5/13/2010 1

POKOK BAHASAN DALAM PERSIAPAN PENGADAAN

1. TUJUAN DAN TIGA BATASAN

5/13/2010 2

2. BUTIR-BUTIR POKOK DALAM RANGKA PERSIAPAN PENGADAAN

3. PERENCANAAN PENGADAAN

4. PEMBENTUKAN PANITIA/PEJABAT PENGADAAN

5. PERUMUSAN TUGAS POKOK PANITIA/PEJABAT PENGADAAN

6. PENYUSUNAN JADUAL PELAKSANAAN PENGADAAN

8. PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN

9. PENYUSUNAN HARGA PERKIRAAN SENDIRI/OWNER’S ESTIMATE

7. PENETAPAN SISTEM PENGADAAN

TUJUAN DAN TIGA BATASAN

1. Tujuan persiapan pengadaan barang/jasa

a. Diperolehnya barang/jasa dengan kualitas yang diharapkan/ditetapkan

b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri.

2. Tiga Batasan (Triple Constrant)

a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak diperkanankan dilampaui jumlah pengeluarannya

b. Jadual kegiatan/proyek dalam kaitan dengan kurun waktu (lamanya) dan tanggal akhir yang telah ditentukan

c. Mutu produk atau hasil kegiatan/proyek yang harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat dipertanggung-jawabkan

5/13/2010 3

BUTIR-BUTIR POKOK DALAM RANGKA PERSIAPAN PENGADAAN

Prinsip-prinsip efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif serta akuntabel hendaknya menjiwai serta menjadi koridor bagi persiapan pengadaan.

Perlu diketahui secara pasti sumber pendanaan untuk pengadaan barang/jasa

Perlu didefinisikan sejak awal bahwa pengadaan barang/jasa yang akan dilakukan apakah memerlukan penyedia barang/jasa atau akan dilaksanakan sendiri

Perlu diketahui secara jelas pengadaan jenis apa yang akan dilakukan

5/13/2010 4

5/13/2010 5

Prinsip Dasar :

Efisien, berarti harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

Efektif, berarti harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberi manfaat yg sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan.Terbuka dan bersaing, berarti harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat dan dilakukan melalui persaingan yang sehat berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa terbuka bagi semua peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas.

Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu

Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan, maupun manfaat bagi kelancaran tugas umum pemerintahan.

PERENCANAAN PENGADAAN

1. Penyusunan Paket Ketentuan pemaketan pekerjaan : penggunaan produksi dalam negeri dan usaha kecil termasuk koperasi

kecil, larangan memecah paket pengadaan barang/jasa, larangan menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang menurut

sifat pekerjaan dan efisiensinya seharusnya terdesentralisasi atau dilakukan usaha kecil, serta

larangan menentukan kriteria dan persyaratan bagi penyedia barang/jasa yang diskriminatif

2. Biaya Pengadaan Honorarium pengelola proyek Biaya iklan di media cetak Biaya untuk penggandaan dokumen pengadaan Biaya untuk rapat Biaya mencari data bagi penyusunan OE/HPS Biaya untuk peninjauan lapangan

5/13/2010 6

PEMBENTUKAN PANITIA/PEJABAT PENGADAAN

5/13/2010 7

B/JP/JL JKPejabat 0 - 50 Juta 1 - 50 JutaPanitia Min 3 Orang 0 - 500 Juta 0 - 200 JutaPanitia Min 5 Orang > 500 Juta > 200 Juta

JENIS PENGADAANPANITIA/PEJABAT PENGADAAN

Tata cara pengadaan Substansi pekerjaan/kegiatan yang bersangkutan Hukum perjanjian/kontrak

1. Jumlah

2. Unsur-Unsur Panitia Pengadaan harus memahami

PEMBENTUKAN PANITIA…(Lanjutan)

5/13/2010 8

Tidak boleh diangkat menjadi panitia/pejabat pengadaan, orang yang berpotensi terjadinya conflict of interest yaitu : pengguna barang/jasa, bendaharawan, keluarga

sendiri dan aparat pemeriksa, serta tidak bersertifikat keahlian pengadaan

3. Anggota panitia/pejabat pengadaan : pegawai negeri Dapat diangkat dari unit

kerja/instansi/departemen/lembaga lain

4. Masa kerja panitia/pejabat pengadaan Dimulai persiapan sampai dengan dokumen kontrak

siap ditandatangani (secara formal) bahkan sampai dengan pelaksanaan audit oleh unit pemeriksa internal/eksternal (informal)

PERUMUSAN TUGAS POKOK PANITIA/PEJABAT PENGADAAAN

5/13/2010 9

Menyusun jadual dan menetapkan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan Menyusun dan menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Menyiapkan dokumen pengadaan Mengumumkan pengadaan barang/jasa Melakukan penilaian kualifikasi penyedia barang/jasa Melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran yang masuk Mengusulkan calon pemenang Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan Menandatangani pakta integritas Memberikan penjelasan lelang (Aanwijzing) Melakukan klarifikasi kepada penyedia barang/jasa, apabila ada data atau hal-hal

yang dirasakan kurang jelas atau meragukan Melakukan negosiasi untuk pengadaan B/JP/JL dengan metoda pemilihan

langsung dan penunjukkan langsung, maupun pengadaan jasa konsultansi Mencari informasi dalam rangka meyakini atau memastikan suatu badan usaha

tidak masuk dalam daftar hitam instansi pemerintah manapun.

Rincian tugas tersebut dituangkan dalam Surat Keputusan Penggana Barang/JasaRincian tugas tersebut dituangkan dalam Surat Keputusan Penggana Barang/Jasa

• Dalam Keppres 80/2003, pasal 12 jadwal waktu diatur dgn lebih leluasa sbb: Pengguna B/J wajib mengalokasikan waktu yg cukup u/ penayangan pengumuman, kesempatan u/ pengambilan dokumen, kesempatan u/ mempelajari dokumen, dan penyiapan dokumen penawaran.

• Dlm Lamp. I u/ Pel. Umum dg pra kualifikasi disebutkan sbb:a) Penayangan pengumuman prakualifikasi sekurang2nya dilaks. Selama 7 hari kerja di papan

pengm.resmi u/ penerangan umum, dan internet. Sedangkan pengm. Melalui radio, media cetak, tv minimal dilakukan 1 kali, diawal masa penguumamn.

b) Pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tgl pengm. s.d. satu hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi.

c) Batas akhir pemasukan dok.prakualifikasi sekurang2nya 3 hari kerja setelah berakhirnya penayangan pengm.prakualifikasi

d) Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas akhir pengambilan dok.prakualifikasi sekurang2nya 7 hari kerja.

e) Pengambilan dok.penawaran dilakukan 1 hari sebelum pemasukan dok.penawaran.f) Penjelasan (aanwijzing) dilaksanakan paling cepat 7 hari kerja sejak tgl pengumuman.g) Pemasukan dok.penawaran dimulai 1 hari setelah penjelasan. Batas akhir pemasukan

dok.penawaran sekurang2nya 7 hari kerja setelah penjelasan.

5/13/2010 10

PENYUSUNAN JADUAL PELAKSANAAN PENGADAAN

5/13/2010 11

PELELANGAN UMUM DENGAN PRAKUALIFIKASI1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

1 Pengumuman Prakulifikasi 7 hari2 Pendaftaran dan pengambilan

dokumen prakualifikasi9 hari

3 Pemasukan dokumen prakualifikasi 9 hari4 Evaluasi dokumen prakualifikasi tidak diatur5 Pengumuman hasil prakualifikasi tidak diatur6 Masa sanggah atas hasil

prakualifikasitidak diatur

7 Undangan Lelang tidak diatur8 Pengambilan dokumen pemilihan

penyediatidak diatur lama

pengambilan9 Penjelasan (Aanwijzing) min 7 hr sejak

pengumuman10 Pemasukan dokumen penawaran 7 hari11 Pembukaan dokumen penawaran hari terakhir pemasuk-

kan dok. penawaran12 Evaluasi dokumen penawaran tidak diatur13 Penetapan pemenang tidak diatur14 Pengumuman pemenang maks 2 hr setelah

surat penetapan15 Masa sanggah maks 5 hr sejak

pengumuman16 Penunjukan pemenang (SPPBJ) paling lambat 5 hr

sejak pengumuman17 Penandatanganan kontrak paling lambat 14 hr

sejak SPPBJ

No Uraian Kegiatan KeteranganHari Kerja Ke-

• Sedangkan u/ pelel. umum dgn pasca kualifikasi, diatur sbb:

a) Penayangan pengum.lelang sekurang2nya dilaksanakan dalam 7 hari kerja di papan pengum. Resmi u/penerangan umum, dan internet sedangkan melalui radio, tv media cetak minimal 1 kali diawal masa pengumuman.

b) Pengambilan dok.penawaran diakukan 1 hari kerja setelah pengum. s.d. 1 hari sebelum batas akhir pemasukan dok.penawaran

c) Penjelasan dilaksnakan paling cepat 7 hari kerja sejak tgl pengumuman.

d) Pemasukan dok.penawaran dimulai 1 hari kerja setelah peje-lasan. Batas akhir pemasukan dokumen penawaran sekurang2nya 7 hari kerja setelah penjelasan.

5/13/2010 12

PENYUSUNAN JADUAL …(Lanjutan)

5/13/2010 13

PELELANGAN UMUM DENGAN PASCAKUALIFIKASI

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 231 Pengumuman lelang min 7 hari2 Pendaftaran dan pengambilan

dokumen13 hari

3 Penjelasan (Aanwijzing) paling cepat 7 hr sejak tanggal pengumuman

4 Pemasukan penawaran min 7 hari5 Pembukaan dokumen penawaran hari terakhir pemasuk-

kan dok. penawaran6 Evaluasi dokumen penawaran tidak diatur7 Penetapan pemenang tidak diatur8 Pengumuman pemenang maks 2 hr setelah

surat penetapan9 Masa sanggah maks 5 hr sejak

pengumuman10 Penunjukan pemenang (SPPBJ) paling lambat 5 hr

sejak pengumuman11 Penandatanganan kontrak paling lambat 14 hr

sejak SPPBJ

Hari Kerja Ke-No Uraian Kegiatan Keterangan

PENETAPAN SISTEM PENGADAAN

METODA PEMILIHAN PENYEDIADisesuaikan dengan jenis, sifat, nilai barang/jasa serta kondisi lokasi, kepentingan masyarakat, dan jumlah penyedia barang/jasa yang ada/mampu melaksanakan pekerjaan yang diadakan

Metoda yang digunakan : Untuk pengadaan barang/jasa pemborongan/jasa lainnya :(1) pelelangan umum, (2) pelelangan terbatas, (3) pemilihan langsung, dan (4) penunjukkan langsung.

Untuk pengadaan jasa konsultansi : (1) seleksi umum, (2) seleksi terbatas, (3) seleksi langsung, dan (4) penunjukkan langsung

5/13/2010 14

Untuk penunjukan langsung tidak perlu persetujuan Menteri/Gubernur/Bupati/Walikota

PENETAPAN …(Lanjutan)

METODA PENYAMPAIAN DOKUMEN

1. Metoda Satu SampulKeseluruhan dokumen penawaran baik administrasi, teknis, maupun harga dimasukkan ke dalam satu sampul

2 Metoda Dua SampulDokumen administrasi dan dokumen teknis dimasukkan pada sampul I, dan dokumen penawaran biaya dimasukkan pada sampul II

3. Metoda Dua TahapTahap I dimasukkan sampul I yang memuat persyaratan administrasi dan teknis. Tahap II hanya yang lulus evaluasi, menyampaikan penawaran harga yang dimasukkan pada sampul II pada tahap kedua.

5/13/2010 15

PENETAPAN …(Lanjutan)

METODA EVALUASI PENAWARAN

1. Sistem Gugur Membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan

2 Sistem Nilai • Memberikan nilai angka tertentu pada setiap unsur yang dinilai berdasarkan

kriteria dan nilai yang telah ditetapkan • Kriteria kelulusannya dapat ditentukan dengan passing grade

3. Sistem Penilaian Biaya Selama Umur TeknisMemberikan nilai pada unsur-unsur : umur ekonomis, harga, biaya operasi dan pemeliharaan, dalam jangka waktu tertentu

5/13/2010 16

5/13/2010 17

Sistem Nilai(Merit Point System)

Pengadaan Barang : 1 (satu) Unit Turbin Air

No. Unsur Penilaian NilaiBobot

Penawar“A”

Penawar“B”

Penawar“C”

1. Harga alat (setelahdievaluasi)

50 50 45 44

2. Harga suku cadang 10 7 4 5

3. Disain teknis dan kinerja 15 11 14 15

4. Waktu penyerahan 5 3 3 5

5. Pelayanan pasca jual 10 6 7 8

6. Standardisasi 10 6 8 8

Total 100 83 81 85

Peringkat II III I

5/13/2010 18

SISTEM PENILAIAN BIAYA SELAMA UMUR EKONOMIS(Economic Life Cycle Cost System)

Pengadaan Barang : 1 (satu) Unit Buldozer(x

Rp 1 Juta)

No.Umur Penilaian Penawar

“A”Penawar

“B”

A Harga Penawaran (setelah koreksi aritmatik) 300 250

B Biaya Operasional (8 Tahun) 250 200

C Biaya Pemeliharaan (8 tahun) 240 300

D Nilai Sisa ( - ) 30 25

Biaya Selama Umur Ekonomis 760 725

Peringkat Tanpa Preferensi Harga II I

E Preferensi Komponen Dalam Negeri -- 37.5

Total Harga Evaluasi 760 762.5

Peringkat Dengan Preferensi Harga I II

PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN

1. Jenis Dokumen Pengadaana. Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa Lainnya

- Dokumen pemilihan penyedia- Dokumen pasca/prakualifikasi

b. Dokumen Pengadaan Jasa Konsultansi- Dokumen pemilihan penyedia- Dokumen prakualifikasi

2. Penyiapan dan Pengesahan Dokumen PengadaanDokumen pengadaan disiapkan panitia/pejabat pengadaan dan disahkan pengguna barang/jasa

5/13/2010 19Dilarang membuat ketentuan/syarat yang membatasi keikutsertaan penyedia

barang/jasa dari luar domisili propinsi/kabupaten/kota lokasi pengadaan barang/jasa

PENYUSUNAN …(Lanjutan)

3. Urgensi penyusunan dokumen pemilihan penyedia Menjadi dasar pelaksanaan dalam pelelangan sampai pelaksanaan kontrak Kesalahan dokumen lelang akan berakibat fatal Belum ada standar dokumen pemilihan penyedia yang berlaku secara nasional

4. Informasi yang diperlukan dalam penyusunan dokumen pemilihan penyedia Peraturan perundang-undangan yang diterapkan Jenis kontrak Sumber dana Metoda pengadaan Nilai kontrak Standar-standar Nasional Indonesia dll.

5/13/2010 20

PENYUSUNAN …(Lanjutan)

5. Isi Dokumen Pemilihan Penyedia

Bab I Instruksi Kepada Peserta Pengadaan:

A. Umum :1) Latar belakang, maksud dan tujuan serta lingkup pekerjaan, 2) sumber dana, 3) persyaratan dan kualifikasi penyedia (lihat Pasal 11 Hal. 14-16 dan

Lampiran I Bab II Hal 39-41)4) jumlah dokumen (untuk pengadaan jasa konsultan rangkap 3), 5) peninjauan lapangan

B. Dokumen Pemilihan Penyedia: Isi, penjelasan, dan perubahan dokumen pemilihan penyedia

C. Penyiapan Penawaran : 1) Bahasa penawaran, 2) penulisan harga penawaran,

5/13/2010 21

PENYUSUNAN …(Lanjutan)

3) masa berlaku penawaran, 4) surat jaminan penawaran (jaminan penawaran sebasar

nominal 1-3% HPS dan Lihat Bab II Hal 50-51), 5) usulan penawaran alternatif, 6) bentuk penawaran, dan 7) cara penandatangan surat penawaran (oleh dirut atau yang

dikuasakan atau kepala cabang, bermaterai dan bertanggal)

D. Pemasukan Penawaran : 1) cara penyampulan dan penandaan sampul penawaran, 2) batas akhir waktu penyampaian, 3) perlakuan terhadap penawaran yang terlambat, serta 4) larangan post bidding,

5/13/2010 22

PENYUSUNAN …(Lanjutan)

E. Pembukaan Penawaran dan Evaluasi : 1) Pembukaan penawaran2) Kerahasiaan proses3) Klarifikasi dokumen penawaran4) Pemeriksaan kelengkapan dokumen penawaran5) Pemeriksaaan kesalahan (koreksi aritmatik)6) Sistem evaluasi penawaran, meliputi kriteria, formulasi, tata

cara evaluasi, serta preferensi harga7) Dalam hal penggunaan motoda pascakualifikasi : kriteria

penetapan pemenang, hak dan kewajiban pengguna untuk menolak/menolak penawaran, syarat penandatanganan kontrak, dan surat jaminan pelaksanaan.

5/13/2010 23

PENYUSUNAN …(Lanjutan)

Bab II Bentuk Penawaran dan Perjanjian Berisi bentuk atau contoh-contoh : surat penawaran, surat kuasa, surat

sanggahan, bentuk perjanjian/kontrak

Bab III Syarat-syarat KontrakUmum :

1) definisi, 2) istilah, hak, kewajiban, tanggung jawab para pihak, sanksi,

penyelesaian perselisihan, dan peraturan perundangan yang berlaku

Khusus : memuat ketentuan yang lebih spesifik seperti pengunduran rencana dan tanggal penyelesaian, percepatan, dan penundaan atas perintah pengguna/direksi pekerjaan, perubahan kualitas, sertifikat pembayaran, pajak, retensi, denda keterlambatan, bonus atas pekerjaan yang selesai sebelum waktunya, uang muka, jaminan-jaminan, penyelesaian kontrak, pemutusan kontrak, pembayaran pada pemutusan.

5/13/2010 24

PENYUSUNAN …(Lanjutan)

Bab IV Data Kontrak Berisi data-data yang merupakan resume terkait dengan kontrak

Bab V Spesifikasi Teknis Berisi uraian dari spesifikasi barang/jasa yang tidak mengarah pada merk

tertentu, macam/jenis, kapasitas, dan jumlah peralatan utama minimal yang diperlukan, syarat-syarat material/bahan yang dipergunakan, gambar-gambar kerja, kriteria kinerja produk yang dinginkan

Bab VI Daftar Kuantitas dan Harga Berisi uraian singkat mengenai jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan

atau barang yang akan dipasok, negara asal barang, volume pekerjaan, harga satuan barang yang akan ditawarkan, komponen produksi dalam negeri, harga total pekerjaan/barang, biaya satuan angkut, PPN dan pajak lainnya

5/13/2010 25

PENYUSUNAN …(Lanjutan)

Bab VII Gambar-gambar Berisi gambar-gambar kerja, kriteria kinerja produk yang

dinginkan

Bab VIII Bentuk-bentuk Jaminan Berisi bentuk atau contoh-contoh dari surat jaminan penawaran

(bid bond), surat dukungan bank, surat jaminan pelaksanaan, surat jaminan uang muka, surat jaminan pemeliharaan.

5/13/2010 26

PENYUSUNAN …(Lanjutan)

6. Dokumen Pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi

Beberapa kekhususan untuk dokumen pemilihan adalah sbb: Untuk jasa konsultansi dilengkapi dengan KAK yang berfungsi sebagai

dokumen untuk : menjelaskan tujuan dan lingkup jasa konsultansi serta keahlian yang

diperlukan, sebagai acuan dan informasi untuk menyiapkan kelengkapan administrasi,

usulan teknis, dan usulan biaya yang akan diajukan penyedia jasa, dan acuan dalam evaluasi usulan, klarifikasi dan negosiasi dengan penyedia

jasa terpilih, sebagai dasar dalam pembuatan kontrak, sekaligus acuan evaluasi atas hasil kerja konsultan

Kontrak lebih dari 12 bulan, bila perlu dicantumkan ketentuan tentang penyesuaian harga

5/13/2010 27