PENYELENGGARAAN ARSIP PERGURUAN TINGGI

PENYELENGGARAAN ARSIP PERGURUAN TINGGI MENURUT UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 43 TAHUN 2009Yohannes Suraja

Salah satu penyelenggaraan kearsipan yang disebut di dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (yang selanjutnya disebut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) ialah penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi, di samping penyelenggaraan kearsipan nasional, provinsi dan kabupaten/kota. Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi. Di setiap tingkatan pemerintahan kabupaten/kota dan provinsi, penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan masing-masing. Sedangkan penyelenggaraan kearsipan nasional dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (paal 6). Berkenaan dengan penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi ada beberapa pertanyaan yang muncul untuk kepentingan implementasi peraturan itu. Apakah setiap perguruan tinggi harus memiliki lembaga arsip tersebut? Apa tujuannya? Kegiatan apa saja yang dilakukan oleh lembaga arsip dan unit kearsipan? Faktor-faktor apa saja yang harus diperhatikan agar penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien? Tulisan berikut menguraikan dan menjelaskan tentang penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 tersebut.A. Pengertian Arsip Perguruan TinggiDi dalam UU No. 43 Tahun 2009 pengertian arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu arsip sebagai lembaga dan arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh organisasi, perusahaan atau perorangan. Demikian pula pengertian arsip perguruan tinggi dapat dilihat dari kedua aspek tersebut.Pertama, arsip sebagai lembaga (organisasi, unit) kearsipan. Pada pasal 1 ayat 16 dinyatakan bahwa yang dimaksud arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta, yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Pada pasal 16 ayat 3 tersurat bahwa yang dimaksud lembaga kearsipan di dalam UU No. 43 Tahun 2009 terdiri atas: Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota; arsip perguruan tinggi, dan unit kearsipan pada pencipta arsip. Jadi arsip perguruan tinggi dan unit kearsipan yang ada di setiap unit kerja perguruan tinggi merupakan salah satu wujud dari pengertian arsip sebagai lembaga. Arsip perguruan tinggi dibentuk untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual lainnya, yang berkaitan dengan fungsi perguruan tinggi sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat (penjelasan pasal 16 ayat 3 d).Secara tegas dinyatakan hanya Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi (Pasal 27 ayat 2). Jadi Yang diwajibkan membentuk arsip perguruan tinggi adalah perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh pemerintah, sedangkan pembentukan arsip perguruan tinggi di lingkungan perguruan tinggi swasta diserahkan kepada kebijakan internal perguruan tinggi yang bersangkutan. (Penjelasan Pasal 27 ayat 2). Dengan demikian jelas bagi pihak perguruan tinggi swasta bahwa pembentukan arsip di lingkungan perguruan tinggi swasta diserahkan kepada kebijakan internal masing-masing. Namun pasal 57 ayat 2 menyatakan bahwa Kewajiban pengelolaan arsip dinamis berlaku pula bagi perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadap arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri. Meskipun demikian pendirian lembaga kearsipan di perguruan tinggi swasta merupakan sesuatu yang sangat penting berkenaan dengan tujuan untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual lainnya, yang berkaitan dengan fungsi perguruan tinggi sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat (penjelasan pasal 16 ayat 3 d) seperti tersebut di atas. Di samping alasan demi tertib administrasi perguruan tinggi yang mencerminkan tertib kinerjanya. Implikasi dari ketentuan-ketentuan dan pemikiran di atas bagi perguruan tinggi yaitu bahwa setiap perguruan tinggi negeri dan swasta (harus atau seharusnya) membentuk dan memiliki lembaga kearsipan di tingkat perguruan tinggi, dan di tingkat setiap unit kerja yang ada di perguruan tinggi yang bersangkutan. Di tingkat perguruan tinggi sebutan untuk lembaga kearsipan (nomen klatur) misalnya : Arsip Universitas Gadjah Mada, Arsip Institut Pertanian Yogyakarta, Arsip Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Arsip ASMI Santa Maria Yogyakarta. Di setiap unit kerja perguruan tinggi pencipta arsip seperti di fakultas, jurusan, program studi, biro, dan bagian administrasi juga dibentuk unit kearsipan masing-masing. Sebutan unit kearsipan pencipta arsip ini misalnya Arsip Fakultas, Arsip Jurusan, Arsip Prodi, Arsip BAAK, Arsip Kepegawaian, Arsip Keuangan, Arsip Sarana Prasarana, Arsip Perpustakaan dan sebagainya.Kedua, arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh organisasi, perusahaan atau perorangan (bandingkan dengan pasal 1 ayat 1). Rekaman dapat berbentuk tulisan, gambar, suara. Media rekaman dapat berupa kertas, film, disk, kaset. Pengertian arsip ini berkenaan juga dengan berbagai jenis arsip. Pada pasal 1 UU No. 43 Tahun 2009 disebut tujuh (7) jenis arsip yaitu arsip dinamis, arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif, arsip statis, arsip terjaga, dan arsip umum. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Dalam arti ini, arsip adalah satu atau lebih warkat (catatan, rekaman, dokumen, naskah) yang memiliki nilai guna dan disimpan untuk menjamin keselamatan dan persediaannya kembali bilamana dibutuhkan. B. Fungsi/Tugas Arsip Perguruan Tinggi dan Unit Kearsipan Pencipta ArsipBerkenaan dengan daur hidup arsip : lahir, hidup berguna dan mati maka di setiap organisasi termasuk di perguruan tinggi dapat dikatakan bahwa keberadaan arsip dimulai dari saat/masa penciptaan atau kelahiran, kemudian berlanjut selama masa hidup atau masa penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan termasuk di dalamnya masa kematian sebagai saat suatu arsip sudah tidak digunakan atau tidak memiliki nilai guna lagi dan oleh karena itu dimusnahkan. Arsip sebagai rekaman kegiatan mulai lahir/ada ketika diciptakan oleh unit pencipta arsip di unit kerja (unit pengolah). Dari masa kehidupan-bergunanya sampai saat kematiannya, arsip dikelola oleh unit kearsipan yang ada pada pencipta arsip. Sedangkan lembaga arsip perguruan tinggi mengelola arsip statis, yang masa kehidupan-bergunanya abadi atau tidak terbatas. Seperti dinyatakan pada pasal 17 ayat 1 UU No. 43 Tahun 2009 bahwa unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi:

1. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;

2. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;

3. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;

4. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; dan 5. Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

Sedangkan pada pasal 27 ayat 4 dinyatakan bahwa arsip perguruan tinggi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:

1. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan

2. civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam pasal 27 ayat (4), arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan: 1. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi; dan

2. pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan (pasal 28).

C. Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tingginya masing-masing. Arsip perguruan tinggi perlu diselenggarakan oleh setiap perguruan tinggi baik negeri maupun swasta.

Penyelenggaraan arsip perguruan tinggi merupakan serangkaian fungsi dan tugas yang meliputi : penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip (Pasal 6 ayat 5).1. Penetapan Kebijakan Arsip Perguruan Tinggi

Kebijakan dapat berupa : pernyataan-pernyataan tentang tujuan yang dikehendaki, usulan-usulan yang dilontarkan, keputusan dari berbagai alternatif-alternatif, undang-undang, peraturan, program, keluaran yang berbentuk pemberian manfaat langsung berupa uang, pemberian pelayanan berupa barang-barang/jasa-jasa, pemberlakuan peraturan, himbauan-himbauan untuk dilaksanakan atau ditempuh (bandingkan Wahab, 1990, 14-18). Penetapan kebijakan di bidang kearsipan dapat berupa berbagai rupa kebijakan tersebut yang harus atau seharusnya dilaksanakan untuk membangun, memelihara, dan mengembangkan kegiatan kearsipan di lingkungan internal perguruan tinggi. Kebijakan kearsipan perguruan tinggi ditetapkan oleh ketua yayasan, rektor, ketua atau direktur lembaga pendidikan tinggi masing-masing, yang dalam perumusannya dapat dibantu oleh arsiparis, kepala arsip perguruan tinggi, dan ahli kearsipan lain. Kebijakan kearsipan digunakan sebagai dasar pembinaan, pengelolaan, pelaksanaan, dan pengembangan kearsipan di setiap unit kerja yang ada di perguruan tinggi.2. Pembinaan Arsip Perguruan Tinggi

Pembinaan dimaksudkan untuk pengembangan sumber daya manusia dalam hal ini arsiparis dan petugas kearsipan lainnya sehingga memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan. Pembinaan kearsipan secara nasional dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional yaitu ANRI terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, termasuk kepada lembaga kearsipan perguruan tinggi (Pasal 8 ayat 1). Di perguruan tinggi, pembinaan kearsipan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi (Pasal 8 ayat 4). Jadi lembaga kearsipan perguruan tinggi mempunyai fungsi pembinaan bagi setiap unit kearsipan yang ada di satuan kerja, dosen, karyawan dan mahasiswa sebagai anggota civitas akademika perguruan tinggi. Pembinaan dapat dilakukan melalui pendidikan, pelatihan, pengarahan yang berkenaan dengan pelaksanaan kearsipan bagi pejabat dan pegawai atau sumber daya manusia sehingga mereka mempunyai kompetensi atau profesionalitas kearsipan, tanggungjawab terhadap pelaksanaan kearsipan di setiap unit kerja lingkungan perguruan tinggi.3. Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi

Ketentuan pengelolaan arsip perguruan tinggi secara jelas tersurat pada pasal 9, 27, 28, 40, dan 41. Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis (pasal 9 ayat 1). Pengelolaan arsip dinamis terdiri arsip vital, arsip aktif; dan arsip inaktif (ayat 2). Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip (ayat 3). Dan pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan (ayat 4).3.1. Pengelolaan Arsip Dinamis Seperti tersurat di atas bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (pasal 1 ayat 3,4 dan 5).Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria (pasal 40 ayat 1). Selain itu juga untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip (pasal 40 ayat 5). Untuk mewujudkan tujuan tersebut, pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan-kegiatan : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip (pasal 40 ayat 2). 3.1.1. Penciptaan Arsip Dinamis

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat atau dokumen lain yang diperlukan dalam rangka pengelolaan dan operasional organisasi dalam rangka mencapai tujuan (Suraja, 2006, 99). Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip adalah :

(a) Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya (pasal 41 ayat 1). (b) Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain (pasal 68). (c) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi (pasal 41 ayat 2) (d) Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip (pasal 41 ayat 3) Dari ketentuan-ketentuan tersebut dapat dikatakan bahwa setiap pejabat dan pegawai unit kerja yang terlibat dalam pembuatan dokumen harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut dalam proses menciptakan arsip yaitu : baik dan benar, dapat menentukan bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain, penciptaan arsip dilaksanakan dengan melakukan analisis fungsi dan tugas organisasi, memenuhi komponen struktur, isi dan konteks arsip. Dalam menciptakan arsip, pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat (pasal 41 ayat 4). Dalam hal ini, pencipta arsip harus/seharusnya melakukan pencatatan (perekaman) proses pembuatan dokumen, pencatatan pendistribusian dokumen baik pengiriman maupun penerimaannya. Pencatatan proses pembuatan dokumen misalnya berupa notulensi rapat, proses rapat, isi rapat, dan keputusan rapat yang berkenaan dengan pembuatan dokumen. Sedangkan pencatatan pendistribusian dokumen dilakukan dengan melakukan pencatatan pada buku/kartu agenda, pencatatan penyampaian dokumen dengan menggunakan lembar disposisi, dan lembar/buku ekspedisi (model lama), lembar pencatatan penerimaan dokumen, lembar kartu kendali, lembar kartu tunjuk silang, lembar pengantar surat (model baru), atau pencatatan secara elektronik dengan menggunakan komputer.3.1.2. Penggunaan Arsip Dinamis Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih selalu-sering-kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepentingan manajerial dan operasional organisasi. Tentang penggunaan dan pemeliharaan arsip-dinamis dinyatakan bahwa :

(a) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.(b) Pencipta arsip membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum (pasal 42). Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga (pasal 1 ayat 7 dan 8).Berkenaan dengan penggunaan atau peminjaman arsip, UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 44 ayat 1 menentukan bahwa pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat: (a) menghambat proses penegakan hukum;

(b) mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;

(c) membahayakan pertahanan dan keamanan negara;

(d) mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;

(e) merugikan ketahanan ekonomi nasional;

(f) merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;

(g) mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;

(h) mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan

(i) mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

Di samping ketentuan kemungkinan penutupan akses atas arsip seperti tersebut di atas, ditetapkan pula bahwa pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup (pasal 44 ayat 2), dan pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip (pasal 44 ayat 3). Berkenaan dengan penggunaan arsip ini pencipta arsip perlu memiliki ketentuan prosedur peminjaman arsip, ketentuan waktu peminjaman, dan prosedur pengembalian arsip termasuk sanksi apabila terjadi kehilangan arsip.3.1.3. Pemeliharaan Arsip Dinamis Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip (pasal 45 ayat 1). Pemeliharaan arsip dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip (ayat 2). Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air. Oleh karena itu untuk memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, hewan kecil dan lainnya. Saluran air tidak melalui ruangan arsip. Suhu udara berkisar antara 65-75 derajad Fahrenheid, kelembaban udara antara 50-65%, dan untuk mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam, dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip (Wursanto, 1991 : 118-119).3.1.4. Penyusutan Arsip Dinamis

Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip (pasal 47 ayat 1). Penyusutan arsip yang dilaksanakan perguruan tinggi negeri dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara (ayat 2). Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip (pasal 1 ayat 21).

Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan :

(a) pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

(b) pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

(c) penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan (pasal 49).

Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip (pasal 50). Pada pasal 51 dinyatakan tentang pemusnahan arsip sebagai berikut :(a)Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang:

(1) tidak memiliki nilai guna;

(2) telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip);

(3) tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan

(4) tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

(b) Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.

(1) mendaftar secara lengkap arsip-arsip yang akan dimusnahkan (unit kerja, kode pokok masalah/masalah, jenis fisik arsip, tanggal, bulan dan tahun berkas, serta jumlah berkas)

(2) melaksanakan pemusnahan arsip dengan cara membakar, melebur, atau

mencacahnya, dan dengan membuat berita acara.

(c) Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan, dengan memberikan tanda tangan sebagai tanda mengetahuii/menyetujui.Sedangkan tentang penyerahan arsip diatur pada pasal 53, dan untuk perguruan tinggi dinyatakan bahwa satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi negeri wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip perguruan tinggi di lingkungannya (ayat 5). Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, dan telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA (ayat 7). Berdasarkan sudut pandang JRA dapat dikatakan bahwa suatu arsip menjadi arsip statis harus melalui masa sebagai arsip aktif, arsip inaktif, dan setelah habis masa retensinya dan menurut penilaian arsip yang bersangkutan mempunyai nilai abadi atau berketerangan dipermanenkan, maka arsip tersebut tergolong sebagai arsip statis. Arsip yang tidak dikenali penciptanya atau karena tidak adanya JRA dan dinyatakan dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA) oleh lembaga kearsipan dinyatakan sebagai arsip statis (ayat 8). Pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas, reliabilitas, dan keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada lembaga kearsipan (pasal 54). 3.2. Pengelolaan Arsip Statis

Seperti dikemukakan di atas arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Arsip perguruan tinggi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari : satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi (pasal 27 ayat 4), dan memiliki tugas melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi; dan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan (pasal 28).

Pada pasal 59 dinyatakan bahwa pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (ayat 1). Pengelolaan arsip statis meliputi: akuisisi arsip statis; pengolahan arsip statis; preservasi arsip statis; dan akses arsip statis (ayat 2).

3.2.1. Akuisisi Arsip Statis

Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Tentang akuisisi diatur pada pasal 60 yaitu bahwa lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis. Akuisisi meliputi arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung. Lembaga kearsipan wajib membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang diakuisisi dan mengumumkannya kepada publik. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis yang hendak diakusisi wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA. Pada pasal 61 ditetapkan bahwa Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya. 3.2.2. Pengolahan Arsip Statis

Mengenai pengolahan arsip statis diatur pada pasal 62 sebagai berikut. Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pengolahan arsip statis dilakukan berdasarkan standar deskripsi arsip statis. Ini berarti bahwa pegawai lembaga arsip perguruan tinggi dalam melakukan pencatatan dan penyimpanan arsip statis memperhatikan unit kerja asal arsip dan pokok masalah, masalah dan perincian arsip tersebut. Cara ini akan dapat menjamin sistematika, pengendalian, dan kemudahan akses arsip.3.2.3. Preservasi Arsip Statis Sedangkan preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis. Preservasi arsip statis dilakukan secara preventif dan kuratif (pasal 63). Preservasi arsip merupakan upaya memelihara dan menjaga arsip dari kerusakan yang mungkin terjadi. Berbagai bentuk usaha pemeliharaan arsip dinamis yang dikemukakan di atas dapat digunakan untuk melakukan pemeliharaan arsip statis. Sedangkan penjagaan arsip dari kemungkinan kerusakan dapat dilakukan dengan membersihkan ruangan secara berkelanjutan; memeriksa ruangan dan sekitarnya untuk memastikan aman dari serangga, rayap dan sejenisnya; penggunaan racun serangga dan kapur barus, pengawasan serangga anai-anai, larangan makan dan merokok di ruang arsip, tidak meletakkan arsip secara berdesak-desakan, secara rutin mengganti klip sebelum berkarat, mempergunakan rak dari logam, menjaga kebersihan arsip, mengeringkan arsip yang basah, dan melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak.3.2.4. Akses Arsip Statis

Tentang akses arsip statis diatur pada pasal 64. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses.Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut (pasal 65).Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun. Arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:

a. tidak menghambat proses penegakan hukum;

b. tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;

c. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;

d. tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;

e. tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;

f. tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;

g. tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;

h. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan

i. tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip statis dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan.Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan dan dilaporkan kepada pimpinan perguruan tinggi. Penetapan dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya. Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan dan berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga kearsipan (pasal 66). Oleh karena itu kepala lembaga kearsipan harus merumuskan dan menetapkan kebijakan tentang keterbukaan arsip statis dan kebijakan lainnya yang relevan dengan penyelenggaraan arsip perguruan tinggi untuk menjamin penyelenggaraan arsip perguruan tinggi yang efektif dan efisien.D. Tujuan Penyelenggaraan Arsip di Perguruan Tinggi

Seperti diungkapkan di atas penyelenggaraan arsip di perguruan tinggi dilaksanakan melalui penetapan kebijaksanaan, pembinaan unit kearsipan terutama pejabat dan pegawainya, dan pengelolaan arsip dinamis dan statis. Kegiatan penyelenggaran arsip tersebut diarahkan ke pencapaian tujuan yang seoptimal mungkin. Tujuan penyelenggaraan arsip di perguruan tinggi adalah :

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan setiap unit kerja di perguruan tinggi.

b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip yang optimal.d. Menjamin pelindungan kepentingan perguruan tinggi, negara dan hak-hak keperdataan masyarakat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan perguruan tinggi, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

g. Menjamin keselamatan aset perguruan tinggi sebagai bagian dari aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya (bandingkan dengan pasal 3 UU No. 43 Tahun 2009).E. Faktor-Faktor yang Berkaitan dengan Pencapaian Tujuan Penyelenggaraan Arsip di Perguruan Tinggi

Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan penyelenggaraan arsip di perguruan tinggi adalah kepemimpinan unit kearsipan dan lembaga kearsipan, kompetensi dan profesionalitas arsiparis dan sumber daya manusia lainnya, dan kondisi sarana prasarana unit dan lembaga kearsipan.

1. Faktor Kepemimpinan Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan

Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus dipimpin oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan (pasal 29). Kompetensi pimpinan unit dan lembaga kearsipan meliputi :

a. Ketrampilan teknis yaitu kemampuan menggunakan bahan, peralatan, komputer, almari arsip untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dan mengatasi persoalan penggunaan fasilitas dan pelaksanaan pekerjaan kearsipan. Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan oleh manajer/pimpinan lini pertama/bawah.

b. Ketrampilan manusiawi, yaitu kemampuan untuk bekerjasama, memahami, mempengaruhi dan memotivasi orang lain terutama para pegawai sebagai individu dan anggota kelompok. Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan oleh manajer/pimpinan menengah.

c. Ketrampilan konseptual, yaitu kemampuan menguraikan dan menjelaskan masalah atau kejadian organisasi, ketergantungan antar satuan dan komponen organisasi, serta mengantisipasi berbagai perubahan yang mungkin terjadi. Termasuk kemampuan untuk melaksanakan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan. Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan oleh manajer/pimpinan atas (bandingkan Oetomo, 2002 : 6).Setiap manajer atau pimpinan unit perlu memiliki berbagai kemampuan tersebut, meskipun sesuai tingkatannya manajer atau pimpinan lebih membutuhkan kemampuan yang berbeda karena fungsi pokoknya yang berbeda. Pimpinan yang memiliki kemampuan tersebut akan dapat efektif dalam melaksanakan fungsi dan peran kepemimpinan atau manajerialnya.2. Faktor Kompetensi Arsiparis dan Sumber Daya Manusia

Kompetensi atau profesionalitas arsiparis dan sumber daya manusia lainnya yang melaksanakan tugas kearsipan meliputi kemampuan pengetahuan kearsipan, manajemen dan organisasi; kemampuan ketrampilan atau teknis pelaksanaan tugas-tugas dan penggunaan bahan-bahan dan alat-alat kearsipan; pengalaman kerja di bidang kearsipan; kemampuan bersikap kerja yang baik seperti disiplin, cekatan, jujur, bersih, dan rapi. Kompetensi seperti itu sangat dibutuhkan dalam penyelenggaraan kearsipan, karena dengan kemampuan tersebut pegawai dapat bekerja dengan baik dan dengan demikian penyelenggaraan kearsipan dapat efektif mencapai tujuannya. Oleh karena itu penting pula bagi setiap perguruan tinggi untuk melakukan pengembangan dan pembinaan sumber daya manusia sehingga semakin memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan. Lembaga kearsipan dapat melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya:

a. pengadaan arsiparis;

b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui pe-nyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan;

c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan

d. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan (pasal 30).3. Faktor Kondisi Sarana KearsipanSarana atau segala sesuatu yang dapat dipakai dalam penyelenggaraan kearsipan, perlu dimiliki dan dikembangkan oleh setiap unit kerja/lembaga kearsipan perguruan tinggi agar penyelenggaraan kearsipan dapat berlangsung efisien dan efektif. Bahan-bahan dan alat-alat yang digunakan untuk melakukan proses pengambilan kebijakan, pengembangan, pembinaan, pengelolaan, dan pelaksanaan kerja kearsipan harus diupayakan dan diatur sehingga memiliki standar kualitas dan spesifikasi sesuai kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Pencipta arsip dan lembaga kearsipan perlu mengupayakan penyediaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip, memanfaatkan dan mengembangkannya sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Standar kualitas dan spesifikasi prasarana dan sarana kearsipan adalah ketentuan standar tentang kualitas, bahan, bentuk, ukuran, jenis, dan lain-lain yang dijadikan acuan atau pedoman dalam pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan. (bandingkan pasal 31, 32 dan penjelasannya).F. KesimpulanMenurut UURI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, setiap perguruan tinggi harus/seharusnya memiliki arsip perguruan tinggi, yaitu suatu unit kerja yang mempunyai fungsi menyelenggarakan kearsipan perguruan tinggi yang meliputi menentukan kebijakan, pembinaan, dan manajemen arsip. Arsip perguruan tinggi ini mengurusi arsip statis seluruh perguruan tinggi, sedangkan arsip dinamis dikelola oleh unit kearsipan yang ada di setiap unit kerja seperti unit kerja pimpinan, fakultas, jurusan, prodi, lembaga, pusat, biro, dan bagian tempat arsip atau dokumen dibuat. Unit kearsipan di setiap unit kerja ini beserta sumberdaya manusianya melaksanakan tugas penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip dinamis dibawah pembinaan (pusat) arsip perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi di samping melakukan fungsi pembinaan, juga mengurusi arsip statis dengan melakukan akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip statis. Agar fungsi penyelenggaraan arsip perguruan tinggi dapat efektif dan efisien, maka faktor kepemimpinan di setiap unit kearsipan perguruan tinggi, profesionalisme/kompetensi arsiparis dan sumber daya manusia lainnya yang mengurus arsip, serta kondisi sarana prasarana yang dibutuhkan harus diperhatikan untuk menjamin terciptanya penyelenggaraan arsip perguruan tinggi yang efektif dan efisien.DAFTAR PUSTAKAArsip Nasional Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Jakarta 2009

Oetomo, Budi Sutejo Dharmo, Perencanaan dan Pengendalian Sistem Informasi Manajemen, Penerbit ANDI, Yogyakarta, 2002

Suraja, Yohannes, Manajemen Kearsipan, PT. Dioma, Malang, 2006Wahab, Solichin Abdul, Pengantar Analisis Kebijaksanaan Negara, Rineka Cipta, Jakarta, 1990

Wursanto, Ig., Himpunan Peraturan tentang Kearsipan, Kanisius, Yogyakarta, 1991

......................., Kearsipan 1, Kanisius, Yogyakarta, 1991

......................., Kearsipan 2, Kanisius, Yogyakarta, 1991