PERENCANAAN

PERENCANAAN

JAKARTA 17 Februari 2012

Email : [email protected]

OlehIR EDUARD PAUNER, MT, ERMAP, CRMP

PELATIHAN MANAJEMEN PROYEK

PROYEKPENGORGANISASIAN

2

ARTI PENGORGANISASIAN

• PENGORGANISASIAN ADALAH SALAH SATUFUNGSI MANAJEMEN UNTUKMENGKOORDINASIKAN HUBUNGAN BERBAGAISISTEM KEWENANGAN DANPERTANGGUNGJAWABAN TUGAS-TUGAS YANGADA DI DALAM ORGANISASI.

• KEWENANGAN, TUGAS-TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB TERSEBUT KEMUDIAN DIATUR DALAMSUATU STRUKTUR ORGANISASI.

Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU3

MANAJEMEN merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN, PEGERAKAN, DAN PENGENDALIAN.

STRUKTUR ORGANISASI

R TERRY :

4

MENGAPA PENGORGANISASIANPENTING ?

PENGORGANISASIAN PENTING KARENA :

•

•

•

•

MENGATUR PEMBAGIAN TUGAS DANTANGGUNG JAWAB DALAM ORGANISASIMELALUI STRUKTUR YANG JELAS

MENGKOORDINASIKAN BERBAGAI SUMBERYANG ADA DI DALAM ORGANISASI

MENGATUR PENGGUNAAN SUMBER-SUMBERSECARA EFISIEN DAN EFEKTIF

MENGATUR HUBUNGAN-HUBUNGAN FORMALYANG TERJADI DALAM ORGANISASI


PRINSIP-PRINSIP PENGORGANISASIAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

DIVISION OF WORK

DEPARTEMENTALIZATION

CHAIN OF COMMAND

SPAN OF CONTROL

CENTRALIZATION & DECENTRALIZATION

FORMALIZATION

COMPLEXITY


1). DIVISION OF WORK

DIVISION OF WORK SERING PULA DIARTIKAN SEBAGAISPESIALISASI TUGAS.

UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI SECARA EFISIEN DANEFEKTIF, TUGAS-TUGAS DIDISTRIBUSIKAN SESUAI DENGANKEWENANGAN DAN FUNGSI SETIAP TINGKATAN DALAMSTRUKTUR ORGANISASI. DENGAN DEMIKIAN SETIAPTINGKATAN MEMILIKI SPESIFIKASI TUGAS SENDIRI-SENDIRI.


2). DEPARTEMENTALISASI

SETELAH PEMBAGIAN TUGAS (DIVISION OF WORK)DILAKUKAN, MAKA UNTUK KEPERLUAN MEMUDAHKANKOORRDINASI TUGAS-TUGAS YANG SEJENIS/BERTUJUANSAMA, DIPERLUKAN DEPARTEMENTALISASI

DEPARTEMENTALISASI ADALAH PENYATUAN ATAUPENGELOMPOKAN TUGAS-TUGAS SEJENIS/BERTUJUANSEARAH


3). RANTAI KOMANDO (CHAIN OF COMMAND)

RANTAI KOMANDO MERUPAKAN PRINSIP YANG MENGATURGARIS KEWENANGAN DAN PERTANGGUNGJAWABANTUGAS-TUGAS, DIMULAI DARI TOP, MIDDLE, HINGGA LOWERMANAGER.

SECARA FORMAL RANTAI KOMANDO MENUNJUKKANHIRARKHI/TINGKAT KEWENANGAN YANG BERSUMBERPADA LEVEL TERTINGGI HINGGA LEVEL TERBAWAH.


KONSEP-KONSEP YANG BERHUBUNGANDENGAN RANTAI KOMANDO

1.

2.

3.

AUTHORITY

MERUPAKAN KEWENANGAN UNTUKMEMBERIKAN TUGAS/PERINTAH KEPADABAWAHAN, DAN MEMINTAPERTANGGUNGJAWABANNYA SEKALIGUS.

RESPONSIBILITY

PERTANGGUNGJAWABAN DARI TUGAS-TUGASYANG DIPERINTAHKAN OLEH ATASAN.

UNITY OF COMMAND

PRINSIPNYA SESEORANG HANYA MEMILIKI SATUATASAN YANG MEMBERIKAN PERINTAH.


4). RENTANG PENGAWASAN(SPAN OF CONTROL)

PRINSIP SPAN OF CONTROLMEMBERIKAN PEDOMAN PADA PARAMANAJER TENTANG KEMAMPUANMANAJER DALAM MENGONTROLJUMLAH BAWAHANNYA.

DIASUMSIKAN JIKA JUMLAH BAWAHANSEMAKIN BESAR/BANYAK, MAKAMANAJER MEMILIKI KETERBATASANUNTUK MENGONTROLNYA.


5).CENTRALIZATION &DECENTRALIZATION

• CENTRALIZATION ADALAH TINGKATMELALUI MANA TITIK SUATUPENGAMBILAN KEPUTUSAN DIPUSATKAN

• DECENTRALIZATION ADALAH TINGKATMELALUI MANA PARA PEGAWAI DI LEVELBAWAH DAPAT MEMBERIKAN INPUTSECARA AKTUAL DALAM PROSESPENGAMBILAN KEPUTUSAN.


6). FORMALIZATION

• FORMALISASI ADALAH TINGKATMELALUI MANA PEKERJAAN-PEKERJAAN DI DALAM ORGANISASIDISTANDARISASI MELALUIPERATURAN-PERATURAN,PROSEDUR, YANG MENJADIPEDOMAN DAN MENGIKAT PERILAKUPEGAWAI


7). KOMPLEKSITAS (COMPLEXITY)

KOMPLEKSITAS MERUPAKAN PRINSIP ORGANISASIYANG MENGGAMBARKAN SEBERAPA BANYAKBAGIAN-BAGIAN DAN TINGKATAN-TINGKATANYANG TERDAPAT DI DALAM ORGANISASI.KOMPLEKSITAS DAPAT DITUNJUKKAN MELALUI :

a). KOMPLEKSITAS VERTIKAL (MENUNJUKJUMLAH TINGKATAN-TINGKATAN DALAMSTRUKTUR ORGANISASI)

b). KOMPLEKSITAS HORISONTAL (MENUNJUKJUMLAH BAGIAN-BAGIAN DALAM STRUKTURORGANISASI)


Pengorganisasian Proyek

1.Organisasi Proyek harus mengelola pembagian Tugas dan Tanggung Jawab dengan jelas dari tiap-tiap Tim sesuai dengan Lingkup Proyek.

2.Organisasi Proyek harus sesuai dengan Metode yang ditetapkan misalnya WBS dan Tahap-Tahap daur ulang proyek.

15

PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI ADALAH SISTEM FORMAL DARITUGAS-TUGAS DAN HUBUNGAN PELAPORANPERTANGGUNG JAWABANNYA, DI MANA SISTEMTERSEBUT MENENTUKAN BAGAIMANA PARA ANGGOTAORGANISASI MENGGUNAKAN SUMBER-SUMBER UNTUKMENCAPAI TUJUAN ORGANISASI.

(JONES &GEORGE, 2007:243)

DISAIN STRUKTUR

ORGANISASI


DISAIN ORGANISASIONAL

DISAIN ORGANISASIONAL BERHUBUNGAN DENGANSTRUKTUR ORGANISASI, SEBAB

DISAIN ORGANISASIONAL ADALAH SUATU PROSESMELALUI MANA PARA MANAJER MEMBUATPILIHAN-PILIHAN KHUSUS TENTANG HUBUNGAN-HUBUNGAN TUGAS-TUGAS DAN PEKERJAAN YANGDIBANGUN DALAM SEBUAH STRUKTURORGANISASI.


DETERMINE THEDESIGN OF

ORGANIZATIONALSTRUCTURE

1.ORGANIZATIONAL ENVIRONMENT

4.STRATEGY

2.TECHNOLOGY

3.HUMANRESOURCES

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI STRUKTUR ORGANISASI

18

STRUKTUR FUNGSIONAL

SUATU FUNGSI ADALAH SUATU KELOMPOK ORANG,PEKERJAAN YANG DILAKSANAKAN SECARABERSAMA-SAMA, KEMUDIAN PENEKANAN PADAKEMAMPUAN YANG SAMA ATAU PENGGUNAANBEBERAPA PENGETAHUAN,ALAT DAN TEKNIKYANG SEJENIS DALAM PEKERJAAN MEREKA.

SUATU STRUKTUR ORGANISASIONAL YANGDISUSUN DARI SELURUH DEPARTEMEN-DEPARTEMEN YANG ADA DI DALAM ORGANISASI,DI MANA MASING-MASING DEPARTEMEN MEMILIKIPRODUK BARANG JASA YANG BERBEDA-BEDA


STRUKTUR DIVISIONAL

STRUKTUR DIVISIONAL MERUPAKANPEMECAHAN MASALAH AKIBAT ADANYAPERTUMBUHAN DAN PENINGKATANDIVERSIFIKAS.

STRUKTUR DIVISIONAL DISUSUN

BERDASARKAN PEMISAHAN UNIT-UNIT DIDALAM MANA SUATU FUNGSI-FUNGSIYANG MEMPRODUKSI BARANG JASAKHUSUS DIKELOMPOKAN DALAM SUATUFUNGSI PEKERJAAN TERTENTU


DIVISIMESIN

PENGERING

DIVISIALAT

PENERANGAN

DIVISISTEREO DANTELEVISI

STRUKTUR DIVISIONAL PRODUK

CEO

MANAGER


DIVISIPELANGGANINSTANSI

DIVISIPELANGGANSKALA KECIL

DIVISIPELANGGANECERAN

STRUKTUR DIVISIONAL MARKET

CEO

MANAGER


DIVISIWILAYAH UTARA

DIVISIWILAYAH BARAT

DIVISIWILAYAH TIMUR

STRUKTUR DIVISIONAL GEOGRAFI

CEO

MANAGER


ORGANISASI PENYELENGGARAKEGIATAN - SATUAN KERJA

PA

KPA ULPSATKER

MENTERI

SATKER TETAP PUSAT

SATKER UNIT PELAKSANATEKNIS PUSAT

SATKER NON VERTIKAL

TERTENTU (SNVT)Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU24

PEJABAT INTI SATKER

a. KEPALA SATUAN KERJA/KPA/KPB

b.PEJABAT PEMUNGUT PENERIMAAN NEGARA

c.PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN (PPK)

d.PEJABAT YG MELAKUKAN PENGUJIAN DANPERINTAH PEMBAYARAN

e.BENDAHARA PENERIMAAN

f.BENDAHARA PENGELUARAN


Pejabat PEJABAT Bendahar Pejabat

PEMBUATPEMBUATSPM KOMITMEN Pengelua-

N NPembant Pembant Pembant

A Mnt Persediaan23

ran PetugasUAKP E Gudang dan

UAKPB

PejabatPemungut

PNBP

Pembantu

BendaharaPenerimaan

PNBP

Pembantu

SATKER UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSAT

SDA DAN BM

MENTERI PUPenggunaAnggaran/Barang

PEJABAT ESELON IAPembantu Pengguna Anggaran/Barang/Atasan/Atllas

SATKER

PEJABAT ESELON II TERKAITPembantuTlas

KEPALA BALAI BESAR/BALAIKA.SATKER/Kuasa Pengguna

Anggaran/Barang

26

dengan sub-kontraktor,dst.24

Organisasi Proyek Konstruksi

Organisasi proyek bertujuan untuk membentuk hubungan atau ikatanberbagai pihak yang terlibat dalam proyek untuk mencapai tujuan yang sama(berkaitan dengan Biaya yang tersedia,Mutu yang harus dicapai, Waktu yangtelah ditetapkan).

Dua jenis hubungan/ikatan dalam organisasi proyek konstruksi,yaitu:

Hubungan fungsional,yaitu hubungan/ikatan yang terbentuk atasdasar keterkaitan pekerjaan,baik berdasarkan kontrak maupun tidak.Contoh: hubungan antara konsultan perencana dengan kontraktor,Kontraktor dengan konsultan pengawas,dst.

Hubungan kontraktual,yaitu hubungan/ikatan yang terbentukMelalui mekanisme kontrak sehingga memiliki kekuatan hukum.Contoh: hubungan antara pemilik proyek dengan kontraktor, kontraktor

27

KONTRAKTORKONSULTAN

ORGANISASI PELAKSANAAN

SATKER

Hub. Birokrasi

Hub. Kontraktual

Hub. Fungsional

PPK

28

Teknik Adm

Pengawas

STRUKTUR ORGANISASI

KEPALA BALAI

29

Melaksanakan sebagian tugas Kasatker yaitu:

1.

2.

3.

4.

Menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan B/J : Spesifikasi Teknis,HPS danRencana Kontrak

Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)

Menandatangani Kontrak/SPK

Melaksanakan Kontrak dengan Penyedia B/J

5. Mengendalikan pelaksanaan kontrak6. Melaporkan pelksanaan/Penyelesaian Pengadaan B/J kepada Kasatker

7. Menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan B/J kepada Kasatker dengan BA penyerahan

8. Melaporkan kemajuan pekerjaan dan penyerapan anggaran kepada Kasatker/triwulan

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Tugas (Permen PU No 14/PRT/M/2011)

• TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PELAKSANA KEGIATAN

Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelksanaan

Mengusulkan perubahan paket pekerjaan,perubahan jadwal pengadaan kepadaKasatker

Menetapkan tim pendukung panitian peneliti kontrak ,Pejabat Pelksana TeknisKegiatan (PPTK),Direksi Lapangan,Konsultan Pengawas,Tim pelaksana Swakelola

Menetapkan tim atau TA untuk aanwijing

Menetapkan besaran uang muka

Menyiapkan ,menandatangani30

PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PELAKSANAKEGIATAN

16. Menyerahkan aset hasil pengadaan B/J dan aset lainnya kepada Menteri melaluiKasatker

17. Menandatangani pakta integritas

18. Melksanakan rencana kerja dalam DIPA

19. Menandatangani SK yg mengakibatkan pengeluaran,SPT,SPPD berdasarkan SPT

20. Menyusun draft kontrak yg tercantum dlm DIPA,dokumenpendukungnya danrencana kegiatan Swakelola

21. Menandatangani bukti-bukti dokumen pengeluaran anggaran Satker

22. Menandatangani Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan pendukung danditeruskan kepada Pejabat Pengujian dan Perintah Pembayaran

23. Mengajukan tagihan pembayaran kepada Bendahara Pengeluaran

24. Menyusun laporan seluruh kegiatan yg dilakukan sesuai DIPA danmenyampaikan ke Kasatker

25. Menyusun usulan Rencana kegiatan Satker Tahunan yg merupakan RKA-KLtahun berikutnya.

2831

1. Bertanggungjawab atas kebenaran material dan akibat yg timbul dari

kontrak/SPK atau keputusan

2. Bertanggungjawwab atas realisasi keuangan dan keluaran/output kegiatanyg dilksanakan sesuai rencana kerja yg ditetapkan dalam DIPA

3. Bertanggungjawab kepada Kepala Satker

29

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PELAKSANA KEGIATAN

PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

Tanggung jawab

32

TERIMAKASIH


Evaluasi Pengorganisasian Proyek

Gambarkan struktur organisasi tempat saudara bekerja dan jelaskan keuntungan dan kerugian struktur tsb.

34

PERENCANAAN

Documents

Transcript of PERENCANAAN