PERTEMUAN 3

REKRUTMEN DAN SELEKSI

SDM

PENGERTIAN REKRUTMEN DAN SELEKSI

Menurut Henry Simamora (2006:170) Rekrutmen

Adalah ”Serangkaian aktivitas untuk mencari dan memikat

Pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan

pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan

yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.

Veithzal Rivai (2005:158) mendefinisikan rekrutmen

Sebagai ”Proses menentukan dan menarik pelamar yang

mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan”

Sadili Samsudin (2006:81),mendefinisikan rekrutmen

sebagai “ Proses mendapatkan sejumlah calon tenaga

kerja yang kualifaid untuk jabatan/pekerjaan tertentu dalam

suatu organisasi.

Henri Simamora (2006:170) dan veithzal Rivai

(2005:158) sependapat bahwa Proses Rekrutmen dimulai

pada saat calon mulai dicari dan berakhir tatkala lamaran

mereka diserahkan.

Seleksi, menurut Henry Simamora (2006:202), adalah

”Proses pemilihan dari sekelompok pelamar, Orang atau

orang-orang yang paling memenuhi kriteria seleksi untuk

posisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang ada saat ini

yang dilakukan oleh perusahaan”.

Veithzal Rivai (2005:170) mendefinisikan Seleksi

sebagai “Sarana yang digunakan dalam memutuskan

pelamar mana yang akan diterima”

Henry Simamora (2006:202), Veithzal Rivai (2005:170)

dan Sadili Samsudin (2006:95), berpendapat: Proses

Seleksi dimulai ketika pelamar melamar pekerjaan di

perusahaan dan berakhir tatkala perusahaan mengambil

keputusan pengangkatan. Proses Seleksi dimulai sesudah

proses penarikan (rekrutmen) berlangsung.

PROSEDUR REKRUTMEN DAN SELEKSI

Menurut Sahala P.Sinurat (2008:24) prosedur

Rekrutmen dan Seleksi, terdiri dari:

A. Permintaan Pengguna

Rekrutmen biasanya dimulai dengan adanya

permintaan dari unit-unit.Permintaan ini dituangkan dalam

“Formulir Permintaan”. Formulir permintaan berisi nama

jabatan, departemen,tanggal kapan karyawan mulai

bekerja dan berbagai informasi lainnya.

FORMULIR PENAMBAHAN TENAGA KERJA

Nama posisi

Pangkat

Tgl. Mulai Bekerja

Lokasi

Status

:

:

:

:

: Permanen

Sementara

Paruh waktu

Lain-lain

Alasan Permintaan:

…………………………………………………………………………………………………………………….

Persyaratan Mutlak:

1…………………..

2……………………

Dst…………….

Persyaratan Ingin:

1…………………….

2……………………

Persetujuan,…….,…….

Direktur HRD Direktur Utama

Tahapan permintaan Pengguna terbagi atas empat

Bagian, yaitu:

1. Penentuan Sasaran Rekrutmen dan Seleksi

Pernyataan sasaran diharapkan memenuhi kaidah:

a. Specifik (Spesifik)

Posisi yang hendak diisi harus spesifik jabatannya, misalnya: Memilih tiga orang Kepala Kantor Cabang.

b. Measurable (terukur)

Hasil akhir harus memuat jumlah yang akan direkrut

c. Attainable (Dapat dicapai)

Calon akan dapat diperoleh

d.Realistic (Realistis)

Harus realistis antara harapan terhadap calon yang

akan direkrut, jumlah calon yang mau direkrut dan

batas waktu perekrutan.

e.Time Bound (Mempertimbangkan Waktu)

Setiap kegiatan rekrutmen dan seleksi harus ada

batas waktu berakhir atau kapan calon karyawan

ditetapkan diterima

Contoh Penulisan sasaran dalam program rekrutmen dan Seleksi:

• Memilih seorang sekretaris Direktur Utama sebelum 31 Desember2008

Menentukan seorang supervisor penjualan sebelum 31 Maret 2007•

2. Penentuan Kualifikasi Syarat Mutlak dan Syarat Ingin

Kualifikasi jabatan, adalah “Persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon untuk dapat menduduki posisi yang hendak diisi. Disebut juga profil pekerjaan, yaitu persyaratan minimum yang harus dimiliki calon.

Ada dua persyaratan, yaitu:a. Persyaratan Mutlak (Must)

Adalah persyaratan yang harus dimiliki oleh calon untuk bisa dimajukan ke tahap berikutnya. Sebagai alat penyaring, maka persyaratan mutlak sebaiknya:

1) Terukur

Ada kuantitas yang menjadi ukuran sehingga

setiap orang yang terlibat memiliki persamaan

dalam menyaring

contoh terukur, pada rekrutmen koordinator

salesman, ada persyaratan mutlak,

“pernah menjadi salesman

2 tahun”

Dapat dibedakan

sekurang-kurangnya

2)

Meskipun syarat sulit diukur,tetapi dapat

dibedakan. Contoh: Syarat pelamar Sarjana

Ekonomi Akuntansi, maka syarat mutlaknya

mampu menunjukkan ijazah sarjana ekonomi

akuntansi.

b. Persyaratan Ingin (Want)

Persyaratan yang diinginkan oleh perusahaan

Persyaratan Ingin sebaiknya ditulis dalam bentuk

harapan. Sebagai contoh,bila perusahaan ingin merekrut

seorang manajer proyek, persyaratan Ingin, misalnya

memiliki kemampuan memimpin, atau memiliki

kemampuan membangun tim kerja yang baik

3. Penyusunan Jadwal Kegiatan

Jadwal kegiatan memuat kegiatan apa saja yang akan

dimulai dan kapan harus selesai, siapa yang

bertanggung jawab, dan berapa besarnya sumber daya

yang akan digunakan

Penentuan Alat tes

Menentukan alat-alat tes yang akan digunakan untuk

mendapatkan informasi tentang calon.

4.

Contoh Syarat Mutlak dan Syarat Ingin

Sasaran: Memastikan terpilihnya seorang

April 2007

Manajer SDM sebelum tanggal 1

Syarat Mutlak:

1.

2.

3.

Harus Sarjana Hukum

Pengalaman sebagai Manajer SDM minimal 5 tahun

Pernah, paling tidk satu kali, memimpin tim negosiasiperusahaan dengan pihak ketiga

mewakili

Syarat Ingin:

1.

2.

3.

4.

5.

Memiliki

Memiliki

Memiliki

Memiliki

Memiliki

kemampuan perubahan

Kemampuan berbahasa Inggris Keahlian

bidang sumber daya manusia pemahaman

mendalam tentang manajemen kemampuan

mengembngkan anak buah

Contoh Jadwal rekrutmen dan seleksi:

No Kegiatan Jadwal Pihak yang melaksanakan Ket

1. Permintaan Pengguna 5 Jan Staf Rekrutmen dan Seleksi

2. Perumusan

kebutuhan,Kualifikasi calon

7 Jan Manajer HRD/Rekrutmen

dan seleksi

3 Pemasangan iklan 17 Jan Staf Rekrutmen dan Seleksi

4 PenyaringanAwal

(Test tertulis)

7 Feb Staf Rekrutmen dan Seleksi

5 Wawancara-1 21 Feb Manajer HRD/Rekrutmen

dan seleksi

6 Wawancara-1 28 Feb Direktur SDM

7. Cek kesehatan 10 Mar Staf Rekrutmen dan Seleksi

8 Pengambilan Keputusan 14 Mar Manajer HRD/Rekrutmen

dan seleksi bersama

Direktur SDM

9 Penawaran 28 Mar Manajer HRD/Rekrutmen

dan seleksi bersama

Memastikan Terpilihnya Supervisor Marketing sebelum tanggal 1 April 2008

B. Pemasangan Iklan

Langkah selanjutnya dalam proses rekrutmen adalah menentukan apakah karyawan yang sesuai dengan kualifikasi tersedia dalam perusahaan atau harus dicari dari luar perusahaan.

Bagi perusahaan yang memiliki pengembangan sumber daya manusia yang baik, 80% merupakan promosi dari dalam dan sisanya 20% merupakan karyawan dari luar

Beberapa hal yang perlu dipikirkan Terkait dengan Iklan:

1. Penggunaan Kata-kata

Sangat penting untuk berpikir efisien. Untuk itu, cukup dicantumkan syarat mutlak saja.

2. Pemilihan Media

Tergantung pada jabatan yang ditawarkan. Bila ingin

mendapatkan pelamar dari seluruh kota besar di

Indonesia, maka yang paling cocok adalah Surat Kabar

harian yang beredar di kota-kota besar. Tetapi jika

jabatan yang ditawarkan tidak cukup strategis cukup

harian lokal.

Waktu Iklan

Hari yang cocok untuk pemasangan iklan lowongan

pekerjaan untuk surat kabar adalah hari Sabtu dan

Minggu.

3.

DRAFT IKLAN:

Sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang perminyakan

Membutuhkan seorang Manajer SDM

Syarat mutlak:

Harus Sarjana Hukum•

• Pengalaman sebagai Manajer SDM minimum 5 tahun

• Paling tidak pernah satu kali memimpin tim negosiasi mewakiliperusahaan dalam suatu kegiatan dengan pihak ketiga

Kami berikan paket remunerasi, tantangan, dan karir menarik bagi Anda

C. Seleksi Administrasi

Lamaran yang memenuhi Syarat Mutlak dipilah menjadi dua kelompok, yaitu kelompok-1: Calon-calon yang akan dipanggil ke tahap berikutnya, Kelompok-2 kelompok cadangan, yang akan dipanggil berikutnya bila seluruh calon di kelompok-1 kurang sesuai atau ditolak.

Sebaiknya ditetapkan jumlah calon untuk tiap tahapan rekrutmen dan seleksi.Setelah ditetapkan kelompok,selanjutnya perlu dilakukan penelitian terhadap para pelamar melalui surat lamaran dan Daftar Riwayat Hidup. Didalam meneliti Daftar Riwayat Hidup ada tiga bidang yang perlu mendapat perhatian:

Pengalaman Kerja Spesifik

Kemajuan Pada Setiap Jabatan

Kestabilan pekerjaan

1.

2.

3.

D. Tes

Untuk level yang lebih rendah, karena jumlah calon pelamar banyak maka pada umumnya perlu dilakukan tes, seperti matematika bahasa inggris dan tes-tes sederhana lainnya.

Untuk level yang tinggi, seperti Supervisor atau Manajer, tes sederhana tidak perlu dilakukan. Yang dilakukan adalah melakukan Assessment. Sebagai contoh calon diberi satu dokumen yang berisi informasi dan instruksi-instruksi yang harus dilakukan oleh calon.

E. Wawancara

Merupakan metode sistematis untuk mendapatkan informasi tentang calon pada bidang yang kritis untuk sukses

Contoh Hasil penentuan Alat TesUntuk lowongan Manajer SDM

Basket

KompetensiAlat Tes

KasusPresentasi

Test

TertulisWawancara

KonsultanLuar

In

1. Kepemimpinanx

2. Berpikir Konseptualx

3. Memecahkan Masalah dan

Mengambil Keputusanx x

4. Kemampuan Mempengaruhix

5. Fleksibiltasx

6. Wawasanx

x

7. Komunikasix

F. Pengecekan Kesehatan

Tujuannya memastikan bahwa calon memiliki fisik yang

bagus dan sehat untuk melakukan tugas-tugasnya

Pengecakan Referensi

kelak.

G.

Merupakan kesempatan yang palingmengecek hasil wawancara.

baik untuk

Sumber-sumber yang dapat dipakai

1.

2.

3.

4.

Atasan saat ini

Atasan sebelumnya

Kolega

Anak buah

5.Pelanggan

I. Penawaran Menjadi Karyawan

Hal-hal yang harus diperjelas

1. Gaji dan tunjangan

Nyatakan besarnya gaji dan tunjangan

ada salah pengertian.

Syarat Penawaran

sehingga tidak

2.

Misalnya menyerahkan Ijasah asli jika diterima

Persyaratan Relokasi

Bila posisi yang ditawarkan memuat relokasi

segera,perusahaan dan calon haruslah setuju kapan

perpindahan dilakukan

3.

4. Perjalanan Dinas

Jumlah Perjalanan dinas jika ada

Tanggal Mulai Kerja

Tanggal mulai bekerja harus dinyatakan spesifik

Tenggang waktu Penerimaan penawaran

Perlu diberi tenggang waktu untuk mendapatkan

kepastian jawaban dari calon

Persyaratan Kerja Khusus

Aspek pekerjaan yang berdampak pada bekerja diluar

jam kerja harus didiskusikan pada saat penawaran

pekerjaan

5.

6.

7.

SOAL TUGAS

PERTEMUAN 3

1. ”Proses menentukan dan menarik pelamar yang

mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan”,

adalah definisi

a. Motivasi

b. Pelatihan

dari…

d. Rekrutmen

e. Perencanaan

c. Analisis Pekerjaan

2. Proses Seleksi dimulai sesudah proses……a. Persiapan berlangsung

b. Panitya dari divisi SDM terbentuk

c. Konsultan Psikologi selesai ditunjuk

d. Penarikan (rekrutmen) berlangsung

e. Adanya permintaan dari user

3. Rekrutmen biasanya dimulai dengan adanya

permintaan dari unit-unit. Permintaan ini dituangkan

dalama. Rencana Kerja Divisi SDM

b. Keputusan Manajer Divisi SDM

c. Projek Plant Divisi SDM

d. Formulir Permintaan

e. Rapat Kerja

4. Posisi yang hendak diisi harus spesifik jabatannya,dalam Penentuan Sasaran Rekrutmen dan Seleksi,

sasaran ini memenuhi kaidah

a.

b.

c.

TerukurDapat Tercapai

MSDM

d. Spesifike. Realistis

5. Prosedur pertama dalam Rekrutmen dan Seleksi, adalah:

a.b.

c.

Menentukan metodenyaMembentuk Tim

Permintaan Pengguna

d. Menyewa Jasa Psikologie. Syarat pelamar