PENTINGNYA ARSIP PADA LEMBAGA PENDIDIKAN

PENTINGNYA ARSIP PADA LEMBAGA PENDIDIKAN Disampaikan Pada Rapat Guru Dan Karyawan

Smk Bina Rahayu Tanggal 22 Juni 2008 Oleh: Moh. Faisal, ST

PENGERTIAN ARSIP

Menurut UU No. 7 tahun 1971 tentang kearsipan bahwa rumusan arsip sebagai berikut:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan

badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

dan berkelompok, dan dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah,

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau

perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal dan

berkelompok, dan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Berdasarkan rumusan di atas, maka Lembaga Administrasi Negara (LAN) memberikan

rumusan bahwa arsip adalah segala kertas, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara,

gambar peta, bagan atau dokumen lain, CD dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli

atau salinannya, serta dengan segala bentuk cara penciptaannya dan dihasilkan atau

diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijakan-

kebijakan, keputusan-keputusan, kegiatan-kegiatan atau karena pentingnya informasi yang

terkandung di dalamnya.

PENGGOLONGAN ARSIP

1. Menurut subjek dan isinya:

a. Arsip Keuangan,

b. Arsip Kepegawaian,

c. Arsip Pemasaran,

d. Arsip Pendidikan

2. Menurut bentuk atau wujud:

a. Surat, dokumen,

b. Pita rekaman,

c. Microfilm,

1

PENTINGNYA ARSIP PADA LEMBAGA PENDIDIKAN

d. CD,

e. Foto

3. Menurut nilai atau kegunaanya:

a. Nilai Administrasi (administrasi value),

b. Nilai Hukum (legal value),

c. Nilai Keuangan (fiscal value),

d. Nilai Penelitian (research value),

e. Nilai Pendidikan (educational value),

f. Nilai Dokumentasi (documentary value).

4. Menurut keasliannya:

a. Arsip Asli,

b. Arsip tembusan,

c. Arsip salinan,

d. Arsip berupa petikan.

PENGGOLONGAN ARSIPMengingat arsip begitu sangat penting pada suatu sekolah maka perlu pengelolaan

dengan cermat sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Hal ini dimaksudkan agar

dokumen-dokumen penting terpelihara dari kemungkinan hilang, rusak ataupun sulit

mencarinya.

Kegiatan kearsipan yang dilaksanakan di sekolah antara lain:

1. Arsip persuratan dan dokumen penting:

a. Buku agenda surat masuk/keluar dan file surat masuk/keluar,

b. Kartu kendali surat,

c. Penyimpanan dokumen/surat-surat penting,

- surat keputusan pendirian sekolah,

- surat izin operasional sekolah,

- sertifikat tanah sekolah,

- surat keputusan NDS/NSS,

- surat keputusan akreditasi sekolah.

2

PENTINGNYA ARSIP PADA LEMBAGA PENDIDIKAN

d. Penyimpanan surat berdasarkan bidang garapan meliputi:

- Kepegawaian,

- Keuangan,

- Kurikulum,

- Perlengkapan,

- Kesiswaan. dll

2. Arsip Kepegawaian, meliputi:

a. File dokumen kepegawaian seluruh guru dan karyawan,

b. Biodata guru dan pegawai,

c. Daftar hadir guru dan pegawai,

d. Rekapitulasi prosentase kehadiran guru dan pegawai, dll.

3. Arsip Keuangan, meliputi:

a. Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS),

b. Daftar Gaji/honor guru dan pegawai,

c. Buku kas dana bantuan pemerintah,

d. Buku kas dana dari masyarakat,

e. SPJ belanja barang/pengadaan barang, perawatan, dll.,

f. Buku catatan pembayaran uang sekolah siswa,

g. Kartu bukti pembayaran uang sekolah siswa, dll.

4. Arsip Perlengkapan, meliputi:

a. Buku inventaris barang,

b. Program pengembangan sarana dan prasarana,

c. Buku pencatatan keluar/masuk barang,

d. Buku catatan kegiatan perawatan dan perbaikan sarana dan prasarana.

5. Arsip Kurikulum, meliputi:

a. Dokumen Kurikulum,

3

PENTINGNYA ARSIP PADA LEMBAGA PENDIDIKAN

b. Program kerja bidang kurikulum,

c. Kalender pendidikan,

d. Program semester/tahunan guru,

e. Program pembelajaran guru,

f. SK pembagian tugas mengajar,

g. Dokumen nilai setiap mata pelajaran,

h. Buku notulen rapat kenaikan kelas/kelulusan,

i. Berita acara rapat kenaikan kelas/kelulusan, dll.

6. Arsip BP/BK, meliputi:

a. Program kerja BP/BK,

b. Buku catatan kasus siswa,

c. Buku kepribadian siswa,

d. Berita acara penangan kasus, dll.

7. Arsip Kesiswaan, meliputi:

a. Buku induk siswa,

b. Buku kleper siswa,

c. Data siswa,

d. Dokumen PSB,

e. Data siswa perkelas,

f. Rekap dan daftar hadir siswa,

g. Dokumen penyerahan rapot/ijazah.

8. Arsip Pembinaan OSIS dan Ekstrakurikuler, meliputi:

a. SK Pembina OSIS dan Ekstrakurikuler,

b. Susunan pengurus OSIS dan Ekstrakurikuler,

c. Jadwal kegiatan OSIS dan Ekstrakurikuler,

d. Program Kerja Pembina OSIS dan Ekstrakurikuler,

e. Dokumen administrasi dari setiap kegiatan,

4

PENTINGNYA ARSIP PADA LEMBAGA PENDIDIKAN

f. Dokumen laporan dari setiap kegiatan.

9. Arsip Hubungan Dunia Usaha/Dunia Industri, Dunia Kerja dan penelusuran tamatan

meliputi:

a. Dokumen MOU antara sekolah dan DUDI,

b. Data DUDI yang menjadi institusi pasangan,

c. Data Siswa yang melaksanakan PKL/PSG di DUDI,

d. Jadwal Kegiatan PKL/PSG,

e. Dokumen foto kegiatan,

f. Data siswa/tamatan yang sudah bekerja,

g. Informasi-informasi yang berkaitan dengan permintaan tenaga kerja.

Dari uraian singkat di atas bahwa kearsipan mutlak perlu dilaksanakan untuk

mengimbangi perkembangan kegiatan administrasi yang semakin meningkat. Oleh karena itu

pembaharuan dan penyempurnaan sistim kearsipan harus secara menyeluruh dan terpadu

seiring dengan penyempurnaan sistim administrasi. Pengggunaan teknologi maju di bidang

kearsipan perlu dipertimbangkan agar dapat memacu efektifitas penyelenggaraan kearsipan.

Tertib arsip harus merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tertib administrasi.

Depok, 22 Juni 2008 SMK BINA RAHAYU

Ka. Program TKJ.

MOH. FAISAL, ST

5