PERANCANGAN STRATEGI PERUBAHAN SI/TI UNTUK MENGUBAH PERAN SI/TI

PERANCANGAN STRATEGI PERUBAHAN SI/TI UNTUK MENGUBAH PERAN SI/TI: STUDI

KASUS PT BLUE GAS INDONESIA

ARI BRAHMADI1106144424

Presentasi Karya Akhir

Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia

2

• Latar Belakang

• Literatur Review

• Metodologi Penelitian

• Analisa dan Pembahasan

• Kesimpulan dan Saran

Agenda

3

Gap Peran SI/TIKeinginan manajemen agar peran SI/TI di dalam perusahaan dapat memperkuat daya saing diantara perusahaan sejenis, belum sesuai dengan kondisi SI/TI perusahaan , antara lain :

- SI / TI belum berperan banyak dalam kegiatan bisnis perusahaan

- Kebijakan yang diambil di dalam proses bisnis belum memperhitungkan aspek TI sebagai operation tools

- Investasi untuk SI/TI masih dianggap belum menjadi prioritas, sehingga alokasinya masih sebatas pendukung kegiatan operasional

- Belum ada kebijakan strategis yang terkait dengan peran SI/TI

4

Fishbone Diagram

Peran SI/TI masih belum strategis di dalam perusahaan

Aspek StrategisFokus bisnis terhadap TI

Keterlibatan Korporat

Pendekatan Organisasi dan

Manajemen

Arah Kebijakan Investasi TI

Dampak Keuntu- ngan bisnis atas

fungsi SI/TI

Tipe Kepemimpinan

Pemilihan Ukuran Kinerja

Layanan SI/TI masih dianggap sebagai alat pembantu kegi atan bisnis saja

Pengembangan layanan TI secara bertahap me ngikuti keputusan bisnis perusahaan

kebijakan perusa haan di dalam proses bisnis belum memper-hitungkan aspek TI

TI belum dianggap sebagai aset strategis perusahaan , ditandai dengan tidak adanya faktor information capital di bag. Learn & Growth pada strategy Map

TI hanya dilibatkan jika ada hal yang ter kait TI saja

Pengambilan keputusan peru sahaan tidak tergan tung banyak pada TI

Lebih Fokus pada stabilitas operasional bisnis

alokasi Investasi untuk SI/TI masih sebatas pendukung kegiatan operasional

Investasi belum mencakup persiapan backup , serta visi TI jangka panjang

Struktur organisasi TI masih berupa hirarki general , belum dibagi per fungsi per layanan SI/TI

Belum memberikan dampak keuntungan langsung dari fungsi SI/TI

Level kepemimpinan TI adalah selevel

manajer yang membawahi dept TI

Tipe kepemimpinan TI adalah generalis , yang harus menangani semua aspek di TI untuk memastikan keber langsungan sistem

Ukuran kinerja diukur dengan berpatokan pada balance score card perusahaan , belum mengacu pada balance score card TI secara khusus

Ukuran standard kompetensi berdasarkan ukuran generalis yang ditentukan HR

5

Research Question

1. Bagaimana strategi perubahan SI/TI untuk mengubah peranan SI/TI di PT Blue Gas Indonesia

2. Bagaimana langkah-langkah perubahan SI/TI yang sesuai dengan strategi yang ditetapkan

Keyword :Strategi, Perubahan, Peran SI/TI

6

Literature Review

7

Literature ReviewPeran SI/TI dalam Organisasi - Applegate (2009)

1. Menurut McFarlan & Nolan , peran SI/TI terbagi atas 4 kuadran yaitu : Support, Turnaround, Factory dan Strategic

2. Menurut Applegate ( 2009) dari masing-masing kuadran terdapat 10 karakteristik yang menjadi acuan dalam penentuan peran SI/TI

Limited SignificantLimited

Significant

Support Turnaround

Factory StrategicDampak Terhadap Bisnis atas Portofolio

Aplikasi

Dampak Terhadap Bisnis atas Portofolio pengembangan Proyek

Aspek-aspek dalam peran SI/TI

1. Rentang waktu atas Visi TI 6. Dampak Keuntungan dari Fungsi TI

2. Fokus bisnis terhadap TI 7. Atribut dari Pimpinan TI

3. Tantangan atas bisnis utama

8. Keahlian atas Pendekatan Manajemen

4. Tantangan atas teknis utama

9. Keterlibatan pimpinan TI dalam korporat

5. Pendekatan Organisasi dan manajemen

10. Seleksi dalam pengukuran kinerja

Leadership Impact on IS/IT Role ( Lynda M Applegate , 2009 :

Appendix 10a )

8

Arah Perubahan Peran SI/TI

Dampak Terhadap Bisnis atas Portofolio

Aplikasi


Sumber: diolah kembali dari (Applegate, Corporate Information Strategy and Management, 8th Ed, 2009, hal. 425)

Peran SI/TI di PT BGI

Terbatas Signifikan

Terbatas

Signifikan

Support Turnaround

Factory Strategic

9

Kerangka Kerja Perubahan SI/TIKerangka Kerja Enterprise Wide Change (EWC)

1. Memiliki dampak secara struktural dan mendasar kepada organisasi atau unit di mana perubahan terjadi.

2. Memiliki dampak yang strategis, karena perubahan akan membawa organisasi ke posisi yang lebih baik.

3. Perubahan bersifat komplek, chaos, dan radikal.4. Berskala besar dan membutuhkan transformasi

organisasi.5. Membutuhkan jangka waktu yang panjang.6. Berdampak pada perubahan budaya, karena

perubahan akan membawa perubahan perilaku, nilai, dan norma.

DActions

Level-level

CAssesment Strategies

BMeasures

Goals

EEnvironment

Scan

APosisitioning

ValuesThe Change Journey

• Level-by-Level• Unit-by-Unit

Smart

Start

Capac

itySy

stems T

hinking

Sumber: Enterprise Wide Change Superior Result Through System Thinking, Haines (2005)

10

Kerangka Kerja Perubahan SI/TIKerangka Kerja System Thinking System Thinking yang dikemukakan oleh Haines (2000), memaparkan pendekatan pemikiran sistem (System Thinking Approach) yang merupakan suatu pendekatan pemecahan masalah secara keseluruhan dengan memandang masalah sebagai suatu bagian dari sistem

C-Input D-Throughput A-Output

Today “ The System “ Future

B-Feedback

Feedback Loop

E Environment

Fase A : Output,Adalah tahapan dimana kita berfokus pada penentuan tujuan perubahan

Fase D : ThroughputFase ini adalah tahapan dimana kita melakukan pencarian tindakan-tindakan yang dibutuhkan

Fase B : Feedback Adalah tahapan dimana system umpan balik (feedback) ditentukan, untuk mengukur sejauh mana perubahan terjadi

Fase E: EnvironmentDi Fase ini dapat dianalisa kondisi lingkungan apa yang akan berubah

Fase C : InputAdalah Tahapan dimana ditentukannya kondisi organisasi pada saat ini

11

Analisis PEST

Political Economic

Socio-Cultural Technology

• Govermental Type• Goverment Stability• Regulation and deregulation

trends • Level of corruption

• Stage of business cycle• Impact of globalization• Labor Cost• Likely changes in the economic

environment

• Population growth Rate• Population health , education

and social mobility• Lifecycle choices and attitude

toward socio cultural changes

• Research and development activities

• Impact of emerging technologies

• Impact of technology transfer

Analisis PEST (politic, economy, social, technology) : Suatu teknik dalam manajemen strategis yang digunakan untuk melihat faktor-faktor lingkungan luar yang berpengaruh terhadap suatu hal (perusahaan, proyek, masalah, dan lain-lain.).

12

Analisis SWOTStrenghts (S) Weaknesses (W)

Opportunities (O)

Strategi S-O : pemanfaatan kekuatan

untuk menangkap peluang

Strategi W-O: meminimalisasi kelemahan untuk menangkap

peluang.

Threats (T)

Strategi S-T: pemanfaatan kekuatan untuk mengantisipasi

ancaman

Strategi W-T: Meminimalisasi kelemahan untuk

mengantisipasi ancaman

SWOT ditemukan oleh Albert Humphrey di Stanford Research Institute pada tahun 1960 sampai dengan 1970 melalui riset atas perusahaan-perusahaan yang masuk dalam Fortune 500. Umumnya analisis SWOT ini digunakan untuk mendapatkan analisis lingkungan internal dan eksternal dari organisasi untuk mencapai tujuan organisasi

• Strenghts ( Kekuatan )Kekuatan yang dimaksud adalah karakteristik dari organisasi tersebut yang menjadi suatu keunggulan dalam mencapai tujuan organisasi

• Weaknesses (Kelemahan) Karakteristik organisasi atau lebih khususnya departemen TI yang menjadi kelemahan dalam mencapai tujuan organisasi

• Opportunities (Peluang)Peluang yang datang dari luar organisasi yang bisa dimanfaatkan dalam tujuan organisasi

• Threats (Ancaman)Ancaman yang dimaksud adalah elemen dari luar organisasi yang bisa menghambat pencapaian tujuan organisasi

13

Strategi Perubahan

Time

Unfreeze

Change

Freeze

Teori perubahan dari Kurt Lewin (Lewin, 1947), terdapat 3 tahapan dalam melakukan langkah-langkah perubahan

setiap perubahan memang memerlukan tahapan-tahapan yang bersifat revolusioner menuju kondisi yang diinginkan

Teori Perubahan Kurt Lewin

3 Fase Perubahan Kurt Lewin

UnfreezeMerumuskan sebuah metode sehingga memungkinkan organisasi untuk meninggalkan pola lama

Moving Proses perubahan dalam pikiran, perasaan, perilaku, atau ketiganya

FreezeMenetapkan perubahan sebagai kebiasaan baru, sehingga menjadi "prosedur operasi standar".

14

Strategi Perubahan

1. Membangun rasa keterdesakan ( Establish sense of urgency)

2. Membentuk koalisi yang kuat (Form a Powerful Coalition)

3. Menentukan visi untuk perubahan (Create a Vision for Change)

4. Mengkomunikasikan visi (Communicate the Vision)

5. Memberdayakan tindakan menyeluruh (Empowering Broad-Based Action)

6. Mencapai keunggulan jangka pendek (Create Short-term Wins)

7. Membangun dalam koridor perubahan (Build on the Change)

8. Menempatkan perubahan pada budaya organisasi (Anchor the Changes in Corporate Culture)

8 Langkah Perubahan KotterPenelitian ini menggunakan teori 8 langkah perubahan Kotter karena memiliki langkah yang lebih terperinci dibandingkan teori perubahan Kurt Lewin, yang juga mencantumkan langkah yang memungkinkan perubahan itu menjadi sesuatu yang dapat diterima dan berkelanjutan dalam organisasi

Sumber: Leading Change, Kotter (1996)

15

Tools AHP

obyektif

Kriteria

Sub-Kriteria

alternatif Alternatif Alternatif

Kriteria Kriteria

Sub-Kriteria Sub-Kriteria

Analytical Hierarchy Process (AHP) pertama kali dicetuskan oleh Thomas L Saaty pada tahun 1970-an berdasarkan ilmu matematika dipadukan dengan ilmu psikologi yang membahas teknik terstruktur dalam proses pengambilan keputusan yang bertujuan untuk menentukan pilihan terbaik dari beberapa alternatif yang dapat diambil.

AHP adalah suatu model pengambil keputusan yang komprehensif dan fleksibel dimana para pengambil keputusan dapat terbantu untuk menetapkan prioritas dengan memperhitungkan aspek kualitatif maupun aspek kuantitatif . AHP tidak hanya membantu dalam menetapkan keputusan yang tepat tapi juga memberikan alasan yang jelas

3 Tahapan AHP

Dekomposisi Memecah persoalan yang utuh menjadi unsur-unsur sampai unsur-unsur tersebut tidak bisa dipecah lagi

Penilaian/pembandingan elemen Untuk melakukan perbandingan, maka obyektif, kriteria, sub kriteria dan alternatif keputusan ini diberi bobot dan dipasang-pasangkan

Sintesa PenilaianSintesa kebutuhan disusun dengan menentukan bobot prioritas yang sifatnya menyeluruh dari elemen-elemen tingkat terendah

16

Penelitian yang dilakukan sebelumnyaFokus

Penelitian Huda, 2009 Lanin, 2012 Purawiraswanto, 2011 Putra, 2011

Metode

Strategi Perubahan Kotter, System

Thinking, Enterprise Wide Change, SSM

System Thinking, Strategi

Perubahan Kotter, 7S McKinsey,

SWOT

System Thinking, Metode perubahan Lewin, AHP, SWOT

System Thinking, Metode perubahan Lewin, AHP,SWOT

Hasil akhirStrategi

Manajemen Perubahan

Strategi Manajemen Perubahan



Obyek Penelitian

Implementasi Sistem Nasional Single Window

Wikipedia Bahasa Indonesia

Proses migrasi aplikasi Property

Management

Tingkat kematangan manajemen Flight

FocusSektor Kementrian Non Profit Perhotelan Aviasi

Literature Review

17

Kerangka Teoretis

Peran SI/TI pada saat

ini

Peran SI/TI yang

diharapkan

Rentang Waktu atas Visi

Fokus Bisnis atas SI/TI

Tantangan atas bisnis utama

Tantangan Teknis utama

Pendekatan Organisasi dan manajemen

Dampak keuntu-ngan dari fungsi TI

Atribut dari pimpinanTI

Keahlian atas pende-katan manajemen

Keterlibatan pimpinan TI dalam korporat

Seleksi dalam ukuran kinerja

Leadership Impact on IS/IT Role ( Lynda M Applegate , 2008 : Appendix 10a )

The System Thinking Approach , Haines ,2000

Strategi Perubahan Peran SI/TI Teori Perubahan , Kotter 8 Steps ( JP Kotter , 1997)Analisis SWOT

18

Menentukan topik penelitian

Merumuskan Masalah

Studi literatur

Mempelajari Penelitian Serupa

Melakukan Studi atas Teori yang

relevan

Pengambilan Data

Melakukan Wawancara

Melakukan Observasi

Melakukan Penentuan Prioritas

atas pelaksanaan strategi

Analytical Hierarchy Process

Validasi atas strategi dengan posisi Peran

SI/TI

Pembuatan Kesimpulan dan saran

Melakukan Perubahan SI/TIMelakukan Kajian atas

peran SI/TI pada masa kini dan masa depan

Penentuan strategi

perubahan peran SI/TI

Menentukan Langkah atas

strategi Perubahan

SI/TIMelakukan

analisa PEST dan SWOT Melakukan

pemetaan ke 8 langkah Kotter

Metodologi Penelitian

19

Analisis dan Pembahasan

20

Pengambilan DataMetode Pengambilan Data

1. Melakukan Wawancara

2. Melakukan Observasi

Responden Wawancara :Internal1. Direktur 2. IT Manager3. Finance Manager BranchEksternal4. Manager IT Development PT

Tigaraksa Satria , Tbk5. Manager SAP dan Infrastruktur PT

Tigaraksa Satria , Tbk

Lingkup Observasi :

1. Pelaksanaan SI/TI di PT BGI

2. Proses operasional

3. Kondisi infrastruktur PT BGI

4. Proses penyediaan SI/TI

Kerangka Wawancara :

Aspek-aspek Peran SI/TI yang

dikemukakan oleh Applegate(2009)

21

Peran SI/TI di PT BGI

Terbatas Signifikan

Terbatas

Signifikan

Support Turnaround

Factory StrategicPeran SI/TI PT BGI Yang Akan Datang

Dampak Terhadap Bisnis atas Portofolio

Aplikasi


Berdasarkan wawancara yang mengacu pada aspek-aspek dampak kepemimpinan TI pada kuadran strategis yang dikemukakan Lynda Applegate yang dikaitkan dengan kuadran strategis dari McFarlan & Nolan (Applegate, 2009).

Fakta Peran SI/TI pada kuadran strategic : - Fungsi SI/TI diharapkan bisa menjadi alat untuk mengambil keputusan strategis- Ketergantungan terhadap Fungsi SI/TI menjadi lebih tinggi - Menjadi alat untuk meningkatkan daya saing perusahaan

Peran SI/TI PT BGI Pada Saat ini

Berdasarkan studi literatur , observasi dan wawancara dengan mengacu pada aspek-aspek dampak kepemimpinan TI pada kuadran strategis yang dikemukakan Lynda Applegate yang dikaitkan dengan kuadran strategis dari McFarlan & Nolan (Applegate, 2009).

22

Kajian atas Peran SI/TI Yang Akan Datang Aspek –aspek Peran SI/TI pada peran dalam kuadran Strategic

• Visi TI Mempunyai Visi TI yang lebih jelas dan mempunyai rentang waktu yang jelas

• Fokus bisnis terhadap TI SI/TI bisa memberikan informasi mengenai perkembangan bisnis secara komprehensif

• Tantangan atas bisnis utama Terjadinya keselarasan dengan bisnis utama

• Tantangan atas teknis utama Adanya suatu standar yang menjadi acuan dalam penyediaan SI/TI yang terdokumentasi dan tersosialisasi

• Pendekatan Organisasi dan manajemen Pembangunan dan organisasi proyek sudah mendekati keselarasan dengan kebutuhan bisnis

• Dampak Keuntungan dari Fungsi TIAdanya evaluasi terhadap manfaat yang menghasilkan keuntungan akibat fungsi SI/TI

• Atribut dari Pimpinan TI Atribut pimpinan TI harus seimbang dengan para pimpinan dengan unit bisnis

• Keahlian atas Pendekatan Manajemen Pendekatan manajemen diukur berdasarkan

kompetensi TI (contoh: IT Balance Score Card).

• Keterlibatan pimpinan TI dalam korporat SI/TI yang sudah mempunyai peran strategis akan selalu terlibat di setiap strategi perusahaan

• Seleksi dalam pengukuran kinerjaPemilihan pengukuran kinerja sudah mengacu pada seberapa besar SI/TI memberikan manfaat dibandingkan dengan investasi yang dikeluarkan (Cost Benefit Analysis)

Sumber : Wawancara berdasarkan aspek-aspek dampak kepemimpinan TI pada kuadran strategis yang dikemukakan Lynda Applegate yang dikaitkan dengan kuadran strategis dari McFarlan (Applegate, 2009).

23

Peran SI/TI Saat Ini

1. Sebagai pendukung kegiatan bisnis inti dari sisi teknis maupun dalam pemeliharaan aplikasi bisnis

2. Sebagai penyedia infrastruktur yang menghubungkan antar perangkat TI yang digunakan di perusahaan

3. Sebagai penyedia laporan penjualan dan penagihan

5. Sebagai penentu atas pemilihan teknologi yang akan diterapkan di perusahaan

4. Sebagai penyedia SI/TI untuk strategi yang diputuskan oleh pelaksana bisnis inti

Sumber : Observasi , studi atas data sekunder dan wawancara berdasarkan aspek-aspek dampak kepemimpinan TI pada peran strategic yang dikemukakan Lynda Applegate yang dikaitkan dengan kuadran strategis dari McFarlan (Applegate, 2009).

24

Analisis Fakta EksternalNo Aspek Fakta Eksternal Dampak Bagi Perusahaan Klasifikasi

1 PAdanya konversi minyak tanah menjadi gas pada tahun 2008

Meningkatnya pengguna kompor gas yang meningkatkan pangsa pasar bluegaz, sehingga bisa meningkatkan pendapatan perusahaan

O

2 P

Kebijakan pemerintah mengenai harga gas non subsidi yang mengikuti harga gas di pasar dunia

Dengan perkembangan harga yang mengikuti harga pasar dunia membuat perusahaan harus bisa bersikap dinamis dalam melakukan perubahan harga baik naik ataupun turun

T

3 P Adanya kebijakan pemerintah mengenai kenaikan UMR

Meningkatnya biaya pekerja (Labor Cost) sehingga memaksa perusahaan untuk mengefisienkan prosesnya

T

4 E

Rencana kenaikan BBM pada bulan Juni 2013 yang berdampak pada kenaikan harga

Mempengaruhi secara langsung biaya produksi yang akan menyebabkan berkurangnya keuntungan perusahaan

T

5 EDaya beli masyarakat kelas menengah yang semakin meningkat

Peluang pasar untuk produk PT BGI akan semakin terbuka karena kualitas dari produk PT BGI ditujukan untuk masyarakat kelas menengah

O

6 SSemakin tingginya kesadaran masyarakat atas keamanan dan kenyamanan memasak

Peluang PT BGI untuk memasarkan produk PT BGI semakin banyak terutama yang memper hatikan kualitas dari sisi keamanan dan kenyamanan memasak

O

Hasil analisis selanjutnya dapat dilihat pada laporan karya akhir hal 70-75

25

Analisis Fakta Internal

No Fakta InternalAnalisis

Keterangan Klasifikasi

Standar Literatur

1

Investasi TI disesuaikan dengan kebutuhan yang disampaikan oleh bisnis inti

√

Sesuai dengan standar yang didapat dari COBIT 4.1 pada proses PO5 “Mengatur investasi TI” yang menyatakan bahwa tujuan dari investasi TI adalah untuk merespon kebutuhan bisnis.

S

2

Dukungan manajemen dalam pengembangan SI/TI di PT BGI cukup besar

√

Menurut O'Brien & Marakas, (2006) bahwa salah satu hal yang menyebabkan suatu organisasi sukses dalam menerapkan maupun mengembangkan sistem informasi adalah adanya dukungan manajemen

S

3

Proyek TI pada saat ini sudah melibatkan pemangku kepentingan (stake holder) sebagai manajer proyek

√

Sesuai dengan studi literatur bahwa di dalam setiap pengembangan SI/TI harus ada . Pengukuran atas tujuan dan satuan kesuksesan yang disebut Measurement Organizational Value ( MOV ) dimana salah satu hal yang harus ada yaitu MOV yang disetujui pemangku kepentingan (Billows, 1996)

S


26

Strategi Perubahan SI/TI di PT BGI

Terbatas Signifikan

Terbatas

Signifikan

Support Turnaround

Factory Strategic

Peran SI/TI PT BGI Yang Akan DatangDampak

Terhadap Bisnis atas Portofolio

Aplikasi


Fakta – fakta pendukung strategi perubahan :- Adanya pengembangan atas fungsi SI/TI yang ada - Adanya Penguatan Fungsi SI/TI harus meningkatkan produktifitas dan efisiensi- Adanya efektifitas atas investasi dengan bantuan fungsi SI/TI

Peran SI/TI PT BGI Pada Saat ini

27

Langkah-langkah atas strategi perubahan SI/TIKekuatan ( Strength )

1. Investasi TI disesuaikan dengan kebutuhan yang disampaikan oleh bisnis inti

2. Dukungan manajemen dalam pengembangan SI/TI di PT BGI cukup besar

3. Proyek TI pada saat ini sudah melibatkan stakeholder sebagai manajer proyek

4. Departemen TI sudah mulai melakukan standarisasi prosedur pelaksanaan fungsi SI/TI

5. Semangat personil di departemen TI masih tinggi karena sebagian besar adalah karyawan baru yang memiliki kemampuan yang baik

Kelemahan ( Weakness)

1. Visi TI belum terdefinisi maupun terdokumentasi

2. Departemen TI belum sepenuhnya dilibatkan ke dalam penentuan strategi bisnis inti

3. SOP yang ada belum lengkap mencakup semua kegiatan yang menggunakan SI/TI

4. Setiap kebijakan mengenai standar TI seringkali tidak diketahui oleh pengguna

5. Masih banyak versi atas laporan yang diolah dari aplikasi bisnis di masing-masing fungsi bisnis inti

Peluang ( Opportunities)

1. Adanya konversi minyak tanah menjadi gas pada tahun 2008

2. Daya beli masyarakat kelas menengah yang semakin meningkat

3. Semakin tingginya kesadaran masyarakat atas keamanan dan kenyamanan memasak

4. Tingginya pengguna internet di Indonesia terutama pengguna media social

5. Teknologi Google Map yang semakin banyak digunakan sebagai analisa bisnis secara geografis

6. Teknologi smartphone dan sistem operasi android yang harganya semakin terjangkau dan juga banyak memberikan fasilitas yang berguna untuk aplikasi bisnis yang bergerak (mobile)

Strategi S-O1. Membentuk steering committee atas

pengembangan SI/TI untuk menangkap peluang pasar (S2,S3,O1,O2,O3)

2. Melakukan pengembangan system pemetaan pelanggan yang dikombinasikan dengan Sales Force Automation ( S1,S2,S5,O5,O6)

3. Melakukan kampanye keamanan dan keamanan memasak melalui media sosial di internet ( S2,S3,O3,O4)

4. Membentuk tim manajemen proyek untuk memastikan standar prosedur pelaksanaan proyek sudah berjalan (S2,S4,S5,O1,O2,O3)

Strategi W-O

1. Membuat dan mendokumentasi visi TI untuk menangkap peluang pasar (W1,O1,O2,O3)

2. Mengembangkan aplikasi bisnis agar dapat mencakup semua kebutuhan fungsi bisnis inti (W2,W5,O1,O2,O3)

3. Mengembangkan intranet yang bisa diakses oleh pengguna yang berisi semua informasi perubahan baik pada kebijakan maupun pada operasional SI/TI (W4,O4)

4. Membentuk tim kecil untuk menyusun visi TI maupun prosedur standar (W1,W3,O1,O2,O3)

5. Mengembangkan sistem pelaporan di perusahaan yang berbasis geografis secara visual serta bisa diakses dari perangkat smartphone (W2,W5,O5,O6)

28

Kekuatan ( Strength )

1.Investasi TI disesuaikan dengan kebutuhan yang disampaikan oleh bisnis inti

2.Dukungan manajemen dalam pengembangan SI/TI di PT BGI cukup besar

3.Proyek TI pada saat ini sudah melibatkan stakeholder sebagai manajer proyek

4.Departemen TI sudah mulai melakukan standarisasi prosedur pelaksanaan fungsi SI/TI

5.Semangat personil di departemen TI masih tinggi karena sebagian besar adalah karyawan baru yang memiliki kemampuan yang baik

Kelemahan ( Weakness)

1.Visi TI belum terdefinisi maupun terdokumentasi

2.Departemen TI belum sepenuhnya dilibatkan ke dalam penentuan strategi bisnis inti

3.SOP yang ada belum lengkap mencakup semua kegiatan yang menggunakan SI/TI

4.Setiap kebijakan mengenai standar TI seringkali tidak diketahui oleh pengguna

5.Masih banyak versi atas laporan yang diolah dari aplikasi bisnis di masing-masing fungsi bisnis inti

Ancaman (Threat)1. Kebijakan pemerintah mengenai

harga gas non subsidi yang mengikuti harga gas di pasar dunia

2. Adanya kebijakan pemerintah mengenai kenaikan UMR

3. Rencana kenaikan BBM pada bulan Juni 2013 yang berdampak pada kenaikan harga

4. Keterbukaan informasi di media massa maupun internet tanpa disertai data penyeimbang

5. Harga produk perangkat lunak bisnis yang harganya meningkat

Strategi S-T1. Memberdayakan personil di fungsi bisnis inti untuk

mengantisipasi distribusi informasi fluktuasi harga kepada konsumen (S3,T1)

2. Bersama sama dengan fungsi bisnis inti serta fungsi Sales supporting untuk memformulasikan terobosan dan inovasi berbasis TI untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi (S1,S2,S3,T1,T2,T3)

3. Memberdayakan fungsi Public Relation yang menggunakan media internet untuk mengklarifikasi berita negatif, (S2,S3,T4)

4. Menggunakan aplikasi bisnis open source (S1,T5)

5. Membuat kebijakan mengenai pembelian perangkat lunak bisnis hanya diperuntukkan kepada yang mendukung bisnis inti (S1,S4,T5)

6. Mengembangkan system yang memantau perkembangan bisnis di perusahaan ( S2,S3, T1, T2, T3 )

Strategi W-T1. Melakukan training kepada pengguna

akhir untuk meningkatkan produktifitas ( W4,T2)

2. Melakukan standarisasi informasi di perusahaan dengan mengambil satu sumber data yang sama (W5,T3)

3. Melakukan sosialisasi atas penggunaan perangkat lunak bisnis di perusahaan (W3,W4,T5)

4. Memasukkan unsur Peningkatan produktifitas dan Efisiensi dalam Visi TI yang akan disusun ( W1, T1,T2,T3 )

5. Memberikan gambaran atas pemanfaatan TI pada bisnis kepada fungsi bisnis inti (W2,T1,T2,T3)

Langkah-langkah atas strategi perubahan SI/TI

29

Kode Strategi Perubahan SI/TI8 Langkah Kotter

1 2 3 4 5 6 7 8

1.1Melakukan pengembangan system pemetaan pelanggan yang dikombinasikan dengan Sales Force Automation.

√

1.2Mengembangkan sistem pelaporan di perusahaan yang berbasis geografis secara visual serta bisa diakses dari perangkat smartphone

√

1.3Mengembangkan system yang memantau perkembangan bisnis di perusahaan

√

2.1Membentuk steering committee atas pengembangan SI/TI. √

3.1Membuat dan mendokumentasi visi TI untuk menangkap peluang pasar √

3.2Membentuk tim kecil untuk mendefinisikan serta menurunkan visi TI menjadi misi maupun prosedur standar

√

3.3Memasukkan unsur Peningkatan produktifitas dan Efisiensi dalam Visi TI yang akan datang √

4.1

Mengembangkan intranet yang bisa diakses oleh pengguna yang berisi semua informasi perubahan baik pada kebijakan maupun pada operasional SI/TI

√

4.2

Memberdayakan fungsi public relation yang menggunakan media internet untuk mengklarifikasi berita negatif, serta menyediakan informasi keamanan produk blue gaz serta vienta melalui laman blue gaz di situs resmi perusahaan

√

4.3Melakukan sosialisasi atas penggunaan perangkat lunak bisnis di perusahaan √

Pemetaan ke 8 Langkah Kotter (1)1.Membangun rasa

keterdesakan

2.Membentuk koalisi yang kuat untuk perubahan

3.Menentukan visi untuk perubahan

4.Mengkomunikasikan visi perubahan

5.Memberdayakan tindakan menyeluruh

6.Mencapai keunggulan jangka pendek

7.Membangun dalam koridor perubahan

8.Menempatkan perubahan pada budaya organisasi

30

Kode Strategi Perubahan SI/TI8 Langkah

Kotter1 2 3 4 5 6 7 8

4.4Memberikan gambaran atas pemanfaatan TI pada bisnis kepada fungsi bisnis inti

√

5.1Melakukan kampanye keamanan dan keamanan memasak melalui media sosial di internet

√

5.2Mengembangkan aplikasi bisnis agar dapat mencakup semua kebutuhan fungsi bisnis inti

√

5.3Membuat kebijakan mengenai pembelian perangkat lunak bisnis hanya diperuntukkan kepada yang mendukung bisnis inti

√

6.1Membentuk tim manajemen proyek untuk memastikan standar prosedur pelaksanaan proyek sudah berjalan

√

6.2

Memberdayakan personil di fungsi bisnis inti dengan memberi penghargaan dalam mengantisipasi distribusi informasi fluktuasi harga kepada konsumen

√

7.1 Menggunakan aplikasi bisnis open source √

8.1

Bersama sama dengan fungsi bisnis inti serta fungsi sales supporting untuk memformulasikan terobosan dan inovasi berbasis TI untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi

√

8.2Melakukan training kepada pengguna sistem untuk meningkatkan produktifitas

√

8.3Melakukan standarisasi informasi di perusahaan dengan mengambil satu sumber data yang sama

√

Pemetaan ke 8 Langkah Kotter (2)

Pemetaan dilakukan dengan melihat kesamaan dampak maupun tujuan dari masing-masing langkah atas strategi perubahan SI/TI dengan tujuan yang dituju oleh 8 langkah perubahan Kotter , mengacu pada paparan di dalam buku Leading Change, Kotter (2002)

* Selebihnya bisa dilihat di laporan karya akhir hal 82-88

31

Prioritasi 8 Langkah KotterLangkah-langkah Penentuan prioritas atas 8 langkah Kotter dengan menggunakan Analytical Hierarchy Process (AHP) :

1. Menentukan Tujuan dalam AHPTujuan dari proses AHP ini adalah prioritasi 8 langkah Kotter

2. Penentuan aspek yang akan dijadikan kriteriamenentukan kriteria yang menjadi penentu kesuksesan perubahan peran SI/TI di PT BGI:

a. Fokus bisnis terhadap TIb. Tantangan teknis utamac. Dampak atas keuntungan dari fungsi TI

3. Membuat matriks pairwise comparison dengan skala perbandingan SaatyMelakukan pembobotan atas masing-masing alternatif yang dilakukan oleh responden penelitian.

4. Menghitung nilai eigen untuk untuk nilai-nilai tersebutPerhitungan dilakukan dengan bantuan program expert choice 9

5. Mendapatkan urutan prioritasNilai eigen pada langkah ke 4 dijadikan urutan rangking dengan nilai eigen tertinggi menjadi urutan yang pertama, diikuti nilai eigen dibawahnya menjadi urutan kedua dan seterusnya

32

Prioritasi Atas Kriteria

No d e : 0Co m p a re th e re l a t i v e IM PORTANCE wi th re s p e c t to : GOAL

TTEU DAKFTI

FBTI 5.0 7.0

TTEU 3.0Row elem ent is __ t im es m or e t han c olum n elem ent unles s enc losed in ( )

Abbrevi at i on Defi ni t i on

Go a l Pri o ri ta s i Stra te g i Pe ru b a h a n SI/T I

FBTI Fo k u s b i s n i s te rh a d a p T I

TTEU Ta n ta n g a n te k n i s u ta m a

DAKFTI Da m p a k a ta s k e u n tu n g a n d a ri fu n g s i T I

FBTI .7 3 1

TTEU .1 8 8

DAKFTI .0 8 1

In c o n s i s te n c y Ra ti o = 0 .0 6

Prioritasi Strategi Perubahan SI/TI

For Student Use Only

TTEU DAKFTI

FBTI 7 5

TTEU 3

Prioritas Perubahan SI/TI

Fokus Bisnis Terhadap TI

(0.731)

Tantangan Teknis Utama

(0.188)

Dampak Atas

Keuntungan TI

(0.081)

Pembobotan Kriteria

Rangking Kode Kriteria Nilai Eigen

1 FBTIFokus bisnis terhadap

TI0.731

2 TTEU Tantangan teknis utama 0.188

3DAKF

TI

Dampak atas

keuntungan fungsi TI0.081

Hasil Rangking atas Kriteria

Hasil Sintesa Pada Kriteria

33

Prioritasi Atas Strategi pada Langkah PertamaPembobotan Alternatif pada langkah pertama : “Membangun rasa keterdesakan”

FBTI 1.2 1.3 TTEU 1.2 1.3 DAKFTI 1.2 1.3

1.1 1/3 1/7 1.1 1 1/5 1.1 3 1/5

1.2 1/5 1.2 1/4 1.2 1/8

Prioritas Perubahan SI/TI

Fokus Bisnis Terhadap TI

(0.731)

Tantangan Teknis Utama

(0.188)

Dampak Atas Keuntungan

TI(0.081)

1.1 (0.810)

1.2 (0.188)

1.3 (0.731)

1.1 (0.149)

1.2(0.160)

1.3(0.691)

1.1(0.130)

1.2 (0.111)

1.3(0.759)

Kode Keterangan

1.1

Melakukan pengembangan system pemetaan

pelanggan yang dikombinasikan dengan

Sales Force Automation.

1.2

Mengembangkan sistem pelaporan di

perusahaan yang berbasis geografis secara

visual serta bisa diakses dari perangkat

smartphone

1.3Mengembangkan system yang memantau

perkembangan bisnis di perusahaan

34

Prioritasi Atas Strategi pada Langkah PertamaSy nthe s is of Le a f Node s with re s pe c t to GOAL

I deal ModeOVERALL I NCONSI STENCY I NDEX = 0. 06

1. 3 . 725

1. 2 . 177

1. 1 . 098

Abbreviation Definition1 .3 M e n g e m b a n g k a n s y s te m y a n g m e m a n ta u p e rk e m b a n g a n b i s n i s

1 .2 M e n g e m b a n g k a n s i s te m p e l a p o ra n y a n g b e rb a s i s g e o g ra fi s v i s u a l

1 .1 M e l a k u k a n p e n g e m b a n g a n s y s te m p e m e ta a n p e l a n g g a n

Prioritasi Strategi Perubahan SI/TI

For Student Use Only

Hasil Sintesa Pada Kriteria

Rangking Kode Strategi Nilai Eigen

1 1.3Mengembangkan system yang memantau perkembangan bisnis di perusahaan

0.725

2 1.2Mengembangkan sistem pelaporan di perusahaan yang berbasis geografis secara visual serta bisa diakses dari perangkat smartphone

0.177

3 1.1Melakukan pengembangan system pemetaan pelanggan yang dikombinasikan dengan Sales Force Automation

0.098


35

Summary atas Prioritasi Strategi (1)Rangkin

gKode Strategi

Nilai Eigen


0.725

2 1.2Mengembangkan sistem pelaporan di perusahaan yang berbasis geografis secara visual serta bisa diakses dari perangkat smartphone

0.177

3 1.1 Melakukan pengembangan system pemetaan pelanggan yang dikombinasikan dengan Sales Force Automation

0.098


-

5 3.1Membuat dan mendokumentasi visi TI untuk menangkap peluang pasar

0.676

6 3.3 Memasukkan unsur Peningkatan produktifitas dan Efisiensi dalam Visi TI yang akan datang

0.183

7 3.2 Membentuk tim kecil untuk mendefinisikan serta menurunkan visi TI menjadi misi maupun prosedur standar

0.141

8 4.3Melakukan sosialisasi atas penggunaan perangkat lunak bisnis di perusahaan

0.580

9 4.4 Memberikan gambaran atas pemanfaatan TI pada bisnis kepada fungsi bisnis inti

0.222

10 4.1Mengembangkan intranet yang bisa diakses oleh pengguna yang berisi semua informasi perubahan baik pada kebijakan maupun pada operasional SI/TI

0.118

11 4.2

Memberdayakan fungsi Public Relation yang menggunakan media internet untuk mengklarifikasi berita negatif, serta menyediakan informasi keamanan produk blue gaz serta vienta melalui laman PT BGI di website resmi

0.080

36

Rangking

Kode StrategiNilai Eigen

12 5.1Melakukan kampanye keamanan dan keamanan memasak melalui media sosial di internet

0.541

13 5.2Mengembangkan aplikasi bisnis agar dapat mencakup semua kebutuhan fungsi bisnis inti

0.300

14 5.3Membuat kebijakan mengenai pembelian perangkat lunak bisnis hanya diperuntukkan kepada yang mendukung bisnis inti

0.159

15 6.1Membentuk tim manajemen proyek untuk memastikan standar prosedur pelaksanaan proyek sudah berjalan

-

16 6.2Memberdayakan personil di fungsi bisnis inti dengan memberi penghargaan dalam mengantisipasi distribusi informasi fluktuasi harga kepada konsumen

-

17 7.1 Menggunakan aplikasi bisnis open source -

18 8.1Bersama sama dengan fungsi bisnis inti serta fungsi sales supporting untuk memformulasikan terobosan dan inovasi berbasis TI untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi

0.615

19 8.2Melakukan training kepada pengguna sistem untuk meningkatkan produktifitas

0.298

20 8.3Melakukan standarisasi informasi di perusahaan dengan mengambil satu sumber data yang sama

0.087

Summary atas Prioritasi Strategi (2)

37

Kriteria/ AspekPeran SI/TI yang

diharapkanStrategi yang dilakukan

1.Visi TI

Visi TI diharapkan lebih jelas dan mempunyai rentang waktu yang jelas, semua kegiatan diharapkan sudah mengacu ke visi TI tersebut dan untuk jangka waktu yang panjang

Membentuk steering committee atas pengembangan SI/TI.Membuat dan mendokumentasi visi TI untuk menangkap peluang pasarMembentuk tim kecil untuk mendefinisikan serta menurunkan visi TI menjadi misi maupun prosedur standarMemasukkan unsur Peningkatan produktifitas dan Efisiensi dalam Visi TI yang akan datang

2.Fokus bisnis terhadap TI

Fungsi SI/TI diharapkan bisa memberikan informasi mengenai perkembangan bisnis secara komprehensif.

Melakukan pengembangan system pemetaan pelanggan yang dikombinasikan dengan Sales Force Automation.Mengembangkan sistem pelaporan di perusahaan yang berbasis geografis secara visual serta bisa diakses dari perangkat smartphone

Validasi Strategi atas Peran SI/TI

Hasil validasi selanjutnya dapat dilihat pada laporan karya akhir hal 103-107

38

Summary Validasi Strategi atas Peran SI/TINo Peran SI/TI yang diharapkan Jumlah Strategi

1 Visi TI diharapkan lebih jelas dan mempunyai rentang waktu yang jelas 42 fungsi SI/TI diharapkan bisa memberikan informasi mengenai perkembangan

bisnis secara komprehensif. 23 Terjadinya keselarasan dengan bisnis utama dengan adanya perkembangan

yang cepat tanggap terhadap kebutuhan bisnis utama 44 Memiliki standar yang menjadi acuan dalam penyediaan SI/TI 15 Pembangunan dan organisasi proyek sudah mendekati keselarasan dengan

kebutuhan bisnis 16 Adanya evaluasi terhadap manfaat yang menghasilkan keuntungan akibat

fungsi SI/TI 17 Atribut pimpinan TI harus seimbang dengan para pimpinan dengan unit

bisnis -8 Pendekatan manajemen diukur berdasarkan kompentensi TI -9 SI/TI yang sudah mempunyai peran strategis akan selalu terlibat di setiap

strategi 310 pemilihan pengukuran kinerja sudah mengacu pada seberapa besar SI/TI

memberikan efisiensi dibandingkan dengan investasi yang dikeluarkan (Cost Benefit Analysis)

2

39

Kesimpulan

1. Strategi Perubahan SI/TI di PT BGI yang mampu mengubah peran SI/TI di PT BGI adalah strategi perubahan transisional SI/TI.

2. Arah perubahan SI/TI yang menjadi strategi perubahan SI/TI dalam penelitian ini adalah support ke strategic melalui peran transisi (mode) factory

3. Didapatkan 20 (dua puluh) langkah-langkah strategi perubahan SI/TI yang selanjutnya dipetakan ke 8 (delapan) langkah Kotter kemudian dilakukan analisis prioritas dengan menggunakan AHP untuk langkah yang memiliki lebih dari 2 (dua) strategi.

40

Saran1. PT BGI perlu menentukan tim pengawas perubahan yang bertanggung

jawab pada steering comittee sehingga perkembangannya bisa dipantau.

2. Memperhatikan aspek infrastruktur TI lebih dalam lagi agar peran yang didapatkan lebih mencakup infrastruktur yang mungkin bisa dikembangkan.

3. Perlu diadakan penelitian lebih lanjut mengenai bagaimana turunan dari strategi ini agar bisa menjangkau lebih luas lagi kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman di dalam maupun luar perusahaan agar bisa mendapatkan strategi yang lebih luas untuk mengubah peran SI/TI di PT BGI

41

Terima Kasih

PERANCANGAN STRATEGI PERUBAHAN SI/TI UNTUK MENGUBAH PERAN SI/TI

Documents

Transcript of PERANCANGAN STRATEGI PERUBAHAN SI/TI UNTUK MENGUBAH PERAN SI/TI