JENIS-JENISSISTEM INFORMASI

MANAJEMEN PENDIDIKAN

Oleh :

Dr. H. Nurpit Junus, MM, CTQMPpityunus@pcr.ac.id

nurpitjunus@gmail.com

Program Studi Magister Manajemen PendidikanPasca Sarjana Universitas Riau

2014

Learning Objectives

LO1 Menjelaskan Sistem Informasi dan Organisasi untuk membuat keputusan manajemen

LO2 Menerangkan Jenis-jenis SIMP versi Dikti, dan interaksi jenis-jenis SIMP tersebut

LO3 Menjelaskan beberapa model dan contoh SISKE, SIAK, e-School Management

Sistem informasi saat ini merupakan bagian dari organisasi, termasuk organisasi pendidikan.

Peran SI beragam dari satu organisasi ke organisasi lainnya tergantung dari tingkat kebutuhan organisasi masing-masing, seperti: Beberapa SI hanya melakukan proses transaksi Beberapa lainnya membantu para pimpinan pendidikan

dalam membuat keputusan Beberapa lainnya mendukung arus informasi dalam

organisasi Beberapa lainnya mendukung team work

Knowledge Information System (KIS) Document Management System (DMS) Record Management System (RMS)

Sistem Informasi dan Organisasi

Informasi Internal Menggambarkan aspek operasional yg spesifik dari

suatu organisasi pendidikan

Informasi Eksternal Menggambarkan lingkungan yg mengelilingi

organisasi pendidikan

Informasi Obyektif Menggambarkan secara kuantitatif tentang

sesuatu yg diketahui.

Informasi Subyektif Mencoba menjelaskan tentang sesuatu yg saat ini

belum diketahui.

Deskripsi Informasi Organisasi Pddk

Pengelolaan Informasi pada Organisasi Pendidikan

Capturing Information Mengumpulkan, mendapatkan informasi pada titik awalnya.

Conveying Information Mempresentasikan informasi dalam bentuk yang berguna.

Creating Information Menciptakan informasi untuk mendapatkan informasi yg baru.

Cradling Information Menyimpan informasi untuk penggunaan di masa mendatang.

Communicating Information Mengkomunikasikan informasi ke orang/organisasi lain atau lokasi

lain.

Information in Decisions

Decisions are based on uncertainty and statistics

Information reduces uncertainty Type I error: Reject when true Type II error: Accept when false Changing critical value decreases

one error but increases the other. Added information

Tighter distribution Reduce both errors

It costs money to get more information

Click image to start/stop video.

HUBUNGAN MANAGEMENT HIERARCHY DENGAN INFORMATION SYSTEM HIERARCHY

The Major Types of Information Systems

Jenis-jenis Sistem Informasi Manajemen Pendidikan

Didasarkanpada

Level organisasi

Area fungsional

Dukungan yangtersedia

Arsitektur sistem informasi

SI pribadi

SI kelompok kerja

SI antarorganisasi

SI SDM

Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Otomasi Perkantoran

Sistem Pendukung Keputusan

SI Akuntansi

SI Keuangan

SI Pemasaran

SI Akademik

Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Pendukung Kelompok

Sistem Pendukung Cerdas

Sistem Berbasis MainframeSistem PC tunggal

Sistem komputasi jaringan

Tujuh Klasifikasi SIMPDukungan Organisasi

Transaction Processing System (TPS) Management Information System (MIS)Workgroup Support System (WSS)Decision Support System (DSS)Executive Information System (EIS)Inter-organizational SystemSistem Automasi Perkantoran (SAP)

Transaction Processing Systems

Suatu sistem yg melakukan pemrosesan transaksi yg terjadi di suatu organisasi.

Menghimpun, menyimpan, memproses data transaksi dan mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transaksi, misal pemasukan nilai, pembayaran SPP

Bila dikaitkan dengan tugas-tugas pengelolaan organisasi, aspek yg tercakup dalam TPS adalah:

Capturing information Creating information Cradling information Conveying information

Ada pada jantung setiap organisasi. Menyediakan antar muka utama (primary interface) kepada stakeholder Ditemukan di seluruh organisasi. Bila TPS tidak beroperasi, seluruh komponen organisasi akan menderita.

Karakteristik TPS

Input, Proses, Output dan User TPS

Basic business systems that serve the organization’s operational level

Input: Transactions, events Processing: Sorting, listing,

merging, updating Output: Detailed reports, lists,

summaries Users: Operations personnel,

supervisors

Management Information Systems

Istilah MIS sebagai salah satu implementasi SIM yg berbeda dg pengertian SIM secara luas.

MIS adalah suatu sistem yg menyediakan laporan-laporan periodik dan tetap (predetermined) yg merupakan ringkasan informasi dari suatu data base.

Bila dikaitkan dg tugas-tugas pengelolaan informasi, aspek pengelolaan informasi yg tercakup dalam MIS adalah: Creating information Conveying information

Karakteritik MIS

Memberikan tanda peringatan pada pengguna akan adanya masalah atau kesempatan

Tipe-tipe laporan: Periodic – diproduksi pada interval waktu yg telah

ditetapkan. Summarized – informasi agregat dalam suatu

bentuk tertentu. Exception – hanya menunjukkan sebuah sub set

informasi yg tersedia Comperative – menunjukkan dua atau ebih

kumpulan dari informasi yg sejenis

Input, Proses, Output dan UserServe: management level; provide reports

and access to company dataInput: Summary transaction data,

high- volume data, simple modelsProcessing: Routine reports, simple models, low-level analysisOutput: Summary and exception

reportsUsers: Middle managers

Decisison Support System

DECISION SUPPORT SYSTEM

Bahasan mengenai Decision Support System (DSS) mencakup DSS + Artificial Intelligence (AI).

DSS dirancang untuk mendukung proses pengambilan keputusan bilamana ada suatu permasalahan yang tidak terstruktur.

AL – ilmu dan teknologi untuk membuat mesin dapat menirukan pola pemikiran manusia.

Bila dikaitkan dengan tugas-tugas pengelolaan informasi, aspek pengelolaan informasi yang tercakup dalam DSS:

Creating information Conveying information

20

Decision-Support Systems Serve management level with data

analysis for making decisions

Input: Low-volume data or massive databases, analytic models, and data analysis tools

Processing: Interactive, simulations, and analysis

Output: Special reports, decision analyses, responses to queries

Users: Professionals, staff managers

22

Contoh Model DSS

EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM

Executive Information System (EIS) adalah sistem MIS yang sangat interaktif dan dikombinasikan dengan DSS dan AI untuk membantu para eksekutif dalam mengidentifikasi dan mengatasi msalah dan kesempatan.

Aspek pengelolaan informasi yang tercakup dalam EIS:

Creating information Conveying information

23

Memanfaatkan suatu Data Warehouse. Memiliki kemampuan/kapabilitas Drill

Down. Presentasi data yang fleksibel Menggunakan alat bantu (software) DSS Akses ke berbagai informasi.

Karakteristik EIS

Executive Support Systems (ESS)

Provide communications and computing environment that serves the organization’s strategic level

Input: External and internal aggregate data

Processing: Graphics, simulations, interactive

Output: Projections, responses to queries

Users: Senior Managers

Typical Model Executive Support System

Workgroup Support System

WORKGROUP SUPPORT SYSTEM

Workgroup Support System (WSS) adalah suatu sistem yang secara spesifik dirancang untuk meningkatkan unjuk kerja tim melalui dukungan aliran informasi dan fasilitas berbagai informasi.

Aspek pengelolaan informasi yang tercakup dalam WSS hanyalah communicating information.

28

Karakteristik WSS Mendukung fasilitas penguna bersama,

penyebaran dan alur informasi. Mendukung:

Project teams – memecahkan permasalahan spesifik atau memanfaatkan kesempatan spesifik, kemudian pindah ke proyek lain bila selesai.

Permanent teams – SDM dari seluuruh departemen yang menjalankan alur pekerjaan secara konsisten.

Mencakup Groupware

29

Groupware Groupware merupakan terminologi untuk

software yang mendukung upaya kolaboratif suatu tim kerja.

Groupware ini mendukung 3 fungsi: Team Dynamics. Pengelolaan Dokumen Pengembangan Aplikasi.

30

Dukungan Groupware untuk Team

Dynamics Electronic Messaging –komponen saoftware yang membantu angota tim untuk berkomunikasi.

Electronic Meting Support – komponen software yang membantu dalam penjadwalan pertemuan dan memonitor tindak lanjut dari pertemuan tersebut.

Electronic Support Software: Group Scheduling Electronic Meeting Videoconferencing. Whiteboard

31

Dukungan Groupware untuk Pengeloaan Dokumen

Group Document Database – sebuah fasilitas penyimpanan yang digunakan untuk mengorganisir dan mengelola seluruh dokumen yang digunakan oleh suatu tim tertentu.

Terdiri dari dokumen yang banyak tim Mendukung banyak tingkatan keamanan

(security) Dapat menyimpan informasi dalam berbagai

bentuk dan format.

32

Dukungan Groupware untuk Pengembangan Aplikasi Fasilitas Pengembangan Aplikasi – suatu dasar

rancang bangun yang kaya yang dapat digunakan untuk membangun aplikasi secara cepat, sehingga kerjasama tim bisa benar-benar dilaksanakan.

Dasar rancang bangun tersebut mencakup: Prewritten Programming tools – untuk menciptakan aplikasi yang

bersifat unik Work Flow Automation Software – dirancang untuk

mengotomasikan alur dokumen dalam suatu proses kerja atau prosedur yang spesifik.

33

Sistem Informasi Eksekutif Pendidikan (SIEP)

SIEP merupakan subsistem sistem informasi dalam suatu organisasi pendidikan yang dibuat untuk kepentingan eksekutif pendidikan.

SIEP terdiri dari gabungan sistem yang dapat menangani data eksekutif yang berasal dari luar/dalam dan data yang berasal dari hasil pemikiran eksekutif/catatan

Aspek pengelolaan informasi: Creating information Conveying information

35

Memanfatkan suatu Data Warehouse Memiliki kemampuan/kapabilitas Drill Down Prsentasi data yang fleksibel. Menggunakan alat bantu (software) DSS Akses ke berbagai informasi.

Karakteristik SIEP

Data dan Informasi Eksternal

Komputer utama Perusahaan

Workstation Eksekutif

Database Eksekutif

Personal Computer Informasi

Ditayangkan

Permintaan Informasi

Softwrae Aplikasi

E-mail

Database Organiaasi

Berita Mutahir Utama Komputer

Ke workstation eksekutif lain

ServerPusat

Model Sistem Informasi Eksekutif Pendidikan

37

Interorganizational System

INTERORGANIZATIONAL SYSTEM

Interorganizational System (IOS) mengotomasi-kan arus informasi antar organisasi untuk mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas organisasi.

Aspek pengelolaan informasi yang terkait dengan IOS adalah communicating information.

39

Karakteristik IOS Mendukung pemanfaatan Elektronik Data

Interchange (EDI) – transfer komputer-ke-komputer secara langsung suatu transaksi informasi yang tercantum dalam dokumen standar.

Memungkinkan banyak organisasi menciptakan suatu economis scale dalam teknologi.

Menyediakan cara untuk organisasi-organisasi agar dapat bekerjasama dan menciptakan produk dan jasa baru.

40

Sistem Automasi Perkantoran

Sistem yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas data pekerjaan

Sistem pada Level Pengetahuan Pengelolaan kata Document imaging E-mail Electronic calendering Voice mail Audio conferencing Video conferencing Computer conferencing Imaging Desktop publishing Video text

Sembilan SIMP Versi Dikti (1994)

1. Sistem Informasi Akademik

2. Sistem Informasi Ketenagaan (SDM)

3. Sistem Informasi Sarpras

4. Sistem Informasi Penelitian

5. Sistem Informasi Pengabdian pada Masyarakat

6. Sistem Informasi Kemahasiswaan dan Alumni

7. Sistem Informasi Perpustakaan

8. Sistem Informasi Keuangan

9. Sistem Informasi Kerjasama

Hubungan SIMP dengan Sub Sistem Informasi Lain43

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKADEMIK

SISTEM INFORMASI

KETENAGAAN

SISTEM INFORMASI SARANA &

PRASARANA

SISTEM INFORMASI

PENGABDIAN MASYARAKAT

SISTEM INFORMASI

KERJASAMA

SISTEM INFORMASI PENELITIAN

SISTEM INFORMASI

KEMAHASISWAAN

SISTEM INFORMASI KEUANGAN

SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN

44

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENDIDIKAN (Organisasi Jasa Pendidikan)

Sistem Informasi

Pemasaran

Sistem Informasi Operasi

Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi

SDM

Sistem InformasiEksekutif Pendidikan Puncak

Menengah

Bawah

Manajemen Pemasaran

Manajemen Operasi

Manajemen Keuangan

Manajemen SDM

TingkatanManajemen

Mandukung

45

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENDIDIKAN (Organisasi Jasa Pendidikan)

Sistem Informasi

Pemasaran

Sistem Informasi Operasi

Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi

SDM

Sistem InformasiEksekutif Pendidikan Puncak

Menengah

Bawah

Manajemen Pemasaran

Manajemen Operasi

Manajemen Keuangan

Manajemen SDM

TingkatanManajemen

Mandukung

46

Model Sistem Informasi Operasi Jasa Pendidikan

Subsistem informasi Proses Operasi

Subsistem informasi Persediaan

Subsistem Kualitas Layanan

Sistem Informasi Akuntansi

SubsistemInfrastruktur

Jasa

Subsistem Informasi IntelejenOperasi

Sumber internal

Sumber eksternal

Pemakai

DatabaseOperasi

Jasa Pendidikan

Data Informasi

SubsistemBiaya

47

Sistem Informasi Pemasaran Pendidikan

Sistem informasi pemasaran pendidikan merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain secara harmonis dengan tujuan untuk mengolah data yang berkaitan dengan masalah pemasaran pendidikan menjadi informasi pemasaran pendidikan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengambil keputusan dalam rangka melaksanakan fungsinya

Sistem Informasi Pemasaran

Interaksi Pemasaran Otomatisasi Penjualan

Manajemen Penjualan

Promosi dan Periklanan

Peninjauan & Penelitian Pasar

Pelayanan Pelanggan

Manajemen Operasi

48

Model Sistem Informasi Pemasaran Jasa Pendidikan

Subsisteminformasi

Produk Pddk

Subsistem informasiTempat

Subsistem informasiPromosi

Subsistem informasi

Biaya Pddk

Subsistem informasi

Bauran Terpadu

Subsistem Informasi Akuntansi

Subsistem Informasi

Riset Pemasaran

SubsistemInformasi Intelejen

Pemasaran

Sumber eksternal

DatabasePemasaran

Jasa Pendidikan

Data Informasi

Pemakai

Sumber internal

49

Model Sistem Informasi Keuangan Pendidikan

Sistem informasi keuangan pendidikan dirancang untuk menyediakan informasi yang berhubungan dengan arus uang di organisasi pendidikan

Subsistem informasiPeramalan Keuangan

Subsistem informasiPembiayaan

Subsistem Informasi Akuntansi Keuangan

Subsistem Informasi

Audit Intern

Subsistem Informasi Intelejen

Keuangan

Sumber internal

PemakaiDatabaseKeuangan

Sumber eksternalSubsistem informasi

Pengendalian

Data Informasi

50

Model Sistem Informasi SDM Pendidikan

Subsistem informasiPerencanaan SDM

Subsistem informasi Penerimaan SDM

Subsistem Informasi Akuntansi Penggajian

Subsistem Informasi Intelejen

SDM

PemakaiDatabaseSDM

PendidikanSumber eksternal

Subsistem informasi Manajemen SDM

Subsistem informasiKonpensasi/ Benefit

Subsistem informasiPengembangan

Subsistem informasiPemberhentian

Data Informasi

Subsistem Informasi Riset

SDM

Sumber internal

51

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pendidikan

Manajemen sumber daya manusia meliputi aktivitas merencanakan, menerima, menempatkan, melatih dan mengembangkan serta memelihara atau merawat sumber daya atau tenaga kependidikan dan non kependidikan

Empat aspek penting dalam perencanaan SDM Pendidikan - Kebutuhan SDM dimasa mendatang- Keseimbangan SDM dimasa mendatang- Penerimaan atau pemberhentian/pensiun SDM- Pengembangan SDM

Dua faktor agar perencanaan SDM Pendidikan efektif:- Rencana strategis organisasi pendidikan- Masa depan lingkungan organisasi pendidikan

Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Tinggi

Contoh Sistem Informasi Perpustakaan

04/13/2023 57

MODEL PENGELOLAAN SIMP PADA PERGURUAN TINGGI

PENGELOLASISTEM INFORMASI

PelayananINTERNET

Sistem INFORMASI TERPADU

E-Learning dan

Distance Learning

Sub-Bag Teknik

Teknisi Kepala· Teknisi Hardware· Teknisi Software

Sub-Bag Adm. & Keu

Ka-Sub-Bag+STAF

Internet &

Jaringan Kampus

Sistem Informasi Terpadu

DIGITAL LIBRARY

Production House

Self Learning Facilities

Learning Management

Systems

MULTIMEDIA

5C: Computer, Communication, Contents, ……………….COMMITMENT and CARE

Apakah disekolah Anda sudah dilaksanakan Sistem Automasi Perkantoran (SAP)?

Jika belum, apa yang harus Anda dilakukan agar SAP dapat diterapkan?

Tugas Kelompok (3)

Question and Answer