air; 10) pernis dengan alkohol/benzene;

11) cellotape dengan trichloroethane. c. Menangani arsip basah

Arsip yang basah dan kotor harus diselamatkan dengan sebaik-baiknya dengan cara: 1) Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat

pada lembaran arsip atau jilid atau buku, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan

detergen; 2) Membersihkan kotoran tersebut di atas dengan

menggunakan spons atau kapas dengan diusap

(tidak ditekan); 3) Mengeringkannya dilakukan dengan cara:

a) menempatkan arsip pada ruangan yang kering dan dilengkapi dengan exhaust fan yang dipasang selama 24 jam dengan kelembaban

udara berkisar 35%-50% RH; b) arsip dalam bentuk lembaran diletakkan lembar

perlembar di atas kertas penyerap (blofting).

Untuk arsip berbentuk buku/jilid, pada setiap lembarannya disisipkan kertas penyerap dan

diganti berulang kali setelah kertas penyerap

basah ...

- 57 -

basah; c) untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada setiap

10 lembar arsip disisipkan kertas thymole. d. Memutihkan kertas

Warna kertas akan berubah karena berbagai faktor penyebab diantaranya oleh faktor usia dan kurangnya pemeliharaan arsip. Warna putih yang

berubah dapat dikembalikan ke warna putih asalnya dengan cara memutihkan kertas dengan menggunakan larutan zat kimia.

e. Pencucian Pencucian arsip adalah proses tindak lanjut dari

pembersihan dan pemutihan kertas yang tidak dapat dilaksanakan pada saat proses tersebut. Sebelum proses pencucian dilaksanakan, dilakukan pengujian

terhadap daya larut tinta pada arsip yang akan dicuci.

f. Menambal dan menyambung Pekerjaan menambal dan menyambung dilakukan untuk mengisi lubang-lubang dan bagian-bagian

yang hilang dari suatu arsip dan menyatukan kembali arsip yang robek. Hal ini berguna untuk memperkuat dan memperpanjang umur arsip. Oleh

karena itu bahan-bahan yang dipergunakan untuk menambal dan menyambung harus mempunyai

warna dan kualitas yang sama dengan bahan arsip itu sendiri.

g. Enkapsulasi

Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang

bersifat fisik. Bahan garapan enkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak karena faktor usia dan pengaruh

polusi udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang karena dimakan serangga. Sebelum pelaksanaan enkapsulasi, hendaknya arsip yang

akan diperbaiki dalam kondisi bersih, kering, dan bebas asam.

h. Laminasi Laminasi adalah melapis suatu lembar arsip di antara dua lembar bahan penguat. Metode laminasi

terdiri atas laminasi dengan tangan dan laminasi dengan mesin panas/dingin.

B.2. Pemeliharaan ...

- 58 -

B.2. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pasca Bencana B.2.1. Alur Kerja Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pasca

Bencana

Unit Kearsipan

Mulai

Evakuasi arsip ke

tempat yang lebih aman

Identifikasi arsip

Stabilisasi dan

perlindungan arsip yang

dievakuasi

Penilaian tingkat

kerusakan arsip

Pelaksanaan

penyelamatan

Penyimpanan kembali

arsip

Evaluasi kegiatan

Selesai

Arsip Vital?

Pemulihan Arsip

tidakya

1

2

3

3

3

4

5

6

B.2.2. Uraian ...

- 59 -

B.2.2. Uraian Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pasca Bencana

Pemeliharaan dan pengamanan arsip pasca bencana atau musibah dilakukan dengan langkah-langkah:

a. mengevakuasi arsip yang terkena bencana dan memindahkan ke tempat yang lebih aman;

b. mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami

kerusakan, jumlah, dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip;

c. memulihkan kondisi baik untuk informasi maupun

tempat. Sementara pemulihan arsip vital dilakukan dengan cara stabilisasi dan perlindungan arsip yang

dievakuasi, penilaian tingkat kerusakan, dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan operasional penyelamatan;

d. pelaksanaan penyelamatan; e. penyimpanan kembali;

f. evaluasi.

BAB VIII ...

- 60 -

BAB VIII PENUTUP

Petunjuk Pelaksanaan tentang Pedoman Teknis Tata Kearsipan ini

merupakan acuan/panduan teknis bagi pelaksana arsip dalam mengelola arsip di lingkungan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. Oleh karena itu

pengelolaan arsip diharapkan dapat dilaksanakan dengan baik dan benar berdasarkan kaidah kearsipan sebagaimana tercantum dalam Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan

Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 5 Tahun 2015 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Perencanaan Pembangunan

Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. Petunjuk Pelaksanaan ini diterbitkan oleh Sekretaris Kementerian

Perencanaan Pembangunan Nasional/Sekretaris Utama Badan Perencanaan Pembangunan Nasional.

Untuk mendukung penerapan Petunjuk Pelaksanaan tentang Pedoman Teknis Tata Kearsipan, setiap Unit Pengolah/Unit Kerja di tingkat

Menteri, Eselon I, dan Eselon II dapat melengkapinya dengan membuat peraturan detil untuk setiap kegiatan yang terkait. Peraturan detil ini harus ditandatangai oleh Pimpinan Tertinggi Unit Pengolah/Unit Kerja

dan berlaku untuk Unit Pengolah/Unit Kerja yang bersangkutan.

SEKRETARIS KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/

SEKRETARIS UTAMA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,

ttd

IMRON BULKIN

- 1 -

ANAK LAMPIRAN

PETUNJUK PELAKSANAAN NO. 1 /JUKLAK/SESMEN/01/2016

TANGGAL 11 JANUARI 2016

Daftar Anak Lampiran 1. Anak Lampiran I : Folder 1

2. Anak Lampiran II : Folder dan Sekat Pemisah dalam Folder 1 3. Anak Lampiran III : Form/Kartu Tunjuk Silang 2

4. Anak Lampiran IV : Boks Arsip 3 5. Anak Lampiran V : Label Boks Arsip 3 6. Anak Lampiran VI : Rak Tidak Bergerak (Rak Statis) 4

7. Anak Lampiran VII : Rak Bergerak (Mobile Racks) 4 8. Anak Lampiran VIII : Contoh Stempel Foto Copy 5

9. Anak Lampiran IX : Contoh Stempel Pernyataan Keaslian 5 10. Anak Lampiran X : Contoh Penyusunan Arsip, Folder, dan Sekat

Pemisah berdasarkan Subyek masalah

6 11. Anak Lampiran XI : Contoh Penyusunan Arsip Pegawai

berdasarkan Alphanumerik

7 12. Anak Lampiran XII : Contoh Format Agenda Peminjaman Arsip 8 13. Anak Lampiran XIII : Contoh Guide/Penanda Arsip Keluar

(Lembar)

9 14. Anak Lampiran XIV : Contoh Guide/Penanda Arsip Keluar (Folder)

9 15. Anak Lampiran XV : Contoh Format Daftar Arsip Inaktif Yang

Dipindahkan pada Central File

10

16. Anak Lampiran XVI : Contoh Format Daftar Arsip yang Dimusnahkan

11

17. Anak Lampiran XVII : Contoh Format Daftar Arsip Inaktif yang diserahkan ke ANRI

12

18. Anak Lampiran XVIII : Contoh Format Berita Acara Pemindahan

Arsip pada Central File di Unit Pengolah

13 19. Anak Lampiran XIX : Contoh Format Database Arsip Pada Central

File di Unit Pengolah Tingkat Eselon I dan II

14 20. Anak Lampiran XX : Contoh Format Database Arsip di Unit

Kearsipan

15 21. Anak Lampiran XXI : Contoh Format Lembar Pelayanan pada Unit

Kearsipan

16

22. Anak Lampiran XXII : Contoh Format Berita Acara Pemusnahan Arsip

17

23. Anak Lampiran XXIII : Contoh Format Lampiran Berita Acara Pemusnahan Non Arsip dan Duplikasi Berlebihan

18

24. Anak Lampiran XXIV : Contoh Format Berita Acara Penyerahan Arsip Statis

19

- 1 -

Anak Lampiran I: Folder

Anak Lampiran II: Folder dan Sekat Pemisah dalam Folder

- 2 -

Anak Lampiran III: Form/Kartu Tunjuk Silang

Form/Kartu Tunjuk Silang

Indeks : (1)

Kode : (2)

Uraian : (3)

No. Daftar Arsip : (4) Tahun : (5) Lokasi Simpan : (6)

LIHAT

Indeks : (7)

Kode : (8)

Ringkasan : (9)

No. Daftar Arsip : (10) Tahun : (11) Lokasi Simpan : (12)

Petunjuk pengisian

(1) Indeks Diisi subjek dari arsip yang ada di daftar arsip

(2) Kode Diisi kode klasifikasi subjek yang bersangkutan

(3) Uraian Diisi penjelasan singkat arsip

(4) Nomor Daftar Arsip Diisi nomor urut arsip pada daftar arsip

(5) Tahun Diisi tahun arsip sesuai daftar arsip

(6) Lokasi Simpan Diisi lokasi ruang, nomor rak, boks tempat menyimpan arisp

(7) Indeks Diisi indeks dari arsip di tempat lain yang terkait

dengan arsip yang ditunjuk silangkan

(8) Kode Diisi kode klasifikasi subjek dari arsip yang ditunjuk silangkan

(9) Ringkasan Diisi ringkasan arsip yang ditunjuk silangkan

(10) Nomor Daftar Arsip Diisi nomor urut dari daftar arsip tersebut yang ditunjuk silangkan

(11) Tahun Diisi tahun arsip sesuai daftar arsip

(12) Lokasi Simpan Diisi lokasi ruang, nomor rak, boks tempat menyimpan arsip dari arsip yang ditunjuk silangkan

- 3 -

Anak Lampiran IV: Boks Arsip

Anak Lampiran V: Label Boks Arsip

- 4 -

Anak Lampiran VI: Rak Tidak Bergerak (Rak Statis)

Anak Lampiran VII: Rak Bergerak (Mobile Racks)

- 5 -

Anak Lampiran VIII: Contoh Stempel Fotokopi

Anak Lampiran IX: Contoh Stempel Pernyataan Keaslian

Pernyataan Salinan/Duplikat

Kementerian PPN/Bappenas menyatakan

bahwa salinan/duplikat arsip ini dibuat sesuai dengan ASLINYA.

Tanggal:

Unit Kearsipan

Paraf Petugas

Nama NIP

- 6 -

Anak Lampiran X : Contoh Penyusunan Arsip, Folder, dan Sekat

Pemisah berdasarkan Subyek masalah

PP.03.05 Trilateral Meeting

PP.03.04 Rancangan Interim

PP.03.03 Ranc. Renja KL PP.03.02

Rancangan Awal

PP.03.01 Persiapan Penyusunan RKP

PP.PERENCANAAN PEMBANGUNAN

PP.01 Perenc. Kebijakan

PP.02 RPJPN

PP.03 RPJMN

PP.04 RKP

PP.05 Rancangan Pendanaan

- 7 -

KP.05.05 Dipekerjakan

KP.05.04 Diperbantukan

KP.05.03 Wilayah Kerja

KP.05.02 Pindah Instansi

KP.05.01 Alih Status

KP. KEPEGAWAIAN KP.01 Formasi

KP.02 Pengadaan Pegawai

KP.03 Pembinaan Pegawai

KP.05 Mutasi Pegawai

KP.10 Personal File

Anak Lampiran XI : Contoh Penyusunan Arsip Pegawai berdasarkan

Alphanumerik

- 8 -

Buku Agenda Peminjaman Arsip

No Kode Uraian Jumlah

Berkas

Lokasi / unit

Peminjam

Waktu

Pinjam

Nama

Peminjam

Waktu

Kembali

Nama yang

mengembalikan

Ket

Keterangan No. diisi nomor urut Kode diisi kode klasifikasi/nomor panggil arsip Waktu diisi tanggal/bulan/tahun pinjam Nama Peminjam diisi nama jelas yang meminjam Waktu Kembali diisi tanggal/bulan/tahun pengembalian Nama yang mengembalikan diisi nama jelas yang mengembalikan Keterangan penjelasan tambahan seperti keterangan perpanjangan

dan sebagainya

Gambar 1: Kolom Buku Agenda Peminjaman Arsip

Anak Lampiran XII : Contoh Format Agenda Peminjaman Arsip

- 9 -

Anak Lampiran XIV : Guide/Penanda Arsip Keluar (Folder)

Anak Lampiran XIII : Guide/Penanda Arsip Keluar (Lembar)

- 10 -

DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN

NO JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH KETERANGAN

(1) (2) (3) (4) (5)

………………,…………20………

. PENANGGUNG JAWAB PENANGGUNG JAWAB

UNIT KEARSIPAN PUSAT UNIT PENGOLAH ………………………………… ………………………………

………………………………… ……………………………… NIP……………………………. NIP………………………….

Anak Lampiran XV : Contoh Format Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan

pada Central File

- 11 -

DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN

NO JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH KETERANGAN

(1) (2) (3) (4) (5)

………………,…………20…… MENGETAHUI, KETUA PANITIA

KEPALA ………………... PEMUSNAHAN ARSIP ……

……………………………… ………………………………

NIP…………………………. NIP…………………………

Gambar XVI : Contoh Format Daftar Arsip yang dimusnahkan

- 12 -

DAFTAR ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN NO JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH KETERANGAN

(1) (2) (3) (4) (5)

………………,…………20………

. PENANGGUNG JAWAB PENANGGUNG JAWAB

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA UNIT KEARSIPAN PUSAT ………………………………… ………………………………

………………………………… ……………………………… NIP……………………………. NIP………………………….

Anak Lampiran XVII : Contoh Format Daftar Arsip yang diserahkan ke ANRI

- 13 -

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP

NOMOR : BA –

Pada hari ini, ……………………… tanggal ………………. bulan ……………… tahun ……………………, kami yang bertandatangan di bawah ini :

1. Nama / NIP : Jabatan :

dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Central File di Unit Pengolah, yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA

2. Nama / NIP :

Jabatan :

dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Unit Kearsipan, yang selanjutnya

disebut PIHAK KEDUA. Menyatakan bahwa PIHAK PERTAMA telah menyerahkan dan PIHAK KEDUA

telah menerima arsip inaktif seperti tersebut dalam Daftar Arsip yang dipindahkan terlampir untuk disimpan di Unit Kearsipan Pusat.

Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan penuh rasa tanggungjawab.

……………,…………20………

Yang menerima Yang memindahkan

PIHAK KEDUA, PIHAK PERTAMA,

……………………………… ………………………………

NIP…………………………. NIP………………………….

Anak Lampiran XVIII : Contoh Format Berita Acara Pemindahan Arsip

pada Central File ke di Unit Pengolah

- 14 -

DATA BASE ARSIP PADA CENTRAL FILE DI UNIT PENGOLAH

No Unit Pengolah

No. Surat

Tgl. Surat

Hal Tahun Penciptaan

Jangka Waktu Simpan Inaktif

Ket. Nomor Boks Arsip

Nomor Rak

Tahun Penyusuta

n pada Unit

Pengolah

Status Arsip

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

Anak Lampiran XIX : Contoh Format Database Arsip pada Central File

di Unit Pengolah Tingkat Eselon I dan II

- 15 -

DATABASE ARSIP PADA UNIT KEARSIPAN

No Unit

Pengolah

No.

Surat

Tgl.

Surat

Hal Tahun

Penciptaan

Jangka

Waktu Simpan Aktif

Ket. Letak

Boks Arsip

Nomor

Rak

Tahun

Penyusutan pada Unit Pengolah

Statu

s Arsip

Tahun

Penyusutan pada Unit Kearsipan Pusat

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)

Anak Lampiran XX : Contoh Format Database Arsip di Unit Kearsipan

- 16 -

LEMBAR PELAYANAN ARSIP

1 a. Nama Pemohon : b. Jabatan :

c. Unit Kerja : d. Jenis Pelayanan : Peminjaman Fotokopi

(beri tanda X pada kotak)

2. a. Nomor Surat/Kep/Per : b. Tanggal Surat/Kep/Per :

c. Hal/Tentang :

3. Tanda tangan pemohon :

4. Persetujuan/penolakan Pimpinan: Persetujuan Penolakan Langsung Pemohon

(beri tanda X pada kotak) Tanda tangan pimpinan :

5. a. Kode boks arsip : b. Isi berkas :

c. Tanggal peminjaman/fotokopi :

d. Tanggal harus dikembalikan : e. Tanggal perpanjangan peminjaman :

f. Tanggal pengembalian : 6. Tanda tangan Petugas Arsip :

7. Catatan Petugas Arsip :

PERHATIAN :

a) Peminjam Arsip bertanggung jawab atas pengamanan dan keselamatan arsip

sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.

b) Batas waktu peminjaman selama-lamanya 5 (lima) hari kerja dan dapat diperpanjang 1 (satu) kali dengan jangka waktu 5 (lima) hari kerja berikutnya.

Jika setelah batas waktu maksimal peminjaman arsip Peminjam Arsip masih memerlukan arsip tersebut, Peminjam Arsip harus mengembalikan arsip terlebih dahulu kemudian mengajukan permohonan baru.

Anak Lampiran XXI : Contoh Format Lembar Pelayanan pada Unit Kearsipan

- 17 -

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

NOMOR : BA-

Pada hari ini,……………..tanggal…………… bulan………………… tahun…………………, kami yang bertandatanggan di bawah ini berdasarkan

Keputusan Menteri Perencanaan dan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor: ………………………….. tanggal…………………………….tentang pemusnahan

Arsip………………………………………, telah melakukan pemusnahan arsip sebagaimana tercantum pada Daftar Arsip yang dimusnahkan terlampir, dengan cara …………………………………………………………….………………………… …….....

..............................................................................................… *). Serta telah menyetorkan hasil penjualan arsip tersebut ke Kas Negara **).

Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan penuh rasa tanggungjawab.

………………………………..20………

SAKSI-SAKSI ***) : PANITIA PEMUSNAHAN

ARSIP……………………………….

1. ……………………………………… 1. ……………………………………… NIP. ………………………………… NIP………………………………….

2. ……………………………………… 2. ……………………………………… NIP. ………………………………… NIP………………………………….

MENGETAHUI : 3. ………………………………………

KEPALA ………………………………… NIP………………………………….

…………………………………………… NIP…………………………………………

Keterangan :

*) Dapat diisi dengan Dijual kepada pihak Ketiga setelah dihancurkan, Penghancuran, Pembakaran, atau Peleburan secara kimiawi;

**) Apabila pemusnahannya dilakukan dengan cara menjual kepada Pihak

Ketiga; ***) Sebutkan Jabatan Saksi-saksi yang ditunjuk.

Anak Lampiran XXII : Contoh Format Berita Acara Pemusnahan Arsip

- 18 -

BERITA ACARA PEMUSNAHAN NON ARSIP DAN DUPLIKASI BERLEBIHAN

NOMOR : BA-

Pada hari ini, ……… tanggal ………………………….. bulan ………… tahun ……………………, kami yang bertandatangan di bawah ini telah melakukan pemusnahan bahan non arsip dan duplikasi berlebihan sebagaimana tercantum

dalam Daftar Arsip terlampir, dengan cara ……………………………………… *) Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan penuh rasa

tanggungjawab.

………………………………..20………

MENGETAHUI : PANITIA PEMUSNAHAN KEPALA……………………….... ARSIP………………………….....

……………………………………… 1. ……………………………………… NIP. ………………………………… NIP………………………………….

2. ………………………………………

NIP………………………………….

3. ……………………………………… NIP………………………………….

Keterangan : *) Dapat diisi dengan Dijual kepada pihak Ketiga setelah dihancurkan,

Penghancuran, Pembakaran, atau Peleburan secara kimiawi;

Anak Lampiran XXIII : Contoh Format Lampiran Berita Acara Pemusnahan

Non Arsip dan Duplikasi Berlebihan

- 19 -

BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS

Nomor : .................................

Pada hari ini ......... tanggal ................. bulan ................. tahun ................,

bertempat di ...................... kami yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ............................................

NIP : ............................................

Jabatan : ............................................

Berdasarkan .................................................................................., bertindak

untuk dan atas nama Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA;

Nama : ............................................

NIP : ............................................

Jabatan : ............................................

Berdasarkan ....................................................., bertindak untuk dan atas nama Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA;

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,

menyatakan telah mengadakan Serah Terima Arsip Statis dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Pihak Pertama menyerahkan kepada Pihak Kedua dan Pihak Kedua menerima dari Pihak Pertama Arsip Statis Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional

sebagaimana tersebut dalam Daftar Arsip terlampir.

2. Pihak Kedua akan melestarikan dan memanfaatkan seluas-luasnya untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan,

kemasyarakatan dan kemaslahatan bangsa sesuai dengan peraturan perundangan-undangan dan kaidah kearsipan yang berlaku.

3. Untuk kepentingan dinas, Pihak Pertama dapat menggunakan arsip tersebut sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.

Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya dan akan diperbaiki apabila

terdapat kekeliruan.

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

................................ .................................

NIP. NIP.

SEKRETARIS KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/

SEKRETARIS UTAMA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,

ttd

IMRON BULKIN

Anak Lampiran XXIV : Contoh Format Berita Acara Penyerahan Arsip Statis

petunjuk pelaksanaan no. 1 /juklak/sesmen/01/2016 tentang ...

Documents

Transcript of petunjuk pelaksanaan no. 1 /juklak/sesmen/01/2016 tentang ...