PEDOMAN PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PRAKTISPONDOK PESANTREN ANNUQAYAH DAERAH LUBANGSA

GULUK-GULUK SUMENEP MADURA 69463

A. PENDAHULUAN1. Latar Belakang

Kesatuan ide dan kerja dalam suatu kepengurusan adalah suatu keniscayaan yang harus diperjuangkan. Tidak hanya dalam hal yang berskop besar, akan tetapi hal yang remeh temeh sekalipun mustinya mendapatkan perhatian agar tidak menjadi kendala untuk mencapai visi dan misi yang telah diidealkan mampu diraih oleh segenap elemen pesantren, khususnya kepengurusan pesantren yang wewenang dan tugasnya sebagai pelaksana aktivitas dan kegiatan kepesantrenan.Maka dengan demikian mempersatukan kepengurusan dalam satu jalur gerak pengabdian yang benar-benar terencana dan tertib harus diperhatiakan. Tertib administrasi sebagai kerja tehnis yang berhubungan dengan penyelenggaraan administrasi praktis itu sendiri adalah kegiatan-kegiatan dalam rangkaian proses administrasi di PPAL. Proses keadministrasian di sini secara garis besar dibagi menjadi dua, yaitu yang berkaitan dengan pengelolaan informasi (administrasi kesekretariatan) dan yang berhubungan dengan pengelolaan harta kekayaan (administrasi keuangan/ kebendaharaan). Kedua bentuk administrasi yang dipakai di PPAL ini akan dijelaskan lebih komprehensip dalam sub-sub yang berbeda.

2. Pengertian

Pedoman Penyelenggaraan Administrasi Praktis adalah serangkaian aturan mengenai penyelenggaraan administrasi praktis yang tertib dan disiplin bagi semua kepengurusan di PPAL.

3. TujuanAdapun tujuan dibuatnya Pedoman Penyelenggaran Administrasi Praktis adalah untuk:1. Mepermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi

bagi semua kepengurusan di PPAL2. Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam mengabdikan diri kepada

PPAL3. Terciptanya disiplin dan tertib administrasi dalam menyelenggarakan keadministrasian di

PPAL

4. Fungsi1. Memberikan kemudahan bagi semua kepengurusan pesantren untuk menjalankan

administrasi kesekretariatan dan keuangan2. Meminimalisir perbedaan dalam menyelenggarakan keadministrasian antar pengurus

5. Landasan1. Landasan idiologis : Islam ahlussunnah wa jama’ah madzhab Syafi’ie2. Landasan konstitusional : a. Anggaran Dasar (AD)

b. Anggaran Rumah Tangga (ART)3. Landasan operasional : keputusan Pengasuh yang memberi restu pelaksanaan

pedoman penyelenggaraan administrasi praktis ini.

B. ADMINISTRASI KESEKRETARIATANInformasi pesantren harus dikelola dengan baik agar benar-benar dapat diterima oleh pihak yang membutuhkan pada saat yang tepat. Sebaliknya jangan sampai diterima oleh pihak yang karena satu dan lain hal seharusnya tidak boleh mengetahui informasi tersebut.

Jika hal itu dapat dipenuhi, maka pesantren dapat berjalan dengan efektif dan efisien karena keputusan dan tindakan yang diambil selalu tepat sasaran. Untuk mewujudkan hal itu diperlukan adanya pengaturan yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan dalam bidang kesekretariatan.

1. SURAT MENYURAT DAN PENYELENGGARAANNYAMikanisme koleksi dan distribusi informasi di pesantren yang terpenting adalah melalui surat menyurat. Sebab melalui surat menyurat akurasi informasi lebih jelas karena ada bukti tertulis yang secara hukum dapat dipertanggungjawabkan. Berbeda jika informasi itu hanya bersifat lisan kemungkinan terjadi kesalahpahaman lebih besar.

a. Pengertian SuratMenurut bahasa, surat adalah ungkapan atau pernyataan secara tertulis, sedangkan menurut istilah adalah tulisan yang berisikan pernyataan dari penulisnya dengan tujuan untuk diketahui dan atau dilaksanakan oleh orang/ kelompok lain. Surat dapat dibuat oleh setiap orang, tetapi tidak setiap orang membuat surat yang tidak hanya mewakili dirinya saja sehingga disebut dengan surat pribadi atau biasa dan untuk selanjutnya dapat dibedakan dengan surat resmi ataupun surat dinas adalah konsekuensi logisnya. Surat pribadi tidak memiliki pengaruh atau memberikan ikatan tertentu kepada si penerima surat, seperti undangan resepsi pernikahan, khitanan dan lain-lain. Sementara surat dinas memberikan pengaruh atau ikatan kepada si penerima surat, seperti undangan rapat pengurus, surat keputusan dan lain-lain yang pengaruh atau ikatannya sesuai dengan fungsi dan sifatnya tersebut.

b. Format SuratFormat surat resmi pada instansi-instansi di Indonesia ada tiga macam variasi. Penulisan nomor, tanggal, lampiran dan prihal surat sama. Nomor, lampiran (ditulis hanya jika memang ada) dan prihal ditulis secara berurutan di sudut kiri atas di bawah kapala surat dan tanggal di sudut kanan atas. Perbedaanya baru dimulai setelah tujuan surat. Berbeda dengan format surat yang mashur dipakai di PPAL. Karena selain mengkomparasikan antara beberapa format bentuk surat resmi, surat PPAL mempunyai perbedaan yang mencolok yaitu penulisan tanggal. Kalau dalam semua penulisan surat tanggat selalu ada di posisi atas, namun di dalam sitematika penulisan surat PPAL "penulisan tanggal" ditulis setelah "salam penutup". Untuk memperjelas uraian di atas, maka perlu diperhatikan beberapa hal pokok berikut:1. Nomor, Lampiran (dituis hanya jika ada) dan prihal ditulis di sudut kiri atas di bawah

kepala surat mulai batas kiri penulisan.2. Penulisan tujuan surat di bawah nomor, dst. sejajar isi prihal dengan format rata kiri. 3. Salam pembuka ditulis di bawahnya sejajar dengan tujuan surat dan rata kiri.4. Antara salam pembuka dan paragraf pembuka harus ada jarak (spasi), begitu juga antar

paragraf dalam surat (kalau memungkinkan).5. Awal paragraf dimulai dari batas kiri sejajar dengan dengan tujuan surat (format rata kiri).

Dan begitulah selanjutnya6. Penulisan hari, tempat dan tanggal kegiatan atau acara ditulis dengan huruf kecil dan

sedikit masuk ke dalam paragraf.7. Salam penutup sama dengan salam pembuka; dengan menambah "W" sebelum salam

pembuka.8. Penulisan tanggal pembuatan (ditulis setelah mencantumkan tempat pembuatan surat)

dengan menggunakan kalender hijriyah dan masehi ditulis di bawah salam penutup.9. Instansi pembuat surat beserta periodeisasinya (kalau diperlukan) ditulis di bawah

tanggal.10. Tanda tangan, nama jelas dan jabatan ditulis beruntut dari atas ke bawah. 11. Tembusan dan inisial ditulis dari tepi kiri penulisan (kalau diperlukan).

c. Macam-Macam SuratBerdasarkan sasaran dikeluarkannya surat terdiri atas dua jenis yaitu surat keluar internal (dibuat khusus internal kepengurusan pesantren) dan eksternal. Sedangkan dilihat dari jenisnya terdiri dari:

1. Surat PermohonanYaitu surat yang isinya berupa permintaan dan atau usulan dengan harapan penerima surat dapat memenuhi permintaan tersebut. Permintaan itu dapat berkaitan dengan informasi, pengesahan, pelantikan pengurus, dana/sumbangan, kesediaan untuk berpartisipasi dalam suatu kegiatan, kesediaan untuk menjadi pembicara, peminjaman tempat dan barang, dll.

2. UndanganYaitu surat yang memberikan informasi kepada penerima surat tentang penyelenggaraan suatu kegiatan/musywarah sekaligus penerima surat diharapkan bisa menghadiri acara tersebut.

3. PengantarYaitu surat yang memberikan informasi/pengantar kepada penerima surat bersamaan dengan dikirimkan/disampaikannya barang atau surat lain (surat keputusan, surat mandat atau surat tugas, dll).

4. PemberitahuanYaitu surat yang isinya memberikan informasi tentang suatu masalah yang dipandang perlu diketahui oleh penerima surat.

5. Ucapan Terima Kasih/SelamatYaitu surat yang berisi ucapan terima kasih/selamat kepada penerima surat. Misalnya ucapan terima kasih atas jasanya kepada organisasasi baik jasa atas pengabdiannya atau jasa telah memberikan transformasi pengetahuan kepada anggota/pengurus (Penyaji), ucapan selamat atas keberhasilan yang diperoleh, selamat hari raya, selamat atas kelahiran putra/putri, ikut bela sungkawa atas musibah yang dialami seseorang dan lain-lain.

6. Surat MandatSurat mandat adalah surat yang menyatakan/menjelaskan bahwa pemegang adalah sebagai wakil/utusan dari suatu lembaga tertentu untuk mengikuti kegiatan tertentu berdasarkan undangan yang diterima oleh lembaga yang mengeluarkan surat mandat. Selama mengikuti kegiatan tersebut pemegang mandat tidak dapat mengambil suatu keputusan yang bersifat strategis bagi lembaga yang diwakili acara berlangsung. Setelah selesai mengikuti acara pemegang mandat berkewajiban memberikan laporan tertulis berkaitan pelaksanaan mandat tersebut kepada lembaga yang memberikan mandat.

7. Surat TugasSurat tugas adalah surat yang menyatakan/menjelaskan tugas yang harus dilakukan oleh pemegang surat tugas untuk menyelesaiakan suatu masalah sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Selama melaksanakan tugasnya, pemegang surat menyelesaikan tugasnya yang telah ditentukan dalam surat tugas baik yang bersifat strategis maupun teknis. Setelah selesai melaksankan tugas atau berakhirnya masa pelaksanaan tugas pemegang surat tugas diwajibkan memberikan laporan tertulis kepada institusi yang pemberi tugas

8. Surat Keterangan

Surat keterangan adalah surat pernyataan tertulis yang menjelaskan atas kebenaran identitas keanggotaan seseorang dari suatu lembaga yang mengeluarkan surat keterangan. 9. Surat Ketetapan atau KeputusanSurat Ketetapan atau Keputusan adalah pernyataan keabsahan status hukum dari suatu keputusan yang diambil oleh lembaga tertentu dengan menjelaskan secara rinci pertimbangan-pertimbangan baik yang bersifat obyektif maupun yuridis yang melatarbelakangi dan mendasari pengambil keputusan tersebut. Perbedaannya, kalau surat ketetapan mengikat kedalam dan keluar institusi pembuat surat. Surat Keputusan hanya mengikat sekitar jangkauan ikatannya saja. Umumnya Surat Ketetapan hanya dihasilkan oleh musyawarah atau rapat. Dalam musyawarah atau rapat seperti itu menjadi lebih jelas perbedaan antara keputusan dan ketetapan, kerena hanya mengikat peserta musyawarah, misalnya tentang agenda acara dan tata tertib musyawarah/rapat, maka ketetapan juga mengikat orang yang tidak ikut musyawarah. Adapun pertimbangan (conciderance) dalam surat ketetapan/keputusan terdiri atas tiga bagian, yaitu:a. Menimbang, bagian ini menjelaskan kondisi yang terjadi yang menjadi latar belakang

dikeluarkannya surat keputusan.b. Mengingat, bagian yang menjelaskan landasan hukum dari keputusan yang diambil.c. Memperhatikan, bagian ini menjelaskan faktor-faktor lain yang ikut mendukung

keputusan itu diambil. Tidak setiap surat ketetapan dan keputusan harus mencantumkan isi conciderance memperhatiakan, kecuali bila memang dipandang perlu.

Karena isi surat ketetapan dan keputusan mengandung konsekwensi hukum yang dilatarbelakangi dan didasari pertimbangan-pertimbangan tertentu, maka untuk mengantisipasi terjadinya kekeliruan, seharusnya dalam amar keputusan harus disebutkan:a. Kapan SK mulai diberlakukanb. Bila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan ditinjau kembalic. Kapan dan di mana ditetapkan

10. Surat Peringatan/TeguranSurat peringatan/Teguran adalah pemberitahuan kepada penerima surat akan pelanggaran yang telah dilakukannya terhadap konstitusi pesantren yang bersifat untuk mengingatkan agar tidak mengulangi tindakan yang sama. Bila kemudian perbuatan tersebut ternyata diulangi lagi, maka yang bersangkutan dikenai sanksi pesantren baik beruapa skorsing atau pemberhentian (dikeluarkan dengan tidak terhormat), yang kemudian hal tersebut dituangkan dalam bentuk surat keputusan.Bentuk surat peringatan sebenarnya sama dengan bentuk surat yang lain, namun karena secara hukum konsekwensinya bagi penerima surat berbeda dengan penerima surat biasa, maka surat peringatan dibedakan dari surat biasa.

11. Surat Cetakan (kartu)Surat cetakan adalah surat yang dibuat dalam bentuk cetakan sehingga sering juga disebut kartu. Surat sejenis ini yang umum dibuat dalam bentuk surat cetakan adalah surat-surat undangan untuk acara penting, surat ucapan terima kasih, bela sungkawa, surat idzin dan surat panggilan. Format surat tidak dilakukan pembakuan cukup mengikuti bentuk surat yang secara umum berlaku.

12. Sertifikat Selain itu surat cetakan juga bisa serupa sertifikat pelatihan, seperti: Training, kursus, dll. Sertfikat diberikan setelah mengikuti kegiatan.

13. Perjanjian/PernyataanSurat Perjanjian/Pernyataan adalah surat pernyataan tertulis untuk menyatakan janji/ persetujuan. Dalam penulisan surat perjanjian/ pernyataan diidealkan mencantumkan antara pihak I kepada pihak II dalam suatu masalah tertentu dan dalam tempo waktu yang tertentu pula.

14. LaporanSurat Laporan adalah surat yang berisi laporan tertulis tentang suatu perkara tertentu untuk diperhatikan ataupun ditindaklanjuti. Format suratnya fleksibel, jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

15. PengumumanSurat Pengumuman adalah surat yang berisi informasi tentang suatu perkara tertentu untuk diperhatikan ataupun dilaksanakan. Bagian-bagian pengumuman:- tulisan 'PENGUMUMAN' yang kemudian disusul dengan nomor surat.- datangnya dari : ......- ditujukan kepada : .........- isi pengumuman : 1. ....... dst. (hal-hal lain diserupakan dengan format surat-surat pesantren)

16. Instruksi Surat Instruksi adalah surat yang berisi instruksi (perintah) untuk melakukan atau menyelesaikan suatu perkara tertentu dalam tempo waktu yang tertentu pula.

d. Identitas Surat-Surat PesantrenUntuk membedakan surat-surat pesantren dengan lembaga/institusi/organisasi lain, maka surat-surat yang dikeluarkan pesantren dari semua elemen, di samping bentuk suratnya khas (dengan modifikasi yang sangat mendasar) juga menggunakan identitas khusus yang hanya digunakan oleh PPAL.

1. Kepala SuratSetiap surat resmi harus dibuat di atas kertas yang terdapat cetakan kepala surat yang dicetak dengan beberapa warna, kecuali apabila dalam keadaan darurat, maka ketikan kepala surat bisa dengan ketikan biasa. Yang tercantum dalam kepala surat adalah identitas lembaga yang terdiri dari:● lambang PP. Annuqayah (yang diakui secara umum) ditempatkan di sudut kiri atas

dengan warna sesuai aslinya.● nama lembaga (1) PONDOK PESANTREN ANNUQAYAH// (2) DAERAH

LUBANGSA // (3) GULUK-GULUK SUMENEP MADURA // (4) Alamat: Kompleks PP. Annuqayah daerah Lubangsa Guluk-Guluk 69463 Telp. (0328) 823342 o Penulisan (1) s.d (3) rata kiri di sisi lambango Penulisan (4) rata tengah di dalam kolum dan di letakkan di bawah (1) s.d (3)

Jika surat tersebut merupakan hasil keputusan/ketetapan semisal oleh forum musyawarah, maka identitas forum ditulis di bagian tengah atas bagian isi ketetapan. Dengan rincian sebagai berikut:

● kepala surat sebagimana biasa● jenis keputusan/ketetapan/dan nama forum● garis tunggal di bawahnya yang diikuti nomor surat

2. PenomeranAgar memudahkan dalam pengarsipan sehingga bila sewaktu-waktu diperlukan dapat

ditemukan dengan mudah, maka setiap surat yang dibuat diberi nomor. Penomoran surat pesantren dibedakan menjadi dua, yaitu surat keluar intern dan ekstern yang dalam penomerannya dibedakan. a. surat keluar intern adalah surat menyurat ke dalam institusi kepengurusan pesantren

termasuk Pengasuh. b. Surat keluar ekstaren adalah surat menyurat ke luar institusi kepengurusan pesantren.

Kode-kode institusi kepengurusan pesantren:1. PENGASUH : Pengasuh2. Pns : Penasehat3. Hr : Pengurus Harian4. P2PK : Pendidikan, Pengajaran dan Pengembangan Keilmuan 5. KP : Kepesantrenan dan Peribadatan 6. KAMTIB : Keamanan dan Ketertiban7. P2O : Penerangan dan Pembinaan Organisasi8. KP2 : Kepustakaan, Penerbitan dan Pers 9. Kes : Kesenian10. KPO : Kesehatan dan Pembinaan Olahraga11. KPL : Kebersihan dan Pelestarian Lingkungan12. PSP : Pengadaan Sarana dan Prasarana13. KB : Ketua-ketua Blok

Sedangkan surat yang tidak secara khusus dikeluarkan pengasuh, tapi memerlukan tanda tangan beliau, maka menggunakan kode /P/ setelah /PPA.L/ Contoh-contoh penomeran surat kepengurusan pesantren:1.Contoh nomer surat sebagai berikut:a. Surat Resmi:

Nomor : 001/PPA.L/Hr/A/1/VII/2008 (1) (2) (3)(4)(5)(6) (7)

Keterangan: (1) : Nomor surat(2) : Simbol; Pondok Pesantren Annuqayah daerah Lubangsa(3) : Kode kepengurusan (4) : Kode jenis surat(5) : Kode tujuan/objek distribusi surat (6) : Kode bulan pembuatan surat(7) : Kode tahun pembuatan surat

b. Surat KepanitiaanNomor : 001/PPA.L/Hr/AHSAN-06/A/1/VII/2007 (1) (2) (3) (4) (5)(6)(7) (8)

Keterangan:(1) : Nomer surat(2) : Simbol; Pondok Pesantren Annuqayah daerah Lubangsa(3) : Kode kepengurusan(4) : Kode acara/kegiatan(5) : Kode jenis surat(6) : Kode tujuan/objek distribusi surat(7) : Kode bulan pembuatan surat(8) : Kode tahun pembuatan surat

Kode kepanitiaan disesuaikan dengan pilihan kepanitiaan sendiri

c. Surat yang membutuhkan tanda tangan pengasuhNomor : 001/PPA.L/P/Hr/A/1/VII/2008 (1) (2) (3)(4)(5)(6) (7)

Keterangan: (1) : Nomor surat(2) : Simbol; Pondok Pesantren Annuqayah daerah Lubangsa(3) : Kode tanda tangan Pengasuh(4) : Kode kepengurusan (5) : Kode jenis surat(6) : Kode tujuan/objek distribusi surat (7) : Kode bulan pembuatan surat(8) : Kode tahun pembuatan surat

2. Kode objek surat:o Internal : 1 (khusus internal kepengurusan termasuk Pengasuh)o Eksternal : 2 (khusus di luar kepengurusan, seperti organisasi santri, lembaga dan

instansi di luar kepengurusan pesantren)

3. Kode jenis suratA : PermohonanB : UndanganC : PengantarD : PemberitahuanE : Ucapan Terima Kasih/SelamatF : MandatG : TugasH : KeteranganI : Ketetapan/KeputusanK : PeringatanL : Cetakan Kartu (kalau diperlukan)M : SertifikatN : Perjanjian/PernyataanO : LaporanP : PengumumamQ : Instruksi

3. LampiranLampiran surat ditulis di bawah nomor surat dengan disingkat, seperti : Lamp. : 1 (satu) lembarUntuk lampiran surat yang lebih dari 3 lembar maka disebut 1 bendel

4. PrihalMaksud surat (prihal) ditulis setelah lampiran surat dengan singkatan Hal. Seperti:Hal : Undangan RapatPenulisan awal kata perihal ditulis dengan huruf kapital (besar), ditebalkan atau diberi garis bawah saja.

5. Tujuan SuratAlamat tujuan surat ditulis di bawah prihal dengan jarak dua kali spasi yang digunakan

dengan batas kiri sejajar dengan (isi) prihal. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan tujuan surat adalah sebagi berikut:a. Tujuan surat tidak perlu diawali dengan "Kepada Yth."b. Jika tujuan surat perorangan diawali dengan Bapak/Ibu/Saudara(i)

Contoh:Kepada Yth.Bapak K. Muhammad Sholahuddindi- Guluk-guluk

c. Jika tujuan surat adalah lembaga dan pimpinan atau ketua lembaga tersebut masih belum diketahui maka tidak perlu diawali dengan

Contoh: Kepada Yth.Kepala Madrasah Aliyah 1 Annuqayah (K. Muhammad 'Ali Fikri)Di- Guluk-guluk

d. Jika tujuan surat adalah lembaga atau jabatan maka alamatnya menggunakan nama kota, kecamatan atau desa tempat kedudukan lembaga tersebut.

6. Isi Surata. Salam pembuka.b. Maksud suratc. Kalimat penutup d. Salam salam penutup

7. Tanggal pembuatan suratTanggal pembuatan menggunakan kalender masehi dan hijriah

8. Inisial pengurusInisial pengurus ditulis rata pinggir sejajar dengan prihal surat, apabila dalam satu bidang kepengurusan, semisal Pengurus Harian, yaitu antara ketua pengurus dan sekretaris, dll. Sedangkan jabatannya diletakkan di bawah nama. Contoh:

PengurusPondok Pesantren Annuqayah daerah Lubangsa

Mohammad Ali Lukman MahbubiKetua Sekretaris

Apabila lain bidang, maka penulisan inisial pengurus diposisikan ke tengah, sedangakan jabatannya diposisikan secara sejajar dan berjarak yang cukup di bawah inisial pengurus serta ”wajib” memposisikan jabatan yang lebih tinggi di kiri atau bagian bawah. Contoh:

PengurusPondok Pesantren Annuqayah daerah Lubangsa

Ketua Pengurus, Kasi KAMTIB,

(Mohammad Ali, S.Pd.I) (Moh. Ridlawi)Mengetahui,

Pengasuh Pondok Pesantren Annuqayah daerah Lubangsa

(Drs. KH. A. Warits Ilyas)

9. Nama dan jabatan(penulisan nama dan jabatan sebagaimana di atas)

10. Penandatanganana. Ditandatangani Sekretaris (pada umumnya) atau Bendahara apabila berhubungan dengan

keuanganb. Ditandatangani Ketuac. Dibubuhi stempel lembaga

11. Tembusana. Organsasi atau institusi yang secara struktural menjadi atasannya.b. Institusi yang berafiliasi dengan penerima surat (tujuan surat).c. Arsip.

2. PENGGANDAAN SURAT1. Asli

Yaitu surat pertama kali yang langsung diketik (baik manual ataupun dengan komputer), ditandatangani dan distempel langsung.

2. DuplikatYaitu naskah surat hasil foto copi

3. SalinanYaitu naskah surat dan tanda tangan hasil foto kopi yang disertai stempel langsung

4. TurunanNaskah surat diketik offset dan ditandatangani menggunakan stempel asli

5. Kutipan

3. PENGIRIMAN, PENERIMAAN DAN PENGAGENDAAN SURAT1. Pengiriman

a. Disampaikan langsung kepada yang bersangkutanb. Dititipkan kepada orang yang dipercaya dapat menyampaikan kepada orang atau institusi

yang bersangkutan.c. Dikirimkan melalui jasa Pos atau Biro Jasa pemerintah milik swasta.d. Dikirimkan dengan faximili, e-mail terlebih dahulu apabila isi surat perlu segera diketahui

oleh yang dituju dan selanjutnya dikirm dengan perantara yang biasa

2. Penerimaan SuratPenerima surat yang masuk ke pesantren adalah melalui Sekretaris atau Wakil Sekretaris untuk mempermudah pencatatan dan pengagendaan.

3. Pengagendaan SuratSemua surat masuk dan keluar harus dicatat ke dalam buku agenda surat masuk ataupun keluar sebelum disebarkan atau diarsip. Khusus untuk surat masuk setelah diterima dan dicatat dalam buku agenda, maka didisposisikan kepada pengurus yang lain atau disalin ke dalam buku jurnal kegiatan ketua.

4. ARSIP DAN PENYIMPANAN SURAT

1. Teknik PenyimpananSurat disimpan dalam map atau folder yang aman dengan klasifikasi yang jelas dan tepat, setelah sebelumnya disalin dalam buku agenda surat, untuk mempermudah identifikasi pada masa-masa berikutnya.

2. Masa PenyimpananMasa penyimpanan surat minimal 5 tahun, untuk kemudian diamankan di tempat yang tidak lembab sehingga tidak merusak keberadaan surat tersebut.

5. PEMBUKUAN DAN DOKUMENTASI1. Pembukuan

a) Buku Induk Santrib) Buku Induk Alumnic) Buku Induk Pengurusd) Buku Agenda Surat Masuk dan Keluare) Buku Jurnal Kegiatan Ketuaf) Buku Risalah Sidangg) Buku Tamuh) Buku Daftar Alamat Penting (Relasi Pesantren)i) Buku Statistikj) Buku Inventaris Barang Milik Pesantrenk) Buku Inventaris Barang Rampasanl) Buku agenda Harian Pengurusm) Buku Dokumentasin) Buku Loq/Sejaraho) Data-data penting kepesantrenan:

1. data santri tiap periode (kliper)2. data bepergian pengurus 3. data bepergian santri (satu malam)4. data bepergian santri (lebih satu malam; ke Pengasuh)5. data santri izin sekolah6. data santri pindah bilik7. data santri kalong8. data santri izin keluar pesantren 9. data hubungan famili antar pesantren se-Annuqayah10. data pelanggaran santri11. data kehadiran santri yang melanggar12. dll

2. DokumentasiSelain surat, segala bentuk informasi organisasi yang perlu disimpan dikatagorikan sebagai dokumen organisasi. Bentuknya bisa berupa : a. Gambarb. Foto

c. Tulisand. Diktate. Koran dan Majalahf. Buku-bukug. Disket/CD/Flash Diskh. Kaseti. Vidio, j. dll

6. KERANGKA ACUAN KEGIATAN (TERM OF REFERENCE) DAN PROPOSAL KEGIATAN (PROJECT PROPOSAL)

Agar tujuan pesantren bisa tercapai, maka perlu direncanakan program-program yang perlu yang selanjutnya perlu dijabarkan dalam berbagai macam kegiatan. Setiap program yang dilaksanakan harus saling berkaiatan satu sama lain sebagai upaya untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk mengevaluasi sejauh mana suatu program/kegiatan mempunyai relevansi dengan tujuan pesantren, maka sebelum suatu kegiatan dilaksanakan perlu dibuat TOR terlebih dahulu sedangkan untuk kegiatan perlu dibuat proposal

a. Pengertian dan KerangkaTOR atau kerangka “konsep suatu program” yang akan dicapai dalam kurun waktu tertentu yang secara sistematis terdiri dari:1. Nama Program2. Pendahuluan

a. Latar Belakangb. Dasar Pemikiran

3. Landasan Kegiatana. Landasan Idiologisb. Landasan Konstitusionalc. Landasan Operasional

4. Tujuan Program5. Sasaran Program6. Mikanisme Pelaksanaan7. Penanggung Jawab8. Pelaksana Kegiatan9. Jenis Kegiatan10. Pihak yang Dilibatkan11. Rencana Anggaran dan Sumber Dana

Proposal adalah suatu “rencana kegiatan” yang ditulis secara lengkap dari latar belakang sampai rencana pelaksanaannya termasuk anggarannya. Sistemaktika prposal tersebut adalah: 1. Nama dan tema Kegiatan2. Pendahuluan

a. Latar Belakangb. Dasar Pemikiran

3. Tujuan Kegiatan4. Sasaran Kegiatan5. Tema Kegiatan6. Bentuk Kegiatan7. Nara Sumber/Penceramah/Fasilitator (apabila dibutuhkan)8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

9. Pengelola Kegiatan:a. Penanggung Jawab b. Pelaksana Kegiatan

10.Rencana Anggaran Dan Sumber Dana11. Lampiran

b. Pembubuhan TOR dan ProposalPembubuhan TOR dilakukan setelah selesai disusun dan dibahas dalam rapat pengurus yang menyetujui pelaksanaan kegiatan tersebut dengan mencantumkan tempat dan tanggal pembubuhan secara berurutan, yaitu:1. Penanggung Jawab Program2. Ketua Umum

Pembubuhan proposal dilakukan setelah dilakukan dalam rapat pengurus yang menyetujui pelaksanaan kegiatan tersebut dengan mencantumkan tempat dan secara berurutan, yaitu:1. Ketua Panitia2. Sekretaris Panitia3. Dibubuhi stempel panitia (seperempat bagian menyentuh nama dan tanda tangan Sekretaris

Panitia)4. Ketua Pengurus dan atau Pengasuh (jika dibutuhkan)5. Dibubuhi stempel Pesantren6. Pengasuh PPAL

7. LAPORAN a. Laporan Kepengurusan

1. Laporan RutinLaporan rutin adalah laporan yang dilakukan dengan rutin oleh pengurus pesantren kepada pengasuh. Laporan rutin hanya dilakukan oleh pengurus Harian berdasarkan keadaan objektif pesantren, khususnya mengenai pemanfaatan keuangan pesantren.

2. Laporan Kondisional Yaitu laporan yang bersifat kondisional dari pengurus pesantren kepada pangasuh berke-naan dengan hal-hal penting yang mendesak semisal laporan pelanggaran santri, laporan permasalahan, laporan yang bersifat usulan, dll. Laporan yang datangnya dari dari pengu-rus seksi harus dengan persetujuan ketua pengurus/pengurus harian

3. Laporan Triwulan Pengurus (Progress Report)Melaporkan kemajuan dan kemunduran disesuaikan dengan pelaksanaan progran/kegiatan yang dilaksanakan selama tiga bulan.a. Pendahuluanb. Kondisi Personal dan Institusic. Program Kerja dan Pelaksanaannyad. Hambatan dan Kendalae. Rekomendasi dan Harapan f. Penutup

4. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ), dengan sitematka sebagaimana berikut:a. Pendahuluan

1. Latar belakang 2. Landasan pemikiran3. Manfaat dan fungsi 4. Sistematika

b. Kondisi Objektif1. Visi, Misi dan Tujuan2. Kelembagaan3. Kepengurusan4. Santri5. Sarana dan prasarana pesantren

c. Realisasi Program Kerja1. Program kerja 2. Pelaksanaan3. Kegiatan non-program4. Kendala 5. Solusi

d. Keuangan1. Sumber keuangan 2. Biaya operasional program/kegiatan (perbidang)3. Saldo akhir tahun

e. Rekomendasi 1. Jangka pendek2. Jangka panjang

f. Penutup1. Kesimpulan 2. Saran dan Harapan

g. Lampiran-Lampiran1. Surat-Surat Keputusan Pengurus tentang lembaga mitra, kepanitiaan, dll2. Surat Keputusan Pengasuh tentang pengangkatan pengurus, PAW, dll3. Kliper santri pada awal tahun4. Data santri baru dalam satu periode 5. Data alumni dalam satu periode 6. Program dan kalender kerja pengurus7. Jadwal Kegiatan Rutin (tiap hari dalam seminggu; perbidang)8. Inventaris aset barang dan kekayaan9. Rekapitulasi Per-Pemasukan, seperti SPP santri, kartu perizinan, dll10. Rekapituasli dan Blanko Bon kas (perbidang)11. Kwitansi (cukup yang dianggap penting)12. Grafik Fluktuasi Perkembangan Santri (pada awal periode)13. Statistik Santri Satu Periode (perbulan)

b. Laporan Kepanitiaan1. Laporan Panitia Pengarah (SC)

a. Pendahuluanb. Ruang Lingkup dan Diskripsi Kerja SCc. Sasaran, dan d. Penutup

2. Poin-poin Laporan Panitia Penyelenggara atau Pelaksana (OC/EC)a. Pendahuluan

1. Latar belakang2. Manfaat 3. Sistematika

b. Realisasi Kegiatan1. Tema

2. Tujuan 3. Sasaran4. Format5. Waktu dan tempat6. Kepanitiaan7. Kendala8. Solusi9. Rekomendasi

c. Keuangan1. Klasifikasi pemasukan2. Kalisifakasi pengeluaran (perbidang kepanitiaan)3. saldo kegiatan

d. Penutup 1. Kesimpulan2. Saran-saran

e. Lampiran-lampiran3. Laporan Surat Pemegang Mandat dan Tugas

1.Laporan Pemegang Surat Mandat:a. Pendahuluanb. Diskripsi tentang tugas yang akan dilaksanakanc. Realisasi pelaksanaan tugasd. Permasalahan yang belum terselesaikane. Saran dan penutup

2.Laporan Pemegang Surat Tugas:a. Pendahuluanb. Diskripsi tentang tugas yang akan dilaksanakanc. Realisasi pelaksanaan tugasd. Permasalahan yang belum terselesaikane. Saran dan penutup

C. PEDOMAN ADMINISTRASI KEUANGAN

a. PendahuluanSumber keuangan bagi sebuah lembaga berfungsi sebagai alat untuk melaksanakan sebuah program/kegiatan secara maksimal. Sehingga dengan demikian keuangan memerlukan adanya manajemen yang lebih praktis, transparan, dan acountable dan tepat untuk menjamin serta megelola keuangan tersebut secara dinamis, maka disusunlah suatu pijakan oprasionalisasi keuangan bagi pesantren ini, walaupun masih dalam wujudnya yang minimalis.

b. Tujuan1. Untuk menjamin akuntabilitas dan transparansi keuangan pesantern2. Untuk mempermudah dalam mempertanggungjawabkan segala transaksi keuangan yang

memanfaatkan keuangan pesantren

c. Sumber DanaSumber keuangan pesantren secara umum dapat diklasifikasikan ke dalam:1. Penjualan-penjualan kartu2. SPP santri 3. Sumbangan alumni 4. Pendapatan peminjaman/sewa barang

5. Hasil-hasil usaha pesantren yang halal dan tidak mengikat6. Dan lain-lain

d. Sistem Anggaran Program/Kegiatan dan Belanja PesantrenSecara umum anggaran sebagaimana dimaksud di atas dirancang oleh pengurus atau kepanitian yang ditunjuk sebagai pelaksana kegiatan tersebut. Kemudian dilaporkan kepada Ketua Pengurus dan Bendahara Umum serta selanjutnya akan dilanjutkan ke Pengasuh.

e. Tahap PelaksanaanUntuk kegiatan yang bersifat seremonial, maka kepanitiaan kegiatan yang secara khusus menyusun anggara. Pencairan keuangan pesantren akan diberikan oleh Bendahara Umum pesantren setelah mendapat rekondasi atau ACC (according; persetujuan) dari Pengasuh sesuai dengan kebutuhan.

f. Pola Manajemen Keungan Pesantren Secara Umum1. Hak mutlak rekomendasi pencairan keuangan kas pesantren ada di tangan Pengasuh, baik

untuk oprasional kegiatan pesantren ataupun untuk hutang piutang;2. Untuk awal periode, masing-masing seksi diberi dana awal untuk oprasionalisasi kegiatan

di harian seksi, dan wajib dilaporkan kepada Bendahara pesantren yang kemudian akan dilanjutkan ke Pengasuh sebagai Bon;

3. Kekurangan dana oprasional seksi tertentu bisa diminta langsung kepada Bendahara pesantren dengan persetujuan Ketua Pengurus dan selanjutnya harus dilaporkan kepada Pengasuh sebagai Bon;

4. Keuangan seksi kepengurusan pesantren sekecil apapun —yang didapat dari penjualan kartu, proposal, kontribusi peserta, shadaqah dan atau hibah— harus dicatat dengan jelas dan dilaporkan setiap akhir bulan kepada Bendahara pesantren;

5. Untuk pencairan dana kegiatan yang bersifat seremonial dan bersifat aksidentil, maka Bendahara akan mencairkan biaya oprasional tersebut setelah kegiatan tersebut mendapat rekomendasi dari Pengasuh (dengan mengacu pada Pedoman Pelaksanaan Kegiatan);

6. Pencairan dana milik pesantren akan disesuaikan dengan kebutuhan; 7. Point-point pencatatan seluruh transaksi keuangan pesantren, minimal terdiri dari:

a. No.b. Hari/Tanggalc. KD/Kode kwitansi (kalau diperlukan)d. Uraiane. Debetf. Kreditg. Saldoh. Verifikasi (kalau diperlukan)i. Keterangan

8. Pelaporan keuangan dari lembaga seksi kepada Bendahara pesantren dilakukan setiap satu bulan sekali;

9. Saldo akhir periode kepengurusan seksi harus dikembalikan kepada Bendahara, tutup buku;

10. Bendahara seksi harus bertanggung jawab atas selurus proses pencatatan keuangan seksi yang bersangkutan kepada Bendahara pesantren, Ketua Pengurus dan

Pengasuh pesantren;11. Bendahara Harian pesantren bertanggung jawab atas seluruh sirkulasi keuangan pesantren

secara umum kepada Ketua Pengurus dan Pengasuh;12. Seluruh catatan keuangan Bendahara pesantren diklasifikasi dengan teratur, rapi, jelas dan

mudah untuk dilaporkan pada akhir periode; 13. Setiap pembelian barang kebutuhan pesantren harus sepengetahuan Ketua Pengurus atau

Pengasuh;14. Segala bentuk pembelian barang yang lebih dari niminal Rp. 1.000,- harus disertai dengan

kwitansi;15. Jenis pembayaran keuangan pesantren santri yang mempunyai nomer urut, maka

rekaputulasinya diurut dari nomer ke nomer;16. Hal-hal lain yang masih belum jelas akan diatur kemudian;

D. PENUTUP1. Pedoman Penyelenggaraan Administrasi Prak-

tis ini dirumuskan pada masa bakti 1428-1429 H.2. Pedoman Penyelenggaraan Administrasi Prak-

tis ini diamanahkan untuk dilaksanakan secara efektif dan efisien mulai masa bakti 1429-1430 H.

3. Hal-hal lain yang masih belum tercakup dalam aturan ini akan disempurnakan kemudian