1

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET

(STUDI KASUS PADA PT.CIPTAKRIDATAMA)

Suhairi

Program Magister Sistem Informasi

Universitas Gunadarma

Suhairi.st@gmail.com

ABSTRAK

Di era globalisasi ini, setiap perusahaan membutuhkan informasi yang cepat dan

akurat. Salah satu informasi yang dibutuhkan ialah informasi aset yang dimiliki oleh

suatu perusahaan. Jumlah aset yang besar dan tersebar di berbagai cabang

membutuhkan manajemen yang baik. Untuk mengatasi hal ini PT. Ciptakridatama

merancang suatu sistem informasi untuk mengelola aset yang dimiliki meliputi

permintaan aset, persetujuan, pembelian, register, pengiriman dan penerimaan aset.

Secara umum pendekatan yang dipakai penulis ialah pengumpulan data, analisa serta

merancang sistem berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan.. Rancangan ini

diharapkan dapat mempercepat proses dan mempermudah penelusuran suatu aset.

Kata kunci: Aset, sistem informasi, manajemen, uml

2

PENDAHULUAN

Seiring dengan berkembangnya suatu perusahaan maka jumlah aset juga akan terus

bertambah dari tahun ke tahun. Aset adalah barang tidak habis pakai (non

consumable) yang dimiliki perusahaan yang memiliki umur lebih dari 12 bulan. Aset

membutuhkan manajemen yang baik agar lebih mudah untuk dipantau dan ditelusuri.

Kebutuhan informasi mengenai data dan informasi suatu aset sangatlah penting guna

untuk memperbaiki kinerja atau efisiensi di dalam suatu perusahaan.

Saat ini perusahaan PT.Ciptakridatama (CK) belum memiliki sistem yang

terintegrasi dalam pembuatan permintaan aset. Permintaan aset masih menggunakan

dokumen yang harus ditandatangani oleh manejemen dann data aset masih disimpan

dalam bentuk file. Hal ini dirasakan kurang mengakomodasi kepentingan perusahaan

karena penelusuran permintaan aset lebih sulit dan proses dokumen lebih lama

Untuk mengatasi hal ini PT.CK berusaha untuk membuat suatu sistem untuk

manajemen aset terintegrasi yang meliputi permintaan aset, persetujuan permintaan,

pembelian, register aset, pengiriman aset, dan penerimaan aset.

Rancangan sistem ini diharapkan dapat melengkapi berbagai kekurangan pada

sistem yang lama diantaranya yaitu sistem yang terintegrasi mulai dari permintaan,

persetujuan, pembelian, register, pengiriman dan penerimaan aset sehingga

memudahkan dalam penelusuran suatu aset.

3

Dengan mengacu kepada pembicaraan diatas, ada beberapa masalah yang

dihadapi oleh PT.CK dengan menggunakan sistem informasi yang ada sekarang.

Pada umumnya masalah-masalah tersebut terdapat dari permasalahan di

bawah ini :

1. Sistem manajemen aset yang saat ini berjalan prosesnya belum sepenuhnya

terhubung karena masih sebagian masih dilakukan secara manual sehingga

penelusuran aset lebih sulit.

2. Adanya peraturan dari grup perusahaan untuk menyimpan data aset di sistem ERP

hanya untuk aset yang nilainya dua juta rupiah atau lebih agar lebih mudah

dimonitor. Hal ini menyebabkan banyak aset yang nilainya kurang dari nilai

tersebut tidak tercatat.

3. Persetujuan permintaan aset cukup lama dan lebih sulit ditelusuri.

4. Kurangnya efisiensi waktu dan biaya. Belum adanya sistem yang terintegrasi

menyebabkan pembuatan berbagai laporan aset menjadi lebih sulit. Selain itu dari

sisi biaya penggunaan kertas dan tinta menyebabkan biaya lebih tinggi.

TINJAUAN PUSTAKA

Aset adalah sumber daya yang mempunyai manfaat ekonomik masa datang yang

cukup pasti atau diperoleh atau dikuasai/dikendalikan oleh suatu entitas akibat

transaksi atau kejadian masa lalu.

4

Aset mempunyai sifat sebagai manfaat ekonomik dan bukan sebagai sumber

ekonomik karena manfaat ekonomik tidak membatasi bentuk atau jenis sumber

ekonomik yang dapat dimasukkan sebagai aset. Aset pada umumnya terbagi 2 yaitu

aset tetap dan aset tidak berwujud.

Aset tetap adalah aset berwujud yang mempunyai masa manfaat lebih dari 12

(dua belas) bulan untuk digunakan dalam kegiatan ekonomi perusahaan. Aset tetap

diklasifikasikan berdasarkan kesamaan dalam sifat atau fungsinya dalam aktivitas

operasi entitas tanah, peralatan, gedung bangunan, jalan dan sebagainya. Aset tidak

berwujud adalah jenis aset yang tidak memiliki wujud fisik. Contoh dari aset ini

adalah hak cipta, paten, merek dagang, rahasia dagang.

Siklus manajemen aset mempertimbangkan semua pilihan dan strategi

manajemen sebagai bagian dari aset masa pakai, dari perencanaan sampai

penghapusan aset. Tujuan adalah untuk mencari biaya terendah dalam jangka panjang

(bukan penghematan dalam jangka pendek) ketika membuat keputusan dalam aset

manajemen.

5

Gambar 1. Siklus manajemen aset

Sumber: John Mitchell (2006)

Perencanaan aset meliputi konfirmasi tentang pelayanan yang dibutuhkan oleh

pelanggan dan memastikan bahwa aset yang diajukan merupakan solusi yang paling

efektif untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Pengadaan aset merupakan peningkatan dari aset dimana pembiayaan dapat

menjadi alasan yang diharapkan untuk menyediakan keuntungan diluar tahun

pembiayaan.

Pengoperasian aset mempunyai fungsi yang berhubungan dengan kerja,

pengendalian aset dan biaya yang berhunbungan dengannya yang merupakan

6

komponen penting dalam aset yang dinamis atau berumur pendek. Penghapusan aset

adalah pilihan ketika sebuah aset tidak diperlukan lagi, menjadi tidak ekonomis untuk

di rawat atau direhabilitasi.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan hasil diskusi dengan user atau pihak yang berkepentingan, sistem yang

ingin dikembangkan ialah sistem permintaan aset yang terintegrasi dari manajemen

user, manajemen permintaan aset hingga barang diterima oleh pemohon. Pada

dasarnya sistem ini terbagi dari tiga bagian utama yaitu manajemen user, permintaan

aset dan administrasi aset.

Beberapa hal yang di bisa di jabarkan dari proses manajemen aset adalah

sebagai berkut:

1. Pembuatan user dan pengaturan approval oleh administrator.

2. Pembuatan dokumen permintaan atau pemindahan aset oleh user.

3. Penentuan strategi pengadaan barang oleh aset manager.

4. Persetujuan dari manajemen perusahaan.

5. Proses register aset oleh aset admin.

6. Pengiriman barang oleh aset admin.

7. Proses penerimaan barang oleh pemohon.

7

Perancangan use case sistem ini melibatkan lima aktor yang berperan dan

delapan proses yang terdapat dalam sistem manajemen aset PT.CK.

Gambar 2. Use Case Sistem Sistem Informasi Manajemen Aset

Pembuatan dokumen dilakukan oleh user dan dokumen yang sudah dibuat

akan diteruskan prosesnya kecuali tidak disetujui oleh salah satu manajemen.

8

Persetujuan harus dilakukan oleh masing-masing manajer dari pemohon, aset manajer

dan direktur yang bergantung dari nilai aset tersebut.

Setelah proses pembuatan dilakukan proses selanjutnya ialah proses

penentuan strategi pengadaan dan persetujuan dari pihak manajemen. Penentuan

strategi pengadaan akan menentukan jumlah pihak yang harus menyetujui di level

manajemen. Misalnya pembelian aset dengan total nilai diatas sepuluh juta rupiah,

persetujuan akan melalui direktur.

Manajer aset akan menentukan proses strategi pengadaan barang berdasarkan

data yang dimiliki oleh depatemennya. Pada dasarnya proses pengadaan aset terbagi 3

yaitu purchase, transfer, rental. Proses ini akan menentukan pihak yang terlibat

dalam persetujuan dari permintaan aset.

Barang yang sudah disetujui oleh semua manajemen akan dibuat surat jalan

melalui sistem dan dikirimkan ke pemohon yang bersangkutan untuk di proses

melalui sistem. Pada saat aset diterima pemohon maka siklus permintaan aset

dianggap selesai. Selanjutnya aset yang dimiliki akan melalui tahap operasional

hingga waktu pakai aset tersebut habis.

Dalam perkembangannya pengembangan perangkat lunak sistem ini memiliki

banyak class, sehingga pengelompokan class tersebut menjadi sangat membantu

pencarian sebuah class baik dari level yang lebih tinggi maupun menuju level yang

lebih detail.

9

Sub User

com_user com_ApprovalSetting

Sub Permintaan Aset

com_InstruksiPengirimancom_PersetujuanManajemen

com_PembuatanPermintaan

sub Asset

com_Aset

com_StrategiPengadaan

Gambar 3. Diagram Package Sistem Informasi Manajemen Aset

Pada diagram ini terlihat hubungan tiga class utama yaitu sub class user

terhadap sub class permintaan aset dan sub class aset. Masing-masing sub class

memiliki komponen – komponen yang terhubung antara yang satu dengan yang lain.

Gambar 4. Rancangan Form Permintaan Aset

10

Form pembuatan permintaan aset merupakan form input untuk membuat

permintaan aset baru atau permintaan pemindahan aset. Form ini akan harus melalui

persetujuan manajemen agar bisa diproses lebih lanjut hingga diterima oleh pemohon.

Gambar 5. Rancangan Form Administrasi Aset

Pada halaman ini terdapat dua tab yaitu General yang berisi detail data aset

dan Location yang berisi lokasi aset dan history perpindahan aset. Pada halaman ini

data aset dan perpindahannya bisa dilihat lebih detail seperti id, model dan status dari

aset bisa dilihat atau diubah. Penghapusan atau disposal suatu aset juga dilakukan

dari halaman ini.

Berdasarkan pengamatan penulis, sistem yang berjalan sebelumnya pada dasarnya

sudah memenuhi kebutuhan yang mendasar dari pengelolaan aset. Meskipun

11

demikian, terdapat kelemahan-kelemahan pada sistem informasi itu yaitu, antara lain

permintaan aset masih menggunakan cara manual sehingga lebih sulit ditelusuri

prosesnya, banyak barang yang masuk kategori aset menurut PT.CK tidak tercatat,

proses keterlambatan barang sampai tujuan lebih sulit ditelusuri karena belum adanya

sistem instruksi pengiriman barang yang mencatat detail pengiriman serta kesulitan

dalam pembuatan laporan permintaan aset dan laporan aset yang dimiliki.

Pada sistem yang dikembangkan ini kendala pada sistem yang berjalan

sebelumnya sudah bisa diatasi karena di sistem yang dirancang memiliki kelebihan

diantarnya mulai permintaan aset, pemindahan aset hingga aset diterima dan

digunakan sudah terintegrasi didalam sistem. Selain itu data aset yang dimiliki lebih

lengkap mulai dari aset yang berharga murah hingga unit yang produksi yang

berharga mahal Instruksi pengiriman merupakan salah satu proses yang dirancang

dalam sistem yang baru ini sehingga bisa diketahui kapan aset dikirim dan diterima

oleh user. Laporan permintaan aset dan aset yang dimiliki sudah terakomodasi dalam

sistem ini sehingga memudahkan tugas dari departemen aset dalam melakukan

tugasnya untuk manajemen aset.

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan analisis permasalahan sampai dengan proses perancangan sistem baru,

dapat ditarik beberapa kesimpulan diantaranya yaitu:

12

1. Sistem yang dibuat terintegrasi mulai dari permintaan aset, persetujuan

permintaan aset, pembelian aset, register aset, pengiriman aset hingga

diterimanya aset di lokasi tujuan.

2. Sistem ini bisa terintegrasi dengan sistem yang sudah berjalan di perusahaan

CK terutama dari pembuatan order pembelian.

3. Persetujuan permintaan aset lebih mudah dan cepat karena dapat dilakukan

secara online selama terhubung dengan jaringan PT.CK.

4. Penelusuran dan pembuatan laporan aset lebih mudah, cepat dan lengkap.

5. Sistem ini mendukung penerapan teknologi ramah lingkungan karena proses

bisa mengurangi proses pencetakan dokumen.

Berkaitan dengan keseluruhan perancangan aplikasi sistem informasi

manajemen aset yang telah dilakukan analisa dan desainnya, maka penulis

memberikan beberapa saran untuk mengembangkan aplikasi itu menuju level yang

lebih baik, antara lain

1. Sistem ini hendaknya bisa dikembangkan dalam bentuk aplikasi mobile agar lebih

mudah diakses.

2. Rancangan sistem informasi ini hendaknya bisa di kembangkan lagi menuju ke

arah business intelligence untuk membantu manajemen menentukan pemilihan

aset yang berkualitas.

13

3. Sistem ini hendaknya bisa dikembangkan lagi untuk mendukung aktifitas aset

departemen dalam melakukan pengawasan terhadap aset misalnya informasi aset

yang akan habis masa pakainya

DAFTAR PUSTAKA

Dennis, Alan., Wixom, Barbara Haley, 2005. System Analysis and Design with UMLVersion 2.0, Addison-Wesley, Massachusetts.

Downes, J.E. Goodman, 2003. Dictionary of Finance & Investment Terms, Baron'sFinancial Guides, Canada.

Jogiyanto H.M., 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi : PendekatanTerstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta.

Mitchell, John S., 2006. Physical Asset Management Handbook, CLARIONTechnical, Boston.

Simanjuntak, Binsar, 2008. Buletin Teknis Standar Akuntansi Pemerintahan Nomor07, http://www.ksap.org/buletin/bultek07.pdf

Sudrajat, Irwan, 2007. Lifecycle Asset Management, http://assetmanagement.wordpress.com/2007/06/14/lifecycle-asset-management/

Whitten, Jeffrey L., 2004. System Analysis and Design Methods, McGraw-Hill, NewYork.

14