Pertemuan 15 -16

PROSES PENYAMPAIAN PESANA.Pengertian Pesan

Pesan adalah sesuatu yang dikirim atau diterimasewaktu tindakan komunikasi berlangsung.

B. Tahapan Dalam Membuat Pesan Bisnis.1.Perencanaan Pesan2.Penyusunan Pesan3.Revisi Pesan

1.Merencanakan Pesan

a.Penentuan TujuanPenentuan tujuan dari pesan berfungsi

agar gagasan dan maksud dari sebuah pesandapat tersampaikan.Ada 3 tujuan umum pesan bisnis,yaitu:1) Memberikan informasi .2) Membujuk atau persuasi.3) Melakukan kerjasama.

Tujuan yang baik dari sebuah pesan mempunyaikriteria sebagai berikut.

1) Tujuan bersifat realistik,artinya ide atau gagasansesuai kemampuan yang ada

2) Waktu yang tepat,artinya waktu menjadi bahanpertimbangan yang penting dalam menyampaikanpesan.

3) Tujuan diterima perusahaan,artinya tujuanpenyampaian suatu pesan hendaknya sesuaidengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Analisis audiens akan memberikan palingsedikit 2 informasi penting,yaitu membantudalam memahami keadaan dan sikapkomunikan dan mempermudah penyampaianpesan.

Ide pokok merupakan pernyataan suatutopik yang menjelaskan isi dan tujuan topiktersebut sehingga dapat diterima audiensdengan baik .

Tiga cara yang dapat dipergunakan unukmenentukan ide pokok.

1)BrainstormingBrainstorming adalah penentuan ide pokok

dengan membiarkan pikiran mncari berbagaikemungkinan ide pokok secara leluasa.

2) PetunjukDalam organisasi yang menganut sistemsenioritas,para pelaksana cenderung memintapetunjuk atasan dalam menentukan ide pokok

3) KebiasaanUntuk sesuatu yang reatif sama ataukejadian yang berulang-ulang,biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatifsama.

d. Pemilihan Saluran MediaBiasanya perusahaan sering menggunakanmedia massa dalam menyampaikan pesanbisnisnya karena media massa mampumenghilangkan hambatan waktu dan tempat.

2. Penyusunan PesanTujuan penyusunan pesan bisnis hendaknya tetap berpusat

pada penerima pesan dan harus memiliki tujuan yang jelas.

2 tahap dalam menyusun pesan bisnis:A. Mengorganisasikan Pesan BisnisPesan haruslah terorganisasi dengan baik karena akanmemberikan beberapa manfaat,yaitu:1) Membantu penerima memahami pesan.2) Membantu penerima menerima pesan.3) Menghemat waktu penerima pesan.4) Menyederhanakan tugas komunikator.

Cara mengorganisasi pesan yang baik dapatdilakukan dengan 3 langkah.1) Menetapkan ide/gagasan pokok.

Setiap pesan bisnis memiliki satu ide/gagasanpokok.

2) Mengelompokan ide/gagasan.Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide

pendukung.3) Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan.

Setelah langkah kedua dilakukan,maka yangketiganya memutuskan pola/pendekatan.

Berdasarkan reaksi pelanggan perusahaanterdapat 4 bentuk organisasi pesan bisnis.

1) Permintaan langsung (direct request)

Adalah pesan yang penyampaiannya langsungpada poin yang dituju yang dapat berbentuk suratatau memo.

2) Pesan Rutin (Good News atau Goodwill)Adalah pesan atau informasi yang disampaikan

secara rutin yang merupakan bagian dari bisnistetap,dan penerima umumnya bersifat netral.

3) Bad NewsAdalah pesan-pesan yang tidakmenyenangkan dan berpotensi menimbulkankekecewaan.Contohnya Penolakan lamarankerja.

4) Pesan PersuasifBertujuan untuk mebujuk penerima yangtidak tertarik pada pesan tersebut.

B. Memformulasikan Pesan BisnisGaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk

mencapai nada atau kesan secara berlebihan.

Dalam Komunikasi lisan dan menyampaikan pesan-pesan bisnis perlu dihindari berikut ini.

1) Pembicaraan yang bertele-tele2) Pembicaraan yang tidak relevan dan tidak logis3) Informasi penting terlupakan4) Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukan satukesatuan yang logis

Komunikasi bisnis secara tertulis dikatan efektifapabila memnuhi karakteristik berikut.a. Sopan santun (Courtesy)Nada sopan dan santun akan membuat penerimamerasa dihargai dan dihormati.

b. Benar (Correctness)Dalam pesan bisnis tidak terdapat kesalahan dlampenulisan,format,penggunaan kata,ejaan dan tatabahasa.

c. Ringkas (Conciseness)Gunakan kata,kalimat,dan paragraf yang relevansecara ringkas.

d. Jelas (Clarity atau Clearness)Kata-kata yang mudah dimengerti dan tidakmenimbulkan keraguan.

e. Tepat (Concreteness)Tidak menimbulkan kesalahan interpretasikarena disajikan secra spesifik.

f. Lengkap (Completeness)Memberikan informasi lengkap sesuaikebutuhan dan keinginan penerima.

3.Revisi Pesan Bisnisa. Menyunting pesan (Editing)

Draf pesan yang telah selesai harus ditelaah ulangdan diperbaiki lagi,baik dari sudut isi maupun gayabahasa yang digunakan,organisasi serta formatpenulisannya.

b. Mengevaluasi isi dan organisasiEvaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan

memusatkan perhatian pada isi,organisasi,dan formatpesan.

c. Menulis ulang pesanKetika menulis ulang,perhatian ditujukan

pada setiap kata yang memberikan kontribusipada kalimat yang efektif dan pengembangankalimat agar menjadi paragraf yang bertahansecara logis.

d.Memproduksi pesanDesain pesan yang efektif akan memberi

pedoman kepada pembaca dalam menyimakseluruh isi dokumen.

Dalam mendesain pesan bisnis yang efektif,perlumemperhatikan hal-hal berikut.

1) KonsistensiPenggunaan elemen desain untuk sesuatuyang muncul berulang-ulang, seperti, marjin,jenis huruf,spasi dan garis.

2) SeimbangPerlu dijaga keseimbangan antara teks,gambar,dan ruang kosong.

3) TerkendaliDesain diusahakan sederhana,terlalubanyak sentuhan dekoratif akanmenyebabkan dokumen terkihat kacau.

4) RincianDesain yang baik akan memberikankemudahan bagi pembaca untuk mencaririncian pesan.

e.Mencetak pesanHal-hal yang harus diperhatikan:

1.Kebenaran gelar atau nama penerima2.Halaman3.Judul4.Gambar,dllSetelah yakin semuanya benar baru dicetak.

SEKIANSEKIAN