PENGERTIAN KATA PROTOKOL - Kanwil Kementerian...
Transcript of PENGERTIAN KATA PROTOKOL - Kanwil Kementerian...
PENGERTIAN KATA PROTOKOL
PROTOKOL
a. PROTOS/Lembar pertama &
KOLA/Di lem - bahasa Junani Purba
PROTOKOLLUM -------- - bahasa Latin/Romawi Kuno
PROTOCOLE ------------ - bahasa Perancis
PROTOKOL -------------- - bahasa Belanda/Inggris
PROTOKOL -------------- - bahasa Indonesia
Internasional : Tata cara pergaulan
Internasional/ antar bangsa
b. Dalam arti
Khusus / Etiket : Tata cara pergaulan antar
Individu
c. Konsep/Lembar asli dari dokumen/transaksi notaris atau salinan
d. Memorandum dari keputusan suatu perundingan
e. Catatan dari hasil konperensi diplomatik yang disetujui
f. Risalah/berita acara resmi dari suatu kasus, eksperimen atau otopsi.
g. Rencana dari suatu eksperimen ilmiah
h. Aturan baku yang telah lama berlaku :
- penghormatan kepada atasan
- penghormatan kepada bendera
- upacara militer
- dlsb
i. Perjanjian Internasional
j. Undang-Undang nomor : 8 tahun 1987 vide ayat 1 pasal 1
- Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan/acara resmi, meliputi
- Tata tempat
- Tata Upacara
- Tata Penghormatan
- Kepada seseorang : - Sesuai Jabatan, kedudukan dalam Negara,
Masyarakat
PROTOKOL :
Kesepakatan bersama antara kedua pihak setiap kegiatan/upacara diatur secara protokoler.
PROTOKOL :
Orang yang diserahi “MENGATUR” upacara pada hakekatnya setiap kegiatan yang melibatkan banyak orang dengan berbagai status/kedudukan, selalu harus diatur secara PROTOKOLER.
FUNGSI PROTOKOL :
Menyelenggarakan “KENYAMANAN” pelaksanaan suatu kegiatan acara/upacara dalam artian yang seluas-luasnya.
TUGAS-TUGAS PROTOKOL :
1. Menyusun daftar tamu dengan segala tingkatannya.
2. Menyusun/membuat undangan
3. Mengatur lokasi dan kelengkapan acara/upacara.
4. Menyusun acara
5. Menyiapkan lokasi dan kelengkapan acara/upacara
6. Mengusahakan kenyamanan suasana/tempat bagi yang diundang
7. Membagi tugas.
Penyelenggaraan Suatu Upacara Secara Protokoler Harus Atas Dasar :
1. Kerapihan
2. Kelancaran
3. Ketertiban
4. Kesopanan
MAKSUD DAN TUJUAN PELATIHAN
KEPROTOKOLAN
Latihan keprotokolan ini bermaksud memberikan bekal
kecakapan dan kemampuan bagi peserta latihan.
Tujuan latihan adalah membentuk Tenaga Protokol yang :
- Berkepribadian
- Cakap dan Terampil
- Berpenampilan yang berwatak
- Tegas dan tanggap dalam mengemban tugas-tugas
kedinasan.
BIDANG KEGIATAN KE-PROTOKOLAN
a. PENGARAH ACARA
(PEMANDU ACARA)
1. Menyusun program acara secara menyuluruh
2. Menciptakan kenyamanan dalam acara secara berdaya guna
dan berhasil guna
3. Mengendalikan serta mengawasi bermacam masalah
kegiatan acara secara menyeluruh.
b. PEMBAWAAN ACARA
1. Berpenampilan serasi dalam membawakan seluruh rincian
kegiatan acara.
2. Bergaya nada suara dan bahasa menarik dalam menghimpun
perhatian hadirin/peserta acara/upacara.
3. Menguasai dan menjaga kelangsungan serta kelancaran
materi acara dalam mata rantai yang saling berkaitan.
1. Menunjukkan kecermatan, ketangkasan dan ketrampilan
dalam setiap tindakan pelayanan.
2. Menghayati sopan santun/etiket protokol dengan tertib dan
bertanggung jawab.
3. Melancarkan jalannya kegiatan dan menghindarkan
hambatan acara secara terus menerus
c. PELAYANAN ACARA
BEBERAPA PERISTILAHAN DALAM KEGIATAN
KE-PROTOKOL-AN :
a. Protokol
b. Master of Ceremony
c. Pengarah Acara/Pemandu Acara
d. Pembawa acara
e. Announcer – Penyiar
Istilah-Istilah lain yang berhubungan
a. Ajudan
b. VIP person
c. Courtessy Call
d. Pers Conference
e. Table manners
f. Tata Boga
PETUGAS KEGIATAN KE-PROTOKOL-AN :
a. PENGARAH ACARA ----- harus memiliki “IMAGE” (daya fantasi)
Perencana Acara yang terarah.
a. PEMBAWA ACARA ----- harus memiliki ke-PEKA-an dan
Master of Ceremony KREATIVITAS yang tinggi.
f. Motivator/Facilitator g. Moderator h. Host Entertainer i. Dlsb. g. Preseance h. Diplomatic Bag i. Diplomatic Passport j. Ladies Program k. Dlsb.
PETUGAS KEGIATAN KE-PROTOKOL-AN :
• PENGARAH ACARA ------- harus memiliki “IMAGE” (daya fantasi)
Perencana Acara yang terarah.
• PEMBAWA ACARA ------- harus memiliki ke-PEKA-an dan
Master of Ceremony KREATIVITAS yang tinggi.
• PETUGAS PELAYANAN --- harus memiliki INISIATIF dan
Protokol MOBILITAS yang aktif.
a.b.c. Menggunakan : - Koordinasi - Cepat
- Integrasi - Inisiatif
- Sinchronisasi - Ulet
- Simplifikasi - Mantap
DASAR-DASAR KEGIATAN KE-PROTOKOL-AN DI INDONESIA
a. Adat istiadat / budaya / agama
b. Kebiasaan
c. Pengaruh dari luar, perjanjian internasional
d. Kreativitas
e. Undang-Undang tentang PROTOKOL Nomor : 8/1987.
P.P. no. 40/1958 tentang Bendera Kebangsaan RI.
P.P. no. 41/1958 tentang penggunaan Bendera
Kebangsaan
P.P. no. 42/1958 tentang Panji-panji dan Bendera Jabatan.
P.P. no. 43/1958 tentang penggunaan Lambang Negara.
P.P. no. 44/1958 tentang Lagu Kebangsaan Indonesia
Raya Kep. Pres. No.23/1971 tentang
Protokol Negara.
PEDOMAN KEPROTOKOLAN DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA MENGACU KEPADA :
1. Undang-Undng No. 8 tahun 1987 tentang protokol.
2. Peraturan Pemerintah No. 62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai, tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan
3. Keputusan Menteri Agama nomor 71 Tahun 1993 tentang Petunjuk Pelaksanaan Keprotokolan di lingkungan Departemen Agama.
4. Peraturan Menteri Agama (PMA) No. 3 tahun 2006 tentang organisasi dan tata kerja Departemen Agama.
PERATURAN KEPROTOKOLAN ADALAH SEMATA-MATA UNTUK MENJAGA WIBAWA PEMIMPIN, ORGANIASI DAN NEGARA.
BAIK DAN/ATAU BURUKNYA PENYELENGGARAAN KEPROTOKOLAN AKAN BERIMPLIKASI TERHADAP CITRA SEORANG PEMIMPIN, CITRA SUATU INSTITUSI/ORGANISASI DAN CITRA SUATU NEGARA.
PROTOKOL
Dalam Artian Umum
Apa : Suatu unsur/kegiatan untuk mewujudkan kenyamanan bagi siapapun yang terkait dengan/dalam suatu acara/upacara.
Siapa : Semua orang yang terlibat dalam menyelenggarakan tujuan kenyamanan.
Dimana : Dalam setiap kegiatan untuk mencapai kenyamanan.
Mengapa : Agar pelaksanaan kegiatan teratur, tertib dan lancar.
Bagaimana : Diselenggarakan dalam suatu tatanan untuk mencapai kenyamanan.
Kapan : Pada sat berlangsungnya kegiatan suatu acara/upacara.
FUNGSI PROTOKOL
MENJAMIN KETERTIBAN DALAM PERGAULAN
ANTAR BANGSA
MEMUDAHKAN HUBUNGAN ANTAR BANGSA
AGAR PERGAULAN HIDUP ANTAR BANGSA
MENJADI LEBIH SERASI DAN LANGGENG
PEJABAT/PETUGAS PROTOKOL BUKAN SEKEDAR PELENGKAP KEGIATAN DAN
PAJANGAN, TETAP SEBAGAI UJUNG TOMBAK PENGENALAN CITRA POSITIF
PROSES KEGIATAN KEPROTOKOLAN
AWAL : PERENCANAAN AKHIR : EVALUASI
U P A C A R A
UPACARA KENEGARAAN
- 17 Agustus
- Hari Pancasila Sakti
UPACARA (RESMI)
- Penganugerahan Tanda Kehormatan
- Peresmian Proyek
- Pembukaan Rakernas (Terpadu)
- Upacara Bendera
- Pelantikan Pejabat
- Pernikahan / Pemakaman
- Keagamaan
ACARA (TAK RESMI) – SEMI FORMAL
- Malam Kesenian
- Resepsi Pernikahan
- Hari Ulang Tahun
- Ramah Tamah, Halal Bil Halal, dsb.
ACARA
1. Pembukaan 2. Pokok Acara : - Laporan Panitia - Sambutan (I, II, III) 3. Penyerahan : - Penghargaan - Piala, Hadiah, dsb 4. Do’a : - Peresmian - Pelantikan 5. Ramah Tamah 6. Hiburan 7. Penutup
U N D A N G A N
Penanggung Jawab : - Pimpinan Tertinggi - Pimpinan Umum - Korpri - Dharma Wanita Redaksi : - Bahasa Indonesia - Bahasa Inggris - Bahasa Lain Bentuk dan Ukuran : - Persegi - Persegi Panjang - Kwarto - Folio Lampiran : - Acara - Denah / Peta - Pembicara dsb.
Jenis warna kertas, warna tinta
Pencetakan, (berapa hari)
Pengetikan alamat (berapa lama)
Pengiriman (hari -10, 7, 5, 4, 3)
Daftar Undangan : - V.I.P
- Pimpinan (Eselon)
- Karyawan / Staf
- Undangan lain
Catatan : - Pakaian
- RSVP
- Regret Only – Hubungan Phone
TEMPAT ACARA / UPACARA
DILUAR : - Lokasi (Peringatan) - Lapangan - Halaman DI DALAM : - Auditorium - Aula - Ruang Rapat / Pertemuan - Ruang Makan : - Hotel - Restoran, dsb.
DENAH TEMPAT UPACARA : LOKASI
• Inspektur Upacara • Pejabat Teras • Undangan • Dharma Wanita • Karyawan • Pers/Wartawan • Pembawa Acara • Komandan Upacara • Pengerek Bendera • Pembaca Naskah • Korp Musik/Koor • Meja Bendera • Pengeras Suara • Meja Tempat Piala • Papan Nama (Standar) • Papan Arah Kendaraan • Tempat Parkir • Tempat Konsumsi • Pengaturan Meja
• Ruang Tunggu VIP • Lokasi Penerimaan Tamu : - Pintu Depan - Ruang Tunggu - Pintu Masuk - Tempat Duduk VIP - Pengantar Tamu VIP - Diruangan - Di Tempat Konsumsi • Dekorasi : - Lapangan - Dalam Ruang • Dokumentasi • Tata Tempat • Daftar Anggota Protokol
T E M P A T
POLA MENGATUR TEMPAT
DILUAR : LAPANGAN : - Upacara Bendera
- Pesta Taman
- Dsb.
DI DALAM : RUANGAN : - Klasikal
- Sirip Ikan
- Persegi
- Bulat
- Leter U
- Dsb.
TATA TEMPAT – TATA PENGHORMATAN TERHADAP SESEORANG:
Berdasarkan : - Jabatan
- Kedudukan dalam : - Negara
- Pemerintah
- Masyarakat
TATA TEMPAT
Preseance - Perancis
Precedence - Inggris
Tata Urutan - Indonesia
HAK TATA TEMPAT
- Kelahiran - Ningrat / Raja
- Perkawinan - Wanita Ningrat
- Penobatan - Keturunan / Warisan
- Anugerah - Tanda Jasa / Bintang
- Pemilihan - Jabatan / Kedudukan
- Perwakilan Negara Sahabat – Duta Besar
- Organisasi Internasional – PBB, dll.
ATURAN DASAR
- Pertama = Menghadap Pintu Keluar
- Terakhir = Dekat Pintu Keluar
- 2 Orang = kiri 2 1 Kanan
- 3 Orang = kiri 3 1 2 Kanan
- 4 Orang = kiri 4 2 1 3 Kanan
- 5 Orang = kiri 5 3 1 2 4 Kanan
PERSIAPAN
• Susunan Daftar Nama VIP, VIC • Tetapkan Tempat Pertama • Urutan – Berdasarkan Preseance • Tempat Duduk Jumlah Undangan • Pengaturan Keadaan Ruangan
TATA URUTAN • Ruang Sidang Masuk – Akhir
• Lapangan Upacara Keluar – Permulaan
• Kapal Terbang - Naik ------> Akhir - Turun -----> Permulaan
• Kapal Laut - Naik -------> Permulaan - Turun -----> Permulaan
• Kendaraan - Naik -------> Permulaan - Turun Permulaan
ORANG YANG PALING DIHORMATI • Datang Paling Akhir • Pulang/Meninggalkan Ruangan Lebih Dahulu
PERLENGKAPAN
BERDASARKAN : - Jenis Upacara - Tempat Upacara • Bendera = RI, Negara Sahabat, Korpri, dsb.
• Lambang Bhineka
• Foto Presiden RI + Wakil Presiden RI
• Pengeras Suara
• Mimbar, Kursi, Meja
• Gong, Kentongan, Palu, Alrm, dll.
• Papan Nama – Meja, Lapangan
• Tenda Irup, Undangan
• Spanduk
• Podium, Panggung, Stage
• Lampu Penerangan, Panggung, Spot
• Dokumentasi : - Foto - Video / Film - Rekaman
• Piala, Hadiah, dsb.
• Surat Keputusan
• Naskah Serah Terima
• Naskah Pelantikan
• Naskah Sumpah
• Rokhaniawan
• Ball Point
PEMBAWA ACARA
Announcer - M.C. (Arti Sempit)
Menyusun Acara
Mengecek Pengeras Suara
Mengecek Kesiapan Acara
Mengecek Kehadiran :
- Pimpinan
- Pembicara
- Penerima
- Rekan Pembantu
Membawakan Acara
Menyimak Jalannya Acara
Mengendalikan Waktu
Menguasai Koordinasi ---> Anggota Protokol
Menguasai dan Mengatur Hadirin
Menjaga Koordinasi ---> Anggota Protokol
Memperhatikan : - Isyarat
- Ungkapan
- Emosi
PENAMPILAN : - Dilihat
- Didengar
- Pakaian : Serasi, Nyaman
- Dandan : Enak Dipandang
- Wajah : Segar, Gembira, Ramah
- Gerak : Wajar, Serasi
- Pembawaan : Tenang, Wibawa,
Simpatik, Mengesankan
- Suara : Lunak, Lemas, Wajar
- Jelas Didengar
- Benar Ucapan
- Menggema
SYARAT UNTUK MEMBAWAKAN ACARA
PEMBAWA ACARA : ANNOUNCER -----> ANNOUNCING <-----
• Science : Ilmu
• Art : Seni
BEKAL DASAR MEMBAWAKAN ACARA:
KEMAMPUAN BERCAKAP [ PUBLIC SPEAKING ]
Segala cara untuk mengemukakan KEHENDAK-
PERASAAN – KEMAUAN
KEMAMPUAN MEMBAWAKAN ACARA : - DIHADAPAN UMUM / PUBLIC - DIBELAKANG LAYAR
Bakat -----> Praktek -----> Pengalaman
PERANAN PEMBAWA ACARA : - Mengumumkan Acara yang Akan Datang - Menarik Perhatian - Mengatasi Hambatan SYARAT TEKNIS : - Menguasai Acara Dengan Baik - Menguasai Bahasa Dengan Baik - Artikulasi Harus Baik - Logat Bahasa Indonesia - Susunan Kata / Kalimat Yang Tepat - Suara – Nafas Yang Benar - Penggunaan Pengeras Suara Yang Serasi - Pembawaan Acara Sesuai Dengan Jiwa Acara - Kesinambungan Acara Yang Terarah
SYARAT PENUNJANG UNTUK MEMBAWAKAN
ACARA YANG BAIK
- Percaya Diri
- Penampilan Yang Baik
- Sikap Yang Wajar
- Wajah Yang Ramah
- Human Relation Yang Serasi
- Tepat Waktu
- Kreatif dan Penuh Ide
- Tidak Menyakiti Hati
SEMOGA JADI MC YANG HANDAL
Kong Hu Cu Saya Mendengar
Saya Lupa
Saya Melihat Saya Ingat
Saya Melakukan Saya Mengerti
Learning By Doing
ETIKA KEPROTOKOLAN
DAN
KIAT MENJADI MC YANG HANDAL
Oleh :
Hj. TETY SYAFIATI DEWI