PERANAN sekretaris.pdf

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI DIPLOMA III

PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS PIMPINAN PADA PT. PERKEBUNAN

NUSANTARA III (PERSERO)

SKRIPSI MINOR

Diajukan Oleh VICI LESTARI SIPAYUNG

052103023 DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara Medan 2008

Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan, 2008 USU Repository 2009

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kepada Tuhan Yesus Kristus, yang telah memberikan kasih

dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi minor ini

dengan judul PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS

PIMPINAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO).

Adapun maksud dari penyususnan skripsi ini merupakan salah satu syarat

untuk melengkapi tugas akhir mencapai Program Diploma III Jurusan

Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

Selama dalam tahap pertama hingga penyelesaian skripsi minor ini, penulis

telah banyak menerima bantuan moril, spiritual, dorongan serta bimbingan dari

berbagai pihak, baik itu langsung maupun tidak langsung. Penulis juga menyadari

bahwa usaha dan kerja keras yang dilakukan penulis dilapangan tidak akan

berjalan sukses tanpa adanya bantuan dan pertolongan dari pihak-pihak tersebut.

Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat,

perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi selaku Ketua Departemen

Kesekretariatan Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Jurusan

Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara.

4. Ibu Dra. Friska Sipayung, Msi selaku Dosen Pembimbing yang telah

membimbing penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.

5. Bapak Drs. M. simba sembiring selaku Kasubbag akademik Fakultas

Ekonomi Universitas Utara.

6. Seluruh Dosen pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi USU,

khususnya buat kak Delli,makasi ya kak buat bantuannya.


7. Bapak Denry, bapak Bogel, bapak Sargiok di PT. Perkebunan

Nusantara III (Persero) yang telah memberikan data-data selama

penulis melakukan riset.

8. Kedua orangtua bapak (J.Sipayung) dan mama (K.R.Saragih) makasi

buat doa, dukungan materi dan non materi, klain adalah orangtua

terbaik buat ku.

9. Teteh dan bjose (akhirnya punya keponakan juga..he..he..) kindah

dan koko (jangan maniso lah) thanks buat dukungan dan

perhatiannya, my brother ridho, makasi ya bang bt perhatiannya

walaupun lebih sering marahnya (cepatlah slesai kuL na bang..kog

adenya diLuan..)

10. Seven Of Girls, Mega Rina (meong), Sry (Lipong) sampai ketemu

diauditoriumya!!(aLLaaahhh.) eka, rica, megaroito, veni

(ayosemangat kuliah na,biar ketemu qta di TK Harapanheee)

11. Teman seperjuangan dikampuzz, Liasta (ndut), Sry (Bek-bek) Aprita

(itot) akhirnya slesai juga ya!!walaupun kadang ada brantem

nakLain pasti ntar Kngen ma q.(he..he)

13. Buat adek q Rajamin,(makaci ya dek udh bisa nebeng ngetik

dikomputernya) Irma (makasi atas bantuannya ya dek!!)

Andika(Woy!!jangan Sombong x Klo ntar udh Lulus..)

14. Buat anak-anak Sekretaris stambuk 05indri, fiza, christien, delmi,

wardah, kberna, dan lain-lain.

15. Special Thanks buat Kelvin Pranata Barus makasi ya bang buat

doa, kasih sayang dan dukungannya.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang

terlibat dalam penyelesaian skripsi minor ini. Dan penulis berharap semoga skripsi

minor ini memberikan manfaat kepada kita semua.

Medan, Mei 2008

Penulis

Vici Lestari Sipayung


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang pemilihan Judul1

B. Perumusan Masalah..2

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian.3

D. Metodologi Penelitian..3

1. Lokasi Penelitian..4

2. Jenis data..4

3. Teknik Pengumpulan Data..5

4. Metode Analisa Data..5

BAB II PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMPERLANCAR TUGAS

PIMPINAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO)

A. Profil Perusahaan.6

1. Sejarah Perusahaan..6

2. Struktur Organisasi Perusahaan..10

B. Pengertian dan Jenis-jenis Sekretaris..16

C. Ruang Lingkup Tugas-tugas Sekretaris..18

D. Syarat-syarat Sekretaris..20

E. Peranan Sekretaris dalam Membantu Pimpinan.22

F. Hubungan Sekretaris dengan Pimpinan..24

BAB III ANALISA DAN EVALUASI..26

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN28


A. Kesimpulan.28

B. Saran..29

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Sekretaris pimpinan adalah orang yang bertugas membantu tugas

pimpinan. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu merigankan beban

pimpinan dan memecahkan persoalan dan mengambil keputusan tingkat awal bagi

kepentingan pimpinan. Seorang sekretaris merupakan perantara bagi orang yang

ingin berhubungan dengan pimpinan, atau sebaliknya dia juga berfungsi sebagai

pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luar. Sekretaris

merupakan pembantu pimpinan dalam memulai serta menyediakan suatu

pekerjaan. Sekretaris diharapkan bisa mengatasi kesibukan dan memecahkan

kesulitan, memberi semangat kepada pimpinan, menyederhanakan cara

penyelesaian pekerjaan, serta mempercepat proses penyesuaian pekerjaan

sehingga bisa dicapai hasil yang diharapkan.

Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang

sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat

penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan dan orang modern, baik

dalam ruang lingkup yang masih sederhana sampai kepada industri besar.

Sekretaris memiliki peranan penting dalam perusahaan. Sekretaris harus mampu

menangani pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya secara baik sekaligus

bertanggung jawab terhadap pekerjaan itu. Sekretaris sebagai elemen dari sebuah

perusahaan, bahkan sebagai tangan kanan atasannya merupakan orang yang

dipercaya untuk memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas atasannya


tersebut. Untuk itu sekretaris harus memiliki ketrampilan atau keahlian kerja

(skill), mempunyai kepribadiaan yang menarik dan menguasai pengetahuan yang

ada kaitanya dalam fungsinya sebagai sekretaris.

Sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak dapat terlaksana

sebagaimana mestinya karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci

yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tugas

pimpinan. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut

maka diperlukan tenaga seorang sekretaris, yang diharapkan terutama sekretaris

yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok

organisasi dan pimpinannya, serta tugas pokok dan tanggung jawabnya.

Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui

peranan sekretaris dalam membantu pimpinan di PT. Perkebunan Nusantara III

(Persero), dalam penulisan tugas akhir ini penulis memilih judul Peranan

Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan Nusantara III

(Persero).

B. Perumusan Masalah

Seorang sekretaris memiliki peranan penting dalam sebuah organisasi.

Peranan utama sekretaris adalah sebagai patner kerja dari pimpinan, sebagai

konsekuensinya seorang sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang

dilimpahkan kepadanya secara baik, sekaligus bertanggung jawab terhadap

pekerjaan itu. Seorang sekretaris harus mengetahui bagaimana kinerja dari

pimpinannya, cara pimpinannya mengambil keputusan, sehingga seorang

sekretaris dapat bekerja dengan maksimal dan sesuai dengan yang diharapkan


pimpinan. Begitu pentingnya peran sekretaris sehingga sulit dibayangkan jika

suatu perusahaan tanpa seorang sekretaris.

Mengingat begitu kompleksnya peranan sekretaris pada suatu perusahaan

maka masalah pokok yang akan dibahas dalam paper ini adalah Bagaimana

Peranan Sekretaris Dalam Memperlancar Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan

Nusantara III (Persero) Medan?

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui peranan sekretaris dalam

memperlancar tugas pimpinan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero).

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:

1. Untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis

mengenai peranan sekretaris dalam perusahaan.

2. Bagi perusahaan, memberikan sumbangan pemikiran sebagai

bahan masukan bagi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero).

3. Bagi pembaca, sebagai referensi tentang peranan sekretaris.

D. Metode Penelitian

Untuk mencapai hasil yang baik, maka diperlukan berbagai data yang

mendukung penulisan skripsi ini, adalah sebagai berikut:

1. Lokasi Penelitian

Riset ini penulis lakukan pada PT. Perkebunan Nusantara III

(Persero), yang beralamat di Jl Sei Batanghari No.2 Medan.


2. Sumber Data

a. Data Primer

Data yang diperoleh langsung dari perusahaan mengenai

peranan sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III

(Persero).

b. Data Sekunder

Data yang diperoleh dari sumber lain dalam bentuk

laporan dan publikasi yang disebut data sekunder

eksternal dan data sekunder internal yang datanya dari

dalam dan dari luar perusahaan seperti sejarah

perusahaan, struktur organisasi, laporan keuangan, buku,

surat kabar, majalah, dan media lainya.

3. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara (Interview)

Suatu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab secara langsung kepada pihak-pihak yang

berwenang dalam perusahaan untuk memperoleh data dan

informasi yang sesuai dengan materi penelitian.

b. Dokumentasi

Yaitu dengan cara meminta surat-surat, catatan-catatan,

laporan-laporan dan lain-lain yang tersimpan didalam

arsip-arsip kantor PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)

yang berhubungan dengan bidang yang diteliti.


4. Metode Analisis Data

a. Deskriptif

Dengan metode ini data yang sudah dikumpul,

digolongkan atau dikelompokan, dianalisis dan

diinterprestasikan. Dengan demikian penulis akan

mendapatkan gambaran yang sebenarnya tentang

perusahaan.

b. Deduktif

Dengan metode ini penulis menggambarkan laporan

secara langsung, maksudnya untuk menjelaskan hak yang

secara umum untuk menerangkan kesimpulan secara

khusus.


BAB II

PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMPERLANCAR

TUGAS PIMPINAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA

III (PERSERO)

A. PROFIL PERUSAHAAN

1. Sejarah singkat Perusahaan

Pembentukan perusahaan diawali dengan proses pengambilan perusahaan-

perusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah RI pada tahun 1958 yang

dikenal dengan proses nasionalisasi. Perusahaan perkebunan asing hasil

nasionalisasi selanjutnya berubah menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN),

embrio yang turut membentuk perusahaan berasal dari NV. Rubber Cultuur

Mijde Oeskust (CMO) merupakan prusahaan Perkebunan Belanda yang

beroperasi di Indonesia sejak jaman Kolonial Hindia Belanda.

Salah satu perusahaan yang terbentuk diberi nama Perusahaan Perkebunan

Negara baru cabang Sumatera Utara (PPN baru). Setelah beberapa kali mengalami

perubahan bentuk/status hukum sesuai dengan aturan perundang - undangan

Pemerintah Republik Indonesia. Kemudian pada tahun 1968 PPN oleh pemerintah

di Restrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan

(PNP). Selanjutnya pada tahun 1974 status hukum PNP diubah menjadi Perseroan

Terbatas (PT) dan diberi nama PT. Perkebunan (Persero).

Dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas kegiatan usaha

Perusahaan perusahaan dalam lingkungan BUMN Sub sektor perkebunan

dengan melakukan kegiatan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitasi,


setelah itu dilakukan perampingan struktur organisasi dan program restrukturisasi

tersebut telah dilakukan penggabungan 27 (Dua puluh tujuh) BUMN perkebunan

yaitu PT. Perkebunan I sampai dengan PT. Perkebunan XXXII dan satu BUMN

Peternakan yaitu PT. Bina Mulia Ternak menjadi 14 BUMN Perkebunan baru

yang diberi nama PT. Perkebunan Nusantara I sampai dengan PT. Perkebunan

Nusantara XIV.

Kemudian pada tahun 1994 dilakukan proses penggabungan Manajemen,

3 BUMN Perkebunan terdiri dari PT. Perkebunan III (Persero), PT. Perkebunan

IV (Persero), dan PT. Perkebunan V (Persero). Selanjutnya melalui Peraturan-

peraturan RI No. 8 tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996, ketiga perusahaan

tersebut yang wilayah kerjanya di Provinsi Sumatera Utara dilebur menjadi satu

yang diberi nama PT. Perkebunan III (Persero) didirikan dengan akte Notaris

Hanum Kamil, SH No. 36 tanggal 11 Maret 1996 yang telah disahkan menteri

Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2- 8331. HT. 01.

01Th.96 tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat dalam berita Negara Republik

Indonesia No. 8674 tahun 1996.

Seiring dengan perubahan pola bisnis paradigma baru PT. Perkebunan

Nusantara III (Persero) telah merancang program Transformasi Bisnis sejak bulan

Agustus 2003 sebagai kata kunci dari Kinerja PT. Perkebunan Nusantara III

(Persero ) sedang melakukan perubahan terhadap pola target of business as usual

menjadi pola target of strategic of business. Untuk mendukung keberhasilan

program tersebut PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) secara sistematis dan

berkesinambungan melakukan upaya untuk mensosialisasikan program strategi

Initiative melalui pemahaman dan penyebarluasan buku panduan Transformasi


Bisnis Unit unit Usaha, melalui instruksi langsung dari distrik manajer/general

manajer setempat kepada sejajarannya dan menginformasikan melalui majalah

Nusa Tiga milik PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). Disamping itu melalui

Malcom Bakdrige PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) telah dan sedang

melakukan pelatihan terhadap sejumlah karyawan pimpinan yang telah ditunjuk

untuk memberikan pemahaman yang lebih komprehensif sebelum melakukan

assessment terhadap jalannya proses program strategic Initiative (CBHRM,

OPEX, TQM, CRM dan QFI) sebagai upaya dalam meningkatkan kinerja

perusahaan.

Penjelasan Mengenai Logo PT. Perkebunan Nusantara III

Makna yang terkandung dalam logo tersebut terdapat pada setiap warna

yang membentuk logo tersebut :

1. Gambar 12 helai Daun Kelapa Sawit di sebelah kiri bola dunia dan 7

urat pada Daun Karet yang berwarna hijau di sebelah kanan bola dunia


melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) memiliki

12 paradigma baru dan 7 srategi bisnis, yang saling mendukung agar

tercapai tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), yaitu selalu

menjadi perusahaan perkebunan terbaik dalam Team Work yang solid dan

inovatif, serta ditunjang dengan Green Bussines dan ramah lingkungan.

2. Gambar 5 garis lintang Horizontal dan Vertikal yang berwarna biru,

melingkari bola dunia, melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara

III (Persero) memiliki 5 tata nilai dan harus mampu mengimbangi

kemajuan teknologi yang berkembang, agar selalu menjadi yang terdepan

dalam peningkatan usaha.

3. Gambar meteor yang mengelilingi sehingga membentuk angka 3,

melambangkan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) bergerak dinamis

dengan semangat yang tinggi untuk menguasai pasar modal. Meteor yang

berwarna putih bermakna produksi lateks dan turunannya sedangkan yang

berwarna orange adalah produksi CPO beserta turunannya yang memancar

tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia.

Secara keseluruhan logo baru ini adalah lambang dari niat dan motivasi

tinggi seluruh personal PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), untuk

mewujudkan Visi dan Misi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) yang telah

direncanakan bersama, dan ditunjang dengan 5 tata nilai, 12 paradigma baru dan 7

strategi bisnis yang dimiliki PT. Perkebunan Nusantara III (Persero).


2. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi fungsi

dan hubungan hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk

mencapai suatu sasaran. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam

bentuk gambaran grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan unitunit

organisasi dan garis garis wewenang yang ada. Penggambaran organisasi dalam

suatu bagan merupakan suatu hasil keputusan yang telah dicapai tentang struktur

organisasi yang bersangkutan. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari

penggunaan badan organisasi adalah :

1. Dapat memperlihatkan karakteristik utama dari perusahaan yang

bersangkutan.

2. Dapat memperlihatkan gambaran pekerjaan dan hubungan hubungan

yang ada didalam perusahaan.

3. Dapat digunakan untuk merumuskan rencana kerja yang ideal sebagai

pedoman untuk dapat mengetahui siapa bawahan dan siapa atasan.

Direktur Utama

Berfungsi untuk mengambil keputusan dan penanggung jawab utama atas

jalannya pelaksanaan operasional perusahaan secara teratur, terarah dan terpadu.

Tugas dan Wewenang Direktur Utama:

1. Melaksanakan kebijaksanaan perusahaan, sesuai yang diatur didalam

anggaran perusahaan, serta ketentuan yang digariskan oleh Rapat Umum

Pemegang Saham (RUPS), Menteri Pertanian selaku kuasa pemegang

saham dan Dewan Komisaris.


2. Menetapkan langkah-langkah pokok dalam melaksanakan kebijakan

pemerintah perusahaan dibidang produksi teknik, tenaga manusia,

keuangan dan pemasaran.

3. Mengkoordinasi pelaksanaan tugas para anggota Direksi dan mengawasi

secara umum.

4. Bersama-sama anggota Direksi lainya mewakili perusahaan didalam dan

diluar pengadilan.

5. Bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui

Dewan Komisaris.

Tanggung Jawab Direktur Utama:

Direktur Utama bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham

melalui Dewan Komisaris.

Direktur Produksi

Berfungsi dalam mengelola bidang tanaman, produksi, teknik, pengolahan dan

lainya yang berkaitan dengan fungsi tersebut diatas.

Tugas dan Wewenang Direktur Produksi:

1. Menyusun perancanaan dibidang pekerjaan yang tercantum dalam

kebijaksanaan Direksi.

2. Melaksanakan peraturan-peraturan dan pengendalian dari unit-unit usaha

dan sarana pendukungnya mencakup tanaman.

3. Melaksanakan pemberian dan pengawasan terhadap kegiatan yang

tercantum pada kebijaksanaan Direksi.


4. Melaksanakan rencana rehabilitasi dan investasi dibidang tanaman

maupun sarana pendukung produksi lainnya dari unit-unit usaha yang

telah ada.

Tanggung Jawab Direksi Produksi

Direktur Produksi bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan kepada Rapat

Umum Pemegang Saham (RUPS) melalui Dewan Komisaris.

Direktur Keuangan

Berfungsi mengelola khusus dibidang keuangan perusahaan.

Tugas dan Wewenang Direktur Keungan :

1. Menyusun perencanaan dibidang keuangan.

2. Menetapkan Administrasi ketentuan-ketentuan dibidang keuangan.

3. Mengelola Administrasi Keuangan secara umum pada bidang keuangan

dan perkantoran serta segala sesuatunya yang berkaitan dengan itu.

4. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bidang-bidangnya.

Tanggung Jawab Direktur Keuangan :

Direktur keuangan bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan Rapat Umum

Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.

Direktur Sumber daya Manusia

Berfungsi dalam mengelola bidang ketenagakerjaan dan umum serta pembinaan

usaha kecil dan koperasi.


Tugas dan Wewenang Dirwektur SDM :

1. Menyusun perencanaan dibidang ketenagakerjaan dan masalah umum

serta kesejahteraan karyawan.

2. Menetapkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan dibidang yang dikelolanya.

3. Mengelola Sumber Daya Manusia yang ada secara umum.

4. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bidang-bidang

yang dikelolanya.

Tanggung Jawab Direktur SDM

Direktur SDM bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan Kepada Rapat

Umum Pemegang Saham.

Direktur Pemasaran

Berfungsi dalam mengelola bidang pemasaran perusahaan yang mencakup

pengadaan dan penjualan barang.

Tugas dan Wewenang Direktur Pemasaran :

1. Menyusun perencanaan di bidang Pemasaran

2. Menetapkan ketentuan-ketentuan di bidang Pemasaran.

3. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bagian tersebut

diatas.

Tanggung Jawab Direktur Pemasaran :

Direktur Pemasaran bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan Rapat Umum

Pemegang Saham (RUPS) melalui Dewan Komisaris.


Biro Direksi

Tugas dan Wewenang Biro Direksi :

1. Melaksanakan/menyelenggarakan kebijaksanaan Direksi dalam tata usaha

surat menyurat (Administrasi), sirkulasi/pengiriman atau penyimpanan

surat-surat dan dokumentasi perusahaan.

2. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan Kantor Direksi yang meliputi

pemeliharaan bangunan perusahaan.

3. Mengkordinasi pelaksanaan tugas dan Kehumasan baik dengan instansi

sipil maupun ABRI.

4. Mengkoordinir pelaksanaan tugas perwalian (LO) dan menyelenggarakan

acara-acara protokoler yang dibutuhkan.

Selain itu bagian bagian yang mendukung berjalannya perusahaan antara lain :

Bagian Tanaman

Tugas dan Wewenangnya adalah :

1. Menyusun rencana jangka pendek (Anggaran Belanja) dalam bidang

tanaman dan produksi

2. Menyelenggarakan pengadaan bahan bahan tanaman

Bagian Keuangan


1. Membuat laporan kepada Direksi mengenai realisasi keuangan serta

menyelenggarakan administrasi keuangan dan barang barang

kebutuhan masyarakat


2. Mengurus hal hal yang berhubungan dengan asuransi perpajakan

3. Bekerja sama dengan bagian pemasaran hasil dan pemasukan uang dan

pengendalian/pengeluaran untuk kebutuhan perusahaan

Bagian Akuntansi

Tugas dan Wewenang adalah :

1. Menyelenggarakan akutansi keuangan dan akutansi biaya serta

membuat laporan keuangan

2. Menyelenggarakan pembuatan informasi manajemen, penyusunan

laporan keuangan, analisa laporan keuangan dan analisa biaya.

Bagian Teknik


1. Membantu Direksi melaksnakan fungsi fungsi manajemen dalam

merencanakan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaaan yang

berhubungan dengan mesin mesin, sipil/bangunan baik di kebun

sendiri (inti) maupun di kebun pelasura (pir) dan daerah

pengembangan

2. Membuat rencana perawatan/pemeliharaan mesin mesin, traksi dan

bangunan sipil


Bagian Pengadaan


1. Rumusan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan yang

pengadaannya harus melalui kantor Direksi serta merumuskan

kebijakan prosedur pengadaan berdasarkan ketentuan perundang

undangan yang berlaku

2. Mengadakan konsultasi dan bimbingan kepada unit unit produksi

mengenai pelaksanaan kebijakan kebijakan di bidang pengadaan

barang dan jasa

Bagian Sekretariat Korporat


1. Mengurus dan menyelenggarakan rapat rapat Direksi serta

menerbitkan notulen rapat baik untuk kepentingan operasional maupun

kepentingan dokumentasi

2. Mengatur tata tertib perusahaan sebagai bagian dari budaya kerja dan

budaya perusahaan dan juga mengatur perusahaan, pemakaian fasilitas

mess, Kantor Direksi, Transformasi Kantor Direksi

Bagian Umum


1. Melaksanakan tugas tugas yang berhubungan dengan kesejahteraan

karyawan staf dan non staf


2. Menyelesaikan peraturan peraturan yang berkaitan dengan tenaga

kerja, mengelola administrasi pendokumentasian agrari

3. Melaksanakan peraturan peraturan yang berkaitan dengan tenaga

kerja

4. Merumuskan kerja sama dan kebijakan pengamanan dijajaran

perusahaan dan mengadakan hubungan kerja sama dengan aparat

keamanan/pemerintah

Bagian Sumber Daya Manusia


1. Menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek pendidikan

keselamatan dan kesejahteraan kerja dan pelayanan keselamatan

2. Merumuskan kebijakan program pengembangan Sumber Daya

Manusia (Pendidikan dan Pelatihan).

Bagian Pemasaran


1. Menyusun rencana penjualan, melakukan proses penjualan serta

menyiapkan administrasi penjualan sebagaimana ketentuan dan

peraturan yang berlaku

2. Menentukan Monitoring persediaan komoditi dan produk baik di

gudang/kebun, pabrik industri hilir atau tangki penyimpanan kebun

atau instansi perantara serta membuat laporan penjualan secara

periodik sesuai kebutuhan


Bagian Teknologi Informasi (TI)


1. Merumuskan rencana induk pengolahan data dan sistem informasi

perusahaan

2. Menyusun laporan manajemen bersama bagian bagian terkait dalam

bentuk basis Internet sesuai tugas pokok manajemen Produk, Operasi,

Keuangan, Pemasaran, dan Sumber Daya Manusia

3. Memberi masukan kepada Direksi dalam bentuk kerangka Sistem

Informasi Eksekutif dan Sistem Pendukung Keputusan

4. Memberi masukan kepada perangkat manajemen media dan

manajemen mikro ditingkat kebun/unit dan Rumah sakit dalam rangka

membangun jaringan komunikasi data berbasis computer.

Bagian Pembinaan Usaha Kecil dan Koperasi (PUKK)


1. Melaksanakan pembinaan untuk meningkatkan kemampuan manejerial

pengusaha kecil dan koperasi yang berada di sekitar lingkungan PT.

Perkebunan Nusantara III (Persero)

2. Mengidentifikasi usaha usaha kecil dan koperasi yang mempunyai

potensi yang dibina dan memperhatikan ketentuan yang berlaku


Bagian Sistem Pengendalian Intern


1. Mengelola bagian pengawasan intern dan membantu Direktur Utama

dalam pengawasan intern serta memberikan saran dan tindak lanjut

mencapai sasaran perusahaan secara efisien, efektif dan ekonomis

2. Mengelola dan bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan

pemeriksaan

3. Dalam melaksanakan tugasnya kepada BPI memperhatikan pedoman

BPI BUMN dan ketentuan lainnya serta dibantu oleh kepala seksi

bawahan.


3. VISI DAN MISI

VISI

Menjadi Perusahaan Agribisnis Kelas Dunia dengan Kinerja prima dan

melaksanakan tata kelola terbaik.

MISI

1. Mengembangkan Industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinambungan.

2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan.

3. Memberlakukan karyawan sebagai asset strategis dan mengembangkannya

secara optimal.

4. Menjadikan Perusahaan terpilih yang memberikan Imbal Hasil terbaik bagi

para investor.

5. Menjadikan perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis.

5. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan

komunitas. Melaksanakan seluruh aktivitas Perusahaan yang berwawasan

lingkungan.


B. PENGERTIAN SEKRETARIS DAN JENIS-JENIS SEKRETARIS 1. Pengertian Sekretaris

Dalam Saiman (2002:24) bahwa kata sekretaris yang biasa kita baca dan temui

pada berbagai literatur dari bahasa latin, yaitu sebagai berikut:

1. Secretarium yang mempunyai arti rahasia.

2. Secretarium atau secretarius yang mempunyai arti orang yang memegang

rahasia.

3. Sedangkan dari bahasa Perancis, kata sekretaris disebut dengan kata

secretarie yang mempunyai arti sekretaris.

4. Dalam bahasa Inggris kata sekretaris disebut dengan kata secretary yang

berarti sekretaris.

Sedangkan secara definisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi

menurut ahli sebagai berikut;

1. Menurut Braum dan Ramon dalam Saiman (2002:24)

Ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris

adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima

pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau

mengigatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau

perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna

meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya mengenai kewajiban

lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau

pimpinan.


2. Menurut Gie dalam Saiman (2002:25)

Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya

menyelenggarakan urusan surat-menyurat termaksud menyiapkan bagi seorang

pejabat penting atau suatu organisasi.

3. Menurut Wursanto dalam Saiman (2002:25)

Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas

membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail

kepala atau pimpinannya.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa seorang sekretaris pada

dasarnya asisten yang membantu segala hal pelaksanaan tugas agar pimpinannya

dapat bertindak secara efektif dalam menjalankan manajemennya. Seiring dengan

perkembangan dunia usaha dan teknologi saat ini, tugas sekretaris sebagai

pembantu pimpinan tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha, namun ruang

lingkupnya lebih luas lagi seperti menyiapkan meja kerja pimpinan, menyusun

pelaksanaan rapat, melaksanakan kearsipan dan lain-lain. Bahkan sekretaris kini

melakukan tugas aktifitas manajemen yaitu perencanaan, pengarahan,

pengkoordinasian, pengontrolan sampai kepada penyempurnaan.

Adapun pengertian sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)

adalah seorang pembantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugas perusahaan

karena dianggap dapat dipercaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas

kerja pimpinan dan perusahaan.


2. Jenis-jenis Sekretaris

Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan

peranannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan

pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya

kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan

karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab

yang berbeda.

Dalam Wursanto (2006:2), maka sekretaris dapat dibedakan menjadi:

a. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris

perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris

organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki

kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang

kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan

fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian,

membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas

berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan.

Contoh sekretaris organisasi adalah:

1. Sekretaris Jendral

2. Sekretaris Kabinet

3. Sekretaris Wilayah

4. sekretaris Inspektorat Jendral

5. Sekretaris Yayasan


b. Sekretaris Pribadi dan Sekretaris Pimpinan

1. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan

perkantoran, untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi.

Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu

organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan

digaji oleh perorangan.

2. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang

bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang

pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai

atau staff dari suatu organisasi/perusahaan, diangkat dan digaji oleh

organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

c. Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat

dibedakan menjadi dua yaitu:

1. Sekretaris Junior

Sekretaris junior adalah sekretaris belum banyak memiliki

pengalaman, dapat juga berarti masih berpangkat atau

berkedudukan rendah, atau baru saja diangkat sebagai pegawai

dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas Sekretaris yang diberikan

kepada sekretaris junior adalah tugas khusus dalam bidang

sekretaris, misalnya korespondensi, mengetik, steno, menerima

dikte, dan sebagainya.


2. Sekretaris Senior

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memiliki arti

lebih tua, dapat pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan,

atau tingkat. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sekretaris

senior adalah:

a) Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan

prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada

perintah pimpinan. Perlu digarisbawahi bahwa seorang sekretaris senior

tidak semata-mata diukur dari usia yang lebih tua dibandingkan pegawai

atau staff yang lain, tetapi atas prestasi kerja yang telah dicapai sekretaris

itu secara nyata. Sekretaris senior tidak hanya mampu mengerjakan tugas

yang diberikan oleh pimpinan, tetapi juga mampu mengatasi berbagai

masalah yang dihadapi sehingga benar-benar mampu menunjukkan diri

sebagai seorang sekretaris yang profersional.

b) Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi

dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam kompetensi

sehingga dia dapat menangani tugas beserta segala macam

permasalahannya dengan cepat tanpa banyak mendapat bimbingan dari

pimpinannya. Dengan demikian, Seorang sekretaris senior adalah

sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani segala

macam pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dan

bertanggung jawab yang diemban oleh pimpinan yang dibantu.


d. Berdasarkan Spesialisasi (Bidang Khusus dalam Pekerjaan)

Dalam hal ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang

sekretaris yang khusus membidangi suatu bidang tertentu.

Misalkan:

1. Sekretaris bidang Teknik (Technical Secretary)

2. Sekretaris bidang Hukum (Legal Secretary)

3. Sekretaris bidang Akuntansi (Accounting Secretary)

4. Sekretaris bidang Kedokteran (Medical Secretary)

Adapun jenis sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)

adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III

(Persero) dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang

bertugas meringankan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan

tanggung jawab pimpinan.

C. RUANG LINGKUP TUGAS SEKRETARIS

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan

pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang

pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan

pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti menerima tamu, menerima telepon,

mengambil dikte dan mengurus surat-menyurat, dan sebagainya. Karena itu

seorang pimpinan mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh sekretaris

dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung

jawab.


Tugas-tugas bantuan yang akan diberikan oleh seorang sekretaris akan

berbeda, bergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Karena itu

banyak variasi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris

haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan

pimpinan.

Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris adalah seorang yang

berdiri sendiri. Kemungkinan sekali dia tidak mempunyai seseorang yang

mengawasi pekerjaannya. Dalam Sedarmayanti (2000:23) dan Thomas

(2003:21) maka umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokkan dalam 8 kriteria:

1. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan

perintah khusus, perhatian khusus dan pengawasan khusus.

Tugas-tugas rutin meliputi:

- Menyusun /membuat surat

- Menata arsip

- Mengurus dan mengendalikan surat

- Menerima dan melayani tamu serta bertamu

- Menerima serta melayani telepon dan menelepon

- Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan

- Mempersiapkan laporan

Kesemua tugas ini harus dikerjakan seorang sekretaris tanpa harus menunggu

perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas-tugas sekretaris tugas yang

paling mendasar adalah tugas rutin yang sehari-harinya harus dikerjakan

sekretaris.


2. Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dan penyelesaiannya secara

khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya.

Tugas-tugas khusus meliputi:

- Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi

- Menyusun surat-surat rahasia atau confidential

- Menyusun acara pertemuan bisnis

- Pembelian kado atau cendramata

Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan

sekretaris untuk melakukan tugas-tugas khusus ini pimpinan akan memberikan

perintah secara lengkap, tetapi mungkin juga pimpinan mengharapkan

sekretarisnya memberikan masukan dan pengalaman-pengalaman sekretaris untuk

menyelesaikan tugas-tugas tersebut.

Seorang pimpinan akan memberikan tugas-tugas khusus setiap hari, oleh

karena itu sekretaris harus dapat mengatur waktu agar tugas-tugas khusus ini

dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.

3. Tugas-tugas Istimewa

Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa

meliputi:

- Membetulkan alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang

diperlukan.

- Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para

relasinya.


- Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan

untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

- Mengigatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu bahan.

- Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama

mengadakan pertemuan bisnis.

- Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau

penambahan alat-alat dan sarana kantor.

Biasanya tugas-tugas istimewa ini tidak dilakukan setiap hari. Tugas-tugas

istimewa ini harus dapat dilaksanakan dengan baik karena akan menyangkut nama

baik pimpinan.

4. Tugas Resepsionis

Tugas resepsionis ini meliputi:

- Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat

telepon.

- Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan.

- Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

- Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

5. Tugas Keuangan

Tugas keuangan meliputi:

- Menangani urusan keuangan pimpinan dengan baik.

- Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan atas nama

pimpinan.

- Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan

menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari tersebut.


6. Tugas Sosial

Hal ini meliputi:

- Mengurus kegiatan seputar kantor.

- Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta

mengurus undangannya.

7. Tugas Insidential

Dalam hal ini tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris

meliputi:

- Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau

persyaratan pimpinan.

- Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat

dalam surat kabar, majalah yang ada kaitannya dengan kepentingan

perusahaan.

- Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan.

- Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

8. Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting

Sekretaris sering kali diminta untuk membantu pimpinan dalam menyusun

sebuah pertemuan bisnis (Bussiness meeting). Beberapa pedoman bagi sekretaris

agar penyelenggaraan pertemuan bisnis dapat membawa hasil adalah:

- Menentukan waktu dan tempat.

- Menyediakan peralatan untuk meeting tersebut.

- Mempersiapkan makanan dan minuman.

- Sediakan kertas, brosur, dan alat tulis.

- Sediakan alat-alat yang digunakan dalam proses rapat nantinya.


- Jadwal pertemuan harus diatur sedemikian rupa agar pertemuan

tersebut dapat dihadiri oleh seluruh peserta rapat.

Bila semua tugas-tugas sekretaris yang telah dijelaskan pada sub bab

sebelumnya maka rician dari tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut:

a. Menyelenggarakan surat-menyurat (Korespondensi)

- Memproses surat-masuk dan surat keluar

- Mengkonsep data

- Mengklasifikasikan tugas

- Penggandaan warkat

- Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan

- Mengatur pengantaran surat dan melayani pinjaman

surat dokumen atau arsip

b. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah

proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-

waktu dibutuhkan.

c. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya:

- Menyelenggarakan pencatatan dan penyampain informasi

- Mencatat pesan-pesan yang perlu disampaikan

- Membuat kliping surat kabar, majalh, buletin

d. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon

e. Mengatur pertemuan rapat

f. Menyiapkan bahan laporan

g. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan


h. Mengurus persiapan perjalanan pimpinan

i. Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat lainnya

Adapun tugas sekretaris di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah:

1. Meneliti/mengkaji dan mempersiapkan bahan-bahan yang berkaitan dengan

aspek hukum dan peraturan perundang-undangan secara berkala kepada Direksi,

seperti memberikan masukan dan pertimbangan hukum dalam penyiapan

dokumen perjanjian antara perusahaan dengan pihak lain, menyiapkan dokumen

analisis hukum atas peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan

perusahaan.

2. Melakukan penyelesaian perkara perusahaan baik didalam maupun diluar

pengadilan.

3. Menyelenggarakan seleksi calon rekanan untuk dimasukan dalam daftar

rekanan aktif dan menyiapkan daftar rekanan yang akan dimasukan dalam daftar

hitam perusahaan untuk diserahkan kepada Direksi.

4. Membina hubungan dengan investor/mitra bisnis dan anak perusahaan.

5. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran serta mengevaluasi kebijakan

dibagiannya.

6. Membuat:

- Jadwal agenda rapat yang harus dihadiri direksi.

- Berita acara rapat/risalah rapat Direksi/Komisaris dan proses

pengesahannya.

- Daftar khusus yang berkaitan dengan direksi komisaris dan

keluarganya mencakup kepemilikan saham, hubungan bisnis dan

peran lainnya yang dapat menimbulkan benturan kepentingan.


- Prosedur tentang pengklasifikasian dan mekanisme pengungkapan

informasi siap yang berhak menyampaikan informasi dan aturan

lain terkait dengan pengelolaan informasi dan batasan kerahasiaan.

7. Memberian masukan dan analisis atas pengembangan usaha serta mewakili

perusahaan dalam rangka pengembangan dan kerja sama operasi perusahaan.

8. Mengelola informasi termaksud dampak hukumnya dan mempersiapkan

informasi yang akan dikomunikasikan kepada pihak terkait.

9. Memantau kepatuhan distrik, unit, dan bagian terhadap hukum dan peraturan

undang-undang.

10. Mengadministrasikan dan menyimpan:

- Notulen dan risalah rapat direksi/komisaris

- Keluhan dan tuntutan dari pihak luar beserta tanggapan perusahaan

- Laporan tahunan dan notulen/risalah Rapat Umum pemegang

Saham

- Korespondensi perusahaan

- Kontrak/perikatan/memorandum of understanding perusahaan yang

ditandatangani Direksi

11. Membina dan menjalin hubungan dengan instansi luar seperti Instansi

pemerintahan, BUMN, swasta, media massa dan masyarakat dalam rangka

mengumpulkan dan mempublikasikan informasi.

12. Mencari dan mengumpulkan informasi tentang apa yang dibutuhkan

stakeholders dari perusahaan.

13. Mempersiapkan dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan stakeholders

dengan akurat yang objektif secara tepat waktu.


D. PERSYARATAN SEKRETARIS

Bagi seorang sekretaris, kepribadian yang menarik adalah sangat

menentukan. Seorang pimpinan akan mencari seorang sekretaris yang dapat

dipercaya, yang penuh pertimbangan, yang inisiatif dan dapat bekerja dengan

cepat tetapi penuh ketelitian. Terlebih dari itu kepribadian yang sesuai dengan

tugas-tugas sekretaris.

Kepribadian yang dibutuhkan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris

ini tidak mungkin seketika dapat diperoleh pada saat seorang sekretaris mulai

melangkahkan kaki ketempat pekerjaannya. Untuk mengembangkan kepribadian

yang dimaksud diperlukan beberapa waktu lamanya, yaitu dengan cara melakukan

hal-hal yang baik serta menghindari hal-hal yang dipandang kurang baik.

Seorang sekretaris yang baik harus mengetahui bagaimana ia harus

bersikap dalam setiap suasana kantor, ia harus menunjukan sikap yakin, percaya

diri, tenang, waspada, dan selau bersedia untuk menolong pada setiap keadaan. Ia

hendaknya tahu bahwa ia bertanggung jawab terhadap tindakannya dan untuk apa

ia melakukan sesuatu tindakan. Ia harus yakin bahwa ia melakukan semuanya itu

secara tepat dan pada tempatnya.

Bagaimana seorang sekretaris dapat berhasil dengan baik? Untuk dapat

memangku jabatan sebagai sekretaris, maka harus memenuhi beberapa

persyaratan tertentu. Dalam Saiman (2002:25) adapun persyaratan yang harus

dimiliki sekretaris adalah:

1. Persyaratan Jasmani

Adalah suatu kenyataan bahwa kesehatan merupakan kebutuhan dari

setiap orang. Sedemikian pentingnya kesehatan bagi setiap orang, sehingga


hampir setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta selalu menjaga

kesehatan para pegawai karyawannya, agar dengan demikian dapat melaksanakan

tugasnya sebaik-baiknya. Mereka melakukan pengecekan agar supaya diketahui

dengan segera apabila ada terdapat kelainan pada kesehatan pegawainya.

Keadaan kesehatan yang baik dapat diusahakan dengan memperhatikan beberapa

hal seperti:

a. Pemilihan makanan yang seimbang dengan kebutuhan hidup

b. Istirahat yang cukup

c. Mempunyai daya tahan yang tangguh terhadap penyakit

d. Energik

e. Tidak mempunyai rasa gugup dan kaku

2. Persyaratan Kepribadian

Istilah kepribadian sering kita dengar dengan keadaan seorang atau

karakter seseorang kepribadia dapat diartikan identitas seseorang, sehingga

banyak menyangkut masalah watak, sifat yang tercermin nyata dalam perbuatan

serta tindakan seseorang. Orang yang berkepribadian adalah orang yang sadar

akan dirinya dan mengerti dengan pribadinya.

Jadi yang dimaksud dengan Kepribadian adalah:

Pola menyeluruh semua kemampuan, perbuatan serta kebiasaan

seseorang, baik dari segi jasmani, mental, rohani maupun emosi, yang ditata

dalam suatu cara yang baik dan khas dengan mendapat pengaruh dari luar. Pola

tersebut berwujud dalam tingkah laku dalam usaha menjadi manusia yang sesuai

dengan yang dikehendaki.


Adapun kepribadian yang diharapkan dari seorang sekretaris adalah:

A. Penampilan

Dalam menjalankan tugas sehari-hari seorang sekretaris harus

selalu menunjukan sikap yang simpatik terhadap siapapun dan

yang perlu diperhatikan dalam pembinaan sikap yang

berhubungan dengan pekerjaan adalah sebagai berikut:

- Kebersihan dan Kerapian

Kebersihan pribadi mencakup semua aspek dan unsur

badaniah. Kerapian pekerjaan kantor akan menunjukkan

bahwa pekerjaan kantor tersebut ditata dengan baik.

Disamping kerapian pekerjaan kantor, sekretaris

hendaknya rapi dalam penampilannya.

- Sikap badan

Sikap berdiri, duduk dan berjalan yang kurang

sempurna, selain berpengaruh terhadap kesehatan,

berpengaruh pula terhadap tata krama waktu bekerja dan

tata krama pergaulan. Karena itu sikap badan harus

diperhatikan dengan baik agar menunjukan etika dan

kesan yang baik.

B. Kemampuan Berkomunikasi

Kemampuan berbicara hendaknya membiasakan dan melatih diri

untuk mampu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain dengan

jelas.


Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam hal ini adalah:

- Suara

agar suara dapat memberikan kesan yang positif, maka suara

hendaknya jelas sehingga tidak menimbulkan salah pengertian.

- Ekspresi Wajah

Berbicara harus diimbangi dengan ekspresi wajah yaitu gerak atau

mimik supaya menarik dan lebih meyakinkan.

- Gaya Berbicara

Maksudnya adalah cara membawakan atau cara menampilkan diri

diwaktu pembicaraan berlangsung. Sebaiknya saat berkomunikasi

dengan orang lain hilangkan perasaan gugup dan harus percaya

diri.

C. Sikap dan tingkah laku

Dalam melaksanakan tugas sehari-hari harus juga diperhatikan

tingkah laku ataupun sikap terhadap atasan maupun terhadap orang

lain. Sikap yang harus dimiliki seorang sekretaris antara lain:

- Bijaksana

- Pertimbangan

- Taktis

- Kesetiaan

- Objektif

- Ketelitian

- Inisiatif


3. Persyaratan Pengetahuan

Seorang sekretaris yang baik harus memiliki pengetahuan tentang

kesekretariatan. Disamping itu untuk menambah wawasan berfikir ia sebaiknya

banyak membaca surat kabar atau edisi resmi mengenai peraturan baru dan berita

yang ada hubungannya dengan dunia bisnis misalnya perekonomian,

perdagangan, perbankan, pajak dan lain sebagainya.

4. Persyaratan Keterampilan

Dalam hal ini sekretaris perlu memiliki keterampilan dasar yang perlu

dikembangkan antara lain:

- Dapat membuat surat/dokumen yang baik

- Dapat memelihara sistem pengarsipan yang baik

- Dapat mendistribusikan surat/dokumen dengan baik

- Sekretaris yang baik sebaiknya mampu menulis dalam tulisan stenografi

- Mampu mengoperasikan komputer dengan baiik.

Adapun syarat-syarat khusus untuk menjadi sekretaris pada PT.

Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah:

a. Minimal ijazah DIII dan memahami dengan cukup bidang Hukum,

Ekonomi, Manajerial, dan komunikasi.

b. Golongan VI-A.

c. Mahir berbahasa Inggris baik lisan maupun tulisan dan menguasai

Teknologi Informasi (TI).

d. Memiliki pengetahuan luas tentang bisnis perusahaan.

e. Tidak pernah mendapat sanksi kepegawaian atas pelanggaran berat.


E. PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PIMPINAN

Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering mengalami

kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus

dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang

dapat membantu tugas tersebut dan juga dapat membantu dan mengatur waktu

serta kegiatannya.

Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris. Sekretaris dapat

menjadi konfiden pertama bagi pimpinannya, tempatnya merundingkan hal-hal

yang bersifat rahasia, tempatnya membicarakan rencana-rencana dan

mendiskusikan serta mendelegasikan berbagai masalah bisnis.

Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu

pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada

pimpinannya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan profersional.

Bila seorang sekretaris menguasai pekerjaan sampai kepada hal yang

sekecil-kecilnya, serta mempelajarinya dalam hubungan dengan tanggung jawab

pimpinan, maka hal tersebut dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya

terhadap pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan

pimpinannya.

Dalam Saiman (2002:37) adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui

sebagai berikut:

1. Peranan sekretaris terhadap atasan

a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan

hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan

pimpinan.


b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam

memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam

pelaksanaan tugas.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan

cerminan pimpinan bagi bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara

adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai

dengan kecakapan dan kemampuan (rule of place).

b.Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga

pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.

c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan

dalam menjalankan pekerjaannya.

d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk telah

mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai

bawahan.

Adapun peranan sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan pada PT.

Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah:

1. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan

yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan.


2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi

fungsi tugas dan tanggung jawab.

3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam

pelaksanaan tugas.

4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

5. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar

pimpinan bagi bawahan.

6. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil

yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan

kecakapan dan kemampuan.

7. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam

menjalankan pekerjaan.

8. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

9. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih

mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak bawahan.

Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) mempunyai

peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila

sekretaris tadi tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga,

pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Dewasa ini kedudukan

seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting disebabkan

perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang kompleks.

Dengan sendirinya pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan atau

bawahannya dengan langsung. Hal inilah yang sering membawa akibat operasi

perusahaan berjalan lambat.


Sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana karena

kurang diperhatikannya hal-hal yang kurang bersifat rinci yang sesungguhnya

merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tugas pimpinan. Seorang pimpinan

dituntut untuk mengetahui dengan cepat dan tepat setiap situasi dan kondisi

organisasinya, dapat memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien. Guna

menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga

sekretaris terdidik dan terampil dan mampu mengetahui dengan tepat dan tugas

pokok organisasi dan pimpinannya serta tugas pokok dan tanggung jawab sendiri.

Seorang sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)

mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun

informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan

informasi informal yaitu informasi yang berhubungan dengan segala hal diluar

perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan

pekerjaan.

Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide merupakan peranan yang

sangat penting bagi sekretarsi pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) karena

sekretaris dapat membantu pimpinan dalam memberikan ide-ide yang baik

sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dan menghemat

tenaga dan waktu.

Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari

bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku dan komunikatif tentunya

akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga

segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari permasalahannya.


Perlu ditambahkan bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat bekerja

efisien. Dia harus berpandangan bahwa selalu ada cara kerja yang baik, tiada cara

kerja terbaik terakhir. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha

menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran, cara kerja yang

lebih cepat dalam penggunaan waktu, cara kerja yang lebih dekat dari penggunaan

jarak, cara kerja yang lebih hemat dalam menggunakan benda dan cara kerja yang

lebih murah dalam menggunakan uang, tanpa sedikit pun mengurangi mutu hasil

kerja.

Disamping itu peranan sekretaris yang tidak kalah pentingnya didalam

perusahaan adalah untuk memecahkan masalah dalam perusahaan dan

menyederhanakan pelaksanaan pekerjaan untuk memperlancar tugas pimpinan.

Begitu besarnya peranan sekretaris bagi perusahaan sehingga ia dituntut untuk

bisa tampil pada situasi apapun untuk itu dibutuhkan seorang sekretaris yang

bermutu tinggi.

F. HUBUNGAN SEKRETARIS DENGAN PIMPINAN

Sifat utama yang mendasar dari pekerjaan sekretaris adalah harus

berhubungan langsung dengan pimpinan dengan dasar saling percaya. Sekretaris

diharapkan melakukan segala tindakan yang akan menunjang rencana dan

langkah-langkah pimpinan demi suksesnya misi perusahaan. Hal ini bisa

menyelesaikan pekerjaan dengan kesadaran dan inisiatif sendiri. Didalamnya

termasuk pekerjaan mengatur waktu dan bertindak sebagai pemisah sekaligus

penghubung antara pimpinan dengan dunia luar perusahaan. Sekretaris melakukan

segala sesuatu untuk membantu pimpinannya agar memperoleh waktu yang cukup


untuk berfikir dan bertindak, tanpa terganggu oleh pekerjaan yang kurang

mendukung tugas pimpinan. Tindakan semacam ini hanya mungkin dilakukan bila

sekretaris memahami hal-hal yang disukai dan mengerti harapan pimpinan

terhadap sekretarisnya.

Pekerjaan sekretaris bukanlah pekerjaan yang menyenangkan, melainkan

kerja yang berat yang memerlukan perhatian yang penuh. Tugas yang sifatnya

rutin akan mendatangkan kebosanan dan apabila kebosanan timbul maka seorang

sekretaris tidak akan pernah mencapai tingkat sekretaris profersional. Oleh sebab

itu didalam melaksanakan tugas yang sifatnya rutin harus dicari teknik atau

inisiatif tertentu agar tidak terjadi kebosanaan dan kurangnya kebanggaan akan

tanggung jawab yang telah dilaksanakan.

Dalam Sunarto dan Ratnawati (2006:20) ada beberapa hal yang harus

diperhatikan seorang sekretaris tersebut mendapat nilai plus dimata pimpinan,

antara lain:

1. Tanggung Jawab Hukum Seorang Sekretaris

Suatu segi penting dari jabatan sekretaris, meskipun kemungkinan besar

tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya

sebagai perantara pimpinan dalam melaksanakan transaksi. Sebagai perantara

berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam melaksanakan urusan

bisnis dengan pihak-pihak ketiga. Karena sekretaris mempunyai wewenang ini

maka ia harus bertindak dengan hati-hati dan bertanggung jawab.

2. Mengenal Sifat Pekerjaan Sekretaris

Banyak tugas sekretaris yang tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa

adanya pengetahuan yang memadai. Sehubungan dengan hal tersebut, sebagai


seorang sekretaris profesional perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan

dengan pekerjaan sekretaris. Misalnya mengatur ragam urutan tugas dalam

melaksanakan pekerjaan agar pelaksanaan tugas lebih terencana, lebih ringan dan

lebih efisien.

3. Minat

Jika seorang tidak berminat pada suatu pekerjaan, maka tidak akan pernah

berhasil dalam pekerjaan tersebut. Minat tersebut ditunjukan dengan keinginan

yang besar untuk mengetahui lebih jauh dan lebih banyak terhadap jenis pekerjaan

yang diketahui.

4. Masa penyesuaian sebagai Sekretaris Junior

Setelah mempelajari sifat pribadi pimpinan dan tata cara dalam perusahaan

maka perlu penyesuaian kebiasaan-kebiasaan seorang sekretaris dengan pekerjaan

dan tidak perlu membuat sekretaris junior jera bahkan harus selalu mencoba.

5. Sikap Persaya Diri

Kecerdasan dan minat pada pekerjaan tidak akan cukup untuk menjamin

dan tercapainya keberhasilan jika tidak memiliki sikap percaya diri. Tentu saja,

seorang karyawan baru dalam bidang kesekretariatan tidak dapat bersikap tenang

dan percaya diri sebagaimana dapat dilakukan oleh sekretaris yang sudah

berpengalaman. Sikap percaya diri dan tenang dapat diperoleh dengan banyaknya

pengalaman didalam lokasi perusahaan maupun diluar perusahaan. Namun

demikian sikap percaya diri yang berlebihan tidaklah bijaksana untuk

diperlihatkan. Menolak tugas yang sukar bukan hal yang bijaksana, tetapi berkata

terus terang, saya belum pernah mengetik laporan tentang statistik sebelumnya,


Pak, tetapi saya yakin saya dapat mengerjakan pekerjaan itu. Keberhasilan dalam

melaksanakan tugas baru akan menambah kepercayaan diri.

6. Belajar Mandiri

Rasa tanggung jawab dapat ditunjukan dengan bekerja tanpa dibantu.

Pekerjaan sekretaris tidak seluruhnya bersifat rahasia. Ia memerlukan informasi

tambahan dari orang lain dan upayakan memperoleh bahan itu dengan usaha

sendiri, dengan menggunakan inisiatif, pimpinan tidak repot-repot membuat

pembetulan sendiri dan hal ini menunjukkan bahwa sekretaris mau bekerja dengan

baik, tidak hanya menunggu petunjuk dari pimpinan.

Selain itu sekretaris juga harus bersikap baik kepada semua orang bila

ingin bekerja dengan lancar. Apabila seorang sekretaris dapat bekerja sama

dengan orang lain, maka ia akan lebih cepat mendapatkan kepercayaan dari

pimpinan.

Penghormatan secara bersahaja terhadap semua rekan sekerja akan

menghasilkan kerja sama yang baik di kantor. Ingatlah bahwa budi bahasa bila

diucapkan dengan baik, maka akan mendapat sambutan yang baik dan jangan

sekali-kali menggunakan ucapan dengan nada yang kasar. Seringkali terjadi

apabila sedang berhadapan dengan petugas pengantar surat atau petugas bagian

pemeliharan keamanan, budi bahasa sering kali terlupakan. Hal ini tidak dapat

disepelekan karena memulai sesuatu kerja sama dengan dilaksanakan dari mulai

staf yang terendah.


Hubungan sekretaris dengan beberapa pihak di PT. Perkebunan Nusantara III

(Persero):

1. Dengan pemegang saham

Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara

Direksi dengan pemegang saham terutama yang berkaitan dengan kinerja

perusahaan, perkembangan bisnis dan hal-hal penting lainnya menyangkut

perusahaan.

Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan

kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan direksi dengan

cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki

alasan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk tidak memberikannya.

2. Dengan Komisaris

Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara

Direksi dengan Komisaris terutama yang menyangkut fungsi pengawasan

terhadap perusahaan.

Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan

kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan Direksi dengan

cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki

alasan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya.

Korespondensi antar Direksi dan Komisaris, termaksud penyusunan jadwal dan

materi rapat, undangan rapat, penyampaian risalah rapat, dilakukan dan diarsipkan

oleh sekretaris perusahaan. Dalam pelaksanaan tugas penyelenggaraan rapat dan

penyampaian informasi, sekretaris perusahaan dapat berkoordinasi dengan Dewan

Komisaris.


3. Dengan Direksi

a. Penyelenggara rapat Direksi

Penyelenggaran Rapat Direksi dan Komisaris, merupakan tugas

Protokoler sekretaris perusahaan yang meliputi:

- Menyusun jadwal dan agenda rapat, serta tata tertib rapat.

- Menyediakan bahan rapat, termaksud data-data pendukung

yang diperlukan.

- Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat

- Menyediakan daftar hadir peserta rapat

- Membuat notulen dan risalah rapat dengan mencantumkan

pendapat yang berbeda dengan apa yang diputuskan dalam

rapat.

- Menyampaikan risalah rapat kepada ketua rapat dan salah

seorang anggota Direksi yang hadir dalam rapat untuk

mendapat persetujuan.

- Risalah rapat asli setiap rapat diarsipkan oleh sekretaris

perusahaan dan dijilid dalam kumpulan tahunan sehingga

dapat dipergunakan sewaktu-waktu oleh Komisaris dan

Direksi.

b. Korespondensi Direksi

Mengelola administrasi, surat menyurat, arsip dan perpustakaan

perusahaan. Konsep surat Direksi beserta data pendukungnya

diperiksa sekretaris perusahaan dan memastikan surat tersebut

telah dikirim kepada yang dituju dan mengarsipkannya.


Mengadministrasikan surat masuk dan mendistibusikan hanya

kepada yang dituju serta memonitor surat masuk yang

memerlukan tanggapan. Seluruh surat masuk dan surat keluar

dibuatkan copy/rekaman sebagai bahan arsip.

c. Pembuatan Surat Keterangan Perikatan

Sekretaris perusahaan aspek legal perusahaan melalui:

- Mengkaji kesesuaian materi yang diminta Direksi untuk

dibuatkan Surat Keterangan Direksi serta perikatan

perusahaan dengan ketentuan lainnya yang sudah berlaku

serta memberikan saran dan masukan untuk

penyempurnaan konsep.

- Mereview rancangan surat perjanjian perikatan dengan

pihak luar terutama yang berkaitan dengan aspek legal.

d. Mewakili Direksi

Mewakili Direksi dalam keadaan dimana Direksi berhalangan

hadir/menugaskan kepala bagian sekretaris perusahaan. Hal yang

dapat diwakili oleh sekretaris perusahaan:

- Rapat Direksi dan instansi pemerintahan

- Rapat Direksi dengan lembaga legislatif dan yudikatif

- Kegiatan serimonial lainnya yang ditugaskan Direksi

- Rapat internal perusahaan

- Jumpa pers kepada media massa

- Tugas lain yang relevan


4. Dengan Bagian/Unit lain

Dengan kewenangan/akses informasi perusahaan, sekretaris perusahan

membangun hubungan baik dengan bagian lain/unit lain dilingkungan perusahaan

agar dapat memperoleh informasi/data penting dari masing-masing bagian/unit

kerja.

5. Dengan Publik/Stakeholders lainnya

Sekretaris perusahaan meupakan penghubung dalam komunikasi antar

perusahaan dengan stakeholders terutama yang berkaitan dengan kepentingan

publikasi perusahaan, kepentingan investor dan pelayanan terhadap keluhan

pelanggan.

Sekretaris perusahaan bertanggungjawab menyediakan informasi untuk

menanggapi keluhan dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat waktu.

Aktivitas sekretaris perusahaan dalam berkomunikasi dengan stakeholders dapat

dilakukan dengan menyampaikan statement of corporate intent, annual report,

company profile, company policy, code of conduc.


BAB III

ANALISIS DAN EVALUASI

Analisis dapat diartikan sebagai uraian terhadap sejumlah data dan fakta

yang kita dapatkan dengan cara penelitian, dimana uraian tersebut kita dapat

mengetahui keadaan sebenarnya dan membandigkan uraian tersebut apakah sesuai

dengan teori yang kita dapat selama ini.

Sedangkan evaluasi dapat diartikan sebagai suatu penelitian terhadap suatu

data atau fakta berdasarkan analisis yang dilakukan sebelumnya. Oleh karena itu,

penulis berusaha untuk membuat analisis terhadap peranan dan tugas-tugas

sekretaris dan membuat suatu evalusi terhadap pelaksanaan dan tanggung jawab

seketaris apakah telah dilakukan dengan baik demi pencapaian tujuan perusahaan.

Berdasarkan data-data yang diperoleh penulis selama riset di PT.

Perkebunan Nusantara III (Persero) maka berdasarkan tinjauan teoritis maka

sekretaris pada perusahaan tersebut dapat digolongkan kedalam sekretaris

pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran atau administrasi

perusahaan.

Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman

kerjanya, maka sekretaris di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) tergolong

sekretaris senior, karena sekretaris tersebut sudah lama bekerja di perusahaan

tersebut dan sekretaris senior tersebut sudah sangat mengerti tentang tugas-tugas

yang harus dikerjakan tanpa harus disuruh oleh pimpinan.

Jika ditinjau dari tugas-tugas yang dikerjakan oleh sekretaris perusahaan

pad PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) pada dasarnya hampir sama dengan


apa yang telah diuraikan dalam bab dua secara teoritis, tetapi tidak semuanya yang

ada didalam teoritis tentang tugas-tugas sekretaris merupakan tugas-tugas

sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), hanya sebagian saja.

Karena sekretaris PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) sudah mencakup luas

tentang tugas-tugas sekretaris, seperti menyelenggarakan seleksi calon rekanan,

melakukan penyelesaian perkara perusahaan dan lain-lain.

Sekretaris kadang-kadang juga bertugas dan mempunyai kedudukan

sebagai pimpinan pelaksanaan dari keputusan yang dibuat oleh pimpinan. Ia tidak

hanya melayani kepentingan organisasi, melainkan juga harus turut campur

mengarahkan serta mengatur hal-hal yang menyangkut organisasi dan manajemen.

Dapat dikatakan seorang sekretaris harus dapat merencanakan apa yang harus

dilaksanakan perusahaan, paling tidak bertanggungjawab dalam pengurusan

kepegawaian, keuangan, ketatawarkatan, hubungan masyarakat (Public

Relations), tata kerja, membuat rencana organisasi, serta bekerja terutama untuk

organisasi sekretaris keseluruhan.

Karena kesibukannya, pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal

kegiatan dari hari ke hari. Oleh sebab itu diharapkan sekretaris dapat mengatur

jadwal kegiatan pimpinannya. Walaupun kegiatan telah direncanakan beberapa

minggu sebelumnya waktunya dengan acara lain yang sama pentingnya. Pada

umumnya perubahan acara ini ditetapkan oleh pimpinan tetapi dalam hal tertentu

sekretaris dapat merubah acara pimpinan dengan tepat apabila dirasakan perlu.

Dalam keadaan demikian, daya kecepatan sekretaris harus benar-benar

dapat mengimbangi volume pekerjaan yang ada, karena pada dasarnya pekerjaan

itu tidak dapat ditunda penyelesaiannya. Bahkan secara prinsipnya harus dapat


diselesaikan pada saat itu juga, sehingga tidak ada pekerjaan yang menumpuk,

seperti surat masuk keperusahaan berupa faximile harus segera didisposisi

kebagiannya karena disana tertera waktu penerimaan yang harus

dipertanggungjawabkan.

Syarat untuk menjadi sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III

(Persero) tidak jauh berbeda dengan syarat-syarat untuk menjadi sekretaris seperti

yang telah diuraikan pada bab dua, dimana sekretaris pada PT. Perkebunan

Nusantara III (Persero) disamping harus mempunyai pendidikan dan wawasan

yang luas juga harus mempunyai kepribadian dan keterampilan yang bagus juga.

Fungsi sekretaris di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah

membantu direksi dalam melaksanakan fungsi manajemen dalam bidang tugas

yang berhubungan dengan pengaturan arus informasi antara perusahaan dengan

investor dan stakeholders lainnya. Sekretaris perusahaan menyelenggarakan

kegiatan sekretaris direksi perusahaan serta memfasilitasi hubungan direksi

dengan stakeholders. Secara garis besar fungsi sekretaris perusahaan adalah:

a. Aspek Hukum dan Legal

b. Aspek Pengembangan Usaha

c. Aspek Public Relations

d. Aspek Corporate Communications

e. Aspek Kesekretariatan

Prinsip kerja sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) pada

dasarnya sudah sangat baik dan sesuai dengan prinsip kerja sekretaris, meskipun

terjadi perbedaan pendapat. Apabila hal ini terjadi harus segera diselesaikan

supaya tidak terjadi kesalahpahaman.


Mengenai surat-menyurat, baik itu surat masuk maupun surat keluar yang

ditangani oleh sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) sudah

sangat baik, karena setiap surat yang diterima langsung dicatat dilembaran

disposisi dan diagendakan, kemudian disampaikan kebagian-bagian lainnya

berdasarkan tujuan dan isi surat tersebut. Adapun bagian-bagian di PT.

Perkebunan Nusantara III (Persero) ada 17 bagian, yaitu:

1) Bagian Sekretaris Perusahaan

2) Bagian Tanaman

3) Bagian Teknik

4) Bagian Teknologi

5) Bagian Keuangan

6) Bagian Akuntansi

7) Bagian Pengadaan

8) Bagian Penjualan

9) Bagian Sumber Daya Manusia

10) Bagian Umum

11) Bagian Kemitraaan dan Bina Lingkungan

12) Bagian Kepatuhan dan Risk Managemen

13) Bagian Program tranformasi Bisnis dan Anak Perusahaan

14) Bagian Pengkajian dan Pengembangan

15) Bagian Perencanaan dan Teknologi Informasi

16) Bagian Pengawasan Intern

17) Tim Privatisasi (AD HOC)


Setelah surat itu diterima masing-masing Direksi, surat tersebut diberikan

kearsip untuk diekspedisi kemudian diarsip dengan menggunakan sistem subjek.

Yang penting dalam peranan sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III

(Persero) adalah:

1) Bagaimana menjalin hubungan yang baik dengan atasan, rekan

karyawan atau dengan para bawahan.

2) Bagaimana kita melaksanakan pekerjaan kita dengan sebaik

mungkin sehingga kemungkinan kecil untuk terjadi kesalahan dan

lebih baik lagi agar tidak melakukan kesalahan sekecil apapun.

Dari uraian diatas dan dari pengamatan penulis dapat dikatakan bahwa

peranan sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dalam membantu

tugas pimpinan sangat penting sekali, sebab dengan adanya bantuan sekretaris

dapat bekerja dengan efektif. Sehingga apa yang diharapkan oleh pimpinan

maupun perusahaan dapat tercapai.

Dari penjelasan diatas dapat di ketahui dengan jelas bahwa peranan

sekretaris perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar, tentu saja hal ini

dapat tercapai dengan adanya kerja sama diantara karyawan lainnya dalam

melaksanakan tugas sehari-hari yang telah dibebankan kepadanya dan dilakukan

dengan tanggung jawab sesuai dengan tuntutan perusahaan.

Dengan adanya peranan sekretaris yang cukup baik di PT. Perkebunan

Nusantara III (Persero) membuat hubungan sekretaris dengan pimpinan sangat

baik juga, karena disamping sekretaris tersebut adalah sekretaris senior yang

sudah lebih memahami pimpinannya, sekretaris tersebut juga sudah jauh lebih

mendalami tugas-tugas yang harus dikerjakannya tanpa harus disuruh pimpinan.


Diharapkan sekretaris dapat mengikuti gerak positif pimpinan dan dapat

mengisi kekurangan pimpinannya. Sekretaris harus dapat mengikuti cara kerja

pimpinan yang cepat, dinamis, ulet, dan efisien. Dalam menghadapi pimpinan

yang kadang-kadang lupa dan kurang cermat, sekretaris hendaknya bersedia

mengigatkan, harus teliti dalam menyiapkan informasi dan menciptakan suasana

tenang.

Tanpa adanya informasi yang lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan

perkembangan zaman maka akan sulit bagi pimpinan untuk menetapkan suatu

kebijaksanaan. Dengan demikian informasi yang akurat lengkap dan komperensif

untuk segera dapat dimanfaatkan dalam mengambil keputusan berupa catatan

yang lengkap dan rapi yang sangat diperlukan.

Pada umumnya sekretaris bekerja untuk mencapai apa yang menjadi

tujuan dan sasarannya, dan tujuan yang dimaksud dapat merupakan suatu hak atau

sesuatu yang harus dimiliki, atau hal tersebut berupa kepuasan kerja karena

dengan diperolehnya kepuasan kerja dianggap sebagai pertanda kehidupan yang

sukses bagi seorang sekretaris.


BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.KESIMPULAN

Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka dapat ditarik

kesimpulan yang berkaitan sehubungan dengan paper penulis yaitu PERANAN

SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS PIMPINAN PADA PT.

PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) yaitu sebagai berikut:

1) Kantor PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah perusahaan yang

bergerak dibidang perkebunan dan pengelolaan kelapa sawit dan karet.

2) Struktur organisasi pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah

berbentuk lini dan staff, dimana Direktur Utama sebagai pimpinan utama,

dan dibantu oleh 4 direktur lainya yaitu: Direktur Produksi, Direktur

Keuangan, Direktur Sumber Daya Manusia/ Umum, dan Direktur

Perencanaan dan Pengembangan. Direktur utama lansung bertanggung

jawab kepada Dewan Komisaris melalui RUPS (Rapat Umum Pemegang

Saham) dimana Dewan Komisaris ini bertanggung jawab kepada Menteri

Keuangan Republik Indonesia.

3) Peran sekretaris di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah sangat

penting disamping sebagai pembantu pimpinan, sekretaris juga merupakan

penghubung antara pimpina

PERANAN sekretaris.pdf

Documents

Transcript of PERANAN sekretaris.pdf