permenpan2011_014_buku

8/7/2019 permenpan2011_014_buku

1/32

i

pedoman peLaKSanaan

program manajemen

pengetahuan (knowledge

management)

peraturan menteri negara

pendayagunaan aparatur negara

dan reformaSi biroKraSi

nomor 14 tahun 2011

buKu 8

Kementerian

pendayagunaan aparatur negara

dan reformaSi biroKraSi

buku 8 edited.indd 1 3/2/11 6:50:59 PM


2/32

ii



3/32

iii

MENTERI NEGARA

PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

DAN REFORMASI BIROKRASI

REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAANAPARATUR NEGARA


NOMOR 14 TAHUN 2011

TENTANG

PEDOMAN PELAKSANAAN PROGRAM MANAJEMENPENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT)

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA


Menimbang : bahwa sebagai tindak lanjut Peraturan Presiden

Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentangGrand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025 dan

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun

2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010

2014, dipandang perlu menetapkan Pedoman

Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan

(Knowledge Management) dengan Peraturan

Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi;



4/32

iv

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor

17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan

Jangka Panjang Nasional 2005-2025 (LembaranNegara RI Tahun 2007 Nomor: 33 dan Tambahan

Lembaran Negara RI Nomor 4700);

2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor

5 Tahun 2010 tentang Rencana Pembangunan

Jangka Menengah 2010-2014;

3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor

81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi

Birokrasi 2010 2025;

4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor

14 Tahun 2010 tentang Pembentukan Komite

Pengarah Reformasi Birokrasi Nasional dan

Tim Reformasi Birokrasi Nasional sebagaimana

telah dirubah dengan Keputusan Presiden

Nomor 23 Tahun 2010;

5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road MapReformasi Birokrasi 2010 2014;

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN MENTERI NEGARA

PENDAYAGUNAAN APARATUR

NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN

PROGRAM MANAJEMEN PENGETAHUAN

(KNOWLEDGE MANAGEMENT).



5/32

v

PERTAMA : Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen

Pengetahuan (knowledge management) bertujuan

untuk :

a. membantu Unit Pengelola Reformasi Birokrasi

Nasional (UPRBN) dalam mengelola forum

manajemen pengetahuan;

b. memberikan pemahaman kepada Kementerian/

Lembaga dan Pemerintah Daerah mengenai

knowledge management;

c. mendorong Kementerian/Lembaga danPemerintah Daerah untuk berpartisipasi

aktif dalam knowledge sharing yang dapat

dimanfaatkan dalam perumusan kebijakan dan

benchmarkingpelaksanaan reformasi birokrasi.

KEDUA : Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen

Pengetahuan (knowledge management)

sebagaimana dimaksud dalam Diktum PERTAMA,

adalah sebagaimana tersebut dalam Lampiran yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari peraturan

ini.

KETIGA : Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal

ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta

Pada tanggal 25 Februari 2011



6/32

vi

daftar iSi

BAB I PENDAHULUAN 1

1.1 Latar belakang 1

1.2 Tujuan 2

BAB II GAMBARAN UMUM 3

2.1 Pengeran 3

2.2 Prinsip 4

BAB III MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM PELAKSANAAN

REFORMASI BIROKRASI

5

BAB IV ELEMEN DAN TAHAPAN IMPLEMENTASI MANAJEMEN

PENGETAHUAN

9

4.1 Elemen Penerapan Manajemen Pengetahuan 9

4.2 Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan 10

BAB V MERENCANAKAN IMPLEMENTASI MANAJEMEN

PENGETAHUAN

13

5.1 MengidenkasiKonteksManajemenPengetahuan

dalam Organisasi

13

5.2 MengidenkasiPraktekManajemenPengetahuan

dalam Organisasi

14

5.3 MengidenkasidanMelakukanAnalisisTerhadap

ParaPemangkuKepenngan

14

5.4 Merumuskan Strategi Manajemen Pengetahuan 155.5 Mengembangkan Strategi Manajemen Perubahan 16

5.6 Mengembangkan Strategi Implementasi Manajemen

Pengetahuan

16

BAB VI MENGIMPLEMENTASIKAN MANAJEMEN

PENGETAHUAN

17

6.1 Pembentukan Kebiasaan 18

6.2 Penyediaan Payung Regulasi 18

6.3 PemanfaatanTeknologi 18



7/32

vii

6.4 Penyelarasan Strategi Manajemen Pengetahuan

dengan Strategi Manajemen Perubahan

19

BAB VII EVALUASI PELAKSANAAN MANAJEMEN PENGETAHUAN

7.1 Mekanisme Berkala Penyempurnaan dan Pengembangan

Pengetahuan

21

7.2 PembangunanCommunityOfPracce(CoP) 22

7.3 Perbaikan Terus-menerus Tata Kelola Dan Strategi

Manajemen Pengetahuan

22

BAB VI PENUTUP 23

daftar tabeL

Tabel 1 KebutuhanPengetahuandalamProsesPerubahan 6

daftar gambar

Gambar 1 KerangkaKerjaManajemenPengetahuandalamReformasiBirokrasi

5

Gambar 2 Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan 10

Gambar 3 Merencanakan Implementasi Manajemen Pengetahuan 13

Gambar 4 Mengimplementasikan Manajemen Pengetahuan 17

Gambar 5 Evaluasi dan Penyempurnaan Manajemen Pengetahuan 21



8/32

viii

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi



9/32



1PermenPANdanRBNo:14Tahun2011

bab ipendahuLuan

1.1 L blk

ReformasibirokrasibagiKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdimaksudkanantaralainuntukmendorongterwujudnyaorganisasiyangefekfdanesien.Untukmewujudkanorganisasiseperitu,seapinstansipemerintah

harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya,termasuk belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau. Secara umum

halitudiwujudkandalambentukperaturandanprosedurkerjadalamorganisasitersebut, serta rangkaian kegiatan untuk perubahan dan penyempurnaanya.Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan danpengalamandalamorganisasitersebutseringkalitersebar,dakterdokumentasidan bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing individu dalam

organisasi.

Manajemen Pengetahuan atau knowledge management merupakan

upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola asetintelektualnya:pengetahuandanpengalamanyangada.Tujuannya tentusajaadalahmemanfaatkanasettersebutuntukmencapaikinerjaorganisasiyanglebihbaikuntukmempercepatpencapaiantujuanpelaksanaanreformasibirokrasi.

UnitPengelola Reformasi BirokrasiNasional (UPRBN)mengelola forumknowledge managementyang dapat dimanfaatkan sebagai knowledge sharing

yang berguna baik dalam perumusan kebijakan reformasi birokrasi nasionaldan juga sebagai benchmarking bagi Kementerian/Lembaga dan PemerintahDaerah.SedangkanKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdiharapkan

dapat berpasipasi akf dalammemberikanknowledge sharing pengalamanpelaksanaan reformasi birokrasi dalam forum knowledgemanagement. Olehkarena itu pedoman ini juga dimaksudkan untuk memberikan gambaranmengenaipenerapanmanajemenpengetahuan(knowledge management). Halini akan sangat membantu keberlanjutan pelaksanaan reformasi birokrasi diKementerian/LembagadanPemerintahDaerah.

Dalamhubunganini,penerapanmanajemenpengetahuandakmenjadiaspekyangdinilaidalampelaksanaanreformasibirokrasiKementerian/Lembagadan Pemerintah Daerah.



10/32

BAB IPendahuluan



2

1.2 t

a. Membantu Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Nasional (UPRBN) dalammengelolaforummanajemenpengetahuan;

b. Memberikanpemahaman kepadaKementerian/Lembaga dan PemerintahDaerah mengenai knowledge management;

c. Mendorong Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untukberparsipasi akf dalam knowledge sharing yang dapat dimanfaatkandalam perumusan kebijakan dan benchmarking pelaksanaan reformasibirokrasi.



11/32




bab i igambaran umum

2.1. pengern

. m adalah upaya terstruktur dan sistemasdalam mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki

untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi peningkatan

kinerja organisasi. Akvitas dalam manajemen pengetahuan melipuupaya perolehan, penyimpanan, pengolahan dan pengambilan kembali,penggunaandanpenyebaran,sertaevaluasidanpenyempurnaanterhadappengetahuansebagaiasetintelektualorganisasi.

. p adalah pemahaman tentang sesuatu hal berdasarkaninterpretasiatassebuahkontekspermasalahantertentu.Kategoripengetahuandalamorganisasiadalah: p ls (tacit), yaitu pengetahuan yang masih berada

dalam pikiran individu yang memiliki pengetahuan tersebut. Pengetahuan

implisit terdiri komponen kognif dan komponen teknis. Komponenkognif merupakan kerangka berpikir yang dak dapat begitu sajadiutarakandalamsebuahrepresentasidatayang terstruktur,sehinggakerapkalidisebutpengetahuantak terstruktur. Sementarakomponenteknis adalah konsep konkrit yang bisa diutarakan secara eksplisit,sehingga sering kali disebut pengetahuan terstruktur.

p ksls, yaitu pengetahuan yang sudah secara eksplisitdiutarakan dan tersedia dalam organisasi. Umumnya pengetahuaneksplisit bersifat terstruktur dan tercermin dalam berbagai rujukan

peraturandanstandarkerjadalamorganisasi.Pengetahuanakandapatmemberikanmanfaatterbesarbagiorganisasimanakalabisadisebarkankepadasegenappihakyangberkepenngandalamorganisasitersebut.

c. Ss m p (knowledge Management System)adalah sistem (umumnya berbasis teknologi informasi) yang digunakanuntukmelakukan pengelolaan atas pengetahuanpadaaptahapan,baiksaatperolehan,penyimpanan,pengambilankembali,pemanfaatanmaupun

penyempurnaannya.



12/32

BAB II - Ga mba ran U mu m



4

2.2. ps

PadaprinsipnyaadagaprosesdasardalamManajemenPengetahuan:perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatanpengetahuan:

. pl/akss p, yaitu proses perolehan ataupunpengembanganaset intelektual,termasukpemahamanpersonal, keahlian,pengalamandanrelasiantardata.Dalamprosesiniterjadiperekamandatadan penyimpanannya ke dalam database pengetahuan organisasi atauknowledge repository.

. b p,yaituprosesmenyebarkandanmembuatpengetahuantersediauntuk berbagaikalangan yangmembutuhkandi dalam organisasipenggunanya. Proses berbagi dapat terbentuk melalui proses sosial padakultur organisasi yang menghargai akvitas berbagi pengetahuan. Prosestersebutdapatberlangsungsecaratradisionalmelaluidiskusidankolokium,maupunmelaluimediummoderndenganberbasiskanteknologi.

c. mk p,yaituprosespenggunaanpengetahuandidalamorganisasi.Termasukdidalamnyaadalahpenerapannyadalampembentukanpanduan-panduan kerja berdasarkan pengalaman dan pengetahuan di

masa lampau. Dalam proses ini juga terjadi akvitas pengembangan danpenyempurnaan lebih lanjut dari pengetahuan yang telah didapatkan.



13/32




bab i i i

manaj emen penge tahuan daLam

peLaKSanaan reformaSi biroKraSi

Manajemen Pengetahuan berperan penng dalam membantumeningkatkan kinerja organisasi. Hal ini sejalan dengan salah satu tujuanpelaksanaan reformasi birokrasi. Manajemen Pengetahuan meningkatkanefekvitas organisasi karena dapat mendorong penggunaan pengetahuan

yang sudah dimiliki (knowledge reuse) untuk meningkatkan kualitas prosespengambilan keputusan. Selain itu, Manajemen Pengetahuan juga dapatberperan sebagaialat bantudalamproses perubahan ataupun transformasiorganisasi, karenaManajemenPengetahuandapat membantu pembentukanbudayapembelajarandalamsuatuorganisasi.

Ks S

i

rfs

bks

Ks y

ak

d/y

dk

m puh

m phu

g 1Kk K m p

l rs bks

Salahsatuhasilreformasibirokrasiakantercermindariseberapabaikdanefekfsebuahorganisasimelakukanakvitas-akvitasyangmenjaditanggungjawabnnya.DenganadanyaManajemenPengetahuan,organisasidapatbelajaruntukmelaksanakanakvitasyangsemakinbaikdariwaktukewaktu.Kemampuan

individu-individu dalam organisasi akan memanfaatkan pengetahuan kolekfyang mereka miliki sekaligus menghindari terjadinya pengulangan proses,



14/32

BAB III - ManajemenPengetahuanDalamPelaksanaanReformasi Birokrasi



6

termasukdidalamnya kemampuanuntukbelajardanmengevaluasindakanyangtelahdilakukan,yangpadagilirannyaakanmempengaruhikinerjaorganisasiitu sendiri.

GrandDesignReformasi Birokrasi 2010-2025danRoadMapReformasiBirokrasi 2010-2014 memuat 8 (delapan) area perubahan dan kondisi yangdiinginkan.PenerapanManajemenPengetahuanakanmembantuKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdalamupayamewujudkan8areaperubahandankondisiyangdiinginkantersebut.Tabel1menjelaskankebutuhanpengetahuandalamseapareaperubahan.

tl 1K p l pss p

NoAREA

PERUBAHAN

HASIL YANG

DIHARAPKANKEBUTUHAN PENGETAHUAN

1 Organisasi Organisasi yang tepat

fungsi dan tepat

ukuran(rightsizing)

Fungsi yang merupakan

jabaran dari tugas dalam

rangka mencapai tujuan

organisasidanperludikembangkan kapabilitasnya.

Pengetahuan ini perlu

dipadukan dan disempurnakanterus menerus sejalan dengan

dinamika perubahan dan

denganperkembangan/tuntutan kebutuhan jaman.

2 Tatalaksana Sistem,prosesdanprosedurkerjayangjelas,efekf,esien,terukur dan sesuai

dengan prinsip-prinsip

goodgovernance

Indikatorkinerja,caramengukur dan mengevaluasi

hasil maupun pelaksanaan

proses.

3 Peraturan

perundang-

undangan

Regulasi yang lebih

terb,daktumpangndih,dankondusif

Peta perundangan yang

relevan,yangmenghambat,jenishambatan,kondisi-kondisitertentu yang membuat

regulasisulitditerapkan,faktorpenyimpangan yang bisa

ditoleransi/deviasi.



15/32




NoAREA

PERUBAHAN

HASIL YANG

DIHARAPKANKEBUTUHAN PENGETAHUAN

4 SDM Aparatur SDM apatur yangberintegritas,netral,kompeten,capable,profesional,berkinerjanggidansejahtera

IndikatorkinerjaSDM,carapengukurandanevaluasinya,cara pengembangan

5 Pengawasan Meningkatnyapenyelenggaraan

pemerintahan yang

bersih dan bebas KKN

Potensifraud,caradeteksifraud,sistemdeteksidini,sistemrestorasi,pembedaanfraud dan deviasi.

6 Akuntabilitas Meningkatnyakapasitas dan

akuntabilitas kinerja

birokrasi

Indikatorakuntabilitas,caramengukur dan evaluasinya

7 Pelayanan

publik

Pelayanan prima

sesuai kebutuhan dan

harapan masyarakat

Indikatorpemenuhankebutuhan,persepsimasyarakat,caramengukurdan mengevaluasinya.

8 Polapikir(mindset)danbudaya

kerja(cultureset)aparatur

Birokrasidenganintegritas dan kinerja

yangnggi

Tersedianya berbagai

pengetahuanpadabur1-7,

dan praktek untuk penyebarandan pemanfaatan pengetahuan

lainnya yang relevan dalam

organisasi.



16/32

BAB III - ManajemenPengetahuanDalamPelaksanaanReformasi Birokrasi



8



17/32




bab iVeLemen dan tahapan impLementaSi

manaj emen penge tahuan

4.1 el p m p

TerdapatduaelemenpokokdidalampenerapanManajemenPengetahuan,yaitukejelasanposisidatadalamorganisasidankejelasantatakeloladatadanpengetahuandalamorganisasi.Kejelasanakanduahaltersebutharustertuangsecara eksplisit dalam rencana dan strategi penerapan manajemen pengetahuan

dalamKementerian/LembagadanPemerintahDaerah.

. Kls pss dOrganisasiKementerian/LembagadanPemerintahDaerahharussecarategasmenyatakanbahwakedepanakanmenjadiorganisasipembelajaranyangmendasarkan segenap akvitasdanproses pengambilan keputusanpadadata dan informasi yang valid, termasuk dalampenyusunanmekanisme,prosedur,tatalaksanamaupunpengelolaanmobilitaspersoneldidalamnya.OrganisasiKementerian/LembagadanPemerintahDaerahperlusecarategasmenyatakanbahwasemuadatadaninformasiadalahmilikinstusi . Seapunit kerja bisa saja menjadi produsen, pengelola atau pun penanggungjawabvaliditasdata,tetapibukanberarmemilikihakuntukmemilikidanmembatasi kepemilikan dan akses akan data.

. Kls t KllSetelah posisi data dan informasi sebagai sumber pengetahuan jelas,maka Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah selanjutnya perlu

menetapkan tata kelola data dan informasitersebut. Prinsip tata kelolapadaManajemenPengetahuanbersumberpadakejelasanposisidatadaninformasi.Walaupunsemuadatadaninformasiadalahmilikinstusi,dakberardakadakejelasanotoritasyangdapatmengakses,merubah,danmenyebarkan data dan informasi tersebut. Penanggung jawab terhadapvaliditasdatadaninformasijugaharusada.Karenasifatnyayangmencakupseluruhliniorganisasi,makaaturantatakelolainiharusdikeluarkanolehpucuk pimpinandalam organisasi Kementerian/Lembaga danPemerintahDaerah tersebut.

Untuksebuahjenisinformasidanpengetahuantertentubisasajabersumberdarijenisdatayangberasaldarisatuankerja(satker)yangberbeda.Masing-



18/32

BAB IV - Elemen Dan Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan



10

masingsatkerjugaakansalingmenggunakandatadaninformasidarisatkerlainnya.Karena itukejelasanakan tata kelola inimenjadi sangatpenng.Jikanannyaadaunitkerjayangbertanggungjawabataspenyimpanandatamisalnya(umumnyaunitpengolahandataataupununitteknologiinformasi),dakberarunityangbersangkutanyangmemilikidanbertanggungjawabpenuh atas data. Tata Kelola manajemen data dan pengetahuan dalamorganisasi akan mengatur mekanisme yang transparan dan akuntabeldalampengelolaannyadiorganisasiKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdalamsemuaprosesmanajemenpengetahuan:perolehan/akuisisidata, penyebaran pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan untukkepennganlembaga.

4.2 Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan

Tahapan penerapan manajemen pengetahuan dalam rangka pelaksanaan

reformasi birokrasi di Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dapatdijelaskanpadaGambar2berikutini:

th 3:

evlus pyu mp

th 1:mckils mp

th 2:mlskmp

Mengidentifikasikonteksmanajemen pengetahuandalamorganisasi

Mengidentifikasi praktekmanajemen pengetahuandalamorganisasi

Mengidentifikasi danmelakukan analisis terhadappara pemangku kepentingan

Merumuskan strategimanajemen pengetahuan

Mengembangkan strategimanajemen perubahan

Mengembangkan strategiimplementasi manajemen

pengetahuan

Pembentukankebiasaan

Penyediaan payungregulasi

Pemanfaatanteknologi

Penyelarasan denganstrategi manajemenperubahan

Mekanisme berkalauntukpenyempurnaandan pengembanganpengetahuan

PembangunanCommunityofPractices

Terus menerusmenyempurnakanTataKeloladanStrategiManajemenPengetahuan

g 2t ils m p

. Lk-lk s lkk -1:

1. Mengidenkasikonteksmanajemenpengetahuandalamorganisasi;2. Mengidenkasipraktekmanajemenpengetahuandalamorganisasi;3. Mengidenkasi dan melakukan analisis terhadap para pemangku

kepenngan;4. Merumuskanstrategimanajemenpengetahuan;



19/32


20/32


21/32




bab VmerenCana Kan impLementaSi

manaj emen peng etahuan

Seper yang telah disampaikan pada Bab IV, tahap PerencanaanImplementasiManajemenPengetahuan terdiriatas6 (enam) kegiatanutamayangakandijabarkansatuper satudidalambab ini.Gambar 3dibawah inimenjelaskan Tahap 1 dari kegiatan utama dalam perencanaan implementasi

Manajemen Pengetahuan.

g 3

mck ils m p

5.1 Mengidenfksi Koneks Mnjemen pengehun dlm

oss

Tahapaninidiawalidenganidenkasibagaimanaperandatadaninformasisebagaisumberpengetahuandidalamorganisasi.SeapKementerian/Lembagadan Pemerintah Daerah perlu memiliki semacam peta pengetahuan yang perlu

dimiliki di dalam organisasi, ketersediaannya saat ini, cara memperolehnya,penggunaannya,hak akses dandistribusinya, dan sebagainya.Demikianpularangkaianperubahandaridatamentahmenjadiinformasi,dandariinformasimenjadi sebuah pengetahuan yang komprehensif. Tujuan dari tahapan iniadalahmengidenkasiperanstrategispengetahuandalammenentukanarahdankebijakanorganisasi.



22/32

BAB V - Merencana kan Impleme ntasi Manaje men Pengetahua n



14

5.2 Mengidenfksi prkek Mnjemen pengehun dlm

oss

Kegiatan ini dilakukan untuk mengidenkasikan bagaimana data daninformasidikeloladidalamorganisasi.Dibeberapaorganisasi,penguasaandatadan informasi sebagai basis dalambekerja hanya terpusat pada sekelompokorangataupadaunittertentusaja(eksklusif)sehinggapengambilankeputusandakterciptadenganbaik.Sebagai ilustrasi, riset dari Delphi Group (2007) menunjukkan bahwa secarapersentase pengetahuan (knowledge) di dalam organisasi tersimpan dengankomposisi:

42%didalampikiran(otak)pegawai; 26%didalamdokumenhard copy(kertas); 20%didalamdokumenelektronik; 12 % di dalam electronic-based knowledge.

Perandatadaninformasididalamorganisasipemerintahsangatlahsignikan,dan juga kepemilikan atasdatadan informasi dakhanyaberpengaruhpadaposisidanmobilitasverkal,tetapiseringkalijugamemilikinilaimaterialyangbisa diperjualbelikan.

Sebagaicontoh,pengembangandanpemanfaatanManajemenPengetahuandi

salahsatuinstansiterkemukadilakukankarenaalasanberikut: Menghindari terjadinya keluarnya pengetahuan yang dibawa oleh para

pegawaiyangsudahdakbekerjalagidiperusahaan; Menghindarihilangnyapengetahuanyangberharga;dan Menghindariterjadinyapengulanganproses.

Kondisi tersebut merupakan pintu pertama yang harus didobrak jika inginmengimplementasikan manajemen pengetahuan. Segenap individu dalam

organisasiharusdisadarkan(dandipaksauntuksadar)bahwasemuaakvitas

yangmerekalakukanadalahuntukkepennganinstusi.

5.3 Mengidenfksi dn Melkukn anlisis terhd pr pemngku

Keenngn

Di dalam sebuah organisasi Kementerian/Lembaga dan PemerintahDaerah, akan banyak sekali unit dan satuan kerja yang terlibat dalampengelolaandatadaninformasi.Segenapunitterkaittersebutperludipetakandandiidenkasiperannya.Adaunityangberperansebagaiprodusendan/ataupengolahinformasidanadayangsebagaikonsumendariinformasiitusendiri.

Juga di dalam beberapa organisasi, sering kali terdapat beberapa unit kerjayangmemilikitanggungjawabakanjenisdatayangsama.SeapKementerian/



23/32




Lembaga dan Pemerintah Daerah perlu merumuskan dan menetapkan unit

manayangmemilikiotoritasakhirterhadapvaliditasdatatersebut.

5.4 msk S m p

Setelahrangkaianakvitasdiatas,sebuahpetaawalakanmulaiterbentuksehingga bisa menjadi basis untuk menyusun sebuah strategi manajemen

pengetahuan yang lebih komprehensif. Sesuai dengan elemen-elemenmanajemenpengetahuan,strategi tersebut padadasarnya akanmenegaskanposisidatadantatakelolanyadalamorganisasi.Selainitujugaakandirumuskanfaktor-faktor lain yang menunjang penerapan manajemen pengetahuantersebut.

Isi dari sebuah Strategi Manajemen Pengetahuan sedaknya harusmencakuphal-halsebagaiberikut:

Posisidata,informasi,danpengetahuandalamorganisasi; Tata Kelola, mencakup segenap aspek dalam manajemen pengetahuan

sejak perolehan dan pengolahan, penyebaran maupun evaluasi danpengembangannya. Termasuk dalam hal ini adalah penetapan unit yang

bertanggungjawabmengkoordinasikanmanajemenpengetahuan; Pembentukan Budaya, berisi rumusan upaya-upaya untuk mendorong

kemauan segenap individu dalam organisasi untuk berbagi data dan

pengetahuan,khususnyayangbersifatimplisit.Bagianiniharusdiselaraskandenganagendamanajemenperubahandalamorganisasi;

Manajemen Data, mengatur teknis pengelolaan data, validasi, tekniktransformasi(untukpengolahandata),penamanaandanidentasdata,dansejenisnya;

Penggunaan Teknologi, merumuskan jenis-jenis teknologi yang akandimanfaatkan untuk melaksanakan manajemen pengetahuan dalam

organisasi. Bagian ini harus diselaraskan dengan strategi manajementeknologiinformasidalamorganisasi;

Penggunaan Manajemen Pengetahuan, berisi rumusan pemanfaatan

manajemenpengetahuanterkaitdengankepenngan-kepennganstrategisorganisasi.Termasukdidalamnyamerumuskanmekanismepenggunaannya

jikamemerlukaninteraksidenganorganisasilainnya.

Sebagaicontoh,salahsatustrategimanajemenpengetahuandisalahsatuinstansiterkemukauntukmengelolapengetahuanyangbersifatimplicitadalahdenganmelakukanknowledgesharingforum(forumuntukberbagiinformasi,ilmudanpengetahuan), denganharapanbahwaknowledge transfer (transferpengetahuan)dapatbergulirdenganlebihcepat.Sedangkanuntukyangbersifateksplisit strateginyaadalahdenganmenyimpannyadidalamsuatuknowledgerepositoryberupaknowledgemanagementportal.Melaluiportalinikaryawan

dapat mempelajari pengetahuan yang ada dan menyebarkannya kepada rekan rekannya yang lain.



24/32


25/32




bab VimengimpLementaSiKan manajemen

pengetahuan

Terdapat ga hal yang akanmempengaruhi implementasi manajemenpengetahuan, yaitu aspek SDM dan budaya organisasi, aspek regulasi, danaspek pendanaan. Dengan mengesampingkan aspek pendanaan, maka adadua faktor kunci yang perlu diperhakan dalam implementasi Manajemen

Pengetahuan,yaituaspekSDMdanbudayasertaaspekregulasi.Keduaaspektersebutseringkaliberkaitansatusamalainnya.Selainitu,karenamanajemenpengetahuanmodern sangat tergantung pada pemanfaatan teknologi, makaaspekpemanfaatanteknologijugaperlumendapatperhaantersendiri.

Tahap pengimplementasian manajemen pengetahuan pada dasarnya

mencakup4(empat)kegiatanutamayangdijabarkanpadababini.Gambar4di bawah ini menjelaskan kegiatan utama dalam implementasi manajemenpengetahuan.

g 4mlsk m p



26/32

BAB VI - Kaid ah Peng gamb aran Tatal aksa na



18

6.1 pk Ks

Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk mempersiapkan SDM danmembanguniklimyangkondusifadalahdenganmembangunkebiasaanuntukberbagi data dan pengetahuan. Kebiasaan ini akan menuntut pula adanya

kebiasaan menggunakan data yang akurat dan menyimpan data yang dimiliki

dengan rapi. Syaratpokokdalampembentukan kebiasaan ini adalah denganpenetapanposisidatasebagaimilikorganisasi,sebagaimanadisebutkandiawaldokumen ini. Pada akvitas ini mungkin akanmasih ada benturan-benturankewenangan,benturan regulasimaupunpertanyaansoalakurasi data.Hal inibisa diatasi dengan kesepakatan antar unit kerja yang terlibat.

6.2 p p rls

Tatakeloladakakanefekfbilamanadakmemilikipayungregulasiyangcukupataubahkanberbenturandenganaturanformalyangada.Rumusantatakelolapengetahuandalamstrategimanajemenpengetahuanperludiikudenganpenetapan kerangka regulasi yang menunjang. Sebagai contoh, keberhasilanimplementasi manajemen pengetahuan di salah satu Badan Usaha Milik Negara

(BUMN)terkemukadibidangtelekomunikasiadalahadanyakebijakan/regulasiyangmengatur tata kelolapengetahuan selain adanyaperencanaan strategisperusahaan yang mendukung strategi manajemen pengetahuan.

6.3 p tkl

Dengansemakinbesarvolumedatadankompleksnya kebutuhandata,hampir mustahil untuk mengelola pengetahuan di dalam organiasi secaramanual. Peran teknologi informasi akan sangat dominan dalam hal ini dansedaknyaakanmencakupkebutuhan-kebutuhansebagaiberikut:a. Perolehandanpengolahandata

Antara lain sistem untukmerekamdataelektronik, baik data terstruktur(dalam database) atau pun dak terstruktur (dalam bentuk uraian teks,gambar, video, audio, dan sebagainya), sistem untuk mengolah data

(termasukmenyusunindeks,katalog,dansebagainya),danpengklasiasianpengetahuan

b. Penyebaran pengetahuan

Fasilitasuntukpenyebaraninformasisertamelakukankomunikasidankolaborasi,seperteknologiportalInternetdanIntranet,forumdiskusielektronik,sistemkatalogelektronik,sertasistempencariandantemukembali(retrieval)informasibaiksistempencarianmanualmaupunsistemdeteksidiniakankebutuhandatadaninformasi;

Sistem yang mengatur hak akses untuk menggunakan pengetahuan dan

menjaga kerahasiaannya.

c. Evaluasi,pengembangandanpenyempurnaanpengetahuanPada tahapawalbisaberupa forumdiskusielektronisdansistemkatalog



27/32




pengetahuan.Dalamjangkapanjang,jikatelahdilakukanintegrasiterhadapsistem informasi yang digunakan dalam proses kerja dalam organisasi,fasilitas ini bisa berkembang untuk mendeteksi pemanfaatan pengetahuan

yangadadalampengambilankeputusandisegenapliniorganisasi.

6.4 pls S m p Sm p

Implementasi manajemen pengetahuan ini juga terkait dengan

proses transformasi budaya kerja dalam organisasi. Oleh karena itu,penyelarasan terus menerus dengan strategi manajemen perubahan

perludilakukan.Seapdinamikayangterjadiakansangatpotensialuntuk

saling mempengaruhi keduanya.

Keluaran pada Tahap Implementasi Manajemen Pengetahuan

mencakup,antaralain:a. Implementasistrategidanrencanakerjamanajemenpengetahuan;b. Pembangunan payung hukum untuk menunjang implementasi

manajemenpengetahuansecaraberkesinambungan;c. Laporan kemajuan perkembangan implementasi manajemen

pengetahuandansinkronisasinyadenganimplementasimanajemenperubahan.



28/32

BAB VI - Kaid ah Peng gamb aran Tatal aksa na



20



29/32




bagian Vii

eVaLuaSi peLaKSanaan

manaj emen penge tahuan

Kegiatanpadatahapinipadadasarnyamerupakanakvitasmonitoringdan evaluasi, diiku dengan serangkaian ndak lanjut untuk meningkatkandan menyempurnakan kualitas pengetahuan yang dimiliki. Kegiatan tersebut

dijelaskanpadaGambar5dibawahini.

g 5evls p m p

7.1 mks bkl p p

p

Seap Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah secara berkalaharusmengukurngkatkeberhasilandaripenerapanmanajemenpengetahuan.Cara mengumpulkan dan menganalisis umpan balik, misalnya denganmelakukan kunjungan lapangan dan mengevaluasi penerapannya. Hasil evaluasi

tersebut digunakan untuk mendiagnosa kesenjangan antara pengetahuanyang dimiliki dengan kebutuhan maupun kekurangan-kekurangan lainnya yang

mungkinmasihada.Selanjutnyaorganisasiperlumelaksanakankegiatanuntukmenyempurnakankatalogpengetahuanyangdimilikinya.



30/32

BAB VII - Evalu asi Pela ksan aan Man aje men Peng etah uan



22

7.2 p Community Of Pracce (Cp)

Community of Pracces adalah sekelompok individu yang memilikikesamaan minat dan pengetahuan akan suatu hal atau bidang tertentu dan

merekasecararegulermaupuninsidenlbertemuuntukbertukarpikirandanmendiskusikan hal-hal terkait dengan bidang yang mereka mina. Hasilnyakemudian mereka rumuskan menjadi sebuah panduan atau pengetahuan

tertentu.PeranfasilitasdiskusielektroniksangatpenngdalampembentukanCoP,walaudakmenghilangkanperansesipertemuandanberbagipengetahuansecarasik.

Untukmemperkaya pengetahuan,pembentukanCoP ini bisamelintasibatasorganisasibekerjasamadenganlembagalainatauunitkerjadilembaga

lainyangmemilikitugaspokokdanfungsiyangsejenis.

7.3 pk ts-s t Kll d S mp

HasilmonitoringdanevaluasimaupunberbagaipengalamanmelaluiCoPsering kalimemicu perlunya penyempurnaantata keloladanbahkanstrategimanajemenpengetahuanyangdimiliki.OrganisasiKementerian/Lembagadan

Pemerintah Daerah harusmemiliki eksibilitas yangmemadai dalam bentukmekanisme perubahan tata kelola dan strategi manajemen pengetahuantersebut.

Keluaran pada Tahap Evaluasi dan Penyempurnaan Manajemen

Pengetahuanmencakup:

1. Hasilmonitoringdanevaluasiimplementasimanajemenpengetahuan;

2. Rekomendasiperbaikanuntukmeningkatkanimplementasidanpengelolaanmanajemenpengetahuan;

3. Pembentukan Community of Pracces untuk menunjang keberlanjutan dan

pemanfaatanmanajemenperubahandidalamorganisasi.



31/32




bab Vii ipenutup

Pedoman ini diharapkan dapat membantu Kementerian/ Lembagadan Pemerintah Daerah dalam mengimplementasikan Program ManajemenPengetahuan. Program ini merupakan faktor kunci untuk membentukproses pembelajaran terus menerus dalam organisasi, sehingga dak sajamembentukperilakuyangkonsistenbagiseapaparaturnegaramaupundalammemberikanpelayananpublikberkualitasyangkonsisten,tetapijugamembantuKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdalammengembangkankualitaskerjaorganisasiyangbersangkutan.Kemampuantersebutakanturutmenjadiindikatorsuksesnyapelaksanaanreformasibirokrasi.



32/32



permenpan2011_014_buku

Documents

Transcript of permenpan2011_014_buku