PESAN DIREKSI - ptpn2.comptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/pedoman-sekper.pdf · Direksi PT...

PTPN II Corporate Secretary Manual

Corporate Governance

PESAN DIREKSI

Saat ini telah terjadi dinamisasi perubahan pada lingkungan PTPN II,

dimana tuntutan dari stakeholder terhadap informasi perusahaan dirasakan

begitu menonjol, kinerja perusahaan sangat terpengaruh dengan kualitas

interaksi berbagai pihak yang berkepentingan tersebut (stakeholder), baik

secara langsung maupun tidak langsung.

Dalam dinamisasi perubahan tersebut, untuk membantu kelancaran tugas-

tugas Direksi sehari-hari sebagai penghubung dan penyedia informasi bagi

pihak-pihak terkait perusahaan (stakeholder) perlu ditetapkan suatu

Pedoman kerja Sekretaris Perusahaan PT Perkebunan Nusantara II. Hal

ini sejalan dengan Peraturan Menteri BUMN No. Per-01/MBU/2011 tentang

penerapan Good Corporate Governance, terutama pasal 29 tentang fungsi

Sekretaris Perusahaan.

Diharapkan Pedoman Kerja ini dapat dijadikan panduan bagi managemen

perusahaan dalam melaksanakan praktek-praktek pengelolaan

perusahaan yang sehat sekaligus memberikan gambaran yang obyektif

dan transparan kepada seluruh steakholders.

Tanjung Morawa, 2017

PT PERKEBUNAN NUSANTARA II

Komisaris

Djafar Badjeber Komisaris Utama

Direksi

Teten Djaka Triana Direktur Utama


i


DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ……………………………………………………………… i

BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………… 1

BAB II ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN 3

1. Struktur Organisasi Bagian Sekretaris Perusahaan …... 3

2. Uraian Tugas Bagian Sekretaris Perusahaan …………. 5

BAB III HUBUNGAN SEKRETARIS PERUSAHAAN DENGAN

BEBERAPA PIHAK

1. Penyampaian Informasi ……………………………………. 20

2. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Pemegang Saham

………………………………………………………………… 21

3. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Dewan Komisaris 22

4. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Direksi ………… 23

5. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Bagian lain ……. 25

6. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Stakeholder …… 26

BAB IV PELAPORAN ………………………………………………….. 27


1


BAB I

PENDAHULUAN Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap suatu perusahaan yang biasa

disebut stakeholders selalu menginginkan informasi yang tepat, akurat dan

objektif. Bagi manajemen perusahaan, informasi yang tepat, akurat dan

objektif sangat diperlukan agar dapat menghindari kesalahan dalam

mengembil keputusan sedangkan bagi pihak-pihak di luar perusahaan

informasi yang demikian berguna untuk menghindari image yang buruk

terhadap perusahaan. Keinginan untuk memperoleh informasi yang tepat, akurat dan objektif oleh

berbagai pihak menjadi perhatian manajemen perusahaan, sehingga

berkesimpulan bahwa diperlukan suatu unit kerja tersendiri mengelola

informasi dan penghubung antara perusahaan dengan pihak-pihak yang

berkepentingan tersebut. Untuk melaksanakan fungsi itu di dalam

perusahaan dibentuklah suatu unit kerja atau bagian yang disebut Bagian

Sekretariat dengan nama yang lebih bergengsi akhir-akhir ini yaitu

Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary). Demikian pentingnya pengelolaan informasi, maka terbit beberapa

peraturan yang memberikan kewenangan bagi manajemen perusahaan

untuk membentuk unit kerja dalm rangka melaksanakan fungsi

pengelolaan informasi tersebut.

Pasal 29 ayat(1) Peraturan Menteri BUMN No. PER-01/MBU/2011 tanggal

1 Agustus 2011 yang menyebutkan bahwa : “Direksi wajib menyelenggarakan fungsi Sekretaris Perusahaan, selanjutnya ayat (4)

Peraturan Menteri tersebut menyatakan : “Fungsi Sekretaris Perusahaan sebagaimana disebut pada ayat (1), adalah :


2


a. Memastikan bahwa BUMN mematuhi peraturan tentang

persyaratan terbukaan sejalan dengan prinsip-prinsip GCG.

b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan

Komisaris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta.

c. Sebagai penghubung (Liaison Officer) dan

d. Menatausahakan serta menyimpan dokumen Perusahaan,

termasuk tetapi tidak terbatas pad Daftar Pemegang Saham, Daftar

Khusus dan Risalah Rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris dan

RUPS.

Ketentuan tersebut dipertegas kembali dalam pasal 20 Undang-Undang

Nomor : 19 Tahun 2003 tanggal 19 Juni 2003 tentang Badan Usaha Milik

Negara yang mengandung makna bahwa BUMN yang berbentuk Persero

dianjurkan untuk mengangkat Corporate Secretary jika dianggap perlu. Pada dasarnya ruang lingkup tugas Sekretaris Perusahaan adalah

memperoleh, mengolah, menatausahakan, menyediakan data/informasi

dan menjadi juru bicara/ penghubung atas nama korporasi dalam

menjelaskan, menjawab dan memberikan informasi yang relevan kepada

pihak-pihak terkait (stakeholders). Pengelolaan informasi oleh Sekretaris

Perusahaan harus secara profesional agar dapat menyediakan informasi

yang tepat waktu, akurat dan objektif kepada stakeholders.

Di samping mengelola informasi, Sekretaris Perusahaan juga membantu

Direksi untuk mendorong kepatuhan korporasi terhadap peraturan

perundang-undangan serta mendorong penerapan prinsip-prinsip Good

Corporate Governance (GCG). Tugas lainnya adalah menghadiri rapat

Direksi dan membuat Risalah Rapat serta bertanggungjawab dalam

penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).


3


BAB II ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN

1. Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan

Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan atau Sekretaris Perusahaan

ditunjuk dan diangkat oleh Direksi dengan tujuan utama untuk

membantu Direksi mengelola informasi yang akan dikomunikasikan

kepada pihak intern dan ekstern perusahaan.

Sekretaris Perusahaan dijabat oleh seorang Kepala Bagian yang

disebut Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan, yang berkedudukan

dan berada langsung dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur

Utama (Catatan : posisi jabatan ini lazimnya diupayakan sedikit di atas

Kepala bagian dan berada langsung dibawah Direktur utama).

Sekretaris Perusahaan dijabat oleh seorang Kepala Bagian yang

disebut Kepala bagian Sekretaris Perusahaan, yang berkedudukan dan

berada langsung dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur

Utama (Catatan : posisi jabatan ini lazimnya diupayakan sedikit diatas

Kepala bagian dan berada langsung dibawah Direktur utama).

Melihat bidang tugasnya yang sangat kompleks, maka untuk dapat

diangkat menjadi Kepala Bagian Sekretaris Perusahaan harus memenuhi

kriteria sebagai berikut :


4


1) Serendah-rendahnya berijazah S-1 (Sarjana) yang memahami

bidang usaha perusahaan dan berpengatahuan luas seperti bidang

hukum, peraturan perundang-undangan, ekonomi, manajerial,

keuangan serta pengetahuan komunikasi lainnya yang cukup

memadai untuk dapat melaksanakan tugas dan tanggung

jawabnya.

2) Telah pernah menduduki jabatan Kepala Bagian atau manajer

secara berturut-turut pada 2 (dua) bagian atau Distrik yang berbeda

pada perusahaan.

3) Memiliki kemampuan sebagai gerbang penghubung pertama antar

Direksi, Komisaris & Kepala Bagian/Manajer lain pada perusahaan.

4) Memiliki kemampuan sabagai komunikator atau interpersonal skill

yang baik, seorang pendengar yang baik, mudah didekati, andal

dan mampu menjaga kerahasian perusahaan.

Struktur organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan yang ditetapkan

Direksi PT Perkebunan Nusantara II adalah sebagai berikut :


5


2. Uraian Tugas Bagian Sekretariat Perusahaan 1) Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan

(1) Tugas

(1.1) Membantu dan menjalankan tugas-tugas manajemen,

kebijakan Direksi dibidang sekretariat, dan

memberikan data-data yang berhubungan dengan

bidang sekretriat.

(1.2) Menghimpun data-data maupun informasi penting

lainnya dari bagian-bagian dalam bentuk data base

sebagai informasi bila dibutuhkan untuk kepentingan

perusahaan.

Sekretaris Perusahaan

Kepala UrusanTata Usaha

Staf Urusan Surat Menyurat/Arsipdan Monitoring Dokumen

Kepala UrusanRumah Tangga

Staf Urusan PengelolaanEmplasment/Rumah Tangga

dan Transportasi

Kepala UrusanHubungan Masyarakat

Staf Urusan Humasdan Protokuler

STRUKTUR ORGANISASI

SEKRETARIAT PERUSAHAAN

PT PERKEBUNAN NUSANTARA II

Catatan : Struktur ini dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan Keputusan Direksi.


6


(1.3) Menjalankan seluruh SI, SE, kebijakan Direksi serta

melaksanakan monitoring, analisa, evaluasi, dan

memberdayakan seluruh sumber daya yang ada di

urusannya. (1.4) Menyusun program kerja/ kegiatan dan kebutuhan

anggaran Bagian Sekretariat perusahaan (1.5) Menyusun dan mengevaluasi kebijakan metode

pengelolaan informasi Bagian Sekretariat Perusahaan (1.6) Membina dan menjalin hubungan dengan instansi luar,

seperti Instansi Pemerintah, BUMN, swasta, media

massa dan masyarakat dalam rangka mengumpulkan

dan mempublikasikan informasi serta untuk membantu

Komisaris dan Direksi menjalin hubungan dengan pihak

intern dan ekstern perusahaan. (1.7) Mengelola informasi dan mengkaji seluruh informasi

termasuk dampak hukumnya dan mempersiapkan

informasi tersebut secermat mungkin yang akan

dikomunikasikan kepada pihak terkait. (1.8) Membina hubungan dengan investor/mitra bisnis dan

anak perusahaan. (1.9) Membangun terbentuknya citra perusahaan (image) yang

positif oleh pihak-pihak yang berkepentingan terhadap

perusahaan (1.10) Membina kerjasama yang baik dengan Bagian-bagian,

Distrik atau Unit Usaha terkait dalam rangka memantau

kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundang-

undangan.


7


(1.11) Memastikan bahwa perusahaan mematuhi peraturan

tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan

penerapan prinsip-prinsip GCG

(1,12) Memantau/ memonitor penerapan prinsip Good

Corporate Governance (GCG). Pada perusahaan

(1.12) Menjalankan aspek hukum berkaitan dengan pihak luar

dalam rangka pengembangan dan kerja sama operasi

perusahaan/joint venture.

(1.13) Membuat jadwal dan agenda rapat, undangan rapat

Direksi, rapat kordinasi Direksi dengan Komisaris dan

RUPS

(1.14) Menghadiri rapat Direksi, rapat kordinasi Direksi

dengan Komisaris, RUPS dan membuat Berita Acara

Rapat/Risalah Rapat, serta proses pengesahannya.

(1.15) Membuat rencana tahunan yang disetujui Komisaris

atas beberapa pelatihan/seminar, termasuk anggaran

biayanya dalam rangka pendalaman pengetahuan

atau peningkatan kompetensi Komisaris dan Direksi.

(1.16) Menyusun dan mempublikasikan tanggapan secara

tepat waktu, akurat dan objektif atas pertanyaan dari

masyarakat, pemasok dan pekerja.

(1.17) Mengkaji aspek hukum dan peraturan/ketentuan secara

berkala terhadap perikatan/perjanjian antara

perusahaan dengan rekanan/pemasok.

(1.18) Membuat konsep-konsep surat keputusan maupun

surat edaran Direksi untuk kepentingan internal

perusahaan


8


(1.19) Mengadakan seleksi kepada calon rekanan, untuk

dimasukkan dalam Daftar Rekanan Perusahaan dan

mengeluarkan rekanan yang black list dari Daftar

Rekanan atas masukan dari bagian lain.

(1.20) Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan dan tugas-

tugas protokoler Direksi, menyiapkan penyajian dan

sambutan Direksi.

(1.21) Sebagai Penghubung (Liason officer) dan Mengelola/

memonitoring kegiatan Kantor Penghubung (LO)

Jakarta

(2) Hak/Wewenang (2,1) Berhak meminta data/informasi dari masing-masing

bagian/Distrik usaha/unit usaha, yaitu informasi yang

relevan untuk dipublikasikan.

(2.2) Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan

membina hubungan dengan para pihak sebagai upaya

meningkatkan loyalitas para stakeholder.

(2.3) Memberikan keterangan pers (pers release) mengenai

kebijakan perusahaan

(2.4) Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi

dalam merumuskan suatu peraturan dan kebijakan.

(2.5) Berhak mendapat pendidikan dan pelatihan dalam

rangka meningkatkan kemampuan dalam pelaksanaan

tugasnya.

(2.6) Mengajukan usulan dan gagasan dalam rangka

penyusunan perencanaan strategis Perusahaan.

(2.7) Melakukan pembinaan, penilaian, mengusulkan

promosi, mutasi, demosi serta pengiriman pelatihan


9


intern maupun ekstern dan tindakan indisipliner bagi

karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana di

Bagiannya.

(3) Kewajiban

(3.1) Memberikan masukan kepada Direksi dalam rangka

mematuhi ketentuan yang berhubungan dengan UU

BUMN, UU Perseroan Terbatas, UU Pasar Modal,

peraturan pemerintah, peraturan menteri/ instansi

terkait dan peraturan pelaksanaannya.

(3.2) Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan

Dewan Komisaris secara berkala dan/ atau sewaktu-

waktu apabila diminta.

(3.3) Berperilaku dan bersikap jujur, disiplin, komunikatif,

obyektif dan cermat dalam melaksanakan tugasnya.

(3.4) Memiliki integritas yang tinggi terhadap perusahaan.

(3.5) Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Direktur

Utama.

(3.6) Berkewajiban untuk menyelenggarakan program

pengenalan bagi anggota Direksi dan anggota Dewan

Komisaris yang baru diangkat, dan membuat laporan

perkembangan program pengenalan yang telah

dilaksanakan. yang disampaikan kepada Komisaris.

(3.7) Menyiapkan konsep laporan pengendalian intern yang

harus diberikan Direksi kepada Pemegang Saham.

(3.8) Mengingatkan Komisaris dan Direksi atas tanggung

jawabnya terhadap pelaksanaan GCG, pengendalian

intern & manajemen risiko.


10


(3.9) Menatausahakan serta menyimpan dokumen perusa-

haan, termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar

Pemegang Saham, Daftar khusus dan risalah rapat

Direksi, rapat Dewan Komisaris dan RUPS,

(4) Tanggung Jawab

(4.1) Bertanggungjawab atas tindakan yang dilakukan pejabat yang berada dibawahnya.

(4.2) Bertanggungjawab atas tersedianya data/ informasi

mengenai perusahaan

(4.3) Bertanggungjawab atas kelancaran penyelenggaraan rapat internal Direksi, rapat koordinasi Direksi dan Komisaris dan RUPS, termasuk pembuatan undangan, agenda dan materi serta pembuatan risalah rapat dan proses pengesahannya.

(4.4) Bertanggungjawab menjaga kerahasiaan perusahaan

secara keseluruhan

(4.5) Bertanggungjawab untuk memastikan agar informasi mengenai perusahaan diberikan kepada Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan stakeholders lainnya secara tepat waktu dan lengkap apabila diminta.

(4.6) Menyimpan & mengamankan seluruh dokumen yang

bersifat Penting dan Rahasia.

(4.7) Menjamin kelancaran dan hasil kerja di Bagiannya dan mengambil keputusan yang berhubungan dengan tugas utamanya, yg tidak menyimpang dari kebijakan perusahaan.


11


2) Kepala Sub BagianTata Usaha

(1) Tugas

(1.1) Membantu Kepala Bagian dalam pelaksanaan tugas-

tugas di bidang Sekretariat Perusahaan dan tugas-

tugas lainnya.

(1.2) Membantu menghimpun data-data maupun informasi

penting lainnya dari bagian-bagian dalam bentuk data

base sebagai informasi bila dibutuhkan untuk

kepentingan perusahaan.

(1.3) Menjalankan seluruh SI, SE, kebijakan Direksi serta

melaksanakan monitoring, analisa, evaluasi, dan

memberdayakan seluruh sumber daya yang ada

diurusannya.

(1.4) Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran

(RKAP dan RKO) Sub Bagian Tata Usaha dan Bagian

Sekretariat Perusahaan secara keseluruhan.

(1.4) Menyusun dan mengevaluasi kebijakan Urusan Tata

Usaha & Bagian Sekretariat Perusahaan secara

keseluruhan.

(1.5) Membuat konsep surat Direksi, baik untuk kebutuhan

intern maupun ekstern untuk diteruskan ke Direktur

yang bersangkutan.

(1.6) Mengagendakan surat masuk dan keluar sebelum dan

sesudah diserahkan ke Direktur yang bersangkutan.

(1.7) Meneruskan surat masuk ke bagian-bagian sesuai

dengan disposisi Direksi.

(1.8) Menata arsip copy seluruh surat menyurat perusahaan

antara lain; peraturan/ketentuan perundang-undangan


12


yang berlaku dan terkait dengan korporasi seperti

Anggaran Dasar/ Akte Pendirian Perusahaan,

Peraturan Pemerintah, Keputusan Kementrian BUMN,

Menteri Pertanian, UU BUMN, UU Perseroan

Terbatas, dan peraturan lainnya;

Copy surat masuk dan surat keluar dari dan ke Direksi,

Surat Keputusan/Surat Edaran Direksi, Surat masuk

dan surat keluar atas surat Kepala bagian Sekretaris

Perusahaan.

(1.9) Menata arsip/dokumen curiculum vitae Komisaris dan

Direksi dan Surat Keputusan pengangkatannya, hasil

RUPS serta notulen/ risalah rapat internal Direksi dan

Komisaris

(1.10) Mengumpulkan dokumen dari bagian lain seperti

Laporan Keuangan, Laporan Tahunan, Laporan Audit

Intern dan Ekstern, copy KSO.

(1.11) Membuat laporan Urusan Tata Usaha dan Laporan

Bagian Sekretaris Perusahaan secara keseluruhan.

(1.12) Melayani permintaan Kantor Penghubung (LO) Jakarta

dan memonitoring kegiatannya.

(1.13) Memonitor pembuatan Surat Perintah Jalan (SPJ) dan

mempersiapkan akomodasi/ tiket dan penginapan

untuk urusan Dinas / Sosial perusahan dan tamu-tamu

perusahaan atas persetujuan persetujuan Direksi serta

pembuatan lumpsum untuk komisaris, Direksi dan

tamu Direksi.

(1.14) Mengelola Kas Kecil (imprest fund system) untuk

kebutuhan Kantor Direksi.


13


(1.15) Melaksanakan tugas lainnya yang dibebankan oleh

Kepala Bagian sesuai dengan fungsinya.

(2) Hak/ Wewenang

(2.1) Melaksanakan pembinaan terhadap sumber daya

manusia di urusannya.

(2.2) Membuat usulan dan gagasan dalam rangka penyusunan perencanaan strategi perusahaan.

(2.3) Menilai, mengusulkan promosi, mutasi, demosi serta

pengiriman pelatihan intern maupun ekstern, dan

tindakan indisipliner bagi karyawan pimpinan dan

karyawan pelaksana di urusannya.

(2.4) Melaksanakan pengawasan melekat di urusannya.

(2.5) Menggunakan sumber daya di bagiannya sesuai dengan

kegiatan dan anggaran yang telah ditetapkan dalam

RKAP.

(3) Kewajiban

(3.1) Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Sekretaris

Perusahaan secara berkala dan/atau sewaktu-waktu

apabila diminta.




(3.4) Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris

Perusahaan.

(4) Tanggungjawab

(4.1) Bertanggung jawab atas pengembangan/ pembinaan

karyawan pada urusan sekretariat.


14


(4.2) Bertanggung jawab atas kerahasian dokumen/

informasi perusahaan sesuai dokumen yang

diarsipkan/ dimiliki

(4.3) Bertanggung jawab atas kelengkapan data/ dokumen

perusahaan pada arsip/perpustakaan

(4.4) Melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik

(Good Corporate Governance).

(4.5) Melaksanakan seluruh standar sistem manajemen

yang berlaku.

(4.6) Menjamin kelancaran dan hasil kerja diurusannya.

(4.7) Mengambil keputusan yang berhubungan dengan tugas

utamanya, yang tidak menyimpang dari kebijakan

perusahaan.

(4.8) Menyimpan dan mengamankan seluruh dokumen yang

bersifat Penting dan Rahasia.

3) Kepala Sub Bgaian Hubungan Masyarakat

(1) Tugas

(1.1) Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran

pada urusan Humas/Media dan Protokoler.

(1.2) Menyusun dan mengevaluasi kebijakan pada urusan

Humas/Media

(1.3) Menyiapkan penyajian dan sambutan Direksi dalam

rangka tugas keprotokoleran.

(1.4) Mengumpulkan informasi dari stakeholders dan media

masa kemudian diolah dalam rangka untuk

memberikan masukan kepada Direksi atau untuk

dipublikasikan


15


(1.5) Memberikan pelayanan informasi kepada pihak-pihak

terkait sesuai wewenangnya.

(1.6) Membangun citra perusahaan yang positif dengan

jalan membina hubungan yang baik dengan pihak luar

perusahaan atau dengan mengikuti pameran yang ada

kaitannya dengan perusahaan.

(1.7) Menyelenggarakan dokumentasi dan laporan terhadap

seluruh kegiatan perusahaan untuk dipublikasikan

kepada stakeholder melalui website dan media massa.

(1.8) Mengumpulkan informasi terbatas mengenai kondisi

perusahaan sebagai bahan untuk memberikan penje-

lasan ( Press release ) setelah mendapat persetujuan

Direksi.

(1.9) Menyampaikan informasi baik dari luar maupun dari

dalam perusahaan kepada Direksi dan seluruh pihak

dilingkungan perusahaan agar tercapai kesamaan

persepsi informasi serta penyampaian informasi data

resmi ke media massa / instansi lain.

(1.10) Mempersiapkan dokumen/informasi lainnya yang

diperlukan dalam rangka acara Direksi di luar kantor.

(1.11) Memberikan pelayanan terbaik sesuai kebijakan Direksi

terhadap proposal yang diajukan oleh publik/

masyarakat.

(1.12) Membuat laporan atas pelaksanaan kegiatannya dan

disampaikan kepada urusan sekretariat utk dikompilasi

dan dilaporkan kepada Sekretaris Perusahaan.

(1.13) Melaksanakan tugas lainnya yang dibebankan Kepala

Bagian sesuai dengan fungsinya.


16


(2) Hak/ Wewenang

(2.1) Melaksanakan pembinaan terhadap sumber daya

manusia di urusannya.

(2.2) Membuat usulan dan gagasan dalam rangka

penyusunan perencanaan strategi perusahaan.

(2.3) Menilai, mengusulkan promosi, mutasi, demosi serta

pengiriman pelatihan intern maupun ekstern, dan

tindakan indisipliner bagi karyawan pimpinan dan

karyawan pelaksana di urusannya.

(2.4) Melaksanakan pengawasan melekat di urusannya.

(2.5) Menggunakan sumber daya di bagiannya sesuai dengan

kegiatan dan anggaran yang telah ditetapkan dalam RKAP.

(3) Kewajiban

(3.1) Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Sekretaris

Perusahaan secara berkala dan/atau sewaktu-waktu

apabila diminta.




(3.4) Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris

Perusahaan.

(4) Tanggungjawab :

(4.1) Melaksanakan hubungan serta kerjasama dengan

semua unsur media massa serta mempersiapkan

pemberian informasi.


17


(4.2) Bekerja Sama dengan bagian terkait dan pihak

keamanan perusahaan untuk melarang semua LSM,

wartawan dari media cetak maupun elektronik yang

berkeinginan secara langsung untuk menemui pejabat

dilingkungan Perusahaan.

(4.3) Mengkoordinir semua berita, informasi, aspirasi dari

media cetak dan Elektonik, Lembaga Swadaya

Masyarakat ( LSM), untuk segera dievaluasi serta

menyaringnya dalam bentuk berita, informasi, atau

aspirasi yang bersifat sangat penting, penting dan

tidak penting bagi perusahaan serta membuat resume

untuk dilaporkan kepada Kepala Bagian.

(4.4) Melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik

(Good Corporate Governance).

(4.5) Menjamin kelancaran dan hasil kerja dibidangnya.

(4.6) Mengambil keputusan yang berhubungan dengan

tugas utamanya, yang tidak menyimpang dari

kebijakan perusahaan.

(4.7) Menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan Kepala

Bagian.

(4.8) Melaksanakan seluruh standar sistem manajemen

yang berlaku.

6) Kepala Urusan LO Jakarta

(1) Tugas

(1.1) Merumuskan/menyusun kebijakan dan program kerja tahunan bidang Liaison Office di Jakarta.


18


(1.7) Menjadi spokeperson/ juru bicara perusahaan di

Jakarta

(1.8) Mewakili Perusahaan setelah mendapat penugasan

dari Direksi, apabila Direksi berhalangan hadir dengan

pihak stakeholder.

(1.9) Mengelola dana LO seefisien mungkin dan

bertanggung jawab terhadap penggunaan dana LO.

(2) Hak Dan Wewenang

(2.1) Berhak memperoleh perlengkapan kerja dan fasilitas dari

perusahaan sesuai ketentuan perusahaan

(2.2) Berwenang mengatur pembagian tugas dari seluruh

anggota LO di Jakarta

(2.3) Berwenang menciptakan/membuat suatu sistim dan

prosedur pengelolaan LO Jakarta

(2.4) Berwenang untuk mengusulkan mutasi/pergantian

maupun pemberhentian anggota/ karyawan LO

Jakarta.

(3) Kewajiban

(3.1) Wajib berperilaku dan bersikap jujur, displin,

komunikatif,objektif dan cermat dalam melaksanakan

tugasnya

(3.2) Wajib memiliki integritas yang tinggi terhadap

perusahaan

(3.3) Berkewajiban untuk melaporkan tugasnya secara rutin

kepada atasannya


19


(3.4) Berkewajiban untuk melaporkan anggotanya yang

melanggar ketentuan/peraturan/displin kerja kepada

atasannya

(3.5) Berkewajiban menciptakan dan menjaga image

perusahaan yang baik.

(4) Tanggungjawab

(4.1) Bertanggungjawab atas kelancaran kegiatan Direksi,

Komisaris, dan tamu Direksi selama berada di Jakarta. (4.2) Bertanggungjawab atas ketersediaan ticketing,

akomodasi dan transportasi Direksi, Komisaris dan

tamu Direksi selama berada di Jakarta. (4.3) Bertanggungjawab terhadap kondisi Mess Perusahaan

di Jakarta (4.4) Bertanggungjawab atas terciptanya citra perusahaan

yang baik bagi stakeholder.


20


BAB III

HUBUNGAN SEKRETARIS PERUSAHAAN DENGAN

BEBERAPA PIHAK

1. Penyampaian Informasi

Pihak-pihak yang berkepentingan kepada perusahaan, membutuhkan

informasi secara lengkap, tepat dan akurat. Walaupun salah satu

prinsip dalam penerapan Good Corporate Governance (GCG) yaitu

prinsip transparansi diwajibkan bagi perusahaan, bukan berarti harus

semua informasi mengenai perusahaan dapat dipublikasikan tetapi

sangat tergantung kepada tingkat kepentingan dan kerahasiaan.

Informasi yang disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan

harus di pilah sesuai dengan tingkat kepentingan dan kebutuhan

informasinya, sehingga tidak semua informasi dapat disampaikan

kepada satu pihak tertentu. Untuk itu, Direksi harus membuat suatu

ketentuan mengenai informasi yang boleh dan yang tidak boleh

disampaikan kepada berbagai pihak, dan harus dengan jelas

menyebutkan informasi yang dapat disampaikan oleh Sekretaris

Perusahaan dan informasi yang harus disampaikan oleh Direktur

Utama dan Komisaris Utama.

Para pejabat yang dapat menyampaikan ataupun mempublikasikan

informasi pada dasarnya adalah Komisaris Utama, Direktur Utama dan

Sekretaris Perusahaan. Untuk beberapa informasi tertentu atau karena

telah diberikan wewenang oleh Direksi maka Pimpinan Unit

Kerja/Manajer Distrik/Manajer Unit Usaha dapat mempublikasikan atau

menyampaikan informasi tersebut.

Informasi yang berakibat menurunkan daya saing dan menyangkut

benturan kepentingan, dalam keadaan apapun tidak diperkenankan

diungkapkan atau dipublikasikan.


21


Pelanggaran dapat dianggap sebagai tindakan indisipliner yang dalam

tingkatan tertentu dapat mengakibatkan pemberhentian hubungan kerja

berdasarkan peraturan perundangan.

2. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Pemegang Saham

Pemegang saham berhak untuk memperoleh informasi material

mengenai perusahaan secara tepat waktu dan teratur. Informasi yang

diberikan haruslah lengkap dan akurat, kecuali untuk informasi dimana

Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk tidak

memberikannya.

Segala komunikasi dengan pemegang saham untuk informasi yang

material merupakan tanggung jawab Komisaris Utama dan Direktur

Utama. Namun, komunikasi tersebut dapat dilakukan oleh Sekretaris

Perusahaan melalui pendelegasian/persetujuan dari Komisaris dan

Direksi.

Data/dokumen/informasi/laporan yang dapat diberikan kepada

pemegang saham oleh Sekretaris Perusahaan apabila diminta adalah :

1) Perhitungan tahunan yang terdiri dari neraca akhir tahun buku yang

baru lampau dan perhitungan laba rugi dari tahun buku yang

bersangkutan serta penjelasan atas dokumen tersebut;

2) Laporan Keuangan Konsolidasi dalam hal perusahaan mempunyai

anak perusahaan, di samping neraca dari masing-masing

perseroan tersebut serta laporan kinerja;

3) Laporan Hasil Audit oleh auditor eksternal;

4) Laporan Manajemen Triwulanan , Semesteran dan tahunan sesuai

dengan ketentuan;

5) Laporan mengenai penerapan Good Corporate Governance pada

perusahaan.


22


6) Kasus yang timbul selama tahun buku yang mempengaruhi

kegiatan perseroan dan penyelesaiannya;

7) Nama anggota Direksi dan Komisaris; dan gaji dan tunjangan lain

bagi anggota Direksi dan komisaris serta kepemilikan sahamnya

masing-masing pada perusahaan lain

8) Rencana Jangka Panjang (RJPP) dan Jangka Pendek (RKAP)

yang telah disahkan.

9) Anggaran Dasar Perusahaan dan perubahannya.

10) Dokumen/laporan lainnya setelah mendapat persetujuan Direksi.

Dokumen tersebut diatas sudah harus tersedia dalam arsip Urusan

Sekretariat sebelum ada permintaan dari Pemegang Saham, dan

penyampaiannya dilakukan oleh Kepala Bagian Sekretaris atau pejabat

yang ditugaskan olehnya.

Hubungan lainnya dengan Pemegang Saham adalah dalam hal

penyelenggaraan RUPS, bahwa Pemegang saham mendapat informasi

mengenai RUPS secara tepat waktu melalui Sekretaris Perusahaan.

Dalam hal pemegang saham ingin mengadakan RUPS Luar Biasa,

maka informasi tersebut disampaikan kepada Direksi, yang kemudian

sesuai dengan prosedurnya Direksi akan memerintahkan Sekretaris

Perusahaan untuk melakukan persiapan pelaksanaan RUPS Luar

Biasa. 3. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Dewan Komisaris

Dewan Komisaris berhak memperoleh akses informasi perusahaan

secara tepat waktu dan lengkap melalui Sekretaris Perusahaan.

Dokumen/informasi yang diperlukan oleh Komisaris sudah harus

tersedia pada arsip Urusan Sekretaris. Dengan demikian, sebelum ada

permintaan dari komisaris, maka Staf Sub Bagian Arsip Sekretariat

Perusahaan sudah mengumpulkan terlebih dahulu dokumen tersebut.


23


Demikian juga sebaliknya bahwa risalah rapat rutin internal Dewan

Komisaris tentang operasional perusahaan yang hendak disampaikan

kepada Direksi dikirimkan melalui Sekretaris Perusahaan. Sekretaris

Perusahaan meneruskannya kepada Direksi dan kemudian Direksi

mendisposisikan untuk ditindaklanjuti.

Dokumen/surat masuk dan keluar antar Direksi dan Komisaris,

termasuk risalah rapat dicatat dalam agenda surat menyurat dan

copynya diarsipkan oleh Urusan Perpustakaan/ Arsip.

Penyampaian dokumen kepada komisaris dilakukan oleh Sekretaris

Perusahaan atau pejabat yang ditunjuk untuk itu.

Dalam melaksanakan tugasnya, Sekretaris Perusahaan dalam

hubungan dengan komisaris dapat berkoordinasi dengan Sekretaris

Dewan Komisaris.

4. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Direksi

1) Hubungan dalam rangka penyelenggaraan rapat-rapat Direksi serta

rapat koordinasi Direksi dan Komisaris.

Penyelenggaraan rapat Direksi, Direksi dan Komisaris merupakan

tugas Protokoler Bagian Sekretaris Perusahaan. Tugas Protokol

dalam penyelenggaraan rapat tersebut adalah:

(1) Menyusun jadwal dan agenda rapat rutin dalam satu tahun

dan rapat insidentil.

(2) Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat kepada

peserta rapat yang akan diundang sesuai jadwal atau

permintaan.

(3) Menyediakan tempat dan fasilitas rapat yang diperlukan untuk

rapat dengan berkoordinasi dengan Bagian Umum.

(4) Menyediakan daftar hadir dan mengedarkannya kepada

perserta rapat.


24


(5) Membuat notulen rapat/risalah rapat pada setiap rapat dan

dalam risalah rapat harus dicantumkan pendapat yang

berbeda dengan apa yang diputuskan dalam rapat (bila ada).

(6) Menyampaikan risalah rapat kepada Ketua Rapat dan salah

seorang anggota Direksi yang hadir dalam rapat untuk

ditandatangani.

(7) Menyampaikan risalah rapat kepada setiap anggota Direksi

untuk rapat internal Direksi dan kepada Komisaris jika rapat

koordinasi Direksi dan Komisaris terlepas apakah yang

bersangkutan hadir atau tidak dalam rapat.

(8) Dalam jangka waktu 14 hari terhitung mulai sejak tanggal

pengiriman risalah tersebut; setiap anggota Direksi/komisaris

yang hadir tersebut menyampaikan persetujuan atau usul

perbaikan bila ada atas apa yang tercantum dalam risalah

rapat kepada pimpinan rapat melalui Sekretaris Perusahaan.

(9) Jika dalam jangka waktu tersebut tidak ada keberatan atau

usulan perbaikan maka disimpulkan bahwa memang tidak

terdapat keberatan/usulan perbaikan terhadap risalah

tersebut.

(10) Risalah rapat asli setiap rapat diarsipkan oleh Staf Sub

Bagian Arsip pada Bagian Sekretariat Perusahaan dan dijilid

dalam kumpulan tahunan sehingga dapat dipergunakan

sewaktu-waktu oleh Komisaris dan Direksi, jika diperlukan.

2) Hubungan dalam penyelenggaraan surat menyurat Direksi

Sekretariat melalui Asisten Surat Menyurat membuat konsep surat

Direksi sesuai permintaan direktur, dan diteruskan kepada Kepala

Bagian Sekretaris Perusahaan untuk direviu. Konsep tersebut

diteruskan ke Direktur yang bersangkutan melalui Sekretaris

Direktur, selanjutnya setelah konsep disetujui dikembalikan kepada


25


urusan surat menyurat untuk difinalkan dan kembali ditandatangani

Direktur yang bersangkutan.

Copy surat yang diterbitkan selanjutnya diarsipkan oleh Staf Sub

Bagian Arsip secara tertib dan rapi.

3) Hubungan dalam pembuatan Surat Keputusan/ Surat Edaran

Direksi

Sekretaris Perusahaan melalui Urusan Hukum Bisnis, kepatuhan/

hubungan investor membuat konsep surat keputusan atau surat

edaran atau perpanjangan KSO, dan lain-lain berdasarkan

permintaan Direksi. Setelah diriviu oleh Kepala Bagian Sekretariat

Perusahaan disampaikan kepada Direktur yang bersangkutan,

selanjutnya difinalkan dan ditandatangani kembali oleh Direksi.

Copy dari Surat Keputusan dan Surat Edaran yang telah

ditandatangani Direksi juga harus diarsipkan dengan baik oleh Staf

Sub Bagian Arsip Urusan Sekretaris. 5. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Bagian Lain

Sekretaris Perusahaan mengumpulkan informasi/data penting dari

masing-masing bagian/unit kerja. Pengumpulan dokumen/informasi ini

dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan melalui Asisten Arsip/

Perpustakaan pada Urusan Sekretaris dan masing-masing bagian/unit

wajib memberikannya.

Dokumen/informasi yang diperoleh diteruskan ke masing-masing

urusan dalam bagian Sekretaris Perusahaan untuk dirumuskan/dikaji

sebelum dipublikasikan. Copy dari hasil kajian/perumusan final disam-

paikan oleh masing-masing urusan kepada asisten arsip/ perpustakaan

pada urusan sekretaris untuk diarsipkan secara tertib dan rapi.


26


6. Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Publik/ Stakeholders

Lainnya

Tanggungjawab untuk berkomunikasi dengan publik seperti

masyarakat, pemasok dan pekerja didelegasikan oleh Direktur Utama

kepada Sekretaris Perusahaan atau melalui Humas/ Public Relation

bersama pejabat yang terlibat langsung atas informasi yang akan

dikomunikasikan.

Humas/Public Relation bertanggungjawab menyusun informasi atas

tanggapan dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat waktu.

Dalam hal hubungan dengan anak perusahaan dan investor, Sekretaris

Perusahaan melalui Urusan Hukum Bisnis, Investor dan Anak

Perusahaan berfungsi sebagai penghubung bila anak perusahaan/

investor mengajukan proposal kerjasama. Kepala Urusan menganalisa

dan menyimpulkan proposal tersebut, hasilnya diserahkan ke Kepala

Bagian Sekretaris Perusahaan, dan selanjutnya kepada Direksi.


27


BAB IV

PELAPORAN

Dalam menjalankan tugasnya, Sekretaris Perusahaan membuat dan

menyampaikan laporan secara berkala kepada Direktur Utama, sesuai

dengan permintaan Direksi. Laporan Bulanan tersebut harus memuat :

- Jumlah rapat Direksi dan kehadiran masing-masing direktur dalam

rapat yang telah dilaksanakan dalam bulan tersebut.

- Jumlah surat masuk dan keluar dari dan ke pemegang saham,

komisaris, instansi pemerintah, Bapepam dan masyarakat lainnya.

- Laporan Hasil Monitoring Penerapan GCG

- Pelaksanaan RUPS.

- Pelaksanaan Perjanjian KSO/Anak Perusahaan

- Dan lain-lain yang diperlukan. Selain Laporan Berkala, Sekretaris Perusahaan juga membuat Laporan

Tahunan Sekretaris Perusahaan, dimana laporan-laporan tersebut menjadi

salah satu bahan dalam pembuatan Laporan Tahunan Perusahaan.

PESAN DIREKSI - ptpn2.comptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/pedoman-sekper.pdf · Direksi PT...

Documents

Transcript of PESAN DIREKSI - ptpn2.comptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/pedoman-sekper.pdf · Direksi PT...