1

Peranan freight forwarder dalam proses pengiriman barang

ekspor melalui transportasi laut

(studi kasus pada PT. Geologistics Indonesia Perdana cabang Solo)

Tugas Akhir

Wahyu Nur Fitriah

NIM : F3104122

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan perdagangan ekspor didunia semakin meningkat dari

hari ke hari sehingga dengan kemajuan ekonomi dan zaman yang berubah

juga mempengaruhi selera pasar didunia. Dalam perdagangan antara negara

(Internasional) dewasa ini para eksportir berusaha untuk memacu

pertumbuhan perdagangan internasional ketingkat yang diharapkan dengan

menggunakan alat transportasi ekspor.

Alat transportasi ekspor merupakan suatu alat untuk memudahkan

pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain.

Di dalam kegiatan ekspor-impor negara yang melakukan kegiatan

tersebut mempunyai banyak alasan dalam melakukan kegiatan ekspor-

impor. Dari satu sisi negara yang melakukan kegiatan ekspor bukanlah

negara yang hasil produksinya lebih dan tidak habis di konsumsi

masyarakatnya tetapi mereka melakukan ekspor untuk mendapatkan devisa

2

sehingga dapat pula meningkatkan pertumbuhan ekonomi negaranya.

Sedangkan kegiatan impor dilakukan oleh negara yang memerlukan barang

untuk memenuhi kebutuhan rakyatnya.

Biasanya untuk membantu para pengusaha ekspor khususnya dalam

kegiatan ekspor dibantu oleh suatu badan usaha yang bertujuan untuk

meberikan jasa pelayanan atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang

diperlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan, dan penerimaan

barang dengan menggunakan Multimodal Transport, baik melalui darat,

laut, dan udara yang biasa disebut Freight Forwarder.

Berdasarkan kondisi umum di Indonesia, transportasi ekspor dapat

dilakukan melalui darat, laut, dan udara. Jika dilihat dari lama waktu yang

dibutuhkan dalam pengiriman barang, transportasi laut lebih lama

dibandingkan dengan transportasi udara. Transportasi laut biasa

menggunakan dokumen Bill of Lading sedangkan transportasi udara

menggunakan dokumen Air way Bill.

Peran dan kegiatan perusahaan Freight Forwarder atau Ekspedisi

Muatan Kapal Laut menjadi sangat penting karena memudahkan bagi para

eksportir maupun importir dalam jasa pengurusan ekspor-impor. Untuk itu

perlunya pemahaman dan pengetahuan dari khalayak umum maupun pihak

yang terkait mengenai jasa ini khususnya dalam kegiatan pengiriman barang

melalui laut. Sehingga diharapkan fungsi dan tanggung jawab jasa ekspedisi

sebagai sarana ekonomi dalam mewujudkan sistem pengelolaan pengiriman

3

dan pengaturan barang menjadi efisien, tepat, dan aman (dengan

memanfaatkan sistem informasi dan teknologi)

Pengiriman barang melalui transportasi laut memang tidak sebagian

besar dipilih para eksportir, sebagian dari mereka banyak yang memlilih

menggunakan jasa transportasi melalui udara karena dinilai tidak

memerlukan waktu yang terlalu lama dalam pengiriman barang.

Transportasi ekspor melalui laut juga banyak dipilih oleh para eksportir

khususnya bagi para eksportir yang menginginkan ruangan tertentu pada

container, misalnya untuk pengiriman barang yang berkapasitas berat, lebar,

ataupun panjang.

Pengiriman barang melalui laut biasanya menggunakan sarana kapal /

vessel dengan ukuran container tertentu. Container mengandung pengertian

suatu peti empat persegi panjang, tahan cuaca yang digunakan untuk

mengangkut dan menyimpan sejumlah muatan kemasan barang-barang

curah yang melindungi isinya dari kehilangan dan kerusakan, dapat

dipisahkan dari alat transport, diperlakukan sebagai satuan muat dan jika

pindah kapal tanpa harus dibongkar isinya. Container dengan ukuran yang

sudah ditetapkan yang biasanya dengan ukuran panjang : 20’ (kaki) : Twenty

Footer, 40’ (kaki) : Forty Footer, dan perkembangan terakhir 45’, 48’, dan

53’. Lebar 8’, tinggi : standar 8’ 6”. High Cube : 9’ dan 9’ 6” disebut juga

Jumbo Container (kumpulan makalah PPEI).

Eskpedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) merupakan usaha jasa yang

bergerak dalam hal pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut

4

melalui kapal atau berasal dari kapal. Usaha ini hanya bergerak diwilayah

dalam negeri saja atau bersifat lokal. Sehingga dalam implementasi aktivitas

EMKL bertindak sebagai wakil eksportir yang bertanggung jawab penuh

atas pengiriman barang sampai diatas kapal dan penemuan dokumen yang

diperlukan untuk ekspor.

PT. Geologistics Indonesia Perdana merupakan salah satu badan usaha

yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang ekspor yang berada

didaerah Surakarta yang selama kurang lebih 8 tahun telah menangani

proses pengiriman barang ekspor. Perusahaan ini menangani proses kegiatan

ekspor dalam jasa pengiriman beserta dokumen yang diperlukan,

diantaranya diberbagai benua Eropa, Australia, Asia, dan Amerika.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraian di atas, maka tujuan

dari penulisan ini adalah untuk mengetahui dan mengkaji tentang proses

pengiriman barang melalui transportasi laut yang dilakukan oleh

PT. Geologistics Indonesia Perdana, sehingga dalam penulisan penelitian,

penulis mengambil judul “PERANAN FREIGHT FORWARDER

DALAM PROSES PENGIRIMAN BARANG EKSPOR MELALUI

TRANSPORTASI LAUT STUDI KASUS PADA PT. GEOLOGISTICS

INDONESIA PERDANA CABANG SOLO”.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah dalam penelitian ini dimaksudkan untuk dijadikan

pedoman bagi penulis untuk melakukan penelitian secara cermat dan tepat

5

dengan prinsip-prinsip suatu penelitian yang ilmiah. Dengan perumusan

masalah diharapkan dapat mengetahui obyek-obyek yang diteliti, serta

bertujuan tulisan dan ruang lingkup penelitian uraianya terbatas dan terarah

pada hal-hal yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti.

Untuk memudahkan pembahasan masalah dan pemahamannya, maka

penulis merumuskan permasalahan tersebut sebagai berikut :

1. Bagaimana peran dan tanggung jawab perusahaan Freight Forwarder

dalam proses pengiriman barang melalui laut?

2. Bagaimana prosedur yang dilakukan dalam pengiriman barang ekspor

melalui transportasi laut?

3. Dokumen apa saja yang diperlukan dan yang dikerjakan dalam pelayanan

pengiriman barang melalui laut?

4. Kendala apa saja yang dialami dalam proses pengiriman barang ekspor

melalui transportasi laut serta usaha-usaha apa yang dilakukan untuk

mengatasi kendala-kendala yang terjadi?

C. Tujuan Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan agar dalam melakukan

penelitian diatas dapat memberikan manfaat yang berguna dan sesuai

dengan apa yang dikehendaki serta yang diperlukan. Adapun tujuan

penelitian ini adalah sebagai berikut ini.

6

1. Untuk mengetahui dan menganalisis bagaimana peran serta tanggung

jawab perusahaan Freight Forwarder dalam proses pengiriman barang

melalui laut.

2. Untuk mengetahui prosedur yang dilakukan dalam pengiriman barang

ekspor melalui laut.

3. Untuk mengetahui dokumen yang diperlukan sekaligus yang dikerjakan

dalam melakukan pelayanan pengiriman barang melalui transportasi laut.

4. Mengetahui kendala-kendala yang dialami dalam proses pengiriman

barang ekspor melalui laut serta usaha-usaha apa yang dilakukan untuk

mengatasi kendala-kendala yang terjadi.

D. Manfaat Penelitian

Penelitian ini dilakukan sebagai aplikasi dari teori ekspor-impor

yang telah dipelajari dibangku kuliah dalam kehidupan bisnis yang nyata.

Dalam penelitian ini mempunyai manfaat penelitian sebagai berikut :

1. Bagi Penulis

Merupakan sarana untuk menambah dan menerapkan berbagai ilmu

ekonomi dan ilmu tentang transaksi ekspor-impor yang diperoleh dari

bangku kuliah serta pelatihan-pelatihan yang telah diikuti dalam dunia

kerja.

2. Bagi Perusahaan

Dapat memberikan masukan atau saran mengenai hal-hal yang

berhubungan dengan aktivitas ekspor yang dilakukan oleh perusahaan

7

untuk dapat digunakan sebagai salah satu bahan evaluasi dalam

mengambil suatu kebijaksanaan atau keputusan dalam tujuan

mendukung kegiatan ekspor.

3. Bagi Mahasiswa dan Pembaca

Merupakan tambahan referensi bacaan dan informasi khususnya bagi

mahasiswa jurusan Bisnis Internasional serta bahan pertimbangan oleh

peneliti lain yang persoalannya berkaitan atau berhubungan.

4. Bagi Almamater

Penelitian ini diharapkan mampu menambah perbendaharaan referensi

dan bahan pertimbangan. Diharapkan melalui penelitian ini dapat terjalin

hubungan yang lebih erat antara PT. Geologistics Indonesia Perdana

dengan UNS khususnya Program Diploma III Bisnis Internasional.

E. Metode Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan mencari dan mendapatkan data untuk

selanjutnya dilakukan penyusunan dalam bentuk laporan hasil penelitian.

Supaya proses tersebut dapat berjalan dengan lancar serta hasilnya dapat

dipertanggungjawabkan secara ilmiah, maka diperlukan metode penelitian.

1. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Perusahaan PT. Geologistics Indonesia

Perdana yang beralamat di Jl. Raya Solo Permai Blok HH/12 Solo Baru-

Sukoharjo, Solo 57552. Metode yang digunakan dalam penelitian ini

8

adalah studi kasus, karena mengambil satu obyek tertentu untuk diteliti

secara baik dan mendalam dengan memfokuskan pada satu masalah.

2. Jenis Pengumpulan Data

a. Jenis Data

1. Data Primer

Data primer adalah sejumlah data atau fakta yang diperoleh

sacara langsung melalui suatu penelitian lapangan dengan

wawancara tersusun ataupun spontan dengan responden dari

PT. Geogistics Indonesia Perdana yaitu menejer bagian ekspor,

divisi Sea Freight, dan staf atau karyawan PT. Geologistics

Indonesia Perdana.

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah data atau keterangan pendukung yang

diperoleh secara tidak langsung dan langsung melalui studi

pustaka yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. Data ini

penulis peroleh dari buku maupun sumber bacaan lain.

b. Metode Pengumpulan Data

1. Wawancara

Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan

tanya jawab secara langsung atau tidak langsung yang dilakukan

dengan tatap muka dengan pihak perusahaan.

2. Studi Pustaka

9

Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari

buku-buku atau referensi yang ada dan berkaitan dengan masalah

yang diteliti.

3. Observasi

Dalam penelitian ini, penulis melihat dan melakukan pengamatan

secara langsung mengenai proses kegiatan ekspor yang dilakukan

PT. Geologistics Indonesia Perdana.

3. Sumber Data

a. Sumber data primer

Merupakan data yang diperoleh langsung dari sumbernya. Data ini

diperoleh dengan cara wawancara langsung dengan para pegawai,

staf / karyawan PT. Geologistics Indonesia Perdana pada bagian

Sea Freight yang berkaitan dengan proses pegiriman barang ekspor

melalui transportasi laut.

b. Sumber data sekunder

Merupakan data yang diperoleh dari sumber lain, yang dipergunakan

sebagai bahan pendukung dalam laporan hasil penelitian, yang

berkaitan dengan penelitian. Data ini penulis peroleh dari buku

maupun bacaan lainya yaitu Makalah Prosedur Ekspor.

10

BAB II

LANDASAN TEORI

Dalam membuat laporan Tugas Akhir ini penulis ingin menjelaskan

mengenai teori-teori yang sesuai dengan judul Tugas Akhir yang penulis ambil.

Adapun landasan teori dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

A. Pengertian Freight Forwarder dan EMKL

Dalam mengeluarkan maupun memasukan barang ke kapal, pengirim,

eksportir, dan importir sering mempergunakan jasa dari EMKL atau freight

forwarder. Kedua badan ini khusus bergerak dalam ekspedisi barang, baik

melalui darat, laut, maupun udara.

Menurut Capt.R.P.Suyono dalam Shipping Pengangkutan Intermodal

Ekspor Impor Melalui Laut, 2003. Freight forwarder adalah badan usaha yang

11

bertujuan untuk memberikan jasa pelayanan pengurusan atas seluruh kegiatan

yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan dan

penerimaan barang dengan menggunakan multimodal transport baik melalui

darat, laut, maupun udara. Freight Forwarder melaksanakan pengurusan

prosedur dan formalitas dokumentasi yang dipersyaratkan oleh adanya

peraturan – peraturan pemerintah negara ekspor, negara transit, dan negara

impor. Serta sesuai dengan ruang lingkup usahanya, Freight forwarder juga

menyelesaikan biaya-biaya yang timbul akibat dari kegiatan-kegiatan

transportasi, penanganan muatan di pelabuhan/gudang, pengurusan

dokumentasi, dan juga mencakup insurance liabilities yang umumnya

diperlukan pemilik barang.

Freight forwarder adalah usaha yang ditujukan untuk mengurus semua

kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan penerimaan

barang melalui transportasi darat, laut, dan udara yang dapat mencakup

kegiatan penerimaan, penyimpanan, pengepakan, penimbangan barang,

pengurusan, penyelesaian dan penerbitan dokumen angkutan, perhitungan

biaya angkutan, klaim, asuransi, penyelesaian tagihan dan biaya-biaya lainnya

berkenaan dengan pengiriman barang sampai dengan diterimanya oleh pihak

yang berhak. Freight forwarder bertanggung jawab mulai dari barang diterima

di tempat pengirim sampai barang diserahkan di tempat penerima (consignee)

dan akan mengatur pengangkutan menggunakan beberapa moda transportasi

laut, darat, dan udara.

12

Freight forwarder dapat bertindak atas nama pengirim barang dan

dapat pula atas nama penerima barang. Peranan freight forwarder dalam dunia

angkutan makin penting dan besar peranannya karena terdapat kecenderungan

pemilik barang lebih senang hanya berhubungan degan satu pihak saja, yang

akan mengambil alih semua tanggung jawab sejak barang diserahkan di

gudang pengirim sampai barang diterima di gudang penerima one stop

shipping.

Freight forwarder di Indonesia dikenal dengan nama “ Jasa

Pengurusan Transportasi “ sesuai S. K Menteri Perhubungan No. KM 10

tahun 1988. Usaha jasa freight forwarder di Indonesia baru dikenal di era

tahun 1980.

Perusahaan freight forwarder di Indonesia membentuk Asosiasi

Freight Forwarder Indonesian freight forwarder Association ( INFA ). INFA

merupakan anggota dari FIATA (The International Federation of Freight

Forwarder Association) adalah untuk mempromosikan jasa freight forwarder

serta melindungi kepentingan para anggota.

Dokumen yang diperlukan oleh freight forwarder adalah :

· Forwarder Bill of Lading atau House Bill of Lading

· Master Ocean Bill of Lading untuk muatan petikemas yang diangkut

secara FCL (Full Container Load).

Berdasarkan hal tersebut diatas, maka Freight Forwarder dapat

bertindak atas nama ( consigner / eksportir ) atau bertindak atas nama

penerima ( consignee / importir ) atau bertindak atas nama pengirim dan

13

penerima, bergantung dari lingkup pekerjaan ( scope of work ) yang

tercantum dalam kontrak kerja yang telah disetujui antara kedua belah pihak

yaitu antara pemberi order kerja dan freight forwarder bersangkutan. Freight

forwarder sangatlah fleksibel dalam menerima lingkup pekerjaan tersebut.

Dapat hanya sebagian saja dari aktivitas pengurusan barang dari tempat asal

sampai ke tempat tujuan akhir atau dapat secara keseluruhan. Oleh karena

itu, lingkup pekerjaan freight forwarder sangat berkaitan dengan ketentuan –

ketentuan kesepakatan dari incoterm.

Dapat disimpulkan freight forwarder adalah :

1. Suatu unit usaha pengangkut

2. Tidak memiliki alat angkut sendiri (menggunakan sarana pengangkut

lain)

3. Tugas freight forwarder bisa meliputi, mengatur, mengkoordinir,

mengawasi, dan bertanggung jawab sepenuhnya atas terselenggaranya

pengangkutan barang, dari tempat asalnya sampai ke tempat tujuan.

Menurut Amir MS, dalam Strategi Memasuki Pasar Ekspor, 2003.

EMKL ( Ekspedisi Muatan Kapal Laut ) adalah jasa pengantara yang

membantu pemilik barang mengurus pengiriman maupun penerimaan

barang dengan perusahaan pelayaran serta menyelesaikan pembayaran bea

masuk barang impor maupun barang keluar untuk barang ekspor dengan bea

dan cukai. EMKL juga mengurus penyelesaian sewa gudang dan transportasi

barang ke tempat yang diinginkan oleh pemilik atau penerima barang.

14

EMKL ( Ekspedisi Muatan Kapal Laut ) adalah usaha pengurusan

dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal atau pengurusan

dokumen dan muatan yang berasal dari kapal. Untuk pegurusan ini maka

EMKL mendapat kuasa secara tertulis dari pemilik barang untuk mengurus

barangnya. Di pelabuhan muat, EMKL akan membantu pemilik barang

membukukan muatan pada agen pelayaran, mengurus dokumen dengan Bea

Cukai dan instansi terkait lainnya dan membawa barang dari gudang pemilik

barang ke gudang didalam pelabuhan, dan atas jasanya EMKL menerima

imbalan berupa uang.

EMKL memegang peranan yang sangat penting dalam mengurus

segala sesuatu mengenai barang-barang impor maupun ekspor baik

penyelesaian dengan bea dan cukai maupun dengan perusahaan pelayaran

dan instansi lainnya.

B. Peran dan tanggung jawab freight forwarder

Dalam menjalankan kepengurusan transportasinya, freight forwarder

mempunyai beberapa peran, yang meliputi (R.P. Suyono)

1. Peran freight forwarder dalam konsolidasi muatan

Konsolidasi muatan ( cargo consolidation ) atau juga disebut

groupage adalah pengumpulan beberapa kiriman barang dari beberapa

eksportir / shipper ditempat asal yang akan dikirimkan untuk beberapa

consignee ditempat tujuan, yang dikemas dalam satu unit paket

muatan, kemudian muatan terkonsolidasi tersebut dikapalkan dan

15

ditujukan ke agen konsolidator di tempat tujuan. Agen kemudian

melaksanakan penyerahan barang kepada pihak consignee masing –

masing. ( Capt. Suyono 2003 : 159 ).

Bentuk pengangkutan muatan yang ditawarkan oleh freight

forwarder adalah :

a) Les Than Container Load ( LCL )

Istilah LCL dapat diartikan sebagai muatan yang

dimasukkan ke dalam petikemas dan membongkarnya kembali.

Dapat dikerjakan oleh perusahaan pelayaran atau cargo

consolidation maupun EMKL dan mereka bertanggung jawab

untuk muatan dan membongkar isi dari petikemas

( Capt. Suyono : 204 )

Muatan dari beberapa shipper dikonsolidasikan oleh freight

forwarder dalam petikemas LCL (Lest Than Container Load) dan

dikapalkan ke negara tujuan sebagai muatan petikemas LCL yang

ditujukan kepada agen konsolidator. Oleh agen konsolidator

petikemas tersebut statusnya dijadikan sebagai petikemas LCL

kembali dan kemudian muatan diserahkan kepada masing-masing

consignee.

Dengan konsolidasi muatan, keuntungan yang didapat oleh

semua pihak, yaitu :

1) Bagi eksportir atau shipper

16

Mendapat keuntungan karena membayar freight rate lebih

rendah.

2) Pengangkut

Mendapat keuntungan karena tidak perlu menangani masing-

masing kiriman yang hanya memakan waktu dan tenaga.

3) Freight forwarder

Mendapat keuntungan dari biaya dan freight rate sebagai

muatan terkonsolidasi menjadi lebih murah dibandingkan

apabila mengapalkan masing – masing kiriman.

4) Untuk ekonomi nasional

Mendapat keuntungan karena penghematan biaya ekspor

menjadi lebih kompetitif / bersaing. Konsolidasi muatan

memberikan door-to-door service yang tidak dapat diberikan

perusahaan pelayaran.

b) Full Container Load ( FCL )

Full Container Load ( FCL ) memiliki ciri-ciri sebagai

berikut :

1) Berisi muatan dari shipper dan dikirim untuk consignee

2) Petikemas diisi ( stuffing ) oleh shipper ( shipper load and

count ) dari petikemas yang sudah diisi diserahkan di

container yard ( CY ) pelabuhan muatan.

17

3) Di pelabuhan bongkar, petikemas diambil consignee di CY

dan di un-stuffing oleh consignee.

4) Perusahaan pelayaran tidak bertanggung jawab atas kerusakan

dan kehilangan barang yang ada dalam petikemas.

Perusahaan perkapalan mengatakan untuk petikemas yang

diangkut dengan pola FCL adalah bahwa shipper dan consignee

bertanggung jawab untuk mengisi dan membongkar petikemas.

2. Peran freight forwarder sebagai pengangkut

Banyak freight forwarder bertindak sebagai operator dan

bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan pengangkutan

meskipun tidak memiliki kapal sendiri. Yang dimaksud dengan

operator disini adalah BHI (Badan Hukum Indonesia) yang

melaksanakan kegitan usaha pelayanan jasa terhadap kapal dan barang

dipelabuhan dalam rangka menunjang kegiatan angkutan melalui laut.

Selain itu freight forwarder juga bertindak sebagai :

a. Vessel-Operating Multimodal Transport Operator secara penuh

yang melaksanakan berbagai jenis pengangkutan dengan cara door-

to-door dengan satu dokumen intermodal yang biasanya berbentuk

FBL (Fiata Combined Transport Bill of Lading).

b. Non-Vessel Operator (NVO) yaitu operator muatan yang mengurus

pengangkutan lewat laut dari pelabuhan ke pelabuhan dengan

menggunakan satu house bill of lading.

18

c. Non-Vessel-Operating Common Carrier (NVOCC) yang

mempunyai jadwal pelayaran yang tetap dan melaksanakan

konsolidasi muatan atau melayani multimodal transport dengan

house bill of lading (HBL) atau bill of lading dari FIATA.

3. Peran freight forwarder dalam dokumentasi

Dengan belum adanya kekuatan konversi internasional, maka

operator multimodal transport bebas untuk membuat kontrak maupun

syarat kondisi yang dapat diterima oleh para pelangannya. Sebagian

basar operator mengikuti ketentuan yang disusun oleh gabungan

International Chambere of Commerce (ICC) yang dikenal Uniform

Rules for Combined Transport Dokument. Berdasarkan ketentuan

tersebut, dokumen-dokumen multimodal transport telah

dikembangkan oleh BIMCO (Baltic International Maritime

Conference) dan FIATA (The International Federation of Freight

Forwarder Association). Dokumen yang dikenal sebagai multimodal

transport document dapat diberikan kekuatan hukum sesuai dengan

kontrak yang dibuat.

Jenis dokumen yang dipakai adalah Fiata Combined Transport

Bill of Lading (FBL) yang dimasukkan dalam golongan freight

forwarding document. FBL adalah dokumen pengangkutan antar

moda yang dipakai oleh International Freight Forwarder yang

bertindak sebagai badan usaha jasa angkutan bersambung atau

19

Intermodal Transport Operator. Dalam mengeluarkan FBL,

forwarder bertanggung jawab tidak hanya dalam memenuhi perjanjian

pengangkutan dan penyerahan barang ditempat tujuan, tetapi juga

harus bertanggung jawab atas segala tindakan dan juga keteledoran

dari pengangkut atau pihak ke-3 yang dipekerjakan olehnya.

a. Dokumen yang diterima dari pelanggan

Jenis dokumen yang diterima dari pelanggan adalah :

1) FIATA forwarding instruction (FFI) atau shipping instruction.

Dengan cara ini, terjadi kontrak antara freight forwarder

dengan pelanggan untuk membawa barang dari tempat

langganan ke tujuan.

2) FIATA SDT (Shipper Declaration of Dangerous Goods)

Dipakai bila akan mengirimkan barang berbahaya. Forwarder

tidak bertanggung jawab apakah pengisian FIATA SDT ini

betul atau tidak.

b. Dokumen yang diberikan kepada pelanggan

Dokumen yang diberikan freight forwarder kepada

pelanggan adalah

1) FIATA FCR ( Forwarder Certificate of Receipt )

Dokumen ini menyatakan bahwa forwarder sanggup mengirim

barang kepada consignee ditempat tujuan setelah barang

diterima.

2) FIATA FCT ( Forwarder Certificate of Transport )

20

Perjanjian dari forwarder untuk mengangkut barangnya ke

tempat tujuan melalui agen yang ditunjuk oleh forwarder. FCT

ini dapat segera diterima oleh consigne setelah barang sudah

berada di tangan forwarder, namun FIATA FCT sekarang

jarang digunakan karena sudah ada FBL.

3) FBL Negotiable FIATA Combined Transport Bill of

Lading

Dokumen pengangkut multimodal yang digunakan secara

umum oleh multimodal transport operator dan dapat

diperdagangkan.

4. Peran Freight Forwarder dalam Pembungkusan ( packing )

Pengiriman maupun penerimaan barang selalu mengharapkan

barang sampai pada pihak yang dituju dengan memenuhi 3 K, yaitu :

a) Keamanan

b) Keaslian

c) Kepuasan

Syarat ini mengandung tuntutan bahwa barang yang dikirim

dan diterima tidak mengalami perubahan bentuk, sifat, maupun rupa

dan tidak ada kekurangan dalam jumlahnya, tidak berkeringat, basah,

dll. Pada umumnya yang bertanggung jawab langsung terhadap

21

keadaan barang adalah pengirim. Dengan demikian pengirim akan

berusaha agar bungkusan barang bisa memenuhi tuntutan 3 K tersebut.

Jenis bungkusan yang diperlukan untuk membungkus barang,

yang dapat merupakan kesatuan atau dalam jumlah yang benyak akan

tergantung dari :

a. Sifat dan jenis dari barang

b. Volume

c. Berat

d. Jumlah jenis barang

e. Cara mengirim

f. Tujuan

Dalam bungkus juga harus diperhatikan letak dari merk barang

dan segala keterangan yang sesuai dengan shipping mark yang akan

dicatat dalam dokumen. Tujuan dari shipping mark adalah agar barang

bisa lebih mudah dikenal. Oleh karena itu freight forwarder dalam hal

ini sangat penting peranannya, karena merekalah yang sangat paham

dan lebih berpengalaman mengenai cara pembungkusan yang lebih

baik, sifat dan karakteristik barang-barang ekspor tersebut, selain itu

Intermodal Trade Center ( ITC ) yang merupakan salah satu badan

Perserikatan Bangsa-bangsa juga bersedia memberi nasihat mengenai

cara pembungkusan barang ekspor.

Untuk memilih jenis pembungkus, ada beberapa kepentingan

yang harus diperhatikan antara lain :

22

a. Untuk kepentingan pengirim ( shipper )

Perlindungan, keaslian, dan penampilan dalam ekspor dari

barangnya sebagai tujuan utama, dan uang tambang yang serendah

mungkin.

b. Untuk Kepentingan Pengangkut ( carrier )

Bungkus berfungsi sebagai pelindung dari kehilangan, pencurian,

kerusakan serta untuk optimalisasi daya muat kapal.

Eksportir biasanya bertanggung jawab untuk memilih jenis

bungkusan yang sesuai untuk muatan ekspor, dimana muatan yang

semula merupakan kesatuan ( consolidated ) akan dibongkar sebelum

dibagi ke beberapa consignee atau penerima.

Jenis pembungkus untuk suatu barang yang bervariasi, yaitu

sesuai dengan sifat dan besar dari barang itu sendiri. Selain itu,

tergantung dari angkutan yang digunakan untuk membawanya ke

tempat tujuan yang terakhir, yaitu consignee atau importir.

Secara umum, jenis bungkusan yang dipergunakan dan muatan

di dalamnya dapat dipaparkan sebagi berikut (Capt. R.P Suyono : 167)

a. Karung

Isi atau muatan dari karung itu sendiri harus cukup kuat untuk

menahan tekanan luar dari segala penjuru karena bahan karung

hanya dapat menahan isinya yang di dalam dan tidak

melindunginya dari kerusakan yang dapat datang dari luar. Isi dari

23

karung dapat berupa pupuk, beras, jagung, gula kopra, dan

sebagainya.

b. Bahan fiber atau karton

Kotak pembungkus yang dibuat dari bahan fiber atau karton dapat

dipakai secara luas demi efisiensi dan ekonomi. Meskipun relatif

murah, namun dapat menahan tekanan dan bantingan yang secara

umumnya akan terjadi dalam pengangkutan. Selain itu dapat

menjaga isinya terhadap kerusakan atau kehilangan.

c. Peti kayu

Peti kayu merupakan bungkusan yang terbaik untuk barang karena

dinding-dindingnya cukup kuat untuk menahan isi maupun tekanan

dari luar. Peti kayu paling sesuai untuk pengangkutan barang

secara konvensional. Selain itu, juga sesuai untuk menahan panas

atau kelembaban. Barang di dalamnya dapat terlindungi bila

dibungkus dengan lapisan-lapisan pelindung, seperti lapisan

plastik, kertas berminyak, dan sebagainya.

Untuk muatan berbahaya dan muatan mengganggu

memerlukan pembungkusan khusus serta marking dan labeling yang

harus dilakukan oleh eksportirnya sendiri.

Dalam memasukkan barang ke petikemas, kesukaran yang dialami

oleh banyak eksportir adalah tidak tersedianya alat pengangkat berupa

forklift berkapasitas untuk mengangkut barang berat. Padahal berat

24

keseluruhan petikemas setelah diisi berkisar antara 20 hingga 30 ton

sehingga jarang dilakukan pengisian petikemas di atas

( groundlevel ). Untuk memudahkan hal itu, maka pengisian petikemas

dilakukan di atas kendaraan pengangkut, yang disebut juga on chasis

atau platformlevel loading.

Hal yang harus diperhatikan dalam mengisi petikemas adalah berat dan

volume dari barang yang diisi agar petikemas dapat digunakan seefisien

mungkin, karena bila berat petikemas serta isinya melebihi berat maksimum

yang telah ditentukan, pengangkut dapat menolak untuk dapat dimuat di atas

kapalnya. Berat dan keadaan petikemas, yang didapat dari berat keseluruhan

alat angkut dan petikemasnya dikurangi dengan berat kendaraannya.

Bila dimuat di terminal umum, pada alat angkat kapal petikemas

modern, terdapat skala untuk membaca berat dari petikemas yang diangkat.

Oleh karena itu, cara terbaik untuk mengisi ( stuffing ) dari petikemas adalah

mengetahui berat tiap barang yang dimasukkan ke dalamnya bila sedang

dimuat oleh eksportir di lokasinya.

5. Peran freight forwarder dalam asuransi

Asuransi adalah suatu metode bagi pihak-pihak yang

menginginkan perlindungan dari berbagai bentuk bahaya, dengan

memberikan kontribusi pada suatu dana bersama yang diorganisasikan

oleh perusahaan asuransi untuk memberikan pembayaran penggantian

kerugian yang mungkin terjadi. Asuransi juga didefinisikan sebagai

suatu hubungan yang terjadi berdasarkan kontrak, apabila suatu pihak

25

(perusahaan asuransi) untuk tujuan mendapat premium, berjanji

memberikan ganti rugi kepada pihak lain ( pembeli jasa asuransi ) atas

kerugian yang mungkin terjadi untuk bidang-bidang tertentu. Dalam

hal ini freight forwarder bekerjasama dengan perusahaan asuransi

untuk antisipasi dan perlindungan terhadap berbagai bentuk bahaya

yang terjadi selama pengiriman barang ( Capt. R.P. Suyono : 111 )

Jenis Asuransi dalam dunia pelayaran ada dua jenis, yaitu

(Capt. R.P. Suyono : 112)

a. Asuransi kerangka kapal ( hull & machinery insurace )

Jenis asuransi ini untuk menutup kemungkinan kerugian

atas kerangka kapal dan mesin kapal disebabkan oleh kejadian

bahaya di laut (perils of the sea) seperti pelanggaran atau tabrakan,

kerusakan mesin, cuaca buruk, dll. Asuransi ini ditutup oleh

pemilik kapal.

b. Asuransi muatan ( cargo insurance )

Asuransi muatan dibagi menjadi dua, yakni cargo marine

insurance dan cargo liability insurance.

1) Cargo marine insurance

Asuransi yang ditutup oleh pemilik barang atas kemungkinan

kerugian yang disebabkan oleh kerusakan atau kehilangan

barang selama dalam pelayaran.

26

2) Cargo liability insurance

Asuransi yang ditutup oleh pengangkut atas kemungkinan

kerugian yang disebabkan oleh adanya tuntutan dari pemilik

barang karena terjadi kerusakan atau kehilangan barang.

Untuk menutup cargo liability, pihak pengangkut pada

umumnya telah menjadi anggota P&I Club ( Protection and

Indemnity Club) (asuransi bersama para pemilik / operator

kapal untuk menutup resiko yang tidak dapat diasuransikan

pada perusahaan asuransi)

Perusahaan freight forwarder yang besar adakalanya

meberikan juga pelayanan asuransi dengan membuka suatu “Open

Marine Insurance Policy” untuk berjaga-jaga bilamana eksportir /

pemilik barang lupa atau tidak mengetahui keharusan penutupan

asuransi ini maka freight forwarder dapat menutup asuransi untuk

barang atas nama freight forwarder sendiri.

Sertifikat atau polis asuransi adalah kontrak tertulis antara

perusahaan asuransi dengan pihak yang dijamin (tertanggung) yang

memuat persyaratan dan ketentuan perjanjian. Sertifikat tersebut akan

ditandatangani oleh yang diasuransikan sebelum dikirim ke

perusahaan asuransi. Sertifikat dapat diisi dan diselesaikan oleh

perusahaan asuransi setelah diterima, dan dengan keterangan lebih

lanjut oleh forwarder atau oleh yang diasuransikan. Perusahaan

forwarder atau EMKL akan melihat agar tidak dapat terjadi asuransi

27

ganda. Bila dalam keraguan, forwarder dapat menghubungi

perusahaan asuransi dengan telex atau fax agar tidak terjadi salah

faham.

Badan atau perusahaan asuransi mempunyai kewajiban untuk

membayar, perusahaan asuransi harus yakin dahulu yang

diasuransikan telah melakukan segalanya, antara lain :

a. Telah melakukan segala upaya untuk melindungi barangnya.

b. Bila telah terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, telah melakukan

upaya agar kerusakan yang lebih besar tidak akan terjadi.

c. Mempunyai cukup dana untuk dapat membangunnya kembali.

Bila telah menerima dokumen yang diperlukan, perusahaan

asuransi akan membayar jumlah klaim dalam tempo waktu satu

bulan.

d. Akan membuat letter of subrogation dimana ia akan memindahkan

haknya untuk menurut pelarayan kepada perusahaan.

C. Hubungan freight forwarder dengan pihak ketiga dalam multimodal

transport.

Hubungan freight forwarder dengan pihak ketiga dalam multimodal

transport menurut Capt. R.P. Suyono dalam Shipping Pengangkutan

Intermodal Ekspor Impor Melalui Laut, 2003.

Dalam dunia transportasi angkutan barang dikenal istilah multimodal

transport. Multimodal transport adalah transportasi yang melibatkan lebih

dari satu modal angkutan, dan transportasi tersebut terjadi tidak hanya dalam

28

satu negara saja. Dengan demikian freight forwarder pada umumnya

menggunakan pihak ketiga. Pihak ketiga yang terlibat antara lain :

1. Pihak pengangkut :

a) Operator angkutan darat (Truk)

b) Jasa kereta api

c) Angkutan udara

2. Non Pengangkut :

a) Terminal petikemas

b) Pergudangan

c) Pemilik petikemas

d) Organisasi yang usahanya khusus untuk mengepak, penyelesaian

dokumen bea-cukai, dokumen ekspor / impor, transaksi penukaran

valuta asing, dan pengurusan dokumen terkait.

3. Pihak-pihak lain :

a) Bank

b) Pihak asuransi

c) Bea cukai

d) Disperindag.

Dalam perusahaan freight forwarder khususnya pada PT.

Geologistics Indonesia Perdana, pihak pengangkut yang digunakan adalah

angkutan darat, laut, dan udara. Angkutan darat biasa menggunakan truk dan

29

sejenisnya, sementara angkutan laut menggunakan sarana vessel / kapal,

sedangkan dalam angkutan udara menggunakan sarana pesawat (air lines).

D. Aktivitas keseluruhan freight forwarder sebagai mata rantai dalam

ekspedisi muatan

Aktivitas freight forwarder keseluruhan menurut Capt. R.P. Suyono

dalam shipping Pengangkutan Intermodal Ekspor Impor Melalui Laut, 2003

adalah :

1. Memilih rute perjalanan barang, moda transportasi dan pengangkut yang

sesuai, kemudian memesan ruang muat (Space),

2. Melaksanakan penerimaaan barang, menyortir, mengepak, menimbang

berat, mengukur dimensi, kemudian menyimpan barang ke dalam

gudang,

3. Mempelajari letter of credit barang peraturan negara tujuan ekspor,

negara transit, negara impor kemudian mempersiapkan dokumen-

dokumen lain yang diperlukan,

4. Melaksanakan transportasi barang ke pelabuhan laut / udara, mengurus

izin Bea dan Cukai, kemudian menyerahkan barang kepada pihak

pengangkut,

5. Membayar biaya-biaya pengangkutan serta membayarkan barang kepada

pihak pengangkut,

6. Mendapat bill of lading / air way bill dari pihak pengangkut,

30

7. Mengurus asuransi transportasi barang dan membantu mengajukan klaim

kepada pihak asuransi bila terjadi kehilangan / kerusakan atas barang,

8. Memonitor perjalanan barang sampai ke pihak penerima, berdasarkan

info dari pihak pengangkut dan agen forwarder di negara transit / tujuan,

9. Melaksanakan penerimaan barang dari pihak pengangkut,

10. Mengurus izin masuk pada Bea dan Cukai serta menyelesaikan bea

masuk dan biaya-biaya yang timbul di pelabuhan transit / tujuan,

11. Melaksanakan transportasi barang dari pelabuhan ke tempat

penyimpanan barang di gudang,

12. Melaksanakan penyerahan barang kepada pihak consignee, dan

melaksanakan pendistribusian barang bila diminta.

BAB III

DISKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaaan

LEP Internasional Indonesia Perdana adalah salah satu perusahaan

jasa logistics dan transportasi global yang berpusat di Amerika Serikat

dengan pendapatan tahunan kurang lebih $ 1.5 milyar. Geologistics

melayani hampir 1000 lokasi pada 140 negara diseluruh networknya

31

dengan 500 kantor atau rekan srategis di 85 negara, dilengkapi oleh 400

persekutuan berlokasi di 55 negara.

LEP Internasional Indonesia Perdana didirikan di Indonesia pada

tahun 1992, sebagai partner eksklusif dari LEP Internasional Group dalam

basis global. LEP internasional dimulai pada tahun 1849 ketika dua

pebisnis dari Swiss – Langstaff and Ehrenberg- mendirikan bisnis

transportasi mereka di Le Havre / Prancis. Pada tahun 1886 perekutuan

mereka bertambah menjadi tiga, ketika seorang berkebangsaan Inggris ikut

serta, dari dan menjadi Langstaff, Ehrenberg and Pollak (LEP).

Dari akar tersebut, perusahaan LEP tumbuh menjadi jaringan

berbasis global, perkantoran, depot, dan pergudangan, serta menawarkan

servis yang penuh dan memuaskan.

Pada tanggal 15 September 1998, group ini mengadaptasi dan

memperkenalkan logo baru dan nama baru, dari LEP Internasional

menjadi Geologistics Group ini terdiri dari LEP International Worldwide,

LEP Profit International (USA), LEP International (Canada), The Bekins

Company and Matrix International.

PT. Geologistics Indonesia Perdana menampilkan suatu program

unik dan luas secara global terhadap transportasi tradisional dan jasa

pengiriman / ekspedisi, program penggabungan tujuan logistics (end-to-

end) dan pelengkap pemasok mata rantai atau ke tiga dari solusi logistik.

PT. Geologistics Indonesia Perdana menawarkan jasa logistik dan

pengiriman barang baik berbasis global maupun lokal. PT. Geologistics

30

32

Indonesia Perdana adalah agen yang menyatukan supplier (pemasok) akan

solusi transportasi.

Sebagai Custom broker/EMKL yang bersertifikasi, PT.

Geologistics Indonesia Perdana melaksanakan customs pernyataan atas

nama pelanggannya, asuransi dari barang-barang yang di transportasikan

pun dapat ditambahkan melalui PT. Geologistics Indonesia Perdana.

Seluruh produk yang ditawarkan PT. Geologistics Indonesia

Perdana adalah berupa jasa dan hasilnya adalah konfirmasi dari pelanggan

atas langkah prosedur yang sesuai.

2. Lokasi Perusahaan

Dalam melaksanakan penelitian ini agar data yang diperoleh sesuai

dengan masalah yang diangkat, maka penulis mengambil lokasi penelitian

di PT. Geologistics Indonesia Perdana yang beralamat di Jl. Raya Solo

Permai Blok HH / 12 Solo Baru – Sukoharjo, Solo 57552.

Karena perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang

ekspor baik melalui darat, laut, maupun udara (Freight Forwarder).

3. Struktur Organisasi Perusahaan

PT. GEOLOGISTICS INDONESIA PERDANA CABANG SOLO

Sea Freight Air Freight

Branch Manager

Operational Manager

Accounting & Chasier

Sales

Customer Service

33

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Geologistics Indonesia Perdana

Cabang Solo

Menurut struktur organisasi yang ada di kantor PT. Geologistics

Indonesia Perdana cabang Solo, kekuasaan dipegang oleh seorang kepala

cabang yang merupakan pimpinan dari perusahaa tersebut (Branch

Manager). Pimpinan disini membawahi 4 departemen, yaitu :

1) Departemen Penjualan (Sales and Marketing Departement)

Departemen ini bertugas mencari konsumen, membuat penawaran

kepada konsumen, menjaga hubungan baik kepada konsumen, mencari

harga sewa terhadap direct transporter termasuk didalamnya kepada

Airline, Shipping line, Trucker, serta mampu melakukan analisa pasar.

Secara administrasi harus menyiapkan SOP (Standard Operating

34

Procedure), membuat permohonan kredit konsumen, dan menyiapkan

laporan secara periodik.

2) Departemen Operational

Departemen operational ini meliputi beberapa divisi, yaitu :

a) Divisi Air Freight Ekspor (Air Freight Export Division)

Divisi ini menangani proses pengiriman barang melalui armada

pesawat udara, pekerjaannya meliputi pemrosesan dokumen

ekspor, pengambilan barang, serta pengawasan barang sampai

pembuatan tagihan ke konsumen.

b) Divisi Air Freight Impor (Air Freight Impor Division)

Divisi ini menangani proses pengiriman barang melalui armada

pesawat udara. Tugasnya meliputi pemrosesan dokumen impor,

pengantaran barang, serta pengawasan pengiriman sampai

pembuatan tagihan ke konsumen.

c) Divisi Sea Freight Ekspor (Sea Freight Export Division)

Divisi ini menangani proses pengiriman barang melalui armada

kapal laut. Tugasnya meliputi pemrosesan dokumen ekspor, mulai dari

penerimaan SI dari shipper, pengambilan barang, serta pengawasan

pengiriman sampai pembuatan tagihan kekonsumen.

d) Divisi Sea Freight Impor (Sea Freight Import Division)

Divisi ini menangani proses pengiriman barang melalui armada

kapal laut. Tugasnya meliputi pemrosesan dokumen impor,

35

pengambilan barang, serta pengawasan pengiriman sampai pembuatan

tagihan kekonsumen.

e) Divisi Customs (Customs Brokerage Division)

Divisi ini menangani proses keluar masuknya barang dari kawasan

pabean, baik di pelabuhan laut maupun di pelabuhan udara. Tugasnya

meliputi pemrosesan dokumen kepabeanan. Divisi ini merupakan

divisi pendukung dari divisi lainya.

f) Divisi Domestik (Domestics Division)

Divisi ini menangani proses pengiriman barang di dalam negeri,

baik menggunakan truck, pesawat udara, maupun kapal antar pulau.

Tugasnya meliputi pemrosesan dokumen sampai pembuatan tagihan ke

konsumen.

Di dalam departemen operasional tersebut bertanggung jawab

langsung kepada pimpinan operasinal (Operational Manager). Tugas

dari operatioal manager adalah mengontrol semua kegiatan dari divisi-

divisi operasional dibawahnya dan melaporkan pekerjaannya ke

pimpinan cabang (Brance Manager).

3) Departemen Keuangan (Accounting and Chasier Departement)

Departemen ini bertugas membuat laporan keuangan, mengatur

pengeluaran, mengontrol piutang, melakukan penagihan kepada

konsumen, menyiapkan laporan-laporan lain atas kegiatan perusahaan

yang harus dilaporkan ke kantor pusat, serta mengontrol arus

pengiriman dokumen ekspor kepada konsumen.

36

4) Departemen Kredit (Credir Departement)

Departemen ini bertugas memberikan otorisasi kredit kepada

konsumen, sementara ini departemen ini masih dipegang langsung

oleh pimpinan cabang kontrol langsung dari direktur keuangan pusat.

4. Visi dan Misi Perusahaan.

a. Visi

PT. Geologistics Indonesia Perdana merupakan suatu perusahaan

yang mampu memenuhi tantangan untuk menghadapi persaingan

perdagangan global.

b. Misi

PT. Geologistics Indonesia Perdana memfasilitasi perdagangan

melalui rangkaian solusi/cara pemecahan masalah yang inovative.

c. Tujuan

Perusahaan Geologistics Indonesia Perdana berkembang secara

keseluruhan dalam peranan penting untuk menggabungkan solusi

rangkaian permintaan pelanggan. Dalam perusahaan Geologistics

Indonesia Perdana akan mengatasi berbagai macam tuntutan dari para

pelanggan/customers dengan cara meningkatkan dan menambah hal-

hal sebagai berikut :

a. Meningkatkan pemahaman dalam jaringan pekerjaan secara

keseluruhan dan ciri khas setempat.

b. Merupakan suatu perusahaan logistics yang mempunyai

capabilitas (kecakapan) dalam menjalankan tugas/pekerjaannya.

37

c. Meningkatkan kecerdasan dan semangat yang baru.

d. Menciptakan karyawan (Sumber Daya Manusia) yang

mempunyai motivasi, ketrampilan, dan budaya.

5. Jam Kerja Perusahaan

Pada PT. Geologistics Indonesia Perdana Cabang Solo, jam kerja

yang berlaku adalah selama 6 hari dalam seminggu. Untuk hari senin

sampai hari jum’at jam kerja dimulai pada pukul 08.30 WIB hingga pukul

17.30 WIB, khusus pada hari sabtu jam kerja dimulai dipukul 08.30 WIB

hingga pukul 14.00 WIB. Jam istrirahat yaitu antara pukul 12.00 WIB

sampai 13.00 WIB. Pada hari minggu dan hari Besar Nasional semua

aktivitas perusahaan diliburkan.

Tabel 3.1 Jam Kerja PT. Geologistics Indonesia Perdana Cabang Solo

B. Hari C. Jam Kerja D. Jam Istrirahat

Senin 08.30 WIB - 17.30 WIB 12.00 WIB - 13.00 WIB

Selasa 08.30 WIB - 17.30 WIB 12.00 WIB - 13.00 WIB

Rabu 08.30 WIB - 17.30 WIB 12.00 WIB - 13.00 WIB

Kamis 08.30 WIB - 17.30 WIB 12.00 WIB - 13.00 WIB

Jum'at 08.30 WIB - 17.30 WIB 12.00 WIB - 13.00 WIB

Sabtu 08.30 WIB - 14.00 WIB

B. Pembahasan

1. Peran PT. Geologistics Indonesian Perdana cabang solo sebagai

Freight Forwarder dalam proses pengiriman barang melalui laut

38

Pengiriman barang melalui transportasi laut merupakan salah satu

alat transportasi yang modern dalam kegiatan ekspor-impor. Angkutan ini

mempunyai peran penting bagi para eksportir dalam kegiatan ekspornya

dan aktivitas ekspor lainya, khususnya pada pengiriman barang yang

berskala besar dan berat serta disediakan pula penanganan-penanganan

yang intensif dalam proses tersebut.

Selanjutnya angkutan barang melalui laut ini dapat menyediakan

jasa angkutan yang lebih baik yang tidak disediakan oleh semua alat

transportasi lainnya misalnya dengan menyediakan ruang kontainer yang

lebar pada kapal dalam angkutan laut, pengiriman dokumen, dll.

Mengenai tanggung jawab angkutan laut tersebut salah satunya

adalah memberikan layanan yang baik termasuk didalamnya adalah

komunikasi dan ketepatan informasi, dokumentasi, serta senantiasa

berupaya untuk menyelesaikan keluhan disamping tentunya penanganan

terhadap barang yang dikirim.

Dalam menjalankan kepengurusan transportasinya, freight

forwarder mempunyai beberapa peran, yang meliputi (R.P. Suyono : 159):

Sesuai dengan posisinya sebagai jasa perantara transportasi

internasioanal. PT. Geologistics Indonesia Perdana berkedudukan

ditengah-tengah sebagai mata rantai yang menghubungkan antara eksportir

atau shipper atau konsumen dengan perusahaan transportasi sampai

dengan consignee.

39

Di sini, PT. Geologistics sebagai forwarder internasional dapat

berfungsi sebagai penunjang perdagangan dan distribusi (trade and

transport logistics) yaitu berperan sebagai penanggung jawab tunggal atas

semua mata rantai pengangkutan dari awal hingga tempat tujuan akhir

sebagai contractual carrier, dan juga berperan sebagai jasa transportasi

berskala lokal, misalnya EMKU atau EMKL.

Posisi peranan PT. Geologistics sebagai perantara jasa transportasi

Internasional ini dapat digambarkan sebagai berikut :

D

Eksportir/ Konsumen/

Shipper

PT. Geologistic Solo

Freight Forwarder

Transporter (shipping line/air

line)

Consignee/ importer

PT. Geologistic Overseas

Freight Forwarder

Transporter (land transport/shipping

land/air land)

Dalam negeri

Luar negeri

B2

C2

A2

B1

C1

A1

40

Gambar 3.2 Posisi Forwarder dalam pengiriman berang ekspor

Keterangan Gambar 3.2 :

Shipper : Pengirim atau eksportir atau konsumen.

Sebelumnya shipper telah melakukan kontrak jual

beli dengan consignee.

Freight forewarder : Perusahaan jasa transportasi internasional (dalam

hal ini PT. Geologistics) yang telah ditunjuk oleh

shipper/eksportir untuk melakukan pengiriman

komoditi ekspor dalam wujud shipping

instruction. Freight forwarder mengatur,

mengkoordinir, mengawasi dan bertanggung

jawab sepenuhnya atas terselenggaranya

pengangkutan barang, dari tempat asalnya sampai

ke tempat tujuan.

Transporter : Adalah agen pelayaran atau agen penerbangan

yang ditunjuk PT. Geologistics (freight

forwarder) untuk melakukan pengiriman barang.

A.1, B.1 dan C.1 : Menerangkan bahwa posisi PT. Geologistics dapat

berperan sebagai jasa transportasi berskala lokal

yaitu EMKL atau EMKU. Dari gudang eksportir

atau shipper atau konsumen (A1) sampai dengan

41

perusahaan pelayaran maupun perusahaan

penerbangan (C1). Ruang lingkup EMKL dan

EMKU tidak keluar dari batas negara.

A.1, B.1 dan C.1 sampai

A.2, B.2 dan C.2 : Menerangkan bahwa PT. Geologistics juga dapat

berperan sebagai contractual shipper berperan

sebagai penanggung jawab tunggal atas semua

mata rantai pengangkutan dari awal hingga tempat

tujuan akhir). Dari dalam negeri sampai keluar

negeri, tempat tujuan eksportir.

D : Batas negara (antara shipper dengan consignee)

Setelah memahami posisi peran PT. Geologistics Indonesia

Perdana Cabang Solo sebagai pengangkut perantara (jasa pengiriman)

dalam pengiriman barang ekspor, kemudian penulis akan menjelaskan

peran apa saja yang dijalankan PT. Geologistics Indonesia Perdana

Cabang Solo adalah sebagai berikut :

a. Peran dalam konsolidasi (Cargo Consolidation)

Menurut Capt. R.P. Suyono dalam buku Shipping

Pengangkutan Internasional Ekspor Impor Melalui Laut, 2003,

konsolidasi muatan (cargo consolidation) adalah ;

“Pengumpulan beberapa kiriman barang dari beberapa

eksportir / shipper di tempat asal yang akan dikirimkan untuk beberapa

consignee di tempat tujuan yang dikemas dalam satu unit paket

42

muatan, kemudian muatan terkonsolidasi tersebut dikapalkan dan

ditujukan ke agen konsolidator di tempat tujuan. Agen kemudian

melaksanakan penyerahan barang kepada pihak consignee masing-

masing “.

Bisa ditunjukkan dalam salah satu pelayanan yang diberikan

oleh PT. Geologistics dalam pengapalan petikemas terkonsolidasi,

dimana muatan dari beberapa konsumen / shipper / eksportir dari Solo

dan sekitarnya dikonsolidasikan oleh PT. Geologistics sebagai freight

forwarder-nya dalam petikemas LCL (Lest Container Load) dan

dikapalkan ke negara tujuan sebagai muatan petikemas FCL

(Full Container Load) yang ditunjukkkan pada agen konsolidator.

Oleh agen konsolidator petikemas tersebut statusnya dijadikan sebagai

petikemas LCL (Lest Container Load) kembali dan kemudian muatan

diserahkan kepada masing-masing consignee.

Dalam hal ini, PT. Geologistics cabang solo hanya berperan

pada LCL (Lest Container Load) muatan dari gudang beberapa shipper

/ konsumen / eksportir yang kemudian dikonsolidasikan menjadi FCL

(Full Container Load) di pelabuhan muat Tanjung Emas Semarang.

Kegiatan konsolidasi seperti ini biasanya disebut juga kombinasi LCL

/ FCL. Biasanya penawaran bentuk LCL ini ditujukan pada komoditi

ekspor partai kecil karena cara ini sangat bermanfaat mengingat

banyaknya eksportir kecil (kerajinan) di Indonesia, terutama di Solo,

sehingga masing-masing pemilik barang (shipper / eksportir/

43

konsumen) hanya membayar ongkos yang minimum dan memperoleh

keuntungan dari pengangkutan dengan petikemas terhadap pencurian,

gangguan dalam perjalanan dan sebagainya. Dengan demikian PT.

Geologistics sebagai freight forwarder tidak saja memberikan jasa

dalam menurunkan ongkos angkut tetapi juga memudahkan para

eksportir kecil dalam membayar biaya ekspor yang beraneka ragam

seperti dokumen, pengapalan, premi asuransi, bea masuk barang, dan

lain sebagainya.

b. Peranan dalam Dokumentasi

Disini PT. Geologistics Indonesia Perdana dan seluruh

cabangnya di Indonesia termasuk cabang Solo menggunakan bentuk

dokumentasi yang sudah ditetapkan oleh The International Federation

of Freight Forwarders Association (FIATA), dimana dokumen-

dokumen tersebut mempunyai kekuatan hukum sesuai dengan kontrak

yang dibuat, yaitu :

1) FBL Negotiable (Fiata Combined Transport Bill of Lading)

Suatu dokumen pengangkutan antar moda yang dipakai oleh

International Freight Forwarder yang bertindak sebagai badan

jasa angkutan bersambung atau International Transport Operator.

Dokumen pengangkut multimodal ini dapat digunakan secara

umum oleh multimodal transport operator dan dapat

diperdagangkan. Dalam mengeluarkan FBL ini, PT. Geologistics

selaku freight forwarder bertanggung jawab terhadap segala

44

tindakan dan juga keteledoran dari pengangkut atau pihak ke-3

yang dipekerjakan olehnya. Biasanya PT. Geologistics selaku

freight forwarder dalam mengeluarkan FBL menutup tanggung

jawabnya dengan asuransi sehingga FBL disini juga bisa berfungsi

sebagai marine insurance policy (akan lebih disinggung dalam

kaitannya peranan freight forwarder dalam asuransi) yang

melindungi barang terhadap kehilangan selama barang berada di

kapal.

2) FIATA FCR (Forwarder Certificate of Receipt)

Dokumen ini menyatakan bahwa forwarder sanggup

mengirim barang kepada consignee di tempat tujuan setelah barang

dikirim. Dalam hal ini PT. Geologistics sudah melakukan kontak

dan kesepakatan (confirm with partner) dengan cabang

Geologistics Overseas untuk melakukan pengiriman barang kepada

consignee.

3) FIATA FCT (Forwarder Certificate of Transport)

Merupakan perjanjian dari forwarder untuk mengangkut

barangnya ke tempat tujuan melalui agen yang ditunjuk oleh

forwarder. FCT ini dapat segera diterima oleh consignee setelah

barang sudah berada di tangan forwarder, namun untuk PT.

Geologistics tidak/jarang memakai FIATA FCT dan cenderung

lebih memakai FBL.

4) FWR (Fiata Warehouse Receipt)

45

Merupakan tanda terima gudang yang dipakai dalam

operasi di gudang freight forwarder. FWR ini tunduk pada hukum

di mana gudang berada dan beroperasi sesuai layaknya peraturan

umum pergudangan. Dokumen ini akan dibuat oleh PT.

Geologistcs apabila konsumen/shipper/eksportir memakai jasa

pergudangannya (warehousing).

5) House Bill of Lading

Merupakan dokumen yang digunakan untuk beroperasi

konsolidasi. Jadi, PT. Geologistics akan mengeluarkan House Bill

of Lading untuk pengangkutan barang eksport melalui laut.

Sebelumya, PT. Geologisticcs dari agen pelayaran akan menerima

Groupage bill of lading dengan mengumpulkan beberapa jenis

barang dari berbagai shipper dan mengirimnya sebagai suatu

kesatuan. Pemilik kapal kemudian mengeluarkan groupage B/L

kepada PT. Geologistics, di mana PT. Geologistics selaku freight

forwarder selanjutnya mengeluarkan house bill of lading untuk tiap

shippernya.

c. Peranan dalam pengangkutan

Peran pengangkutan ini akan menyinggung peranan freight

forwarder dalam konsolidasi muatan (cargo consolidation).

Sebelumnya, menurut Capt. R.P. Suyono dalam peranannya sebagai

pengangkut freight forwarder dapat bertindak sebagai berikut ;

46

1) Vessel-Operating Multimodal Transport Operator secara penuh

yang melaksanakan berbagai jenis pengangkutan dengan cara door-

to-door dengan satu dokumen intermodal yang biasanya berbentuk

FBL. Jadi di sini Geologistics bertanggung jawab sejak barang

diterima (place of receipt) sampai barang diserahkan di gudang

consignee (Place of Delivery). Penerimaan / penyerahan barang ini

kemungkinan terjadi di luar pelabuhan sehingga transportasi darat

sebelum dan sesudah transportasi laut menjadi tanggung jawab

freight forwarder. Hal ini berarti freight forwarder mengeluarkan

combined transport bill of lading dan biasanya dilakukan untuk

FCL container, PT. Geologistics bekerjasama dengan perusahaan

kereta api dan angkutan darat lainya, termasuk dengan CFS

(Container Freight Forwarder) dan pergudangan.

2) Non-Vessel-Operator (NVO) yaitu muatan yang mengurus

pengangkutan melalui laut dari pelabuhan ke pelabuhan dengan

menggunakan satu house bill of lading.

3) Non-Vessel-Operating Common Carrier (NVOCC) yang

mempunyai jadwal pelayaran yang tetap dan melaksanakan

konsolidasi muatan atau melayani multimodal transport dengan

house bil of lading (HBL) atau bills of lading dari FIATA.

NVOCC ini dapat dikatakan juga sebagai sebuah “ usaha

perkapalan “ yang tidak mempunyai kapal. NVOCC ini dalam

wujud prakteknya adalah usaha cargo consolidation. Untuk

47

mengirimkan petikemasnya, NVOCC menggunakan Ocean bill of

lading dari carrier, sedangkan untuk para pelanggannya ditarik

biaya dengan menggunakan House Bill of Lading.

d. Peranan dalam asuransi

Setelah shipper/konsumen/eksportir mempercayakan pengiriman

barangnya kepada PT. Geologistics maka segala antisipasi demi keamanan

dan perlindungan terhadap berbagai bentuk bahaya yang terjadi selama

pengiriman barang harus dipenuhi, biasanya PT. Geologistics menawarkan

jasa pengurusan asuransi dalam satu paket pelayanannya, dengan membuka :

“Open Marine Insurance Policy “ yang disatukan dengan FBL atau menjadi

kontrak tersendiri.

e. Peranan dalam pembungkusan / pengepakan (packing)

Dalam kegiatan packing PT. Geologistics selalu berusaha agar

barang sampai pada pihak yang dituju (consignee) dengan memenuhi

syarat 3K, yaitu :

1) Keamanan

2) Keaslian

3) Kepuasan

Syarat ini mengandung tuntutan bahwa barang yang dikirim

dan diterima tidak mengalami perubahan bentuk, sifat maupun rupa

dan tidak ada kekurangan dalam bertanggung jawab secara langsung

48

terhadap keadaan barang adalah shipper (pengirim), namun ada

kalanya pengetahuan eksportir/konsumen/shipper sangat kurang

mengenai tata cara packing dan crating (pembungkusan / Pengepakan

dan pemetian muatan dengan papan kayu) sehingga mereka lebih

memilih untuk menyerahkan urusan packing ini kepada forwarder

yang lebih berpengalaman, terutama untuk barang-barang yang

sekiranya berbahaya, dilindungi, dan berharga.

2. Prosedur pengiriman barang ekspor melalui transportasi laut yang

dilakukan PT. Geologistics Indonesia Perdana

Sesuai dengan judulnya “Peranan Freight Forwarder dalam proses

transaksi pengiriman barang ekspor melalui transportasi laut pada PT.

Geologistics Cabang Solo” dalam pelaksanaan magang kerja penulis

memfokuskan penelitian pada pelayanan pengurusan pengiriman barang

ekspor di PT. Geologistics melalui laut (sea freight), yaitu

1. Shipping Instructions dari komsumen kepada PT. Geologistics yang berisi

a) Stuffing date tanggal pengapalan

b) Delivery container (tempat pengiriman kontainer ditujukan)

c) Nama dan alamat shipper

d) Nama dan alamat consignee

e) Shipping line (perusahaan pelayaran yang ditunjuk)

f) Freight (bentuk tarif)

g) Port of loading (pelabuhan muat)

h) Destination (tujuan pengiriman)

49

i) Description of good (jenis barang ekspor)

j) Status container (ukuran dan jenis kontainer)

Setelah menerima Shipping Instruction (SI), Geologistics segera

menelitinya (check list and cover job). Fungsi dari SI ini adalah sebagai

tanda telah terjadi “order” antara eksportir dengan Geologistics, dan

menyerahkan penanganan ekspor komoditinya kepada Geologistics. Oleh

Geologistics SI ini digunakan untuk booking space di agen perkapalan.

Dapat diketahui pada aktifitas diatas terdapat peranan freight forwarder

dalam kegiatan konsolidasi.

2. Book space with carrier, disini Geologistics selaku forwarder melakukan

pemesanan ruangan pada agen perkapalan, Geologistics kemudian

mengirimkan job file yang dibuat berdasarkan SI konsumen kepada agen

pelayaran. Dari pihak agen pelayaran, setelah mengecek kelengkapan SI,

akan mengeluarkan Booking Confirmation kepada Geologistics, kemudian

oleh Geologistics diteruskan kepada konsumen (confirm booking details

with partner). Isi dari booking confirmation yaitu :

a. Booking number (nomor pemesanan)

b. Shipper (pengirim)

c. Forwarder (agen logistics)

d. Consignee (penerima)

e. S/C Number (Sales Contract Number)

f. Commodity (komoditas/muatan/jenis barang)

g. Feeder Vessel/Voyage (nama kapal kecil)

50

h. Feeder ETD (tanggal pelayaran kapal kecil)

i. CY Closing Date/time (tanggal penutupan terminal

petikemas)

j. CFS Closing Date/time (tanggal penutupan tarif petikemas)

k. Mother Vessel/Voyage (nama kapal induk)

l. Cargo Volume (volume muatan)

m. Status (status pengangkutan)

Booking confirmation ini berfungsi sebagai surat bukti

permohonan untuk mengeluarkan empty container pada depot agen

pengangkutan pelayaran. Atas data-data yang ada maka agen pelayaran

membuat draft Bill of Lading. Apabila draft B/L tersebut telah sesuai

dengan data dan fakta barang yang dikirim, maka agen pelayaran membuat

B/L asli yang kemudian diserahkan kepada pengirim.

B/L disini berfungsi untuk memperoleh D/O (delivery order) yang

berguna bagi penerima barang atau EMKL atau forwarder yang ditunjuk

untuk mengeluarkan barang yang dipesannya dari pengirim. Penerima

dapat menyerahkan salah satu lembar asli B/L kepada agen pelayaran

untuk ditukar dengan D/O. Dari semua lembar asli yang dikeluarkan,

cukup satu saja yang diserahkan dan apabila salah satu telah dipergunakan

maka lembar asli lainnya tidak berlaku (stand void). Dalam praktek

pengapalan sering terjadi, bank atau agen pelayaran meminta seluruh

lembar asli agar diserahkan dengan maksud demi keamanan terutama

kalau terjadi pemindahan kepemilikan barang.

51

Bill of Lading (B/L) atau konosemen yang dikeluarkan oleh

perusahaan pelayaran mempunyai fungsi :

a. Bukti bahwa barang telah dimuat di kapal

b. Dokumen hak milik dari pemilik barang (document of title)

c. Kontrak angkutan (contract of affreightment)

d. Dokumen jual beli (transferable document)

3. Kemudian Geologistics mulai mengurusi dokumen custom clearance

(kepabeanan) pada Kantor Bea dan Cukai untuk memperoleh PEB

(Pemberitahuan Ekspor Barang). Barang yang akan diekspor wajib

diberitahukan dan didaftarkan ke Kantor Pabean dengan menggunakan

PEB. Penyampaian PEB dapat dilakukan secara langsung dengan tulisan

di atas formulir atau melalui media elektronik (EDI) Electronic Data

Intercharge yang berarti pertukaran dokumen dan data melalui komputer

yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang sudah saling kenal dan

percaya dalam perdagangannya. Barang yang diberitahukan dalam PEB

yang telah didaftarkan, yang akan dimuat atau telah dimuat di sarana

pengangkutan untuk dikeluarkan dari Daerah Pabean, dianggap telah

diekspor dan diperlakukan sebagai barang ekspor.

Untuk ekspor barang komoditi tertentu yang menurut ketentuan

dikenakan pungutan ekspor. Jenis dan tarif Pungutan Ekspor diatur

tersendiri dalam Keputusan Manteri Keuangan. Pembayaran Pemungutan

Ekspor dilakukan secara tunai melalui Bank Devisa atau Kantor Pabean

52

sebelum atau pada saat PEB didaftarkan dengan kurs yang berlaku pada

saat pembayaran.

4. Melakukan stuffing (pengisian) barang ekspor ke container dengan

pengawasan pegawai pengawasan stuffing yang ditugaskan dari kepabean.

Sesuai Shipping Instruction dari konsumen pelaksanaan stuffing dapat

dilakukan sesuai order. Kegiatan dalam stuffing termasuknya adalah

kegiatan Fumigation (for wooden cargo) dalam hal ini apabila perusahaan

konsumen adalah perusahaan wooden furnitur, harus melakukan fumigasi

terlebih dahulu. Fumigasi berfungsi untuk menetralisir komoditi

(furniture) dari berbagai macam jamur dan berbagai kuman, atau dengan

kata lain pembersihan denga cara pengasapan. Jika fumigasi itu oke

(clear), maka dari Geologistics ataupun perusahaan fumigasi lain yang

ditunjuk oleh konsumen dalam Shipping Instruction (SI) akan

mengeluarkan Certificate of Fumigation.

Muatan ekspor sebelum di masukkan ke dalam container harus

dibungkus (packing) terlebih dahulu. Pembungkusan merupakan kegiatan

membugkus barang atau muatan, yang bilamana barang barang tidak

dibungkus akan mengalami kerusakan. Untuk setiap pembungkusan yang

berisi barang berbahaya harus diberi tanda dengan segel atau sticker secara

jelas agar dapat dikerjakan sesuai dengan peraturan pelaksanaanya.

Kegiatan lain yang dilakukan dalam stuffing yaitu Shipping mark,

yang fungsinya nanti akan digunakan sebagai keterangan dalam dokumen,

53

dan mudah dikenali. Dalam bungkusan secara berurut perlu ditulis Initial

atau kepedekan, Nomor referensi, tujuan, nomor pembungkus.

Di Indonesia, bila peralatan bongkar muat container memadai

maka pengisian container akan dilakukan pada ground level, di mana

container diletakkan di atas lantai di depan gudang pengisian dan setelah

itu baru diisi.

Setelah memuat dan menutup pintu container sesuai rencana, agar

container dapat tiba dengan baik di consignee dan juga untuk menghindari

klaim dan waktu terbuang, beberapa hal berikut harus diperhatikan, yaitu :

a. Kekuatan container. Memastikan bahwa container kuat dalam

perjalanan.

b. Pemeriksaan oleh Bea Cukai dan lebih dari satu barang dimuat dalam

container, maka contoh-contoh barang yang ada di dalamnya

diletakkan dekat pintu untuk memudahkan pemeriksaan dan

menghemat.

c. Keamanan container. Bila pintu sudah ditutup semuanya dan muatan

sudah di-chek dengan baik, maka pintu diutup dengan melihat bahwa

alur-alur karet penutupnya terletak dengan baik. Pengunci kawat atau

pengunci besi dikuncikan pada tempat yang sesuai pada pintu

container sebelah kanan dan nomornya dicatat.

Pegawai pengawas stuffing kemudian melakukan penyegelan pada

container dan mencantumkan nomor segel container dalam PM

54

(Persetujuan Muat) dan membubuhkan tanggal, tanda tangan, nama, dan

NIP (Nomor Induk Perusahaan).

Geologistics akan menerima PM (persetujuan muat) yang telah

ditandatangani dari pegawai pengawas stuffing, kemudian membawa

barang ekspor ke kawasan pabean, dengan menyerahkan ; Lembar ke dua

PM kepada TPS (Tempat Penimbunan Sementara); dan lembar ke satu dan

ke tiga PM kepada pegawai dinas luar dipintu masuk kawasan Pabean.

Lembar ketiga akan diserahkan kepada pengangkut. Selain PM, dokumen

yang diterima yaitu : Dokumen invoice dan dokumen packing list/invoice.

Invoice; yang berisi deskripsi barang-barang, kuantitas, harga per unit,

harga keseluruhan. Packing list/invoice; yang berisi deskripsi barang-

barang, kuantitas, harga per unit, harga keseluruhan, ukuran, berat bersih,

dan berat kotor. Kegiatan selanjutnya setelah stuffing selesai yaitu,

pengangkutan muatan dalam container ke pelabuhan Tanjung Emas

(Solo-Semarang) Dari Geologistics akan mengeluarkan draft House Bill of

Lading atau FCR (Forwarder Certificate of Receipt)

5. Pemuatan barang di pelabuhan. Dalam tata laksana Kepabeanan di

bidang ekspor, pemuatan barang ekspor ke atas sarana pengangkut

dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari Pejabat Pabean.

Persetujuan sebagaimana dimaksud adalah diberikan oleh Pejabat setelah

dilakukan penelitian dokumen dan atau pemeriksaan fisik barang.

Hal-hal yang perlu disiapkan oleh Geologistics untuk kegiatan

pemeriksaan ini yaitu :

55

a. Menyiapkan barang yang akan diperiksa.

b. Memberitahukan kepada pemeriksa dalam hal pemeriksaan fisik secara

bertahap.

c. Menyerahkan barang yang akan diperiksa.

d. PEB yang telah mendapat Nomor dan Tanggal Pendaftaran dan telah

ditandatangani serta stempel perusahaan.

e. Invoice dan packing list

f. Dokumen pelengkap pabean lainnya yang diwajibkan.

Setelah pemeriksaan fisik barang selesai, Geologistics menerima

PEB yang telah berisi hasil pemeriksaan fisik barang, invoice dan packing

list dokumen pelengkap pabean lainnya yang diwajibkan.

Pemuatan barang dilakukan :

a. Di kawasan Pabean atau,

b. Di tempat lain yang dipersamakan dengan kawasan pabean

berdasarkan izin dari kepala Kantor Pabean yang mengawasi tempat

yang bersangkutan.

Dari agen perkapalan forwarder menerima :

a. Dokumen B/L atau Master Bill of Lading, yang menunjukkan bahwa

barang-barang tersebut telah diterima dan disetujui oleh pengangkut

56

untuk diangkut ke pelabuhan tujuan dan diserahkan disana kepada

penerima barang (consignee) yang ditunjuk oleh pengirim barang.

b. Cargo manifest, merupakan dokumen yang berisi informasi tentang

muatan di atas kapal. Namun juga dapat dikerjakan oleh freight

forwarder bila harus berhubungan dengan bea-cukai dan juga pejabat

pelabuhan.

c. Shipping note, merupakan dokumen yang dibuat oleh shipper dan

dialamatkan kepada carrier sebagai tanda komitmen shipper untuk

mengapalkan muatannya dan juga digunakan untuk mempersiapkan

B/L muatan keluar.

d. Mate’s receipt, adalah dokumen tanda terima dari pengangkut untuk

menyatakan bahwa barang telah diterima di atas kapal (on board /

shipper on board / received on board).

6. Pengurusan COO (Certificate of Origin) ke Dinas Perdagangan setempat

dengan melampirkan PEB, dan Copy B/l. COO atau SKA

(Surat Keterangan Asal) harus diisi dengan jelas, lengkap, benar, tanpa

hapusan, coretan, tip-ex, dan tanpa pengulangan ketikan. SKA disini

berfungsi sebagai Surat Keterangan Asal barang yang di ekspor sebagai

pengawasan atau monitoring ekspor.

7. Setelah semua urusan muat, stuffing , izin Bea Cukai (custom clearance)

dokumentasi, dan penyerahan barang kepada pihak pengangkut

57

sebenarnya tugas forwarder sudah selesai sampai disini, namun ada

beberapa custom yang juga menginginkan pelayanan asuransi dari pihak

forwarder. Untuk prosedur persetujuan asuransi oleh forwarder biasanya

dimulai dengan tahap inquiry (penyelidikan) yakni ;

a. Pengecekan status House B/L, Shipping Instruction, Fumigation

certificate, packing list dan invoice, Forwarder Certificate of Receipt.

b. Setelah semuanya clear kemudian dokumen-dokumen tersebut diajukan

ke kantor asuransi untuk mendapatkan certificate of insurance yang

berupa invoice dan credit note.

c. Setelah menerima insurance receipts dari pihak forwarder akan

meneruskannya kepada customer (eksportir / importir) untuk dimintai

pembayaran uang muka (advance payment and proof).

8. Dan yang terakhir Geologistics melaksanakan Job-Do-Costing, atau

pembiayaan atas kerja yang dilakukan atas order.

Pihak Geologistics akan mengeluarkan dokumen : House B/L, PEB,

FCR, Courier slip, Master B/L, dan Dokument Receipt Note dan invoice

(tagihan) untuk diserahkan kepada konsumen dan juga kepada kantor cabang

Geologistics di luar negeri (negara tujuan pengiriman barang).

3. Dokumen–dokumen yang diperlukan sekaligus yang dikerjakan PT.

Geologistics Indonesia Perdana dalam pengiriman barang melalui laut

a) SI ( Shipping Instruction )

58

SI ( Shipping Instruction ) adalah surat/formulir perintah

pengiriman atau pengapalan barang yang dibuat eksportir yang memuat

data lengkap mengenai pelabuhan tujuan, nama dan alamat importir yang

dituju, nama dan alamat eksportir, jumlah barang, ukuran barang, berat

kotor barang, isi barang, tanda tangan dan nama pengiriman atau stamp

perusahaan, serta catatan atau pesan lainnya yang berhubungan dengan

pengiriman barang.

b) Invoice

Invoice adalah dokumen yang menyatakan kejelasan data-data

barang yang dikirim meliputi nama dan alamat shipper dan consignee,

serta rincian jumlah, jenis, dan nilai barang.

c) PL ( Packing List )

PL ( Packing List ) adalah dokumen yang menyatakan kejelasan

dat – data barang yang dikirim meliputi nama dan alamat shipper dan

consignee, serta rincian jumlah, jenis dan berat barang termasuk jumlah

kemasan.

d) Bill of Lading

Bill of Lading adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan

pelayaran sebagai tanda terima penyerahan barang juga sebagai bukti

pemilikan atas barang yang telah dimuat di atas kapal oleh eksportir untuk

diserahkan kepada importir. Sedangkan fungsi dari B/L ini adalah sebagai:

· Bukti bahwa barang telah dimuat di kapal

· Dokumen hak milik dari pemilik barang ( document of title )

59

· Kontrak angkutan ( contract of affreightment )

· Dokumen jual / beli ( transferable document )

Bila hanya ditujukan pada suatu penerima maka B/L ini termasuk non

negotiable, namun bila dapat diperdagangkan disebut bahwa B/L ini

negotiable.

d) Manifest

Cargo manifest merupakan dokumen yang berisi informasi tentang

muatan diatas kapal.

f) Mate’s Receipt

Mate’s Receipt adalah dokumen tanda terima dari pengangkut

untuk menyatakan bahwa barangnya telah diterima di atas kapal ( muatan

ekspor ). Isi dokumen ini menyatakan bahwa barang dengan spesifikasinya

telah dimuat dalam kapal.

g) ( DO ) Delivery Order

( DO ) Delivery Order adalah sebuah dokumen yang dikeluarkan

oleh pihak yang berkuasa menyimpan barang.

Untuk mengeluarkan barang itu dari tempat penyimpanannya

terdapat “ fiat keluar “ artinya yang punya barang telah menyelesaikan

kewajibannya terhadap yang dikuasakan atas barang tersebut. Dalam DO

perusahaan pelayaran telah melunasi freight, bea masuk, ongkos storage,

dan lain – lain.

h) HB/L ( House Bill of Lading )

60

Dokumen ini dipergunakan apabila pengangkutan barang

dilakukan melalui laut. House Bill of Lading merupakan kontrak

pengangkutan barang antara shipper dengan carrier ( maskapai pelayaran )

dari pelabuhan ke tempat tujuan. House Bill of Lading selalu non –

negotiable dan oleh karenanya bukan merupakan document of title. House

Bill of Lading tidak dapat dipindahtangankan atau diperjual belikan.

Pencantuman nama importir dalam House Bill of Lading sebagai pihak

yang menerima barang, membuat barang-barang tersebut tidak dapat

diambil oleh pihak lain.

Dalam pengiriman barang ekspor melalui transportasi laut PT.

Geologistics Indonesia Perdana menerbitkan dan mengerjakan dokumen

berupa Draft Bill of Lading, Bill of Lading, House Bill of Lading, Invoice,

Packing list (apabila dokumen tersebut atas permintaan shipper), dan dokumen

asuransi bila diperlukan.

4. Kendala yang dihadapi dalam pengiriman barang ekspor melalui

transportasi laut serta usaha yang dilakukan untuk mengatasi kendala

tersebut

Dalam suatu perdagangan, khususnya perdagangan Internasional

(ekspor-impor) tidak akan lepas dari masalah / kendala. Perusahaan ekspor

maupun perusahaan jasa pengiriman barang ekspor telah mempunyai cara

tersendiri dalam menghadapi masalah-masalah tersebut. Pada PT. Geologistics

Indonesia Perdana Cabang Solo khususnya pada bagian sea freight masalah

61

yang sering timbul adalah jadwal keberangkatan kapal yang padat, sehingga

tidak sedikit keberangkatan barang yang harus dipindahkan dan ikut kapal

lain, dengan catatan keberangkatan barang tersebut disesuaikan dengan

tanggal stuffing. Hal demikian terjadi karena banyaknya shipper / eksportir

yang mengekspor barangnya melalui transportasi laut dan kebanyakan dari

mereka menginginkan barangnya cepat sampai ditempat tujuan, padahal tidak

hanya dari PT. Geologistics saja ( mewakili shipper) yang menggunakan jasa

perusahaan pelayaran tertentu untuk pengiriman barangnya, oleh karena itu

sering terjadinya kepadatan keberangkatan barang ekspor melalui laut dengan

alat transportasi kapal. Namun, apabila shipper menginginkan barangnya

berangkat sesuai dengan tanggal yang diinginkan dan dengan kapal yang

dipilihnya maka, shipper harus mau menaikkan harga atau biaya untuk

mendapatkan tempat dalam kapal sesuai dengan tanggal keberangkatan yang

diinginkan , sebab dalam suatu muatan terdapat kelas-kelas yang mana dari

kelas-kelas tersebut terdapat harga yang berbeda.

Untuk mengatasi kendala tersebut, yang dilakukan oleh PT.

Geologistics Indonesia Perdana adalah terlebih dahulu melakukan kerjasama

atau teken kontrak dengan perusahaan pelayaran, misalnya kontrak selama

satu tahun dengan memberikan atau mensuply beberapa teus tertentu,

sehingga untuk pengiriman barang berkapasitas banyak dengan

menggunakan jasa perusahaan pelayaran tertentu atau yang diinginkan dapat

berjalan dan sampai ditempat tujuan sesuai dengan waktu dan tanggal yang

dijadwalkan.

62

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai peran

perusahaan freight forwarder dalam jasa pengiriman barang melalui

transportasi laut pada PT. Geologistics Indonesia Perdana Cabang Solo, maka

dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

63

1) PT. Geologistics Indonesia Perdana sebagai freight forwarder company

yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang sekaligus sebagai

agen penanggung jawab atas semua kegiatan pengangkutan dari awal

hingga tempat tujuan barang, dari dalam negeri ke luar negeri, negara

tempat tujuan eksportir. PT. Geologistics Indonesia Perdana membantu

para shipper atau eksportir dalam mencarikan perusahaan pelayaran yang

dapat memberikan ongkos angkut yang lebih ringan atau dengan harga

khusus sesuai dengan kelas-kelas tersendiri. PT. Geologistics Indonesia

Perdana Cabang Solo membantu eksportir dalam penyediaan dan

pengurusan pengangkutan maupun pengurusan dokumen-dokumen

pelaksanaan ekspor, menyiapkan dan melaksanakan segala pelayanan yang

diminta oleh eksportir untuk melakukan pengiriman barang ekspor ,

memilih rute perjalanan, pengambilan barang dari tempat eksportir,

pengepakan, pemesanan ruang kapal (Booking Space), memperkirakan

waktu pengapalan (Saling Date) yang sesuai dengan waktu penyerahan

(Delevery Time) kepada consignee, dan kemudahan urusan kepabeanan

dikarenakan hubungan yang terjalin lama dan kebiasaan menangani

dokumen ekspor.

2) Prosedur yang dilakukan oleh PT. Geologistics Indonesia Perdana dalam

pengiriman barang ekspor melalui laut adalah proses awal mulai dari

penerimaan Shipping Instruction dari shipper kemudian dari SI tersebut

digunakan untuk booking space di agen perkapalan yang nantinya akan

dibuatkan draft Bill of Lading untuk memperoleh Delivery Order,

62

64

kemudian dari PT. Geologistics mulai mengurusi dokumen custom

clearance (kepabeanan) untuk memperoleh PEB (Pemberitahuan Ekspor

Barang) setelah semua clear, pada tanggal stuffing yang ditentukan

shipper dari PT. Geologistics mengirimkan dokumen draft Bill of Lading

ke shipper kemudian baru melakukan stuffing dimana dalam proses

stuffing maka akan diperoleh nomor container dan nomor seal yang tertulis

diboks container, kemudian setelah semuanya selesai PT. Geologistics

mengirimkan dokumen Bill of Lading copy yang sudah ditandatangani

oleh manajer ke shipper sebagai tanda bahwa pengangkutan sudah selesai,

dan menunggu informasi dari pihak consignee, dan untuk tugas dari PT.

Geologistics Indonesia Perdana adalah closing dokumen.

3) Dokomen-dokumen yang diperlukan dan yang dikerjakan dalam

pengiriman barang ekspor melalui laut antara lain :

a. Shipping Instruction (Dibuat atau dikerjakan berdasarkan SI dari

shipper yang kemudian dikirim ke EMKL yang ditunjuk oleh shipper)

b. SOP (Shipping Operating Procedures) yang dibuat berdasarkan SI dari

eksportir, kemudian SOP diberikan kepada divisi sea freight untuk

dikerjakan mulai dari booking space pada perusahaan pelayaran.

c. Packing List & Invoice (Dikerjakan atas permintaan atau perintah

shipper)

d. Draft B/L (Dibuat sebagai acuan untuk membuat dokumen B/L asli)

e. Bill of Lading (dokumen sebagai bukti pemilikan atas barang yang

telah dimuat)

65

f. Manifest (dokumen yang berisi informasi tentang muatan diatas kapal)

g. DO (Delivery Oeder) (dokumen yang digunakan untuk mengeluarkan

barang dari tempat penyimpananya)

h. Mate’s Receipt (dokumen tanda terima dari pengangkut)

Dalam pengiriman barang ekspor melalui transportasi laut PT.

Geologistics Indonesia Perdana menerbitkan dan mengerjakan dokumen

berupa Draft Bill of Lading, Bill of Lading, House Bill of Lading, Invoice,

Packing list (apabila dokumen tersebut atas permintaan shipper), dan

dokumen asuransi bila diperlukan.

4) PT. Geologistics Indonesia Perdana Cabang Solo khususnya pada bagian

sea freight masalah atau kendala yang sering timbul adalah jadwal

keberangkatan kapal yang padat, sehingga tidak sedikit keberangkatan

barang yang harus dipindahkan dan ikut kapal lain, dengan catatan

keberangkatan barang tersebut disesuaikan dengan tanggal stuffing. Hal

demikian terjadi karena banyaknya shipper / eksportir yang mengekspor

barangnya melalui transportasi laut dan kebanyakan dari mereka

menginginkan barangnya cepat sampai ditempat tujuan.

B. Saran

Untuk mengatasi hambatan-hambatan yang ada agar dalam

pelaksanaan pengiriman barang ekspor khususnya melalui transportasi laut

berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka penulis menyarankan

kepada pihak-pihak yang terkait sebagai berikut :

66

1) Sebagai freight forwarder company dalam jasa pengiriman barang,

PT. Geologistics Indonesia Perdana disarankan untuk lebih memberikan

pelayanan yang terbaik bagi para customernya sehingga dalam proses

pengiriman barang melalui laut dapat berjalan tanpa ada kesulitan, begitu

juga dengan kerjasama yang baik dengan perusahaan-perusahaan yang

terlibat dalam pengiriman barang ekspor, selain itu hubungan bain dengan

shipper/eksportir.

2) Disarankan dalam proses atau prosedur pengiriman barang PT.

Geologistics Indonesia Perdana untuk lebih teliti karena dengan alur

dokumen yang begitu rumit apabila tidak dengan ketelitian yang tinggi

maka akan terjadi kesalah pahaman atau kekeliruan yang mana dari

kekeliruan atau kesalahan tersebut akan mempengaruhi profit dari

perusahaan tersebut. Untuk itu diperlukan ketelitian yang tinggi sekaligus

kejelian dalam sebuah kasus ekspor.

3) Disarankan dalam penanganan dokumen PT. Geologistics Indonesia

Perdana lebih menambah space/tempat untuk menyimpan dokumen-

dokumen yang masih ditangani atau bermasalah sehingga tidak terjadi

kekeliruan atau kesalahan dalam penanganan dokumen dalam sebuah

kasus ekspor.

4) Dalam menghadapi kendala yang mungkin sering terjadi, diharapkan

PT. Geologistics Indonesia Perdana untuk menjaga kelestarian hubungan

dengan perusahaan pelayaran, dalam proses pengiriman barang sehingga

67

akan diperoleh suatu hasil yang maksimal dan mampu bersaing secara

profesional dalam menjalankan kegiatan ekspornya.

DAFTAR PUSTAKA

Agung, Setyo Wahyu dan Murti, Hari, 2004 Buku Pedoman Penulisan Tugas Akhir dan Magang Kerja D-3 Bisnis Internasional, Fakultas Ekonomi Sebelas Maret, Surakarta

Amir, MS, 2001, Korespondensi Bisnis Ekspor - Import, Penerbit PPM, Jakarta _____, 2002, Seluk Beluk dan Teknik Perdagangan Luar Negeri, Penerbit PPM,

Jakarta _____, 2003, Strategi Memasuki Pasar Ekspor, Penerbit PPM, Jakarta Hutabarat, Roselyne, 1992, Transaksi Ekspor Impor, Penerbit Erlangga, Jakarta

68

PPEI, BPEN & DEPPERINDAG, 2006, Kumpulan Makalah Prosedur ekspor, Disampaikan pada Pelatihan Prosedur Ekspor, Pelatihan Teknik Negosiasi dan Kontrak Dagang Ekspor, Pelatihan Strategi Pemasaran Ekspor, Diselenggarakan antara Balai Besar PPEI, BPEN & DEPPERINDAG kerjasama dengan Lab. Ekspor – Impor, Program D-3 Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta, 5 – 7 April 2006 dan 3 – 5 Agustus 2006.

Suyono R.P, 2001, Shipping (Pengangkutan Internasional Ekspor-Impor Melalui

Laut), Penerbit BPM, Jakarta Wibe site, http : //www.agilitylogistics.com

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87