PENGELOLAAN ASET

UNIVERSITAS GADJAH MADA

Direktorat Aset 2016

STRUKTUR ORGANISASI DIREKTORAT ASET

DIREKTUR

SEKRETARIS

SUBDIT SARANA SUBDIT PRASARANA

SEKSI INVENTARISASI, PENDAYAGUNAAN, DAN

PENGHAPUSAN

SEKSI SEPEDA KAMPUS, PARKIR, DAN K3

SEKSI INSTLASI LISTRIK DAN AIR

SEKSI JALAN, TAMAN DAN MAKAM

SEKSI GEDUNG, PERUMAHAN DAN

LAHAN

DASAR HUKUM (dulu)

Dasar Hukum

UU No. 17/2003 Keuangan Negara

UU No. 1/2004 Perbendaharaan

Negara

UU No. 2/2012 Pengadaan

Tanah

PP No. 6/2006 jo PP 38/2008

Pengelolaan BMN

Perpres 54/2010 jo Perprs 70/2012

Pengadaan Barang dan Jasa

Berbagai Peraturan Menteri

Keuangan

DASAR HUKUM (Sekarang)

Dasar Hukum

UU No. 17/2003 Keuangan

Negara

UU No. 1/2004 Perbendaharaan

Negara

UU No. 2/2012 Pengadaan

Tanah

PP No. 26 Tahun 2015 Tentang Bentuk dan

Mekanisme Pendanaan PTN bh

PP. No. 67 Tahun 2013 Tentang Statuta UGM

Peraturan Rektor

Pasal 19

Pasal 19

6) Hasil pengelolaan aset sebagaimana dimaksud pada ayat (2) merupakan sumber pendapatan PTN Badan Hukum.

7) Ketentuan mengenai tata cara pengelolaan aset sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dengan peraturan masing-masing pimpinan PTN Badan Hukum.

ASAS PENGELOLAAN BMN/U

ASAS KETERANGAN Fungsional Sesuai fungsi, wewenang, dan tanggungjawab KepasRan hukum berdasarkan hukum dan peraturan perundang-

undangan

Transparansi thdp hak masyarakat dlm memperoleh informasi

Efisiensi sesuai standar kebutuhan utk menyelenggarakan tupoksi secara opRmal

Akuntabilitas dapat dipertanggungjawabkan kepada rakyat KepasRan niai diperoleh jumlah dan nilai yang pasR (Neraca)

TUJUAN PENGELOLAAN BMN/U YANG AKAN DICAPAI

Administrasi lengkap Nilai Wajar

Laporan BMN/U menghasilkan informasi yang memadai

Sertifikat lengkap a.n. Pemerintah Republik Indonesia cq. K/L

Penggunaan & pemanfaatan optimal

Pemindahtanganan & Penghapusan BMN rusak

Penghematan belanja modal dan belanja pemeliharaan

Tertib Hukum

Tertib Fisik/ Pengelolaan

Tertib Administrasi

LINGKUP PENGELOLAAN ASET

Perencanaan dan penganggaran

Pengadaan

Penggunaan

Pemanfaatan

Pemeliharaan

Pengawasan/ Pengendalian

Penatausahaan

Pemindahtangan

Penghapusan

Penilaian

PENGERTIAN

Diperoleh Atas Hasil Pemisahan

Aset

Perolehan lain yang

sah

BARANG

MILIK UNIVERSITAS

(BMU)

PENATAUSAHAAN

PEMBUKUAN PEMBELIAN PENJUALAN HIBAH MUTASI DLL

INVENTARISASI OPNAME FISIK CHEK FISIK SENSUS DLL

PELAPORAN REKONSILIASI PENYUSUNAN LAPORAN

PENCATATAN BMU

Semua Barang Milik Universitas /Negara wajib dicatat dalam Sismtem Informasi Aset (SIMASET), dahulu Sistem Informasi management Barang Milik Negara (SIMAK BMN).

DOKUMEN TRANSAKSI MASUK

PEMBELIAN

Kuitansi SPK Kontrak Dilengkapi dengan rincian barang.

HIBAH MASUK

Berita Acara Kelengkapan Dokumen (nama barang, type, jmlh, Nilai Barang)

MUTASI MASUK

Berita Acara Kelengkapan dokumen (jenis brg, perolehan, NUP, jmlh, nilai buku, dll)

DOKUMEN TRANSAKSI KELUAR

PENJUALAN

SK PENJUALAN SK LELANG RISALAH LELANG

Dilengkapi dengan rincian barang.

HIBAH KELUAR

SK PENETAPAN Kelengkapan Dokumen (nama barang, type, jmlh,Nilai Barang)

MUTASI KELUAR

Berita Acara Kelengkapan dokumen (jenis brg, perolehan, NUP, jmlh, nilai buku, dll)

APLIKASI PENCATATAN BMN UGM

SIMAK BMN SIMASET 1. Dikembangkan oleh

Kementerian Keuangan 2.Wajib diimplementasikan

bagi instansi pemerintah 3. Output dimanfaatkan

sebagai bahan laporan pengelolaan BMN

4. Desktop Base 5. Sta_s

1. Dikembangkan oleh internal UGM

2. Diimplementasikan untuk mendukung UGM PTN bh

3. Ouput dimanfaatkan untuk kepen_ngan laporan pengelolaan BMU PTN bh

4.WebBase 5. Dinamis sesuai dengan

perkembangan kebutuhan PTN bh

PERMASALAHAN PENCATATAN DAN PELAPORAN PERSEDIAAN

Tidak mencatat dan melapor persediaan Persediaan yang dilaporkan dalam neraca bukan saldo

hasil opname fisik Saldo persediaan belum menggambarkan saldo seluruh

unit Persediaan _dak tercatat sehingga saldo persediaan yang

disajikan _dak sesuai dengan kondisi sebenarnya Terjadi perbedaan saldo dalam neraca, SIMAK BMN, dan

hasil opname fisik Persediaan berpotensi _dak digunakan

PERMASALAHAN PENCATATAN

1. Selisih pencatatan aset dengan keuangan 2. Dokumen kepemilikan masih atas nama

pihak lain 3. Barang diketemukan dengan kondisi rusak

berat 4. Barang berlebih (Rdak ada dalam dokumen) 5. Barang belum diketemukan

PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI ASET TERINTEGRASI

1/27/16

PENGERTIAN

SIMASET SIMASTER adalah sebuah sistem informasi telah dikembangkan dikhususkan untuk pengelolaan Aset UGM sebagai PTN bh antara lain inventarisasi, pemanfaatan (u_lisasi), dan memonitor aset.

1/27/16

MAKSUD

Maksud dari dikembangkannya SIMASET SIMASTER ini yaitu untuk mendukung proses pengelolaan aset di UGM PTN bh, yang harapannya datanya bisa dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan dan dimanfaatkan sistem lain di lingkungan kampus

1/27/16

TUJUAN

Terwujudnya pengelolaan aset yang ter_b administrasi, hukum dan fisik

Tersedianya data aset universitas yang handal

1/27/16

RENCANA INTEGRASI SIMASET

SIMASET

SIMABEKA

SI-PUS

SIMKEU

SILAB SIMONEV UP

SI SEPEDA KAMPUS

SI KERJASA

MA

PEMANFAATAN ASET

Pendayagunaan BMN/U yang _dak dipergunakan sesuai tupoksi dengan _dak mengubah status kepemilikan

TUJUAN PEMANFAATAN

TUJUAN PEMANFAATA

N ASET

Op_malisasi

Meningkatkan Pendapatan Pengamanan

JENIS PEM

ANFA

ATAN

SEWA

KERJASAMA PEMANFAATAN

PINJAM PAKAI

BANGUN GUNA SERAH/ BANGUN SERAH GUNA

DEFINISI SEWA

Sewa adalah pemanfaatan BMN/U oleh pihak lain dalam jangka waktu tertentu dan menerima imbalan uang tunai.

PENYEWAAN BMN/U DILAKUKAN DENGAN TUJUAN

mengoptimalkan Pemanfaatan BMN/U yang belum/tidak dilakukan penggunaan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi penyelenggaraan pemerintahan negara;

memperoleh fasilitas yang diperlukan dalam rangka menunjang tugas dan fungsi instansi; dan/atau

mencegah penggunaan BMN/U oleh pihak lain secara tidak sah

KETENTUAN PENYEWAAN

Penyewaan BMN/U dilakukan sepanjang tidak merugikan negara dan tidak mengganggu pelaksanaan tugas dan fungsi penyelenggaraan pemerintahan negara

TANGGUNG JAWAB PENYEWA

melakukan pembayaran biaya Sewa; melakukan pembayaran biaya lainnya, jika ada,

sesuai dengan peIjanjian dan ketentuan peraturan perundangundangan;

melakukan pengamanan dan pemeliharaan BMN/U yang disewa selama jangka waktu Sewa;

mengembalikan BMN/U yang disewa sesuai kondisi yang diperjanjikan; dan

memenuhi kewajiban lainnya yang diatur dalam perjanjian Sewa

YANG DAPAT MENYEWA BMN/U

Badan Usaha Milik Negara; Badan Usaha Milik Daerah; Swasta; Unit penunjang kegiatan penyelenggaraan

pemerintahan negara; dan Badan hukum lainnya.

JANGKA WAKTU SEWA Jangka waktu Sewa BMN/U paling lama 5 (lima) tahun

sejak ditandatanganinya perjanjian dan dapat diperpanjang Jangka waktu Sewa BMN/U dapat lebih dari 5 (lima) tahun

dan dapat diperpanjang untuk: a. kerja sama infrastruktur; b. kegiatan dengan karakteristik usaha yang memerlukan waktu sewa lebih dari 5 (lima) tahun; atau

ditentukan lain dalam Undang-Undang. Jangka waktu Sewa dapat dihitung berdasarkan

periodesitas sewa.

BESARAN TARIF SEWA

OBYEK SEWA & CARA HITUNG

1. Sewa Tanah (ST) 3,33% x luas tanah yang diperhitungkan x harga tanah Rap m2 (audit KPKNL) x konstanta tanah (kt) x konstanta gangguan (kg)

2. Sewa Bangunan (SB) 6,64% x luas lantai bangunan x harga bangunan Rap m2 (SK Gubernur terbaru) x nilai sisa bangunan (NSB)

Tarif sewa tanah dan bangunan = { ST + SB } x konstanta kegiatan usaha (ku) Nilai sisa bangunan dihitung secara linear menurun 2% per tahun tetapi tdk kurang dari 20% Tarif yang dihasilkan dari perhitungan di atas merupakan TARIF MINIMUM

KONSTANTA TANAH (kt) Badan usaha/ hukum yg didirikan semata-mata mencari

keuntungan dan melakukan kegiatannya di seluruh Provinsi Indonesia kt = 2 sd 5 (tergantung pada letak tanah)

Badan usaha yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang Rdak semata-mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya di dalam UGM dan di dalam Provinsi DIY kt = 2 sd 5 (tergantung pada letak tanah)

Badan usaha yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang Rdak semata-mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya hanya di dalam UGM kt = 2 sd 5 (tergantung pada letak tanah)

Badan sosial yang didirikan oleh kelompok/ perorangan dan yang melakukan kegiatannya secara Nasional/ Internasional kt = 2 sd 5 (tergantung pada letak tanah)

KONSTANTA TANAH (kt) Badan usaha/ badan hukum yg didirikan atas perintah/ mandat

pimpinan UGM, sebagian sahamnya dimiliki oleh UGM dan didirikan untuk memberikan layanan kepada sivitas akademika dan ;dak semata-mata mencari keuntungan, yang melakukan kegiatannya di seluruh Provinsi Indonesia kt = 1 (_dak tergantung pd letak tanah)

PETA KONSTANTA TANAH (kt)

Zona 4 Zona 3

KONSTANTA KANGGUAN (kg) Berlaku untuk semua bentuk badan hukum / kelompok

usaha/ perorangan Dampak gangguan oleh adanya ak_vitas dari sebuah

bangunan yang disewa perlu diper_mbangkan (halaman parkir, ruang tunggu, ruang mobilitas)

Dalam rangka menciptakan kampus yang educopolis maka penyewa (badan hukum / kelompok usaha/ perorangan) _dak diperkenankan menguasai seluruh tanah/ halaman bagi kepen_ngannya. Universitas membatasi maksimum yang dikuasakan sebesar 40% lebih luas dari luas bangunan. Dengan demikian sisa tanah/ halaman, bila ada, akan digunakan untuk kepen_ngan resapan air, tanaman dan sejenisnya

KONSTANTA KANGGUAN (kg) Bila menggunakan tanah dan bangunan secara penuh (fully

rented) maka koefisien gangguan bervariasi kg = 1 (_dak memiliki halaman) dan kg = 1,67 (bila memiliki halaman yang luas)

Bila dalam kegiatannya badan hukum/ kelompok usaha/ perorangan menggunakan sebagian dari tanah yang digunakan oleh fakultas/ unit (par_ally rented) maka faktor gangguan (kg) bervariasi antara 1 sampai dengan 6 (memper_mbangkan jenis usaha)

Konstanta ini nego_able tetapi pada akhirnya harus menghasilkan biaya sewa _dak lebih kecil dari biaya sewa sebelumnya (menghindari permasalahan audit).

KONSTANTA GANGGUAN (kg)

KANTOR DISEWA

HALAMAN

KANTOR FAKULTAS

HALAMAN

KANTOR DISEWA

FULLY OCCUPIED

PARTIALLY OCCUPIED

KONSTANTA KEGIATAN USAHA (ku)

Adanya badan usaha/ hukum yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang semata-mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya di seluruh Provinsi Indonesia ku = 100%

Badan usaha/ badan hukum yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang Rdak semata-mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya di seluruh Provinsi Indonesia ku = 50% (Non Bisnis I)

Badan usaha/ badan hukum yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang Rdak semata-mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya di dalam UGM dan di dalam Provinsi DIY ku = 40%

Badan usaha / badan hukum yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang Rdak semata-mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya hanya di dalam UGM ku = 30%

KONSTANTA KEGIATAN USAHA (ku)

Badan sosial/ keagamaan/ kemanusiaan yang didirikan oleh kelompok/ perorangan asing yang melakukan kegiatannya secara Internasional ku = 10%

Badan sosial yang didirikan oleh kelompok/ perorangan warga negara Indonesia yang melakukan kegiatannya secara Lokal/ Nasional ku = 5%

Kegiatan-kegiatan yang secara langsung ataupun _dak langsung menunjang Visi dan Misi Universitas Gadjah Mada yang mendapatkan mandat dari pimpinan Universitas dikategorikan ke dalam PENGGUNA ASET mendapatkan SK Rektor konstanta kegiatan usaha ku = 0%

PROSEDUR PENGAJUAN 1. Badan hukum/ kelompok/ perorangan (mitra/penyewa)

melakukan pembicaraan dengan unit/ fakultas / universitas (tujuan usaha, luas tanah/bangunan, periode, cara pembayaran)

2. Fakultas/unit pengusul mengajukan surat persetujuan kepada WRSDMA tembusan Direktorat Aset, Direktorat Kemitraan dan Alumni

3. Direktorat Aset melakukan perhitungan tariff sewa 4. Unit Pengusul membuat drai Perjanjian Kerja Sama (PKS)

antara WRSDMA dengan mitra/penyewa dan mengirimkannya kepada Direktorat Kemitraan dan Alumni untuk diproses lebih lanjut.

5. Selesai

CONTOH

1. Luas lantai bangunan 300 m2 2. Luas tanah 1900 m2 3. Pengguna tunggal (disewa penuh) koefisien gangguan = 1,67 4. Terletak di Jl. Kaliurang kt = 4 5. Untuk Bank ABC Bisnis ku = 100% 6. Umur bangunan 50 tahun NSB = 20% Sewa Tanah (ST) = {3,33% x Rp 4.000.000,-} x 4 x {1,67 x 300}

= Rp 266.932.800 Sewa Bang. (SB) = {6,64% x Rp 5.250.000,-} x 300 x 20%

= Rp 20.916.000 Sewa Total = {Rp 266.932.800 + Rp 20.916.000 } x 100%

= Rp 287.848.800,-

PERJANJIAN SEWA

Penyewaan BMN/U dituangkan dalam perjanjian yang ditandatangani oleh penyewa dan Wakil Rektor SDMA

Perjanjian Sewa

q Sekurang-kurangya memuat:

Perjanjian Sewa

Dasar Perjanjian Sewa dan peruntuka

n Jenis, Luas/ Jumlah BMN yang

disewakan

jangka waktu,

periodesitas dan

besaran

Tata cara

Penjaminan para pihak

Hak dan Kewajiban para Pihak

Force majour dan penyelesaian sengketa

Hal-hal lain yang diatur

Para Pihak

Catatan:

1. Penandatanganan dilakukan di kertas bermaterai cukup;

2. Seluruh biaya pembuatan perjanjian sewa ditanggung penyewa.

PEMBAYARAN SEWA

Pembayaran uang Sewa dilakukan secara sekaligus paling lambat 2 (dua) hari kerja sebelum penandatanganan perjanjian.

Biaya sewa yang dihitung tidak termasuk biaya RENOVASI, beban listrik, kebersihan dan air

dengan cara menyetor ke rekening Rektor (Virtual Account)

PERMASALAHAN PEMANFAATAN

Pemanfaatan Rdak mempunyai izin universitas Pemanfaatan Rdak memberikan kontribusi kepada keuangan negara

Tarif sewa yang Rdak sesuai ketentuan Pemanfaatan Rdak didukung dengan kontrak perjanjian kerjasama yang memadai

SISI LAIN PEMANFAATAN ASET

LAYANAN RUMAH FLAT SK Rektor Nomor 1798/P/SK/HT/2015

Diperuntukkan bagi dosen yang baru pulang tugas belajar luar negeri program doctor

Mengajukan permohonan kepada Rektor Belum mempunyai rumah _nggal Jangka 2 tahun, dan dapat diperpanjang 1 kali

PROSEDUR PENGHAPUSAN (Sekarang)

Unit Kerja Rektor Pani_a Peneli_an

Penilaian oleh KPKNL

Rektor

Rektor Rekomendasi KPKNL Rektor

Pani_a Penjualan Selesai

Lelang oleh KPKNL

PROSEDUR PENGHAPUSAN (Yang diinginkan)

Unit Kerja Rektor Pani_a Peneli_an Rektor

(SK Penghapusan)

Pani_a Penjualan Selesai

Lelang oleh KPKNL

PERMASALAHAN PENGHAPUSAN

Prosesnya sangat tergantung dengan pihak eksternal

Pemindahtangan yang Rdak sesuai ketentuan Pemusnahan sendiri Barang kondisi RB belum diusulkan penghapusan (masih tercatat sbg aset tetap);

PENGELOLAAN LIMBAH B3

Universitas merencanakan pemunahan limbah melalui pihak ke_ga sebanyak dua kali dalam setahun (per semester)

TAHAPAN PENGELOLAAN LIMBAH

Pendataan Pengumpulan Pemunahan

PENDATAAN Unit kerja sudah mendata jumlah limbah mengenai jumlah

dan vulomenya Limbah sudah dipilah, diberi nama, dan diberi label dalam

katagori: beracun, mudah terbakar, mudah meledak Limbah disimpan dalam wadah dengan volume yang sesuai Misal:

Volume limbah 90 ml......volume wadah/botol penyimpan 100 ml

Volume limbah 700 ml.......volume wadah/botol penyimpanan dibagi ke 500 ml, 250ml atau max 1000 ml/1 lt

PENGUMPULAN

Secara berkala pengumpulan limbah dari unit kerja untuk disimpan di penampungan limbah sementara (TPS Limbah)

Kalkulasi jumlah volume limbah untuk proses pemunahan

PEMUNAHAN

Proses iden_fikasi jenis limbah oleh petugas pihak ke_ga yang ditunjuk

Pengepakan oleh petugas sesuai standar keamanan pengangkutan limbah

Pemunahan limbah di tempat pemunahan limbah yang ditunjuk

LAYANAN SEPEDA KAMPUS Layanan Sepeda Kampus disediakan bagi

mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan serta tamu Universitas Gadjah Mada.

Infrastruktur Sepeda Kampus (jalur dan tempat parkir) juga diperuntukan bagi pengguna sepeda pribadi dan sepeda yang digunakan untuk keperluan dinas.

Sepeda Kampus beroperasi di dalam area kampus UGM dan melayani pergerakan antar stasiun

PROSEDUR PEMINJAMAN Tunjukkan single ID Card (KTM bagi Mahasiswa

atau Kartu Pegawai), petugas akan meng-input data peminjam dalam Sistem Informasi Sepeda Kampus setelah itu Sepeda Kampus langsung bisa digunakan.

Bagi Tamu/Mitra universitas, peminjam cukup menunjukkan KTP/SIM yang akan didata dalam Sistem Informasi, setelah melakukan pendaftaran, Sepeda Kampus dapat langsung digunakan.

Single Id Card

LOKASI STASIUN

1. Stasiun Gelanggang 2. Stasiun Perpustakaan 3. Stasiun Lembah 4. Stasiun Agro Fauna 5. Stasiun Teknik 6. Stasiun Taman Biologi 7. Stasiun Vokasi 8. Stasiun Kesehatan 9. Stasiun PAU Pascasarjana 10. Stasiun Jl. Tevesia 11. Stasiun Kantung Parkir Klebengan 12. Stasiun Farmasi 13. Sub Stasiun Hotel UC 14. Sub Stasiun GMC 15. Stasiun Sepeda Dinas KPTU UGM

PENGELOLAAN MOBIL LISTRIK Mobil Listrik UGM disediakan bagi

Civitas Akademika, Tamu Universitas, Dosen dan Karyawan serta penyandang difabel khusus kaki serta yang akan menuju ke maupun meninggalkan Gedung Pusat UGM.

Penggunaan mobil listrik hanya dalam area kampus.

Penggunaan Mobil Listrik Untuk Event atau pelayanan diluar jam kerja dilakukan dengan penyampaian surat permohonan ditujukan kepada Direktur Aset.

PENGELOLAAN PARKIR

Dalam pengelolaan parkir, universitas menyediakan kantung-kantung parkir yang dapat digunakan oleh civitas akademika khususnya untuk kendaraan sepeda motor

Dalam pengendalian keamanan parkir telah dirin_s penggunaan system informasi yang terintegrasi (5 kantong parkir)

Single Id Card

PETA KANTONG PARKIR

RESIKO PENGELOLAAN BMN/U

ADMNISTRATIF

Temuan Audit Tuntutan Gan_ Rugi

PENEGAK HUKUM

Tipikor Tuntutan pidana/Perdata

MITIGASI RESIKO

Adanya SOP Pemahaman Regulasi Penguatan

SDM

Penguatan WASDAL

Sinergi Berbagai Pihak

Sistem Terintegrasi

Mapping Masalah

Maturnuwun