Pertemuan 10

Materi pembelajaran

1. Penanganan telepon keluar bagi sekretaris

2. Penanganan telepon masuk bagi sekretaris

1. Penanganan telepon keluar bagi sekretaris

a. Persiapan, antara lain : siapkan tujuan yang akan ditelepon Siapkan nomor yang akan dituju Siapkan alat tulis dan kertas untuk mencatat bila

diperlukan Bila sudah ada yang menerima telepon, sebutkan

identitas penelepon, sebutkan identitas penelepon, kemudian bicarakan yang lainnya

Bila terjadi salah sambung segera minta maaf Bila yang akan dihubungi melalui extention atau

pesawat khusus, tanyakan nomor pesawat yang bersangkutan

Bila nomor tidak ada atau kurang jelas, mintalah bantuan operator

b. Proses menelepon

Sekretaris kemungkinan dihadapkan pada 2 hal :

Menyambungkan untuk pimpinan Menyampaikan pesan pimpinan

2. Penanganan telepon masuk bagi sekretaris

a. PersiapanEtika bertelepon yang harus diperhatikan : Mengangkat telepon dengan segera bila telepon

berdering Memperkenalkan diri terlebih dahulu, apabila menerima

atau menghubungi seseorang melalui telepon Menggunakan bahasa yang formal Menyapa penelepon dengan sambutan ibu atau bapak Berbicara dengan ramah dan sopan Bertanya dengan bijaksana Mencatat pesan yang disampaikan Mengucapkan terima kasih dan salam pada akhir

pembicaraan Meletakkan gagang telepon dengan pelan

b. Proses meneleponHal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima telepon : Ketika telepon berdering, usahakan tidak lebih dari 3 kali Angkatlah gagang telepon dengan tangan kiri, sedangkan

tangan kanan memegang alat tulis Menjawab telepon secara tepat, singkat, jelas dan hormat

serta berikan identifikasi Memberikan keterangan dengan jelas dan sopan Jika pimpinan tidak ada di tempat, hubungi orang yang

telah diberi kuasa untuk menggantikan pimpinan Bila ada suatu keperluan, sebaiknya mintalah bantuan

kepada seorang rekan untuk menerima telepon Bila hubungan terputus, letakkan segera gagang telepon

Media pembelajaran

Mempergunakan semua peralatan kantor bagi sekretaris