Persiapan Lelang Dini TA 2018 dan Penerapan Sistem PBJ...

Persiapan Lelang Dini TA 2018 dan

Penerapan Sistem PBJ Terintegrasi

olehBagian Layanan Pengadaan

Biro PBMN dan Layanan PengadaanSekretariat Jenderal

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

Outline LELANG DINI

– Profil PBJ Kementerian PUPR

– Percepatan PBJ

– Rencana Aksi

– Capaian Lelang Dini 2017 SISTEM PBJ TERINTEGRASI

– Permasalahan dan Harapan

– Milestones

– Demo Sistem PENUTUP

http://ulp.pu.go.id || [email protected]

1LELANG DINI

Capaian Lelang Dini TA 2017

SEKARANG 3 September 2017

SISA WAKTU KE 1 OKTOBER 2017 ( LELANG DINI )27 HARI di SEPTEMBER = 27 HARI KALENDER

= 20 HARI KERJA < 1 BULAN

4.791 paket32 T

Pengumuman

Okt-Des4.791 paket (43%)

32 T (66%)

*PERSENTASE DARI PAKET LELANG TAHUNAN + MYC BARU

Selesai Lelang

Des-Jan3.000 paket (60%)*

18 T (56%)*

*PERSENTASE DARI PAKET LELANG DINI

Kontrak

Jan1.900 paket (40%)*

13 T (40%)*

*PERSENTASE DARI PAKET LELANG DINI

26% dariTotal Pagu PaketTahunan + MYCBARU

8 T2016

PERCEPATAN PENYERAPAN ANGGARAN

Penyerapan Anggaran

Pengumuman Lelang

Percepatan

2SISTEM

PBJ TERINTEGRASI

Para Pihak Terkait Dengan ProsesPBJ

Permasalahan

1. Persiapan 2. Pemilihan 3. Pelaksanaan

Percepatan Pembangunan Infrastruktur

Percepatan Proses

PBJ

eProcurement(PBJ elektronik)

TERTIBADMINISTRASI,MUTU, WAKTU

DATA ELEKTRONIKTERPUSAT

DATA NON ELEKTRONIKTERSEBAR

DATA NON ELEKTRONIKTERSEBAR

MONEV PBJ

PemanfaatanTeknologiInformasi

PENGADAAN BARANG DAN JASA

PENUGASANSK POKJA

KAJI ULANGRUP

KAJI ULANGRPP

ETENDERING

EPURCHASING

BLACKLIST

KONTRAK

ADDENDUM

SERAH TERIMA

BLACKLIST DAN SANKSIPRODUK

KAK, RAB, HPS (BILLING RATE,HARGA SATUAN)

RANCANGAN KONTRAK,SPESIFIKASI TEKNIS, BA KAJI ULANG

Akses data

Akses data

TENAGA AHLI/PERSONIL INTI, PERALATAN UTAMAREFERENSI PEKERJAAN,

SANKSI, BLACKLIST,BA SERAH TERIMA,LAPORAN/ PRODUK

Akses data

KERJA,KERJA,

dan KERJA

Pihak yang terlibat : KPA, PPK, ULP, POKJA ULP, PENYEDIA, APIP, PPHP

Manual Manual

UU JakonsNo. 2 Tahun 2017“Sistem Informasi

Jasa KonstruksiTerintegrasi”

Mengurangi keterbatasan ruang dan waktu

Analisa KesenjanganKONDISI SAAT INI

1. Pelaksanaan Proses Manual di Persiapan danPelaksanaanPengajuan SK Penugasan,Penyerahan Dokumen/Hasil antarpihak, Pelaksanaan KajiUlang,Pengajuan Blacklist/DaftarHitam, Pencarian Data PendukungMasalah : Kurang TertibAdministrasi, Inefektifitasdan Inefisiensi (Waktu,Biaya)

GAP DAN SOLUSI KONDISI HARAPAN

2. Data PBJ Tersebar dan Tidak TerdatabaseData Tenaga Ahli/Personil Inti,Peralatan Utama, ReferensiPekerjaan, Sanksi Penyedia, PutusKontrak, Pengaduan, AddendumKontrak, Blacklist/Daftar Hitam, Harga Satuan, Billing Rate, ProdukMasalah : Kesulitan Akses data dan Monev

3. Backup Dokumen PBJ elektronik belum terpusatHilang jika terjadi bencanaMasalah : Data Dokumen PBJKurang Aman

GAPAdanya keterbatasan dalamrangkaian proses dan akses

data PBJ karena prosesdilakukan manual yang

mengakibatkan masalah PBJ

SOLUSIPengembangan Sistem PBJ

Terintegrasi BerbasisTeknologi Informasi

RUANG LINGKUPTranformasi proses dari

manual ke elektronik yangdidukung dengan aplikasi,

regulasi dan SDM

TUJUANPeningkatan efektifitas dan

efisiensi

1. Pelaksanaan Proses Secara ElektronikManfaat : PBJ yang lebihtertib, efektif dan efisien

2. Data PBJ Terpusat dan TerdatabaseManfaat : Kemudahan AksesData dan Monev

3.Backup Dokumen PBJElektronik TerpusatManfaat: PeningkatanKeamanan Data

Harapan

1. Persiapan 2. Pemilihan 3. Pelaksanaan

Percepatan Proses

PBJ

eProcurement(PBJ elektronik)




MONEV PBJ

PemanfaatanTeknologiInformasi

PENGADAAN BARANG DAN JASA

PENUGASANSK POKJA

KAJI ULANGRUP

KAJI ULANGRPP

ETENDERING

EPURCHASING

BLACKLIST

KONTRAK

ADDENDUM

SERAH TERIMA

BLACKLIST DAN SANKSIPRODUK

KAK, RAB, HPS (BILLING RATE,HARGA SATUAN)

RANCANGAN KONTRAK,SPESIFIKASI TEKNIS, BA KAJI ULANG

Akses data

Akses data

TENAGA AHLI/PERSONIL INTI, PERALATAN UTAMAREFERENSI PEKERJAAN,

SANKSI, BLACKLIST,BA SERAH TERIMA,LAPORAN/ PRODUK

Akses data

Mengurangi keterbatasan ruang dan waktu

Pihak yang terlibat : KPA, PPK, ULP, POKJA ULP, PENYEDIA, APIP, PPHP

Percepatan Pembangunan Infrastruktur

KERJA,KERJA,

dan KERJA TERTIBADMINISTRASI,MUTU, WAKTU

UU JakonsNo. 2 Tahun 2017“Sistem Informasi

Jasa KonstruksiTerintegrasi”

Rencana Milestones

Agustus September Oktober

Sistem sudahmenjadi bagianproses bisnis dankebutuhan PBJ di Kementerian

1. Pelaksanaan Proses Secara Elektronik2. Data Terpusat dan Terdatabase3. Backup Dokumen Elektronik Terpusat

Tersedianya Aplikasi

Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM

1. Fitur Aplikasi : Pengajuan SK Penugasan, Penyerahan Dokumen/Hasil Pelaksanaan Kaji Ulang, Input dan Pencarian Data Pendukung : Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang Lelang, Referensi pekerjaan. Proses blacklist/daftar hitam, Input Data dan pencarian daftar hitam,Sanksi penyedia, Putus kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Harga Satuan, Billing Rate Tenaga Ahli, Laporan, Produk.

2. SE Sekjen : Instruksi Penggunaan dan Juknis Penggunaan Sistem

1. TOT : 35 Admin SIULP 2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP

1. Sistem sudah digunakan oleh Pihak terkait

W2,08-2017 : W4,08-2017

Tersedianya SE Sekjen

TerselenggaranyaTOT

TerselenggaranyaPelatihan User

W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017

Terselenggaranya Sistem Final

W3,09-2017 : W1, 10-2017

Rencana Milestones





Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM





W2,08-2017 : W4,08-2017


TerselenggaranyaTOT


W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017


W3,09-2017 : W1, 10-2017

Target 25 Agustus 2018-siap pakai

Fitur Aplikasi1. Pengajuan SK Penugasan, 2. Penyerahan Dokumen terkait persiapan Pengadaan : KAK, RAB, HPS, Spesifikasi, Rancangan Kontrak3. Pelaksanaan Kaji Ulang RUP dan RPP4. Penyerahan hasil pemilihan dari Pokja ke PPK5. Penyerahan hasil pekerjaan dari PPHP ke PPK6. Proses Blacklist7. Input dan Pencarian Data Pendukung : Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang Lelang, Referensi pekerjaan. Daftar hitam, Sanksi penyedia, Putus kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Harga Satuan, Billing Rate Tenaga Ahli, Laporan, Produk.

Rencana Milestones





Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM





W2,08-2017 : W4,08-2017


TerselenggaranyaTOT


W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017


W3,09-2017 : W1, 10-2017

PROGRES SE1. Sudah Tersedia Draft (koreksi Karo PBMN dan LP)2. Di dalam SE terdapat alur proses dan juknis Penggunaan sistem

Rencana Milestones





Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM





W2,08-2017 : W4,08-2017


TerselenggaranyaTOT


W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017


W3,09-2017 : W1, 10-2017

TOT1. Akan diselenggarakan tanggal 4-5 September 2017 Di Semarang2. TOT untuk Admin SIULP di 35 ULP PUPR

Rencana Milestones





Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM





W2,08-2017 : W4,08-2017


TerselenggaranyaTOT


W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017


W3,09-2017 : W1, 10-2017

Pelatihan Pengguna ULP Kantor Pusat1. Akan diselenggarakan tanggal 11-12 September 2017 Di Bintaro2. TOT untuk 100 orang anggota Pokja ULP Kantor Pusat3. Diharapkan ada sosialisasi di masing-masing ULP4. Diharapkan ada sosialisasi di masing-masing UNOR

Rencana Milestones





Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM





W2,08-2017 : W4,08-2017


TerselenggaranyaTOT


W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017


W3,09-2017 : W1, 10-2017

Regulasi SE Sekjen 1. Status terakhir di Biro Hukum2.Target Mid September 2017 di ttd3. Lampiran alur dan juknis

Rencana Milestones





Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM





W2,08-2017 : W4,08-2017


TerselenggaranyaTOT


W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017


W3,09-2017 : W1, 10-2017

Penggunaan Sistem PBJ Terintegrasi1. Untuk penugasan Pokja September 20172. Untuk proses lelang Oktober 2017

Identifikasi Potensi Kendala dan Strategi Penyelesaian

POTENSI KENDALA STRATEGI PENYELESAIAN

2. Rentang kendali Bagian Layanan Pengadaan terbatas

3. Resistensi karena perubahan sistem dari manual ke elektronik

1. Pengguna kesulitan mengoperasikan aplikasi karena merupakan sistem yang baru dan terbatasnya waktu pelayanan kantor

2. Optimalisasi peran ULP dan perangkatnya (TOT) yang tersebar di seluruh provinsi untuk sosialisasi dan pelatihan

3. Pemantauan rutin melalui rapat mingguan terkait progres dan lapor ke atasan (Sekretaris Jenderal)

1. Peningkatan Layanan Pengguna: a. Layanan eHelpdesk melalui WA dan Handphone: 20 jam x 6 hari (Senin-Sabtu) b. Layanan pelatihan/konsultasi rutin setiap hari kerja Jam 08.00-17.00 WIB c. Penyediaan materi pelatihan melalui website ULP http://ulp.pu.go.id

SOP ULP

Unduhdi http://ulp.pu.go.id

menu SOP dan Standar Dokumen

http://ulp.pu.go.id/

Tks

QA

Persiapan Lelang Dini TA 2018 dan Penerapan Sistem PBJ...

Documents

Transcript of Persiapan Lelang Dini TA 2018 dan Penerapan Sistem PBJ...