PERENCANAAN & PENGEMBANGAN MSDMEKM429DESAIN DAN ANALISIS PEKERJAAN JABATAN

Nama Kelompok 3 :Kadek Ary Setiawan 1215251064I gusti Ayu Ketut Ratna Dewi1215251151Nindy Silvia 1215251162

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNISPROGRAM EKSTENSIUNIVERSITAS UDAYANA2015BAB IPENDAHULUAN1.1. Latar BelakangSetiap organisasi tentunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak dicapai. Tujuan tersebut di raih dengan mendayagunakan sumber-sumber daya yang ada. Kendati berbagai sumber daya yang ada penting bagi oraganisasi, satu-satunya factor yang menunjukkan keunggulan kompetitif potensial adalah sumber daya manusia dan bagaimana sumber daya itu dikelola. Menurut Homawan Sutanto dalam artikelnya tentang analisa jabatan mengatakan bahwa salah satu tugas manajemen adalah untuk mendayagunakan sumber daya yang dimiliki secara optimal. Pendayagunaan ini sering berarti mengupayakan agar sumber daya manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Manusia akan mau dan mampu bekerja dengan baik bilamana ia ditempatkan pada posisi dengan jabatan dan sesuai menurut minat dan kemampuannya serta bilamana ia bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu.Tanpa pengetahuan yang memadai tentang apa yang dilakukan oleh para karyawan atas pekerjaanya, organisasi tidak akan membentuk prosedur sumber daya manusia yang efektif untuk memilih ,mempromosikan,melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan (Henry Simamora, 2006;77). Hal ini mengkibatkan pengkajian dan pemahaman pekerjaan melalui proses yang disebut analisis pekerjaan merupakan bagian vital dari setiap program manajemen sumber daya manusia. Analisis jabatan memang sangat penting dalam organisasi untuk menempatkan orang pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Namun kenyataannya ada organisasi tidak merasa perlu untuk menbuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahwa semua karyawan pasti tahu apa yang akan di kerjakan. Hal ini membuat kegundahan yang sangat mendalam pada karyawan karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan apa yang di bayangkan,selain itu karyawan terkadang merasa tidak menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi karirnya juga menunjukkan hasil yang tidak maksimal.kenyataan tersebut mungkin tidak asing karena hal ini dianggap wajar mengingat bahwa di masa krisis seperti sekarang ini banyak perusahaan yang melakukan efesiensi dengan mempekerjakan satu orang untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus. Sehingga sulit membuat uraian jabatan karena nama jabatan sering tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari. Apalagi perusahaan masih tetap survive meskipun tnpa uraian jabatan secara tertulis.

1.2. Rumusan Masalah1.3. Tujuan Penulisan Makalah

BAB IIPEMBAHASAN2.1. DESAIN DAN ANALISIS PEKERJAAN JABATAN2.1.1. Pengertian Desain JabatanSimamora (2004:116) mengatakan desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam organisasi. Desain pekerjaan memadukan isi pekerjaan (tugas, wewenang dan hubungan) balas jasa dan kualifikasi yang dipersyaratkan (keahlian, pengetahuan dan kemampuan) untuk setiap pekerjaan dengan cara memenuhi kebutuhan pegawai maupun perusahaan. Pekerjaan yang tidak sesuai dengan keahlian akan sangat sulit untuk dilaksanakan oleh pegawai. Desain perkerjaan haruslah dirancang dengan sebaik mungkin dengan mempertimbangkan elemen-elemen yang mempengaruhi desain pekerjaan.2.1.2. Elemen-Elemen Desain JabatanMenurut Handoko (2001:33) elemen-elemen desain pekerjaan adalah :A. Elemen-elemen organisasionalElemen-elemen organisasional merupakan elemen yang harus diperhatikan suatu organisasi dalam pembentukan atau desain perkerjaan. Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan bersangkutan efisiensi. Efisiensi merupakan suatu pencapaian tujuan sesuai dengan pendanaan-pendanaan yang ditetapkan oleh perusahaan. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong pegawai yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran yang maksimal. Perhatian akan efisiensi ini telah dimulai sejak munculnya manajemen ilmiah.Para ahli mencurahkan riset mereka untuk menemukan cara-cara terbaik untuk merancang pekerjaan yang efisien. Studi gerak dan waktu membeberkan sesuatu disiplin baru, yaitu teknik industri. Berbagai upaya tersebut menunjukkan bahwa spesialisasi adalah elemen kunci dalam desain pekerjaan. Bila para pegawai bekerja berulang-ulang sampai batas tertentu, tingkat keluarannya bisanya lebih tinggi. Penemuan-penemuan para peneliti ini dapat diterapkan dalam era komputerisasi sekarang.

Berikut ini adalah elemen-elemen organisasi dalam desain pekerjaan menurut Handoko (2001:35) :

1. Pendekatan MekanistikPendekatan mekanistik berusaha untuk mengindentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat diatur untuk menimbulkan waktu dan tenaga para pegawai. Setelah identifikasi tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi satu perkejaan. Hasilnya adalah spesialisasi. Pendekatan ini mendekatkan efisiensi waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan pengembangan. Teknik ini masih secara luas digunakan dalam operasi-operasi perakitan, dan terutama efektif bila para pegawai kurang berpendidikan atau kurang mempunyai pengalaman.a. Aliran kerjaAliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa. Produk atau jasa biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan sehingga dibutuhkan aliran kerja dari suatu kegiatan.

b. Praktek-praktek kerjaPraktek-praktek kerja merupakan cara-cara bagaimana pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode praktek kerja ini bisanya terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para pegawai atau bagian kontrak (perjanjian) kerja dari serikat buruh. Hal ini mengurangi flerksibilitas departemen personalia dalam merancang pekerjaan-perkerjaan.

2. Elemen-elemen lingkunganElemen-elemen lingkungan merupakan aspek kedua dalam desain perkerjaan. Para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam desain pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para pegawai potensial serta pengharapan-pengharapan sosial. Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan dengan kemampuan dan tersedianya pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan. Misalnya banyak lowongan kerja yang kadang-kadang sulit untuk diisi karena tidak tersedianya calon pegawai yang mempunyai kemepuan tertentu. Selain itu desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat. Misalnya masyarakat di lokasi perusahaan, meskipun tidak mempunyai keterampilan, namun kenyataannya sering menuntut langan kerja. Disamping itu masyarakat yang mempunyai keterampilan mempunyai pengharapan yang lebih tinggi dalam hal kualitas kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin menyarankan suatu desain perkerjaan tertentu, namun pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan para pegawai dan masyarakat.

3. Elemen-elemen keperilakuanMenurut Handoko (2001:36) elemen-elemen keperilakuan perlu mempertimbangkan beberapa aspek dalam desain pekerjaan, yaitu :a. OtonomiOtonomi mempunyai pengertian bahwa dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan. Seorang pegawai diberikan wewenang untuk mengambil keputusan yang dibutuhkan dalam bidang tugasnya. Dengan diberikannya wewenang pengambilan keputusan maka berarti akan bertambahnya tanggung jawab, sehingga akan cenderung meningkatkan perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan pegawai menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya. Hal ini akan mengakibatkan turunnya kepuasan kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

b. VariasiVariasi pekerjaan sangat dibutuhkan oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Dengan variasi pekerjaan yang baik maka tingkat kebosanan dalam melaksanakan tugas akan dapat ditekan. Apabila seseorang pegawai telah merasa bosan maka timbul rasa lelah. Kelelahan yang berlanjut akan mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan tugas. Dengan adanya kesalahan-kesalahan ini maka seorang pegawai akan ditegur oleh atasannya. Dengan tguran ini maka soerang pegawai dapat merasa tidak senang dan tidak puas dalam melaksanakan tugasnya.

c. Indentitas tugasIdentitas pekerjaan merupakan ciri-ciri, jenjang atau tingkatan dan klasifikasi dari suatu pekerjaan. Bila pekerjaan tidak mempunyai identitas yang jelas, maka para pegawai akan kurang merasa bertanggung jawab atas pekerjaannya. Hal ini berarti bahwa kontribusi (sumbangan-sumbangan atau hasil pekerjaan) para pegawai tidak tampak dengan jelas, sehingga kepuasan kerja dapat menurun.

d. Umpan balikBila pekerjaan-perkerjaan yang dilaksanakan pegawai memberikan umpan balik tentang seberapa baik pelaksanaan pekerjaan mereka, maka para pegawai akan mempunyai pedoman dan motivasi untuk melaksanakan perkerjaan dengan lebih baik. Hasil atau nilai prestasi kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya haruslah diberitahukan sehingga dapat memperbaikinya atau dapat meningkatkannya. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai dapat ditingkatkan.

2.1.3. Teknik Teknik Rancang Ulang Desain JabatanMenurut Simamora (2004:118) teknik-teknik desain pekerjaan dapat dilakukan dengan cara :1. Simplikasi pekerjaanSimplikasi pekerjan merupakan suatu teknik desain pekerjaan yangmengarah kepada pekerjaan yang sangat terspesialisasi. Ini berarti pekerjaan disederhanakan atau dipecah-pecah menjadi bagian terkecil, biasanya terdiri dari beberapa operasi. Pekerjaan dapat dilakukan secara bersama-sama sehingga pekerjaan dapat dikerjakan secara lebih cepat. Resiko simplikasi pekerjaan adalah bahwa pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terspesialisasi sehingga menimbulkan kebosanan yang tinggi.

2. Rotasi pekerjaanTeknik desain pekerjaan dengan memungkinkan adanya rotasi pekerjaan akan membuat seorang pegawai secara sistematis berpindah dari satu posisi ke posisi atau pekerjaan yang lainnya di dalam organisasi. Dengan teknik ini akan membuat pegawai tidak merasa bosan dan banyak bidang pekerjaan yang akan diketahuinya. Namun tingkat produktivitas akan rendah, hal ini disebabkan karena para pegawai yang baru pindah ke pekerjaannya yang baru akan terlebih dahulu menyesuaikan diri dan memahami pekerjaannya.

3. Pemekaran pekerjaanPemekaran pekerjaan merupakan suatu teknik desain pekerjaan dengan mengadakan perluasan kerja. Perluasan kerja merupakan kebalikan dari simplikasi pekerjaan. Pekerjaan diperluas sampai pada tingkat dimana bagian-bagian yang berkaitan erat dan saling mendukung diselesaikan oleh seorang pegawai atau bagian. Hal ini sangat mengurangi tingkat kebosanan dan akan meningkatkan kepuasan kerja. Tingkat kebosanan yang turun dan meningkatkan kepuasan kerja disebabkan banyaknya variasi pekerjaan bagi pegawai yang akan menambah arti dan tanggung jawab pekerjaan. Pemekaran pekerjaan bersifat horizontal, maksudnya pemekaran pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang sederajat yang masih mempunyai kesamaan fungsi, tugas dan tanggung jawabnya.

4. Pemerkayaan PekerjaanPemerkayaan pekerjaan merupakan penambahan tugas dan tanggung jawab dari para pegawai. Pemerkayaan pekerjaan dirancang untuk mengurangi kebosanan yang sering menjadi masalah dalam pekerjaan yang berulang-ulang. Program ini memberikan lebih banyak otorisasi untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan dan meningkatkan tanggung jawab. Pemerkayaan pekerjaan bersifat vertikal, maksudnya pemerkayaan pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang berada di atasnya yang masih mempunyai fungsi yang bersamaan.

- Sedangkan Handoko (2001:40) menyatakan teknik-teknik perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan ada 2 (dua) jenis, yaitu :1. Simplikasi pekerjaanTeknik desain pekerjaan dengan simplikasi pekerjaan adalah merupakan teknik mempersempit ruang lingkup pekerjaan dari seorang pegawai. Tujuannya untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai. Sedangkan perluasan pekerjaan merupakan teknik-teknik desain pekerjaan yang memperluas pekerjaan dari seorang pegawai atau bagian.2. Perluasan pekerjaanTeknik kedua yaitu perluasan pekerjan termasuk kedalam pengertian rotasi pekerjaan, pemekaran pekerjaan (perluasan pekerjaan secara horizontal) dan pemerkayaan pekerjaan (perluasan pekerjaan secara vertikal). Dengan adanya teknik-teknik desain pekerjaan ini, para desainer atau perancang pekerjaan dapat merancang pekerjaan dengan sebaik mungkin dan dapat menyesuaikan pekerjaan dengan kehendak-kehendak pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuan perusahaan. Desain pekerjaan yang telah sesuai dengan kehendak pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuan perusahaan maka besar kemungkinan dapat memuaskan pegawai dalam melaksanakan tugas-tugas atas pekerjaan mereka

2.1.4. Analisa JabatanPegertian analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Dengan demikian analisa jabatan akan mencoba mengupas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas suatu pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Hasil dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Proses analisa jabatan sendiri sebenarnya merupakan suatu pengumpulan data.Berbagai pendekatan dapat dipergunakan untuk melakukan studi terhadap suatu jabatan, dan apa yang bisa dipergunakan adalah:1. Kuesioner2. Menuliskan cerita singkat (written narrative)3. Pengamatan (observasi)4. Wawancara (interview)Pendekatan yang paling sering digunakan adalah interview dan biasa dipergunakan baik untuk pekerja harian maupun bulanan. Berikutnya yang sering dipergunakan adalah observasi, terutama untuk pekerja-pekerja harian.Walaupun demikian harus disadari bahwa masing-masing teknik mempunyai kelemahan dan kebaikan sendiri-sendiri. Kelemahan teknik kuesioner dan written narrative terletak pada data yang diperoleh seringkali tidak lengkap tidak teratur dan tidak kompak. Tetapi kebaikannya adalah bisa dipergunakan sebagai latar belakang pengetahuan untuk melakukan interview terhadap pemangku-pemangku jabatan. Sedangkan metode ketiga dan keempat terutama memberikan data yang lebih lengkap, lebih teliti dan penggunaan waktu yang lebih baik. Jika pelaksanaan tugas merupakan pekerjaan yang sederhana dan berulang-ulang maka teknik observasilah yang biasa digunakan. Karena banyak para analisis jabatan yang menggunakan teknik wawancara (interview) sebagai metode pengumpulan data maka beberapa sikap dasar dan teknik yang bisa digunakan untuk memperoleh informasi yang lengkap dan akurat perlu diperhatikan. Sikap-sikap dan teknik-teknik tersebut bisa membantu para analis jabatan untuk mengurangi kecurigaan baik dari karyawan maupun pengawas yang sedang dianalisa jabatannya.Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan. Adapun tujuan analisis pekerjaan yaitu:1. Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,2. Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,3. Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).

Analisis jabatan,di samping mengahasilkan uraian dan spesifikasi jabatan,memiliki kegunaan lain,yaitu :1. Pengadaan tenaga kerja.Spesifikasi jabatan merupakan standart personilia yang digunakan sebagai pembanding para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.

2. Pelatihan.Isi uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untuk mengambil keputusan,khususnya dalam hal program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.

3. Evaluasi kinerja.Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk menentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensansi yang layak.

4. Penilaian prestasi.Untuk menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik maka deskripsi jabtan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan.

5. Promosi dan transfer pegawai.Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan sebagai dasar program promosi dan transfer pegawai

6. Organisasi.Informasi data yang dimiliki dapat pula membantu manajement akan untuk mengetahui sejauh mana tujuan dan sasaran tujuan organisasi tercapai. Hal ini untuk mengindikasikan ada tidaknya yang perlu diubah dalam suatu organisasi.

7. Induksi.Uraian jabatan sangat berguna.terutama pada pegawai baru,untuk tujuan orientasi karena akan memberikan gambaran pada pegawai baru tentang pekerjaan yang harus dilakukan.

8. Konsultasi.Informasi jabatan akan bermanfaat bagi pemberisn kosultasi baik yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatan yang ada sekarang.

Deskripsi JabatanHasil pertama yang segera diperoleh dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan. Deskripsi jabatan merupakan suatu statement yang teratur dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu. Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugas, tanggungjawab, wewenang dan sebagainya.Penyusunan statement ini hendaknya bisa mudah dipahami. Cara seperti ini mungkin bisa dipergunakan:1. Identifikasi jabatan2. Ringkasan jabatan3. Tugas yang dilaksanakan4. Pengawasan yang diberikan dan yang diterima5. Hubungan dengan jabatan-jabatan lain6. Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan7. Kondisi kerja8. Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim9. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas.Didalam pembuatan deskripsi jabatan bagian terpenting adalah menuliskan atau membuat tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu kita bisa mulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan apa dan mengapa kita melaksanakannya. Sewaktu penyusunannya lebih baik dimulai dengan kata kerja.2.1.5. Spesifikasi JabatanSesudah membaca deskripsi jabatan yang kita buat, maka akan timbul pertanyaan yang selanjutnya. Misalnya, siapa yang memangku jabatan tersebut, karyawan-karyawan yang bagaimana yang akan memenuhi persyaratan-persyaratan bagi jabatan tersebut, apakah jabatan tersebut bisa dipegang oleh lulusan SLTA dan lain sebagainya. Jawaban-jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut disusun menjadi apa yang disebut dengan spesifikasi jabatan. Dengan kata lain spesifikasi jabatan adalah suatu informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan atau pegawai agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Spesifikasi jabatan merupan suatu statement dari kualitas minimum karyawan yang harus diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik.Pada umumnya isi dari suatu spesifikasi jabatan terdiri dari:1. Identifikasi jabatan2. Persyaratan kerja

2.1.6. Metode Pengumpulan Data Atau Informasi JabatanUntuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.1. Metode ObservasiMetode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.

2. Metode WawancaraPekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

3. Metode AngketDengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

Kegunaan Informasi Analisa JabatanAnalisa jabatan disamping menghasilkan deskripsi dan spesifikasi jabatan, juga mempunyai berbagai kegunaan lainnya. Diantara berbagai kegunaan tersebut adalah:1. Pengadaan Tenaga Kerja.Spesifikasi jabatan merupakan standard personalia yang akan dipakai sebagai pembanding para pelamar jabatan tersebut. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.2. LatihanUraian tentang tugas-tugas dan perlengkapan yang digunakan akan merupakan bahan pembantu di dalam pengembangan program-program latihan.3. Evaluasi Jabatan.Deskripsi jabatan dan persyaratan-persyaratan yang diinginkannya dapat dinilai untuk menentukan harganya. Dengan demikian tiap-tiap jabatan akan diberikan penghargaan yang layak.4. Penilaian PrestasiUntuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik, maka deskripsi jabatan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.5. Promosi dan TransferInformasi jabatan akan sangat membantu dalam menentukan salinan promosi ataupun transfer.6. OrganisasiInformasi jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali menghasilkan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.7. InduksiUntuk pegawai baru deskripsi jabatan sangat berguna untuk maksud atau tujuan orientasi. Deskripsi jabatan ini akan memberikan gambaran tentang pekerjaan yang akan dilakukan oleh pegawai baru tersebut.8. CounselingInformasi jabatan akan sangat berguna dalam pemberian counseling atau konsultasi baik bagi yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatannya sekarang ini.Analisa jabatan memberikan keterangan yang akan membantu didalam kemungkinan perubahan jabatan agar bisa diisi dengan karyawan-karyawan dengan sifat khusus.

2.2. REKRUTMEN DAN SELEKSITujuan utama dari proses rekrutmen dan seleksi adalah untuk mendapatkan orang yang tepat bagi suatu jabatan tertentu, sehingga orang tersebut mampu bekerja secara optimal dan dapat bertahan di perusahaan untuk waktu yang lama. Proses rekrutmen adalah suatu proses penerimaan calon tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja (lowongan pekerjaan) pada suatu unit kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan.Sedangkan proses seleksi adalah proses pemilihan calon tenaga kerja yang paling memenuhi syarat untuk mengisi lowongan pekerjaan. Dengan demikian, proses rekrutmen merupakan proses awal yang dilakukan dalam pencarian tenaga kerja, sedangkan proses seleksi terjadi setelah ada sejumlah calon karyawan yang mendaftar atau terdaftar melalui proses rekrutmen.2.2.1. Tahap-tahap Proses Rekrutmen dan SeleksiProses pencarian calon karyawan untuk ditempatkan dalam suatu jabatan tertentu dalam suatu perusahaan atau organisasi, pada umumnya meliputi proses rekrutmen (pencarian calon karyawan) serta seleksi (pemilihan calon karyawan), yang secara terinci meliputi kegiatan di bawah ini :a. Proses rekrutmen1. Memasang iklan di berbagai media cetak, seperti koran, majalah, tabloid; atau di radio dan televisi.2. Pendekatan langsung ke sekolah, universitas, lembaga-lembaga pendidikan kejuruan atau pusat-pusat kursus.3. Para karyawannya sendiri yang akan mengajukan kenalan atau anggota keluarganya yang dapat mereka jamin kebaikan kerjanya.4. Pencari kerja melamar sendiri di perusahaan-perusahaan.

b. Seleksi calon karyawan1. seleksi surat-surat lamaran2. wawancara awalujian, psikotes, wawancara3. penilaian akhir4. pemberitahuan dan wawancara akhir5. penerimaan

Metode-metode PerekrutanMetode perekrutan akan berpengaruh besar terhadap banyaknya lamaran yang masuk ke dalam perusahaan. Metode perekrutan calon karyawan baru dibagi atas metode tertutup dan metode terbuka , yaitu 1. Metode TertutupMetode tertutup yaitu dimana perekrutan itu hanya diinformasikan kepada para karyawanatau orang-orang tertentu saja. Akibatnya lamaran yang masuk menjadi relatif sedikit,sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang baik akan semakin sulit.

2. Metode TerbukaMetode terbuka adalah dimana perekrutan itu diinformasikan secara luas denganmemasang iklan pada media massa baik cetak maupun elektronik, agar tersebar luas kemasyarakat. Dengan metode terbuka ini diharapkan banyak lamaran yang akan masuk,sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang qualified menjadi lebih besar.

Kendala-kendala Perekrutan Agar proses perekrutan berhasil maka perusahaan perlu menyadari berbagai kendalayang bersumber dari organisasi, pelaksana perekrutan dan lingkungan eksternal. Kendala-kendala yang dihadapi setiap perusahaan tidak sama, tetapi pada umumnya kendala-kendalaitu adalah:1. Kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasiBerbagai kebijaksanaan organisasi merupakan cermin utama atas berhasil atautidaknya perekrutan calon pegawai. Kebijaksanaan organisasi yang akan mempengaruhi perekrutan itu adalah:a. Kebijaksanaan Kompensasi dan Kesejahteraan.Jika perusahaan dapat memberikan kompensasi dan kesejahteraan yang cukupbesar serta adil maka pelamar yang serius akan semakin banyak, tetapi sebaliknya jikagaji dan kesejahteraan rendah maka pelamar menjadi sedikit.b. Kebijaksanaan Promosi.Apabila kesempatan untuk promosi diberikan cukup luas maka pelamar yangserius semakin banyak, tetapi sebaliknya jika kesempatan untuk promosi sangat terbatas maka pelamar akan menjadi sedikit. Promosi merupakan idaman setiapkaryawan, karena dengan promosi berarti status dan pendapatan akan bertambahbesar.c. Kebijaksanaan Status Karyawan.Jika status karyawan menjadi karyawan tetap/full-time maka pelamar semakinbanyak, tetapi jika status karyawannya honorer/harian/part-time maka pelamar akansemakin sedikit.d. Kebijaksanaan Sumber Tenaga Kerja.Jika tenaga kerja yang akan diterima hanya bersumber dari tenaga kerja local maka pelamar yang serius akan sedikit, tetapi sebaliknya bila tenaga kerja yang akan diterima bersumber dari seluruh Nusantara, maka pelamar akan semakin banyak.

2. Persyaratan-persyaratan jabatan.Semakin banyak persyaratan yang harus dimiliki pelamar maka pelamar akan menjadisedikit, sebaliknya jika jumlah persyaratannya sedikit maka pelamarnya akan semakinbanyak.

3. Metode pelaksanaan perekrutanSemakin terbuka perekrutan maka pelamarnya akan semakin banyak, sebaliknyaapabila perekrutannya semakin tertutup maka pelamarnya semakin sedikit.

4. Kondisi pasar tenaga kerja.Semakin besar penawaran tenaga kerja maka akan semakin banyak pula pelamar yangserius. Tetapi sebaliknya jika penawaran tenaga kerja sedikit maka pelamarnya juga menjadisedikit.

5. Soliditas perusahaanSoliditas perusahaan dapat diartikan sebagai besarnya kepercayaan masyarakatterhadap perusahaan, misal; besarnya perusahaan tersebut. Jika soliditas perusahaan besar maka pelamar akan semakin banyak. Sebaliknya jika soliditas perusahaan rendah makapelamarnya akan semakin sedikit.

6. Kondisi-kondisi lingkungan eksternalJika kondisi perekonomian tumbuh dengan cepat dan saingannya juga banyak makapelamar akan sedikit, tetapi jika tingkat pertumbuhan perekonomian kecil/depresi, maka pelamarnya akan semakin banyak.

2.3. KASUS 2 : TENTANG REKRUTMEN.

Merekrut Karyawan yang Berpotensi : Studi Kasus Perekrutan Account Officer (AO)

Sistem manajemen SDM di perusahaan berjalan secara implementatif mulai dari tahapan strategi perencanaan SDM, pengelolaan SDM, serta pengembangan SDM. Ketiga tahapan sistem manajemen tersebut dikelola secara struktural oleh HRD. Jadi secara fungsional peran optimalisasi manajemen SDM dijalankan oleh pilar fungsi HRMS (Human Resources Management System). Perencanaan SDM berkaitan dengan kebutuhan, rekrutmen dan seleksi karyawan. Kebutuhan karyawan didalam organisasi ditentukan oleh pihak manajemen sebagai perencana strategis. Hal ini menurut Mathis & Jackson (2000: 12) sistem informasi SDM berkaitan dengan proses perencanaan tersebut menjadi dasar yang paling vital dalam persaingan strategi organisasi dari suatu perusahaan untuk menjaga daya saing organisasi, analisis dan penilaian efektifitas SDM harus dilakukan perusahaan. Dengan demikian maka organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.Kasus rekrutmen SDM yang biasa saya jumpai adalah adanya beberapa pertimbangan yang menjadi dasar permintaan kebutuhan karyawan di perusahaan tersebut antara lain, adanya posisi kosong didalam suatu jabatan organisasi, kebutuhan akan tambahan SDM untuk meningkatkan produktivitas organisasi, penambahan area pangsa pasar, serta rencana pengembangan organisasi untuk struktur jabatan baru untuk pengembangan bisnis kedepan. Analisa pertimbangan kebutuhan SDM tersebut merupakan tahapan proses awal perencanaan yang disesuaikan dengan tujuan dan strategi organisasi. Sistematika tersebut menurut Mathis & Jackson (2000: 49) akan sangat efektif dalam mengintegrasikan antara faktor tujuan & strategi bisnis dengan kebutuhan perencanaan untuk pencapaian strategi tersebut.Tahapan kedua dalam perencanaan SDM adalah tahap penilaian akan rencana kebutuhan SDM. Proses penilaian tersebut yang diterapkan perusahaan yang menjadi mitra kami adalah perekrutan dan seleksi SDM. Dale (2003: 1) mendefinisikan bahwa perekrutan dan seleksi adalah untuk mencapai hasl akhir yang diinginkan, mendapatkan orang yang tepat untuk suatu jabatan. Proses perekrutan dan seleksi dimulai dari proses job-posting di media, seleksi berkas administrasi, pemanggilan karyawan, dan proses interview baik oleh manajer maupun langsung direksi. Metode utama yang dipakai dalam pengukuran proses seleksi karyawan yang saya lakukan tidak hanya hanya menggunakan wawancara saja. Metode wawancara memang efektif dilakukan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan diterimanya calon kandidat yang memenuhi kualifikasi. Hal tersebut belum cukup memberikan penilaian terhadap validitas dan reliabilitas obyektivitas pengukuran pada proses seleksi. Seperti yang diungkapkan oleh Dale (2003: 1) bahwa metode yang paling sering dipergunakan yaitu suatu wawancara tatap muka, hanya memiliki koefisien 0,2. Ditambahkan pula bahwa dengan berpedoman pada metode tersebut berarti ada kemungkinan yang sangat besar untuk memperoleh kandidat yang terbaik. Oleh karena itu perlu didukung dengan metode lain untuk menunjukkan metode seleksi yang terbaik. Dale (2003: 1) menuliskan bahwa metode seleksi yang terbaik memiliki koefisien validitas prediktif 0,6. Hal tersebut memiliki tingkat kemungkinan yang baik untuk memprediksi bahwa kinerja selanjutnya dari masing-masing kandidat akan sesuai dengan kriteria.Tes Psikologi adalah salah satu metode yang dapat dipakai dalam pengukuran seleksi SDM. Anastasi & Urbina (2006) menuliskan tes psikologi sebagai alat pengukur yang mempunyai standar obyektif sehingga dapat digunakan secara meluas, serta dapat betul-betul digunakan dan membandingkan keadaan psikis atau tingkah laku individu. Pengukuran menggunakan metode tes psikologi dalam seleksi SDM penting dilakukan. Metode tes psikologi merupakan metode yang terstandar yang obyektif. Metode tes psikologi memiliki tingkat realibilitas dan validitas dalam pengukurannya. Melihat dasar pentingnya metode tes psikologi dalam asesmen kebutuhan SDM, maka perlu dilakukan penyelenggaraan tes psikologi sebagai bagian dari keefektvitasan metode seleksi yang komprehensif. Penyelenggaraan tes psikologi pada kasus ini adalah untuk menemukan kandidat yang berpotensi dan layak mengisi posisi Account Officer (AO). Metode asesmen kebutuhan seleksi yang komprehensif dapat memberikan obyektifitas pengukuran kompetensi individu sesuai dengan standar kompetensi pada jabatan account officer. Kandidat yang berpotensi tentu saja memiliki korelasi yang positif untuk dapat mencapai high performance dalam jabatannya. Manfaat dan tujuan yang akan saya dapatkan adalah:1. Memperoleh hasil pengukuran yang sesuai dengan kebutuhan seleksi SDM2. Memperoleh gambaran kompetensi individu sesuai dengan standar jabatan organisasi.3. Mendapatkan profile kandidat dalam konteks potential people.4. Merekomendasikan kandidat yang memiliki potensi sesuai dengan standar kompetensi yang dibutuhkan dalam seleksi SDM.

Aspek-aspek pengukuran kompetensi untuk kasus rekrutmen AO ini, antara lain: kemampuan berpikir analitis, berpikir konseptual dan strategis, kemampuan teknikal AO, ketekunan kerja, motivasi, komunikasi interpersonal, komunikasi persuasif, kemampuan negosiasi, pengambilan keputusan, kerja sama tim, tanggungjawab kerja, kecepatan kerja, ketelitian kerja dan ketahanan kerja. Adapun alat tes yang dipakai disesuaiakn dengan kebutuhan komptensi pengukuran diatas, antara lain menggunakan: Tes IST, Papikostik, Tes Warteg, Tes BAUM & DAP, serta Tes Pauli. Model Penyajian hasil rekrutmen adalh berupa deskripsi (profile) individu yang mengarah pada rekomendasi diterima/tidak untuk posisi account Officer (AO) tersebut. Contoh: "kandidat memiliki komunikasi yang cukup baik. kandidat mampu membaur dengan orang lain, serta mampu menjalin kerja sama dengan orang lain sehingga mempermudahnya dalam proses penggalian informasi terkait dengan pekerjaannya. Hal ini didukung sikap keterbukaan dalam berinteraksi dengan lingkungan sosial. Kandidat termasuk seorang yang mampu bersikap fleksibel dalam memberikan pelayanan kepada orang lain. kandidat mampu menempatkan drinya dengan baik dalam melayani orang lain/customer. Kandidat mampu menunjukan sikap proaktif dengan customer terutama berkaitan dengan tugas pekerjaannya. Ia mampu memberikan informasi dengan baik yang berkaitan dengan bidang pekerjaaan yang dikuasainya" . Oleh karena itu dengan potensi kompetensi yang dimiliki kandidat tersebut, maka yang bersangkutan direkomendasikan/disarankan untuk dapat mengisi posisi account officer (AO) sesuai dengan potensi yang terungkap.BAB IIIPENUTUP3.1. Kesimpulan Analisis jabatan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan serta sifat individu lainya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Pengumpulan data dalam analisa jabatan dapat dilakukan melalui beberapa cara, yaitu :Observasi, Wawancara, Kuesioner, dan Catatan Harian Kerja Karyawan. Proses penyelenggaraan dalam analisa jabatan ada beberapa tahap-tahap, yaitu:Tahapan Persiapan, Pengumpulan Data, Kombinasi, Pengolahan data, dan diskusi hasil pengolahandata

3.2. Saran Dalam makalah ini kami penulis menyarankan agar analisis jabatan hendaknya dijalankan dengan sebaik mungkin, mengingat begitu pentingnya peran dan fungsi sumber daya manusia dalam rangka pencapaian tujuan yang ditetapkan organisasi dalam informasi mengenai analisis jabatan. Perkembangan psikologi manusia perlu menjadi perhatian utama bagi manajer sumber daya manusia, dalam rangka melakukan manajemen terhadap sumber daya manusia dalam organisasi.

Daftar RefrensiHanggraeni, dewi. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.http://fahmisidayuan.blogspot.co.id/2013/07/desain-dan-analisis-pekerjaan-jabatan_3.html. Diakses pada tanggal 26 September 2015. Pada pukul 19.30 p.m.http://dimitrics.blogspot.co.id/2012/01/definisi-proses-rekrutmen-dan-seleksi.html. Diakses pada tanggal 26 September 2015. Pada pukul 19.30 p.m.http://rockyvalentino.blogspot.co.id/2012/11/merekrut-karyawan-yang-berpotensi-studi.html. Diakses pada tanggal 26 September 2015. Pada pukul 19.30 p.m.http://makalainet.blogspot.co.id/2014/01/analisis-jabatan.html. Diakses pada tanggal 26 September 2015. Pada pukul 19.30 p.m.