perencanaandanpengorganisasian-140530051350-phpapp01

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | KATA PENGANTAR i

MAKALAH ADMINISTRASI, ORGANISASI, DAN MANAJEMEN

Dosen Pembimbing Rani Budhi Rahayu, DRA.

Disusun oleh:

Dwi Prasetyo 14301120 Ilma Triany 14301037 Iqbal Muhammad Fadhillah 14301076 Melati Ridhotul Zannah 14301035 Meta Mustika 14301056 Sani Latifah 14301039

KELAS AKE-X31/14

POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | KATA PENGANTAR ii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkah dan rahmat-

Nya, kami telah menyelesaikan tugas makalah ini yang berjudul Perencanaan dan

Pengorganisasian tepat pada waktunya.

Tugas ini ditujukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Administrasi, Organisasi, dan

Manajemen. Dan juga kami mengucapkan terima kasih kepada:

1. Rani Budhi Rahayu, DRA. selaku dosen pembimbing mata kuliah Administrasi, Organisasi, dan Manajemen.

2. Semua anggota kelompok kami yang telah meluangkan waktu serta kerjasamanya sehingga makalah ini dapat disusun tepat pada waktunya.

3. Semua teman - teman kami di kelas AKE-X31/14 yang turut membantu memberikan dukungan kepada kami dalam penyusunan makalah ini.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan dan kelemahannya, baik dalam isi maupun sistematikanya. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan pengetahuan dan

wawasan kami. Oleh sebab itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran untuk

menyempurnakan makalah ini.

Akhir kata, kami mengharapkan semoga makalah ini dapat memberikan manfaat,

khususnya bagi kami dan umumnya bagi pembaca.

Bandung, 18 Mei 2014

Penyusun

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | DAFTAR ISI iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................................................................... i

DAFTAR ISI ..................................................................................................................................................iii

BAB I ........................................................................................................................................................... 1

PENDAHULUAN ....................................................................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................................................... 1

1.3 Tujuan Penulisan ........................................................................................................................... 1

BAB II .......................................................................................................................................................... 3

PEMBAHASAN ......................................................................................................................................... 3

2.1 PERENCANAAN .............................................................................................................................. 3

2.2 PENGORGANISASIAN .................................................................................................................... 9

BAB III ....................................................................................................................................................... 23

PENUTUP .............................................................................................................................................. 23

3.1 Kesimpulan.................................................................................................................................. 23

3.2 Saran ........................................................................................................................................... 23

3.3 Penutup....................................................................................................................................... 23

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................................... 24

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB I 1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam berbagai aspek kehidupan khususnya dalam merancang suatu kegiatan manajemen sangat memiliki peran yang sangat dominan. Tidaklah mungkin apabila suatu kegiatan dirancang tanpa sebuah manajemen. Didalam manajemen terdapat beberapa fungsi diantaranya, fungsi perencanaan yang merupakan fungsi awal dalam menyusun sebuah kegiatan. Namun sering kita temukan dalam suatu kegiatan fungsi perencanaan kurang berkembang secara optimal. Salah satu maksud utama perencanaan adalah melihat program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan diwaktu yang akan datang yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik. Selain terdapat fungsi perencanaan, dalam menyusun suatu kegiatan juga harus terdapat fungsi pengorganisasian. Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu kegiatan dapat mencapai tujuannya secara optimal.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari perencanaan? 2. Apa saja tipe-tipe perencaan? 3. Apa yang dimaksud dengan perencanaan strategis dan operasional? 4. Bagaimana proses perencanaan strategis? 5. Apa tujuan dari perencanaan? 6. Bagaimana proses pengambilan keputusan? 7. Apa pengertian dari pengorganisasian? 8. Bagaimana proses dan kegiatan dalam pengorganisasian? 9. Bagaimana desain organisasi dan struktur organisasi? 10. Apa yang dimaksud dengan kekuasaan dan distribusi wewenang dalam organisasi? 11. Apa yang dimaksud dengan koordinasi dalam manajemen? 12. Apa yang dimaksud dengan penataan staff dalam organisasi? 13. Apa yang dimaksud dengan manajemen perubahan dan knowledge manajemen?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui pengertian dari perencanaan. 2. Untuk mengetahui tipe-tipe perencaan. 3. Untuk mengetahui perencanaan strategis dan operasional. 4. Untuk mengetahui proses perencanaan strategis. 5. Untuk mengetahui tujuan dari perencanaan. 6. Untuk mengetahui proses pengambilan keputusan. 7. Untuk mengetahui pengertian dari pengorganisasian. 8. Untuk mengetahui proses dan kegiatan dalam pengorganisasian. 9. Untuk mengetahui bagaimana desain organisasi dan struktur organisasi.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB I 2

10. Untuk mengetahui bagaimana kekuasaan dan distribusi wewenang dalam organisasi. 11. Untuk mengetahui bagaimana koordinasi dalam manajemen. 12. Untuk mengetahui bagaimana penataan staff dalam organisasi. 13. Untuk mengetahui maksud dari manajemen perubahan dan knowledge manajemen.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB II 3

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PERENCANAAN

2.1.1 Pengertian Perencanaan

Perencanaan menurut Wikipedia adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi,

membuat strategi untuk mencapai tujuan itu dan mengembangkan rencana aktivitas kerja

organisasi. Berkut ini beberapa pengertian perencanaan menurut para ahli.

Menurut Gorth N. Jone, Perncanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembangan dari pada tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas.

Menurut M. Farland, Perencanaan adalah suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan menggunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubah dari pada wewenangnya.

Menurut Soekarwati (2000), Perencanaan adalah pemilihan alternatif atau pengalokasian berbagai sumber daya yang tersedia.

Menurut Koesmiadi (1995), Perencanaan adalah proses dasar yang kita gunakan untuk memilih tujuan tujuan dan menggunakan bagaimana cara penyampaiannya.

2.1.2 Tipe tipe Perencanaan

Tipe - tipe perencanaan dibagi menjadi 7, yaitu:

1. Tujuan (objectives), tujuan dirumuskan oleh pimpinan tingkat atas berdasarkan penilaian ekonomi, sosial dan politik, sesuai dengan garis - garis pengarahan strategi dan

kebijakan.

2. Strategi (strategy), perencanaan bersifat jangka panjang dan menjadi perencanaan yang bersifat taktis (jangka pendek) pada pimpinan tingkat bawah.

3. Kebijakan (policy), kebijakan membatasi ruang lingkup dalam pembuatan keputusan dan menjamin bahwa keputusan yang diperlukan akan memberikan sumbangan terhadap

penyelesaian tujuan yang menyeluruh.

4. Prosedur (procedures), prosedur menggambarkan urutan-urutan yang bersifat kronologis dari setiap tindakan yang harus dilakukan.

5. Anggaran (budgets), suatu rencana yang meliputi sumber-sumber dana yang ada kaitannya terhadap semua tahap-tahap kegiatan untuk periode tertentu dalam waktu yang

akan datang.

6. Rencana proyek (project plan), adalah perpaduan dari tujuan, kebijakan, prosedur, anggaran, dan unsur-unsur lain yang diperlukan untuk melaksanakan tujuan yang telah

ditetapkan sebelumnya.

7. Rencana fungsional (functional plan), suatu garis tindakan yang akan dilakukan dalam bidang fungsional terhadap penyelesaian sasaran perencanaan organisasi secara

keseluruhan.


Menurut Sri Wilujeng (2007:61), perencanaan dibagi menjadi:

1. Rencana menurut horizon waktu: a. Rencana jangka pendek (


Berikut ini adalah langkah-langkah penyusunan perencanaan strategis.

1. Tentukan tujuan. Manajer harus memilih tujuan strategis yang dipengaruhi oleh maksud, misi, nilai-nilai dan kekuatan serta kelemahan.

2. Analisa lingkungan. Tujuan yang dipilih harus dicek dan disesuaikan dengan faktor eksternal yang ada.

3. Menetapkan ukuran. Manajer harus menentukan ukuran guna mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.

4. Bandingkan rencana bawahan dengan rencana strategis. Rencana strategis yang telah dibuat sub-unit atau manajemen tingkat bawah perlu diteliti kesesuaiannya dengan

rencana tingkat atas (rencana keseluruhan).

5. Hilangkan perbedaan yang terjadi. Perlu penyesuaian antararencana tingkat atas dan rencana tingkat bawah sehingga tidak terjadi perbedaan.

6. Memilih alternatif. Manajer harus mampu melakukan evaluasi dan memilih alternatif yang terbaik.

7. Penerapan rencana strategis. Alternatif yang terpilih akan menjadi rencana yang harus diformulasikan secara jelas, dan kemudian dirinci ke dalam kegiatan-kegiatan

organisasi.

8. Mengukur dan mengawasi kemajuan. Pengukuran perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya kegagalan.

2. Perencanaan Operasional

Operational plan(rencana operasional) yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas

tertentu dalam menerapkan rencana strategis. Rencana operasional digolongkan sebagai berikut:

1. Growth plans (rencana pertumbuhan); rencana ini memetakan arah, kemana organisasi itu bergerak, tujuan-tujuannya, dan kecepatan gerak ekspansi yang dicari.

2. Profit plans (rencana keuntungan); perencanaan ini difokuskan pada peningkatan keuntungan per produksi atau kelompok produksi.

3. User plans/ product planning (rencana pemakaian); bagaimana memasarkan suatu hasil produk/ jasa yang dipilih atau lebih baik melayani suatu pasaran terpilih.

4. Personal mangment plans (perencanaan manajmen kepegawaian); rencana mengembangkan kinerja karyawan dan melakukan seleksi bidang kepegawaian.

2.1.4 Proses Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan

strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya

(termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini.

A. Faktor - faktor yang Menyebabkan Keberhasilan Perencanaan Strategis

1. Merencanakan tipe perencanaan 2. Menetapkan misi yang jelas 3. Mempersiapkan kemungkinan yang akan terjadi


B. Langkah - langkah Penyusunan Perencanaan Strategis

1. Menentukan tujuan 2. Menetapkan ukuran. 3. Menghilangkan perbedaan yang ada 4. Memilih alternative 5. Penerapan perencanaan 6. Mengukur dan mengawasai kemajuan 7. Menganalisa lingkungan

2.1.5 Tujuan Perencanaan

Menurut Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan.

1. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus

mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan

untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin

akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang

efesien.

2. Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan

efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

3. Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu,

dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal

yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

4. Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses

pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan

yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara

perencanaan dengan kinerja perusahaan diantaranya:

Perencanaan bertujuan untuk:

1. Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaannya. 2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan. 3. Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun

kuantitasnya.

4. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan. 5. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya, tenaga,

dan waktu.

6. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan. 7. Menyerasikan dan memadukan beberapa sub kegiatan.


8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui. 9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

Manfaat perencanaan:

1. Standar pelaksanaan dan pengawasan. 2. Pemilihan berbagai alternative terbaik. 3. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan. 4. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi. 5. Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan. 6. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait. 7. Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

2.1.6 Proses Pengambilan Keputusan

Pembuatan keputusan merupakan elemen penting manajemen operasi dan produksi.

Keputusan tersebut akan menentukan efektivitas dan efisiensi dari fungsi-fungsi produktif.

Pembuatan keputusan adalah kegiatan pemilihan diantara beberapa alternatif yang berbeda.

Pembuatan keputusan dapat digambarkan sebagai suatu urutan langkah-langkah:

1. Perumusan masalah

Kebutuhan akan keputusan sering berupa suatu masalah dalam berbagai bentuk. Untuk

mempermudah mengdentifikasi masalah,maka manajer memerlukan beberapa cara salah satunya

adalah dengan menguji hubungan sebab-akibat.

Contoh: Seorang manajer perusahaan berkonsultasi dengan pihak-pihak lain yang mampu

membeikan pandangan dan wawasan yang berbeda tentang masalah atau kesempatan.

2. Pengembangan alternatif

Setelah masalah di ditentukan dan dirumuskan, langkah selanjutnya adalah pengumpulan

dan analisa data yang relevan. Atas dasar tersebut, alternatif dikembangkan sebelum keputusan

dibuat. Pengembangan alternatif merupakan tahap yang paling sulit dan memerlukan pemikiran-

pemikiran yang kreatif.

Contoh: Dalam prakteknya manajer tidak selalu mempunyai informasi yang lengkap.

Maka diperlukan tindakan kongkret dari manajer berupa pemunculan ide-ide atau inovasi brau

yang berguna untuk peningkatan mutu perusahaan.

3. Evaluasi alternatif

Evaluasi alternatif tergantung pada pemilihan kriteria keputusan yang tepat. Kriteria

sangat penting karena evaluasi alternatif ini melibatkan kriteria yang bertentangan.

Contoh: Keputusan manajer untuk menggunakan mesin baru dalam operasi mungkin

akan mengurangi biaya tapi mungkin juga dapat menurunkan fleksibilitas operasi. Oleh karena

itu evaluasi ini diperlukan untuk mengavaluasi resiko yang mungkin ditimbulkan dari alternatif

yang akan diambil tersebut.


4. Pemilihan alternatif terbaik

Meskipun kualitas analisis yang dilakukan untuk mengevaluasi alternatif cukup tinggi,

pemilihannya jarang menjadi mudah dan jelas. Hal tersebut karena masalah keputusan yang sulit

disajikan secara lengkap. Hal ini juga merupakan kompromi diantara berbagai faktor yang

dipertimbangkan.

Contoh: Dengan terpilihnya suatu alternatif terbaik, manajerpun harus mulai mampu

menggerakkan pegawainya lewat pemberian materi atau bahan yang cukup di mengerti serta

pemeriksaan lebih lanjut mengenai apa saja yang dibutuhkan nantinya.

5. Implementasi keputusan

Suatu keputusan belum selesai sebelum diterapkan dalam praktek. Implementasi

memerlukan perubahan cara orang-orang berprilaku,sehingga pembuat keputusan dapat

dipandang sebagai pengantar perubahan.

Contoh: Manajer mulai memberikan perintah,wewenang serta tanggung jawab terhadap

pelaksanaan tugas-tugas tertentu dan juga mulai menetapkan skedul kegiatan atau

anggaran,mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan.

6. Evaluasi dari hasil keputusan

Setelah keputusan diimplementasikan, maka yangselanjutnya dilakukan adalah

mengevaluasi apakah alternatif-alternatif tadi sudah dilakukan dengan tepat dan apakah

keputusan telah memberikan hasil-hasil yang diharapkan.

Contoh: pemonitoran yang dilakukan manajer secara terus menerus. Dengan evaluasi ini,

manajer bisa mengetahui apa saja hal yang harus dikurangi atau ditambah untuk membuat

perusahaan lebih baik lagi.


2.2 PENGORGANISASIAN

2.2.1 Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah fungsi dari manajemen yang merupakan proses dalam mangatur

manusia, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sedangkan pengorganisasian menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut:

Stoner Pengorganisasian adalah suatu pola hubungan melalui orang-orang dibawah pengarahan

manajer untuk mengejar tujuan bersama.

T. Hani Handoko Pengorganisasian adalah Sesuatu yang digambarkan sebagai suatu yang tersentralisasi

dan berisi tugas-tugas yang sangat terspesialisasikan untuk mencapai tujuan bersama.

Vivit Ardansyah Pengorganisasian adalah bentuk sebuah perserikatan manusia untuk mencapai tujuan

bersama.

2.2.2 Proses dan Kegiatan Pengorganisasian

A. Proses pengorganisasian

1. Penentuan sasaran yang ingin dicapai.

2. Penentuan jenis-jenis kegiatan-kegiatan.

3. Pengelompokkan kegiatan-kegiatan.

4. Pendelegasian wewenang.

5. Job description.

6. Menentukan tipe organisasi.

7. Membuat bagan organisasi.

B. Kegiatan pengorganisasian

1. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan

prosedur yang diperlukan.

2. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukan adanya garis kewenangan dan

tanggung jawab.

3. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang tepat.

2.2.3 Desain Organisasi dan Struktur Organisasi

Pada hakikatnya pengorganisasian merupakan suatu proses penyusunan struktur

organisasi yang sesuai dengan tujuan, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang

melengkapinya.


Empat aspek utama proses penyusunan struktur organisasi yaitu:

Departementalisasi, yaitu pengelompokan dari berbagai aktifitas kerja suatu organisasi supaya aktifitas kegiatan yang sama bisa digunakan dalam suatu unit kerja.

Departementalisasi dibagi menjadi beberapa bagian :

a. departementation by enterprise function. b. departementation by division / product. c. departementation by geografis / terriority. d. departementation by customer. e. departementation by process and equipment. f. departementation by time. g. depertementation by number.

a. Deperatementation by enterprise function

Manager beri weweang untuk menjalankan proses / fungsi yang spesifik di dalam suatu

organisasi.

Adapun kebaikan dan kekurangan dalam departementation by enterprise function yaitu :

Kelebihan Kekurangan

Manajer secara ekslusif bekerja sesuai spesialisasinya.

Dapat terjadi banyak spesialisasi

Aktifitas bisnis berdasarkan fungsi sesuai spesialisasinya

Sulit koordinasi antar fungsi

Mempermudah pelatihan Tiap departemen hanya terfokus pada fungsinya sendiri, kurangterfokus pada

tujuan perusahaan secara kompresif.

Dan struktur organisasinya adalah sebagi berikut :

PRESIDENT

VICE PRESIDENT

VICE PRESIDENT

VICE PRESIDENT

VICE PRESIDENT


DIREKTUR UTAMA

DIVISI

C DIVISI

A

DIVISI

B

DIVISI

D

b. Departementation by division / product

Organisasi dipecah menjadi bebrapa unit yang independen. Tiap unit memiliki

sumberdaya sendiri untuk mengoprasikannya.

Adapun kebaikan dan kekurangan dalam departementation by division / product yaitu:


Memudahkan koordinasi antar fungsi Adanya duplikasi fungsi operasi di setiap divisi

Berorientasi pada permintaan pasar Tingginya persaingan antar divisi

Manajer memiliki kesempatan berkembang lebih baik

Mengabaikan tujuan organisasi secara keseluruhan

Berikut struktur organisasinya :

c. Departementation by geografis / terriority

Dilaksanakan oleh organisasi yang mempunyai aktifita tersebar secara fisik ke beberapa

wilayah. Adapun kelebihan dan kekurangannya yaitu:


Tanggungwab pada tingkat bawahan Memerlukanlebih banyak orang dengan kemampuan manajer umum

Fokus pada pasar dan masalah lokal Cenderung mempersulit pemeliharaan pemeliharaan pelayanan pusat eonomi

Meningkatan koordinasi dalam suatu wilayah

Menambah masalah bagi pengendalian manajemen puncak


Struktur organisasinya:

d. Departementation by customer

Perusahaan berusaha melayani dna memuaskan pelanggannya secara maksimal. Adapun

kebaikan dan kelemahannya sebagai berikut :


Mendorong konsentrasi pada pelanggan Sulit mengkordinasikan permintaan pelanggan yang bersaing

Memberi pelanggan perasaan bahwa mereka memahami pemasok

Memerlukan manajer dan staf ahli dalam masalah pelanggan

Mengembangkan keahlian dlaam bidang pelanggan

Kelompok pelanggan tidak dapat didefinisikan secara jelas

Serta sturktur organisasinya sebagai berikut:

DIVISI

ASIA

DIREKTUR

UTAMA

DIVISI

AMERIKA

DIVISI

AUSTRALIA

DIVISI

EROPA

DIREKTUR UTAMA

DIVISI INSTITUSI

PEMERINTAH

DIVISI RETAIL

CUSTOMER

DIVISI INDUSTRIAL


e. Departementation by process and equipment

Tujuannya untuk mendapatkan keuntungan ekonomis, meskipun hal ini meungkin juga

dituntut oleh sifat peralatan tertentu.

f. Departementation by time

Dikelompokkan berdasarkan waktu, banyak digunakan oleh tingkat organisasi paling

bawah. Struktur organisasinya adalah :

MANAJER PEMBELIAN

DIVISI ADMINISTRASI

DIVISI

PENGECEKAN

ORDER

DIVISI

PEMBELIAN

PRODUK

MANAJER

PENGAWASAN

INTERN

PENGAWASAN

OPERASI

PERENCANAAN


g. Depertementation by number

Dikelompokkan berdasarkan angka, banyak digunakan oleh tingka organisasi paling

bawah. Struktur organisasinya adalah sebagai berikut :

Pembagian kerja, yaitu rincian tugas atau pekerjaan yang harus dilakukan seseorang agar setiap orang yang terlibat di dalam suatu organisasi bertanggung jawab melaksanakan

aktifitas yang menjadi beban dan tanggung jawabnya.

Koordinasi, yaitu proses pengintegrasian berbagai tujuan aktifitas pada satuan-satuan yang terpisah-pisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) dalam suatu organisasi

untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Rentang Manajemen, yaitu kemampuan manager untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung kepada jumlah bawahaan yang melapor

kepadanya.

Menurut Henry G. Hodges, mengemukakan empat bentuk bagan organisasi sebagai berikut.

Bentuk pyramid Bagan ini sangat mudah digunakan

karna bentuknya seperti Piramid yang

menempatkan bagian-bagian dalam

perusahaan yang paling tertinggi di

letakan pada bagian TOP dan untuk

karyawan di letakan MID dan untuk

Office Boy di letakan pada Bagian

LOWER.

MANAJER DIVISI

DIVISI 40

DIVISI 30

DIVISI 20


Bentuk vertical

Bagan Vertikal pada umumnya bagan ini jika dalam perusahaan banyak sekali jabatan

atau kepala-kepala bagian dari masing-masing divisi maka bagan ini akan semakin

panjang ke bawah.

Bentuk horizontal Mengapa bagan tersebut di katakan horizontal karena pada bagan tersebut jika semakin

banyak jabatan-jabatan yang di buat dalam perusahaan tersebut maka bagan ini akan

semakin luas menyamping


Bentuk lingkaran Kenapa bagan ini berbentuk lingkaran karna mungkin dalam suatu perusahaan memang

sangat memiliki perbedaan tersendiri dalam menyusun bagian-bagian dari perusahaan itu

tersebut oleh karena itu banyak sekali model bagan yang terbentuk. pada model bagan ini

jika setiap penambahan anggota maka bagan ini akan bertambah diameternya dan

semakin membesar.

2.2.4 Kekuasaan dan Distribusi Wewenang

A. Pengertian Kekuasaan

Kekuasaan adalah hak yang dimiliki oleh suatu posisi untuk membuat keputusan yang

akan mempengaruhi orang lain.

Sumber-sumber kekuasaan: 1. Kekuasaan menghargai (reward power) 2. Kekuasaan memaksa (coercive power) 3. Kekuasaan sah (legitimate power) 4. Kekuasaan keahlian (expert power) 5. Kekuasaan rujukan (referent power)

Jenis-jenis kekuasaan 1. Kekuasaan militer dan polisi,untuk mengendalikan kekerasan dan kriminal. 2. Kekuasaan Ekonomi,untuk mengendalikan tanah,buruh,kekayaan,dan produksi. 3. Kekuasaan Politik,untuk mengambil keputusan. 4. Kekuasaan Hukum,untuk mempertahankan dan mengubah dan melancarkan interaksi. 5. Kekuasaan Tradisi,untuk mempertahankan system kepercayaan nilai-nilai.


B. Distribusi Wewenang

Pengertian Wewenang Wewenang adalah hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak

melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai.

Dasar Wewenang 1. Wewenang formal (pandangan klasik/classical view)Wewenang pemberian atau

pelimpahan dari suatu tingkat yang tinggi ke tingkat yang lebih rendah.

2. Wewenang penerimaan (acceptance theory of authority)Sudut pandang wewenang adalah penerima perintah,bukan pemberi perintah.

Pembagian Wewenang 1. Wewenang Lini,wewenang yang di berikan dari atasan langsung kepada bawahan nya. 2. Wewenang Staff,wewenang yang dimiliki staff untuk memberikan nasihat berdasarkan

keahlian,pengalaman,riset dan analis yang di perlukan (termasuk bantuan pelaksanaan

kebijakan,monitor,dan pengendalian).

3. Wewenang Fungsional,wewenang yang di berikan kepada individu untuk melengkapi wewenang lini dan wewenang staff.

2.2.5 Koordinasi Dalam Manajemen

1. Pengertian Koordinasi

Handoko mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian

tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-

bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

2. Teknik Koordinasi dengan Pendekatan Proses Manajemen

Karena peranannya sebagai fungsi yang mengintegrasikan seluruh proses organisasi

maka koordinasi perlu dilakukan dalam setiap tahapan proses manajemen. Hal ini diperlukan

karena setiap tahapan proses manajemen tentu memerlukan keterpaduan peran para pemangku

kepentingan (stakeholders) dalam mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, koordinasi

dianggap sebagai salah satu kunci sukses dalam proses manajemen. Dengan kata lain, koordinasi

merupakan esensi manajemen dan secara implisit terkandung dalam fungsi-fungsi manajemen.

Teknik koordinasi dalam tahapan proses manajemen dapat dijelaskan sebagai berikut :

a) Koordinasi dalam Perencanaan

Koordinasi dalam perencanaan merupakan upaya untuk mengintegrasikan berbagai

perencanaan melalui diskusi yang saling menguntungkan, tukar pikiran. Contoh, koordinasi

antara unit kelitbangan dan unit kesekretariatan untuk mengoptimalkan peran kelitbangan yang

didukung kesekretariatan yang handal.


b) Koordinasi dalam Pengorganisasian

Koordinasi merupakan esensi organisasi. Koordinasi dalam pengorganisasian sangat

diperlukan manajemen antara lain dalam distribusi tugas. Misalnya, untuk kegiatan reformasi

birokrasi dalam suatu instansi maka dibentuk satu tim reformasi yang bertugas menyusun konsep

reformasi birokrasi. Dalam tim tersebut ditetapkan beberapa sub-tim yang diberi tugas untuk

mempersiapkan konsep spesifik, misalnya: sub-tim keuangan, sub-tim sumber daya manusia, sub

- tim grand - design dan sebagainya.

c) Koordinasi dalam staffing

Dalam penempatan pegawai perlu dilakukan koordinasi untuk menjamin pegawai yang

tepat di tempat yang tepat (the right man on the right place). Misalnya, untuk menghasilkan

keputusan promosi jabatan pada beberapa jabatan tertentu maka dilakukan rapat Baperjakat yang

terdiri dari unsur pimpinan dan unsur kesekretariatan khususnya kepegawaian.

d) Koordinasi dalam directing

Efektivitas arahan, instruksi dan pedoman sangat bergantung pada harmonisasi atasan dan

bawahan. Misalnya, dalam satu unit tertentu, pimpinan memberikan arahan ke mana unit tersebut

diarahkan untuk mendukung tugas, pokok dan fungsi organisasi.

e) Koordinasi dalam pengawasan

Koordinasi melalui pengawasan diperlukan untuk menjamin sigkronisasi antara kinerja

aktual dengan kinerja yang distandarkan. Misalnya suatu organisasi berdasarkan rencana

stratejiknya menetapkan beberapa performance indicators dari beberapa kegiatan yang dilakukan.

Berdasarkan performance indicators tersebut dilakukan evaluasi triwulanan atau tahunan untuk

mengevaluasi pencapaian kinerja tersebut.

Dengan demikian, koordinasi perlu dilakukan dalam setiap proses manajemen sebagai

upaya mengintegrasikan upaya berbagai pemangku kepentingan dalam mencapai tujuan

organisasi. Kalau langkah tersebut tidak dilakukan maka sangat sulit bagi para manajer untuk

memastikan bahwa seluruh pemangku kepentingan dapat bekerjasama secara terpadu.

2.2.6 Penataan Staff (Staffing)

1. Konsep Staffing

Menurut R. Duane dan J. Clifton (1989;p. 239) staffing merupakan proses formal dari

memastikan bahwa organisasi mempunyai sumber daya berijazah atau memenuhi syarat untuk

mendekati tujuan, dan mewakili sumber hidup dari setiap perusahaan.

Menurut Jhon (1984) staffing dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mengisi

pekerjaan dengan orang yang tepat. Hal inimerupakan bagian daritugas manajer organisasi. Dan

ini merupakan seni dari penempatan orang-orang yang berijazah atau memenuhi syarat dan

antusias ke dalam posisi jabatanpekerjaan yang ditawarkan.


Menurut T. Hani Handoko (2003 ; 233) penusunan personalia (staffing) adalah

fungsimanajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan

pengembangan anggota-anggota organisasi.

2. Proses Penataan Staff (Staffing)

Proses penyusunan personalia (staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian

kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalian

oraganisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat.

Adapun langkah-langkah dalam proses penyusunan pesonalia atau staffing process sebagai

berikut :

a. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia adalah mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan

untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi.

Ada tiga bagian perencanaan personalia yang dibutuhkan :

1.) Penentuan Kebutuhan Jabatan

Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan :

Penentuan tujuan dan rencana organisasi.

Penentuan spesifikasi jabatan (job specification) jenis-jenis jabatan dan keterampilan yang dibutuhkan.

Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa mendatang.

Persediaan karyawan untuk melaksanakan berbagai kegiatan.

Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dari proses analisa jabatan (job analisys) yang

terdiri dari penentuan keahlian dan keterampilan yang dipunyai, tanggung jawab, pengetahuan

mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan

dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan deskripsi jabatan.

2.) Pengembangan Sumber-sumber Penawaran Personalia

Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi

manajer lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang

sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat dalam menduduki suatu posisi

agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi.

Ada tiga sumber penawaran intern yaitu :

Penataran ( upgrading ) yaitu dengan mendidik dan memberi pelatihan.

Pemindahan ( transferring ) yaitu posisi yang kurang disenangi ke posisi lain yang lebih memuaskan kebutuhan.

Pengangkatan ( promoting ) yaitu pengangkatan ke jabatan yang lebih tinggi lagi.


Sumber ekstern penawaran tenaga kerja dapat diperoleh antara lain dari lamaran pribadi

yang masuk, organisasi karyawan, kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, para

pesaing, immigrasi dan migarasi.

b. Penarikan

Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan tenaga kerja

potensial dalam jumlah yang tepat dan dengan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan tertentu

yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk

memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang

dibutuhkan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia. Metode yang digunakan untuk

penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan, leasing (penggunaan tenaga

honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga-lembaga

pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.

c. Seleksi

Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu

dari lamaran yang masuk. Adapun langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang dapat

digunakan yaitu:

Wawancara pendahuluan

Pengumpulan data-data pribadi (biografis)

Pengujian (testing)

Wawancara yang lebih mendalam

Pemeriksanaan referensi-referensi prestasi

Pemeriksaan kesehatan

Keputusan pribadi

Orientasi jabatan

Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktor

lain mungkin juga berpengaruh dalam kondisi-kondisi tertentu, tetapi tidak mungkin untuk

menyatakan secara tepat semua faktor yang dicari dalam diri karyawan potensial. Bebarapa

factor tersebut adalah :

Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk menunjuk apa yang telah dilakukan seseorang di waktu lalu.

Bakat dan minat ( aptitude dan interest ), untuk memperkirakan minat dan kapasitas atau kemampuan seseorang.

Sikap dan kebutuhan ( attitudes dan needs ), untuk meramalkan tanggug jawab dan wewenang seseorang.

Kemampuan-kemampuan analistis dan manipulative, untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan.

Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik pekerjaan.

Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan phisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan.


d. Pengenalan dan Orientasi

Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan

organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan

dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi.

e. Latihan dan Pengembangan

Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja

karyawan dan mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Peningkatkan efektivitas kerja

dapat dilakukan dengan latihan (training) dan atau pengembangan. Latihan dimaksudkan untuk

memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan

tertentu, terperinci dan rutin. Sedang pengembangan lebih luas ruang lingkupnya dalam

meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan

kemajuan teknologi.

Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan metode yaitu :

1.) Metode-metode on the jobyang biasa digunakan yaitu :

Coaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.

Planned progression atau pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda

Rotasi jabatan pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang bermacam-macam dan berbeda-beda.

Penugasan sementara, di mana bawahan ditempatkan pada posisi manajeman tertentu utuk jangka waktu yang ditetapkan.

System-sistem penilaian presntasi formal.

2.) Pengembangan off the jobdilakukan dengan :

Program-program pengembangan eksekutif, di universitas-universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya, di mana para manajer berpartisipasi

dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan

analisa kasus, simulasi dan metode-metode pengajaran lainnya.

Latihan laboratorium, di mana orang belajar menjadi sensitive (peka) terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya.

Pengembangan organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan keeluruhan organisasi

f. Penilaian Pelaksanaan Kerja

Di dalam penilaian pelaksanaan kerja dilakukan dengan membandingkan antara

pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi

posisi tersebut.


g. Pemberian Jasa dan Penghargaan

Pemberian jasa dan penghargaan yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi

pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu yang akan datang.

h. Perencanaan dan Pengembangan Karir

Dalam perencanaan dan pengembangan kakir mencakup transfer (promosi, demosi dan

lateral), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian dan pension.

2.2.7 Manajemen Perubahan dan Knowledge Manajemen

Manajemen perubahan adalah proses terus menerus memperbarui organisasi berkenaan

dengan arah, struktur, dan kemampuan untuk melayani kebutuhan yang selalu berubah dari

pasar, pelanggan dan para pekerja itu sendiri.

Knowledge manajemen adalah suatu rangkaian kegiatan yang di gunakan oleh organisasi

atau perusahaan untuk mengindetifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan

pengetahuan untuk di gunakan kembali, diketahui, dan di pelajari di dalam organisasi.

Knowledge manajemen fokus padabeberapa hal:

Memenuhi kebutuhan pelanggan.

Pengembangan karyawan.

Menciptakan lingkungan yang kondusif untuk berbagi pengetahuan.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | BAB III 23

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Pada dasarnya dalam menyusun suatu kegiatan terdapat beberapa fungsi manajemen yang

harus mutlak ada dalam suatu kegiatan. Fungsi yang pertama adalah perencanaan. Perencanaan

adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan,

kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan

mempertimbangkan kondisi diwaktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan

yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat. Dalam

menyusun suatu kegiatan pun harua terdapat fungsi pengorganisasian. Pengorganisasian

merupakan suatu proses untuk merancang srtuktur formal, mengelompokan dan mengatur serta

membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar jiwa pengorganisasi

dapat dicapai dengan efisien. Jika kedua fungsi tersebut telah berfungsi secra baik, maka

kegiatan yang akan dilaksanakan pun akan sesuai denagn tujuan yang diharapkan.

3.2 Saran

Fungsi manajemen sangtlah penting dalam menyusun suatu kegiatan. Suatu kegiatan

akan berjalan dengan baik tergantung dari fungsi manajemen itu sendiri. Oleh karena itu, apabila

kita akan melaksanakan suatu kegiatan kita harus mempersiapkannya secara matang fungsi-

fungsi manajemen tersebut agar kegiatan yang kita laksanakan nanti dapat sesuai dengan tujuan

yang hendak kita capai.

3.3 Penutup

Demikian makalah yang dapat kami sampaikan, kritik serta saran sangat kami

harapkan,dan demi kesempurnaan makalah ini, kami siap untuk merevisi kembali makalah kami

dan semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua. Amiin.

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN | DAFTAR PUSTAKA 24

DAFTAR PUSTAKA

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2077093-tujuan-perencanaan-dan-

manfaat-perencanaan/#ixzz31UV7ve2R

http://gudangartikels.blogspot.com/2011/11/manajemen-staffing.html

http://okvawahyuni.blogspot.com/2012/10/koordinasi-dalam-manajemen.html

http://ariantocahyadi.blogspot.com/2011/10/bentuk-bagan-struktur-organisasi.html

Supriatna, Dadan . Buku Manajemen Universitas Terbuka.

perencanaandanpengorganisasian-140530051350-phpapp01

Documents

Transcript of perencanaandanpengorganisasian-140530051350-phpapp01