PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENUNJANG EFISIENSI KERJA...

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

DALAM MENUNJANG EFISIENSI KERJA

BADAN PELAYANAN DAN PERIJINAN TERPADU (BP2T)

KOTA TANGERANG SELATAN

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh :

PANGGIH NURAPRIYANTO

NIM: 1112025100029

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1438 H/2017 M

LEMBAR

PENGESAHAN PANITIA UJIAN SKRIPSI

Nama : Panggih Nurapriyanto

NIM : 1112025100029

Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja

Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang

Selatan.

Ujian Skripsi : 10 Mei 2017

Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai dengan saran dan komentar Tim Penguji

sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1) pada Program

Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta.

Jakarta, 14 Juli 2017

Tanda Tangan Tanggal

1. Ketua Sidang : Pungki Purnomo, MLIS ....................... ............

NIP. 19641215 199903 1 005

2. Sekretaris Sidang : Mukmin Suprayogi, M.Si ....................... ............

NIP. 19620301 199903 1 001

3. Pembimbing : Mukmin Suprayogi, M.Si ....................... ............

NIP. 19620301 199903 1 001

4. Penguji I : Alfida, M.LIS ....................... ............

NIP. 19710215 199903 2 001

5. Penguji II : Nurul Hayati, M.Hum ....................... ............

NIP.

LEMBAR PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa

1. Skripsi ini hasil karya asli yang diajukan untuk memenuhi salah satu

persyaratan memperoleh gelar strata 1 (S1) di UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta.

2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya

cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

3. Jika di kemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya

atau merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, saya bersedia

menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Jakarta, 10 Juli 2017

Panggih Nurapriyanto

i

ABSTRAK

Panggih Nurapriyanto (NIM: 1112025100029). Pengelolaan Arsip Dinamis

dalam Menunjang Efisiensi Kerja Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T)

Kota Tangerang Selatan. Dibawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M. Si.

Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2016.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis dan

untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja,

serta mengidentifikasi kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di

BP2T Kota Tangerang Selatan. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif

dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan penulis untuk

mengumpulkan data adalah observasi, wawancara, kajian pustaka dan

dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi reduksi data, penyajian

data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat

disimpulkan bahwa Badan Pelayanan Perijinan Terpadu dari beberapa aspek

dalam pengelolaan arsip dinamis belum sepenuhnya berjalan dengan baik, yang

baru hanya menjalankan empat aspek, yaitu penciptaan dan penerimaan arsip,

penggunaan arsip, penyimpanan arsip dan pemeliharaan arsip. Pengelolaan arsip

dinamis yang sudah berbasis komputer dengan menggunakan sistem Sisumaker

dapat menunjang efisiensi kerja di lingkungan BP2T, terutama dalam hal

temukembali arsip dinamis yang lebih cepat dan tepat termasuk mudah dalam

penerimaan dan pengiriman arsip dan dalam prosesnya pengelolaan arsip dinamis

di BP2T yang ditunjang SISUMAKER dapat menunjang efisiensi kerja. Dalam

pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel terdapat beberapa kendala yang

dihadapi, yaitu: tidak adanya anggaran khusus untuk pengelolaan arsip dinamis,

kurangnya pelatihan/diklat untuk pegawai dan juga kurang pegawai dari

background arsip aris, dan belum ada Standar Operasional Pekerjaan (SOP)

secara tertulis, beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis yang belum

sistematis yaitu, belum melakukan fumigasi, penyusutan dan pemusnahan arsip

dinamis.

Kata kunci: Arsip dinamis, pengelolaan arsip dinamis, efisiensi kerja

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin, puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah

SWT, maha sumber ilmu yang telah memberikan nikmat jasmani dan rohani,

sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip

Dinamis dalam Menunjang Efisiensi Kerja Badan Pelayanan Perijinan Terpadu

(BP2T) Kota Tangerang Selatan” ini sesuai rencana. Shalawat dan salam tak lupa

penulis curahkan kepada junjungan ku, Baginda Rasulullah, Nabi Muhammad

SAW, keluarga dan para sahabatnya. Semoga segala kasih dan sayangNya dapat

terus kita rasakan hingga akhir perjalanan hidup kita. Amin!

Dengan berakhirnya penulisan skripsi, tentu banyak pihak yang telah banyak

membantu dan mendukung penulis. Untuk itu sepatutnya penulis ucapkan

terimakasih atas segala perhatiannya dan dukunannya, mulai dari awal studi,

penyusunan proposal hingga skripsi ini siap jilid. Oleh karena itu, penulis ingin

menyampaikan ucapan terimakasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta.

2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan

Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Bapak Mu‟min Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan

dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

dan sekaligus Dosen Pembimbing Skripsi yang telah berkenan untuk

iii

memberikan bimbingan dan pengarahan serta meluangkan pikiran, tenaga dna

waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini.

5. Bapak Nuryudi, MLIS selaku Dosen Pembimbing Akademik yang memberikan

bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini.

6. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmu

pengetahuan yang bermanfaat baik di bidang akademis, sosial dan keagamaan.

7. Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu yang telah mengijinkan penulis

melakukan penelitian di lembaga tersebut.

8. Bapak Helmi Kamaludin M.Si, Bapak Saprudin, dan Bapak Sabur S.E, sebagai

narasumber yang telah banyak membantu selama penulis melaksanakan

penelitian di Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang

Selatan.

9. Kedua Orangtua, Bapak Siyam dan Ibu Wagiyah Tuti tercinta dan tersayang,

terimakasih bapak dan ibu telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan

moril dan materilserta untaian do‟a yang tak pernah putus, nasehat, perhatian,

dan selalu memberikan semangat yang mendorong penulis untuk

menyelesaikan skripsi ini.

10. Adik ku Septia Falih Anggraeni dan Dwi Yulianti yang telah memberikan

dukungannya kepada penulis, serta seluruh keluarga besar penulis yang tidak

bisa penulis sebutkan satu persatu.

11. Semua pihak yag telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini

yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya do‟a dan ucapan

terimakasih yang dapat penulis sampaikan. Semoga Allah SWT membalas

iv

segala amal kebaikan kepada semua pihak yang telah membantu

menyelesaikan skripsi ini, amiiin!!

Kesempurnaan hanya miliki Allah, dan ibarat pepatah „tiada gading yang

tak retak‟, demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih banyak

kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan

berupa kritik dan saran yang membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini

dapat mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk sekecil

apapun, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan

pembaca.

Jakarta, Maret 2017

Penulis

v

DAFTAR ISI

ABSTRAK .............................................................................................................. i

KATA PENGANTAR ......................................................................................... . ii

DAFTAR ISI ........................................................................................................ iii

DAFTAR TABEL ............................................................................................... vi

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah .............................................................. 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah .......................................... 7

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .................................................... 8

D. Definisi Istilah ............................................................................. 8

E. Sistematika penulisan ................................................................ 10

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Definisi Arsip ............................................................................ 12

B. Arsip Dinamis ............................................................................ 14

1. Kegunaan Arsip..................................................................... 15

2. Arsip Dinamis dari Segi Waktunya ...................................... 16

3. Fungsi Arsip Dinamis ........................................................... 17

C. Siklus Hidup Arsip .................................................................... 18

D. Perlengkapan Arsip Dinamis ..................................................... 19

E. Pengelolaan Arsip Dinamis ....................................................... 21

1. Manajemen Arsip Dinamis ................................................... 21

2. Proses Pengelolaan Arsip Dinamis ....................................... 24

a. Penciptaan dan Penerimaan ........................................... 25

b. Penyimpanan .................................................................. 26

c. Pemeliharaan .................................................................. 30

d. Penyusutan dan Pemusnahan ......................................... 33

3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis .................................... 35

4. Ciri-Ciri Sistem Pengelolaan Arsip yang Baik ..................... 36

vi

5. Manajemen Arsip Inaktif ...................................................... 38

6. Tata Kelola Arsip Otomatis/Komputerisasi .......................... 40

F. Sistem Temu Kembali Arsip ..................................................... 42

G. Efisiensi Kerja ........................................................................... 44

H. Pengaruh Pengelolaan Arsip dalam Menunjang

Efisiensi Kerja ........................................................................... 45

I. Penelitian Terdahulu .................................................................. 46

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ............................................... 50

B. Pemilihan Informan ................................................................. 51

C. Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 52

1. Data Primer ......................................................................... 52

2. Data Sekunder ..................................................................... 55

D. Teknik Analisis Data ................................................................ 56

1. Reduksi Data ....................................................................... 56

2. Penyajian Data .................................................................... 57

3. Penarikan Kesimpulan ........................................................ 57

E. Jadwal Penelitian ...................................................................... 57

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T)

Kota Tangerang Selatan ............................................................ 60

1. Sejarah Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu

(BP2T) Kota Tangerang Selatan ......................................... 60

2. Tugas dan Fungsi Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu

(BP2T) Kota Tangerang Selatan ......................................... 60

3. Visi dan Misi Badan Pelayanan dan Perijinan

Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan .......................... 72

4. Struktur Organisasi Badan Pelayanan dan Perijinan


5. Waktu Kerja Badan Pelayanan dan Perijinan

vii


6. Letak Geografis .................................................................. 74

7. Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis.......................... 74

B. Hasil Penelitian ......................................................................... 75

1. Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota Tangerang

Selatan ................................................................................ 75

2. Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Efisiensi

Kerja BP2T Kota Tangerang Selatan ................................. 85

3. Kendala dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di Kota

Tangerang Selatan ............................................................. 88

C. Pembahasan .............................................................................. 90

1. Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota Tangerang

Selatan................................................................................. 91

2. Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Efisiensi

Kerja BP2T Kota Tangerang Selatan ............................... 100

3. Kendala dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota

Tangerang Selata ............................................................. 103

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ............................................................................. 104

B. Saran ....................................................................................... 105

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 107

LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Lingkaran Siklus Hidup Arsip .......................................................... 18

Gambar 4.1 Struktur Organisasi ........................................................................... 73

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Informan ...................................................................................... 52

Tabel 3.2 Jadwal Penelitian ......................................................................... 58

Tabel 4.1 Perlengkapan Arsip Dinamis ....................................................... 74

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Informasi di masa kini berkembang dengan sangat cepat. Hal ini yang

menjadikan semua lembaga penyedia dan pengelola informasi lebih bersunggung-

sungguh dalam menyediakan dan mengelola berbagai informasi yang mereka

miliki agar dapat dimanfaatkan dan digunakan dengan sebaik-baiknya.

Beragam informasi tersedia dalam berbagai pilihan media-media

penyimpanan, tidak hanya terbatas pada media cetakan, seperti buku, majalah,

koran saja tetapi juga dengan kecanggihan teknologi, informasi memungkinkan

untuk di simpan dalam bentuk elektronik maupun digital. Apalagi saat ini

masyarakat cenderung lebih terbiasa dengan penggunaan teknologi informasi

yang semakin maju. Kenyataan yang muncul pada masyarakat inilah yang

membuat para penyedia dan pengelola informasi berbenah diri untuk lebih

inovatif dan mengatur strategi demi menjaga eksistensinya.

Pengelola informasi sangatlah lekat dalam kehidupan kita seperti

Perpustakaan, Pusat Arsip, Pusat Dokumentasi dan masih banyak lainnya yang

berada di dalam naungan lembaga-lembaga baik pemerintahan maupun swasta.

Masing-masing pengelola informasi berfungsi sesuai dengan visi dan misi

lembaga yang dinaunginya. Salah satu pengelola informasi yaitu Pusat Arsip atau

records center yang ada di sebuah lembaga pemerintahan ataupun swasta, suatu

lembaga tentu akan melaksanakan berbagai macam pekerjaan kantor seperti

2

halnya administrasi, dengan begitu sebuah lembaga perlu memiliki pusat arsip

guna membantu penyimpanan dan pengelolaan hasil pekerjaan kantor seperti

halnya dokumen, warkat, dan sebagainya atau yang biasa disebut dengan arsip.

Pusat arsip sendiri merupakan sebuah bangunan yang digunakan sebagai tempat

penyimpanan dan pengelolaan arsip yang ada pada suatu lembaga pemerintahan

ataupun swasta, yang memiliki fungsi mengelola arsip dan menyediakan arsip

dengan cepat dan tepat ketika arsip itu dibutuhkan.

Arsip yang dimiliki oleh suatu lembaga merupakan sumber informasi atau

sumber rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk tercetak atau tidak tercetak yang

dihasilkan atau diterima oleh lembaga negara atau swasta yang digunakan dalam

pelaksanaan kegiatannya sehari-hari. Menurut Undang-undang Republik

Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa yang

dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara.1

Arsip dapat dikatakan sistem yang saling keterkaitan dalam satu ikatan yang

utuh karena dapat membantu kegiatan yang ada pada suatu lembaga mulai dari

perencanaan, pelaksanaan, pengambilan keputusan, perumusan kebijakan maupun

1Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan.

3

pengendalian tugas lembaga yang bersangkutan. Arsip mempunyai peranan

sebagai ―pusat ingatan, sebagai ―sumber informasi‖, dan ―sebagai alat

pengawasan‖ yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka

kegiatan ―perencanaan‖, ―penganalisaan‖, ―pengembangan‖, perumusan

kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban,

penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.2

Jadi dapat dikatakan arsip itu

adalah rekaman kegiatan yang berisi informasi dan sebagai sumber ingatan yang

juga mempunyai fungsi dan nilai guna yang sangat penting dan perlu ada dalam

kegiatan sehari-hari dalam hal pengambilan keputusan, bukti pertanggung

jawaban yang valid dan penyelenggara kegiatan administrasi di lembaga negara,

pemerintahan, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi masyarakat, lembaga

swasta dan sebagainya.

Arsip sebagai informasi yang diterima dan dihasilkan oleh suatu lembaga

pemerintah atau swasta pada dasarnya akan digunakan kembali oleh pengguna

sebagai bahan rujukan dalam kegiatan perkantoran sehari-hari, dengan begitu

arsip tersebut arsip yang masih diperlukan secara langsung dan memiiliki

frekuensi penggunaan yang tinggi yang disebut dengan arsip dinamis. Arsip

dinamis merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi yang

digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan

2Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan

Tinggi. (Jakarta : Bumi Aksara, 2012).h. 2

4

kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi negara. 3

Kantor Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu yang pada nyatanya di sebut

dengan BP2T Kota Tangsel adalah salah satu lembaga pemerintah yang berada di

Kota Tangerang Selatan yang memiliki tugas dan fungsi melayani dan

memberikan izin dalam pembangunan khususnya di wilayah Tangerang Selatan.

BP2T Kota Tangsel sendiri memiliki sebuah pusat arsip yang berfungsi sebagai

unit pengelola arsip-arsip administrasi dan arsip-arsip izin pembangunan yang

dihasilkan dan diterima dari setiap unit kerjanya. Arsip yang diterima dan

dihasilkan oleh BP2T Kota Tangsel termasuk jenis arsip dinamis yang frekuensi

penggunaanya masih tinggi, karena masih seringnya arsip itu digunakan dalam

membantu kegiatan sehari-hari yang ada di lingkungan BP2T Kota Tangsel. Arsip

dinamis yang dimiliki merupakan alat yang memberikan kontribusi dalam

membantu mempengaruhi dan melandasi pengambilan keputusan atau perumusan

kebijakan di BP2T Kota Tangsel. Tetapi pada dasarnya BP2T Kota Tangsel

memiliki unit kerja yang berkaitan antara satu dengan yang lainnya sesuai dengan

deskripsi kegiatannya masing-masing, dari kegiatan tersebut unit kerja

menghasilkan atau menerima berbagai macam arsip dalam berbagai bentuk, arsip

inilah yang nantinya akan dikelola berdasarkan deskripsinya dengan begitu

memudahkan pengguna dalam mencari dan temu kembalinya.

Dalam bidang kearsipan terdapat aspek penting yang harus diperhatikan

yakni pengelolaan arsip/manajemen rekod. Manajemen rekod merupakan bagian

3 I.G Wursanto, Kearsipan 2. (Yogyakarta : Kanisius, 1991), h. 18

5

dari tanggung jawab manajemen untuk menciptakan suatu kontrol yang sistematis

dan efisien mulai dari tahap penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan,

dan pemusnahan arsip/rekod.4 Karena pada dasarnya arsip yang disimpan akan

digunakan kembali oleh pengguna yang memiliki akses. Di dalam manajemen

arsip ini lah diatur tata cara pengelolaan arsip yang sistematis, seperti tahapan-

tahapan yang dilakukan mulai penciptaan dan penerimaan arsip, pendistribusian

arsip, penggunaan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan

arsip, hingga pemusnahan arsip.

Dalam surat Al-Hujuraat ayat 6 :

تبإ ف

اسق بي

م ف

آمىوا إن جاءك ذي

ها ال ي

وما يا أ

صيبوا ق

ن ث

ىوا أ بي

ادمين )تم ه

عل

ى ما ف

تصبحوا عل

ة ف

٦بجهال

Artinya: “Wahai orang-orang yang beriman! Jika seseorang yang fasik

datang kepadamu membawa suatu berita, maka telitilah kebenarannya agar

kamu tidak mencelakakan suatu kaum karena kebodohan (kecerobohan)

yang akhirnya kamu menyesali perbuatanmu itu”.5

Pada ayat di atas ada kalimat, ىوا تبي periksalah dengan teliti” yang― ف

dimaksud periksalah dengan telitilah berita itu dengan cermat, tidak tergesa-

4 ISO 15489-1: 2001, ―Information and documentation- Records Management‖. First edition.

Diakses pada 20 Maret 2016 dari https://www.iso.org/standard/62542.html 5 Marwan bin Musa Hafidzhahullahu, ―Tafsir Al Quran Al Karim‖. 05 April 2013. Diakses

pada 02 Februari 2017 dari www.tafsir.web.id/2013/04/-al-hujuraat-ayat-1-11.html

https://www.iso.org/standard/62542.html

http://www.tafsir.web.id/2013/04/-al-hujuraat-ayat-1-11.html

6

gesa menghukumi perkara dan tidak meremehkan urusan, sehingga benar-

benar menghasilkan keputusan yang benar.6

Seperti ayat di atas arsip juga harus diteliti dan di cek kebenarannya tidak

hanya diterima atau diciptakan begitu saja oleh suatu lembaga. Karena arsip yang

mempunyai kegunaan sangat penting dan bukti yang valid untuk berjalannya

kegiatan sehari-hari pada suatu lembaga seperti pengambilan keputusan, bahan

pertanggung jawaban, maupun alat pengawasan. Maka perlunya arsip diteliti dan

di cek kebenarannya karena arsip memiliki informasi yang sangat penting

didalamnya, karena jika suatu saat arsip itu digunakan tidak akan merugikan

pengguna yang akan menggunakannya.

Sistem temu kembali arsip adalah hal yang sangat diperlukan dalam

pengelolaan arsip, karena jika sistem temu kembali arsip itu tidak berjalan dengan

baik, arsip akan sulit dicari dan ditemukan pada saat dibutuhkan atau akan

digunakan. Dengan menerapkan teknologi dalam sistem pengelolaan arsip secara

komputerisasi menggunakan software Sistem Surat Masuk Keluar

(SISUMAKER) untuk menunjang efisiensi kerja BP2T Kota Tangsel dalam

memberikan pelayanan yang prima kepada pengguna, terutama dalam proses

temu kembali arsip yang dibutuhkan.

Seperti didalam Q.S Al-‗Asr (103:1-3) Allah SWT bersumpah demi waktu

dikarenakan banyaknya hamba tidak lihai dalam memanfaatkan waktu sehingga

apa yang mereka usahakan tidaklah mencapai hasil yang maksimal.

6 Muhammad bin Alwi, ―Cara Menerima Informasi Menurut Al-Qur‘an (Bag 2)”. 25 Januari

2015. Diakses pada 02 Februari 2017 dari www.khazanahalquran.com

http://www.khazanahalquran.com/

7

عصر ) سر )١وال

في خ

سان ل

آمىوا وع٢( إن إلاو ذي

الحات ( إال ال وا الص

مل

بر ) واصوا بالصحق وث

واصوا بال

٣وث

Artinya: “Demi masa, sesungguhnya manusia itu benar-benar dalam

kerugian. Kecuali orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal saleh dan

nasehat menasehati supaya mentaati kebenaran dan nasehat menasehati supaya

menetapi kesabaran”.7

Seperti ayat diatas dengan menerapkan teknologi informasi dalam

pengelolaan arsip dinamis agar dapat meningkatkan efisiensi kerja di BP2T Kota

Tangsel dengan begitu pekerjaan yang dilakukan lebih menghemat waktu dan

diharpkan pekerjaan menjadi lebih maksimal.

Namun dalam penerapan sistem pengelolaan arsip secara komputerisasi

harus didukung dengan sumber daya manusia yang kompeten baik dari aspek

pengetahuan, keahlian dan sikap yang salah satunya dengan teknologi digunakan

tersebut dan juga sarana dan prasarana. Penerapan pengelolaan arsip tersebut pun

masih dilakukan evaluasi secara berkala mengacu pada Standar Operasional

Prosedur (SOP) yang telah dibuat menuju proses penyempurnaan dan

pengembangan untuk menunjang efisiensi kerja BP2T Kota Tangsel dalam

memberikan pelayanan kepada masyarakat.

7 Rudi Abu Zaka, “Tafsir Ibnu Katsir: tafsir surat Al-‘Asr ayat 1-3”. 10 Oktober 2015.

Diakses pada 20 Juni 2017 dari http://www.ibnukatsironline.com/2015/10/tafsir-surat-al-asr-ayat-1-3.html

http://www.ibnukatsironline.com/2015/10/tafsir-surat-al-asr-ayat-1-3.html


8

Berdasarkan paparan permasalahan di atas penulis tertarik untuk melakukan

penelitian lebih lanjut tentang, “Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang

Efisiensi Kerja Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota

Tangerang Selatan.

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1. Pembatasan Masalah :

Untuk memperoleh hasil penelitian yang sesuai dengan masalah yang telah

dipaparkan di atas, maka penelitian ini hanya akan membatasi masalah pada

pengelolaan arsip dinamis, pengaruh pengelolaan arsip dinamis terhadap

efisiensi kerja, kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di

BP2T Kota Tangsel.

2. Perumusan Masalah :

a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh BP2T Kota

Tangerang Selatan?

b. Bagaimana pengaruh pengelolaan arsip dinamis terhadap efisiensi kerja

BP2T Kota Tangerang Selatan?

c. Kendala apa yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T

Kota Tangerang Selatan?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan dari penelitian ini adalah :

a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis BP2T Kota Tangerang

Selatan.

9

b. Untuk mengetahui pengaruh pengelolaan arsip dinamis dalam efisiensi

kerja BP2T Kota Tangerang Selatan.

c. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelola arsip dinamis

di BP2T Kota Tangerang Selatan.

2. Manfaat Penelitian

a. Memberikan masukan kepada BP2T Kota Tangsel sehingga dapat

meningkatkan dan mendukung kegiatan kerja yang ada agar sesuai dengan

tujuan yang telah ditentukan agar memudahkan proses pengelolaan arsip.

b. Dapat dijadikan pertimbangan oleh manajemen dalam pengambilan

keputusan atau kebijakan BP2T Kota Tangsel.

c. Manfaat bagi penulis dalam penelitian ini untuk menambah pengetahuan

dan ilmu tentang sistem pengelolaan arsip dinamis yang baik dan benar.

D. Definisi Istilah

Untuk memudahkan dalam memahami dan menganalisa penelitian ini, penulis

menyampaikan definisi istilah yang penulis bahas seperti dibawah ini :

1. Arsip

Arsip adalah sumber informasi terekam dalam berbagai bentuk dan media

yang diterima dan dihasilkan dari kegiatan suatu lembaga baik pemerintah

atau swasta yang kemudian dikelola dan disimpan sebagai bukti pertanggung

jawaban, serta bahan pertimbangan bagi pimpinan dalam pengambilan

keputusan yang ada pada Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T)

Kota Tangsel.

10

2. Arsip Dinamis

Arsip dinamis sendiri dibagi menjadi dua yaitu: arsip dinamis aktif dan arsip

dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang berada di setiap unit

kerja dan masih sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis

inaktif adalah arsip yang retensi penggunaannya sudah menurun tetapi masih

disimpan untuk memenuhi syarat retensi.

3. Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip adalah dimana arsip yang diterima atau dihasilkan dari hasil

kegiatan akan diolah yang kemudian disimpan yang nantinya akan digunakan

untuk membantu kegiatan yang ada pada suatu lembaga mulai dari

perencanaan, pelaksanaan, pengambilan keputusan, perumusan kebijakan

maupun pengendalian tugas lembaga yang bersangkutan.

4. Temu Kembali

Temu Kembali adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian

memanggil (retrieval) suatu dokumen dari suatu simpanan (file), sebagai

jawaban atas suatu informasi.

5. Efisiensi

Menurut Sedarmayanti ―efisiensi adalah perbandingan terbaik atau

rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang

dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan, atau input‖.8

Efisiensi dari sistem pengelolaan arsip dinamis ini adalah untuk membantu

8 Sedarmayanti, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantora. (Bandung : CV

Mandar Maju, 2001), h.112.

11

kerja BP2T Kota Tangsel dalam hal kecepatan temu kembali arsip yang akan

digunakan atau dibutuhkan dalam kegiatan sehari-sehari yang ada pada

lembaga tersebut.

E. Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, perumusan dan pembatasan

masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah, dan sistematika

penulisan.

Bab II Tinjaun Literatur

Bab ini berisi landasan teori dan tinjauan pustaka yang digunakan dalam

kegiatan penelitian. Bagian pertama dari bab ini berisi landasan teori yang

digunakan oleh peneliti untuk mendukung kegiatan penelitian dan penulisan

hasil penelitian. Sedangkan bagian kedua berisi penelitian terdahulu terkait

dengan subyek penelitian yang peneliti lakukan dengan berbagai referensi

tersebut.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini penulis membahas jenis dan pendekatan penelitian, pemilihan

informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis data, dan jadwal

penelitian.

Bab IV Hasil Penelitian Dan Pembahasan

Bab ini berisi tentang profil objek penelitian, hasil penelitian dan pembahasan

tentang pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja di BP2T

Kota Tangsel.

12

Bab V Penutup

Bab ini merupakan bab terakhir yang menjelaskan penelitian laporan yang

dilengkapi dengan kesimpulan dan saran. Pada bagian akhir terdapat daftar

pustaka dan lampiran-lampiran yang menjelaskan tentang penelitian ini.

13

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Definisi Arsip

Arsip adalah informasi terekam yang dihasilkan atau diterima oleh sebuah

instansi lembaga atau perorangan dalam melaksanakan kegiatannya terutama

yang berkaitan dengan masalah administrasi, hukum dan bisnis.9 Di Indonesia

kata rekod lebih lazim dikenal dengan istilah arsip dinamis, sedangkan arsip

lebih mengacu pada arsip statis.

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara.10

Pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN),11

yaitu

segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta,

bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya,

9 Sulistyo-Basuki, Materi Pokok Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996),

h.1 10

Republik Indonesia. ―Undang-Undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan,‖ artikel diakses pada 22 Maret 2016 dari www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf

11 Lembaga Administrasi Negara (LAN). ―Pedoman Tata Surat-Menyurat dan Kearsipan,‖

artikel diakses pada 13 September 2016 dari www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-lembaga-

administrasi-negara.html/

http://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf


http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-lembaga-administrasi-negara.html/


14

aslinya atau salinannya, serta dengan segala penciptaannya dan yang dihasilkan

atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-

fungsi, kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-

pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya

informasi yang terkandung di dalamnya.

Dari beberapa pengertian tentang arsip yang telah penulis jabarkan, maka

dapat disimpulkan pengertian arsip adalah sumber informasi terekam dalam

berbagai bentuk dan media yang diterima atau dihasilkan dari kegiatan suatu

lembaga pemerintah atau swasta yang kemudian dikelola dan disimpan sebagai

bahan perencanaan, pengorganisasian, bukti pertanggung jawaban, serta bahan

pertimbangan bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan.

B. Arsip Dinamis

Menurut Saiman dalam bukunya Manajemen Sekretaris yang dimaksud

dengan arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

administrasi negara.12

Sedangkan Sulistyo-Basuki mengartikan ―Arsip dinamis (record) adalah

informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau

diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau

melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut‖.13

12

Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002), h. 102 13

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003), h.13

15

1. Jenis dan Pembagian Arsip Dinamis

Arsip dinamis berdasarkan penggunaannya yang masih berada disetiap

unit kerja dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.

a. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-

menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi

sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah (centra file).14

b. Arsip dinamis inaktif adalah yang sudah jarang dipergunakan. Setiap

jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu yang akan dijadikan patokan

di dalam menentukan lama arsip atau retensi arsip itu di simpan di

record center. Setelah habis masa retensinya arsip akan dimusnahkan

atau kalau mempunya nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus

dikirim kepada Arsip Nasional (ANRI).15

Berdasarkan paparan mengenai arsip dinamis dapat disimpulkan arsip

dinamis adalah arsip yang diterima atau dihasilkan oleh lembaga

pemerintahan atau swasta yang masih disimpan di unit kerja (centra file)

yang digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi, bahan rujukan

dan sebagai bukti aktivitas kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan

menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Sedangkan lebih

spesifik arsip dinamis dibedakan menjadi 5, yaitu:16

14

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan., h. 4 15

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Gramedia, 1989), h. 16 16

Sulistyo-Basuki, Materi Pokok Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996),

h. 65-66.

16

a. Korespondensi. Yang termasuk korespondensi adalah surat,

memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumentasi terkait.

b. Rekod Transaksi. Merupakan formulir dan korespondensi yang

menunjukkan adanya kegiatan transaksi.

c. Rekod Proyek. Yang termasuk rekod proyek adalah korespondensi,

nota, dan data lain yang terkaitpada proyek tertentu pengembangan

produk atau pelaksanaan kegiatan suatu proyek.

d. Berkas Kasus. Yang termasuk berkas kasus yaitu rekam medis, klaim,

tuntutan hukum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis.

e. Berkas Khas. Yang termasuk kedalam berkas khas adalah peta dan

gambar, pita/gulungan real, foto sinar X, foto, kliping, berkas rujukan

tercetak dan media terbacakan mesin.

2. Arsip Dinamis dari Segi Waktunya

Menurut Sulistyo-Basuki dilihat dari segi waktunya arsip dinamis dapat

dibagi menjadi arsip dinamis jangka panjang dan arsip dinamis temporer.

Arsip dinamis jangka panjang mencakup arsip dinamis sejarah instansi,

lembaga, badan korporasi, garis haluan dan prosedur, dan kertas pribadi

yang memiliki makna historis; dengan kata lain arsip dinamis yang memiliki

nilai bersinambungan bagi instasi/lembaga atau perorangan.

Arsip dinamis temporer adalah arsip (dinamis) yang tidak memiliki nilai

bersinambungan atau permanen bagi organisasi atau badan. Arsip dinamis

temporer termasuk jawaban atas surat masuk, permintaan rutin, memo untuk

17

kegiatan jangka pendek, kartu kontrol proyek dan semua formulir yang

memiliki sifat rutin.17

3. Fungsi Arsip Dinamis

Arsip dinamis sendiri arsip yang masih sering dirujuk atau digunakan

dalam kegiatan sehari-hari di lembaga atau organisasi, fungsi dasar arsip

dinamis18

, yaitu:

a. Sebagai bukti (evidence)

b. Sebagai bahan referens (referens material) bagi badan korporasi untuk

fakata, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam proses

pengambilan keputusan.

c. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam

penjadwalan retensi arsip.

Berdasarkan fungsi dasar arsip dinamis di atas perlunya unit pengelola

rekod aktif secara baik dan benar, berdasarkan nilai informasi yang

terkandung di dalamnya maka perlunya unit pengelola arsip.

Kegiatan yang dilakukan dalam mengelola rekod aktif,19

adalah:

a. Pemberkasan, yaitu kegiatan untuk melakukan penataan fisik berkas

menurut metode tertentu (filling system) misalnya menurut nomor, abjad

atau subjek.

17

Sulistyo-Basuki, Materi Pokok Pengantar Kearsipan. , h. 29 18

Penn Ira A, ―Records management handbook”. (England: Gower House, 1992) h. 107 19

Nina Mayesti. Perancangan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Aktif Pada Pusat Ilmu

Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,

Universitas Indonesia, 2003) h.20

18

b. Pembuatan sistem temu kembali, yaitu kegiatan untuk membuat sarana

temu balik rekod berupa pengawasan terhadap isi rekod berdasarkan

prinsip asal-usul dan urutan asli.

C. Siklus Hidup Arsip

Menurut Sedarmayanti lingkaran siklus hidup kearsipan20

, yaitu

Gambar 2.1

Lingkaran Siklus Hidup Arsip

1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip,

yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya.

2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap di mana surat masuk/keluar

dicatat sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut

diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.

20

Sedarmayanti. Tata Kearsipan : dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung:

Mandar Maju, 2008) h. 44

19

3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan

administrasi sehari-hari. Setelah surta tersebut diklasifikasikan dan diindeks,

maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.

4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip.

5. Tahap pemusnahan, pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunya nilai

guna lagi dapat dilakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan Swasta.

6. Tahap Penyimpanan di Unit Kearsipan, Arsip yang sudah menurun nilai

gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada

unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.

7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI/Arsip Nasional Daerah. Tahap ini

merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.

D. Perlengkapan Arsip Dinamis

Perlengkapan kearsipan sangat besar pengaruhnya dalam keberhasilan

pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi,

sehingga dibutuhkannya perlengkapan yang memadai untuk mengelola arsip

dinamis. Perlengkapan arsip dapat berupa boxfile, stop map, paper clip dan lain

sebagainya.21

Ada beberapa perlengkapan lain yang sekiranya dapat digunakan

dalam pengelolaan arsip dinamis, antara lain:22

1. Perangkat elektronik. Perangkat elektronik dapat digunakan untuk

komputerisasi arsip dinamis. Seiring dengan bentuk arsip dinamis yang

21

Malabay. ―Kajian Analisis Dan Perancangan Model Manajemen Arsip Dalam Rangka

Tertib Administrasi Kearsipan (Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer).‖ Jurnal Ilmu Komputer V. 10

no.2 (September 2014)h. 75 22

Jonner Hasugian, ―Pengantar Kearsipan.‖ Artikel diakses pada 20 Juli 2016 dari

http//usu.ac.id.

20

beragam, maka organisasi membutuhkan perlengkapan elektronik untuk

memperlancar pengelolaan arsip dinamis. Adapun yang termasuk perangkat

elektronik adalah komputer, mesin print, mesin scan, microreader, mesin fax

dan sebagainya. Perangkat elektronik membantu pengelolaan arsip secara

cepat dan akan menghemat ruang penyimpanan. Namun, selain memiliki

kelebihan, perangkat elektronik dapat rusak karena kesalahan dalam

pengoperasian perangkat elektronik yang tidak sesuai dengan

prosedur/human eror.

2. Map, yaitu lipatan kertas/karton manila/berbahan plastik mika yang

digunakan untuk menyimpan arsip.

3. Filing cabinet berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara

vertikal (berdiri) yang berfungsi sebagai tempat menyimpan berkas-berkas

atau arsip.

4. Folder, yaitu lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat

panjang yang berguna untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu

kelompok arsip di dalam filing cabinet.

5. Guide, yaitu lembaran kertas tebal/karton manila yang berfungsi sebagai

penunjuk dan atau sekat/pemisah.

6. Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip.

7. Rak arsip yaitu sejenis lemari tidak berpintu, yang dijadikan tempat untuk

menyimpan arsip.

8. Box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip.

Box file ini nantinya akan ditempatkan pada rak arsip.

21

9. Rotary filing adalah perlengkapan rekod yang dapat berputar (terutama rekod

yang berupa kartu).

10. Cardex merupakan alat yang memiliki laci-laci yang dapat ditarik dan

berfungsi sebagai tempat menyimpan arsip yang berupa kartu.

11. File yang dapat dilihat (visible reference record file), adalah alat yang

berfungsi sebagai tempat menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa

leaflet, brosur dan sebagainya.

E. Pengelolaan Arsip Dinamis

1. Manajemen Arsip Dinamis

Menurut Judith Read Smith manajemen rekod adalah pengawasan

sistematis dari semua rekod mulai dari penciptaan atau penerimaan, lalu

tahap pemrosesan, distribusi, pengorganisasian, penyimpanan dan temu

kembali, sampai dengan tahap pemusnahan terakhir.23

Arsip sebagai sumber informasi atau sumber ingatan pastinya akan

selalu berkembang seiring perkembangan zaman, dengan begitu arsip yang

diterima atau dihasilkan oleh suatu lembaga baik pemerintah ataupun swasta

perlu memiliki pengelolaan arsip.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,

mengartikan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip

23

Read-Smith, dkk, ―Record Management”. (USA: South Western, 2002). h. 2

22

dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,

penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.24

Arsip memiliki sistem yang saling terkait dalam satu ikatan yang utuh

karena dapat membantu kegiatan pada suatu lembaga mulai dari

perencanaan, pelaksanaan, pengambilan keputusan, perumusan kebijakan

maupun pengendalian tugas lembaga yang bersangkutan. Karena arsip

memiliki informasi yang sangat berharga maka perlunya arsip dikelola

dengan baik, pengelolaan arsip inilah yang biasa disebut dengan manajemen

rekod.

Menurut Wursanto sistem filing disebut juga dengan istilah sistem

kearsipan, sistem administrasi kearsipan, dan istilah yang lebih populer ialah

filing system. Tetapi ada pula yang menyebutkan manajemen kearsipan atau

record management, tetapi yang jelas semua istilah itu mengandung

pengertiaan yang sama, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan

arsip.25

Dalam bukunya Sedarmayanti yang berjudul Tata Kearsipan, George

R.Terry, mendefinisikan ―Manajemen merupakan proses khas, terdiri dari

tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang

24

Republik Indonesia. ―Undang-Undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan,‖ artikel diakses pada 22 Maret 2016 dari www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf

25 Ig. Wuranto, Kearsipan 2. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h.21



23

dilakukan untuk menentukan dan mencapai sasaran yang telah ditetapkan

melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber lainnya.‖26

Persyaratan fungsional sistem manajemen rekod adalah mengelola dan

merekam proses penataan rekod yang mencakup registrasi, klasifikasi,

pengindeksan, perawatan, penelusuran, temu kembali, pemusnahan,

pelaporan, pelacakan dan akses kontrol.27

Menurut Dhifa Peggy Tagbotor, dkk menerangkan Records

Management adalah manajemen professional ketika informasi dalam bentuk

fisik atau arsip diterima atau dibuat kemudian diolah, didistribusikan dan

ditempatkan dalam sistem penyimpanan, sampai pengambilan arsip untuk

digunakan hingga akhirnya pemusnahan atau retensi penyimpanan permanen

arsip.28

Tujuan manajemen rekod adalah sebagai berikut29

, yaitu :

a. Untuk menyediakan informasi yang akurat dan lengkap yang

dibutuhkan untuk menjalankan organisasi secara efisien,

b. Untuk memproses informasi terekam seefisien mungkin,

c. Untuk menyediakan informasi dan rekod dengan biaya yang murah,

d. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan atau

pengguna rekod.

26

Sedarmayanti, Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern., h. 24 27

Kennedy, Jay and Cherry Schauder. ―Record Management: A Guide to Corporate Record

Keeping.2nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998), h. 199 28

Dzifa, Peggy Tagbotor. dkk. ―Analysis of Reecords Mangement and Organizzational

Performance‖, International Journal of Academic Research in Accounting, Finance and Management

Sciences, vol 5 No. 2, Ghana 2015, h.4 29

Robek, dkk. Information and Record Management. (California: Glencoe, 1987), h. 8.

24

Jadi secara umum kearsipan memiliki tujuan untuk menjamin

keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana,

pelaksanaan dan penyelenggaraan, serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah. Maka perlunya unit kearsipan

yang mengelola arsip tersebut, tugas pokok yang dimiliki unit kearsipan,30

yaitu :

a. Menerima warkat.

b. Mencatat warkat.

c. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.

d. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem

tertentu.

e. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

f. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

g. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

2. Proses Pengelolaan Arsip Dinamis

Manajemen kearsipan sangat dibutuhkan di sebuah lembaga pemerintah

atau swasta agar arsip yang dimiliki dapat dikelola secara baik dan benar,

maka dari itu pengelola arsip dinamis perlu mengetahui proses manejemen

arsip.

Pengelola arsip dinamis adalah suatu kegiatan yang secara efisien dan

sistematis meliputi penciptaan dan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan,

penyusutan dan pemusnahan.

30

Sedarmayanti. Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern., h. 43

25

“Record management is the field of management responsible for the

efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use

and disposition of records.”31

a. Penciptaan dan Penerimaan

Dalam pengelolaan arsip dinamis penciptaan dan penerimaan arsip

dinamis yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi adalah tahap

awal yang dilakukan agar arsip dapat dikelola dengan baik dan benar.

Dengan penciptaan dan penerimaan arsip dinamis yang dilakukan oleh

suatu lembaga dan organisasi menjadikan informasi yang terdapat di

dalamnya akan berguna bagi kegiatan sehari-hari dan juga sebagai

pedoman bagi pimpinan untuk menentukan suatu kebijakan. Penciptaan

arsip dinamis yang dilakukan oleh suatu lembaga ataupun organisasi

memiliki beberapa tahap seperti berikut:32

1) Menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan.

2) Membuat konsep surat, hasil dikte segera dikonsepkan dengan

tulisan dan disusun sesuai bentuk surat yang benar dan yang

dikehendaki pimpinan.

3) Mencatat pada buku registrasi keluar. Setelah konsep selesai dibuat

kemudian diketik maka diberikan kepada pimpinan untuk diperiksa.

4) Mengetik surat dalam bentuk akhir.

5) Meminta tanda tangan pimpinan.

6) Mengecek surat yang akan dikirim.

31

Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and

practice. (London: Facet Publishing, 2003), h.1 32

Ig. Wursanto, Kearsipan 1. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 111

26

7) Mendistribusikan surat.

Adapun prosedur dalam proses penerimaan arsip dinamis yang

dilakukan, sebagai berikut:33

1) Penerimaan

2) Penyortiran

3) Pembukaan surat

4) Pencatatan

5) Pengarahan dan penerusan

6) Penyampaian surat

7) Penyimpanan berkas arsip/ surat masuk.

Sehingga dapat diketahui dari penjelasan di atas tahap penciptaan dan

penerimaan arsip merupakan tahap awal suatu informasi akan menjadi

arsip atau tidaknya. Oleh karena itu dari tahap penciptaan dan

penerimaan inilah menjadi hal yang penting dalam pengelolaan arsip

dinamis yang ada pada suatu lembaga.

b. Penyimpanan

Terdapat tempat penyimpanan arsip yang dikenal dengan nama

records centre atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis

merupakan tempat penyimpanan secara fisik yang aman untuk

33

Abdan Syakuro, ―Cara Menangani Surat atau Dokumen Kantor.‖ Artikel diakses pada 15

Mei 2017 dari http://www.mediapustaka.com/2014/11/menangani-suratdokumen-kantor.html?m+1

http://www.mediapustaka.com/2014/11/menangani-suratdokumen-kantor.html?m+1

27

melindungi arsip dinamis. Pusat arsip dinamis terdiri dari tiga pilihan,34

yaitu:

1. Penyimpanan Onsite

Jenis pusat arsip dinamis ini menggunakan ruangan yang tersedia

di perusahaan yang bersangkutan. Ruangan tersebut harus

memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan

arsip dinamis. Jenis ini cocok bagi perusahaan yang memiliki arsip

dinamis dalam jumlah sedikit.

2. Penyimpanan Off-site

Pada jenis pusat dinamis ini, perusahaan harus mendirikan ruangan

untuk menyimpan arsip dinamis. Biasanya lokasi penyimpanan

jauh dari kota dengan maksud untuk menghemat biaya. Pusat arsip

dinamis ini disiapkan untuk menangani arsip dinamis dalam

jumlah besar.

3. Penyimpanan Komersial

Pusat arsip dinamis ini dikelola oleh pihak swasta. Perusahaan

dapat membuat kontrak kerja dengan perusahaan yang

menyediakan layanan tersebut atau menyewa tempat yang dikelola

suatu perusahaan untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan

arsip dinamis.

34

Elizabeth and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and practice.

(London: Facet Publishing, 2003).

28

Menurut Sedarmayanti, terdapat beberapa azas penyimpanan arsip,

yaitu:35

1. Azas Sentralisasi

Dalam azas ini penyimpanan arsip dalam suatu organisasi

dipusatkan pada satu unit kerja khusus yang sering disebut sentral

arsip atau dalam kantor-kantor sering ditangani oleh unit tata usaha

yang merupakan unit sentral pengiriman surat. Dengan sentralisasi

arsip, maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses,

akan disimpan di sentral arsip. jadi dengan sistem ini, unit-unit lain

dalam organisasi tidak menyelenggarakan kegiatan arsip.36

2. Azas Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-

masing unit dalam suatu organisasi. Azas ini biasanya digunakan

oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-

masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang

khusus.

3. Azas kombinasi Sentralisasi-Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan

antara azas Sentralisasi dengan Desentralisasi. Azas ini digunakan

untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azas Sentralisasi

dan Desentralisasi. Arsip yang bersifat umum atau dibutuhkan oleh

35

Sedarmayanti, Tata Kearsipan : dengan memanfaatkan teknologi modern., h.45 36

Zulkifli amsyah.,Manajemen Kearsipan. (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 1991),

h.16

29

semua unit disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang

sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit.

Berdasarkan ketiga azas penyimpanan tersebut, dalam

penyelenggaraan di tiap-tiap organisasai atau kantor berbeda-beda

sesuai dengan kebutuhannya dan pelaksanaannya pun tergantung dari

tujuan penyelenggaraan penyimpanan arsip yang ingin dicapai oleh

organisasi tersebut.

Selanjutnya menurut Barthos, ada lima sistem tata cara mengarsip

surat,37

yaitu :

1. Sistem Abjad, adalah suatu sistem untuk menyususn arsip dalam

urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusun tersebut dibagi 4

golongan yaitu menurut nama perorangan, nama perusahaan, nama

instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial lainnya.

2. Sistem Subjek, adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen

disusun menurut perihal, menurut nama-nama perusahaan,

koresponden dan sebagainya.

3. Sistem Geografis, adalah penyusunan arsip dimana surat-surat atau

arsip dibagi menurut letak wilayah.

4. Sistem Nomor, merupakan sistem tata arsip yang tidak langsung,

karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka

petugas arsip lebih dahulu membuat daftar-daftar kelompok

37

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk lembaga negara, swasta dan pergurutan

tinggi. (Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h. 44.

30

masalah-masalah seperti pada sistem subjek, baru kemudian

diberikan nomor dibelakangnya.

5. Sistem Kronologis, yaitu sistem yang penyusunan arsip atau surat-

surat menurut urutan tanggal dari datangnya surat-surat tersebut.

Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling

depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.

Berdasarkan dari kelima sistem penyimpanan tersebut, tidak ada

penyimpanan yang lebih baik. Hal itu dikarenakan baik tidaknya sistem

penyimpanan yang dilakukan tergantung dari lembaga atau organisasi

yang bersangkutan dalam menerapkan sistem penyimpanan dalam

pengelolaan arsip dinamis. Jadi dengan begitu sistem penyimpanan

dapat dikatakan mempunyai karakteristik tertentu yang dapat diterapkan

secara maksimal oleh suatu lembaga ataupun organisasi.

c. Pemeliharaan

Pemeliharaan terhadap arsip dinamis perlu dilakukan terutama suatu

lembaga atau organisasi yang mempunyai kegiatan yang berkaitan

dengan arsip dinamis, karena arsip dinamis yang berisi informasi sangat

perlu pemeliharaan arsip dinamis dari segala kerusakan dan kemusnahan

karena untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan

keselamatan fisik arsip dinamis sekaligus dengan isinya.

Jadi sangat penting sekali ruang penyimpanan arsip dinamis harus

terhindar dari kemungkinan-kemungkinan, seperti kebakaran, air dan

serangga. Selain itu ruang penyimpanan juga harus kering, kuat, terang

31

dan berfentilasi yang baik. Sedangkan untuk pengaturan suhu ruangan

dapat menggunakan AC yang berfungsi untuk mengatur kelembaban

dan mengurangi debu, pemasangan AC harus konsisten (suhu normal 20

derajat C), sehingga suhu udara tidak berubah-ubah karena pergantian

suhu yang mendadak akan menyebabkan kerusakan kertas.38

Secara umum, usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam

pemeliharaan arsip dinamis adalah:39

1) Membersihkan ruangan. Sebaiknya, ruangan penyimpanan

dibersihkan dengan alat penyedot debu (vacum cleaner).

2) Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya. Pemeriksaan ruangan dapat

dilakukan setiap saat untuk mengawasi jika ada serangga yang

merusak arsip dinamis.

3) Penggunaan racun serangga. Penyemprotan racun serangga dapat

dilakukan kearah dinding, lantai atau alat-alat yang terbuat dari

kayu dan jangan sampai mengenai arsip dinamis.

4) Mengawasi serangga anai-anai. Untuk mengawasi serangga anai-

anai. Dapat menggunakan sodium arsenite.

5) Larangan makan dan merokok

6) Rak penyimpanan arsip dinamis sebaiknya terbuat dari logam

dimana jarak papan rak yang terbawah lantai sekitar 6 (enam) inci,

38

Basir Barthos. Manajemen Kearsipan.,h. 56-57 39

Ibid., h. 58-60

32

sehingga memudahkan sirkulasi udara dan membersihkan lantai

bagian bawah.

7) Arsip dinamis jangan diletakkan secara berdesak-desakan dan

jangan diletakkan pada tempat yang lebih kecil dari ukuran arsip

dinamis.

8) Mengeringkan arsip yang basah, dengan cara menggunakan kipas

angin atau membuka jendela-jendala dan pintu-pintu. Selain itu juga

dapat dengan kertas penyerap (blotting).

9) Arsip dinamis yang tidak terpakai sebaiknya, arsip dinamis

disimpan pada tempat tersendiri secara teratur agar tidak

menimbulkan penumpukan.

10) Arsip dinamis yang rusak atau sobek. Untuk arsip dinamis yang

sobek, kita dapat menggunakan perekat berbahan dasar kanji agar

tulisan atau kertas tidak rusak.

Selain itu ada pemeliharaan arsip dinamis yang berbentuk

elektronik/digital, dapat dilakukan dengan cara menjaga dan meng-

upgrade media, software, format penyimpanan dan isi arsip dinamis.

Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu mengelola arsip

dinamis elektronik:40

1) Jauhkan arsip dinamis elektronik resmi dan pribadi secara terpisah.

40

Fermi National Accelerator Laboratory (FERMILAB), Employee Records Management.

(T.tp.:FERMILAB: 2011), h. 13

33

2) Simpan ke format standar seperti Portable Document Format (PDF,

Post Script (PS) atau file teks.

3) Gunakan folder bernama sesuai dengan jenis atau seri untuk

menyimpan arsip dinamis.

4) Simpan arsip dinamis ke folder tertentu pada drive atau server

cadangan, bukan pada komputer.

d. Penyusutan atau Pemusnahan

Terakhir yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu

penyusutan dan pemusnahan. Penyusutan arsip bukan sekedar masalah

mendesak yang harus dilakukan karena banyak arsip yang tidak

terkendali, berserakan, dan menumpuk di sudut ruangan, tetapi juga

terkait apresiasi pimpinan.41

Menurut Undang-undang No. 43 Tahun

2009 pasal 1 ayat 23 penyusutan arsip adalah ―Kegiatan pengurangan

jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke

unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan

penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan‖. Basir Barthos dalam

bukunya Manajemen Kearsipan juga mengemukakan penyusutan arsip

adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:

1) Memindahkan arsip inaktif (arsip yang sudah tuntas

penggarapannya) dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam

lingkungan Negara atau badan pemerintahan masing-masing.

2) Memusnahkan arsip-arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

41

Machmoed Effendi, Implementasi Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Gadjah

Mada. Materi Rakor Penyusunan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa

Tengah, 26 April 2011.

34

3) Menyerahkan arsip statis (arsip yang sudah tidak digunakan lagi

atau frekuensi penggunaannya sangat kecil) oleh unit kearsipan

kepada Arsip Nasional.

Kegiatan penyusutan dan pemusnahan arsip yang dilakukan dapat

menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) karena dapat membantu

untuk meninjau kembali arsip dinamis yang akan dipermanenkan atau

dimusnahkan. Prosedur yang dapat dilakukan dalam proses penyusutan

dan pemusnahan arsip dinamis, yaitu:42

1) Menyiangi (weeding). Tujuan dari weeding yaitu memisahkan arsip

dinamis yang telah sampai jangka waktu penyimpanannya dan

rekod yang tidak digunakan lagi oleh pencipta arsip.

2) Mempersiapkan alat-alat. Alat-alat yang digunakan antara lain

folder, filing cabinet, guide, rak dan lain-lain yang berguna untuk

menampung pemindahan arsip dinamis dari unit pencipta ke record

centre.

3) Penyisihan. Arsip dinamis yang akan disusutkan (dipermanenkan)

atau dimusnahkan, disisihkan dari folder aktifnya.

4) Mensortir. Arsip dinamis yang telah disisihkan, kemudian disortir

untuk memilih arsip dinamis yang akan disusutkan

(dipermanenkan) atau dimusnahkan.

5) Membuat dan menyiapkan daftar atau surat pemindahan arsip

dinamis dari unit pecipta ke record centre. Dalam daftar/surat

42

Ig. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 217

35

tersebut berisi nama unit pengolah, tanggal persetujuan, tanggal

penyerahan, tanggal penerimaan penyerahan dan nama pejabat yang

menerima penyerahan.

6) Pendaftaran, yaitu kegiatan mendaftarkan arsip dinamis yang akan

disusutkan (dipermanenkan) atau dimusnahkan.

7) Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip dinamis.

8) Memusnahkan arsip dinamis. Dalam melaksanakan pemusnahan,

hendaknya arsip dinamis benar-benar musnah, diketahui oleh

pejabat yang berwenang. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan

beberapa cara, yaitu:43

pencacahan, pembakaran, pemusnahan

kimiawi dan pembuburan.

3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis

Ig. Wursanto menjelaskan ada beberapa kendala dalam pengelolaan

arsip dinamis, yaitu:

a. Penemuan kembali arsip yang lama akibat sistem penyimpanan yang

kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang

sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau

unit lain dalam organisasi yang tidak dikembalikan kembali ke unit

pencipta arsip.

b. Bertambahnya arsip dinamis tanpa disertai dengan penyusutan dan

pemusnahan.

c. Pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan

43

Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan., h. 105

36

yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.

d. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti

perkembangan ilmu kearsipan modern karena kurangnya dana yang

tersedia.44

4. Ciri-Ciri Pengelolaan Arsip yang Baik

Arsip merupakan informasi yang akan terus diterima dan dihasilkan

oleh suatu lembaga atau instansi, sehingga semakin lama lembaga itu

bekerja akan semakin banyak arsip yang diterima dan dihasilkan. Maka

perlunya sistem pengelolaan arsip yang dijalankan disuatu lembaga atau

instansi untuk mengelola arsip mulai dari arsip itu diterima atau dihasilkan

hingga arsip di musnahkan atau di simpan permanen. Sistem kearsipan

dikatakan baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut45

:

a. Mudah dilaksanakan.

Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak

menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan

maupun dalam pengembalian arsip-arsip.

b. Mudah dimengerti

Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan

sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalalm pelaksanaannya.

Jadi sistem kearsipan harus sederhana dan disesuaikan dengan jenis dan

luas lingkup kegiatan organisasi.

44

Ig. Wursanto, Kearsipan 2., h. 29 45

Ibid., h. 30-32

37

c. Murah/ekonomis

Sistem kearsipan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan,

baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga,

peralatan atau perlengkapan arsip

d. Tidak memakan tempat

Tempat penyimpan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung, rak

arsip, almari dan sebagainya. Pada dasarnya sistem kearsipan yang

dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.

e. Mudah dicapai

Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip

yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan

apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.

f. Cocok bagi organisasi

Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai

dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem

kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok

apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.

g. Fleksibel atau luwes

Fleksibel atau luwes berarti sistem filing yang dipergunakan dapat

diterapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti

perkembangan organisasi.

38

h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik,

memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan.

Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat

mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab,

yang tidak berwenang bertugas dalan bidang kearsipan. Arsip-arsip

harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang

disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.

i. Mempermudah pengawasan

Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem

kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai

macam perlengkapan/peralatan seperti : kartu indeks, lembar pengantar,

lembar tunjuk silang, kartu pinjam arsip atau out slip dan sebagainya.

5. Manajemen Arsip Inaktif

Dalam menjalankan manajemen arsip inaktif terdapat beberapa proses

yang harus dilakuakan yaitu :

a. Pemindahan Arsip Inaktif

Pemindahan arsip inaktif dari unit Pengolah Arsip (Central File) yang

berada di unit pencipta arsip ke Pusat Arsip (Records Center)

merupakan langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan

pengelolaan arsip inaktif.

Prosedur pemindahan arsip inaktif sebagai berikut:

39

1) Unit Pengolah Arsip di tiap-tiap unit pencipta arsip di lingkungan

lembaga induknya mengadakan penelitian untuk menentukan arsip

yang sudah mencapai masa inaktif sesuai jadwal retensi arsip

(JRA).

2) Arsiparis atau pengelola arsip di unit Pengolah Arsip melakukan

pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan

arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Pusat

Arsip

3) Hasil pemilahan atau penyeleksian dituangkan dalam daftar arsip

yang dipindah dan juga daftar arsip yang dimusnahkan. Daftar

tersebut diajukan kepada pimpinan unit pencipta arsip untuk diteliti

dan mendapatkan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan, arsip

yang akan dimusnahkan dapat segera dimusnahkan. Sedangkan

arsip yang akan dipindah, dibuatkan daftar.

4) Unit pengolah arsip sekurang-kurangnya setiap satu tahun sekali

melakukan pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip (Records

Center).

5) Penyiapan ruang simpan arsiparis atau pengelola arsip menyiapkan

ruang dan alat penyimpanan arsip di Pusat Arsip (Records Center).

6) Penerimaan arsip Penerimaan arsip inaktif yang baru dipindahkan

dari central file (unit pengolah arsip) dilakukan oleh arsiparis atau

pengelola arsip yang bertugas di Pusat Arsip (Records Center).

40

Arsip tersebut harus diteliti kelengkapannya, kondisi dan

kesesuaiannya dengan daftar arsip pindah yang dilengkapi dengan

Berita Acara Pemindahan Arsip.46

b. Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif

Sistem penyimpanan arsip dapat diartikan sebagai suatu sistem yang

teratur dalam penyimpanan arsip, sehingga apabila diperlukan dapat

ditemukan dengan cepat, supaya penyimpanan arsip dapat ditata dengan

baik maka diperlukan suatu cara atau sistem untuk melaksanakan

penyimpanan arsip secara efektif. Menurut A.W. Widjaja, ―Sistem

penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur

menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan

warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan

kembali secara cepat.‖47

6. Tata kelola Arsip Otomatis/Komputerisasi

Pengaruh teknologi modern, menunjukkan atau memungkinkan

pemakaian mesin-mesin serba otomatis. Salah satu akibat positif dari

kemajuan dibidang teknologi adalah dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Kecepatan tersebut mengakibatkan pula bahwa keputusan atas masalah-

masalah yang sangat mendesak segera diselesaikan. Dengan semakin

46

Effendie, Mahmoed, dkk. ―Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan

Universitas Gajah Mada‖. Artikel diakses pada diakses 17 September 2016 dari

http://arsip.ugm.ac.id/download/1904112050PANDUANRINGKAS-

TTOLA%20ARSIPINAKTIF.pdf. 47

A.W.Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo, 1993),

h.103

http://arsip.ugm.ac.id/download/1904112050PANDUANRINGKAS-TTOLA%20ARSIPINAKTIF.pdf

http://arsip.ugm.ac.id/download/1904112050PANDUANRINGKAS-TTOLA%20ARSIPINAKTIF.pdf

41

banyaknya informasi yang diciptakan berdampak pula pada arsip sebagai

sumber informasi terekam yang diterima dan juga dihasilkan oleh suatu

lembaga, maka dari itu penanganan arsip akan lebih efisien bila dilakukan

dengan menggunakan alat-alat elektronis. Seperti yang dikatakan

Serdamayanti penciptaan, pengiriman, pemrosesan, penyimpanan, dan

penemuan kembali informasi dapat dilakukan melalui suatu sistem yang

bekerja secara otomatis.

Tata Kearsipan Otomatis/Komputerisasi adalah cara-cara pelaksanaan

prosedur tata kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh

dan seefisien mungkin atas mesin-mesin, sehingga bahan-bahan dan sumber-

sumber yang ada dapat pula dimanfaatkan.48

Penggunaan media otomatisasi bukan saja menjamin efisiensi, tetapi

juga mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu

diperlukan dengan bantuan mesin cetak. Penentuan pola otomatisasi

informasi harus memperhatikan 4 hal49

, yaitu:

1) Sifat pengguna informasi

2) Lingkungan informasi

3) Cara menggunakan informasi

4) Tujuan pengguna informasi

Tata kearsipan otomatisasi/komputerisasi adalah kearsipan yang

menggunakan sarana pengolahan data elektronik. Di dalam otomatisasi,

semua pengelompokkan dapat disatukan kedalam satu data base dan dapat

48

Sedarmayanti. Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern., h. 139 49

Ibid., h.140

42

ditempuh jalan pintas untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh

informasi. Otomatisasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai

macam pola sesuai dengan kebutuhan calon pengguna. Otomatisasi dapat

mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya

terpisah melalui indexing yang tepat dan canggih.50

Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam kearsipan adalah

kewajaran yang dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan

atau manual. Penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan

efektivitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan suatu lembaga ataupun

organisasi. Sehubungan dengan hal itu, yang perlu dipersiapkan dan

ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan komputer

membawa serta metode baru dalam pencatatan dan penyimpanan informasi

dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang

membutuhkannya.51

Jadi tata kearsipan secara komputerisasi yaitu penggunaan atau

penerapan teknologi komputer dalam pengelolaan kearsipan mulai dari

pencatatan, penyimpanan, penggunaan, temu kembali, hingga

pendistribusian arsip dinamis.

F. Sistem Temu Kembali Arsip

Pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh pengguna

yang memiliki akses. Oleh karena itu, arsip yang disimpan memungkinkan

50

Ibid., h. 141 51

Sedarmayanti, Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern., h. 142

43

untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkan. Peminjaman arsip yang telah

disimpan dilakukan dengan tahapan-tahapan temu kembali arsip. Sebuah sistem

penyimpanan arsip tidak dikatakan efektif, kecuali jika sistem tersebut dapat

memberikan informasi secepat mungkin sesuai dengan permintaan. Sebuah

pusat arsip dinamis dianggap baik dilihat dari kemampuan temu kembali

arsipnya. Prosedur untuk meminta arsip, meminjam,dan tindakan lanjutan

merupakan syarat utama temu balik yang efisien. Oleh karena itu temu kembali

arsip merupakan sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip.52

Terdapat tujuh fungsi utama sistem temu kembali, yaitu:

1. Mengidentifikasi arsip sesuai dengan permintaan pengguna.

2. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada.

3. Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang memungkinkan

untuk mencocokkan permintaan pengguna.

4. Menganalisis permintaan pengguna dan mewakili mereka dalam bentuk

yang dapat mencocokkan permintaan tersebut dengan database.

5. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data.

6. Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan pengguna.

7. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna.53

Wursanto mengemukakan bahwa yang dimaksud penemuan kembali arsip54

yaitu ―Kegiatan memastikan dimana warkat atau arsip yang akan dipergunakan

52

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis., h.16 53

Chowdurry,G.G, Introduction to Modern Information Retrieval. (London: Facet Publishing,

2004). h. 3 54

Ig. Wursanto, Kearsipan 1. (Yogyakarta : Kanisius, 1991) h. 187

44

disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa dan

bagaimana cara mengambilnya‖. Menurut Wursanto agar temu kembali dapat

dilakukan dengan mudah dan efisien, ada faktor-faktor yang diperhatikan55

,

yaitu:

1. Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan dengan

kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.

2. Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang sesuai

dengan system penataan berkas yang digunakan.

3. Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan kembali

arsip. Tenaga-tenaga di bidang kearsipan hendaknya terdiri dari tenaga-

tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap tinggi, cepat mau dan suka

belajar secara detail tentang kearsipan.

G. Efisiensi Kerja

Menurut Drucker dalam bukunya Amirullah, efisiensi berarti mengerjakan

sesuatu dengan benar.56

Stoner mendefinisikan efisiensi sebagai kemampuan untuk meminimalkan

penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi. Seorang yang

bertindak efisien mampu meminimalkan biaya sumber daya yang diperlukan.57

Sedarmayanti mendefinisikan efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-

cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah

55

Ibid, h.193 56

Amirullah, Pengantar Manajemen. (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004), h.8 57

Stoner, Manajemen. (Jakarta: Prenhallindo, 1996), h.9

45

dalam mengerjakannya, termurah dalam biayanya, tersingkat dalam waktunya,

teringan dalam bebannya dan terpendek dalam jaraknya.58

H. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja

Pengelolaan arsip dinamis secara komputerisasi yang dilakukan pada suatu

lembaga pada dasarnya sangat berpengaruh terhadapa efisiensi kerja. Karena

arsip sebagai sumber informasi terekam perlu diatur dan ditata dengan baik

sehingga memudahkan para pengguna yang membutuhkan dalam temu kembali

arsip yang cepat dan tepat.

Menciptakan pengelolaan arsip yang baik dan benar berarti dapat mengatur,

menyusun, mengumpulkan, menyimpan, serta mendistribusikan arsip yang

terprogram. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan

dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan

efisiensi kerja kantor. Dengan pengelolaan dan penataan arsip yang baik dan

benar akan semakin lancar dan memudahkan koordinasi dan pengawasan.

Sebagai seorang pimpinan pasti harus mempunyai bahan pertimbangan

dalam pengambilan keputusan, arsip merupakan hal yang sangat dibutuhkan oleh

pimpinan maka perlunya arsip yang rapi, tertib, guna memudahkan penyimpanan

dan temu kembali arsip sewaktu-waktu dibutuhkan dapat cepat dan tepat

ditemukan. Walaupun itu pimpinan perlu memiliki staf yang mampu dalam hal

mengelola dan memelihara arsip untuk pimpinan, ataupun untuk kepentingan

lembaga tersebut dalam kegiatannya.

58

Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran. (Bandung: Mandar Maju,2001), h.112

46

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip merupakan

langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efisiensi kerja.

I. Penelitian Terdahulu

Penelitian pertama sebelumnya pernah dilakukan oleh mahasiswa Program

Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, UIN

Sunan Kalijaga Yogyakarta, yang bernama Ade Tarmidi dengan judul

―Pengelolan Arsip Dinamis Dalam Membantu Pengambilan Keputusan di

Koperasi Mahasiswa (Kopma) UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta‖. Skripsi ini

diperoleh dari repository UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Penelitian ini

bertujuan untuk mengetahui tentang pengelolaan arsip dinamis dan mengetahui

tentang arsip dinamis dalam membantu pengambilan keputusan di Kopma UIN

Sunan Kalijaga. Perbedaan dengan dengan penelitian yang penulis lakukan

adalah pertama pada tempat penelitian yang dilakukan, peneliti terdahulu

bertempat di Koperasi Mahasiswa UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, sedangkan

yang penulis teliti yaitu pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota

Tangsel. Perbedaan yang kedua yaitu pada tujuan penelitian, peneliti terdahulu

bertujuan untuk mengetahui tentang pengelolaan arsip dinamis dan mengetahui

tentang arsip dinamis dalam membantu pengambilan keputusan di Kopma UIN

Sunan Kalijaga Yogyakarta, sedangkan penelitian yang penulis lakukan

bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis di Badan Pelayanan

Perijinan Terpadu Kota Tangerang Selatan, pengelolaan arsip dinamis dalam

menunjang efisiensi kerja serta kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip

47

dinamis. Persamaan terletak pada teknik pengumpulan data yaitu observasi,

wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi serta persamaan yang lain yaitu

pada teknik analisis data yang digunakan yaitu reduksi data, penyajian data dan

penarikan kesimpulan.

Penelitian terdahulu berikutnya yang pernah dilakukan oleh mahasiswi

Universitas Sebelas Maret, yang bernama Adriyani Umi Sa‘adah dengan judul

―Analisis Pengelolaan Arsip di Bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub

Divisi Regional III Surakarta‖. Skripsi ini diperoleh dari Digital Library

Universitas Sebelas Maret. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui

pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub

Divisi Regional III Surakarta, hambatan-hambatan yang dihadapi dalam

pelaksanaan pengelolaan arsip serta upaya yang dilakukan untuk mengatasi

hambatan dalam pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog

Sub Divisi Regional III Surakarta. Perbedaan dengan penelitian yang penulis

lakukan adalah pertama pada tempat penelitian, peneliti terdahulu bertempat di

Bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta,

sedangkan peneulis meneliti di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota

Tangsel. Perbedaan yang kedua yaitu tujuan penelitian, peneliti terdahulu

bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha

Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, hambatan-hambatan

yang dihadapi serta upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang

dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha Kantor

Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, sedangkan pada penelitian ini

48

penulis bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis di Badan

Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel, pengelolaan arsip dinamis

dalam menunjang efisiensi kerja, serta kendala dalam pengelolaan arsip dinamis

di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel. Persamaan pertama

yaitu pada jenis penelitian yang menggunakan deskriptif kualitatif dan persamaan

yang kedua dengan penelitian yang penulis lakukan terletak pada tujuan

penelitian yaitu untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis dan kendala yang

dihadapi.

49

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penelitian mengemukakan secara teknis tentang metode atau sarana

khusus yang digunakan untuk mengumpulkan data yang dilakukan seseorang

melalui penyelidikan yang hati-hati terhadap suatu masalah, sehingga diperoleh

pemecahan yang tepat terhadap masalah tersebut.

Agar penelitian ini dapat berjalan dengan lancar maka diperlukan suatu

pedoman yang dapat digunakan ketika penelitian dilaksanakan agar mendapatkan

informasi mengenai gambaran umum mengenai pengelolaan arsip dinamis.

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Metode yang digunakan penulis dalam penelitian ini yaitu jenis metode

deskriptif untuk mendapatkan informasi mengenai gambaran umum dari sistem

pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja. Metode deskriptif

yaitu metode penelitian yang bertujuan mendeskripsikan atau menjelaskan

sesuatu hal seperti apa adanya.59

Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan pendekatan

kualitatif. Bogdan dan Taylor dalam Lexy J.Moleong mendefinisikan metode

kualitatif adalah sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif

berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati.60

59

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian. (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60 60

Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif. (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2006),

h. 5.

50

B. Pemilihan Informan

Pemilihan informan bertujuan untuk memberikan informasi yang terlengkap

sehingga penulis mendapatkan informasi yang lengkap dalam penulisan

penelitian. Dalam melakukan penelitian, peneliti harus cermat dalam memilih

orang-orang yang akan diwawancarai (informan).61

Informan ditentukan menggunakan purposive sampling dimana informan

dipilih berdasarkan pertimbangan tertentu dengan tujuan untuk memperoleh

satuan sampling yang memiliki karakteristik atau kriteria yang dikehendaki

dalam pengambilan sample. Informan adalah orang yang diperkirakan meguasai

dan memahami data, informasi, ataupun fakta dari suatu objek penelitian.62

Peneliti memilih beberapa informan untuk memperoleh data yang dibutuhkan

dalam penelitian ini.

Dalam penelitian ini penulis memilih informan yang memahami tentang

pengelolaan arsip dinamis kepala sub bagian umum, kepala staf bagian

kearsipan, staf bagian umum, staf bidang data, informasi dan regulasi dan staf

bidang pelayanan perijinan pembangunan. Penulis mengambil informan

sebanyak 5 orang, yaitu:

61

Emzir, Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Pers, 2011), h.

53. 62

M. Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik dan

Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h. 108

51

Tabel 3.1

Informan

No. Nama Jabatan Kategori

1. Helmi

Kamaludin,

S.Sos

Kepala Sub Bagian

Umum

Kepala Bagian Umum atau

sekretariat di BP2T Kota

Tangsel, pernah menjabat

sebagai pengelolaan arsip

di BP2T Kota Tangsel.

2. Saprudin, S.IP Kepala Staf Bagian

Kearsipan

Menjabat sebagai kepala

pengelolaan arsip di BP2T

Kota Tangsel.

3. Sabur S.E Staf Bagian Umum Menjabat sebagai yang

mengoperasikan

pengolahan arsip di

SISUMAKER BP2T Kota

Tangsel.

4. Sri Laksmi

Handayani

Staf Bidang Data,

Informasi dan

Regulasi

Menjabat sebagai pegawai

di BP2T Kota Tangsel

5. Eri Setiawan,

S.E

Staf Bidang

Pelayanan

Perijinan

Pembangunan

Menjabat sebagai pegawai

di BP2T Kota Tangsel

Dengan alasan yang bersangkutan dianggap memiliki informasi lebih

mengenai pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel dan penulis berharap

mendapatkan informasi mengenai pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip

dinamis dalam menunjang efisiensi kerja, kendala yang dihadapi dalam

pengelolaan arsip dinamis serta pengalaman yang dimiliki oleh informan.

C. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data adalah langkah penting dalam rangka keberhasilan

penulisan penelitian dengan cara mengumpulkan sumber-sumber data informasi

52

yang menjadi dasar kesimpulan penelitian. Pada penelitian ini penulis

menggunakan teknik pengumpulan data dengan cara, yaitu:

a. Data Primer

Data Primer merupakan sumber data yang diperoleh secara langsung

dari sumber aslinya yang berupa wawancara, maupun hasil observasi yang

dilakukan peneliti dari suatu obyek. Penelitian ini memperoleh data primer

secara langsung dari hasil observasi di lokasi penelitian yaitu arsip dinamis

Badan pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel dan dari hasil

wawancara dengan Kepala Sub Bagian Umum, Kepala Staf Bagian

Kearsipan, dan Staf Bagian Umum di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu

(BP2T) Kota Tangsel.

a. Observasi

Observasi yang dilakukan pada penelitian ini adalah teknik

observasi langsung. Observasi adalah sebagai pengamatan dan

pencatatan secara sistematik terhadap suatu gejala yang tampak pada

objek penelitian63

. Jadi observasi merupakan kegiatan pencatatan dan

pengamatan langsung terhadap objek ditempat terjadi, dan pencatatan

dan pengamatan ini dilakukan baik saat keadaan sedang berlangsung.

Sehingga apabila informasi yang didapat mengenai persitiwa ataupun

kejadian yang diperoleh dari informan masih kurang, peneliti dapat

63

M. Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik dan

Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h.20

53

memperoleh dengan mencatat pola tingkahlaku terhadap informan yang

sesuai dengan waktu kejadiannya.

Sulistyo-Basuki menambahkan bahwa observasi memiliki beberapa

keuntungan64

, yaitu :

1) Pemanfaatan observasi memungkinkan pencatatan perilaku yang

diamati sesuai dengan kejadiannya.

2) Observasi memungkinkan peneliti membandingkan apa yang

sebenarnya perilaku seseorang dengan apa yang mereka katakan.

Peserta dalam kajian mungkin sadar atau tidak sadar melaporkan

perilaku mereka yang berbeda dengan kenyataan yang berlangsung.

3) Teknik observasi atau pengamatan dapat mengidentifikasi perilaku,

tindakan dan sebagainya yang memungkinkan tidak dilaporkan oleh

partisipan karena dianggap tidak penting atau tidak relevan. Dengan

demikian, peneliti dapat memeriksa pengaruh relatif dari berbagai

faktor.

4) Teknik observasi, peneliti dapat mengkaji subjek yang tidak mampu

memberikan laporan verbal.

5) Pemanfaatan observasi tidak memerlukan keinginan subjek untuk

ikut dalam penelitian.

6) Observasi merupakan metode yang langsung dapat dilakukan tanpa

perlu persiapan mendalam. Pengamatan langsung seringkali

64

Sulistyo-Basuki, Metode penelitian. (Jakarta: Wedatama Widya Sastra Bekerja sama

dengan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Indonesia, 2006), h. 151

54

memberikan pandangan bermanfaat mengenai masalah yang tengah

dikaji serta masalah berkait lainnya.

7) Observasi menghindari bias dari responden yang acapkali dijumpai

pada metode lain.

Observasi yang dilakukan ini untuk menjawab permasalahan

mengenai pengelolaan arsip dinamis dan juga kendala yang dihadapi

dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel.

b. Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh

pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang

memberikan jawaban atas pertanyaan yang diberikan65

. Wawancara

yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara secara

mendalam. Wawancara mendalam yaitu dengan membuat pedoman

pertanyaan yang diajukan agar dapat memberikan informasi mengenai

sistem pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja pada

Sub Bagian Umum di BP2T Kota Tangsel.

2. Data Sekunder

Data sekunder merupakan sumber data yang diperoleh melalui media

perantara atau secara tidak langsung yang berupa buku, catatan, bukti yang

telah ada, atau arsip yang dipublikasikan ataupun yang tidak dipublikasikan.

Data sekunder dalam penelitian ini diperoleh atau dikumpulkan dari

65

Sofian Effendi, Metode Penulisan Survei. (Jakarta: LP3ES, 2012), h.135

55

dokumentasi dan kepustakaan, yang terdiri dari berbagai literatur dan artikel

yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.

a. Dokumentasi

Dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan data melalui

dokumen-dokumen yang terdapat di Bagian Umum yang berupa buku

catatan surat masuk dan surat keluar, dan foto-foto yang penulis ambil

sendiri setelah meminta izin dari pihak BP2T Kota Tangsel dengan

tujuan sebagai bahan bukti dan data yang diperlukan dalam penyusunan

skripsi ini.

b. Kajian Pustaka

Mengumpulkan data dan informasi dengan memanfaatkan literatur

yang tersedia sebagai pedoman dalam menemukan penelitian yang

relevan. Sehingga didapat teori pendukung pada penelitian yang

dilakukan.

D. Teknik Analisis Data

Setelah semua data diperoleh melalui wawancara dan observasi terhadap

informan. Penulis akan menganalisis data yang diperoleh dengan teknik analisis

data. Menurut Tripp dalam Basrowi dan Suwandi analisis data merupakan proses

mengurai (memecah) sesuatu ke dalam bagian-bagiannya, terdapat tiga langkah

penting dalam analisis data, yaitu (1) identifikasi apa yang ada dalam data, (2)

melihat pola, dan (3) membuat interpretasi66

. Berikut langkah-langkahnya :

66

Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rineka Cipta, 2008),

h.192

56

a. Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan dan penyederhanaan data-data

yang diperoleh dari hasil observasi, wawancara dan kajian pustaka mengenai

sistem pengelolaan arsiip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja BP2T

Kota Tangsel. Penulis akan memilih data yang diperoleh dari lapangan,

dengan memilih hal-hal yang pokok. Dengan demikian data yang telah dipilih

akan memberikan gambaran yang jelas.

b. Penyajian Data

Penyajian data merupakan kegiatan penyajian dan penggabungan

informasi-informasi yang sudah didapat dalam bentuk narasi. Dalam

penyajian data ini penulis akan menyajikan data berupa dalam bentuk teks

yang bersifat naratif dengan uraian singkat tanpa harus mengurangi

maknanya.

c. Penarikan Kesimpulan

Setelah dilakukan reduksi dan penyajian data, maka tahap selanjutnya

adalah penarikan kesimpulan berdasarkan hasil penelitian yang disajikan

dalam bentuk narasi. Di sini penulis membuat kesimpulan yang berasal dari

data yang diperoleh dan kemudian akan disajikan dalam bentuk naratif.

E. Tempat dan Jadwal Penelitian

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel merupakan salah

satu lembaga yang mempunyai tingkat perkejaan sangat tinggi karena melayani

dan memberikan ijin kepada masyarakat yang ingin membuat ijin di wilayah

57

Kota Tangsel, dari kegiatan sehari-harinya itu BP2T Kota Tangsel menghasilkan

banyak arsip dinamis maupun arsip vital yang diciptakan maupun diterima.

Alasan penelitian ini lebih difokuskan terhadap arsip dinamis adalah karena

arsip dinamis yang ada di BP2T Kota Tangsel lebih sering dirujuk untuk

kebutuhan kerja yang ada disana sebagai bahan pengambilan keputusan,

perumusan kebijakan, pertanggung jawaban dan sebagainya.

Sehingga penelitian ini dilaksanakan di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu

Kota Tangerang Selatan yang terletak di Jalan Raya Serpong Km. 12 Serpong

Kota Tangerang Selatan, bersebelahan dengan gedung Balai Latihan Kerja

Industri (BLKI) Provinsi Banten.

Penelitian ini dilaksanakan selama 11 bulan (Maret 2016 – Januari 2017)

dengan perincian sebagai berikut:

Tabel 3.2

Jadwal Penelitian

No Kegiatan Tahun 2016 – 2017

Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar

1 Observasi

Awal dan

Penyerahan

Proposal

Skripsi dan

Dosen

Pembimbing

2 Pelaksanaan

Bimbingan

Skripsi

58

3 Pengumpula

n Literatur

Skripsi

4 Pelaksanaan

Penelitian

Observasi

dan

Wawancara

5 Analisis

Data

Penelitian

6 Penyerahan

Skripsi

7 Sidang

Skripsi

59

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota

Tangerang Selatan.

1. Sejarah BP2T Kota Tangerang Selatan

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel merupakan

Satuan Kerja Perangkat Daerah yang dibentuk berdasarkan Peraturan

Walikota Tangerang Selatan Nomor 7 Tahun 2009, tentang Perubahan atas

Peraturan Walikota Tangerang Selatan Nomor 1 Tahun 2009 tentang

Organisasi Perangkat Daerah Kota Tangerang Selatan. Pada tanggal 30

Desember 2010 ditetapkan kembali dengan Peraturan Daerah Nomor 6

Tahun 2010 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kota Tangerang Selatan.

Dengan keberadaan SKPD ini, diharapkan dapat meningkatkan

profesionalisme kerja aparatur Pemerintah Kota Tangerang Selatan dalam

memberikan pelayanan Perijinan dan Non Perijinan yang didasarkan kepada

nilai-nilai komitmen dan konsistensi, wewenang dan tanggungjawab,

integritas dan profesional, ketepatan/keakurasian dan kecepatan, disiplin,

serta penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi.

2. Tugas dan Fungsi BP2T Kota Tangerang Selatan

Badan Pelayanan dan Perizinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel mempunyai

tugas pokok, fungsi dan tata kerja yang diatur dalam Peraturan Walikota No

23 Tahun 2011, yaitu:

60

a. Badan

1) Badan Pelayanan Perijinan Terpadu mempunyai tugas pokok

merencanakan, melaksanakan, mengarahkan, mengawasi

dan mengendalikan kegiatan dibidang Pelayanan Perijinan Terpadu

sesuai kebijakan Pemerintah Daerah;

2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) Badan Pelayanan Perijinan Terpadu mempunyai fungsi:

a) Perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu;

b) Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Badan

Pelayanan Perijinan Terpadu;

c) Pelaksanaan kegiatan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu;

d) Pembinaan pelaksanaan pengelolaan Pelayanan Perijinan

Terpadu;

e) Pengembangan sitem informasi Pelayanan Perijinan Terpadu;

f) Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian kebijakan program

kerja Badan Pelayanan Perijinan Terpadu;

g) Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait

dengan kegiatan Pelayanan Perijinan Terpadu;

h) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu;

61

3) Badan dipimpin oleh Kepala Badan yang dalam melaksanakan

tugasnya bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris

Daerah.

4) Dalam melaksanakan tugas dan fungsi Badan sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Kepala Badan bertugas

membina, memimpin, memfasilitasi, menyelenggarakan,

mengawasi, mengevaluasi dan mengendalikan tugas dan fungsi

Badan serta mengkoordinasikan kegiatan Staf, Pelaksana dan

Kelompok Jabatan Fungsional.

b. Sekretariat

1) Sekretariat Badan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan

membina dan mengkoordinasikan serta melakukan pengendalian

pada urusan umum, keuangan serta program, evaluasi dan

pelaporan.

2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

Sekretariat mempunyai fungsi:

a) Perencanaan dan pengelolaan bahan perumusan kebijakan yang

berkaitan dengan umum dan keuangan serta monitoring dan

evaluasi;

b) Pelaksanaan pemberian fasilitas dan dukungan pelayanan

teknis administrasi dilingkungan Badan;

c) Pelaksanaan penyusunan program kegiatan bidang, umum

keuangan serta monitoring dan evaluasi Badan;

62

d) Pelaksanaan pengelolaan tata naskah Badan, surat menyurat,

kearsipan, perlengkapan, rumah tangga dan pemeliharaan

sarana dan prasarana Badan;

e) Pelaksanaan tertib administrasi pengelolaan inventarisasi

barang, pemeliharaan sarana dan prasarana, perlengkapan dan

aset Badan;

f) Pelaksanaan pengelolaan administrasi dan penatausahaan

keuangan;

g) Pelaksanaan dan pembinaan organisasi dan tatalaksana di

lingkup Badan;

h) Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya

terkait kegiatan Badan;

i) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan

Badan;

j) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai

bidang tugasnya;

c. Kasubbag Umum

1) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas

merencanakan, melaksanakan pembinaan dan mengkoordinasikan

serta pengawasan dan pengendalian surat menyurat, kearsipan,

urusan rumah tangga perlengkapan, pengelolaan administrasi dan

kepegawaian.

63

2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

Sub Bagian Umum dan kepegawaian mempunyai fungsi:

a) Perencanaan persiapan bahan pelaksanaan kegiatan tata usaha,

aset, perlengkapan dilingkungan Badan;

b) Pelaksanaan pengelolaan kegiatan surat menyurat yang

meliputi pengetikan, penggandaan, pengiriman dan

pengarsipan;

c) Pelaksanaan pengurusan administrasi perjalanan Badan;

d) Pelaksanaan inventarisasi, penyediaan, pendistribusian dan

pemeliharaan barang-barang inventaris kantor;

e) Pelaksanaan konsultasi, penyiapan bahan pedoman dan analisis

formasi terkait sub bagian umum dan kepegawaian;

f) Pelaksanan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan

bidang tugasnya;

d. Kasubbag Keuangan

1) Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas merencanakan,

melaksanakan, pembinaan dan koordinasi serta pengawasan dan

pengendalian penyusunan rencana anggaran dan belanja Badan,


Sub Bagian Keuangan mempunyai fungsi:

a) Perencanaan kegiatan pengelolaan administrasi keuangan

meliputi penyusunan anggaran, pencairan, pembukuan dan

pelaporan pertanggungjawaban anggaran;

64

b) Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi

penyusunan, anggaran, pencairan, pembukuan dan pelaporan

pertanggungjawaban anggaran;

c) Pelaksanaan usulan perbaikan dan perubahan anggaran

kegiatan Badan;

d) Pelaksanaan penyusunan laporan neraca keuangan;

e) Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lain terkait

dengan kegiatan sub bagian keuangan;

f) Pelaksanaan moniotoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan

sub bagian keuangan;

g) Pelaksanaan pembukuan, perhitungan anggaran dan verifikasi

serta pengurusan keuangan Badan.

h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan

bidang tugasnya.

e. Kasubbag Program, Evaluasi dan Pelaporan

1) Sub Bagian Program, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas

merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta

pengawasan dan pengendalian program, evaluasi dan pelaporan.


Sub Bagian Program, Monitoring dan Evaluasi mempunyai fungsi :

a) Perencanaan kegiatan pengumpulan data bahan perumusan

kebijakan Badan;

65

b) Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data

Badan;

c) Pelaksanaan penyusunan pedoman dan program kerja Badan;

d) Pelaksanaan penyusunan dokumen perencanaan Badan;

e) Pelaksanaan konsultasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait

Program, monitoring dan evaluasi Badan;

f) Pelaksanaan program, monitoring dan evaluasi serta pelaporan

kegiatan Badan;

g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan

bidang tugasnya;

f. Bidang Data Informasi dan Regulasi

1) Bidang Data Informasi dan Regulasi mempunyai tugas pokok

pengelolaan data, dokumentasi dan sistem informasi perijinan, serta

menyusun persiapan regulasi.

2) Untuk melaksanakan Tugas Pokok sebagaimana dimaksud pada

ayat (1), Bidang Data informasi dan regulasi mempunyai fungsi:

a) menyelenggarakan pengumpulan data, informasi, peraturan

perundang-undangan dan kebijaksanaan teknis yang berkaitan

dengan data, dokumentasi dan sistem informasi perijinan;

b) menyelenggarakan upaya pemecahan masalah yang berkaitan

dengan data, dokumentasi dan sistem informasi perijinan;

66

c) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian,

evaluasi, pelaporan kegiatan dan anggaran bidang data,

informasi, dokumentasi dan regulasi;

d) menyelenggarakan pengelolaan data;

e) menyelenggarakan koordinasi pengembangan sistem informasi

dan manajemen perijinan;

f) menyelenggarakan pembangunan dan pengembangan sistem

informasi manajemen perijinan;

g. Seksi Pengembangan TIK dan Pelaporan

Seksi Pengembangan TIK dan Sistem Pelayanan mempunyai Tugas

Pokok membangun, mengembangkan Sistem Informasi Manajemen dan

penyusunan data untuk meningkatkan pelayanan perijinan;

h. Seksi Regulasi dan Dokumentasi

Seksi Regulasi dan Dokumentasi mempunyai Tugas Pokok menyiapkan

prosedur, mekanisme dan regulasi untuk meningkatkan pelayanan

perijinan;

i. Bidang Pelayanan Pembangunan dan Lingkungan

1) Bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan mempunyai Tugas

Pokok memberikan pelayanan dan pengelolaan perijinan Bidang

Pembangunan;


ayat (1), Bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan mempunyai

fungsi:

67

a) menyiapkan rencana kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan

Pembangunan;

b) menyusun laporan pelaksanaan kegiatan bidang berdasarkan

laporan hasil kegiatan masing-masing seksi di lingkungan

Bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan;

c) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian,

evaluasi, pelaporan kegiatan dan anggaran bidang perijinan

pembangunan;

d) melaksanakan verifikasi administrasi dan teknis serta

penetapan pelayanan perijinan pembangunan;

e) menyiapkan konsep surat keputusan perijinan;

f) memproses surat pemberian, penolakan, pembatalan dan

pencabutan ijin;

g) melaksanakan koordinasi penyelenggaraan pelayanan dan

pemrosesan perijinan;

h) mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kinerja

bawahan;

i) melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh

atasan.

j. Seksi Pelayanan Bidang Pembangunan dan Lingkungan

Seksi Pelayanan Perijinan Bidang Pembangunan mempunyai tugas

pokok memberikan pelayanan dan penelitian berkas pengajuan perijinan

Bidang Pembangunan

68

k. Seksi Verifikasi dan Penetapan Bidang Pembangunan dan Lingkungan

Seksi Verifikasi dan Penetapan Perijinan Bidang Pembangunan

mempunyai Tugas Pokok melaksanakan verifikasi berkas pengajuan

perijinan dan menetapkan retribusi daerah pelayanan perijinan;

l. Bidang Ekonomi Dan Kesejahteraan Rakyat

1) Bidang Pelayanan Perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat

mempunyai Tugas Pokok memberikan pelayanan dan pengelolaan

perijinan bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat.


ayat (1), Bidang Pelayan Perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan

rakyat mempunyai fungsi:

1. menyiapkan rencana kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan

Ekonomi dan Kesejahteraan rakyat;

2. menyusun laporan pelaksanaan kegiatan bidang berdasarkan

laporan hasil kegiatan masing-masing seksi di lingkungan

Bidang Pelayanan Perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan

rakyat;

3. menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian,

evaluasi, pelaporan kegiatan dan anggaran bidang perijinan

Ekonomi dan Kesejahteraan rakyat;

4. melaksanakan verifikasi administrasi dan teknis serta

penetapan pelayanan perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan

rakyat;

69

5. menyiapkan konsep surat keputusan perijinan;

6. memproses surat pemberian, penolakan, pembatalan dan

pencabutan ijin;

7. melaksanakan koordinasi penyelenggaraan pelayanan dan

pemrosesan perijinan;

8. mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kinerja

bawahan;

9. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh

atasan.

m. Seksi Pelayanan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat

Seksi Pelayanan Perijinan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat

mempunyai Tugas Pokok memberikan pelayanan dan penelitian berkas

pengajuan perijinan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat.

n. Seksi Verifikasi dan Penetapan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan

Rakyat

Seksi Verifikasi dan Penetapan Perijinan Bidang Ekonomi dan

Kesejahteraan Rakyat mempunyai Tugas Pokok melaksanakan

verifikasi berkas pengajuan perijinan dan menetapkan retribusi daerah

pelayanan perijinan.

o. Bidang Pengawasan Pengendalian dan Pengaduan

1) Bidang Pengawasan, Pengendalian dan Pengaduan mempunyai

Tugas Pokok melaksanakan pengawasan, pengendalian dan

pengaduan perijinan;

70

2) Untuk melaksanankan Tugas Pokok sebagaimana dimaksud pada

ayat (1), Bidang Pengawasan, Pengendalian dan Pengaduan

mempunyai fungsi:

a) melaksanakan pengumpulan data, informasi, permasalahan,

kebijaksanaan teknis yang berhubungan dengan pengawasan,

pengendalian dan pengaduan perijinan;

b) melaksanakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian,

penanganan pengaduan dan evaluasi pelaporan kegiatan

bidang;

c) menyelenggarakan pengelolaan pengawasan, pengendalian dan

penanganan pengaduan perijinan;

d) menyelenggarakan upaya pemecahan masalah yang berkaitan

dengan pengawasan, pengendalian dan pengaduan perijinan;

e) melaksanakan koordinasi penyusunan laporan hasil

pengawasan, pengendalian dan pengaduan perijinan;

f) melaksanakan penanganan pengaduan perijinan;

g) melaksanakan penertiban berupa pemanggilan, teguran,

pemberhentian dan penyegelan;

h) mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kinerja

bawahan;

i) melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh

atasan;

71

p. Seksi Pengawasan, Pengendalian Pada Bidang Pembangunan

Seksi Pengawasan, Pengendalian dan Pengaduan Bidang Pembangunan

mempunyai Tugas Pokok mengelola data, menginventarisir,

melaksanakan pengawasan serta penanganan pengaduan perijinan

Bidang Pembangunan.

q. Seksi Pengawasan, Pengendalian Pada Bidang Ekonomi dan

Kesejahteraan Rakyat

Seksi Pengawasan, Pengendalian dan Pengaduan Bidang Ekonomi dan

Kesejahteraan Rakyat mempunyai Tugas Pokok mengelola data,

menginventarisir, melaksanakan pengawasan serta penanganan

pengaduan perijinan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat;

3. Visi Misi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang

Selatan.

Sesuai dengan tugas, pokok dan fungsi Badan Pelayanan dan Perizinan

Terpadu (BP2T) Kota Tangsel, berikut visi dan misi:

Visi : Terwujudnya Pelayanan Prima Tahun 2016

Misi :

a. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (Good governance).

b. Mengembangkan sistem dan mekanisme pelayanan ang partisipatif dan

terintegrasi.

c. Ketersediaan data/ informasi dan dokumen pelayanan yang

komprehensif serta akurat.

72

4. Struktur Organisasi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota

Tangerang Selatan

Gambar 4.1

Sturktur Organisasi

KEPALA BADAN

PELAYANAN

PERIJINAN

TERPADU

SUB BAGIAN

UMUM DAN

KEPEGAWAIAN

SUB BAGIAN

PROGRAM

EVALUASI DAN

PELAPORAN

SUB BAGIAN

KEUANGAN

JABATAN

FUNGSIONAL

BIDANG DATA,

INFORMASI DAN

REGULASI

BIDANG

PENGAWASAN,

PENGENDALIAN

DAN PENGADUAN

BIDANG PELAYANAN

PERIJINAN EKONOMI

DAN KESEJAHTERAAN

RAKYAT

BIDANG

PELAYANAN

PERIJINAN

PEMBANGUNAN

SISTEM

PENGEMBANGAN

TEKNOLOGI

INFORMASI DAN

KOMUNIKASI DAN

SISTEM PELAPORAN

SEKSI PELAYANAN

PERIJINAN BIDANG

EKONOMI DAN

KESEJAHTERAAN

RAKYAT

SEKSI PELAYANAN

PERIJINAN BIDANG

PEMBANGUNAN

SEKSI REGULASI

DAN

DOKUMENTASI

SEKSI

PENGAWASAN

PENGENDALIAN

DAN PENGADUAN

BIDANG EKONOMI

DAN

KESEJEHTARAAN

RAKYAT

SEKSI VERIFIKASI

DAN PENETAPAN

PERIJINAN BIDANG

KESEJAHTERAAN

RAKYAT

SEKSI VERIFIKASI

DAN PENETAPAN

PERIJINAN BIDANG

PEMBANGUNAN

SEKRETARIS

SEKSI

PENGAWASAN

PENGENDALIAN

DAN PENGADUAN

BIDANG PERIJINAN

73

5. Waktu Kerja BP2T Kota Tangerang Selatan

Waktu kerja efektif Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T)

Kota Tangerang Selatan adalah pada hari Senin s/d Kamis pukul 07.30 –

16.00 WIB dan hari Jum‘at pukul 07.30 – 16.30 WIB.

6. Letak Geografis

Kantor Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) yang terletak di

Jalan Raya Serpong Km. 12 Serpong Kota Tangerang Selatan, bersebelahan

dengan gedung Balai Latihan Kerja Industri (BLKI) Provinsi Banten.

7. Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis

Berikut beberapa perlengkapan yang dimiliki untuk menunjang

pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel:

Tabel 4.1

Perlengkapan Arsip Dinamis

No. Jenis Barang Jumlah

1 Meja Kerja 4

2 Komputer 2

3 Printer 2

4 Scanner 2

5 Lemari Besi 3

6 Filing Cabinet 3

7 Bindex -

8 Box File -

9 Buku Induk Surat Masuk dan Keluar 2

10 ATK -

11 AC (Air Conditioner) 2

74

B. Hasil Penelitian

Pengumpulan data yang penulis lakukan dengan cara wawancara dan

observasi. Adapun yang diperoleh, sebagai berikut:

1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada BP2T Kota Tangerang Selatan

a. Penciptaan dan Penerimaan Arsip

Tahap awal yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu

penciptaan dan penerimaan, BP2T Kota Tangsel telah menciptakan dan

menerima beberapa jenis arsip dinamis yang dihasilkan. Seperti hasil

wawancara sebagai berikut:

“..... tapi yang lebih dominan diutamakan tentang arsip berkas

perijinan, surat kedinasan .... seperti surat masuk surat keluar dan

sebagainya.”67

“Arsip Dinamis ya kaya surat menyurat kedinasan, kepegawaian,

termasuk perijinan.”68

“Salah satunya tambahan arsip dinamis itu ada ijin-ijin yang kita

keluarkan, terus ditambah dengan berkas-berkas yang kita

keluarkan untuk pihak lain contoh surat SK, ..... surat dinas, surat

tugas, surat undangan, surat teguran, surat tagihan yang ditujukan

dari BP2T ke pihak lain.”69

Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui, arsip dinamis

yang telah diciptakan dan diterima oleh BP2T Kota Tangsel meliputi:

surat-surat perijinan dan surat kedinasan, kepegawaian, (surat masuk

surat keluar, surat SK, surat dinas, surat tugas, surat teguran, surat

tagihan).

67

Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin, S.Sos. Serpong, 25 November 2016 68

Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 69

Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016

75

Dalam tahap penciptaan arsip dinamis perlu adanya prosedur yang

dilakukan, agar arsip dinamis yang diciptakan dapat dimanfaatkan

sesuai dengan keguanaannya. Pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota

Tangsel memiliki prosedur yang dilakukan dalam penciptaan arsip

dinamis, sebagaimana hasil wawancara berikut ini:

“..... surat itu dibuat ada dua cara, cara pertama itu secara fisik jadi

dibuat secara fisik misalkan undangan akan dibuat secara tertulis

fisik, ditulis, diketik, dicetak 2-3 lembar ya yang salah satunya untuk

arsipnya kita kemudian dimintakan tandatangan kepada kepala

badan untuk keabsahan suratnya ya terus itu akan dikirim secara

fisik ke bidang-bidang lain, ..... ataupun dikirim ke instansi lain terus

yang kedua dikirim melalui SISUMAKER jadi surat itu tidak dicetak

secara fisik tetapi dibuat secara digital nanti surat itu akan dibuat

oleh Kasubag, kalau disini kasubag ya atau kepala bidangnya yang

setelah dibuat dikirim ke kepala badan atau kepala BP2T untuk di

cek dan dimintakan keabsahannya ..... validasi untuk di validasi atau

ditandatangani ......”70

Prosedur yang dilakukan dalam penciptaan arsip di BP2T Kota Tangsel lebih

ke jenis rekod korespondensi yang lebih khusus surat berdasarkan pernyataan

narasumber di atas. Surat yang diciptakan dibuat oleh masing-masing bidang

yang akan ditujukan ke internal atau eksternal instansi, ada 2 cara yaitu yang

pertama secara fisik, cara yang ke dua surat dikirim melalui sistem

SISUMAKER.

Terkait dengan penciptaan rekod korespodensi seperti surat, tidak terlepas

dari pengiriman atau pendistribusian surat sehingga informasi yang ada di

dalamnya dapat digunakan, dalam hal ini penulis mengajukan pertanyaan

mengenai cara yang dilakukan dalam pengiriman atau distribusi surat di BP2T

Kota Tangsel. Dari hasil wawancara diperoleh jawaban sebagai berikut:

70

Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.

76

“....... surat itu akan dikirimkan ke tujuan ..... akan diberikan baik itu

ke instansi maupun perorangan, tetapi sampai saat ini baru SKPD

kota tangerang selatan yang bisa mengakses SISUMAKER tersebut

jadi untuk perorangan paling akan dicetak berbentuk fisik yang akan

kita kirimkan melalui POS ataupun jasa pengiriman surat yang

lain.”71

Dari jawaban informan di atas dapat diketahui cara yang dilakukan

dalam pengiriman atau distribusi rekod korespondensi yang lebih

khususnya surat, yaitu surat yang telah dibuat oleh suatu bidang akan

dikirim melalui SISUMAKER, pengiriman tersebut dikhususkan untuk

SKPD di Kota Tangerang Selatan. Sedangkan untuk perorangan akan

dikirim melalui POS atau jasa pengiriman surat.

Arsip yang diterima tidak hanya diterima begitu saja perlu adanya

prosedur, harus jelas arsip tersebut berasal dari mana, untuk siapa arsip

ditujukan, dan sebagainya maka perlu adanya prosedur yang dilakukan

dalam penerimaan arsip. BP2T Kota Tangsel juga memiliki prosedur

dalam penerimaan arsip dinamis. Penulis memperoleh jawaban


“Untuk penerimaan arsip dinamis disini, jadi kan begini ada 2

mekanisme surat itu kita terima. Jadi pertama itu surat fisik yang

dari pihak lain baik itu instansi atau perorangan yang ditujukan ke

BP2T itu kita terima lalu diberikan tanda terima, terus ..... kita input

di dalam suatu sistem dengan cara ya surat discan, terus di input di

sistem namanya Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER) setelah

di input di SISUMAKER itu, surat fisik dilampirkan lembar disposisi

yang kemudian akan kita kirim ke kepala badan setelah ....... dari

kepala badan nanti didisposisikan surat itu ke bidang yang harus

menghendelnya, setelah di disposisi nanti surat fisik tersebut akan

dikembalikan ke sekretariat umum untuk di arsipkan sebagai surat

71


77

masuk seperti itu. Terus yang kedua itu ada surat masuk yang dari

sistem atau SISUMAKER namanya yang dimiliki atau di operasikan

diwilayah pemerintah kota tangerang selatan ....... kita bisa terima di

sistem tersebut yang nanti akan bisa langsung didisposisikan secara

digital didalam sistem tersebut kepada kepala maupun dari kepala

ke staf-stafnya.”72

Berdasarkan hasil wawancara dengan staf bagian umum prosedur yang

dilakukan dalam penerimaan arsip dinamis lebih mengarah kepada

penerimaan arsip korespondensi yang berupa surat. Pada dasarnya

penerimaan surat dalam bentuk fisik akan diberikan tanda terima (jika

tidak membawa tanda terima), surat kemudian di scan, di input dalam

SISUMAKER dengan mengisikan data deskripsi surat untuk

didisposisikan ke kepala badan, kemudian surat fisiknya dilampirkan

lembar disposisi dengan mengisi deskripsi surat yang ditujukan kepada

kepala badan untuk di diberikan ke bidang yang akan menanganinya.

Mekanisme penerimaan surat melalui SISUMAKER dalam bentuk

digital, dilakukan dengan cara menerima pesan pemberitahuan atau

notice dan surat diterima dan surat digital langsung didisposisikan ke

kepala badan tanpa harus mengisi data deskripsi surat yang diterima.

Surat yang diciptakan maupun yang diterima harus dicatat sehingga

ada data pencatatan surat tersebut, dalam hal ini BP2T Kota Tangsel

memiliki beberapa cara pencatatan surat, yaitu berdasarkan Sistem Surat

Masuk Keluar (SISUMAKER) dan buku agenda surat masuk maupun

surat keluar. Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, yaitu :

72


78

“Ada kalau buku agenda secara fisik yaa, itu kita punya baik buku

agenda surat masuk maupun buku agenda surat keluar. Jadi setiap

surat yang masuk pasti akan kita catat secara manual, maupun

secara elektronik atau dengan otomatis di sistem SISUMAKER

yaa.”73

Pengkategorian atau klasifikasi arsip dinamis dilakukan agar arsip

dinamis yang ada dapat dikelompok dan diseragamkan berdasarkan

panduan yang ada, penulis mengajukan pertanyaan mengenai buku

pedoman atau pengklasifikasian yang digunakan, dan diperoleh hasil


“Kalau untuk surat dinas kita masih menggunakan kode klasifikasi

yaah yang menggunakan buku panduan tata naskah yang

dikeluarkan oleh Walikota Tangerang Selatan mengenai tata

klasifikasi arsip.”74

“Buku pedomannya salah satunya itu dari buku yang dari arsip

daerah yang memuat informasi mengenai perwal, perwal perihal

arsip daerah tentang klasifikasi arsip seperti itu ....”75

Dari pernyataan informan di atas, arsip dinamis yang ada di BP2T Kota

Tangsel menggunakan pedoman pengkategorian atau pengklasifikasian

dari kantor Arsip Daerah yang di keluarkan oleh Walikota Tangerang

Selatan yaitu tentang klasifikasi arsip.

b. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan salah satu kegiatan berupa menata dan

menyusun arsip secara sistematis sehingga mudah, cepat dan akurat

pada saat dibutuhkan. Dalam hal ini penulis menanyakan mengenai

73

Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016 74

Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016 75


79

sistem penyimpanan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel, berikut

pernyataan yang diberikan informan, yaitu:

“....... ketika ada yang butuh kita tinggal carikan kita panggil

perihalnya di pencarian keluar yaa langsung kita print, .......”76

Hal senada juga diungkapkan oleh Staf Bagian Umum yang mengelola

arsip surat masuk dan keluar di lingkup BP2T Kota Tangsel, yaitu:

“Tapi saya sih lebih sering menggunakan perihal dalam

pencariannya ya jadi gampang aja nyarinya.”77

Dari pernyataan informan dapat diketahui, sistem penyimpanan arsip

dinamis yang digunakan oleh BP2T adalah sistem penyimpanan

berdasarkan subjek, dengan penggolongan arsip berdasarkan perihal

dapat memudahkan pencarian arsip ketika dibutuhkan.

Besar atau kecilnya suatu organisasi dalam lingkupnya dapat

menggunakan beberapa azas penyimpanan arsip dinamis. Mengenai

azas penyimpanan yang digunakan di BP2T Kota Tangsel penulis

memperoleh jawaban dari informan sebagai berikut:

“...... kalau disini sih berkas yang masih suka disimpan di setiap

bagian bagiannya atau bidangnya tersendiri karena kan masih suka

digunain, terus kita juga nyimpen arsip softcopynya di sistem kita ya

secara umum di simpan di bagian arsip....”78

“Jadi kita butuh tuh 3 yang satu untuk kesana copyannya lalu yang

arsip satunya di simpan di bidangnya yang buat, lalu yang kita

simpan di sistem arsip kita, lebih banyak bagian arsip sih yang

simpan.”79

76

Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. 77

Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 78

Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016 79


80

Penulis juga melakukan observasi dan wawancara mengenai

penyimpanan arsip dinamis di lingkup BP2T Kota Tangsel, azas yang

digunakan dalam penyimpanannya adalah azas sentralisasi atau secara

terpusat karena BP2T Kota Tangsel yang berada dalam satu lingkungan

gedung lebih memudahkan dengan penyimpanan secara terpusat.

Dalam hal penyimpanan dan pengelolaan arsip dinamis diperlukan

juga fasilitas dan perlengkapan yang memadai agar kegiatan

penyimpanan yang dilaksanakan dapat terlaksana dengan baik. Adapun

fasilitas dan perlengkapan yang dimiliki BP2T Kota Tangsel untuk

penyimpanan dan juga pengelolaan arsip dinamis, yaitu:

“Kalau fasilitas yang digunakan itu yaa komputer, scanner, printer,

terus aplikasinya seperti itu, sama kalau untuk fisiknya ada filling

kabinet, box fille, roll O’pac, lemari besi tahan api.”80

“Ini tempat penyimpanannya lemari, filling kabinet, ya paling sama

komputer, printer, scanner kita ada yang besar itu untuk kertas

ukuran besar.”81

“Fasilitas dan perlengkapan karena udah pake sistem juga ya ada

komputer, scanner, fasilitasnya itu ada bindex, boxfile, untuk surat-

surat keluar, filling kabinet, kalau diruang arsip ini ada lemari yang

dikhususkan untuk menyimpan arsip anti api dan bisa geser, roll

O’pac.”82

Berangkat dari pernyataan informan, fasilitas dan perlengkapan yang

dimiliki oleh BP2T Kota Tangsel untuk penyimpanan arsip dinamis

adalah komputer, printer, scanner, filling kabinet, box file, roll O‘pac,

bindex, lemari besi arsip tahan api.

80




81

c. Penggunaan Arsip

Arsip dinamis mempunyai kegunaan dalam kegiatan sehari-hari yang

dilakukan oleh suatu lembaga, maka dari itu seringnya penggunaan arsip

dinamis yang dilakukan. Seperti halnya penggunaan arsip dinamis di

BP2T Kota Tangsel, dalam hal ini penulis memperoleh jawaban sebagai

berikut:

“Yang ngegunaain arsip disini ya pegawai yang ada disini, kan buat

rujukan kalau ada pengaduan terus juga kalau ada pegawai yang

dinas luar harus melampirkan suratnya, dan sebagainya.”

Berdasarkan pernyataan informan di atas, penggunaan arsip dinamis

pada umumnya digunakan oleh pegawai BP2T Kota Tangsel sebagai

bahan rujukan dan membantu kegiatan lainnya.

d. Pemeliharaan

Pemeliharan arsip dilakukan untuk menjaga, melindungi dan

mengatasi arsip-arsip yang dimiliki dari kerusakan sehingga informasi

yang terkandung dalam arsip dapat terlindungi. Dalam hal pemeliharaan

arsip dinamis BP2T Kota Tangsel belum melakukan perawatan secara

keseluruhan, hanya melakukan perawatan secukupnya. Seperti jawaban

informan dibawah ini, yaitu:

“......... untuk selama ini sih belum melakukan fumigasi, yaa kita apa

adanya aja dulu nih, hanya pake kamper aja haha yaa untuk

menghindari serangga-serangga aja kaya rayap, kecoa yaa masih

apa adanya lah.”83

“Kalau untuk perawatan ya ...... belum ada ya paling cuman dikasih

kapur barus yaa biar gak ada hewan-hewan sama serangga aja. Yaa

83

Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016.

82

sama dengan cara menyimpannya aja yang rapih dengan lemari

kaya gini eehh roll O’pac, kan kalau diluar kan jadi lembab bahaya

aja sama berkasnya.”84

“Perawatannya ada cuman tidak terlalu serius sih hanya

membersihkan sewaktu-waktu saja ..... kalau sudah banyak debu,

sama itu dikasih kamper biar gak ada serangga. Cuman itu aja sih

perawatannya setau saya.”85

Berdasarkan jawaban informan mengenai perawatan atau pemeliharaan

arsip dinamis, pengelola arsip dinamis BP2T Kota Tangsel melakukan

kegiatan perawatan/pemeliharaan hanya dengan menggunakan kapur

barus untuk menghindari serangga dan menyimpan berkas di lemari

arsip agar tidak lembab dan membersihkan arsip maupun lemari arsip.

e. Penyusutan dan Pemusnahan

Kegiatan penyusutan dan pemusnahan merupakan kegiatan terakhir

yang ada pada pengelolaan arsip dinamis, kegiatan ini ditujukan untuk

mengurangi volume arsip dinamis yang dimiliki akibat selalu

bertambahnya arsip dinamis. Mengenai hal penyusutan dan

pemusnahan, penulis memperoleh jawaban dari hasil wawancara

sebagai berikut:

“...... kalau untuk yang arsip perijinan itu sih kita tidak berani

menyusuti gak ada penyusutan malah, karena kan yaa arsip itu

terkait perijinan dan juga kantor arsip daerah belum punya tempat

untuk menampungnya terkecuali yang surat-surat kedinasan atau

arsip dinamis itu.”86

84




83

“Kalau penyusutan yaa belum, karena kantor arsip kota belum bisa

menampung ya.”87

“........ mengenai penyusutan dan pemusnahannya ya itu ya setau

saya sih kalau untuk berkas fisik kita sih belum melakukan

pemusnahan yaa kan kita juga udah simpan yang softcopynya di

sistem, terus juga untuk penyusutan paling hanya berkas perijinan

karena kan tempat kita kan spacenya terbatas jadi surat yang

perijinan semua arsip yang ada di BP2T itu pasti akan ditempatkan

ditempat yang special lah khususnya untuk ....... menyimpan arsip

tersebut.”88

Berdasarkan pernyataan di atas, kegiatan penyusutan dan pemusnahan

arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel belum dilaksanakan karena tidak

terlalu dihiraukan dan juga sudah memiliki softcopy yang ada di sistem.

Terlebih belum dilakukannya penyusutan arsip karena kantor arsip

daerah belum dapat menampung arsip karena keterbatasan tempat yang

dimiliki.

2. Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Efisiensi Kerja BP2T

Kota Tangerang Selatan.

Selanjutnya sesuai dengan tujuan kedua dari skripsi ini, yaitu untuk

mengetahui pengaruh pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi

kerja BP2T Kota Tangsel. Pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel

dalam pelaksanaannya juga telah menggunakan sistem untuk memudahkan

pengelolaan arsip dinamis yang ada, penulis pun memperoleh hasil jawaban

dari informan sebagai berikut:

87



84

“Yaa kita ada yang namanya sistem surat masuk keluar

(SISUMAKER) untuk pengelolaan arsip kedinasan dan digitalisasi

arsip yang khusus untuk berkas perijinan.”89

“Ya itu disini namanya digitalisasi arsip untuk pengelolaan arsipnya

sudah berjalan dan juga apa ya kalau untuk surat-surat ke dinasan itu

kita ........ menggunakan sistem namanya SISUMAKER.”90

“Pengelolaan arsip dinamis disini sih kita sudah menerapkan

pengelolaan secara komputerisasi ya, jadi surat yang masuk ataupun

keluar akan kita input ke dalam sistem, yang sudah ku sebutkan

namanya Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER).”91

Berdasarkan pernyataan informan di atas pengelolaan arsip dinamis di

lingkungan BP2T Kota Tangsel sudah menggunakan sistem dengan

menggunakan aplikasi. Dengan menggunakan SISUMAKER untuk rekod

korespondensi atau seperti surat menyurat dan digitalisasi arsip untuk arsip

vital berkas perijinan.

Penggunaan sistem komputerisasi yang dilakukan dalam pengelolaan

arsip dinamis akan mempengaruhi pencarian arsip dinamis dalam temu

kembali ketika arsip tersebut dibutuhkan. Dalam hal ini penulis menanyakan

pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan BP2T Kota Tangsel yang telah

menggunaan sistem komputerisasi mempengaruhi dalam hal temu kembali

arsip dinamis, berikut hasil wawancara dengan informan, yaitu:

“........ biasanya kalau yang untuk surat keluar dan masuk sih

sekarang sudah lebih mudah menggunakan sistem SISUMAKER.

Pencariannya juga mudah tinggal mengetikan perihal di pencarian

nanti muncul langsung ketemu gitu, jadi kita sekarang udah jarang

mencari fisiknya langsung ke database SISUMAKER nya, kalau yang

89




85

berkas perijinan sendiri juga sama kita menggunakan digitalisasi

arsip.”92

“Jadi lebih mudah menemukan arsip yang dicari terus juga lebih

cepet nemuinnya, gak kaya manual cari satu-satu dulu jadinya lebih

lama.”93

“Selama ini sih ....... sesuai sih, memudahkan, sesuai dengan

kebutuhan, ....... jadi kan mengurangi penggunaan kertas coba kalau

semua instansi menggunakan sistem SISUMAKER ini. Sangat

membantu sekali sih ya, jadi kaya pencarian kita gak perlu lagi nyari

satu-satu arsip kalau kita butuh, kalau pake sistem kan cepet gampang

lagi, tinggal klik search kita bisa nyari berdasarkan perihal, tanggal,

nama dan sebagainya arsip langsung ketemu tinggal dicetak dah jadi

temu kembalinya arsip cepetlah kalau pake sistem SISUMAKER

itu.”94

Hal senada juga dikatakan oleh dua pegawai BP2T Kota Tangsel dari bidang

lainnya dalam hal ini sebagai pengguna arsip, seperti yang dikatakan

dibawah ini:

―Sampai saat ini sih sangat membantu ya dengan adanya Sisumaker

terutama dalam pengiriman surat jadi lebih cepat ...... peminjaman

suratnya juga lebih cepat”95

“...... sangat membantu sekali ya terutama pegawai yang

membutuhkan waktu lama dalam pencariannya ataupun yang akan

mengirimkan surat kepada antar SKPD menjadi lebih cepat

pengirimannya”96

Dari jawaban informan di atas dapat diketahui BP2T Kota Tangsel telah

menggunakan sistem berbasis komputer dalam pengelolaan arsip dinamis.

Pengelolaan arsip dinamis berbasi komputerisasi lebih membantu dan juga

mempengaruhi temu kembali arsip dinamis yang ada di BP2T Kota Tangsel,

92




Wawancara Pribadi dengan Sri Laksmi Handayani. Serpong, 07 Juli 2017. 96

Wawancara Pribadi dengan Eri Setiawan. Serpong, 07 Juli 2017.

86

menjadikan pencarian yang dilakukan untuk menemukan arsip dinamis yang

akan digunakan lebih mudah, lebih cepat dan tepat dalam menemukannya.

Pengaruh dari penggunaan Sisumaker dan sebelum penggunaan

Ssumaker dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T juga senada dikatakan

oleh pengguna arsip yaitu pegawai BP2T yang menggunakan arsip sebagai

bahan rujukan untuk pengambilan keputusan dalam kegiatan kerja sehari

hari, seperti yang dikatakan oleh informan dari bidang Data, Informasi dan

regulasi dan juga bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan, yaitu:

“Wah sebelum pengelolaan arsip menggunakan Sisumaker pekerjaan

agak lambat ..... pengiriman surat juga membutuhkan waktu, karena

kan harus dikirim melalui kurir pengirim surat.”97

“Kalau sebelum adanya Sisumaker yang digunakan untuk

pengelolaan arsip di BP2T yang saya ketahui sih lebih lama ya dalam

pencarian surat, jdi pencarian secara manual dengan mencek satu

persatu jadi waktu yang dibutuhkan juga lebih lama, berbeda setelah

penggunaan Sisumaker pencariannya lebih cepat dan tidak membuang

waktu menunggu surat ketika saat meminjam. Menurut saya sih sudah

lebih baik sekarang dengan adanya Sisumaker ya.”98

Dari hasil pernyataan informan diatas jelas penggunaan Sisumaker dalam

pengelolaan arsip dinamis di BP2T berpengaruh dalam membantu kegiatan

kerja pegawai, berbeda sebelum penggunaan Sisumaker waktu yang

dibutuhkan untuk pengiriman maupun peminjaman surat butuh waktu lebih

lama.

Dengan digunakannya sistem aplikasi untuk pengelolaan arsip dinamis

di suatu organisasi itu membuat kegiatan pengelolaan arsip dinamis menjadi

97

Wawancara Pribadi dengan Sri Laksmi Handayhani Serpong, 07 Juli 2017. 98


87

lebih mudah dan cepat di laksanakan dan menjadikan pekerjaan yang ada

menjadi lebih efisien dikerjakannya. Seperti halnya di lingkungan BP2T Kota

Tangsel yang telah menggunakan sistem aplikasi, dari wawancara penulis

memperoleh jawaban sebagai berikut:

“Yaa sangat efisien sekali ya, yang pertama kita bisa banyak

menghemat kertas, yang kedua informasi terkait dengan surat

kedinasan itu lebih cepat dari pengolahannya maupun pengirimannya,

karena kita berbasis pada aplikasi.”99

“Yaa memudahkan berpengaruh, terutama dalam pencarian arsipnya

menjadi mudah dan cepat ditemukannya jadi sangat efisien ya.

Karena kan disini menggunakan sistem jadi pengolahannya juga lebih

gampang.”100

“Iya sangat membantu sih efisien sekali, iya jadi eeh pengelolaan

arsip yang saat ini ada sih sebenernya memudahkan sekali ya untuk

menemukan ....... dan sangat membantu sekali lah jadi lebih cepat dan

hemat yaa.”101

Pernyataan lain juga diberikan oleh pegawai pengguna arsip yang ada di

BP2T Kota Tangsel dari staf bidang data, informasi, regulasi dan juga staf

bidang pelayanan perijinan pembangunan, yaitu:

“...... menurut saya sih pengelolaan arsip dinamis yang telah

dilakukan oleh BP2T sangat membantu sekali ya dalam kegiatan

sehari-hari yang ada di BP2T, karena ketika membutuhkan surat lebih

cepat peminjamannya dan cepat ditemukannya.”102

“ya seperti yang saya katakan tadi sangat membantu terutama dalam

pencarian surat yang dibutuhkan oleh pegawai lebih cepat pencarian

suratnya.”103

99


Wawancara Pribadi dengan Sabur. Serpong, 23 November 2016. 101

Wawancara Pribadi dengan Sabur. Serpong, 23 November 2016. 102

Wawancara Pribadi dengan Sri Laksmi Handayani. Serpong, 07 Juli 2017. 103


88

Dari pernyataan informan di atas dapat diketahui, kegiatan pengelolaan arsip

dinamis dengan menggunakan sistem aplikasi Sistem Surat Masuk Keluar

(SISUMAKER) sangat membantu dan mudah dalam pengelolaan arsip

dinamis, dengan begitu menjadikan pekerjaan yang ada lebih mudah

terutama untuk menemukan arsip dinamis yang dicari, kemudian juga lebih

mudah dalam menata dan menyimpan arsip dinamis, dan juga lebih efisien

menyelesaikan pekerjaan yang ada di BP2T Kota Tangsel terkait dengan

arsip dinamis yang dibutuhkan.

3. Kendala Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota

Tangerang Selatan

Ada 3 kendala yang ada dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T

Kota Tangsel, yaitu terkait dengan anggaran dana, Sumber Daya Manusia

(SDM) dan Standar Operasional Prosedur dalam pengelolaan arsip. Dari

hasil wawancara yang telah dilakukan penulis mendapatkan jawaban

mengenai kendala dalam pengelolan arsip dinamis sebagai berikut:

a. Anggaran dana

Kendala pertama yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di

BP2T Kota Tangsel, yaitu anggaran dana, sebagaimana hasil dari

wawancara yang telah dilakukan sebagai berikut:

“Saat ini sih belum belum kita anggarkan untuk ...... insentifnya

belum ada untuk bagian arsip, ya paling kalau ada butuh keperluan

langsung mintanya ke bagian umum karena kan anggaran dana

masuknya ke ke bagian umum.”104

104


89

“Ya paling tadi yang saya bilang gak adanya anggaran khusus aja

terkait pengelolaan arsip disini.”105

Hal senada juga di katakan oleh staf bagian umum yang mengolah arsip

dinamis, yaitu:

“Anggaran tetap untuk bagian arsip tuh gak ada, kan anggarannya

langsung di jadikan satu ke bagian umum jadi gak ada lah khusus

buat pengelolaan arsip.”106

Berdasarkan jawaban yang diperoleh dari wawancara, tidak

diberikannya anggaran khusus untuk bagian pengelolaan arsip, karena

anggaran yang ada menjadi satu dengan bagian umum yang ada di BP2T

Kota Tangsel.

b. Sumber Daya Manusia (SDM)

Kendala kedua dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu sumber daya

manusia (SDM). Berikut hasil wawancara yang telah di dapat:

“Yang pasti sih ....... keterbatasan sumber daya manusia (SDM) dari

sisi jumlah pengelolaan dengan keilmuannya SDM itu.”107

“Untuk SDM paling butuh pelatihan-pelatihan khusus aja terkait

pengelolaan arsipnya.”108

“Terus juga kurangnya orang yaa Sumber Daya Manusia (SDM)nya

yaa kurang dari jumlah maupun keilmuannya ya paling kaya saya

lebih sering untuk belajar sendiri dari pada diklat mengenai

pengelolaan arsip.”109

Dari hasil wawancara yang didapatkan kendala yang dihadapi mengenai

Sumber Daya Manusia karena kurang adanya pelatihan-pelatihan khusus

105






90

atau diklat untuk pegawai bagian pengelolaan arsip dinamis, dan

keterbatasan jumlah pegawai untuk bagian pengelolaan arsip dinamis di

BP2T Kota Tangsel.

c. Pembuatan kebijakan/SOP Pengelolaan Arsip Dinamis

Kendala terakhir dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu mengenai

SOP pengelolaan arsip dinamis yang belum ada secara tertulis. Seperti

jawaban informan dibawah ini, yaitu:

“Belum sih saat ini belum membuat SOPnya, yaa kita sesuaikan saja

dengan pengelolaannya secara umum saja dan yang mengolah arsip

surat dinas pun juga cara yang dilakukan menurutnya mudah itu

yang digunakannya.”110

“Terus sama ya itu dalam peminjaman arsip yang dibutuhkan belum

adanya SOP tertulis.”111

“Tidak ada SOP yang dibuat khusus untuk pengelolaan arsip disini

ya belum ada SOP nya tertulis lah seperti itu.”112

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diketahui pengelola

arsip dinamis BP2T Kota Tangsel belum dibuatnya Standar Operasional

Prosedur. Staf yang ada di bagian pengolahan arsip di BP2T Kota

Tangsel pun hanya yang menurutnya pengolahan arsip dinamis yang

dilakukannya itu sesuai dengan yang diketahui itulah yang menjadi

Standar Operasional Prosedur untuk mengolah arsip dinamis.

110




91

C. Pembahasan

Pada bagian ini peneliti akan membahas hasil penelitian yang telah diuraikan

di atas, sebagai berikut:

1. Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota Tangsel

Penciptaan arsip dinamis merupakan suatu tahap dimana arsip dinamis

mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang

dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan tugas

dan fungsinya. Arsip dinamis yang diciptakan dan diterima oleh BP2T Kota

Tangsel meliputi surat perijinan dan surat kedinasan, kepegawaian, (surat

masuk surat keluar, surat SK, surat dinas, surat tugas, surat teguran, surat

tagihan). Surat ini dapat dikelompokkan menjadi rekod proyek (surat-surat

perijinan) dan rekod korespondensi (surat kedinasan, kepegawaian, surat

masuk, surat keluar, surat SK, surat dinas, surat tugas, surat undangan, surat

teguran, surat tagihan). Seperti yang dikatakan Sulistyo-Basuki dalam

teorinya mengenai arsip dinamis yang diciptakan dan diterima memiliki jenis

yang beragam diantaranya, seperti rekod korespondensi, rekod transaksi,

rekod proyek, berkas kasus, berkas khas.113

Setelah surat yang diciptakan dan diterima surat kemudian

didistribusikan. Pendistribusian surat ini dapat bersifat internal maupun

eksternal disebarkan melalui pos, kurir khusus, sistem surat antar kantor atau

langsung ke pangkalan data komputer atau elektronik.114

Surat-surat yang

113

Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 65-66. 114

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Universitas Terbuka, 2003), h.36.

92

diciptakan oleh BP2T Kota Tangsel didistribusikan ke antar Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) yang ada di Kota Tangsel dan juga perorangan.

Dalam hal ini surat yang didistribusikan antar SKPD dikirim melalui sistem

SISUMAKER sedangkan untuk perorangan dikirim melalui POS atau jasa

pengiriman surat.

Dalam proses penciptaan surat-surat, ada beberapa prosedur dalam

penciptaan arsip dinamis yang dapat dilakukan oleh organisasi/lembaga,

yaitu menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan, membuat konsep

surat, mencatat pada buku registrasi keluar setelah konsep selesai dibuat

kemudian diketik maka diberikan kepada pimpinan untuk diperiksa,

mengetik surat dalam bentuk akhir, meminta tanda tangan pimpinan,

mengecek surat yang akan dikirim, mendistribusikan surat.115

Secara garis

besar, prosedur yang dilakukan dalam tahap penciptaan arsip dinamis yang

dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel sudah sesuai dengan teori yang ada.

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi penciptaan arsip dinamis yang

dilakukan menggunakan 2 (dua) cara, pertama surat fisik dibuat konsep di

bidang masing-masing, kemudian konsep surat diketik, lalu surat tersebut

dicetak untuk di cek kebenarannya selanjutnya surat tersebut akan

dimintakan keabsahannya dengan bukti tandatangan, stempel basah, dan

kemudian surat dikirim. Cara kedua yang dibuat dengan sistem

SISUMAKER, surat dibuat langsung diketik di komputer secara digital,

setelah itu dikirim ke kepala badan untuk di cek dan dimintakan keabsahan

115

Ig. Wursanto. Kearsipan 1. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 111

93

dengan bukti tandatangan digital, stemple dan QR Code, kemudian surat

tersebut dikirim atau didistribusikan.

BP2T Kota Tangsel juga menerima berbagai macam arsip, seperti

pernyataan yang diberikan informan dan data dilapangan arsip yang diterima

yaitu seperti surat-surat perijinan (IMB, SIUP, TDP, ijin usaha, ijin usaha

industri, IPPT, Reklame) dan surat kedinasan, kepegawaian (surat masuk

surat keluar, surat SK, surat dinas, surat tugas, surat teguran, surat tagihan).

Surat-surat yang diterima tidak begitu saja diterima ada prosedur yang

dilakukan dalam penerimaannya. Adapun prosedur yang dapat dilakukan

dalam penerimaan surat, yaitu:116

penerimaan, penyortiran, pembukaan surat,

pencatatan, pengarahan dan penerusan, penyampaian surat, penyimpanan

berkas arsip/surat masuk.

Penerimaan surat yang diterapkan di BP2T Kota Tangsel ada 2 cara,

yaitu surat diterima secara langsung dan juga yang diterima melalui sistem

SISUMAKER, surat yang diterima secara langsung akan diberikan tanda

terima jika pengirim tidak membawa tanda terima. Surat kemudian discan,

lalu diinput ke dalam SISUMAKER, kemudian surat didisposisikan kepada

kepala badan dan surat dalam bentuk fisik juga dilampirkan lembar disposisi

dengan mengisi data deskripsi seperti yang ada pada sistem SISUMAKER,

terakhir surat fisik dikirim ke kepala badan. Penerimaan surat yang

dilakukan menggunakan SISUMAKER pun tidak jauh berbeda dengan

116

Abdan Syakuro, ―Cara Menangani Surat atau Dokumen Kantor.‖ Artikel diakses pada 15

Mei 2017 dari http://www.mediapustaka.com/2014/11/menangani-suratdokumen-kantor.html?m+1


94

penerimaan surat secara langsung yaitu dengan membaca pemberitahuan

yang dikirim ke sistem SISUMAKER, lalu surat diterima yang langsung

didisposisikan ke kepala badan BP2T Kota Tangsel dan terakhir surat yang

diterima dicatat dalam buku agenda surat masuk. Berdasarkan teori yang ada

dan hasil dilapangan, prosedur penerimaan arsip dinamis di BP2T Kota

Tangsel yang telah dilakukan sudah berjalan dengan baik dan sistematis.

Untuk penciptaan dan penerimaan surat tidak luput dari hal pencatatan

sehingga pendataan surat keluar ataupun masuk menjadi jelas. BP2T Kota

Tangsel juga mempunyai buku agenda surat keluar maupun surat masuk

yang digunakan untuk mencatat arsip dinamis yang telah dikeluarkan

maupun yang diterima oleh BP2T Kota Tangsel dan tidak hanya

menggunakan buku induk tetapi juga mendata arsip dinamis yang diciptakan

atau dibuat dengan sistem SISUMAKER dengan adanya folder khusus untuk

surat keluar.

Kegiatan selanjutnya dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu

penyimpanan. Penyimpanan merupakan kegiatan menyusun, menata arsip

secara sistematis dan seragam dengan tujuan arip dinamis dapat ditemukan

kembali dengan cepat dan tepat ketika arsip dinamis dibutuhkan. Terlepas

dari itu perlu adanya sistem penyimpanan arsip dinamis yang digunakan agar

mempermudah pengurutan berdasarkan sistem yang ada. BP2T Kota Tangsel

dalam penyimpanan arsip dinamis menggunakan sistem penyimpanan

berdasarkan subjek, dengan penggolongan arsip berdasarkan perihal. Basir

Barthos menjelaskan sistem penyimpanan subjek adalah penggolongan

95

dimana dokumen-dokumen disusun menurut perihal, menurut nama-nama

perusahaan, koresponden dan sebagainya.117

Berangkat dari teori yang ada

sistem penyimpanan arsip dinamis yang digunakan oleh BP2T Kota Tangsel

sudah sistematis dan berjalan dengan baik. Dalam penyimpanan arsip

dinamis ada 3 azaz yang digunakan, yaitu azas sentralisasi, azas

desentralisasi, azas kombinasi atau sentralisasi-desentralisasi.118

Azas

penyimpanan yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis di BP2T

Kota Tangsel yaitu azas sentralisasi, karena lebih di utamakan penyimpanan

surat yang asli di bagian pengolahan arsip dinamis. Dengan menerapkan

penyimpanan sentralisasi arsip, maka semua surat-surat kantor yang sudah

selesai diproses akan disimpan di sentral arsip/pusat arsip. Jadi dengan

sistem ini, unit-unit lain dalam organisasi tidak menyelenggarakan kegiatan

arsip.119

Untuk menunjang penyimpanan arsip dinamis juga perlu memiliki

fasilitas dan perlengkapan yang memadai, sehingga penyimpanan arsip akan

terjaga dengan baik. Ketika penulis melakukan observasi ada banyak

perlengkapan yang digunakan oleh BP2T Kota Tangsel untuk penyimpanan

arsip dinamis seperti, box file, bindex, filing kabinet, roll O‘pac, komputer,

scanner, printer (yang digunakan untuk menunjang sistem SISUMAKER).

Dari hasil wawancara juga dikatakan BP2T Kota Tangsel mempunyai

fasilitas dan perlengkapan penyimpanan arsip yaitu, komputer, printer,

117

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk lembaga negara, swasta dan pergurutan

tinggi. (Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h. 44. 118

Sedarmayanti, Tata Kearsipan : dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung:

Mandar Maju, 2008), h.45 119

Zulkifli amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 1991),

h.16

96

scanner, filing kabinet, box file, roll O‘pac, bindex, lemari besi arsip tahan

api. Dalam teorinya Jonner Hasugian mengatakan perlengkapan yang dapat

digunakan, antara lain:120

perangkat elektronik (komputer, mesin print,

mesin scan, microreader, mesin fax dan sebagainya, map, filing kabinet,

folder, guide, almari, rak arsip, box file, rotary filing, cardex, file.

Perlengkapan dan fasilitas yang dimiliki oleh BP2T Kota Tangsel sudah

cukup menunjang, hal tersebut berdasarkan dari hasil wawancara dengan

teori yang sudah dijelaskan tidak hanya itu penulis melihat kondisinya pada

saat observasi masih layak digunakan.

Arsip dinamis yang dimiliki oleh suatu lembaga tidak semata-mata

hanya untuk disimpan begitu saja, arsip dinamis pasti akan digunakan dan

diperlukan oleh pengguna yang membutuhkan untuk membantu kegiatannya.

Arsip dinamis yang dimiliki BP2T Kota Tangsel lebih banyak digunakan

oleh pegawai sebagai bahan rujukan dan membantu untuk kegiatan lainnya.

Seperti teori yang dikemukakan oleh Sulistyo Basuki yaitu arsip dinamis

memiliki kegunaan seperti untuk mengambil keputusan, keperluan

dokumentasi, jawaban atas pertanyaan, dan sebagai rujukan ataupun

membantu tuntutan hukum.121

Arsip dinamis pada BP2T Kota Tangsel

digunakan oleh pegawai sebagai bahan rujukan maupun bahan pertimbangan

dan membantu kegiatan lainnya. Penggunaan arsip dinamis di BP2T Kota

120

Jonner Hasugian, ―Pengantar Kearsipan.‖ Artikel diakses pada 20 Juli 2016 dari

http//usu.ac.id. 121

Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 36

97

Tangsel senada dengan teori yang dikemukakan oleh Sulistyo Basuki yang

menjelaskan mengenai penggunaan arsip.

Pemeliharan arsip dinamis diperlukan untuk menjaga informasi yang

terkandung di dalamnya karena arsip juga mempunyai kegunaan sebagai

bahan rujukan, pengambilan keputusan, bahan pertanggungjawaban dan

sebagainya. Usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan arsip

seperti yang dijelaskan oleh Basir Barthos, yaitu:122

Membersihkan ruangan

dari debu, penggunaan racun serangga, mengawasi serangga anai-anai,

larangan untuk tidak makan dan merokok, rak penyimpanan yang terbuat

dari logam, tidak meletakkan arsip secara berdesak-desakan. Basir Barthos

juga menjelaskan pemeliharaan terhadap arsip dinamis dalam bentuk

elektronik/digital dengan cara: menjaga dan meng-upgrade media, software,

format penyimpanan dan isi arsip dinamis. Dalam pelaksanaannya

pemeliharaan arsip dinamis yang dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel yaitu

baru sekedar pembersihan rak maupun arsip dari debu, memberikan kamper

untuk menghindari serangga dan penataan fisik arsip. Untuk pemeliharaan

arsip elektronik/digital pada saat penulis observasi melihat telah

digunakannya software terbaru untuk menunjang SISUMAKER dan

memisahkan folder khusus penyimpanan surat. Dari penjelasan di atas

mengenai pemeliharaan arsip dinamis yang dilakukan oleh BP2T Kota

Tangsel, pelaksanaan pemeliharaan fisik arsip belum sepenuhnya berjalan

dengan baik karena baru hanya sekedar melaksanakan beberapa usaha yag

122

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta:Bumi Aksara, 2012), h. 58-60

98

dilakukan, berbeda dengan pemeliharaan arsip dinamis elektronik/digital

yang dilakukan sudah cukup baik dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel.

Tahap terakhir yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu

penyusutan dan pemusnahan arsip. Penyusutan dan pemusnahan arsip

dinamis dilakukan bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip yang sudah

tidak memiliki nilai guna atau tidak digunakan lagi, sehingga volume arsip

yang dimiliki instansi/organisasi akan berkurang dan diharapkan dapat

menghindari adanya pemborosan tenaga, ruangan, anggaran dan

perlengkapan. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 pasal

1 ayat 23 menjelaskan penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan

jumlah arsip, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan

penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.123

Dari hasil wawancara,

kegiatan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel

belum dilakukan karena kantor perpustakaan dan arsip daerah belum

mempunyai tempat untuk menampung arsip-arsip dari SKPD di

pemerintahan Kota Tangsel. Dengan adanya sistem yang digunakan juga

membantu BP2T Kota Tangsel dalam menyimpan softcopy arsip atau arsip

digital secara otomatis. Mengenai penjelasan penyusutan dan pemusnahan

arsip dinamis sebaiknya BP2T Kota Tangsel membuat kebijakan mengenai

penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis agar arsip dinamis yang sudah

tidak digunakan dan tidak terpakai dapat dilakukan penyusutan dan

pemusnahan. Hal senada juga dijelaskan oleh Sulistyo Basuki bahwa

123

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 23

99

pemusnahan arsip artinya pemusnahan arsip yang tidak diperlukan lagi oleh

instansi/lembaga.124

2. Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja BP2T

Kota Tangsel

Pengelolaan arsip dinamis secara komputerisasi yang dilakukan pada

suatu lembaga pada dasarnya sangat berpengaruh terhadap efisiensi kerja,

karena pada dasarnya arsip sebagai sumber informasi terekam perlu diatur

dan ditata dengan baik sehingga memudahkan pengelola dalam menemukan

kembali arsip dengan cepat dan tepat ketika arsip dibutuhkan pengguna

untuk membantu pekerjaannya. Dari hasil observasi dan wawancara

pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel telah menerapkan

pengelolaan arsip secara komputerisasi dengan sistem SISUMAKER dan

Digitalisasi Arsip. Hal itu sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh

Serdamayanti penciptaan, pengiriman, pemrosesan, penyimpanan, dan

penemuan kembali informasi dapat dilakukan melalui suatu sistem yang

bekerja secara otomatis.125

Temu kembali arsip merupakan salah satu hal yang ada pada

pengelolaan arsip dinamis, karena arsip dinamis yang telah dikelola akan

digunakan kembali oleh pengguna. Temu kembali juga menjadi faktor yang

mempengaruhi efisiensi kerja, karena dengan terhambatnya temu kembali

arsip dalam pencariannya menjadikan suatu pekerjaan juga akan menjadi

124

Sulistyo-Basuki. Pengantar Kearsipan (Malang: Dioma, 2006), h. 105 125

Serdamayanti. Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. (Bandung: Mandar Maju, 2008), h. 139

100

terhambat. Dalam temu kembali arsip dinamis BP2T Kota Tangsel telah

dimudahkan dengan adanya sistem SISUMAKER. Dari proses temu kembali

arsip yang telah dilakukan oleh BP2T sudah cukup baik dalam memenuhi

kebutuhan pengguna, hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Ig.

Wursanto, yaitu agar temu kembali dapat dilakukan dengan mudah dan

efisien, ada faktor-faktor yang diperhatikan:126

1. Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan

dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.

2. Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang sesuai

dengan system penataan berkas yang digunakan.

Suatu lembaga/organisasi dalam pengelolaan arsip dinamis perlu

menerapkan otomatisasi/komputerisasi karena dengan begitu akan

mempengaruhi dalam membantu pekerjaan yang ada pada suatu lembaga,

karena arsip merupakan informasi terekam dari berbagai kegiatan yang telah

dilakukan salain itu juga memiliki kegunaan yang penting seperti sebagai

bahan rujukan, pertanggungjawaban, maupun pengambilan keputusan dalam

keberlangsungan kegiatan/pekerjaan yang ada di suatu lembaga.

Menciptakan pengelolaan arsip yang baik dan benar berarti dapat

mengatur, menyusun, mengumpulkan, menyimpan, serta mendistribusikan

arsip yang terprogram secara sistem komputerisasi. Setelah melakukan

observasi dan wawancara di BP2T Kota Tangsel dengan sistem

126

Ig. Wursanto, Kearsipan 1. (Yogyakarta : Kanisius, 1991), h. 193

101

SISUMAKER, dalam hal ini pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota

Tangsel menjadi terbantu, menjadi lebih efisien dalam menunjang kerja yang

ada terkait dengan temu kembali arsip dinamis, memudahkan pengelolaan

arsip dinamis dan juga penataan dan penyimpanan arsip dinamis lebih

mudah dan menghemat waktu.

Penjelasan di atas menggambarkan bahwa pengelolaan arsip dinamis

dengan cara menerapkan sistem komputerisasi dapat menunjang efisien kerja

yang ada, hal tersebut sesuai dengan teori yang dikemukakan Serdamayanti,

efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa

mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah dalam

mengerjakannya, termurah dalam biayanya, tersingkat dalam waktunya,

teringan dalam bebannya dan terpendek dalam jaraknya.127

Sistem pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan BP2T Kota Tangsel

sudah cukup baik, berdasarkan teori yang dikatakan Ig. Wursanto dalam

bukunya Kearsipan 2, ciri-ciri sistem kearsipan yang baik adalah mudah

dilaksanakan, mudah dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat,

mudah dicapai, cocok bagi organisasi, fleksibel atau luwes, dapat mencegah

kehilangan dan kerusaksn arsip, mempermudah pengawasan.128

Dari ciri-ciri

yang disebutkan secara keseluruhan sesuai dengan sistem pengelolaan arsip

dinamis yang dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel.

127

Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran (Bandung: Mandar Maju,2001), h.112 128

Ig. Wursanto. Kearsipan 2. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 30-32

102

3. Kendala Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota Tangsel.

Kendala yang ada pada pengelolaan arsip dinamis menjadikan sesuatu

pekerjaan yang ada pada kearsipan menjadi terhambat. Ig.Wursanto

menjelaskan ada beberapa faktor kendala yang dihadapi dalam pengelolaan

arsip dinamis, yaitu: penemuan kembali arsip yang sudah lama akibat

penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pengamanan yang kurang

sempurna, peralatan kearsipan yang kurang memadai, serta tidak melakukan

penyusutan dan pemusnahan arsip yang selalu bertambah setiap waktunya.129

Dari hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan oleh penulis,

didapat informasi mengenai kendala yang dihadapai BP2T Kota Tangsel

dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu:

Anggaran dana. Anggaran dana dalam pengelolaan arsip dinamis di

BP2T Kota Tangsel tidak langsung diberikan secara khusus melainkan

digabungkan dengan kesekretariatan yang ada pada bagian umum di sana.

tetapi adanya anggaran khusus untuk kearsipan akan mempengeruhi kinerja

dalam pengelolaan arsip dinamis pada suatu lembaga/organisasi, misalnya

jika bagian arsip membutuhkan perlengkapan atau akan memperbaiki

peralatan kearsipan untuk menunjang pengelolaan arsip pasti akan

membutuhkan anggaran khusus.

Sumber daya manusia (SDM), kurangnya pelatihan khusus atau diklat

yang diberikan kepada pegawai di bagian arsip di BP2T Kota Tangsel

menjadi kurangnya ilmu yang dimiliki oleh pegawai dalam pengelolaan arsip

129

Ibid, h. 29

103

dan juga lebih cenderung belajar otodidak atau sendiri, dan juga kurangnya

pegawai yang memiliki background khusus arsip aris.

Belum ada Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan arsip

dinamis. Karena Standar Operasional Prosedur (SOP) perlu ada pada setiap

bidang pekerjaan agar pekerjaan yang dilakukan sejalan dan sesuai dengan

prosedur yang ada tidak keluar dari aturan yang telah dibuat. Namun dalam

hal ini pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel belum membuat

standar operasional prosedur atau aturan yang jelas secara tertulis, sehingga

pekerjaan mengenai pengelolaan arsip kurang dihargai dan cenderung di

sepelekan.

Terakhir belum melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis.

BP2T Kota Tangsel sebuah lembaga yang memiliki kegiatan yang cukup

banyak menghasilkan arsip dan pastinya arsip selalu bertambah, hal itu perlu

penyusutan dan pemusnahan untuk mengurangi volume arsip dan tidak

memakan ruang/tempat untuk penyimpanan. Namun sampai saat BP2T Kota

Tangsel ini belum melakukan penyusutan dan pemusnahan fisik arsipnya.

104

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab

sebelumnya, dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:

1. Pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel belum sepenuhnya berjalan

dengan baik. Karena hanya menjalankan empat aspek dalam pengelolaan

arsip dinamis yaitu: penciptaan dan penerimaan arsip dinamis, penggunaan

arsip dinamis oleh pegawai sebagai bahan rujukan, penyimpanan arsip

dinamis dengan menggunakan Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER)

dan pemeliharaan arsip.

2. Pengelolaan arsip dinamis secara komputerisasi di BP2T Kota Tangsel yang

menggunakan SISUMAKER dapat menunjang efisiensi kerja yang ada di

BP2T Kota Tangsel. Salah satunya adalah temu kembali arsip dinamis

dengan adanya sistem SISUMAKER pengelola arsip dapat menemukan arsip

dengan cara yang cepat dan tepat, termasuk mudah dalam penerimaan dan

pengiriman arsip.

3. Pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan BP2T Kota Tangsel terdapat

beberapa kendala yang dihadapi, yaitu: tidak adanya anggaran khusus untuk

pengelolaan arsip dinamis; sumber daya manusia (SDM), kurangnya

pelatihan/diklat untuk pegawai dan juga kurang pegawai dari background

105

arsiparis; belum ada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang dibuat dan

belum melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah disebutkan di atas penulis akan

memberikan beberapa saran untuk dijadikan bahan pertimbangan dalam

meningkatkan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan BP2T Kota Tangsel.

Adapun saran yang diberikan penulis yaitu sebagai berikut:

1. Pemeliharaan arsip dinamis yang baru melakukan beberapa kegiatan, sangat

disarankan bidang kearsipan melaksanakan kegiatan fumigasi terhadap arsip-

arsip fisik yang disimpan dengan tujuan fisik arsip tersebut dapat terhindar

dari kerusakan secara berkelanjutan. Penyusutan dan pemusnahan perlu

dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel, dengan membuat prosedur mengenai

penyusutan dan pemusnahan arsip karena untuk menghidari penumpukan

fisik arsip akibat selalu bertambahnya volume arsip.

2. Pengelolaan arsip dinamis secara otomatis/komputerisasi juga perlu

didukung oleh pegawai yang cakap dalam menggunakan teknologi untuk

pengelolaan arsip dinamis, sebaiknya pegawai yang dimiliki BP2T Kota

Tangsel untuk mengelola arsip dinamis perlu diberikan pelatihan ataupun

diklat mengenai pengelolaan arsip berbasis komputer agar pegawai tersebut

dapat mengembangkan kompetensi dalam mengelola arsip dinamis sehingga

dapat lebih membantu efisiensi kerja.

3. Sebaiknya dalam waktu dekat dibuat Standar Operasional Prosedur (SOP)

mengenai pengelolaan arsip dinamis sehingga pegawai menjadi jelas dan ada

106

aturan/standar yang dijadikan acuan. Sehingga pekerjaan pengelolaan arsip

dinamis tidak dianggap remeh dan dikesampingkan. Perlu adanya anggaran

khusus terhadap pengelolaan arsip dinamis agar pengelolaan arsip lebih

maksimal terutama untuk memenuhi kebutuhan peralatan dan perlengkapan

pengelolaan arsip dinamis. Sebaiknya pegawai kearsipan lebih diberikan

pelatihan/diklat mengenai kearsipan agar lebih mengerti pengolahan arsip

dinamis yang benar.

107

DAFTAR PUSTAKA

Amirullah. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004.

Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia, 1989.

Barthos, Bashir. Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan

Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara, 2012.

Chowdurry, G.G. Introduction to Modern Information Retrieval. London: Facet

Publishing, 2004.

Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitati. Jakarta: Rajawali Pers, 2011.

Hafidzhahullahu, Marwan bin Musa. ―Tafsir Al Quran Al Karim‖. 05 April 2013.

Diakses pada 02 Februari 2017 dari www.tafsir.web.id/2013/04/-al-hujuraat-

ayat-1-11.html

Holverstott, Lyle J. ―Records Management.‖ The American Archivist, v.3, no.14, (Juli

1951): h. 261-264.

Ira A, Penn. Records Management Handbook. England: Gower House, 1992.

ISO 15489-1: 2001. ―Information and documentation — Records management‖. First

edition. Diakses pada 20 Maret 2016 dari https://www.iso.org/standard/62542.html.

Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.

Hasugian, Jonner. ―Pengantar Kearsipan.‖ Artikel diakses pada 20 Juli 2016 dari

http//usu.ac.id.

Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate

Records Keeping.2nd ed. Sydney: Longman Australia, 1998.

Krihanta. ―Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka Meningkatkan

Layanan Kepada Masyarakat.‖ Jurnal Kersipan ANRI, vol.3 No. 1,Desember

2008.

Lembaga Administrasi Negara (LAN). ―Pedoman Tata Surat-Menyurat dan

Kearsipan‖.www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-lembaga-

administrasi-negara.html/ di akses pada tanggal 13 September 2016.

Mahmoed, Effendy, dkk. ―Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif di Lingkungan

Universitas Gajah Mada‖.

http://arsip.ugm.ac.id/download1904112050PANDUANRINGKAS-

TTOLA%20ARSIPINAKTIF.pdf



https://www.iso.org/standard/62542.html



http://arsip.ugm.ac.id/download1904112050PANDUANRINGKAS-TTOLA%20ARSIPINAKTIF.pdf

http://arsip.ugm.ac.id/download1904112050PANDUANRINGKAS-TTOLA%20ARSIPINAKTIF.pdf

108

Martono, Boedi. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan.Jakarta: Pustaka

Sinar, 1992.

Martono, E. Kearsipan: Rekod Manajemen dalam Praktek Perkantoran Modern.

Jakarta: Karya Utama. 1997.

Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya,

2006.

Muljono, Pudji. ―Pengelolaan Arsip Secara Modern.‖ Pelatihan Otomasi Arsip

Berbasis Teks Lengkap dalam Menyongsong Otonomi Daerah/Lembaga

Angkatan V. Bogor: Perpustakaan IPB, 2001.

Mayesti, Nina. Perancangan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Aktif Pada Pusat

Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. Tesis S2 Fakultas Ilmu

Budaya, Universitas Indonesia, 2003.

Republik Indonesia. ―Udang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan.‖ Artikel diakses pada 22 Maret 2016 dari

www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf

Robek, Mary F dkk. Information and Record Management. California: Glencoe,

1987.

Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.

Sedarmayanti. Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju, 2001.

___________. Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:

Mandar Maju, 2008

Smith, Read, dkk. Record Management. USA: South Western, 2002.

Stepherd, Elizabeth and Geoffery Yeo. Managing Records: A Handbook Principles

and Practice. London: Facet Publishing, 2003.

Stoner. Manajemen. Jakarta: Prenhallindo, 1996.

Subana, M. Dasar-Dasar Penelitian Ilmiah. Bandung: Pustaka Setia, 2005.

Sue, Myburgh. ―Records Management and Archives: Finding Common Ground,‖ The

Information Management Journal. Maret/April 2005. Diakses pada 25 Mei

2016 dari https://pdfs.semanticscholar.org/bafb/f7b21da07f08a4 6684d70d2

da4d1c5839a1e.pdf


https://pdfs.semanticscholar.org/bafb/f7b21da07f08a4%206684d70d2%20da4d1c5839a1e.pdf

https://pdfs.semanticscholar.org/bafb/f7b21da07f08a4%206684d70d2%20da4d1c5839a1e.pdf

109

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama,

2003.

_____________. Materi Pokok Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka,

1996.

Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma, 2006.

Syakuro, Abdan, ―Cara Menangani Surat atau Dokumen Kantor.‖ Artikel diakses pada 15

Mei 2017 dari http://www.mediapustaka.com/2014/11/menangani-suratdokumen-

kantor.html?m+1

Tagbotor, Dzifa Peggy. dkk. ―Analysis of Reecords Mangement and Organizzational

Performance‖, International Journal of Academic Research in Accounting,

Finance and Management Sciences, vol 5 No. 2, Ghana 2015. Artikel diakses

pada 20 Juni 2016 dari

http://hrmars.com/hrmars_papers/Article_01_Analysis_of_Records_Manageme

nt_and_Organizational_Performance1.pdf

UIN Syarif Hidayatullah. Pedoman Akademik Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif

Hidayatullah Jakarta 2012/2013.Biro Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan UIN Syarif Hidayatullah. Jakarta, 2012.

Widjaja, A.W . Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT Raja Grafindo,

1993.

Wursanto, Ig. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius, 1991.

__________. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius, 1991.

Zaka, Rudi Abu, ―Tafsir Ibnu Katsir: tafsir surat Al-‗Asr ayat 1-3‖. 10 Oktober 2015.

Diakses pada 20 Juni 2017 dari




http://hrmars.com/hrmars_papers/Article_01_Analysis_of_Records_Management_and_Organizational_Performance1.pdf

http://hrmars.com/hrmars_papers/Article_01_Analysis_of_Records_Management_and_Organizational_Performance1.pdf


LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran 1

1. Arsip-arsip dinamis BP2T Kota Tangsel

2. Buku Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah dan Klasifikasi Arsip Peraturan

Walikota Tangerang Selatan

3. Perlengkapan Penyimpanan Arsip

4. Peralatan Pengelolaan Arsip

Lampiran 2

Wawancara

Lampiran 3

TRANSKRIP WAWANCARA

Nama Informan : Helmi Kamaludin M.Si

Jabatan : Kepala Sub Bagian Umum BP2T Kota Tangsel

Tempat Wawancara : Ruang Bagian Umum BP2T Kota Tangsel

Waktu Wawancara : 25 November 2016

No Penulis (p) Informan (i)

1 Jenis arsip apa saja yang di

kelola di BP2T?

Kalau disebut jenis arsip apa saja paling

utama sih sebetulnya berkas untuk perijinan,

arsip-arsip tentang perijinan yang terdiri

dari arsip eeehh eee berkas perijinan

pembangunan maupun yang ekonomi kesra,

ada pun yang surat-surat dinas itupun ya

menjadi satu bagian juga sih di dalam

pengelolaan kearsipan di kita mungkin ya

itu tapi yang lebih dominan diutamakan

tentang arsip berkas-berkas perijinan, surat-

surat kedinasan lah seperti itu surat masuk

surat keluar dan sebagainya.

2. Apakah ada pedoman yang

digunakan dalam

pengklasifikasian arsip

dinamis di BP2T?

Kalau di kita ini pedomannya sih eeeh tata

naskah arsip gak semuanya kita gunakan

yaa, jadi seperti untuk pengelolaan berkas

arsip perijinan pembangunan itu biasanya

kita kasih kode ada kode tertentu gitu

seperti untuk perijinan eeh komersil, untuk

perijinan pembangunan pemerintahan,

perijinan perumahan, perijinan perumahan

tidak teratur itu ada kode-kodenya dan kita

bikin sendiri sebetulnya. Kalau untuk surat

dinas kita masih menggunakan kode

klasifikasi yaah yang menggunakan buku

panduan tata naskah yang dikeluarkan oleh

walikota tangerang selatan mengenai tata

klasifikasi arsip.

3. Apakah pengelolaan arsip

dinamis disini sudah

memenuhi standar yang ada?

Saya juga gak apal ya standar itu seperti apa

ya, kita punya prinsip bahwa arsip kita

simpan kita kelola terus bagaimana dengan

cepat kita bisa menemukan kembali itu aja,

jadi kita membuat satu sistem yang

memudahkan kita untuk temukan lagi.

4. Apakah disini menggunakan Yaa kita ada yang namanya sistem surat

sistem dalam pengelolaan

arsip dinamis ?

masuk keluar (SISUMAKER) untuk

pengelolaan arsip kedinasan dan digitalisasi

arsip yang khusus untuk berkas perijinan.

Yaa jadi eeh berkas perijinan itu kita

bedakan ke dalam sistem yang nama

programnya itu digitalisasi arsip. Untuk

digitalisasi arsip kita menggunakan aplikasi

microsoft office untuk mendata berkas arsip

perijinan yang diterima eeh atau masuk dan

yang dikeluarkan. Kalau untuk sistem

sisumaker sendiri sudah digunakan 3 tahun,

eehh tapi baru maksimal digunakan 2 tahun

terakhir.

5. Apakah dengan sistem

tersebut menunjang efisiensi

kerja BP2T?

Yaa sangat sangat efisien sekali ya, yang

pertama kita bisa banyak menghemat kertas,

yang kedua informasi terkait dengan surat

kedinasan itu lebih cepat dari

pengolahannya maupun pengirimannya,

karena kita berbasis pada aplikasi. Untuk

arsip fisiknya saat ini kita ehh masih

menyimpan fisiknya walaupun sebetulnya

surat yang sudah kita kelola menggunakan

sisumaker itu ter eh tersimpan dalam

harddisk sebenernya.

6. Siapa yang bertanggung

jawab dengan surat masuk

dan surat keluar apakah ada?

Itu ada tupoksinya di kasubbag umum dan

kepegawaian, yang jelas staff yang

mengelola yang bertanggung jawab dan

untuk yang memberikan paraf untuk ke

valid nya surat itu akan dikeluarkan saya

sendiri sebagai kasubbag umum yang

kemudian akan dikirim ke kaban untuk di

tandatangani.

7. Fasilitas dan perlengkapan

apa saja yang digunakan

dalam pengelolahan dan

penyimpanan arsip dinamis?

Kalau fasilitas yang digunakan itu yaa

komputer, scanner, printer, terus aplikasinya

seperti itu, sama kalau untuk fisiknya ada

filling kabinet, box file, roll O‘pac, lemari

besi tahan api.

8. Bagaimana prosedur dalam

penyimpanan arsip dinamis?

Kalau untuk saat ini sih kita lebih fokus

kepada yang digital sih eee yang sifatnya

yang tersimpan pada database sisumaker

tadi jadi ketika ada yang butuh kita tinggal

carikan kita panggil perihalnya di pencarian

keluar yaa langsung kita print, jadi sudah

tidak lagi terlampau memikirkan ruang

untuk penyimpanan fisiknya itu. Kecuali

yang masih arsip yang tentang perijinan itu

yang fisik kita kelola dan kita simpan gitu.

9. Bagaimana dalam pencarian

arsip dinamis yang

dibutuhkan di BP2T?

Eehhh biasanya kalau yang untuk surat

keluar dan masuk sih sekarang sudah lebih

mudah menggunakan sistem sisumaker

pencariannya juga mudah tinggal

mengetikan perihal di pencarian nanti

muncul langsung ketemu gitu, jadi kita

sekarang udah jarang mencari fisiknya

langsung ke database sisumakernya, kalau

yang berkas perijinan sendiri juga sama kita

menggunakan digitalisasi arsip.

10. Apakah ada SOP dalam

pengelolaan arsip dinamis di

BP2T?

Belum sih saat ini belum membuat SOP

nya, yaa kita sesuaikan saja dengan

pengelolaannya secara umum saja dan yang

mengolah arsip surat dinas pun juga cara

yang dilakukan menurutnya mudah itu yang

digunakannya. Yaaa jadi untuk sementara

ini yaa belum ada hanya saja mungkin eehh

staff yang mengolah arsip dinamis buat

catatan sendiri dalam mengolah arsip seperti

itu sih.

11. Bagaimana pengolahan arsip

berkas perijinan di BP2T?

Begitu eeehh ars ee ee satu berkas perijinan

atau SK perijinan itu keluar maka arsipya

yaa langsung kita simpan kita kelompokkan

dengan yang sudah kita bikinkan kodenya

tadi, dari kodenya tadi dia akan

terkelompok dalam peruntukkannya, ijin

apa, keluarnya tahun berapa seperti itu.

12. Bagaimana dengan proses

penyusutan arsip dinamis

yang dilakukan di BP2T?

Kalau itu sudah berbasis pada pada sistem

ya jadi eeehhh untuk fisik kita 2 tahun lebih

lah itu sudah kita tidak hiarukan, yaa jadi

kita percaya sama penyimpanan database itu

karena dikelola dengan baik gitu. Kalau

untuk yang arsip perijinan itu sih kita tidak

berani menyusuti gak ada penyusutan

malah, karena kan yaa arsip itu terkait

perijinan dan juga kantor arsip daerah

belum punya tempat untuk menampungnya

terkecuali yang surat-surat kedinasan atau

arsip dinamis itu.

13. Bagaimana perawatan yang

dilakukan arsip dinamis oleh

Eehhmm untuk selama ini sih belum

melakukan fumigasi, yaa kita apa adanya

BP2T? aja dulu nih, hanya pake kamper aja yaa

untuk menghindari serangga-serangga aja

kaya rayap, kecoa yaa masih apa adanya

lah.

14. Bagaimana penyimpanan

arsip dinamis yang dilakukan

di BP2T apakah secara onsite,

offsite atu komersil?

Ooh iya kita sekarang karena eee keterbasan

tempat jadi kita nyewa untuk yang arsip

perijinan menyewa gedung tersendiri kita

simpan dalam gedung tersendiri jadi seperti

record centre lah, oooh kalau yang untuk

arsip dinamis kita gak simpan di gedung itu,

ee ee kita hanya simpan dalam database itu

aja.

15. Asas apa yang digunakan

dalam penyimpanan arsip

dinamis di BP2T?

Ee ee kalau disini sih berkas yang masih

suka disimpan di setiap bagian bagiannya

atau bidangnya tersendiri karena kan masih

suka digunain, terus kita juga nyimpen arsip

softcopy di sistem kita ya secara umum

lebih disimpen di bagian arsip, karena kan

arsip dinamis itu kan yaa ee ee arsip yang

masih sering digunakan.

16. Berapa jumlah SDM yang

dimiliki oleh BP2T pada

bagian pengelolaan arsip

apakah dari basic ilmu

kearsipan?

Yang pengelolaan arsip itu ada 4 orang. Ehh

itu gak ada yang dari lulusan arsip aris, ya

beda-beda aja lulusnnya tapi ya bukan dari

ilmu kearsipan semuanya.

17. Apakah ada anggaran khusus

yang diberikan untuk bagian

pengelolaan arsip dinamis di

BP2T?

Saat ini sih belum belum kita anggarkan

untuk ee insentifnya belum ada untuk

bagian arsip, ya paling kalau ada butuh

keperluan langsung mintanya ke bagian

umum karena kan anggaran dana masuknya

ke bagian umum. Hanya saja sarana dan

prasarana aja yang kita siapkan seperti ee

untuk sewa gedung penyimpanan arsip,

terus ee apa itu untuk service peralatan

untuk kebutuhan arsip itu aja. Ooh itu juga

penyediaan untuk penyimpanannya yang

sudah saya sebutkan tadi semacem filling

kabinet, box file, roll page apa ya sebutnya

ee ee lemari anti api yang besar.

18. Kendala apa aja yang

dihadapi dalam pengelolaan

arsip dinamis di BP2T?

Yang pasti sih ee eeh keterbatasan SDM

dari sisi jumlah pengelolaan dengan

keilmuannya SDM itu.

19. Upaya apa yang dilakukan

dalam menghadapi kendala

Yaa paling kita mengikutkan petugas di

kegiatan kearsipan yang dilaksanakan oleh

yang ada di BP2T? apa ee ee bimtek arsip yang dilakukan kalau

kita dulu eeeh sekarang ini oleh kantor arsip

daerah kota Tangsel.

Nama Informan : Sapruddin

Jabatan : Kepala Bagian Pengelolaan Arsip BP2T Kota Tangsel


Waktu Wawancara : 15 Desember 2016



dinamis di BP2T sudah

sesuai dengan standar

pengelolaan arsip yang ada?

Sesuai sih, yaa kita mengikuti pengelompokan

agar sesuai aja jadi pada saat dicari mudah

ditemukannya.

2. Arsip dinamis apa saja yang

diterima oleh BP2T?

Arsip dinamis ya kaya surat menyurat

kedinasan, kepegawaian, termasuk perijinan.

3. Apakah ada SOP tertulis

dalam pengelolaan arsip

dinamis di BP2T?

Kalau SOP nya sih belum ada mas, yaa sesuai

dengan panduan yang ada aja gitu kalau saya

yaa tiap berkas yang masuk aja di arsipin di

kelompokin.


dinamis di BP2T menunjang

efisiensi kerja di BP2T?

Yaa memudahkan berpengaruh, terutama

dalam pencarian arsip nya menjadi mudah dan

cepat ditemukannya jadi sangat efisiensi ya.

Karena kan disini sudah menggunakan sistem

jadi pengolahnnya juga lebih gampang.

5. Sistem apa yang digunakan


dinamis di BP2T?

Ya itu disini namanya digitalisasi arsip untuk

pengelolaan arsipnya sudah berjalan dan juga

apa ya kalau untuk surat-surat ke dinasan itu

kita ee ee menggunakan sistem namanya

Sisumaker.

6. Apakah berkas arsip-arsip

perijinan juga masuk ke

sistem sisumaker?

Eehmm kalau berkas perijinan itu kan agak

penting jadi arsipnya itu gak masuk ke

Sisumaker, hanya disimpan di komputer arsip

yang menggunakan aplikasi digitalisasi arsip.

Jadi saya mengarsipkan sesuai dengan nomor

urut aja kalau masalah berkas perijinan ya, jadi

sesuai dengan nomor ijinnya.

7. Bagaimana prosedur

penyimpanan arsip dinamis

di BP2T?

Yaa itu penyimpanannya sesuai dengan nomor

urut, iya sesuai dengan nomor urut ijin, terus

sesuai dengan perihal masing-masing perijinan.

8. Apa saja yang dilakukan Kalau untuk perawatan ya ehhmm belum ada

untuk merawat arsip yang di

miliki BP2T?

ya paling cuman di kasih kapur barus yaa biar

gak ada kaya hewan-hewan sama serangga aja.

Yaa sama dengan cara penyimpanan aja yang

rapih dengan lemari kaya gini ehhh rool O‘pac,

kan kalau ditaro diluar kan jadi lembab bahaya

aja sama berkasnya. Palingan ya untuk

serangga gak dateng paling dikasih ehh apa tuh

kamper aja biar gak dirayapin sama gak ada

serangga aja sih, ya masih segitulah

perawatannya hahaa.

9. Bagaimana dengan

penyusutan arsip dinamis

yang dilakukan di BP2T?

Kalau penyusutan yaa belum, karena kantor

arsip kota belum bisa menampung ya.

10. Bagaimana dengan

penyimpanan arsip fisik

yang dilakukan oleh BP2T?

Iya karena kan kalau yang sudah tahun-tahun

lama kepenuhan jadi kita pindah ke gudang

yang satunya, kan ada dua gudang arsip disini.

Yaa disini ada gudang penyimpanan arsip

tersendiri dibelakang di perumahan karena kan

kantor arsip belum belum bisa menampung.

11. Bagaimana proses

penyeleksian dan penilaian


Yaa sesuai dengan tahunnya aja saya sih kalau

memang udah tahun lama baru di pindah, jadi

ya sekiranya disini udah gak mampu nampung

yang tahun lamanya kita pindahin ke gudang

arsip yang di belakang. Ee eehh kalau ada yang

butuhin ya disana juga ada sistem komputer

juga dan sesuai dengan nomor urut juga di data

lagi dicatet lagi disana, dari sini di oper disana

tetep dicatet disana gak dipindahin doang.

12. Apakah lebih efisien

menggunakan manual atau

sistem yang dilakukan


dinamis di BP2T?

Yaa manual bisa sistem juga apa lagi, yaa bisa

dibilang lebih efisien menggunakan sistem

komputer jadinya lebih cepat dan mudah.

Lebih cepat kalau pake sistem pada saat

penomorannya, ee ee kan urutannya sesuai

dengan penomorannya terus juga pencariannya

juga lebih cepet.

13. Apakah sistem yang

digunakan sudah memenuhi

dalam pencarian arsip

dinamis di BP2T?

Jadi lebih mudah menemukan arsip yang dicari

terus juga lebih cepet nemuinnya, gak kaya

manual cari satu-satu dulu jadinya lebih lama.

14. Apakah SDM yang ada

sudah memenuhi kebutuhan


dinamis di BP2T?

Sudah cukup lah, disini kan ada 4 orang dalam

pengelolaan arsipnya yaa walaupun bukan dari

keilmuan arsip ee ee tapi sudah cukup lah.

15. Arsip dinamis apa saja yang ehhm yaa arsip perijinan jelas, terus

termasuk kategori arsip

yang dimusnahkan atau

disimpan permanen di

BP2T?

pembangunan arsip IMB yang permanen sih.

16. Fasilitas apa saja yang

dimiliki dalam pengelolaan

arsip di BP2T?

ini tempat penyimpanannya lemari roll O‘pac,

filling kabinet, ya paling sama komputer,

printer, scanner kita ada yang besar yang itu

untuk kertas ukuran besar.

17. Apakah ada anggaran

khusus untuk pengelolaan


Gak ada anggaran khususnya, yaa paling ada

hanya untuk seperti box file itu

18. Kendala apa saja yang


arsip di BP2T?

Ya paling tadi yang saya bilang gak adanya

anggaran khusus untuk pengelolaan arsip

disini, untuk SDM paling butuh pelatihan-

pelatihan khusus aja terkait pengelolaan

arsipnya, terus sama ya itu dalam peminjaman

arsip yang dibutuhkan belum adanya SOP

tertulis.

19. Upaya apa yang dilakukan

untuk menghadapi kendala

yang ada?

Yaa paling untuk kedepannya ada SOP tertulis

ya terkait pengelolaan arsip disini ee eeh jadi

biar lebih jelas aja, karena kan kadang-kadang

ada aja gitu yang minjem cuma nyebutin

perihalnya abis itu dicariin. Yaa kalau yang

tanggung jawab arsipnya itu ya paling kita

bagian arsip kan kita catet namanya sama eeh

eeh dari bidangnya apa kalau dia lupa balikin

ya kita tegor. Haa jadi ada buku induk eehm

peminjaman sendiri di bagain arsip, hee kita

juga serba salah juga gak ngasih jangka waktu

peminjaman juga, ee ee itu gara-gara gak ada

SOPnya.

20. Apakah ada copynya dari

arsip dinamis tersebut ketika

arsip dinamis itu di pinjam?

Ngga, karena kan tebel kalau arsip perijinan

ini. Tapi kita sudah menscan arsip perijinan ini

secara digital sudah berjalan sih sejak 2011-

2012 arsip-arsip perijinan itu di scan ee eeh

jadi dalam bentuk PDF. Kecuali kalau arsip

surat-surat kedinasan itu sedikit jadi gampang

copynya, hee tapi sekarang kan udah pake

sistem jadi kalau butuh arsip kedinasan ya

tinggal di download aja arsipnya abis itu di

print yaa gak perlu nyimpen copyannya.

21. Sejak kapan sistem

digitalisasi arsip ini

dilakukan?

Sudah 2 tahunan lebih lah, dari tahun 2013-

2014 seinget saya ma. Ya kan di gudang yang

nyewa tempat kan dibagi juga petugasnya buat

digitalisasi arsip yang disana gitu.


penyimpanan arsip dari unit

kerja ke pusat arsip di

BP2T?

Ya gitu aja paling contoh arsip yang dibuat di

bidang terus dikirim kesini, bagian arsip paling

tinggal data aja perihalnya apa, nomor ijinnya

berapa abis itu kita kelola dan disimpen dah,

yaa kalau ada yang pinjem tinggal nyebutin

perihalnya aja sama nomor perijinannya gitu

aja disini. Karena ya saya ini tanggung

jawabnya lebih besar ya keliatannya sepele

mas, tapi kalau ada masalah bagian arsip yang

kena mas, yaa begitulah mas. Makannya mas

perlu adanya sistem komputer ee eeh karena

kalau arsip itu udah ada di ee eeh datanya di

komputer berarti arsipnya udah disini, yaa nilai

plus sendiri lah mas menggunakan sistem

komputer sangat membantu sekali.

23. Lalu dengan arsip yang

fisiknya ini dengan cara apa

pengelompokkannya untuk

lebih mudahkan lagi?

Yaa paling sama kita dengan dikasih map

berwarna gitu ee eehh yang warna merah itu

sudah tahun lama, terus ada kuning ada hijau

ya biar memudahkan aja sih mas

pengelompokkannya haa jadi mudah nyari

sama nyimpen arsipnya lagi.

24. Apakah dalam

pengelompokkan arsip

perjinan di BP2T ada buku

panduannya?

Eehh sama ada juga buku panduannya cuma ya

khusus perijinan aja gitu. Itu ada buku

panduannya ee ee sama yang di keluarkan dari

walikota itu nomornya masing-masing contoh

tempat tinggal itu nomornya kan 648, kalau

buat IMB itu kan ipr 658

Nama Informan : Sabur S.E

Jabatan : Staff Bagian Umum BP2T Kota Tangsel


Waktu Wawancara : 23 November 2016


1. Arsip dinamis apa saja yang

diciptakan dan diterima

oleh BP2T?

Kalau di BP2T setau saya untuk arsip yang

dibuat BP2T semua berkas yang diproduksi

atau yang dikelola BP2T saat ini ada 19 Ijin

yang di keluarkan oleh BP2T. Jadi setiap arsip

yang dikeluarkan oleh BP2T pasti ada

arsipnya, antara lain IMB, SIUP, TDP, Izin

Usaha, izin usaha industri, terus IPPT,

gudang, reklame, dll. Salah satunya tambahan

arsip dinamis itu ada ijin-ijin yang kita

keluarkan, terus ditambah dengan berkas-

berkas yang kita keluarkan untuk pihak lain

contoh surat SK, surat ee surat dinas, surat

tugas, surat undangan, surat teguran, surat

tagihan yang ditujukan dari BP2T ke pihak

lain, baik itu ke perorangan maupun e

instansi, yang ada kaitannya dengan badan

pelayanan perijinan terpadu kota tangerang

selatan.

2. Dalam periode setahun ini

berapa jumlah arsip dinamis

yang diterima?

Kalau untuk pastinya sih kita lihat di data

kearsipan kita itu kan pasti berbeda-beda

antara bidang pembangunan, bidang ekonomi

kesra maupun yang ada di skretariat jadi harus

dilahat dulu berapa jumlahnya sih dalam 1

tahun itu, kalau un yang setau saya yang ada

disini itu dalam 1 tahun aja bisa sampe 2000

an ya untuk surat masuk aja, eeh jadi hanya

item surat masuk aja, surat masuk dari pihak

lain baik itu dari dinas lain maupun dari

perorangan.

3. Bagaimana prosedur

penerimaan arsip dinamis di

BP2T?

Untuk penerimaan arsip dinamis disini, jadi

kan begini ada 2 mekanisme surat itu kita

terima. Jadi pertama itu surat fisik yang dari

pihak lain baik itu instansi atau perorangan

yang ditujukan ke BP2T itu kita terima lalu

diberikan tanda terima (kalau yang ngirim

tidak membawa lembar tanda terima), terus

kita ee ee ee kita input di dalam suatu sistem,

namanya SISUMAKER setelah di input di

sisumaker itu, surat fisik dilampirkan lembar

disposisi yang kemudian akan kita kirim ke

kepala badan setelah ee dari kepala badan

nanti didisposisikan surat itu ke bidang yang

harus menghendelnya, setelah di disposisi

nanti surat fisik tersebut akan dikembalikan ke

sekretariat umum untuk di arsipkan sebagai

surat berkas surat masuk atau arsip surat

masuk seperti itu. Terus yang kedua itu ada

surat masuk yang dari sistem atau Sisumaker

namanya (Sisterm Surat Masuk Keluar)yang

dimiliki atau di operasikan diwilayah

pemerintah kota tangerang selatan namanya

SISUMAKER. Itu surat yang dari yang yang

masuk di dalam sistem sisumaker itu

sebenarnya tidak diperlukan lagi harus dicetak

sih sebenernya sih tidak harus. Jadi surat itu

sudah berbentuk digital jadi kita bisa baca,

bisa download gitu. Jadi surat itu akan akan

secara otomatis terinput, terinput di dalam

sistem itu, surat masuk jadi ada inbox nanti

dari dinas Setda misalkan lewat sisumaker

nanti kan dia masuk di sistem nanti di dalam

komputer ku di sisumaker ku ada pesan yang

kita bisa klik pesan bisa kita lihat surat apa,

apakah itu undangan atau pemberitahuan, atau

SK, atau apalah pokoknya, atau himbauan,

atau pengumuman dari walikota nanti kita

bisa terima di sitem tersebut yang nanti akan

bisa langsung didisposisikan secara digital

didalam sistem tersebut kepada kepala

maupun dari kepala ke staff-staffnya.

Jadi yang mendisposisikan itu kepala badan

itu sendiri?

Iya iya jadi kita input terus kita disposisi ke

kepala badan setelah di input nanti terserah

kepala badan mau disposisi ke bidang mana,

setelah di disposisi kan dikembalikan setelah

di disposisi ya disistem itu ya secara otomatis

dari bidang yang didisposisikan itu akan

menerima notifikasi atau pemberitahuan ooh

ada notifikasi nih disposisi dari kepala

perihalnya apa nih? Apakah itu pengaduan

pembangunan atau pengaduan reklame tidak

berizin atau apa seperti itu.

4. Bagaimana penggunaan


Penggunaan arsip ya, ya disini penggunaan

arsip yang ngegunain ya pegawai yang ada

disini, kan buat rujukan kalau ada pengaduan

terus juga kalau ada pegawai yang dinas luar

harus melampirkan suratnya, dan sebagainya.

Lebih umumnya sih pegawai disini yang

ngegunainnya.

5. Apakah pengelolan arsip

dinamis di BP2T itu sudah

menggunakan sistem

komputerisasi?

Pengelolaan arsip dinamis disini sih kita

sudah menerapkan pengelolaan secara

komputerisasi ya, jadi surat yang masuk

ataupun keluar akan kita input ke dalam

sistem, yang sudah ku sebutkan namanya

Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER)

6. Apakah sistem ini sudah

saling terkait di SKPD yang

ada di Kota Tangsel?

Ya Sistem ini saling terhubung antar SKPD

yang ada di tangsel.

7. Apakah berkas-berkas

perizinan seperti SIUP,

TDUP, Ijin Pembangunan

masuk sistem

SISUMAKER?

Ada ee sistemnya sendiri jadi di simpan di

dalam PC ya yang memuat informasi

mengenai jenis ijin, tahun, terus pemiliknya,

terus peruntukannya, lokasinya semuanya tuh

sudah disimpan didalam satu ee sistem

komputer kita, sistem komputerisasi jadi pada

saat ee nanti orang butuh arsip misalkan dia

butuh arsip untuk setplane misalkan eejadi

bisa di lihat arsipnya ooh blok ini alamatnya

jalan apa blok ini kecamatan ini RT ini ini tuh

nanti bisa dilihat di dalam sistem tersebut

yang nanti akan ketahuan nomor berapa sih

arsipnya, jadi bisa dilihat fisiknya maupun

secara ee komputerisasinya.

8. Apa nama sistem yang

digunakan untuk

menyimpan berkas

perijinan tersebut?

Disini sih masih manual sih kaya semacam

dia berbentuk Ms. Excel sih, Ms. Excel yang

memuat semua informasi perihal rekapitulasi

ijin apa dari bulan apa, dari awal tahun sampai

akhir tahun, terus ijin rekap ijin ee reklame

misalkan dari tahun sekian sampe tahun

sekian, rekap TDUP misalkan dari tahun

sekian sampe tahun sekian itu ada semuanya.

Jadi sangat membantu, memudahkan ee staff-

staff arsip untuk mengelola arsip tersebut.

9. Apakah sistem Sampai saat ini untuk SISUMAKER tersebut

SISUMAKER itu

memudahkan proses

pengelolaan arsip dinamis

di BP2T?

sih sebenernya ee sangat sangat membantu

sekali, artinya sangat bagus lah sangat baik

sekali kalau diterapkan secara secara apa

namanya kalau diterapkan secara baik ya di

setiap instansi, karena itu akan memudahkan

dan memperpendek jarak waktu tempuh

pengiriman maupun pencarian kembali jadi

lebih cepat dan apa ya tidak memerlukan

kertas, tidak memerlukan kertas lagi

menghemat kertas jadi yang akan kita

disposisikan itu suratnya berbentuk digital

jadi semua bisa baca gak cuma dari komputer

dari handphone pun kita bisa. Jadi kalau ada

surat masuk ada, bisa kita aplikasikan di

handphone kita, jadi kalau ada surat masuk

dari SISUMAKER akan ada

pemberitahuannya di handphone kita.

Misalkan ada surat masuk dari dinas mana

perihalnya apa kapan dimana berapa lama itu

bisa dilihat.

10. Siapa saja yang dapat

mengakses SISUMAKER?

Yang bisa mengakses SISUMAKER tersebut

yang pastinya ee agent atau ee staff yang

diberikan akses baik itu login ataupun

password ee SISUMAKER dia yang bisa

menghendle, orang lain pun tidak akan bisa

masuk ke dalam sistem tersebut karena pada

saat dia mengakses login dan password

tersebut pasti akan ada notifikasi ee nomor

kode verifikasi yang harus di input di sistem

tersebut dan notifikasi tersebut nomornya itu

pasti akan dikirimkan melalui nomor telefon

atau handphone yang diinput didalam sistem

tersebut. Jadi orang lain pun tidak akan bisa

terkecuali user yang diberikan atau yang

diregistre kan nomornya ke dalam sistem

tersebut.

11. Bagaimana pengelolaan

arsip dinamis di BP2T

mulai dari arsip tersebut

diciptakan dan diterima,

penyimpanan, penggunaan,

pemeliharaan hingga

penyusutan atau

pemusnahan?

Kalau arsip itu dibuat pertama dari ee bidang

misalkan dari bidang yang ee yang membuat

surat tersebut misalkan bidang sekretariat mau

mengundang ee dari bidang lain sesama

instansi BP2T ataupun mengundang peserta

dari luar ee BP2T tangsel misalkan instansi

dari Setda ataupun dari BLHD, Tata Kota

misalkan ada undangan bimtek itu kita bisa

membuat surat tersebut nah yang membuat

dari bidang yang ee yang mengadakan acara

tersebut, nah surat itu nanti akan dibuat ee,

surat itu dibuat ada dua cara, cara pertama itu

secara fisik jadi dibuat secara fisik misalkan

undangan akan dibuat secara tertulis fisik,

ditulis, diketik, di print 2-3 lembar ya yang

salah satunya untuk arsipnya kita kemudian

dimintakan tandatangan kepada kepala badan

untuk keabsahan suratnya ya terus itu akan

dikirim secara fisik ke bidang-bidang lain, eee

ataupun dikirim ke instansi lain itu yang

pertama. Ya ngirimnya kadang pake jasa

pengiriman atau ada yang mengantar yang

saat ini masih diberlakukan, terus yang kedua

dikirim melalui SISUMAKER jadi surat itu

tidak dicetak secara fisik tetapi dibuat secara

digital nanti surat itu akan dibuat oleh

Kasubag, kalau disini kasubag ya atau kepala

bidangnya yang setelah dibuat dikirim ke

kepala badan atau kepala BP2T untuk

dimintakan keabsahannya atau diminta

validasi untuk di validasi atau

ditandatangani, stemple dan diberikan QR

Code itu secara digital. Jadi nanti akan dikirim

didalam sistem sisumaker tersebut surat

keluar dari kepala bidang ke kepala badan

setelah kepala badan setuju dicek dia akan

memberikan tandatangan secara digital dan

memberikan keabsahan lain namanya itu QR

Code itu, itu menjadi satu keunggulan dari

sisumaker bahwa satu berkas atau arsip itu

valid karena bisa di cek didalam sistem

dengan QR Code tersebut. Untuk penerimaan

arsip ada 2 cara yang berdasarkan fisik dan

yang dari sisumaker itu, kalau yang fisik

misalkan ada surat masuk dari dinas lain surat

kita terima lalu dicopy dan diberikan lembar

tanda terima, lalu arsip tersebut kita scan dan

input kedalam sistem sisumaker ee yang

kemudian di isi data surat tersebut dari mana,

perihalnya apa, tanggal berapa, jadi informasi

surat di ketik berdasarkan data penyimpanan

pada sistem, nah kemudian surat itu diberikan

ee lembar disposisi yang berisi deskripsi surat

tersebut yang sama pada sistem, yang

ditujukan kepada kepala badan atau kepala

BP2T nah nanti kepala badan yang

menunjukan surat itu di disposisikan kepada

bidang atau staff-staff. Kemudia cara yang

kedua yang kita terima dari sistem sisumaker,

ee jadi surat yang masuk ke sistem akan

muncul notifikasi yang kemudian eeh kita cek

terus di terima yang kemudian kita baca surat

dari mana, perihalnya apa, dan kita sudah

tidak perlu mengisi informasi deskripsi

suratnya pada sisumaker, ee jadi deskripsi

informasi suratnya itu yang dari dinas atau

instansi lain sudah diisi oleh yang punya akses

melalui sistem, yang kemudian di disposisikan

ke kepala badan melalui sistem sisumaker.

Penyimpanannya seperti biasa jadi pada saat

ada kita membuat arsip surat keluar, surat

keluar kita buat 3, yang satu untuk bidangnya

yang buat mereka simpan sendiri, terus dinas

lain atau orang lain atau pihak lain yang

copyannya yang satunya, kita pengelola arsip

juga nyimpan arsipnya. Jadi kita buat tuh 3

yang satu untuk kesana copyannya lalu yang

arsip satunya di simpan di bidangnya yang

buat, lalu yang kita simpan di sistem arsip

kita, lebih banyak bagian arsip sih yang

simpan. Pertama arsip itu akan kita scan surat

keluar, ee ditaro di folder surat keluar didalam

komputer terus setelah discan nanti kita

berikan nomornya, nomor urutnya, terus kita

berikan informasi tambahan surat undangan

apa atau bimtek perihal apa, tanggal berapa,

dimana seperti itu. Terus untuk yang fisiknya

arsip yang sudah kita scan kan fisiknya kita

eeh arsipkan juga didalam satu arsip kita

ditaro didalam bindex eeh boxfile nah sesuai

dengan urutan nomor surat keluar tersebut

dibuat seperti itu. Eeh mengenai penyusutan

dan pemusnahan ya itu ya setau saya sih kalau

untuk berkas fisik kan ee kita sih belum

melakukan pemusnahan yaa kan kita juga

udah simpan yang softcopy di sistem, terus

juga untuk penyusutan paling hanya berkas

perijinan karena kan tempat kita kan spacenya

terbatas jadi surat yang perijinan semua arsip

yang ada di BP2T itu pasti akan ditempatkan

ditempat yang special lah khusus untuk ee

menyimpan arsip tersebut jadi salah satunya

kita nyewa tempat atau sewa rumah atau

gudang yang dijadikan tempat arsip BP2T.

Arsip itu dipindahkan tergantung spacenya

misalkan 2 tahun eeh 2 tahun tempat kita

sudah tidak memungkinkan akan kita

pindahkan ke gudang arsip tersebut.


dinamis di BP2T ada SOP

tertulis?

SOP tertulis ya, kalau untuk SOPnya sampai

hari ini ya belum pernah melihat SOP tertulis

ya untuk pengelolaan arsip. Jadi pengelolaan

arsip itu masih sifatnya eeh apanamanya ya

manual maksudnya tidak ditulis secara eeeh

SOP gitu, karena pertama eeh SOTK nya itu

sampai saat ini ya belum pernah saya temuin

ya untuk SOP pengelolaan arsip belum ada ya.

13. Kalau untuk pedoman

pengelolaan arsip sendiri

ada yang digunakan?

Ada jadi buku tata aturan arsip ya. Ooh ya jadi

untuk pedomannya kita ada 1 buku dari

walikota tangerang selatan dari kantor arsip

daerah yang tertulisnya peraturan walikota

tangerang selatan nomor 41 tahun 2013

tentang klasifikasi arsip, itu perwal yang

dikeluarkan walikota tangerang selatan yang

berisi informasi tentang klasifikasi arsip baik

itu penomoran maupun tata aturan eeh

penomoran surat ya seperti itu. Jadi ya ehh

buku ini jadi acuan kita untuk penomoran dan

pengelolaan arsip.

14. Fasilitas apa saja sih yang

digunakan dalam

menunjang sistem tersebut


dinamis?

Fasilitas yang digunakan untuk menunjang

sistem tersebut sih yang pertama ada man

powernya juga pertama, ada orang yang

memiliki pengetahuan di bidang sistem

tersebut ya disisumaker tersebut, yang ke dua

harus ada sarananya sarana dan prasarananya

seperti ee ee komputer, scanner, terus printer

ya kurang lebih itu.


pengiriman atau distribusi

arsip dinamis tersebut yang

dilakukan ke antar SKPD?

Pengiriman arsip ya, jadi pada saat arsip itu

telah dibuat oleh bidang tertentu dalam 1

instansi itu akan dibuat surat itu pastinya,

dibuat oleh bidang terus dikirim ke kepala

profile dengan diberikan tandatangan digital

nanti akan dikirimkan kembali ke bagian

umum ataupun sekretariat yang mengelola

surat menyurat nah akan diberikan stemple

dan QR Code secara digital dari bagian umum

lalu surat itu akan dikirimkan ke tujuan surat

itu akan diberikan baik itu ke instansi maupun

perorangan, tetapi sampai saat ini baru SKPD

saja SKPD kota tangerang selatan yang bisa

mengakses Sisumaker tersebut jadi untuk

perorangan paling akan dicetak berbentuk

fisik yang akan kita kirimkan melalui POS

ataupun jasa pengiriman surat yang lain.

16. Apakah ada prosedur secara

tertulis peminjaman arsip

ketika ada yang

membutuhkan?

Kalau di BP2T ya saat ini belum ada belum

ada prosedur peminjaman arsip secara tertulis,

jadi pada saat bidang lain membutuhkan arsip

tersebut dia langsung datang keee ruang arsip

untuk meminjam arsip tersebut terus di

fotocopy seperti itu. Contohnya misalkan ada

permasalahan eeh pengaduan, pengaduan

bangunan yang berujung sampe ke pengadilan

misalkan itu pada saat dibutuhkan itu berkas-

berkas yang dibutukan itu kan salah satunya

surat-suratnya itu surat masuk, surat

aduannya, surat tegorannya itu pasti dia akan

eeh mengambil dari arsip tersebut, jadi saat ini

kalau mereka butuh misalkan untuk pihak

ketiga baik untuk kepolisian untuk pengadilan

itu paling mereka akan meminta arsipnya tapi

ya gitu aja langsung datang keruang arsip dan

meminta arsipnya untuk di fotocopy, bahkan

aslinya pun jika dibutuhkan di pengadilan

pasti dibawa aslinya. Jadi agar menjamin arsip

yang asli tidak hilang pasti akan kita catat

deskripsi surat yang dipinjam eeh namanya

yang meminjam juga, nama dan bagiannya,

bidangnya supaya pada saat dia selesai

mengambil arsip tersebut supaya

mengembalikan lagi arsip yang dipinjam.

17. Apakah ada buku agenda

arsip keluar dan arsip

masuk yang dimiliki oleh

BP2T?

Ada kalau buku agenda secara fisik yaa, itu

kita punya baik buku agenda surat masuk

maupun buku agenda surat keluar. Jadi setiap

surat yang masuk pasti akan kita catat secara

manual, maupun secara elektronik atau

dengan otomatis di sistem SISUMAKER yaa.

Terus surat keluar surat keluar saat ini sih

masih menggunakan manual, jadi surat yang

dibuat dari kita untuk pihak lain itu kita eee

eeee arsipkan kita tulis didalam satu buku

surat keluar sendiri dan surat keluar itu kita

scan dan softcopynya kita simpan didalam

folder surat keluar dalam bentuk format PDF

supaya kita punya hardcopy dan softcopy dari

surat yang pernah kita buat untuk pihak lain

seperti itu, jadi kita punya softcopy maupun

hardcopy.

18. Apakah ada buku pedoman

dalam pengkategorian arsip

dinamis di BP2T?

Buku pedomannya salah satunya itu darii

buku yang dari arsip daerah yang memuat

informasi mengenai perwal, perwal perihal

arsip daerah tentang klasifikasi arsip seperti

itu he‘e.

19. Fasilitas dan perlengkapan

apa saja yang dimiliki oleh

BP2T dalam penyimpanan

arsip dinamis?

Fasilitas dan perlengkapan karena udah pake

sistem juga ya ada komputer, scanner,

fasilitasnya itu adaa bindex eeehh boxfile,

untuk surat-surat keluar, filling kabinet, kalau

diruang arsip sini ada lemari yang

dikhususkan untuk menyimpan arsip anti api

dan bisa di geser sih rollpack.

20. Apakah dalam

penyimpanan arsip dinamis

ada perawatan khusus yang

dilakukan oleh BP2T?

Perawatannya ada cuman tidak terlalu serius

sih hanya membersihkan sewaktu-waktu saja

eehh kalau sudah banyak debu, sama itu

dikasih kamper biar gak ada serangga. Cuman

itu aja sih perawatannya setau saya.

21. Bagaimana proses temu

kembali/pencarian arsip

dinamis dalam sistem

SISUMAKER?

Yang pasti pencarian di sistem bisa di search

by perihal, dilihat by tanggal, eehh maupun

nama, maksudnya ituu yaa nama asal

suratnya, nomor suratnya, tanggal suratnya,

maupun perihal isinya. Tapi saya sih lebih

sering menggunakan perihal dalam

pencariannya ya jadi gampang aja nyarinya.

22. Apakah sistem aplikasi

tersebut sudah memenuhi

kebutuhan dalam temu

kembali arsip dinamis di

BP2T?

Selama ini sih, 2 tahun ini sih yaa sesuai sih,

memudahkan, sesuai dengan kebutuhan, eeh

jadi kan mengurangi penggunaan kertas coba

kalau semua instansi menggunakan sistem

SISUMAKER ini. Sangat membantu sekali

sih ya, jadi kaya pencarian kita gak perlu lagi

nyari satu-satu arsip kalau kita butuh, kalau

pake sistem kan cepet gampang lagi, tinggal

klik search bisa nyari berdasarkan perihal,

tanggal, nama dan sebagainya arsip langsung

ketemu tinggal di print dah jadi temu

kembalinya arsip cepetlah kalau pake sistem

sisumaker itu.

23. Apakah dengan sistem

SISUMAKER yang

digunakan untuk


menunjang kerja di BP2T,

di dalam kebutuhan surat

menyurat itu terpenuhi

dalam pencarian ataupun

temu kembalinya?

Iya sangat membantu sih efisien sekali, iya

jadi eeeh pengelolaan arsip yang saat ini ada

sih sebenernya memudahkan sekali ya untuk

menemukan, baik itu mengurutkan mulai dari

jenis arsip itu, jenis arsip apa, baik itu arsip

surat-surat masuk maupun surat-surat keluar

atau jenis-jenis ijin apa yang dikeluarkan,

kapan ehhh, terus itu bisa dengan mudah

untuk kita temukan pada saat kita mencari

arsip yang kita butuhkan tersebut. Dan juga

eehh sistem SISUMAKER ini juga membantu

pengelolaan arsip juga sih kaya menginput

surat sudah ada ee kolom-kolom untuk

mengisi informasi surat, sangat membantu

sekali lah jadi lebih cepat dan hemat yaa.

24. Kendala apa saja yang



Kendala disini untuk arsip, pertama sih yang

kita alami yaa pertama dari Men Power, men

power itu belum terakomodir dalam artian

belum ada eehhh staff yang khusus untuk

menghendle arsip. Selama ini men power

yang ada untuk menghendle arsip yaa eehh

banyak menghendle ataupun eehh memanage

pekerjaan yang lain, jadi itu kendala pertama

Men Power, terus juga anggaran tetap untuk

bagian arsip tuh gak ada, kan anggarannya

langsung di jadikan satu ke bagian umum jadi

gak ada lah khusus buat pengelolaan arsip.

Terus juga kurangnya orang yaa SDMnya yaa

kurang dari jumlah maupun keilmuannya ya

paling kaya saya lebih sering untuk belajar

sendiri dari pada diklat mengenai pengelolaan

arsip, dan tidak ada SOP yang dibuat khusus

untuk pengelolaan arsip disini ya belum ada

SOP nya tertulis lah seperti itu.

25. Upaya dan langkah apa aja

yang dilakukan untuk

menghadapi kendala yang

ada?

Upayanya ya pertama kita buatkan SOPnya,

SOP supaya teratur aturan-aturan yaa alur

kerjanya sesuai laah di dalam bidang arsip

tersebut, yang kedua akomodasinya kaya

perlengkapan, peralatan tuh harus memadai

baik itu boxfile, lemari arsip, ituu harus di

utamakan. Karena selama ini kurang ya, kaya

boxfile itu ditaronya diatas meja dibawah

meja itu yang masih terkendala, jadi

perlengkapan peralatan masih kurang

terpenuhi lah, terus tempat aripnya masih

kurang memadai.

Nama Informan : Sri Laksmi Handayani

Jabatan : Staf Bidang Data, Informasi, Regulasi BP2T Kota Tangsel


Waktu Wawancara : 07 Juli 2017


1.

Apakah dengan adanya


di BP2T membantu kerja

dalam kegiatan sehari hari?

Pengelolaan arsip emang perlu ada ya, karena

kan disini tempatnya pelayanan dan perijinan

pembangunan kalau tidak adanya bidang yang

mengelola arsip nanti berantakan arsip yang

ada. Eeeh menurut saya sangat membantu ya

dengan adanya pengelolaan arsip di BP2T ini.

2. Bagaimana pelayanan yang

diberikan dalam

peminjaman arsip di BP2T?

Ya seperti itu sih peminjamannya, kita hanya

meminta surat dengan menyebutkan eeh atau

mencatat di kertas seperti judul surat, nama

pengirim surat, dan tanggal pengirimannya

seperti itu aja sih peminjamannya.

3. Apakah ada form

peminjaman yang harus

diisi ketika meminjam

arsip?

Gak ada form peminjaman, ya paling sih

cuma menyebutkan atau kita yang menulis di

kertas kecil data surat yang dibutuhkan.

4. Apakah penyimpanan arsip

di bagian pengelolaan arsip

sudah baik?

Eehhh yang saya liat ketika meminjam arsip

sih sudah dilengkapi dengan lemari

penyimpanan arsip sih dan juga begitu rapih.

Tetapi saya gak begitu tau karena bukan

bagian pengelolaan arsip.

5. Apakah dengan adanya

Sisumaker yang digunakan


sangat membantu?

Sampai saat ini sih sangat membantu ya

dengan adanya Sisumaker terutama dalam

pengiriman surat jadi lebih cepat tidak butuh

waktu yang lama, dan juga saya pernah

meminjam surat, peminjaman suratnya juga

cepat. Sangat membantu sekali lah.

6. Bagaimana kesan setelah Wah sebelum pengelolaan arsip menggunakan

penggunaan sisumaker dan

sebelum adanya sisumaker

dalam peminjaman arsip?

Sisumaker pekerjaan agak lambat ehh

pengiriman surat juga membutuhkan waktu,

karena kan harus dikirim melalui kurir

pengirim surat.

7. Bagaimana pengaruh dari


di BP2T hingga saat ini

yang telah anda rasakan?

Eeh menurut saya sih pengelolaan arsip

dinamis yang telah dilakukan oleh BP2T

sangat membantu sekali ya dalam kegiatan

sehari hari yang ada di BP2T karena ketika

saya membutuhkan surat menjadi lebih

mudah meminjamnya dan lebih cepat

ditemukannya sehingga memberikan

pelayanan ke masyarakat juga lebih baik.

Nama Informan : Eri Setiawan, S.E

Jabatan : Staf Bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan BP2T Kota

Tangsel


Waktu Wawancara : 07 Juli 2017




di BP2T membantu kerja

dalam kegiatan sehari hari?

Eehhm ya selama ini sih sangat terbantu ya

dengan adanya bagian pengelolaan arsip.

2. Bagaimana pelayanan yang

diberikan dalam

peminjaman arsip di BP2T?

Peminjaman surat ketika meminjam sih gak

ribet ya, kita tinggal minjam saja ke bagian

arsip tinggal bilang ehh surat apa yang

dibutuhkan yaa terus nanti mereka yang

mencarikan ehh dengan bentuk hasil fotocopy

atau hasil print.

3. Apakah ada form

peminjaman yang harus

diisi ketika meminjam

arsip?

Kalau form peminjaman surat sih gak ada ya

kayanya belum dibuat, soalnya kita tinggal

menyebutkan perihal, nama, atau tanggal surat

aja ketika minjam.

4. Apakah penyimpanan arsip

di bagian pengelolaan arsip

sudah baik?

Yang saya tau ehh penyimpanan arsip sudah

menggunakan Sistem namanya Sisumaker

kalau tidak salah. Jadi ketika arsip yang

pegawai butuhkan oleh bagian arsip dicari

akan dicari di sistem kemudian di print

suratnya. Jadi penyimpanan surat setau saya

sudah tersistem, dan juga yang saya tau itu

surat dalam bentuk fisik juga disimpan

dilemari anti baja dan loker gitu.


Sisumaker yang digunakan


sangat membantu?

Ehh sangat membantu sekali ya terutama

pegawai yang membutuhkan surat tidak

membutuhkan waktu lama dalam

pencariannya ataupun yang akan

mengirimkan surat kepada antar SKPD

menjadi lebih cepat pengirimannya.

6. Bagaimana kesan setelah

penggunaan sisumaker dan

sebelum adanya sisumaker

dalam peminjaman arsip?

Kalau sebelum adanya Sisumaker yang

digunakan untuk pengelolaan arsip di BP2T

yang saya ketahui sih lebih lama ya dalam

pencarian surat, jadi pencarian secara manual

dengan mencek satu persatu jadi waktu yang

dibutuhkan juga lebih lama, berbeda setelah

penggunaan Sisumaker pencariannya lebih

cepat dan tidak membuang waktu menunggu

surat ketika saat meminjam. Menurut saya sih

sudah lebih baik sekarang dengan adanya

Sisumaker ya.

7. Bagaimana pengaruh dari


di BP2T hingga saat ini

yang telah anda rasakan?

Yaa seperti yang saya katakan tadi sangat

membantu terutama dalam pencarian surat

yang dibutuhkan oleh pegawai lebih cepat

pencarian suratnya. Ehhh menurut saya sangat

berpengaruh ya terhadap kerja yang ada di

BP2T terutama dalam melayani masyarakat.

LEMBAR OBSERVASI

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENUNJANG EFISIENSI KERJA BADAN

PELAYANAN DAN PERIJINAN TERPADU (BP2T)

KOTA TANGERANG SELATAN

No. Tanggal Lokasi Pengamatan Hasil Pengamatan

1 15 Maret 2016 Kantor Arsip BP2T

Kota Tangsel

1. Penulis mengamati pengelolaan

arsip dinamis terutama dalam

penciptaan dan penerimaan arsip

dinamis, diketahui penciptaan dan

penerimaan arsip dinamis

menggunakan 2 cara yaitu secara

manual dan SISUMAKER (Sistem

Surat Masuk dan Keluar).

2. Penulis melakukan pengamatan

dalam penyimpanan arsip dinamis,

penulis dapat menyimpulkan

penyimpanan arsip dinamis yang

dilakukan yaitu menggunakan

sistem sentralisasi atau secara

terpusat.

2 05 Juli 2016 Kantor Arsip BP2T

Kota Tangsel


terhadap peralatan yang menunjang

pengelolaan arsip dinamis, penulis

melihat peralatan yang digunakan

dalam pengelolaan tergolong baik,

yang terdiri dari : komputer,

scanner, printer, filing cabinet, box

file, lemari besi tahan api, bindex,

dan roll o‘pac.

3 29 Oktober 2017 Kantor Arsip BP2T

Kota Tangsel


terhadap SOP yang digunakan

dalam pengelolaan arsip, di ketahui

belum adanya SOP secara tertulis

yang digunakan untuk pengelolaan

arsip dinamis di BP2T Kota

Tangsel.


terhadap SDM pengelolaan arsip

dinamis, di ketahui bahwa SDM

yang ada berlatarbelakang bukan

dari bidang kearsipan yaitu arsiparis,

tetapi pada dasarnya SDM memiliki

pengalaman yang cukup mumpuni

dalam pengelolaana arsip dinamis.

BIODATA PENULIS

PANGGIH NURAPRIYANTO. Lahir di Rawa Buaya,

Jakarta Barat pada tanggal 29 April 1994. Anak pertama

dari dua bersaudara dari pasangan Siyam dan Wagiyah

Tuti. Penulis beralamat di Griya Asri Blok F3 No. 10 RT

/RW 54/07, Kelurahan Jelupang, Kecamatan Serpong

Utara, Kota Tangerang Selatan. Pendidikan yang telah

ditempuh oleh penulis, antara lain: TK Nurul Hidayah,

kemudian penulis melanjutkan pendidikan di SD Negeri

Pelita Dua Jelupang (2000-2006). Setelah lulus, penulis melanjutkan pendidikan di

SMP Negeri 1 Serpong (2006-2009) dan dibarengi dengan pendidikan agama di TPA

Al-Ikhlas. Kemudian setelah tamat dari pendidikan di SMP, penulis melanjutkan

pendidikan di SMK Pustek Serpong (2009-2012) mengambil Jurusan Teknik

Komputer Jaringan. Pada tahun 2012 penulis melanjutkan pendidikan S1 dengan

mengambil Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, di Fakultas Adab dan

Humaniora (FAH) Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, dan

menulis skripsi yang berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang

Efisiensi Kerja Badan Pelayanan dan Perizinan Terpadu (BP2T) di Kota Tangerang

Selatan. Selama menempuh pendidikan, penulis menjadi Ketua Pelaksana Lomba

Futsal acara JIPDAY (2014), anggota Dema Fakultas Adab dan Humaniora (2015),

Ketua kelompok KKN KEBINGS (2015). Pada tahun 2015 penulis melakukan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Perpustakaan Pascasarjana UHAMKA,

melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa Batok, Kabupaten Bogor (2015)

dan melaksanakan magang di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (2016).

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENUNJANG EFISIENSI KERJA...

Documents

Transcript of PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENUNJANG EFISIENSI KERJA...