PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASIPENGAJUAN UANG MUKA DAN PERTANGGUNGJAWABAN SURAT PERINTAH PERJALANAN

DINAS BERBASIS WEB DENGAN MENGGUNAKAN TEKNOLOGI ASP.NET DI PKT BONTANG

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Muhammad Noordiansyah Cahyonegoro

07.12.2356

kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2011

DEVELOP A WEB BASED ADVANCE PAYMENT SUBMISSION AND

ACCOUNTABILITY OF OFFICIAL TRAFEL WARRANT

INFORMATION SYSTEM USING ASP.NET

IN PT PKT BONTANG

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASIPENGAJUAN UANG MUKA DAN

PERTANGGUNGJAWABAN SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS

BERRBASIS WEB DENGAN MENGGUNAKAN TEKNOLOGI ASP.NET

DI PKT BONTANG

Muhammad Noordiansyah Cahyonegoro Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

It is known that most large companies now often send their employees to perform services outside the company for various purposes are concerned with the company. Likewise with PT.Pupuk East Kalimantan (PKT) is also often sendtheir employees to perform official travel outside the company.

During this PT.PKT already have systems for recording data information Travel Office. But the application process and Accountability Advances official travel funds are still done manually so it takes more time, cost and manual data storage space is.

From the existing problems, it is necessary to build an Advance Submission System and Accountability SPPD to meet the aforementioned deficiencies and facilitate the company weeks to manage data that previously SPPD is difficult because the form of

paper and manual form.

Keywords: Information systems, web, SPPD

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi yang sedemikian cepatnya telah membawa dunia

memasuki era modern yang lebih cepat dari yang yang pernah dibayangkan sebelmunya,

salah satunya teknologi dibidang informasi. Sejak dahulu informasi menjadi suatu

kebutuhan pokok dalam kehidupan masyarakat, tanpa informasi masyarakat merasa ada

yang janggal. Semakin berkembangnya teknlogi informasi saat ini memacu suatu

penyampaian informasi yang lebih cepat, tepat, mudah dan akurat.

Penggunaan komputer terutama dalam sistem informasi merupakan alat bantu

yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan baik dalam bidang pendidikan,

ekonomi , instansi maupun Industri. Terutama pada sistem informasi Pengajuan UM dan

SPPD yang berperan cukup penting sebagai alat pemecahan masalah baik dalam

ketelitian, penyampaian informasi, maupun volume pekerjaan yang ditangani. Sehingga

dalam penyajian laporan dalam bentuk informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh secara

cepat, akurat dan lengkap tanpa harus melakukan pencatatan secara manual yang

dilakukan berulang-ulang dan membutuhkan banyak tempat untuk penyimpanan data-

data perjalanan dinas.

PT. Pupuk Kalimantan Timur, sebagai salah satu perusahaan terkemuka di

Indonesia sering menugaskan karyawannya untuk melakukan perjalanan dinas.

Perjalanan dinas tiap karyawan dimulai dengan proses penerbitan nomor SPPD dengan

sistem HRIS yang dilanjutkan dengan pengajuan uang muka sebelum digunakan untuk

perjalanan dinas karyawan. Setelah karyawan melakukan perjalanan dinasnya, karyawan

akan melakukan pertanggungjawaban terhadap uang muka yang nantinya akan

diverifikasi oleh pihak akuntansi. Selanjutnya hasil verifikasi akan dimasukkan ke

database sistem PROTEAN untuk dibuat laporannya

Dalam praktiknya, sistem perjalanan dinas belum sepenuhnya menggunakan

bantuan perangkat lunak. Ada beberapa proses yang masih dilakukan secara manual,

yaitu proses pengajuan uang muka dan proses pertanggungjawaban oleh karyawan

pemegang SPPD. Tentunya proses tersebut akan mengurangi efektifitas dan efisiensi

penggunaan waktu kerja.

2. Landasan Teori

2.1. Definisi Sistem Informasi

Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut 1

:

1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-

komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan

informasi.

1 Ladjamudin, bin Al-Bahra, Analisis dan Desain Sistem Infoormasi, Graha Ilmu,

Yogyakarta, hal 13, 2005

2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan

memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan untuk mengendalikan

informasi

3. Suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertahankan kebutuhan

pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan.

2.2. Komponen Sistem Informasi

Terdapat lima komponen sistem informasi yang diklasifikasikan sebagai berikut

:

a. Perangkat Keras (Hardware) berfungsi sebagai mesin.

b. Perangkat Lunak (Software) berfungsi sebagai mesin.

c. Manusia (People) sebagai pengguna

d. Prosedur (Procedure) sebagai tata cara menggunakan mesin

e. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar

terjadi suatu proses pengolahan data

Gambar 2.1 Lima Komponen Sistem Informasi

2.3. Konsep Arsitektur Sistem

Istilah arsitektur mengacu pada desain sebuah aplikasi, atau dimana komponen

yang membentuk suatu sistem ditempatkan dan bagaimana mereka berkomunikasi.

Client merupakan sembarang sistem atau proses yang melakukan suatu permintaan data

atau layanan ke server. Sedangkan server ialah, sistem atau proses yang menyediakan

data atau layanan yang diminta oleh client. Client-Server adalah pembagian kerja antara

server dan client yg mengakses server dalam suatu jaringan. Jadi arsitektur client-server

adalah desain sebuah aplikasi terdiri dari client dan server yang saling berkomunikasi

ketika mengakses server dalam suatu jaringan.

Macam-macam arsitektur aplikasi Client-Server beserta kelebihan dan

kekurangannya yaitu:

1. Stand-alone (one-tier)

Pada arsitektur ini semua pemrosesan dilakukan pada mainframe. Kode aplikasi,

data, dan semua komponen sistem ditempatkan dan dijalankan pada host. Walaupun

computer client dipakai untuk mengakses mainframe, tidak ada pemrosesan yang terjadi

pada mesin ini, dan karena mereka “dump- client” atau “dump-terminal”. Tipe model ini,

dimana semua pemrosesan terjadi secara terpusat, dikenal sebagai berbasis-host.

2. Client/Server (two tier)

Dalam model client/server, pemrosesan pada sebuah aplikasi terjadi pada client

dan server. Client/server adalah tipikal sebuah aplikasi two-tier dengan banyak client dan

sebuah server yang dihubungkan melalui sebuah jaringan. Aplikasi ditempatkan pada

computer client dan mesin database dijalankan pada server jarak-jauh. Aplikasi client

mengeluarkan permintaan ke database yang mengirimkan kembali data ke client-nya.

2.4. Konsep Pemodelan Sistem

2.4.1. Unified Modeling Language (UML)

Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah "bahasa" yg telah menjadi

standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem

piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem.2

2.4.1.1. Bangunan Dasar Metodologi Unified Modeling Language (UML)

Menurut (Adi Nugroho : 2005)3. “Bangunan dasar metodologi Unified Modeling

Language (UML) menggunakan tiga bangunan dasar untuk mendeskripsikan

sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan yaitu :

1. Sesuatu (things)

a. Structural things

b. Behavioral things

c. Grouping things

d. Annotational things

2. Relasi (Relationship)

a. Kebergantungan

b. Asosiasi

2 B. Henderson-Sellers; C. Gonzalez-Perez : Model Driven Engineering Languages and

Systems., Springer Berlin / Heidelberg 2006 3 Nugroho , Adi. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Dengan

Metodologi Berorientasi Objek. Informatika. Bandung.

c. Generalisasi

d. Realisasi

3. Diagram

a. Use Case Diagram

b. Class Diagram

c. Sequence Diagram

d. State Chart Diagram

e. Activity Diagram

2.4.2. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan

profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses

fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual

maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble

diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.4

Tabel 2.1 Simbol yang digunakan dalam pembuatan DFD

Elemen Field Tipikal Simbol menurut

Gane / Sarson

Simbol menurut De

Marco / Yourdan

Setiap proses

memiliki : Nomor,

nama, deskripsi

proses, satu/lebih

output, data flow,

satu/lebih input flow

Label(Nama)

Type (proses)

Deskripsi

Nomer

proses

Proses

Proses

Setiap data flow

memiliki : nomor,

nama, deskripsi,

satu/lebih koneksi

sesuatu proses

Label

Type

Deskripsi

Alias

Komposisi

(deskripsi dari

elemen-

elemen data

Data Flow

(Aliran Data)

Data Flow

(Aliran Data)

Setiap data store

memiliki : nomor ,

Label

Type

4 Parno, SKom., MMSI, DFD untuk Sistem Informasi , http://tavipia.staff.gunadarma.ac.id/

nama, deskripsi

proses, satu/lebih

output data flow,

satu/lebih input flow

Deskripsi

Alias

Kompposisi

Catatan

Data store

Data store

Setiap entitas

eksternal memiliki:

Nama, deskripsi

Label

Type

Deskripsi

Alias

Deskripsi

entitas

Entitas eksternal

Entitas eksternal

2.5. Konsep Basis data

Basis Data (database) merupakan sekumpulan data yang saling berintegrasi

satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan

tersimpan pada sebuah hadware computer.2

2.5.1. Atribut Kunci (Field)

1. Candidate Key (kunci kandidat / kunci calon) adalah suatu attribute atau suatu

set minimal attribute yang mengedintifikasikan secara unik suatu kejadian

spesifik dari entity.

2. Primary Key adalah suatu attribute atau suatu set minimal attribute yang tidak

hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik tetapi juga dapat

mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

3. Alternative Key adalah kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key.

4. Foreign Key adalah attribute (atau suatu set attribute) yang melengkapi suatu

relationship (hubungan) yang menggabungkan ke induknya.

2.5.2. Normalisasi

Normalisasi merupakan salah satu tahap dalam proses perancangan yang

mengharuskan perancang untuk mempertimbangkan masalah space penyimpanan

(efisiensi), mencegah duplikasi dan redundancy data, konsistensi, dan integrasi data

dalam database yang dirancang.

2.5.3. Structured Query Language (SQL)

SQL adalah bahasa yang digunakan untuk memperoleh data / informasi tertentu

dari suatu database dengan perintah-perintah tertentu. Berdasar kegunaannya, perintah-

perintah dari SQLdapat dikolompokan menjadi 2 yaitu DDl dan DML.

2.6. Perangkat Lunak Yang Digunakan

Dalam pembuatan Sistem Informasi ini, penulis menggunakan beberapa

perangkat lunak, antara lain : Visual Studio 2010, Sql Server 2008, Oracle 10g,

Sqldeveloper, Mozilla Firefox.

3. Analisis

3.1. Tinjauan Umum

PT. PKT sebagai salah satu perusahaan terbesar di Indonesia sering

menugaskan dan mengirimkan para pegawainya untuk melakukan perjalanan dinas ke

luar kota untuk memenuhi kebutuhan tugas yang ada di PT.PKT. Penugasan pegawai ini

ditangani oleh bagian Human Resorce Development (HRD) yang bekerja sama dengan

departemen yang menerbitkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dan bagian

Akuntansi yang bertugas menghitug jumlah uang muka yang diterima pegawai yang

bertugas dan menghitung pertanggung jawaban uang muka setelah perjalanan dinas

selesai.

Setiap pegawai di PT.PKT mempunyai tingkat Eselon yang berbeda, dari mulai

pegawai tingkat bawah sampai Direktur utama. Perbedaan Eselon membedakan jumlah

uang muka yang akan dibawa oleh pegawai saat melakukan perjalanan dinas. Selain

Eselon, uang muka perjalanan dinas juga ditentukan oleh tujuan dan lama hari

perjalanan dinas tersebut.

3.2. Analisis Sistem

Analisis yang dilakukan penulis pada sistem perjalanan dinas di PT PKT ini

bertujuan untuk mengidentifikasi masalah – masalah yang muncul

3.2.1. Analisis Kelemahan Sistem

Untuk mengidentifikasi maslah-maslah yang ada maka dilakukan analisis PIECES, yaitu

analisis terhadap Performance (kinerja), Information (informasi), Economy (ekonomi),

Control (pengendalian), Efficiency (efisiensi) dan Service (layanan).

3.2.2. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem

baru, apakah sistem baru ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak.

3.2.3. Analisis Kelayakan Sistem

Analisis kelayakan suatu sistem yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan

apakah pengembangan sistem layak diteruskan atau dihentikan. Analisis ini terdiri atas :

Kelayakan Teknologi, Kelayakan Hukum, Kelayakan Operasional, Kelayakan Ekonomi.

3.3. Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan strategi untuk memecahkan masalah dan

mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan yang ada. Perancangan sistem

adalah bagaimana mengorganisasikan sistem kedalam subsistem – subsistem,

serta mengalokasikan sunsistem – subsistem ke komponen – komponen perangkat

keras, perangkat lunak serta prosedur – prosedurnya.

3.3.1. UML

3.3.1.1. Diagram: Use Case Model

Gambar 3.1 Use Case Model

3.3.1.2. Diagram: Actors

Gambar 3.2 Actors

3.3.1.3. Diagram: Akuntan Use Cases

Garmbar 3.3 Akuntan Use Cases

uc Actors

Akuntan Karyawan

uc Akuntan Use Cases

Cetak SPPD

System Boundary

Karyawan

(from Actors)

Buat Uang Muka

Verifikasi Uang PJ

3.3.1.4. Diagram: Karyawan Use Cases

Gambar 3.4 Karyawan Use Cases

uc Karyawan Use Cases

System Boundary

Karyawan

(from Actors)

Input Uang PJ

3.3.1.5. Diagram: Business Process Model

Gambar 3.5 Business Process Model

3.3.1.6. Diagram: Business Objects

Gambar 3.6 Diagram: Business Objects

analysis Business Objects

The Business Objects package contains

representations of information, reports, data stores

and other artifacts which are manipulated and used

within the business workflowsMaster

«information»

SPPD Karyawan

Transaksi

«information»

Report SPPD

3.3.1.7. Diagram: Business Workflows

Gambar 3.7 Diagram: Business Workflows

3.3.2. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi

(simbol-simbol) untuk menggambarkan arus dari data sistem. DFD sering digunakan

untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan

dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data

tersebut mengalir.

analysis Business Workflows

Input No SPPD

SPPD Karyawan

Hitung Uang Muka

The Workflow package contains diagrams modeling

the processing of information flows throughout the

business domain. 1. Akuntan set SPPD for the

employee

Verifikasi PJ SPPD

Karyawan

Report SPPD

Verifikasi SPPD

The Workflow package contains diagrams modeling

the processing of information flows throughout the

business domain. 3. Akuntan verify SPPD employee

duty

Input PJ

PJ SPPD

Karyawan

Input PertanggungJawaban

Kembali dari

Dinas

The Workflow package contains diagrams modeling

the processing of information flows throughout the

business domain. 2. Employee set PJ doc

Akuntan

Karyawan

Perintah

Perjalan

«representation»

Gambar 3.8 gambar Diagram Konteks

3.3.3. Perancangan Basis Data

Perancangan database pada sistem ini bergantung pada database HRIS dan

database Karyawan pada Sistem Karyawan. Sistem ini langsung tergintegrasi dengan

dua database tersebut untuk selanjutnya data diproses di dalam sistem ini lalu disimpan

kedalam database sistem ini. Jadi dalam pembuatan sistem ini terdapat tiga database

yaitu HRIS, Karyawan dan SPPD.

1. Database HRIS

SPPD_DETAIL_DN

SPPD_NO

TEMPAT_TUGAS

START_DATE

END_DATE

TANGGAL

UANG_SAKU_DN

UANG_TRANSPORT_DN

UANG_TAXI

UANG_MAKAN

TRANSPORT

KOTA_ASAL

UANG_HOTEL

SPPD_KARYAWAN

SPPD_NO

TANGGAL

EMPLOYEE#

NAMA

COST_CODE

COST_CENTER

ESSELON_TAMU

URAIAN_TUGAS

KETERANGAN

STATUS

APP_EMPLOYEE

KWN_EMPLOYEE

BATAL

SPPD_DETAIL_LN

SPPD_NO

TEMPAT_TUGAS

START_DATE

END_DATE

COST_CODE

LUPSUM_HARIAN

LUPSUM_HOTEL

JAS

BAJU_DINGIN

TRANSPORT

HRIS SISTEM

SPPD AKUNTANSI

USER

DATA_SPPD DATA_SPPD

DATA_VERIFIKASI DATA_PJ

DATA_UM

DATA_UM

2. Database SPPD

4.1. Hasil Penelitian

4.2. Hasil Uji Coba

4.2.1. Kelebihan Program

1. Web ini dapat dijalankan pada semua web browser

2. Keamanan Terjamin

4.2.2. Kekurangan Program

1. Tidak ada fasilitas admin

2. Desain masih sangat sederhana

3. Tidak ada report berupa Laporan tertulis

5. Kesimpulan

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan

program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai

berikut:

1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga

mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada pihak perusahaan dan

karyawan. Dengan sistem baru ini, keterlambatan arus informasi dapat dicegah

karena pembuatan laporan, pencarian dan pengolahan data sudah dilakukan

secara terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih

berkualitas.

2. Aplikasi Sistem ini dapat membantu karyawan dan bagian akuntansi dalam

melakukan kegiatan perjalanan dinas dimana karyawan dan bagian akuntansi

hanya menginputkan data saja dan proses perhitungan dan pengolahan data

sudah dilakukan oleh computer sehingga akan meminimalkan tingkat kesalahan

yang biasanya terjadi dalam sistem manual.

3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak sitem yang selama

ini berjalan di PT PKT Bontang, tetapi dengan system ini diharapkan dapat

mendukung kinerja proses pengolahan data pada perusahaan tersebut menjadi

lebih efisien.

4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data

perjalanan dinas ini yaitu:

Menghemat waktu untuk untuk pencarian,pencatatan dan pengolahan

data.

Dapat Menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.

DAFTAR PUSTAKA

B.Henderson, C.Gonzales .2006. Model Driven Engineering Languages and Systems.,

Springer Berlin Jogiyanto, HM.1989. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Amrullah, Afif, 2002. Unified Modeling Language. http://afif.web.id/kuliah/uml.ppt. Nugroho , Adi. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Dengan

Metodologi Berorientasi Objek. Informatika. Bandung Parno, SKom., MMSI, DFD untuk Sistem Informasi , http://tavipia.staff.gunadarma.ac.id/ Arief, M Rudyanto. ,2006, Program Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000, Andi, Yogyakarta Yuhefizard. 2008, Database Management Menggunakan Microsoft Access 2003 , Elex

Media, Jakarta Mata-Toledo A Ramon, Cushman K Paulin. 1999, Schaum’s Outlines Of Fundamentals of

“RELATIONAL DATABASE”, U.S.A : The McGraw Hill Co, Kusumo ,Ario Suryo, Buku Latihan : VISUAL BASIC.NET versi 2002 dan 2003, Elex

Media Komputindo,Jakarta.