PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SD NEGERI REJOWINANGUN SELATAN 1 MAGELANG

NASKAH PUBLIKASI

disusun oleh

diajukan oleh

Gerry Ade Prabowo 09.12.4092

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

ii

iii

MAKING OF THE INFORMATION SYSTEM LIBRARY AT SD NEGERI REJOWINANGUN SELATAN 1 MAGELANG

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SD NEGERI REJOWIANGUN SELATAN 1 MAGELANG

Gerry Ade Prabowo

Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Nowadays, the development of information technology systems is growing rapidly to support a variety of things in the company's management and school. At school now many are using information systems to support the smooth running of the work, such as school administrative records, student data, teacher data, and libraries. Library has been thriving and dynamic, manual systems are no longer adequate to handle the workload, especially in the procurement of routine detailing activities, Cataloging, and circulation control. Such circumstances demand the use of computer-based information systems technology or CBIS (Computer Base Information System). At SD State Library South Rejowinangun 1 Magelang not use any information system, the process used is manual so there is a wide range of problems in a library, the problems that often arise, among others, the process of finding the book, the process of borrowing and returning books, and the delay in making the report. Because the researchers will make the system entitled "Designing Of the Information Systems Library at SD Rejowinangun Selatan 1 Magelang”. making this system is to design a new information system is a solution of the weaknesses of existing systems, and then implemented in the form of a library information system-based computing. Keywords: library, Borrowing and returning books, sql server Keywords: Library, Borrowing and Returning Books, Sql Server

iv

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Di era globalisai sekarang ini, dunia informasi begitu pesat karena ditunjang

dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih. Komputer merupakan salah

satu alat guna menunjang perkembangan teknologi informasi. Oleh karena itu suatu

lembaga yang menggunakan komputer dalam mengelola sistem informasinya akan

mempunyai nilai lebih daripada sistem yang diolah secara manual. Dapat dikatakan

sistem informasi yang menggunakan komputer akan menunjang efisiensi dan

produktivitas yang tinggi.

Perpustakaan sekolah merupakan salah satu fasilitas yang disediakan

oleh sekolah sebagai pendukung dan penunjang proses kegiatan belajar mengajar

bagi para murid. Keberadaan sebuah perpustakaan sangat membantu untuk

menambah atau meningkatkan pengetahuan dan wawasan bagi para murid

di sekolah.

Pada sistem perpustakaan yang sudah ada di Sekolah Dasar Negeri

Rejowinangun Selatan 1 ini, penulis melihat masih kurang efektif dan efisien dalam

mengolah sistem informasi perpustakaan.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya

untuk suatu tujuan bersama (Murdick dan Ross - 1993)

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu :

a. Komponen Sistem (system component)

b. Batasan sistem (System boundary)

c. Lingkungan Luar Sistem (System environment)

d. Penghubung Sistem (System Interface)

e. Masukan Sistem (System input)

f. Keluaran Sistem (System output)

g. Pengolah Sistem (System process)

h. Sasaran Sistem (System objective) atau Tujuan (goal)

2

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Pengertian Informasi

Menurut Tata Sutabri, informasi adalah sekumpulan data yang telah diklasifiksi

atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan

keputusan. (Tata Sutabri, 2004, 18).

2.2.2 Nilai Informasi

Jogiyanto (2000: 11) mengemukakan bahwa nilai informasi ditentukan dari dua

hal yaitu:

1. Manfaat : informasi bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibanding biaya

mendapatkannya.

2. Biaya : penilaian nilai informasi biasanya dihubungkan dengan effectiveness

cost (biaya efektif) dan benefit cost (biaya manfaat).

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.3.1 Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak

serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan

perangkat lunak.

2.3.2 Komponen Sistem Informasi

Agar sistem informasi berjalan dengan lancar dibutuhkan beberapa komponen

yang fungsinya sangat vital di dalam sistem informasi. Komponen-komponen tersebut

adalah sebagai berikut :

a. Input

b. Proses

c. Output

d. Teknologi

e. Basis data

f. Kendali

2.4 Sistem Informasi Manajemen

2.4.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi manajemen adalah sistem informasi yang digunakan untuk

menyajikan informasi agar mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan

dalam sebuah organisasi.

3

2.5 Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem informasi perpustakaan dikembangkan dari pemikiran dasar bagaimana kita

melakukan otomatisasi terhadap berbagai proses bisnis dalam suatu perpustakaan.

Sistem informasi perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yg didesain

khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, data

peminjaman/pengembalian, pembuatan laporan dan mencari buku. Keseluruhannya

bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional

perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna

bagi manajemen perpustakaan.

2.6 Konsep Teori Analisis

2.6.1 Analisis PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis terhadap

kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan kepada

masyarakat.

2.7 Konsep Pemodelan Sistem

2.7.1 Flowchart

Flowchart atau diagram alur adalah sekumpulan simbol-simbol atau yang

menunjukan atau menggambarkan rangkaian kegiatan program dari awal sampai akhir.

2.7.2 Konsep Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah cara mempresentasikan proses model, yaitu

bagaimana mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data

berpindah di antar aktivitas-aktivitas itu.

a. Prosess

b. Data flow

c. Data store

d. External entity

2.8 Sistem Basis Data

Database merupakan sekumpulan data yang saling terintegrasi satu sama lain dan

terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada

sebuah hardware komputer.

4

2.9 Normalisasi

Normalisasi adalah teknik yang digunakan untuk memvalidasi model data.

Serangkaian aturan diberlakukan pada data model logis untuk meningkatkan

pengaturanya.

2.10 Software yang Digunakan

2.10.1 Microsoft Visual Basic 6.0

Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft

Windows secara tepat dan mudah.

2.10.2 Microsoft SQL Server 2000

SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS (Database Managament

System) yang dibuat oleh Microsoft, didesain untuk melakukan proses manipulasi

penjualan database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Kemampuan dalam

manajemen data dan kemudian dalam pengoperasiannya membuat SQL Server 2000 ini

menjadi pilihan para database administrator.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Profil SD Negeri Rejowinangun Selatan 1 Magelang

SD Negeri Rejowinangun Selatan 1 Magelang terletak dijalan Singosari no.32A,

kelurahan Rejowinangun Selatan, kecamatan Magelang Selatan, propinsi Jawa Tengah,

kode pos 56124, didirikan dan mulai beroperasi pada tahun 1974 dengan luas bangunan

569m² dan luas halaman 491m².

3.2 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke

dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan

mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang

diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

3.3 Identifikasi Masalah

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada SD Negeri Rejowinangun

Selatan 1 Magelang, didefinisikan bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang

efektif. Hal ini dapat terlihat dari proses atau pencatatan semua data dan transaksi, juga

dalam proses pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama.

3.4 Analisis Kelemahan Sistem

Sebagai alat ukur dalam menentukan sistem yang dibuat layak atau tidak , maka

disusun analisis PIECES (Performances, Information, Economy,Control, Services) yang

dapat digunakan sebagai alat ukur.

5

1. Analisis Kinerja (Performace)

2. Analisis Informasi (Information)

3. Analisis Ekonomi (Economy)

4. Analisis Pengendalian (Control)

5. Analsisi Efisiensi (Efisincy)

6. Analisis Pelayanan (Service)

3.5 Analisis Kebutuhan Sistem

1. Kebutuhan Fungsional

a. Sistem harus dapat melalukan entri buku

b. Sistem harus dapat melakukan pendataan anggota

c. Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian

buku

d. Sistem harus dapat melakukan laporan

2. Kebutuhan Non Fungsional

a. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)

b. Kebutuhan Perangkat Keras (hardware)

c. Kebutuhan Perangkat Manusia (brainware)

3.6 Analisis Kelayakan Sistem

Tujuan utama dari analisis kelayakan sistem adalah mengetahui apakah sistem yang

yang akan diterapkan sudah layak pakai atau belum. Dalam hal ini tentunya diperlukan

pertimbangan yang matang, seberapa besar kegunaan yang didapat dan berapa biaya

yang diperlukan dari sistem.

3.6.1 Kelayakan Hukum

3.6.2Kelayakan Operasional

3.6.3 Kelayakan Teknologi

3.6.4 Kelayakan Ekonomi

3.7 Analisis Biaya dan Manfaat

~ Uji kuantitatif kelayakan Biaya dan Manfaat

a) Biaya Pengadaan dan Operasi

b) Biaya Proyek

c) Biaya Operasi dan Perawatan

~ Metode Biaya dan Manfaat

1) Analisis Payback (Payback Period)

2) Return On Investasi (ROI)

3) Analisis Net Present Value (NPV)

6

3.8 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahap awal dari perancangan perangkat lunak.

Tujuan perancangan ini dilakukan untuk mengetahui kondisi sistem secara umum.

Program ini di rancang menggunakan database, sehingga lebih mudah dalam

mengoperasikannya.

3.8.1 Flowchart Sistem

Admin Anggota BukuPeminjaman Pengembalian PengarangPenerbit Kategori Denda

Input Data

Admin

Input Data

Buku

Input Data

Pengembalian

Input Data

Peminjaman

Input Data

Anggota

Input Data

Kategori

Input Data

Pengarang

Input Data

Penerbit

Input Data

Denda

Pengolahan

Dt Admin

Pengolahan

Dt Pngmblian

Pengolahan

Dt Pmnjman

Pengolahan

Dt Anggota

Pengolahan

Dt Buku

Pengolahan

Dt Kategori

Pengolahan

Dt Pngrng

Pengolahan

Dt Penerbit

Pengolahan

Dt Denda

Admin DendaKategoriPngrangPenerbitBukuAnggotaDet_Peminj

mnPeminjaman Pngmbalian Det_Buku

Pmbtn

Lap.Anggota

Pmbtn

Lap.Pmnjmn

Pmbtn

Lap.Buku

Pmbtn

Lap.Pngmbln

Anggota Peminjaman Pengembalian Buku

3.8.2 Data Flow Diagram (DFD)

Untuk mendukung perancangan perpustakaan, penulis menggambarkan data

flow diagram pada SD Negeri Rejowinangun Selatan 1 Magelang untuk dijadikan sebagai

model yang nantinya akan digunakan dalam membuat program. adapun diagram konteks

yang telah penulis rancang adalah sebagai berikut :

7

Diagram Konteks

Sistem Informasi

Penjualan

DATA PENGARANG

DATA PENERBIT

DATA ANGGOTA

DATA BUKU

DATA PEMINJAMAN

DATA PENGEMBALIAN

DATA KATEGORI

DATA USER

DATA DENDA

ADMIN

user

LAPORAN :

BUKU, ANGGOTA

,PEMINJAMAN,

PENGEMBALIAN

DATA PENGARANG

DATA PENERBIT

DATA ANGGOTA

DATA BUKU

DATA PEMINJAMAN

DATA PENGEMBALIAN

DATA KATEGORI

DATA DENDA

LAPORAN :

BUKU, ANGGOTA

,PEMINAJAMAN,

PENGEMBALIAN

Data Flow Diagram (DFD)

2

Olah data pengarang

3

Olah data penerbit

4

Olah data buku

5

Olah data

peminjaman

6

Olah data

pengembalian

7

Olah data anggota

kategoriD1 penerbitD3 bukuD4 anggotaD7PeminjamanD5

9

Pembuatan laporan

buku

10

Pembuatan laporan

peminjaman

12

Pembuatan laporan

anggota

Detail

PengembalianD6

ADMIN

Data anggota

inp

ut D

ata

an

gg

ota

1

Olah data kategori

Detail bukuD4.1pengarangD2

Input Data pengarang

Input Data buku

Data penerbit

Laporan buku

Laporan kategori

Laporan buku

Inp

ut D

ata

go

lon

ga

n

Inp

ut D

ata

pe

ne

rbit

Da

ta b

uku

Laporan anggota

La

po

ran

an

gg

ota

USER

Data ketrpsi

Detail

PeminajamanD5.1

11

Pembuatan laporan

pengembalian

8

Olah data denda

dendaD8

Inp

ut d

ata

pe

min

jam

an

Input data pengmbelian

Inp

ut d

ata

de

nd

aD

ata

de

nd

a

Laporan penerbit

Inp

ut d

ata

ka

teg

ori

Inp

ut d

ata

pe

ne

rbit

Inp

ut d

ata

pe

ng

ara

ng

Inp

uta

da

ta b

uku

Inp

ut d

ata

pe

min

jam

an In

pu

t da

ta p

en

ge

mb

alia

n

Inp

ut d

ata

an

gg

ota

La

po

ran

pe

ng

em

ba

lian

La

po

ran

pe

min

jam

an

Laporan pengarang

La

po

ran

pe

ne

rbit

Data pengerang

Da

ta

pe

min

jam

an

Da

ta

pe

ng

em

ba

lian

Inp

ut d

ata

de

nd

a

3.9 Perancangan Database

Perancangan database harus dilakukan secara cermat agar dihasilkan database

yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan

mudah dalam manipulasi data.

8

3.9.1 Teknik Normalisasi

Suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke

dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah tersebut

3.9.2 Relasi Antar Tabel

Relasi antartabel menunjukkan hubungan antartabel yang ditandai dengan

adanya foreign key.

3.9.3 Perancangan Tabel

Berikut adalah tabel – tabel yang terdapat dalam database yang digunakan

dalam perancangan sistem informasi perpustakaan;

a) Rancangan Tabel Admin

b) Rancangan Tabel Anggota

c) Rancangan Tabel Buku

d) Rancangan Tabel Peminjaman

e) Rancangan Tabel Penerbit

f) Rancangan Tabel Pengarang

g) Rancangan Tabel Kategori

h) Rancangan Tabel Pengembalian

i) Rancangan Tabel Denda

j) Rancangan Tabel Detail Peminjaman

k) Rancangan Tabel Detail Buku

3.9.4 Perancangan Input dan Output

a. Perancangan Form Login

Username :

Password :

Masuk Keluar

9

b. Perancangan Form Menu Utama

4. Implementasi Sistem

4.1 Pemrograman

Pemrograman merupakan kegiatan menulis kode program yang akan di eksekusi

oleh komputer.

4.1.1. Pembuatan Database

Dalam pembuatan aplikasi Sistem informasi Perpustakaan Pada SD Negeri

Rejowiangun Selatan 1 Magelang, penulis menggunakan SQL Server 2000.

4.1.2 Pembuatan Form dan coding Program

Pembuatan form atau tampilan sistem menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0.

4.2 Implementasi

4.2.1 Manual Program

a. Tampilan Main menu

Gambar 4.1 Form Main Menu

File | Master | Sirkulasi | Cari buku | Lapora | Log Out

10

b. Tampilan Data Buku

Gambar 4.2 Form Data Buku

c. Tampilan Form Sewa

Gambar 4.3 Tampilan Form Sewa

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dengan diterapkannya sistem informasi perpustakaan pada SD Negeri

Rejowinangun Selatan 1, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan

perbandingan sistem yang baru ini. Sistem yang diusulkan dapat memberikan layanan

sebagai berikut :

11

1. Memudahkan pihak staf perpustakaan dalam melakukan pengolahan data

buku, data anggota, data penerbit, data pengarang, data golongan serta data

sirkulasi..

2. Sistem informasi terkomputerisasi ini dapat mempercepat proses

peminjaman dan pengembalian..

3. Sistem informasi perpustakaan ini dapat mempercepat dalam dalam

mengolah laporan-laporan meliputi laporan data sirkulasi, laporan data buku

dan laporan data anggota.

4. Dengan adanya aplikasi ini pihak staf perpustakan SD Negeri Rejowinangun

Selatan 1 akan lebih mudah dalam hal pencarian data, mengerdit data dan

penghapusan data dengan sistem yang penulis usulkan.

5.2 Saran

1. 1. Dalam penggunaan sistem informasi ini sebaiknya dilakukan pelatihan

terlebih dahulu, supaya penggunaan dapat mengetahui cara dan fungsi

pengunaan sistem informasi ini.

2. Penulis menyadari dengan terbatasnya kemampuan setiap manusia bahwa

sistem informasi ini masih jauh dari kesempurnaan oleh karena itu sangat

besar harapan penulis untuk diberikan masukan dan kritik agar sistem

informasi penjualan ini dapat dikembangkan agar lebih sempurna dengan

versi yang lebih lengkap dan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Rudiyanto Arief, M. 2006. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: ANDI. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: ANDI. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis data. Penerbit Andi.